BÁO CÁO THỰC TẬP THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN HOÁ - THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI
–––––––––––––––––––

Họ tên sinh viên: Vũ Thị Lan

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN, BẬC CAO ĐẲNG,
HỆ CHÍNH QUY
KHÓA HỌC (2014 - 2017)

Tên cơ quan: Thư viện Trường Đại học Hà Nội
Địa chỉ

: Km9 Đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Người hướng dẫn nghiệp vụ: ThS. Lê Thị Thành Huế

HÀ NỘI – 2017


LỜI CẢM ƠN
***
Để đáp ứng nhu cầu học tập, trải nghiệm ngành nghề và tự đánh giá lại
chính mình, được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và sự chấp thuận của Giám đốc Thư viện Trường Đại
học Hà Nội, tôi được về thực tập tại Thư viện từ ngày 20 tháng 03 đến ngày 16
tháng 04 năm 2017.
Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu Nhà trường,
Cô Lê Thị Thành Huế – Giám đốc Thư viện Trường Đại học Hà Nội; các anh,
chị nhân viên thư viện; các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên Trường Đại học

Hà Nội đã đồng hành, dạy bảo và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu, tiếp
cận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học mà phát huy, đồng thời biết
được những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt đợt thực tập
lần này.
Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần một tháng thực
tập tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội. Trong quá trình thực tập và hoàn thành
bài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn
chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mong nhận được các ý kiến đóng
góp chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 17 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Vũ Thị Lan


LỜI NÓI ĐẦU
***
Thực tập có một vị trí rất quan trọng trong các chương trình đào tạo ở bậc
Cao đẳng, Đại học. Chính là khoảng thời gian sinh viên được học nghề từ thực
tế và hiểu rõ hơn mà công việc mà mình sẽ làm sau khi rời khỏi giảng đường.
Đây là giai đoạn nhằm gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyết với thực tiễn
giúp sinh viên củng cố lại kiến thức đã được học, biết vận dụng những kiến thức
ấy vào thực tiễn. Những bài học nằm ngoài giáo trình, nằm ngoài những gì bạn
từng suy nghĩ sẽ dạy bạn, giúp bạn trưởng thành hơn trong việc nhìn nhận, xem
xét và giải quyết vấn đề. Được làm việc trong môi trường thực tế, được trao đổi
cơ hội để áp dụng những kiến thức đã học vào công việc... bạn sẽ nhanh chóng
nhìn thấy những lỗ hổng của bản thân để có thể tiếp tục hoàn thiện. Đồng thời,
với sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm tại nơi thực tập, bạn sẽ có được
những bài học để tránh những sai sót trong quá trình đi làm thực tế sau này. Mỗi

bài học nhận được từ chuyến đi thực tập chính là tài sản, là hành trang quý báu
để bạn vững bước trên con đường tương lai của chính mình.
Để đáp ứng nhu cầu học tập, trải nghiệm ngành nghề và tự đánh giá lại
chính mình, được sự giới thiệu của Khoa Văn hóa Thông tin và Xã hội Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và sự chấp thuận của Giám đốc Thư viện Trường Đại
học Hà Nội, tôi được về thực tập tại Thư viện từ ngày 20 tháng 03 đến ngày 16
tháng 04 năm 2017.
Bài báo cáo là những kiến thức mà em thu được sau gần một tháng thực
tập tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội. Trong quá trình thực tập và hoàn thành
bài báo cáo, mặc dù em đã cố gắng nhưng do thời gian và vốn kiến thức còn hạn
chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mong nhận được các ý kiến đóng
góp chân thành của quý thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !!!


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐẦU


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Các từ viết tắt

Từ đầy đủ

TVĐHHN

Thư viện Đại học Hà Nội

ĐHHN

Đại học Hà Nội

NDT

Người dùng tin

NCT

Nhu cầu tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

TT - TV

Thông tin – Thư viện

NCKH

Nghiên cứu khoa học

SV

Sinh viên
Dewey Decimal Classification

DDC

( Khung phân loại thập tiến DDC)

VTL

Vốn tài liệu

SP & DV

Sản phẩm và dịch vụ


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Thư viện chỉ trở thành thư viện thực sự khi nó bắt đầu phục vụ NDT. Phục
vụ NDT là chiếc cầu nối giữa kho tài liệu của thư viện với NDT, với cán bộ thư
viện. Phục vụ NDT là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ một thư viện nào. Càng
phục vụ có hiệu quả cho nhiều NDT thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng
tăng. Vì vậy nếu không có NDT thì thư viện mất đi luôn mục đích tồn tại của
mình và thôi không tồn tại như một thiết chế nữa. Các thư viện đang ngày càng
tự đổi mới và phát triển để nâng cao vị trí, vai trò của mình bằng cách thu hút
nhiều NDT. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thư viện của các Trường Đại
học_nơi được coi là giảng đường thứ hai của sinh viên, trong đó phải kể đến
Thư viện Trường Đại học Hà Nội (TVĐHHN). TVĐHHN đã và đang nỗ lực
hoàn thành xuất sắc chức năng, nhiệm vụ truyền bá tri thức, cung cấp thông tin
phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí cho các cán bộ, giảng
viên, sinh viên trong và ngoài trường.
Nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ NDT là một trong những vấn đề
mà bất kỳ một cơ quan thư viện nào cũng cần chú trọng, TVĐHHN cũng không
ngoại lệ. Bởi hiệu quả của công tác phục vụ NDT là thước đo đánh giá khả năng

