Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải vân

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ MAI

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XI MĂNG VICEM HẢI VÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ MAI

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XI MĂNG VICEM HẢI VÂN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn

Đà Nẵng – Năm 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

NGUYỄN THỊ MAI


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu .....................................................................3
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài.............................................3
6. Kết cấu của luận văn............................................................................3
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu .............................................................4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC DOANH
NGHIỆP ............................................................................................................8
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ..........8
1.1.1. Hệ thống thông tin.................................................................................... 8
1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán ...................................................................... 9

1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp....................................................................................................... 12
1.1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình13
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN.................................................................................................17
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền và các yêu cầu quản lý17
1.2.2. Tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ....... 18
1.2.3. Tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý .............................. 21
1.2.4. Tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền...................... 27
1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền38
1.2.6. Kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền..... 39


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.................................................................................43
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN ..........................................................44
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN44
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xi măng
VICEM Hải Vân .......................................................................................................... 44
2.1.2. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ của công ty............................................ 46
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ................................................... 47
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.................................................... 50
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN.............................................................52
2.2.1. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty........................ 52
2.2.2. Thực trạng công tác lập chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty...................................................................................................................... 53
2.2.3. Thực trạng tổ chức dữ liệu và mã hóa các đối tượng quản lý trong

chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty .................................................................. 53
2.2.4. Thực trạng tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và thu tiền ... 56
2.2.5. Thực trạng sử dụng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền

............................................................................................................................ 74
2.2.6. Thực trạng kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình bán hàng và

thu tiền........................................................................................................................... 77
2.2.7. Đánh giá về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân................................................... 78
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2.................................................................................82


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY XI MĂNG HẢI VÂN..................................................................83
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN ......................................................83
3.2. MỘT SỔ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY ........................................................................................................83
3.2.1. Thiết kế lại một số mẫu chứng từ trong chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty...................................................................................................................... 84
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức dữ liệu và mã hóa đối tượng quản lý trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty ......................................................................... 87
3.2.3. Hoàn thiện quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty........................ 93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.................................................................................97
KẾT LUẬN .....................................................................................................98

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
AIS:

Accounting Information System
(Hệ thống thông tin kế toán)

BS:

Bỉm Sơn

ERP:

Interprise Resource Planning
(Quản trị nguồn lực doanh nghiệp)

KT-TK-TC: Kế toán – Thống kê – Tài chính
HC-QT:

Hành chính – Quản trị

HV:

Hải Vân

MIS:

Management Information System
(Hệ thống thông tin quản lý)

NPP:

Nhà phân phối

PX:

Phân xưởng

PCB:

Portland Cement Blended
(Xi măng pooclăng hỗn hợp)

PC:

Portland Cement
(Xi măng pooclăng)

SXKD:

Sản xuất kinh doanh

TC-LĐ:

Tổ chức – Lao động

XNDHP:

Xí nghiệp đá Hòa Phát


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số

Tên bảng

Trang

hiệu
1.1.

Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình

16

1.2.

Các gian lận, sai sót thường gặp và biện pháp kiểm soát

41

trong chu trình bán hàng và thu tiền
2.1.

Danh mục các tập tin được sử dụng trong chu trình bán

54

hàng và thu tiền tại công ty
2.2.

Báo cáo sản lượng tồn kho hằng ngày

60

2.3.

Báo cáo tổng hợp nhận hàng và thanh toán với NPP – công

62

nợ khách hàng
2.4.

Báo cáo tình hình xuất kho tại phân xưởng II của công ty

66

2.5.

Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng( DT)

75

2.6.

Bảng kê chi tiết nhận hàng và thanh toán của công ty

76

2.7.

Mẫu bảng cân đối phát sinh công nợ của công ty

77

3.1.

Mô tả hoàn thiện các tập tin danh mục

89


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số

Tên hình

Trang

hiệu
1.1.

Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

10

1.2.

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp

11

1.3.

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

12

thống thông tin khác trong doanh nghiệp
1.4.

Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình bán hàng và thu

20

tiền
1.5.

Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và thu

28

tiền
1.6.

Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng

31

1.7.

Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng

34

1.8.

Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn

35

2.1.

Mẫu đơn đặt hàng của công ty

58

2.2.

