tóm tắt luận văn Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội Tỉnh Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG



HỒ THỊ TỐ QUYÊN




HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH


Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.30



TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH




Đà Nẵng - Năm 2013
Công trình được hoàn thành tại
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học
: PGS. TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN



Phản biện 1: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Phản biện 2: TS. NGUYỄN PHÙNG



Lu
ậ
n v
ă
n
đ
ã
đượ
c b
ả
o v
ệ
t
ạ
i H
ộ
i

đồ
ng ch
ấ
m Lu
ậ
n
văn tốt
nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
họp tại Đại học Đà
Nẵng vào ngày 07
tháng 11 năm 2013.



Có thể tìm hiểu luận văn tại:
Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan
trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế,
giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp
phần vào việc hoạch định và kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên
các báo cáo có chất lượng chuyên môn cao, đảm bảo độ tin cậy của
các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH
ngày càng tăng, hoạt động chi BHXH tại đơn vị diễn ra nhiều hơn
với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận
làm giả chứng từ để hưởng chế độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn

lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất thoát quỹ BHXH. Mặc
dù công tác chi BHXH được tin học hóa song các phần mềm này mới
chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cấp
huyện và một phần ở cấp tỉnh, hiện tại các phần mềm này chưa được
tập trung tại cấp tỉnh, tính bảo mật chưa được đảm bảo.
Từ những hạn chế trong thực tế nêu trên, xét thấy việc tìm hiểu
cặn kẽ chu trình chi trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những
khuyết điểm, tồn tại của hệ thống thông tin kế toán, qua đó đưa ra
những giải pháp để hoàn thiện hệ thống trong chu trình chi trả bảo
hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài
“Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại
Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin
kế toán trong chu trình chi BHXH.
- Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ
2
chức thông tin kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan
hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế
toán trong chu trình chi BHXH, xác định những bất cập còn tồn tại
trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề
xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chi BHXH tại đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi BHXH.
- Phạm vi nghiên cứu: thực trạng tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định. Đối
với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn
phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH

các huyện.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực
tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để
mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi
BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích
để làm rõ tình hình thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa
quan trọng của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH
thông qua việc hệ thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH.
- Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu,
nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải
3
pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH.
6. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức
thành 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi bảo hiểm xã hội.
- Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
Bình Định.
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ ĐẶC ĐIỂM
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIỂM XÃ HỘI
1.1.1. Hệ thống thông tin kế toán
1.1.2. Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị BHXH
a. Khái niệm
Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) là đơn vị sự
nghiệp công lập thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện
chế độ, chính sách BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHYT bắt
buộc, BHYT tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất
nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự
nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là BHXH), BHYT
bắt buộc, BHYT tự nguyện (sau đây gọi chung là BHYT) theo quy
định của pháp luật.
4
b. Đặc điểm thông tin kế toán trong
đơn vị BHXH

- Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình
hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp
hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà
nước ở đơn vị.
- Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH,
BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá
nhân theo quy định pháp luật.
- Thông tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH,
BHYT theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch,
đúng mục đích theo quy định của pháp luật.
- Thông tin về tình hình thu, chi và cân đối quỹ BHXH, BHYT

theo kế hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh là căn cứ quan trọng đánh
giá tình hình và thực trạng của đơn vị
- Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện dự báo các nguồn
thu, dự báo các khoản chi nhằm cân đối thu – chi.
- Thông tin trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định
và khuôn khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QĐ số
51/2007/QĐ-BTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng
riêng cho hệ thống BHXH.
- Thông tin kế toán trong tổ chức BHXH phải được công khai
hóa, được kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước.
c. Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán
cho các đối tượng sử dụng trong đơn vị BHXH
Cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức đoàn thể chính trị
xã hội có sử dụng lao động, các cá nhân là thủ trưởng, công chức,
viên chức và người lao động có hợp đồng lao động với đơn vị, có
quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị.
5
d. Chế độ kế toán áp dụng [5]