hoạt động cũng như sự phát triển của mỗi cơ quan TTTV. Đặc biệt trong giai
đoạn hiện nay TVĐHHN đang tiến tới xây dựng một thư viện điện tử phát triển.
Vậy vấn đề làm sao thu hút được lượng NDT đến thư viện ngày càng đông, đáp
ứng ngày càng cao đòi hỏi của sự nghiệp giáo dục ngày càng trở nên cấp bách
và là mối quan tâm hàng đầu của các cơ quan Thư viện nói chung và ở
TVĐHHN nói riêng.
Xuất phát từ thực tế đó tôi đã chọn đề tài: “Công tác phục vụ người
dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội” làm đề tài báo cáo thực tập của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài:
- Mục đích: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ
tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội.
- Nhiệm vụ:
6


+ Làm rõ cơ sở lý luận của công tác phục vụ
+ Nêu thực trạng công tác phục vụ tại TVĐHHN
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.
3. Đối tượng và phạm vi của đề tài:
- Đối tượng: Công tác phục vụ người dùng tin.
- Phạm vi:
+ Phạm vi không gian: Thư viện Trường Đại học Hà Nội
+ Phạm vi thời gian: 20/03/2017 đến 16/04/2017
4. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục các từ viết tắt, kết luận, phần
nội dung của khóa luận gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về công tác phục vụ người dùng tin và khái quát về
Thư viện đại học Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại
học Hà Nội

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng phục
vụ người dùng tin tại Thư viện Đại Học Hà Nội

7


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN
VÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN
CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
1.1. Khái quát về Thư viện Trường Đại học Hà Nội
1.1.1. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển Thư viện
Thư viện Trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khi Trường ĐHHN
được thành lập (năm 1959). Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện gắn
liền với lịch sử hình thành và phát triển của Trường ĐHHN.
Trong những năm đầu mới thành lập, Thư viện chỉ là một tổ công tác phục
vụ tư liệu cho Nhà trường, trực thuộc phòng Giáo vụ. Điều kiện hoạt động của
thư viện lúc ấy rất khó khăn, cơ sở vật chất thiếu thốn, vốn tài liệu nghèo nàn
chủ yếu do các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa tài trợ, biếu tặng. Từ đó
cho đến năm 2012 thư viện đã trải qua các bước phát triển như sau:
Năm 1984, lãnh đạo Nhà trường quyết định tách Tổ Tư liệu ra khỏi Phòng
Giáo vụ thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu với tên gọi là: “Thư
viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”.
Năm 2000, với yêu cầu đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy,
nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong giai đoạn công nghiệp hóa-hiện đại
hóa đất nước, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng
Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Ngoại ngữ Hà Nội”. Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng
cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng

công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ.
Năm 2003, Thư viện đã thực hiện dự án nâng cấp, hiện đại hóa thư viện
theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới (World Bank) mức
A với mức đầu tư là 500.000 USD. Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạt
động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị. Đặc
biệt, năm 2005, Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư
8


viện điện tử tích hợp Libol – một phần mềm đáp ứng tương đối đầy đủ tính năng
của một thư viện hiện đại. Hiệu quả hoạt động của Trung tâm ngày càng cao nhờ
những tiện ích mà phần mềm Libol mang lại.
Đến năm 2006, Trường đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số
190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng. Do đó, Thư viện có tên
mới “Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Hà Nội”.
Tuy nhiên, từ ngày 01/10/2010, theo quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN của
Hiệu trưởng Trường Đại học Hà Nội, căn cứ Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động
thư viện trường đại học ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐBVHTTDL của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Thông
tin Thư viện Trường Đại học Hà Nội chính thức đổi tên thành “Thư viện Trường
Đại học Hà Nội” (gọi tắt là Thư viện Đại học Hà Nội – TVĐHHN).
Từ đó đến nay, TV ĐHHN đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện
đại, đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà
trường và góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành giáo dục đào tạo của nước
ta trong giai đoạn mới.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học (Ban
hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của Bộ
trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch):
“Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học
tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và

quản lí của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có
trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu
điện tử, mạng Internet,…)
1.1.2.1. Chức năng
Thư viện Trường ĐHHN là tổ chức sự nghiệp thuộc Trường, thực hiện
chức năng sau : thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông
tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau, cung cấp các nguồn thông tin phục
vụ cho các hoạt động của Nhà trường; đăng tải thông tin giới thiệu, quảng bá về
9


trường. Tổ chức xây dựng và quản lý khai thác vốn tư liệu của thư viện phục vụ
cho công tác giảng dạy, học tập, NCKH của cán bộ, giảng viên và sinh viên
trong Nhà trường.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của TVĐHHN bao gồm:
- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tư
liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của
trường.
- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển thông tin theo yêu cầu nhiệm vụ
của Nhà trường.
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý,
cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động và tổ chức cơ sở hạ
tầng thông tin.
- Phục vụ thông tin tư liệu cho NDT là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong
công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập.
- Hướng dẫn giúp NDT tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin
trên mạng.
- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong Trường hoàn thành tốt việc quản
lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu trong Trường.