Phiếu yêu cầu nhận xi măng của khách hàng

59

2.3.

Mẫu phiếu giao hàng

63

2.4.

Mẫu phiếu xuất kho

64

2.5.

Mẫu thẻ kho

65

2.6.

Biên bản đối chiếu công nợ

71

3.1.

Mẫu đơn đặt hàng

84

3.2.

Mẫu phiếu giao hàng

86


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số

Tên sơ đồ

Trang

hiệu
2.1.

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty

48

2.2.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

50

2.3.

Quy trình xem xét và ký kết hợp đồng bán hàng của công ty

56

2.4.

Quy trình thực hiện hợp đồng bán hàng tại công ty

57

2.5.

Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền tại công ty

69

2.6.

Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ

71

khách hàng
2.7.

Thực trạng tổ chức thông tin quy trình thu tiền bán hàng

73

3.1.

Sơ đồ hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình xem xét và ký

85

hợp đồng bán hàng của công ty
3.2.

Sơ đồ hoàn thiện tổ chức thông tin quy trình thực hiện hợp

87

đồng bán hàng của công ty
3.3.

Sơ đồ quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty

93


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân là doanh nghiệp Nhà nước
được thành lập vào năm 1990 và được cổ phần hóa vào năm 2007. Công ty
chuyên sản xuất xi măng, đá. Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ
phần cùng với hệ thống phân phối rộng trên nhiều tỉnh thành. Trong môi
trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những thách
thức về chất lượng, hiệu quả, cắt giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh, mối
quan hệ giữa cung ứng với tiêu thụ… đòi hỏi công ty phải thay đổi phương
thức kinh doanh, quản lý hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin là nền tảng cho việc quản

lý thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng. Nhận thức được tầm quan
trọng đó, trong những năm qua công ty cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin
vào trong hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay công ty đang sử dụng
phần mềm FAST 2002. Tuy nhiên chỉ có phòng KT-TK-TC là bộ phận sử
dụng phần mềm này. Các phòng ban khác như phòng tiêu thụ, phòng nhân
sự… đều sử dụng chương trình làm việc của mình là những file excel được
thiết kế riêng nên việc liên kết thông tin giữa các bộ phận với nhau trong công
ty hiện nay còn mang tính thủ công.
Hiện tại, hai loại sản phẩm này được lưu trữ ở những địa bàn khác nhau
và cách xa nhau nên việc quản lý kho bãi khá phức tạp. Hơn nữa thông tin, dữ
liệu giữa phòng kế toán và các phòng ban khác còn độc lập và chưa có tính
liên kết nên việc xác định giá bán, sản lượng tồn kho bao nhiêu? Lưu ở kho
nào? là hạn chế của công ty. Bên cạnh đó công ty có nhiều nhà phân phối ở
nhiều tỉnh thành nên việc lập các báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ gặp
nhiều khó khăn.


2
Các mặt hàng của công ty có cơ cấu khá phức tạp. Mã hàng hóa và mã
khách hàng thiết kế chưa phù hợp nên việc quản lý gặp nhiều khó khăn. Làm
sao để việc ghi nhận hàng hóa chính xác; kiểm tra được hạn mức tín dụng của
khách hàng và ghi nhận doanh thu, công nợ; xuất hóa đơn chính xác, kịp thời;
xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản; kiểm soát các rủi ro có thể xảy
ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỉ lệ thu tiền bán hàng cao nhất là
mối quan tâm hàng đầu của công ty.
Từ các yêu cầu trên, tác giả đã chọn “ Hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng
VICEM Hải vân” là đề tài nghiên cứu của luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong

chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.
- Đề xuất hướng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và
thu tiền trong điều kiện tin học hóa tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán
hàng và thu tiền của công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian nghiên cứu: Được thực hiện tại Công ty Cổ phần Xi
Măng VICEM Hải Vân. Công ty hiện đang tiêu thụ 3 mặt hàng là xi măng,
đá, clinke. Bài viết này chỉ tập trung nghiên cứu cách thức tổ chức thông tin
kế toán trong việc tiêu thụ mặt hàng xi măng.
+ Về thời gian: Đề tài sử dụng tài liệu của Công ty Cổ phần Xi Măng
VICEM Hải Vân trong năm 2015.