1.2. TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH [6]
1.2.1. Khái niệm
- Bảo hiểm xã hội: là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người
lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị
giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy
động từ người tham gia và sự tài trợ của Nhà nước.
- Chi BHXH: là quá trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH để
chi trả các chế độ BHXH cho người được thụ hưởng theo quy định
của pháp luật về BHXH nhằm góp phần ổn định cuộc sống của người
tham gia BHXH.
- Quản lý chi BHXH: là các hoạt động có tổ chức, theo quy

định của pháp luật để thực hiện công tác chi trả các chế độ BHXH.
1.2.2. Đặc điểm chi BHXH
a. Đặc điểm các loại hình BHXH
- Bảo hiểm xã hội bắt buộc
- Bảo hiểm xã hội tự nguyện
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
b. Đặc điểm về nguồn chi BHXH
Các hoạt động chi trả các chế độ BHXH thực hiện từ 2 nguồn
khác nhau:
- Nguồn chi từ Ngân sách Nhà nước
- Nguồn chi từ quỹ BHXH
1.2.3. Chu trình quản lý chi BHXH
a. Nguyên tắc của chi BHXH
Xác định rõ nhiệm vụ của mình, ngành BHXH đã luôn đặt ra
tiêu chí cho công tác chi trả: chi đúng, chi đủ, chi kịp thời, chi an toàn.

6
b. Chu trình chi BHXH
 Chu trình chi trả các chế độ BHXH

Hình 1.1. Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH
 Chu trình quản lý chi BHXH








Hình 1.2: Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH
Các n
ộ
i dung th
ự
c hi
ệ
n trong

chu trình chi BHXH
Qu
ả
n lý
đối
tưởng
chi trả
BHXH

Phân
cấp
chi trả
BHXH
L
ậ
p d
ự

toán chi
BHXH
T
ổ

chức
chi trả
BHXH
L
ậ
p
BC
,
xét
duyệt
quyết
toán chi
BHXH
Th
ẩ
m

định chi
các chế
độ
BHXH
(4)
BHXH tỉnh
thành phố
Đơn vị sử dụng lao
động và người lao
động
BHXH quận,
huyện
Đối tượng hưởng
BHXH hàng tháng
Đại lý chi
trả ở xã,
phường
(1)
(3)
(2)
(5) (3)
BHXH Việt Nam
(6)
7
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
CHI BHXH
1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi
BHXH [2]
Chu trình lập dự toán được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 1.3: Sơ đồ chu trình lập dự toán chi BHXH
1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi
chế độ BHXH hàng tháng [1]
 Thẩm định, xét duyệt hồ sơ
 Tổ chức chi chế độ BHXH
Chu trình được thể hiện qua sơ đồ sau:










Hình 1.4: Sơ đồ chu trình chi trả chế độ hàng tháng
Phòng Chế
đ
ộ
BHXH

BHXH
huy
ệ
n

BHXH
Vi
ệ
t Nam

Giám đốc BHXH
t
ỉ
nh Bình
Đ
ị
nh

Phòng
KHTC

Bảng tổng hợp dự toán
toàn t
ỉ
nh

Chứng từ ban đầu
(do NLĐ, Đơn vị
SDLĐ nộp)
Phòng Chế độ BHXH
Phòng KHTC
Đối tượng hưởng
trực tiếp
BHXH huyện

(1)
2
(3)
(5)
(7)
(4)
(6)
Đại lý chi trả
(8)
8
Thông tin đầu vào phục vụ cho công tác chi trả chế độ
BHXH hàng tháng bao gồm:
- Tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng
- Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng
1.3.3. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi
chế độ BHXH một lần [1]
 Thẩm định, xét duyệt hồ sơ
 Tổ chức chi chế độ BHXH
Chu trình được thể hiện qua sơ đồ:







Hình 1.5: Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH một lần
1.3.4. Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chi
chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK [1]

.
.





