Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý văn bản tại công ty điện lực thái nguyên

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình, với đề tài là:
“Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý
văn bản tại Công ty Điện lực Thái Nguyên” với sự nỗ lực của bản thân cùng với sự
giúp đỡ hỗ trợ từ thầy cô và các anh chị tại cơ sở thực tập, em xin gửi lời cảm ơn
sâu sắc đến:
Các thầy cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công
nghệ thông tin & Truyền thông, TS Nguyễn Văn Huân đã tận tình hướng dẫn và
giúp đỡ em có định hướng đúng đắn trong việc lựa chọn cũng như thực hiện đề tài
khóa luận của mình.
Các cô chú, anh chị tại Công ty Điện lực Thái Nguyên đã giúp đỡ em có
nhiều kiến thức thực tế để giúp em hoàn thành bài khoá luận với đề tài đã lựa chọn.
Sau cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã động
viên đóng góp ý kiến và giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu về đề tài
của mình.
Thái Nguyên, tháng 5 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Khánh Ly

i


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nội dung bài khóa luận không sao chép từ các bài khóa
luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân tôi nghiên cứu xây
dựng. Bài báo cáo được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình
hình thực tế, dưới sự hướng dẫn của các thầy cô giáo và các cô chú anh chị trong
đơn vị thực tập.
Các số liệu bảng biểu mà tôi đã sử dụng trong bài khóa luận đều xuất phát từ
thực tiễn hoạt động của đơn vị.

Một lần nữa tôi xin khẳng định sự trung thực của lời cam đoan trên.

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Khánh Ly

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN .................................................................................................... ii
MỤC LỤC ............................................................................................................. iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ....................................................................................... v
DANH MỤC CÁC BẢNG ..................................................................................... vi
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................................. vii
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG
TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN ............................................................................ 2
1.1. Khái quát về quản lý văn bản......................................................................... 2
1.1.1.Khái niệm, phân loại văn bản ................................................................... 2
1.1.2. Khái niệm, yêu cầu của việc quản lý văn bản .......................................... 4
1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến...................................................................... 5
1.2.1. Khái niệm văn bản đến ............................................................................ 5
1.2.2. Nội dung quản lý văn bản đến ................................................................. 5
1.3. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi ...................................................................... 12
1.3.1. Khái niệm văn bản đi ............................................................................ 12
1.3.2. Nội dung quản lý văn bản đi .................................................................. 12
1.4. Khái quát chung, chức năng, nhiệm vụ Công ty Điện Lực Thái Nguyên ...... 21

1.4.1. Giới thiệu chung về công ty................................................................... 21
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Điện Lực Thái Nguyên .................... 21
1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật và tình hình lao động của Công ty........................... 22
1.5.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật .......................................................................... 22
1.5.2. Đặc điểm lao động tại Điện lực Thái Nguyên ........................................ 23
1.6. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Lực Thái Nguyên ....... 24
Chương 2.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN .............................................................. 28
2.1. Khái quát về tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư tại Công ty........ 28
2.1.1. Công tác tổ chức nhân sự Văn phòng .................................................... 28
2.1.2. Công tác tổ chức nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ ............. 28
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản ........................................................... 28
2.2.1. Căn cứ pháp lý ...................................................................................... 28

iii


2.2.2. Những quy định chung .......................................................................... 29
2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đi..................................................................... 31
2.2.4. Quy trình quản lý văn bản đến .................................................................. 35
2.3. Kết qủa công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 ................................................ 38
2.3.1. Xây dựng, ban hành văn bản của cơ quan và tổ chức thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư
lưu trữ ............................................................................................................. 38
2.3.2. Công tác tổ chức cán bộ ........................................................................ 39
2.3.3. Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ .............................................. 39
2.3.4. Kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác văn thư .... 40
2.3.5. Nhận xét, đánh giá chung ...................................................................... 40
2.3.6. Đề xuất, kiến nghị ................................................................................. 41
Chương 3. ỨNG DỤNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG

TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN ......... 42
3.1. Đặt vấn đề ................................................................................................... 42
3.2. Ứng dụng Hệ thống văn phòng điện tử X- Office vào quản lý văn bản tại
Công ty Điện lực Thái Nguyên với tên gọi riêng là E- Office ............................. 43
3.3. Đăng nhập hệ thống ..................................................................................... 46
3.4. Các chức năng trên màn hình công văn ....................................................... 47
3.4.1. Giao diện chính của phân hệ công văn................................................... 47
3.4.2. Xem chi tiết công văn............................................................................ 49
3.4.3. Chuyển trạng thái công văn ................................................................... 50
3.4.4. Xem các phòng ban giải quyết............................................................... 50
3.4.5. Cho bút phê ........................................................................................... 51
3.4.6. Báo cáo kết quả thực hiện...................................................................... 52
3.4.7. Soạn công văn đến ................................................................................ 52
3.4.8. Soạn công văn đi ................................................................................... 55
3.4.9. Tìm kiếm công văn................................................................................ 57
3.4.10. In sổ .................................................................................................... 59
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 63

iv


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ........ 7
Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV .................................................................................................... 8
Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số
07/2012/TT-BNV .................................................................................................... 9
Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV..................................................................................................................................... 14
Hình 1.5. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV ...................................................................................................................... 14