- Thực hiện việc trao đổi, hợp tác với Liên hiệp thư viện các trường đại
học trong và ngoài khu vực về chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thư viện.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ nhân sự
1.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Thư viện Trường ĐHHN là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của ĐHHN.
Thư viện phục vụ NDT thông qua việc tổ chức thư viện trung tâm và các thư viện
thành viên (thực chất là các phòng tư liệu/thư viện và các tủ sách chuyên dùng).

10


BAN GIÁM ĐỐC

Tổ nghiệp vụ thư viện

Tổ
Dịch
vụ

Tổ
Tổ
Tổ trực kĩ thuật
tập huấnMarketing và tổ chức sự kiện
và
giải đáp
thông
tin

Tổ An ninh

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Hà Nội
Trong đó nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban được phân chia như
sau:
+ Ban giám đốc: có nhiệm vụ tổ chức và quản lý điều hành toàn bộ các
hoạt động của Trung tâm.
+ Tổ Nghiệp vụ : Bổ sung tư liệu, biên mục, sưu tầm, tìm kiếm thông tin
theo yêu cầu, thanh lọc tài liệu, biên soạn các sản phẩm thông tin.
+ Tổ dịch vụ: Phụ trách quầy dịch vụ mượn, trả tài liệu; Quản lý tài liệu
các kho Tiếng Viêt, Chuyên ngành và Ngoại văn; Quản trị dữ liệu Libol và hỗ
trợ kỹ thuật Nghiệp vụ; Trực phục vụ đọc, mượn - trả tài liệu, hướng dẫn tra cứu
sách, báo, tạp chí, băng đĩa, tại các phòng tư liệu; thực hiện các yêu cầu tin của
người dùng tại các phòng tư liệu.
+ Tổ tập huấn và giải đáp thông tin: Hỗ trợ, hướng dẫn NDT sử dụng thư
viện, tập huấn NDT sử dụng vốn tài liệu của Thư viện và mở các lớp tập huấn
theo yêu cầu người dùng. Tiếp nhận và trả lời những thắc mắc của NDT về nội
quy, chính sách của Thư viện, chuyển các yêu cầu tin đến đúng bộ phận trực tiếp
đáp ứng yêu cầu tin đó, sắp xếp lịch tập huấn và hướng dẫn NDT lần đầu đến
Thư viện.
+ Tổ Maketing và tổ chức sự kiện: Giới thiệu và cung cấp các sản phẩm
và dịch vụ thông tin tới người dùng tin; chuyên tổ chức các cuộc hội thảo, hội
nghị, triển lãm…liên quan đến việc quảng bá hình ảnh của thư viện.
11


+ Tổ trực kỹ thuật: Phụ trách mạng máy tính, phần mềm học ngoại ngữ
qua mạng, cung cấp các CSDL, thực hiện một số dịch vụ: in ấn, nhân bản, biên
tập bản tin điện tử, sửa chữa bảo dưỡng, vận hành thiết bị kỹ thuật, tập huấn
người dùng tin sử dụng hệ thống mạng máy tính của Thư viện.
+ Tổ An ninh, môi trường và trực gửi đồ: Thực hiện toàn bộ các công
việc giám sát, phòng chống cháy nổ và mọi hành vi xâm hại khác trong

phạm vi toà nhà Thư viện để bảo vệ nguyên vẹn tài sản của Thư viện cũng
như tài sản của NDT, khách đến tham quan và làm việc tại đây, làm các công
tác vệ sinh.
1.1.3.2. Đội ngũ nhân sự
Hiện nay, Thư viện Trường Đại học Hà Nội có tổng số 22 cán bộ. Trong
đó, có 15 thư viện viên là những người có trình độ đại học và sau đại học chuyên
ngành thư viện, 04 kỹ thuật viên đã được đào tạo về chuyên ngành công nghệ
thông tin và điện tử viễn thông, 03 cán bộ an ninh và vệ sinh môi trường.
TT
1
2
3
4
5

Trình độ
Số lượng
Thạc sĩ thư viện
10
Cử nhân thư viện
05
Cử nhân công nghệ thông tin
01
Cử nhân ngoại ngữ
01
Cao đẳng, Trung cấp, phổ thông 05
Bảng 1.1. Trình độ chuyên môn của cán bộ
Thư viện Trường Đại học Hà Nội

TT

1
2
3
5
6
7
8

Bộ phận
Số lượng cán bộ (người)
Ban Giám đốc
03
Tổ Dịch vụ
04
Tổ An ninh
02
Tổ tập huấn và giải đáp thông tin
02
Tổ Kĩ thuật
04
Tổ Nghiệp vụ
06
Tổ Marketing và tổ chức sự kiện
01
Bảng 1.2. Cách bố trí nhân sự tại thư viện