Hình 1.6: Sơ đồ chu trình chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng
sức PHSK
Phòng Chế độ
BHXH
Phòng KHTC
Phòng Thu
Đơn vị
SDLĐ

Người lao động
(1)
(9)
(3)
(5)
(7)
(2)
(4a
)

(4b)
(6)
(8)
Chứng từ ban đầu

(do NLĐ, Đơn vị
SDLĐ nộp)
Phòng Chế độ
BHXH
Phòng KHTC
Đối tượng
hưởng trợ cấp
1 lần
(2)

(5)
(1)
(4) (3)
BHXH huyện
(6)

9
 Thẩm định, xét duyệt hồ sơ
 Tổ chức chi chế độ BHXH
1.3.5. Tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt
quyết toán chi BHXH [3]
1.3.6. Tổ chức thông tin trong khâu Thẩm định, xét duyệt
chi các chế độ BHXH [3]
1.3.7. Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi
BHXH
Kiểm soát thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH phải
đảm bảo:
- Công tác xác định nhu cầu về nguồn kinh phí chi trả BHXH
phải được tính toán một cách chính xác, đầy đủ.
- Các khoản chi phí được theo dõi đầy đủ cụ thể cho từng loại

chế độ, phân rõ cho từng loại nguồn kinh phí.
- Các chứng từ phải được thể hiện đầy đủ chữ ký xác nhận
- Phương thức chi trả cần áp dụng phù hợp với điều kiện từng
địa phương.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Năm 1995, BHXH Việt Nam thành lập đi vào hoạt động, là
cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ tổ
chức các chính sách, chế độ về BHXH.
BHXH tỉnh Bình Định được thành lập theo Quyết định số
78/QĐ-TCCB ngày 27/07/1995 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.
10
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
a. Chức năng
b. Nhiệm vụ
2.1.3.Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định
 Tình hình thực hiện chi BHXH của BHXH tỉnh Bình Định:
Bảng 2.1. Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013)
STT

Loại chế độ Nguồn NSNN

Nguồn Quỹ BHXH

1 Thường xuyên hàng tháng

160.456

208.737

2 Trợ cấp một lần 2.774

41.359

3 Chế độ ngắn hạn

30.691

4 Chi BHXH tự nguyện

809

5 Chi bảo hiểm thất nghiệp

10.089

Tổng cộng 163.230

291.685

(Nguồn: Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định)
2.1.4. Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định
2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
Bình Định
Hiện nay bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo mô

hình vừa tập trung vừa phân tán, cụ thể như sau:









Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Bình Định
Kế toán trưởng
Kế toán
các đơn vị cấp huyện
Kế toán
vốn bằng
tiền, thanh
toán

Kế
toán chi
hoạt động
bộ máy
Kế
toán
chi quỹ
BHXH
Thủ
quỹ
Kế toán

quỹ
KCB
11
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU
TRÌNH CHI BHXH
2.2.1. Chức năng cơ bản của chu trình chi BHXH
Là đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam đóng trên địa bàn tỉnh
với chức năng, nhiệm vụ là tổ chức thực hiện chế độ, chính sách
BHXH; quản lý quỹ BHXH.
Tiến trình thực hiện theo các bước tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chi BHXH gồm có 4 nút xử lý tương ứng với các
chức năng cơ bản của chu trình, đó là: (1) Tiếp nhận, xử lý yêu cầu
chi các chế độ BHXH, (2) Tổ chức chi BHXH, (3) Thẩm định chi
BHXH, (4) Báo cáo.














Hình 2.3: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình chi BHXH

Quản lý đối tượng
Dữ liệu đối tượng
Thông tin về số tiền
chi các chế độ BHXH
Dữ liệu về nguồn
kinh phí
Đối tượng
Chi trả trực tiếp
Đại lý
Tạm ứng kinh phí
Thông
tin thực
chi
Chứng từ
thanh toán
Hệ thống Sổ cái
TK tổng hợp
Đối chiếu
Tiếp nhận, xử
lý yêu cầu chi
các chế độ
BHXH (1.0)


Tổ chức
chi
BHXH
(2.0)

Thẩm

định chi
BHXH
(3.0)

Báo cáo
(4.0)