3
4. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán và chủ yếu là
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền, giáo trình ngành kế
toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài.
- Áp dụng phương pháp quan sát để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán được áp dụng tại
công ty mà chủ yếu là công tác kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền.
- Thu thập các sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả tổ
chức hệ thống thông tin kế toán và các báo cáo, bảng biểu được sử dụng trong
chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp các bộ phận có liên quan để làm rõ
vấn đề nghiên cứu.

5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn xác định được vai trò quan trọng của tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thông qua phân tích
những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán.
Tìm ra được những hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu
nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân.


4
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Mục đích chính của luận văn là nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM
Hải Vân từ việc kế thừa và phát triển những kết quả nghiên cứu của các tác
giả trong và ngoài nước về hệ thống thông tin kế toán và tổ chức thông tin kế
toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu cho công ty góp
phần giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động
SXKD.
Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận rất quan trọng trong hệ thống
thông tin nói chung của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán là một bộ
phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý, có vai trò cung cấp
thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá

trình kinh doanh của doanh nghiệp. Đã có nhiều công trình nghiên cứu của
các nhà khoa học như Nguyễn Phước Bảo Ấn, Nguyễn Thế Hưng, Thiều Thị
Tâm... biên soạn các giáo trình về hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở tham
khảo nhiều tài liệu như kế toán tài chính, các khái niệm cốt lõi của hệ thống
thông tin kế toán trong nước và ở các nước có nền kinh tế phát triển, kết hợp
những quy định trong luật kế toán, thông tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán, kế
toán máy...Các tác giả tiếp cận vấn đề về hệ thống thông tin kế toán theo các
cấp độ khác nhau từ tư duy trừu tượng đến các ứng dụng, vận dụng các kiến
thức để xây dựng được một chu trình kế toán có khả năng áp dụng thực tiễn
cao cho doanh nghiệp cụ thể như: các kiến thức nền tảng nhất về mối quan hệ
giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp;
phương pháp xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán; Kiểm soát hệ thống
thông tin kế toán; Tổ chức dữ liệu cũng như quy trình luân chuyển xử lý dữ
liệu và cung cấp thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học.


5
Dưới đây là một số bài viết có liên quan được sử dụng để phục vụ cho
việc nghiên cứu của đề tài:
- Nguyễn Thế Hưng (2006), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán (Lý
thuyết, bài tập và bài giải), nhà xuất bản thống kê, đã trình bày nội dung cơ bản
về cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cách thức tổ chức cơ sở dữ liệu
dưới các góc độ khác nhau, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi
trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệ thống thông tin kế toán.
- Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình hệ
thống thông tin kế toán, nhà xuất bản tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát
đến cụ thể các nội dụng của hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các chu trình trong doanh nghiệp, các
phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức
năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân

chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Các tác giả cũng đã cụ
thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ các đối tượng
sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần
thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý,
báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh
chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin.
- Trần Mậu Thông (2010), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại
công ty cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ Quản trị kinh
doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà nẵng. Tác giả cho rằng hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán thì cần phải xây dựng các thủ tục để kiểm soát việc xử lý dữ
liệu và kiểm soát kết xuất. Thông qua bài viết của tác giá này ta thấy được
tầm quan trọng của việc xây dựng các thủ tục kiểm soát để kiểm soát việc xử
lý dữ liệu và kiểm soát đầu ra của thông tin nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể
xảy ra khi doanh nghiệp xử lý và sử dụng thông tin. Bài viết này chủ yếu xoay


6
quanh vấn đề kiểm soát thông tin. Kiểm soát tốt thì thông tin mới mang tính
tin cậy cao.
- Hoàng Giang và Lê Ngọc Mỹ Hằng (2006), Hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương
mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, Luận văn thạc sĩ quản trị kinh
doanh, Đại học Huế, đã trình bày cụ thể về thực trạng công tác tổ chức kế toán
doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ
trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Trong bài viết này tác giả cho ta thấy được
những tồn tại cần phải bổ sung và điều chỉnh như vấn đề ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán của các doanh nghiệp; vấn đề mã hóa các đối
tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp; vấn đề xây dựng hạn
mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lý khi vượt quá hạn mức;
vấn đề nhận biết các rủi ro trong quá trình xuất kho và giao hàng, lập hóa đơn,

quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng…Tuy nhiên hạn chế của bài viết này là
tác giả mới chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở
rộng nghiên cứu cho các doanh nghiệp sản xuất.
- Phạm Lê Hoài (2012), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO, Luận văn thạc
sĩ quản trị kinh doanh, đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng. Luận văn đã trình bày cụ
thể về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu
tiền tại một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh dược phẩm. Trong bài viết
này, tác giả đã mô tả cụ thể thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong từng
quy trình của chu trình bán hàng và thu tiền như quy trình tiếp nhận và xử lý
đơn hàng; quy trình giao hàng và lập hóa đơn…. và từ đó tác giả đã đề xuất
các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán như hoàn
thiện quy trình tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng; công tác tổ chức dữ liệu và
mã hóa thông tin…Để tiếp nối hướng nghiên của vào doanh nghiệp sản xuất


7
của tác giả này cũng như kế thừa các thành quả nghiên cứu của các tác giả
trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng VICEM Hải Vân” làm
đề tài nghiên cứu của mình. Đây là đề tài nghiên cứu riêng về tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong công ty chuyên sản xuất
xi măng. Nghiên cứu đề tài này sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh
doanh trong ngành xi măng thấy được vai trò thực sự của hệ thống thông tin
kế toán nói chung và cụ thể trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng
nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán hơn nữa để thúc đẩy hoạt
động tiêu thụ nhanh chóng và chính xác và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của công ty trên thị trường.

8
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Ở CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Hệ thống thông tin
a. Khái niệm thông tin
Thông tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau
thông qua các phương tiện truyền thông khác nhau. Từ điển tiếng Việt định
nghĩa “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết”. Thông tin có thể được tiếp
nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm
nhận… giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự
kiện, một hiện tượng nào đó. Như vậy thông tin được xem xét trên 3 khía
cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội dung được truyền tải; Thứ hai là phương pháp
truyền tải; Thứ ba là đích đến của thông tin. [8]
b. Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp gồm con người, các quy trình và các
thiết bị công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm, dữ liệu…) tương tác với
nhau để thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin
hữu ích cho người sử dụng có liên quan trong một tập hợp ràng buộc gọi là
môi trường. [8]
Dữ liệu là những dữ kiện, con số, hình ảnh.. chưa qua xử lý để mang lại
ý nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của con người nhất định. Thông tin là dữ
liệu đã được xử lý, mang ý nghĩa phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử
dụng, trong thực tế khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối.
Thông tin chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống quản lý nhất định.

9
Quá trình xử lý và cung cấp thông tin tạo ra dòng thông tin, hướng của
dòng thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin
đều có vật mang tin và nội dung tin. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa
đựng trên một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội
dung tin hay có thể thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của
thông tin.
c. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận : bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra.
1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
a. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kỳ nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và
kiểm tra. [8]
- Mục tiêu của hệ thống : cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản,
nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
- Dữ liệu đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh
trong doanh nghiệp như mua vật tư hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí
phát sinh, trả lương cho công nhân…
- Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ
thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xủ lý, phân tích
tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các

10
phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân
đối kế toán. Để thực hiện các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự ttham gia
của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kỹ năng và trình độ
chuyên môn và nghiệp vụ, được phân công và tổ chức một cách khoa học
hợp lý với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần
mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…).
- Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.
Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lí kế toán
là phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán cần nắm
được quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp. [8]
Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán được mô tả ở hình 1.1.
Phần
mềm

Phần
cứng

Dữ liệu kế
toán

Thông tin kế
toán
Con người
Cơ sở
dữ liệu

Các quy
trình,

thủ tục

Hình 1.1. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
b. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức
theo một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch toán thủ công,


11
tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lí
doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấp thông
tin có thể khác nhau nhưng đều tuân thủ theo quy trình xử lí như ở hình 1.2.
- Ghi nhận : là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức
năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong doanh nghiệp.
- Xử lý: là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ
liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lý và cung cấp thông tin theo yêu
cầu của quản lý.
- Báo cáo: đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lý kế
toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của
người sử dụng.
Quy trình kế toán trong doanh nghiệp được mô tả ở hình 1.2.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

KẾ TOÁN CHI TIẾT
Ghi

Nhận

Chứng từ kế toán

Nhật ký

Các sổ chi tiết

Xử lý
Sổ cái
Các bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo

Báo cáo tài chính

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Hình 1.2. Quy trình kế toán trong doanh nghiệp


12
1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thông tin như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông

tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không
tách biệt nhau mà thường chia sẽ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ
thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế
toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ
thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có
nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận
để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán cung cấp
thông tin về tình hình tồn kho vật tư cho bộ phận cung ứng, thông tin về tình
hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng…..
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin
khác trong doanh nghiệp được trình bày ở hình 1.3.