Hình 3.1. Màn hình đăng nhập............................................................................... 46
Hình 3.2. Phân hệ công văn ................................................................................... 47
Hình 3.3. Màn hình công văn đến đã được giải quyết ............................................ 48
Hình 3.4. Màn hình công văn đi đã được giải quyết ............................................... 48
Hình 3.5. Hiển thị xem chi tiết công văn đến ......................................................... 49
Hình 3.6. Hiển thị xem chi tiết công văn đi ............................................................ 49
Hình 3.7. Màn hình chuyển trạng thái công văn”chưa, đang, đã” ........................... 50
Hình 3.8. Theo dõi giải quyết văn bản của các phòng ban...................................... 51
Hình 3.9. Lãnh đạo cho bút phê ............................................................................. 51
Hình 3.11. Màn hình soạn công văn đến cho các phòng ban .................................. 52
Hình 3.12. Tab lãnh đạo duyệt ............................................................................... 54
Hình 3.13. Tab danh sách nơi nhận ........................................................................ 54
Hình 3.14. Tab đính kèm tập tin ............................................................................ 55
Hình 3.15. Màn hình soạn công văn đi................................................................... 55
Hình 3.16. Tìm kiếm công văn đến ........................................................................ 57
Hình 3.17. Tìm kiếm công văn đi .......................................................................... 58
Hình 3.20. Sổ theo dõi công văn đến ..................................................................... 60
Hình 3.21. Sổ theo dõi công văn đến được in......................................................... 61

v


DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Cơ cấu lao động qua hai năm 2015 -2016 .............................................. 23
Bảng 2.1. Quy trình quản lý văn bản đi....................Error! Bookmark not defined.
Bảng 2.2. Quy trình quản lý văn bản đến ............................................................... 35

vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

BCA

Bộ Công an

2

BNV

Bộ Nội vụ

3

CBCNV

4

CBNV

Cán bộ nhân viên

5

CNTT

Công nghệ thông tin

6

CP

Chính phủ

7

NĐ

Nghị định

8

PCTN

Điện lực Thái Nguyên

9

SNV

Sở Nội vụ

10

SXKD

11

TT

Cán bộ công nhân viên

Sản xuất kinh doanh
Thông tư

vii


LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị
kinh tế xã hội luôn cần đến một công cụ đó là văn bản. Một công cụ không thể thiếu
để giúp cho hoạt động của cơ quan tổ chức có hiệu quả. Việc làm công văn giấy tờ
và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lí và cần
thiết phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về công tác văn thư. Hiệu quả của
hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần vào
công tác này có được làm tốt hay không. Đây là công tác vừa mang tính chính trị
vừa có tính nghiệp vụ kĩ thuật và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức.
Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm hiểu kiến thức lí luận và phương
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản,
lập hồ sơ... Hiện nay nước ta đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển, vì thế việc
ứng dụng công nghệ khoa học kĩ thuật vào công tác văn thư- lưu trữ là cần thiết.
Hoạt động quản lý văn bản bằng thông tin trước kia được hiểu là một công việc

mang tính chung chung là công việc sổ sách giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được cụ thể hóa bằng sự tiến bộ
khoa học kĩ thuật đó là sự ra đời của “Hệ thống văn phòng điện tử xOffice”.
Qua thời gian thực tập 8 tuần tại Công ty Điện Lực Thái Nguyên đã giúp em
có thêm nhiều kinh nghiệm về thực tế công việc, hiểu thêm phần kiến thức còn
thiếu và nâng cao trình độ. Được sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Văn Huân và
các cô chú anh chị trong công ty bài thực tập của em đến nay đã hoàn thành. Nhưng
do có những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên bài
báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và
giúp đỡ của các thầy cô trong trường để bài thực tập của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa, các cô
chú anh chị trong công ty đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập.

1


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
ĐIỆN LỰC THÁI NGUYÊN
1.1. Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1.Khái niệm, phân loại văn bản
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt
đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung
khác nhau.
Văn bản là sản phẩm của giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.Văn bản
thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình
thức có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;
nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác
văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người
đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp
nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước
khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
1.1.1.2. Phân loại văn bản
- Văn bản quy phạm pháp luật

2


Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung
được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa.
- Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc
xử sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng ,
nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ

việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ
thị phát động phong trào thi đua…
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao
dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị.
- Văn bản chuyên môn chính
Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy
phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao
dịch, trao đổi công tác.
Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn,
kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình.
Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…
1.1.1.3. Nguyên tắc quản lý văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có

3


đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục

phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn
bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước.
1.1.2. Khái niệm, yêu cầu của việc quản lý văn bản
1.1.2.1. Khái niệm
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2. Yêu cầu của việc quản lý văn bản
Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục
tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và ghi
chép; về quản lý văn bản, tài liệu mật... đều phải tuân theo những quy định chung
của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình.
Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào
sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không
để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và
ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi
hành. Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung,
việc quản lý văn bản đi, đến nói riêng.
Nhanh chóng, kịp thời: Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt
động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan. Đặc biệt đối với những văn bản cần giải
quyết gấp trong thời hạn nhất định. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi
được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển
giao, không được để chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa
tốc; đối với văn bản đến, việc chu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực
hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất.