12
2.2.2. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi BHXH
a. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Lập dự
toán chi BHXH
Trong điều kiện hiện tại, công tác lập dự toán chi BHXH tại
đơn vị BHXH tỉnh Bình Định còn tồn tại nhược điểm, đó là: việc lập
dự toán chi BHXH đã và đang được thực hiện một cách thủ công
bằng bảng tính excel. BHXH huyện lập dự toán chi BHXH gửi cho
Phòng KHTC, cán bộ dự toán phải nhập thủ công số liệu bằng bàn
phím vào bảng excel để tính toán, tổng hợp. Bên cạnh đó, các chỉ
tiêu dùng để ước lượng, tính toán còn đơn giản, sơ sài, dẫn đến kết
quả dự toán chưa chính xác, số liệu thể hiện còn chung chung, chưa
đáp ứng được nhu cầu phân tích của số liệu.
b. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi
chế độ BHXH hàng tháng
 Thẩm định và xét duyệt hồ sơ
Trong khâu này, bộ phận thực hiện là: Phòng Chế độ BHXH
(BHXH tỉnh). Để thực hiện công việc này, Phòng Chế độ BHXH sử
dụng 02 chương trình phần mềm:
- Phần mềm Xét duyệt các chế độ BHXH dài hạn
- Phần mềm Quản lý đối tượng đang hưởng chế độ BHXH
hàng tháng (BHXH.Net)

 Tổ chức chi BHXH
Hiện nay, trong công tác tổ chức chi chế độ hưu trí, BHXH
tỉnh Bình Định áp dụng kết hợp 02 phương thức: chi trả thông qua
đại lý và chi trả thông qua tài khoản Ngân hàng để chi các chế độ
BHXH hàng tháng trên địa bàn tỉnh.
13
Ở đây, luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu phương thức chi trả
thông qua đại lý. Với phương thức này sẽ thực hiện những giai đoạn
sau: (1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho
BHXH huyện, (2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả,
(3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng, (4) Cuối quý, BHXH
huyện quyết toán với BHXH tỉnh.
(1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho
BHXH huyện: Phòng KHTC nhận bảng 2.3 do Phòng Chế độ BHXH
chuyển sang và căn cứ vào tổng số tiền phải chi để cấp kinh phí cho
BHXH TP Quy Nhơn. Phương thức cấp kinh phí hiện nay thông qua
Ủy nhiệm chi, BHXH tỉnh cấp tiền thông qua hệ thống ngân hàng cấp
huyện.
Khi lập Ủy nhiệm chi, kế toán hạch toán vào TK 354 – Thanh
toán về chi BHXH giữa tỉnh với huyện
(2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả: BHXH
huyện nhận bảng 2.3 và bảng 2.4, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với
số kinh phí tạm ứng mà BHXH tỉnh cấp để thực hiện chi trả. Sau khi
kiểm tra, căn cứ vào bảng 2.4, Đại lý chi trả Phường Nhơn Phú lập
Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH để tạm
ứng tiền tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tượng.
(3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng: Đại lý chi trả
nhận được bảng 2.4 và tiền chi lương hưu thì thực hiện chi trả trực
tiếp cho đối tượng tại UBND phường.
(4) BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh: Các khoản chi sau

khi thẩm định thì được hạch toán vào chi phí chi tiết cho từng chế độ,
nguồn kinh phí. Để tập hợp và theo dõi tình hình chi chế độ hưu trí,
đơn vị sử dụng Tài khoản 664 – chi BHXH do nguồn NSNN đảm
bảo và Tài khoản 67123 – chi hưu trí do quỹ BHXH đảm bảo. Sổ
14
sách kế toán dùng để theo dõi khoản chi BHXH hàng tháng cũng
được mở theo TK 664 và TK 67123.
c. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi chế
độ BHXH một lần
 Thẩm định và xét duyệt hồ sơ



















Hình 2.7. Quy trình xét duyệt chế độ tuất

 Tổ chức chi BHXH
BHXH tỉnh Bình Định thực hiện chi trả chế độ BHXH một lần
cho các đối tượng theo phương thức chi trực tiếp bằng tiền mặt
Tài khoản sử dụng là 67123.
Đối tượng
Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ
Nh
ậ
p d
ữ
li
ệ
u