1.1.4. Vốn tài liệu và cơ sở vật chất
1.1.4.1. Vốn tài liệu
TVĐHHN đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong
phú. Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần

12


lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như:
tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng
Tây Ban Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục
vụ cho NDT trong quá trình học tập tiếng nước ngoài.
Cụ thể như sau:
- Tài liệu truyền thống:
* Sách: Tổng số: 45.268 tên tài liệu; 73736 số bản tài liệu.
Trong đó:
TT

Loại hình tài liệu

1

Sách

2

Tổng
Luận án, luận văn, khóa luận

3

Báo, tạp chí

Sách Tiếng Việt
Sách ngoại văn

Sách giáo trình
Sách chuyên ngành

Số tên tài liệu

Số bản

10.716
28.859
612
5.081
45.268
3.257

32.148
29.231
5.864
6.493
73.736
7.021

305

27.639 số

Bảng 1.3. Tên và số bản của tài liệu truyền thống
- Tài liệu điện tử:
+ Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng:
TT
1.

2.
3.
4.
5.

Loại CSDL
Số lượng biểu ghi
CSDL thư mục sách
35.108
CSDL toàn văn báo, tạp chí
1043
CSDL toàn văn luận án, luận văn
218
CSDL âm thanh
1.702
CSDL sách điện tử
1653
Bảng 1.4. Số lượng biểu ghi của các CSDL

+ Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến về
một vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy
Review, International Journal Of Finance & Economics, International Review of
Finance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law &
Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages,
Langue Française, Le français…rất được người dùng tin quan tâm và thường
13


xuyên truy cập. Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên
phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này.

Tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng
Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng Nga, Tiếng Tây
Ban Nha, Tiếng Bồ Đào Nha, Tiếng Italia, Tiếng Nhật Bản. Tài liệu ngoại văn
chiếm số lượng lớn trong việc phục vụ người dùng tin tại Thư viện, trong đó tài
liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất.
Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệt
phục vụ cho NDT. Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằng
nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tục tập
quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch… của các quốc gia khác nhau.
Ngoài ra Thư viện còn xây dựng các tủ sách được đặt tại các khoa với số
lượng như sau:
Tên kho

Đầu ấn phấm

Bản ấn phẩm

Khoa Anh
3674
5821
Khoa Hàn Quốc
2920
3929
Khoa Đức
897
2319
Khoa Tây Ban Nha
698
806
Khoa Pháp

649
758
Khoa Italia
604
675
Khoa Đại cương
381
429
Khoa Giáo dục Chính trị
203
334
Khoa Tại chức
151
177
Khoa QTKD - Du lịch
104
111
Khoa Giáo dục Thể chất
42
53
Khoa Ngữ văn Việt Nam
38
50
Khoa Việt Nam học
33
44
Bảng 1.5. Số lượng tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa
Nguồn tài liệu phục vụ tại thư viện các Khoa do các Khoa chủ động bổ
sung từ nguồn mua hoặc nhận các nguồn tài trợ, các dự án liên kết...
Theo số liệu khảo sát ý kiến của NDT về loại hình tài liệu mà NDT sử

dụng thường xuyên như sau:
•
•
•
•

Sách
Báo - tạp chí
Luận văn, luận án
Đề tài NCKH
14


•
•

Tài liệu điện tử
Tài liệu khác
1.1.4.2. Cơ sở vật chất
Trang thiết bị hiện đại là yếu tố không thể thiếu đối với một Thư viện
trong thời đại ngày nay. Tại TVĐHHN, hệ thống trang thiết bị đã không ngừng
được đầu tư, nâng cấp và đang được khai thác khá hiệu quả.
Thư viện có 4 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thích
hợp để thực hiện các chức năng: lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý truy
cập Internet/Intranet…
Số lượng máy nghiệp vụ là 30 chiếc, được đặt cách biệt tại các vị trí trực
phục vụ người dùng tin và tại phòng Nghiệp vụ của Thư viện. Các máy này dành
cho các thư viện viên, kỹ thuật viên sử dụng. Mỗi cán bộ thư viện được cấp
quyền sử dụng máy tính riêng và chịu trách nhiệm về công việc được thực hiện
trên máy, về nội dung truy cập và download từ Internet tại máy của mình.