Hệ thống
thông tin
bán hàng

MIS

Hệ thống
thông tin
sản xuất

AIS
Hệ thống
thông tin

nhân sự

Hệ thống
thông tin

tài chính

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp


13
Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin
chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống thông
tin quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp
đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành và theo
chu trình
a. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành
Tổ chức hệ thống thông tin theo phần hành kế toán là việc tổ chức
thông tin trong một phần mềm kế toán độc lập, toàn bộ dữ liệu kế toán được
phân loại và xử lý theo từng đối tượng nhất định.
Trong tổ chức kế toán truyền thống, để theo dõi, hạch toán, quản lý và
cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán, người ta thường tổ chức công tác
kế toán theo các phần hành như : kế toán tiền, kế toán vật tư hàng hóa, kế toán
công nợ, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ. Mỗi
phần hành kế toán có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về
một hoặc một số đối tượng nhất định và do một nhân viên kế toán phụ trách
một cách độc lập, chịu trách nhiệm thu thập kiểm tra, xử lý tất cả các chứng
từ liên quan đến các nghiệp vụ tăng giảm và ghi sổ theo từng đối tượng kế
toán thuộc phần hành.
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành giúp theo dõi
và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ (số lượng và giá trị), tình hình phát sinh
tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng.

Tuy nhiên, kế toán không phải là điểm khởi đầu mà thường ghi nhận,
xử lý kết quả của các hệ thống thông tin khác và các bộ phận chức năng đều
cần thông tin kế toán cung cấp nên hệ thống thông tin kế toán theo phần hành
không thể khai thác hay kế thừa dữ liệu và thông tin từ các bộ phận trong


14
doanh nghiệp, hạn chế thông tin kế toán hỗ trợ cho các bộ phận khác tác
nghiệp, giảm hiệu quả công tác. [10]
b. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resourse
Planning – ERP) là một giải pháp tin học hóa, một phương thức quản lý, ERP
cho phép tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ
thống duy nhất thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự lương, quản trị sản xuất, quản lý tồn kho, tiêu thụ …song song độc lập nhau.
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một
tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm thực hiện một chức năng
riêng. Thay vì việc sử dụng các cơ sở dữ liệu tách biệt của các bộ phận, phòng
ban khác nhau, doanh nghiệp dựa vào một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép
các bộ phận khác nhau có thể cùng truy cập tới các nội dung thông tin được
xác định trước bởi người quản trị. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm
bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc
và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ
hạch định và lên kế hoạch.
Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình : trong quá trình hoạt động của
các doanh nghiệp, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường
xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất định qua nhiều khâu, nhiều
giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện trong đó có sự
tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo cho các hoạt động
được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất
cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân tham gia

trong một chu trình.
Do vậy, cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa
học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành một cách xuyên suốt qua


15
các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong
việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tăng cường chức
năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và
giữa kế toán với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Bên cạnh việc tổ
chức theo từng phần hành, doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống thông tin
kế toán theo chu trình. Cách tiếp cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử
dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần
thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình công tác. Từ đó
tổ chức, ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ
liệu, thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Hoạt động chủ yếu trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành
bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình
chuyển đổi và chu trình tài chính. Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa
các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình thì cần phải xây dựng một hệ
thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng
tương ứng trong từng chu trình. Theo đó, bộ phận thực hiện công đoạn trước
phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công
đoạn sau để các bộ phận này chủ động triển khai công việc nhằm hoàn thành
trọn vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các bộ phận trước đó hoặc báo
cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch
công tác. [8]
Các hoạt động chủ yếu của các chu trình được mô tả ở bảng 1.1.