Tính mức hưởng,
s
ố
ti
ề
n hư
ở
ng

Hiển thị
kết quả
Dữ liệu hồ sơ hưởng
In các chứng từ
Quyết định

Quyết định

Quyết định
(chấp nhận chi)

Phòng KHTC Nam
Đối tượng
N

15
Đối với những đơn vị do BHXH huyện quản lý thu và ghi sổ
BHXH thì BHXH huyện trực tiếp xét duyệt và chi trả trợ cấp một lần
d. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong tổ chức chi
chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK
 Thẩm định và xét duyệt hồ sơ

Hình 2.8: Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK

Đơn v
ị

Hồ sơ đề nghị
hư
ở
ng ch
ế
đ
ộ

Nhập dữ liệu
Kiểm tra quá trình
lương của đối tượng
Hiển
thị kết
qu
ả

D
ữ
li
ệ

u h
ồ
sơ hư
ở
ng
ốm đau, thai sản
In các chứng từ
Đơn vị
SDLĐ
TP.CĐộ
BHXH

N

Dữ liệu
đóng
BHXH

Danh sách
người lao động
hưởng chế độ
Báo cáo

Phiếu duyệt
chi và bàn
giao ch
ứ
ng t
ừ

Danh sách người
lao động hưởng
chế độ
P. KHTC

16
Đối với chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK, Phòng Chế
độ BHXH sử dụng Phần mềm Xét duyệt các chế độ BHXH ngắn hạn
(OĐTS, DS) dùng để giải quyết và chi trả kịp thời các chế độ ôm đau,
thai sản và nghỉ dưỡng sức cho NLĐ; hàng quý cơ quan BHXH thẩm
định quyết toán với đơn vị.
 Tổ chức chi BHXH
Căn cứ vào Phiếu duyệt chi và bàn giao chứng từ, cán bộ kế
toán kiểm tra tên đối tượng, đơn vị SDLĐ, số tiền giữa Phiếu bàn giao,
file dữ liệu và danh sách được duyệt. Sau khi đối chiếu, kiểm tra, cán
bộ kế toán chấp nhận dữ liệu. Khi chấp nhận dữ liệu, phần mềm sẽ tự
động tính toán 2% trên quỹ lương của đơn vị SDLĐ được giữ lại để
đơn vị SDLĐ ứng trước chi cho đối tượng; So sánh số thực chi chế độ
trong quý và số 2% được giữ lại, nếu số thực chi lớn hơn 2% giữ lại thì
lập Ủy nhiệm chi chuyển tiền cho đơn vị, nếu số thực chi nhỏ hơn 2%
thì chuyển số còn thừa thì đơn vị phải nộp lại cho cơ quan BHXH. Kết
quả xử lý dữ liệu của phần mềm được thể hiện qua bảng Tổng hợp
quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động:
Kinh phí 2% được giữ lại phản ánh trên TK 3432, cuối kỳ
quyết toán thì khoản chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK được
phản ánh qua TK 67121.
e. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Thẩm
định chi các chế độ BHXH
Hàng tháng hoặc hàng quý, BHXH tỉnh tổ chức xét duyệt,
quyết toán chi các chế độ BHXH cho BHXH huyện theo quy định

chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời căn cứ vào kết quả thẩm định
của các đối tượng hưởng chế độ do Phòng Chế độ BHXH gửi đến,
Phòng KHTC có trách nhiệm kiểm tra trước khi chuyển tiền cho
BHXH huyện hoặc các đơn vị SDLĐ do BHXH tỉnh quản lý để chi
17
trả trực tiếp cho đối tượng.
f. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Lập báo
cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH:
 Đối với BHXH huyện:
Hàng tháng lập 2 bộ gồm: báo cáo chi lương hưu và trợ cấp
BHXH, danh sách đối tượng chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH,
danh sách báo giảm BHXH. Trong đó, 1 bộ gửi BHXH tỉnh trước 30
hàng tháng và 1 bộ lưu tại BHXH huyện;
Hàng quý căn cứ để chi trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức
PHSK, lập 2 bản báo cáo kèm theo danh sách đối tượng hưởng chế độ
tính đến cuối tháng trên địa bàn huyện quản lý. Trong đó, 1 bộ gửi về
BHXH tỉnh trước ngày 5 đầu tháng, một bộ lưu tại BHXH huyện.
 Đối với BHXH tỉnh:
Đồng thời BHXH tỉnh trên cơ sở tổng hợp quyết toán của
BHXH huyện về việc thực hiện chi thực tế: Lập 2 báo cáo chi lương
hưu và trợ cấp BHXH tách nguồn đảm bảo, kèm theo biểu thuyết
minh đối tượng tăng, giảm hưởng BHXH. Trong đó, 1 bộ gửi ban
quản lý chi BHXH Việt Nam và một bộ lưu tại BHXH tỉnh.
Hàng quý, tổ chức xét duyệt báo cáo chi ốm đau, thai sản, nghỉ
dưởng PHSK do BHXH huyện duyệt chi báo cáo, chi trả trực tiếp cho
các đối tượng do BHXH tỉnh quản lý để lập 2 bản báo cáo tổng hợp
chi; 2 bản báo cáo thu hồi kinh phí (nếu có) và biểu thống kê số chi trả.
Một bản gửi ban quản lý chi BHXH Việt Nam trước 15 tháng đầu quý
sau và một bộ lưu tại BHXH tỉnh.
2.2.2. Một số nhược điểm và tồn tại cần khắc phục của tổ

chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị:
a. Ưu điểm: Nhìn chung, việc tổ chức thông tin kế toán trong
quá trình quản lý chi BHXH vận hành tương đối ổn định.
18
b. Tồn tại:
Các phần mềm nghiệp vụ nêu trên đang triển khai phân tán tại
BHXH các huyện và tại các đơn vị BHXH này đa phần làm việc ở
chế độ độc lập, chưa có liên kết, trao đổi thông tin với nhau.
Đa phần các phần mềm trên được xây dựng trên nền tảng công
nghệ phát triển lạc hậu (Visual Foxpro)

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH
TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1. MỤC TIÊU NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI ĐƠN VỊ
3.1.1. Mục tiêu ngắn hạn
- Phải quản lý được dữ liệu với số lượng lớn, thời gian lưu trữ
lâu dài. Khi cần thiết có thể truy xuất nhanh những dữ liệu về các đối
tượng tham gia BHXH mà không phải trải qua nhiều khâu đối chiếu,
dò tìm, tính toán như hiện nay cho công tác chi BHXH. Tránh sai sót
trong việc nhập liệu, kiểm tra bằng thủ công.
- Hệ thống thông tin phải cho phép các dữ liệu của các đối
tượng tham gia BHXH ở nhiều nguồn khác nhau được sử dụng để
tổng hợp. Khi thiết lập được hệ thống mạng cục bộ, nếu số liệu có ở
nhiều máy, nhiều bộ phận khác nhau vẫn có thể ở một nơi mà sử
dụng số liệu của nhau được, không cần dùng các phương tiện trao