Số lượng máy dành cho sinh viên, học viên tra cứu, thực hành kỹ năng tin
học, nghe thông tin âm thanh số hoá và dành cho các mục đích tập huấn của Thư
viện hoặc Nhà trường là 250 chiếc, được đặt tại các tầng của Thư viện. Trong
đó, tại 2 Phòng Tra cứu thông tin mạng và Tập huấn trên tầng 3, số lượng máy là
hơn 200 chiếc.
Mọi máy tính đều được kết nối mạng LAN và mạng Internet và phần lớn
trong số đó có kèm tai nghe cá nhân.
Ngoài hệ thống máy tính, Thư viện còn lắp đặt một hệ thống camera an
ninh để kiểm soát việc ra vào Thư viện và việc tìm kiếm, sử dụng tài liệu tại các
kho mở, sử dụng trang thiết bị tại các phòng máy tính.
Bên cạnh đó, hệ thống cổng từ và các máy in mã vạch, máy đọc mã vạch,
máy nạp - khử từ, hệ thống điều hoà không khí cũng được trang bị, để hỗ trợ các
cán bộ Thư viện bảo quản tài liệu và tiến hành các khâu phục vụ của Thư viện.
1.1.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tượng phục
vụ của các cơ quan TT-TV. NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin,
đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới. Việc tìm hiểu đối tượng
NDT và NCT của họ sẽ giúp thư viện có những biện pháp cải tiến công tác phục
15


vụ với những hình thức phục vụ đem lại hiệu quả cao nhất, thỏa mãn đầy đủ nhu
cầu tài liệu cho NDT.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, tại TV ĐHHN có 3 nhóm NDT chủ yếu
như sau:
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên
Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Nhóm 3: Sinh viên
Nhu cầu tin của từng nhóm NDT cụ thể như sau:
+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý:

Bao gồm Ban Giám hiệu, trưởng phó các phòng ban chức năng,
trưởng/phó các Khoa, Bộ môn. Thông tin họ cần thông tin phải thật đầy đủ và có
độ chính xác cao, đồng thời phải cô đọng, súc tích và họ thường đánh giá cao
các nguồn tin có tóm tắt hay tổng quan, dự báo. Nhóm người dùng tin này cần
những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo dục, thông tin mới
về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, văn hoá… trong và ngoài nước, thông tin
về yêu cầu phát triển của các địa phương, các đơn vị kinh tế, xã hội… để từ đó
ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong quá trình lãnh đạo, quản lý nhà
trường và hoàn thành tốt các nhiệm vụ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn. Đặc
biệt, tại trường Đại học Hà Nội, tất cả cán bộ lãnh đạo, quản lý đều có khả năng
sử dụng ít nhất một ngoại ngữ: Tiếng Anh hoặc tiếng Nga, phần lớn trong số này
có thể sử dụng từ 2 ngoại ngữ trở lên. Do vậy, thông tin được ghi bằng các ngôn
ngữ khác cũng thường được họ khai thác.
+ Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy:
Là lực lượng nòng cốt của nhà trường. Nhu cầu của đội ngũ giảng viên
chủ yếu là những thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực đào tạo của trường, về
các môn khoa học do họ đang trực tiếp tham gia giảng dạy để phục vụ cho
nghiên cứu khoa học, biên soạn giáo trình, giáo án, bài giảng và nâng cao trình
độ chuyên môn của mình. Một số giảng viên cũng đồng thời là người quản lý
hay cán bộ của các phòng ban, khoa, tổ bộ môn. Vì vậy, họ cũng cần những
thông tin khác để tham mưu cho Ban Giám hiệu và giúp việc trực tiếp cho
16


những người quản lý, lãnh đạo khác. Ngoài ra, nhóm người dùng tin này còn cần
đến một số thông tin để giải trí và mở rộng tầm hiểu biết xã hội. Các loại tài liệu
họ cần chủ yếu là: kỷ yếu các hội nghị, hội thảo khoa học, các tài liệu cụ thể cần
thiết như giáo trình, tài liệu hướng dẫn giảng dạy…
- Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh: Thành phần của nhóm
này chủ yếu là giáo viên đang giảng dạy ngoại ngữ tại các trường học, trường

đại học và cao đẳng, trung cấp… trên địa bàn thành phố Hà Nội và các địa
phương khác. Họ có nhu cầu lớn về các giáo trình tiếng nước ngoài, tài liệu về
phương pháp giảng dạy mới và kiến thức lý luận về ngôn ngữ cũng như phương
pháp thực hiện nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học ngôn ngữ.
- Nhóm 3 : Sinh viên:
+ Sinh viên chính quy : Là những người đang học tập tại các khoa đào tạo
của trường: Khoa Đào tạo Đại cương, Khoa Quản trị Kinh doanh – Du lịch,
Khoa Công nghệ thông tin,... Đây là nhóm người dùng tin chủ yếu, đông đảo và
thường xuyên nhất của Thư viện trường Đại học Hà Nội. Đây cũng là nhóm
người dùng tin có đặc điểm riêng biệt và dễ có sự biến đổi nhu cầu tin. Sinh viên
của trường cần nhiều thông tin về các chuyên ngành khoa học, thông tin được
thể hiện bằng nhiều loại hình ngôn ngữ khác nhau và họ thường đưa các yêu cầu
tin trải rộng từ các tài liệu giáo khoa, giáo trình, đến các tài liệu mang tính chất
nghiên cứu, tham khảo phục vụ cho quá trình học tập của họ tại trường và cũng
có không ít yêu cầu tin mang tính chất giải trí đa dạng, phong phú.
+ Sinh viên tại chức và Sinh viên dự án. Hai nhóm này được quyền mượn
tài liệu học tập về nhà tham khảo nhưng phải đặt cược theo giá trị tài liệu mà họ
mượn. Đây là những NDT có rất ít thời gian đến Thư viện, nhưng nhu cầu tin
của họ lại rất đa dạng và thường có sự thay đổi.
Nhóm Sinh viên tại chức sử dụng nhiều nhất là tài liệu tra cứu (chủ yếu là
từ điển các thứ tiếng) và nhóm này thường xuyên sử dụng các sản phẩm, dịch vụ
của Thư viện như: Các Bản tin luyện dịch do Thư viện phát hành, dịch vụ sao
chụp tài liệu, dịch vụ tư vấn thông tin…
Nhóm sinh viên dự án gồm các sinh viên dự án ngắn hạn (có thời gian học
17