4

An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí
mật. Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận,
chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Nhà nước đã ban hành nhiều quy định
về bảo đảm an toàn văn bản, tài liệu. Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ
chức cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc.
1.2. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến
1.2.1. Khái niệm văn bản đến
Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan nêu khái niệm văn bản đến như sau:
“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”
1.2.2. Nội dung quản lý văn bản đến
1.2.2.1. Tiếp nhận văn bản
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.
+ Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập
biên bản với người chuyển văn bản.
+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm

xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

5


+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
+ Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ
quan, tổ chức.
1.2.2.2. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
không phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

6

50mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số:..........................
35 mm

ĐẾN

Ngày:......................

Chuyển: ...............................
Lưu hồ sơ số:........................
Hình 1.1. Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
1.2.2.3. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Lập Sổ đăng ký văn bản đến:
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn
bản mật đến.
+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ
quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến.
+ Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến.
+ Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo

thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ
chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
- Đăng ký văn bản đến
+ Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn

7


bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV
+ Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục III kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20...
Từ ngày......... đến ngày .........
Từ số...... đến số......

Quyển số: ......

Hình 1.2. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục

kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

8


Ngày Số

Tác

Số, ký

Ngày

Tên loại và trích

Đơn vị hoặc

Ký

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

yếu nội dung

người nhận

nhận

chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

…

…

…

…

…

…

…

…

…

Hình 1.3. Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục
kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3
Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến
Cột 1: ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”.
Cột 2: ghi theo số được ghi trên dấu “đến”.
Cột 3: ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của
người gửi đơn, thư.
Cột 4: ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư
Cột 6: ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết
tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích
yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân
phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có).
 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
vi tính
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

9


- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng
ký văn bản mật đến.
1.2.2.4.Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải
quyết văn bản (nếu cần).
+ Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn

giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”.
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người
có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ
đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết

10


(nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản
Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký
văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập sổ chuyển
giao văn bản đến.

+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục V kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
1.2.2.5. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương
án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của đơn vị, cá nhân.
+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)
để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý
kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc

11


việc giải quyết văn bản đến.
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức
chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.

+ Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.3. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
1.3.1. Khái niệm văn bản đi
Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan nêu khái niệm văn bản đi như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ
quan, tổ chức phát hành.”
1.3.2. Nội dung quản lý văn bản đi
1.3.2.1. Trình văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am
hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã được
soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy
quyền ký trước khi ban hành.
Trình, ký văn bản đi thường gặp hai trường hợp:
+ Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì
chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ.
+ Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho
thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ
sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
1.3.2.2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

12

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được
đăng ký như sau:
 Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy
chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số.
 Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ
thống số riêng.
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
+ Ghi ngày, tháng, năm văn bản.
+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
1.3.2.3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
+ Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại

Thông tư số 07/2012/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho

13


phù hợp.
+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV

TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20...
Từ ngày......... đến ngày .........
Từ số...... đến số......

Quyển số: ......

Hình 1.4. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV
Số, ký

Ngày

hiệu

tháng

văn

văn

bản

bản

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

...

...

...

...

...

...

...

...

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn bản

Đơn vị,
Người

Nơi nhận

người

ký

văn bản

nhận
bản lưu

Hình 1.5. Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục
kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

14

Số
lượng
bản

Ghi
chú


Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đi
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.
- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
1.3.2.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Nhân bản
+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
+ Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Đóng dấu cơ quan
+ Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ
ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.

15


+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
+ Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11).
1.3.2.5. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
 Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm
bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng

ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục VIII kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
- Vào bì và dán bì
+ Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu
văn bản.
+ Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,
không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu
chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
 Chuyển phát văn bản đi

16


Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với
văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội
bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải
lập Sổ chuyển giao riêng.
+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục IX kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít
và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký
văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu”
để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ
chuyển giao văn bản đi.
+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện
+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ.
Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ
lục X kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).

17


Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ở trong nước do
cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực
hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định
riêng của ngành bưu điện.

Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa các cơ quan,
tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài
do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện.
Mọi trường hợp vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
thông qua các đơn vị giao liên phải thực hiện theo nguyên tắc giữ kín, niêm phong.
Khi vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải có đủ phương tiện
bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những
sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo
dõi riêng, người nhận phải ký nhận.
Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật
nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt
và đăng ký với bộ phận bảo mật; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ
phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan.
Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và
máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao
bì chắc chắn bằng vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có
phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy
cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa
những người: Người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm
giải quyết, người lưu giữ, bảo quản.... đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên
giao và bên nhận.
Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy
định sau:

18