đổi thủ công trung gian tránh những sai sót khi chuyển đổi, kịp thời
và chính xác.
19
- Hệ thống có thể phát hiện và báo cáo kịp thời các trường hợp
đã xác nhận chi trả (đối chiếu xác nhận từ Phòng Thu – Quyết định chi
trả từ Phòng Chế độ BHXH và Phiếu Chi của Phòng KHTC), tránh
các trường hợp chi trả 2 lần.
- Để có thể tính toán được chính xác, kịp thời, hợp lý chi trả (2
chế độ), Phòng Chế độ BHXH có thể sử dụng dữ liệu do Phòng Thu
nhập qua mạng máy tỉnh để kiểm tra về thời gian tham gia BHXH,
mức lương nộp… Khi đã có hệ thống mạng tích hợp, chỉ cần xác định
và gõ vào máy số sổ BHXH người cần trợ cấp để đảm bảo thông tin
chính xác và phù hợp giữa các bộ phận.
- Phải mã hóa được những quy định như: thời gian được
hưởng, mức lương… trong các chương trình sẽ giúp loại bỏ được
những trường hợp không đủ điều kiện thanh toán.
3.1.2. Mục tiêu dài hạn
Với mục tiêu cuối cùng mà đơn vị BHXH cần hướng đến đó là
việc tổ chức một hệ thống kế toán hoàn thiện với việc cung cấp tất cả
các thông tin hữu ích, nhanh chóng, chính xác thì hệ thống thông tin
kế toán không thể nào là một hệ thống xử lý riêng lẻ được mà phải
kết nối với tất cả các hệ thống còn lại trong đơn vị thành một thể
thống nhất. Vì vậy, trong tương lai lâu dài thì đơn vị BHXH cần phải
thiết lập cho mình một hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP). Hệ
thống ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa quy trình quản lý
trong môi trường công nghệ thông tin. Nói đến ERP, là một giải pháp
quản lý tổng thể nguồn lực của tổ chức dựa vào việc chuẩn hóa quy
trình quản lý (ISO) trên nền tảng công nghệ thông tin và hệ thống
ERP này sẽ tích hợp tất cả các hoạt động quản lý và hành chính của
đơn vị tạo sự liên kết dữ liệu và thông tin giữa các bộ phận trong tổ

chức bao gồm: các phân hệ tài chính – kế toán, nhân sự, thu BHXH -
20
BHYT, chi BHXH – BHYT, người lao động, đơn vị sử dụng lao
động, cơ sở KCB BHYT, cấp sổ BHXH – thẻ BHYT, lập kế hoạch,
báo cáo.
Và hệ thống này trong tương lai sẽ có khả năng kết nối tất cả
các địa phương trên toàn quốc. Trên cơ sở đó thay sổ BHXH bằng
thẻ từ để quản lý quá trình tham gia BHXH, loại bỏ dần việc sử dụng
sổ BHXH. Đảm bảo cho mỗi người lao động chỉ có một số thẻ
BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia và hưởng chế độ
BHXH. Người lao động có điều kiện sử dụng thẻ để quản lý quá
trình tham gia BHXH của mình và được giải quyết chế độ BHXH
trên phạm vi toàn quốc.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ
3.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong thẩm
định và xét duyệt hồ sơ
 Tổ chức thông tin trong khâu Xét duyệt:
Khi xét duyệt hồ sơ hưởng cần phải quan tâm đến quá trình
tham gia BHXH của đối tượng do Phòng Thu quản lý
Để khắc phục tình trạng trên, cần phải liên kết phần mềm Xét
duyệt với phần mềm SMS của Phòng Thu
 Tổ chức thông tin trong khâu Quản lý đối tượng
Quản lý đối tượng bao gồm: xét duyệt hồ sơ và quản lý đối
tượng.
Hai chức năng này gắn liền với nhau, nhưng trên thực tế để
thực hiện hai chức năng này BHXH tỉnh Bình Định lại phải sử dụng
các công cụ tách rời, làm cho công tác quản lý khó khăn, cồng kềnh.
Công tác quản lý đối tượng cần phải được thao tác trên một phần
mềm, vừa có chức năng xét duyệt vừa có chức năng quản lý đối
tượng, hạn chế việc chuyển tải dữ liệu thông qua trung gian