tập tại trường là dưới 6 tháng) và sinh viên dự án dài hạn. Những sinh viên này
ít khi đến Thư viện. Nhu cầu tin của nhóm này tương đối đa dạng và phải là
thông tin có chất lượng cao, được viết bằng các ngôn ngữ khác.

1.2 Tổng quan về công tác phục vụ người dùng tin
1.2.1 Khái niệm:
Công tác phục vụ NDT là hoạt động quan trọng đối với bất kỳ một cơ
quan TT-TV nào, trong đó bao gồm các hình thức, phương pháp phục vụ và
tuyên truyền, giới thiệu tài liệu, hướng dẫn NDT nhằm thỏa mãn nhu cầu tin,
tăng hứng thú đọc sách của NDT trong và ngoài thư viện. Là thước đo hiệu quả
chất lượng hoạt động của một cơ quan TT- TV.
Đây chính là khâu cuối cùng nhằm đáp ứng hiệu quả nhanh chóng, chính
xác nhu cầu NDT; Công tác này là cầu nối trực tiếp, hiệu quả giữa các cơ quan
TT – TV và NDT giúp cho họ có thể tìm hiểu, khai thác những vấn đề mà họ cần
nghiên cứu một cách kịp thời và hiệu quả. Giúp truyền bá tri thức, văn hóa như
đúng vai trò chức năng của một cơ quan và thiết chế văn hóa quan trọng trong
xã hội.
Nhiệm vụ của mọi thư viện là phải làm sao thu hút được lượng NDT đến
thư viện ngày càng đông, đáp ứng ngày càng cao đòi hỏi của xã hội. Ngày nay
thư viện cũng phải tìm đến với NDT để làm sao phát huy được hết giá trị kho
tàng tri thức có trong thư viện.
1.2.2 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động thư viện
Trong hoạt động TT- TV, công tác phục vụ NDT có vai trò sau: Công tác
phục vụ NDT tạo điều kiện đưa tài nguyên vào vận hành có mục đích và ý nghĩa
để giải quyết mối quan hệ giữa NDT và vốn tài liệu thư viện.
Phục vụ NDT là cơ sở để kiểm tra, đánh giá các khâu hoạt động TT-TV,
phục vụ NDT là bề nổi có tính chất quyết định sự tồn tại và phát triển của thư
viện.
Các công đoạn nghiệp vụ thư viện cho dù có chuẩn bị tốt mà không được
đưa ra vận hành sẽ không có ý nghĩa. Bởi công tác phục vụ NDT liên quan, chi
phối toàn bộ các khâu công tác khác của thư viện. Thông qua công tác này để
thư viện đáp ứng và thỏa mãn mọi nhu cầu về thông tin, tài liệu của NDT bằng
18

việc sử dụng các công cụ tra cứu: hệ thống mục lục, các sản phẩm thông tin…
truyền thống, hiện đại để tìm kiếm thông tin, tài liệu cho mình.
Trên cơ sở đó thư viện có thể định hướng đúng đối tượng NDT, góp phần
tích cực vào công tác học tập, nghiên cứu, nâng cao hiểu biết cho NDT. Công
tác này được xem là tấm gương phản ánh đầy đủ và rõ nét về hiệu quả hoạt động
của một cơ quan TT-TV.
1.2.3 Nhiệm vụ của công tác phục vụ người dùng tin trong hoạt động
thư viện
Trong hoạt động Thông tin – Thư viện nhiệm vụ cơ bản của công tác phục
vụ NDT là:
- Giúp cho NDT lựa chọn nhanh chóng, chính xác và đúng hướng những
tài liệu , thông tin mà họ cần, phù hợp với nhu cầu của họ thông qua vốn tài liệu
của thư viện đã xây dựng, cùng với các công cụ tra cứu.
- Tuyên truyền giới thiệu những sách báo cần thiết, tốt nhất cho từng
người, từng nhóm người hoặc toàn thể NDT khi họ đến sử dụng thư viện.
- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, nói chuyện giới thiệu tài liệu, mạn
đàm, trao đổi chủ đề nhân những sự kiện lớn.
- Giới thiệu các tài liệu mang tính thời sự, có giá trị thông tin cao (báo, tạp
chí, tin nhanh…) tài liệu phục vụ cho việc giải trí, nâng cao đời sống văn hóa,
tinh thần (tác phẩm văn học, sách nhạc…) cho NDT.
- Hướng dẫn đọc sách đúng phương pháp, đúng đối tượng, đúng mục tiêu
quan điểm của Đảng, đọc có hệ thống và hiệu quả. Không đọc tài liệu có nội
dung sai lệch, không lành mạnh.
- Xây dựng thói quen đọc sách báo, xây dựng văn hóa đọc cho NDT…

19


CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
2.1. Công tác cấp thẻ NDT tại Thư viện Đại học Hà Nội
Công tác cấp thẻ NDT tại TVĐHHN do tổ trực kỹ thuật đảm nhiệm. Việc
cấp thẻ NDT cũng đồng nghĩa với việc bạn được quyền sử dụng thư viện. Đối
với sinh viên hệ chính quy thực hiện 3 chung: thẻ thư viện, thẻ sinh viên và thẻ
liên kết ngân hàng là một. Học viên cao học, sinh viên dự án, sinh viên tại chức
sẽ thực hiện 2 chung: thẻ sinh viên đồng thời là thẻ thư viện. Nhưng muốn chính
thức trở thành NDT của thư viện NDT bắt buộc phải thực hiện quy trình sau:
Bước 1: Đăng ký tham gia lớp Tập huấn sử dụng thư viện tại quầy Tiếp
nhận và trả lời thông tin tầng 1. Ưu tiên đăng ký theo lớp. Bắt buộc NDT phải
mang một trong số các loại thẻ: thẻ sinh viên, thẻ cán bộ đến đăng ký làm thủ
tục đăng nhập.
Bước 2: Tham gia tập huấn: NDT bắt buộc phải qua lớp tập huấn sử dụng
tư liệu mở và sử dụng mạng máy tính. Thư viện tổ chức các lớp tập huấn này
giúp NDT sử dụng thư viện một cách hiệu quả nhất. Nội dung tập huấn bao
gồm:
+ Tập huấn sử dụng các phòng tư liệu: NDT sẽ được giới thiệu sơ lược về
thư viện, về cách tổ chức, sắp xếp tài liệu và nội quy sử dụng phòng tư liệu và
cách tra cứu thông tin tư liệu trên máy tính.
+ Tập huấn sử dụng thông tin mạng: NDT sẽ được giới thiệu về mạng
máy tính của thư viện, về các CSDL điện tử và cách khai thác các nguồn thông
tin điện tử, về nội quy và cách bảo mật thông tin.
Bước 3: Làm bài kiểm tra trắc nghiệm về cách tra cứu tư liệu và cách sử
dụng mạng máy tính (khoảng 30 phút). Số điểm cần đạt từ 80% trở lên.
Nếu người tham dự đạt từ 80% số điểm trở lên sẽ được đăng nhập vào hệ
thống quản lý NDT của thư viện và được cấp quyền sử dụng theo quy định. Nếu
chưa đạt điểm số yêu cầu, bạn sẽ phải tham gia tập huấn lại (Đăng ký vào bất kỳ
thời gian nào).
20

Nếu NDT mất thẻ thì quay lại quầy trả lời và giải đáp thông tin tại tầng 1
để làm thủ tục cấp lại thẻ (không quá 03 lần)
Để đảm bảo cho công tác phục vụ NDT hiệu quả và nề nếp, TVĐHHN
đưa ra nội quy sử dụng Thư viện với những nội dung sau:
Về trách nhiệm của người dùng tin bao gồm:
•

Không cho mượn hoặc sử dụng thẻ của người khác. Xuất trình thẻ, các tài liệu,
túi xách và các vật khác khi có yêu cầu kiểm tra của cán bộ Thư viện.

•

Không gây trở ngại cho những người sử dụng khác trong việc sử dụng Thư
viện.Không làm hư hại các tài nguyên thông tin, thiết bị của Thư viện.

•

Không giữ chỗ, hoặc để tài liệu lại và rời khỏi chỗ ngồi quá 30 phút.

•

Giữ trật tự, an ninh, an toàn cháy nổ và vệ sinh môi trường. Không hút thuốc lá,
ăn uống, dán quảng cáo, mang súc vật, vật gây cháy, hoá chất, vũ khí…trong
Thư viện.

•

Chụp ảnh, quay phim trong toà nhà Thư viện phải được sự đồng ý của Ban Giám

đốc.

•

Việc sử dụng mạng Internet phải tuân theo quy định của pháp luật, nghiêm cấm
việc truy cập và truyền bá các thông tin có hại.