21
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu Tổ
chức chi trả BHXH
Hiện nay, việc chuyển dữ liệu chi trả từ Phòng Chế độ BHXH
sang Phòng KHTC để thực hiện chi trả BHXH chế độ lương hưu, một
lần, bảo hiểm thất nghiệp chưa hoàn chỉnh, còn thông qua các khâu
trung gian. Như vậy, cần phải tổ chức tập tin “Tổng hợp chi lương hưu
và trợ cấp BHXH” với cấu trúc được thiết kế
3.2.3. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong khâu
Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chi BHXH
Như một số tồn tại, nhược điểm đã nêu ở Chương 2 cho thấy:
các phần mềm nghiệp vụ triển khai phân tán tại các đơn vị BHXH
huyện và hoạt động độc lập, chưa có liên kết, trao đổi thông tin với
nhau, dẫn đến dữ liệu khó khai thác, số liệu tổng hợp không có độ
chính xác cao. Hiện nay, việc tổng hợp báo cáo từ BHXH huyện lên
Văn phòng BHXH tỉnh đều in ra giấy và dữ liệu được kết xuất ra file
excel để chuyển. Thực trạng này cũng làm cho công tác kiểm soát
của BHXH tỉnh đối với BHXH huyện gặp khó khăn. Chính vì vậy
cần phải xây dựng mô hình tập trung CSDL tại BHXH tỉnh để làm
căn cứ kiểm soát tình hình chi BHXH tại BHXH huyện, thuận tiện
trong việc tổng hợp số liệu, báo cáo.
Dữ liệu chi BHXH tại các BHXH huyện sẽ được tập trung tại
tập tin tổng hợp nhưng chi tiết cho từng chế độ, tập tin này sẽ được
liên kết với tập tin tổng hợp tại BHXH tỉnh.
Đến kỳ báo cáo, thông qua những tập tin tổng hợp này, dữ liệu
chi chế độ BHXH trong tháng tại BHXH từng huyện sẽ được chuyển
và cập nhật một cách nhanh chóng tại tập tin tổng hợp tại BHXH
tỉnh, giúp cho việc báo cáo và kiểm soát tình hình chi được thuận
tiện, nhanh chóng.
22

3.2.4. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu
trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định:
 Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán:
Từ những phân tích thực trạng tổ chức cấu trúc cơ sở dữ liệu,
tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã
hội tỉnh Bình Định, có thể tổ chức dữ liệu liên quan đến chu trình chi
BHXH bao gồm các tập tin cơ bản như sau:
 Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công trong chu
trình chi BHXH
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.3.1. Về tổ chức nhân sự
- Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán phải phù hợp với cơ
cấu tổ chức quản lý của đơn vị.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự
kiểm tra về năng lực.
- Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu
cầu về đạo đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và
tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong
đơn vị.
- Đối với đạo đức nghề nghiệp, người làm kế toán phải cam
kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự
trong toàn tổ chức. Có sự luân chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm soát
trong công việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối
lượng công việc kế toán
- Một lưu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ
23
chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT

Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu các dữ
liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông
tin kế toán.
Hiện tại, đơn vị đang ứng dụng PMKT và tương lai có định
ứng dụng ERP thì tổ chức bộ máy kế toán nên giảm số lượng nhân
viên kế toán.
3.3.2. Về nâng cấp cơ sở hạ tầng thiết bị, máy móc, đường
truyền
Mỗi một mạng LAN của trụ sở BHXH phái đáp ứng những
đặc điển cơ bản như độ tin cậy cao, dễ dàng quản lý, có khả năng mở
rộng khi cần và có đủ các kết nối tới mạng diện rộng của ngành
BHXH cũng như kết nối tới mạng Internet. Những kết nối mạng này
cần đáp ứng đủ nhu cầu về lưu lượng khi dữ liệu của ngành BHXH
ngày một tăng lên.
3.3.3. Về quản trị mạng
Bên cạnh các yếu tố về phần cứng, phần mềm hiện nay thì
vấn đề về quản trị mạng nhằm đảm bảo an toàn cho quá trình
hoạt động của hệ thống, tăng cường tốc độ xử lý và kiểm soát rủi
ro trong môi trường máy tính là rất qua trọng.
Cần xây dựng đội ngũ các nhân viên công nghệ kỹ thuật
chuyên về quản lý, nâng cấp mạng và xử lý các vấn đề liên quan
đến mạng như kiểm soát sự truy cập, sự tấn công của virus, kiểm
soát sự thâm nhập vào cơ sở dữ liệu của các đối tượng xấu, và bộ
phận này sẽ tách biệt với các bộ phận khác trong hệ thống thông tin.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3