•

Tự bảo vệ dữ liệu, thông tin cá nhân, tài khoản và mật khẩu được cấp; thay đổi
mật khẩu thường kỳ; tuân thủ các chính sách và phương thức đảm bảo an ninh
đã được thiết lập để kiểm soát việc truy cập và sử dụng các dữ liệu. Lưu ý là tất
cả các tài liệu cần lưu trữ của người sử dụng đều phải ghi vào đĩa mềm hoặc các
thiết bị lưu trữ cá nhân (USB,...) và nên đặt mật khẩu cho các tập tin này.
Những hành vi sau đây có thể dẫn đến việc đình chỉ quyền sử dụng Thư
viện, bồi thường thiệt hại và truy cứu trách nhiệm về mặt pháp luật (đông thời có
thể bị đình chỉ hoặc buộc thôi học):

o

Cố ý làm hư hỏng tài liệu hoặc mang tài liệu ra khỏi Thư viện mà không ghi
mượn.

o

Cố ý gây thiệt hại về mặt vật chất đối với các trang thiết bị và hệ thống mạng

o

Cố ý tham khảo, sao chép, sửa đổi, phá hoại các tập tin và dữ liệu của người

khác mà không có sự đồng ý của chủ nhân, dù cho nó có được bảo vệ bằng mật
21


khẩu hay không.
o

Cố ý gây ra trở ngại và tình trạng gián đoạn trong việc sử dụng các trang thiết bị
và dịch vụ của hệ thống, ví dụ gửi thư rác, phát triển và sử dụng các phần mềm
máy tính, truyền hoặc download dữ liệu gây hại cho hệ thống của Thư viện và
của Trường.

o

Cố ý phát triển hoặc sử dụng các thiết bị, phần mềm hoặc cơ chế khác để tránh
không trả tiền cho các dịch vụ có thu phí.

o

Sử dụng các tài khoản và mật khẩu trái phép, hoặc cho người khác sử dụng tài
khoản và mật khẩu của mình;

o

Có các hành động gây khó chịu, phiền hà cho người khác ví dụ gửi các thông
tin, tranh ảnh bất lịch sự, các lời đe doạ, xâm phạm sự riêng tư của người khác;

o

Truy cập tới các thông tin có giới hạn về đối tượng sử dụng mà không được sự

đồng ý của Nhà trường và của Thư viện;

o

Truy cập, lưu trữ và truyền bá các thông tin vi phạm các qui định của pháp luật,
ví dụ tài liệu phản động, khiêu dâm, kích động bạo lực...

o

Chơi games, chat & các hoạt động mang tính giải trí

o

Quảng cáo mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Trường;

o

Tự ý cài đặt thêm các chương trình, phần mềm, can thiệp vào phần cứng và
phầm mềm cài đặt sẵn, tự ý dịch chuyển, tháo lắp các trang thiết bị mà không có
sự đồng ý của Thư viện

o

Phát hiện và nhận biết các hành động vi phạm nhưng bao che, không thông báo
cho cán bộ trực.
Nếu NDT vi phạm có thể áp dụng một trong các biện pháp sau:

•

Mượn quá hạn: Phạt 2.000đ/ngày quá hạn.

•

Sinh viên năm cuối chưa trả hết tài liệu và chưa hoàn tất các thủ tục với Thư
viện sẽ không được nhận bằng tốt nghiệp.

•

Nếu làm hư hại tài liệu trong qúa trình sử dụng mà Thư viện phải sửa chữa,
phục hồi (sách long bìa, nhàu nát, bôi bẩn, viết vẽ, gấp trang…) thì người
sử dụng phải chịu mọi phí tổn và bị khoá mã sử dụng trong vòng 01 tuần.

•

Nếu làm mất hoặc làm hư hỏng tài liệu đến mức không có khả năng sửa chữa,
22


phục hồi, người sử dụng phải đền số tiền trị giá bằng 03 lần giá trị hiện thời của
tài liệu đó, đồng thời bị khoá quyền sử dụng 01 tháng. Làm mất tài liệu quá 03
lần trong 01 năm sẽ bị đình chỉ sử dụng vĩnh viễn.
•

Trong từng trường hợp vi phạm, Thư viện có thể đề nghị Nhà trường có những
hình thức kỷ luật bổ sung như hoãn thi hoặc không phát bằng tốt nghiệp…

•

Nếu sử dụng thẻ thư viện của người khác, cả người cho mượn thẻ và người
mượn thẻ đều bị đình chỉ quyền sử dụng Thư viện trong 2 tháng và Thư viện sẽ

tiến hành gửi thông báo về Khoa.

•

Nếu mang tài liệu ra khỏi Thư viện mà không làm thủ tục mượn thì NDT sẽ bị
phạt tiền gấp 05 lần giá trị tài liệu, tước quyền sử dụng Thư viện vĩnh viễn và sẽ
bị thông báo về Khoa để thi hành kỷ luật.

•

Các sai phạm khác tuỳ theo mức độ sẽ bị lập “Phiếu xử lý vi phạm” và tạm thời
giữ thẻ và gửi lên BGĐ xử lý.
Cần lưu ý rằng: Sau 10 ngày sau khi kết thúc khóa học hoặc hợp đồng làm
việc với Nhà trường, thẻ thư viện của họ sẽ bị khóa. Với trường hợp NDT học
tiếp chương trình thì sẽ trực tiếp đến thư viện để gia hạn quyền sử dụng.
2.2. Hoạt động phục vụ người dùng tin tại Thư viện Đại học Hà Nội
2.2.1. Phương thức phục vụ người dùng tin tại thư viện
Từ cuối năm 2003 đến nay Thư viện đã áp dụng phương thức phục vụ
NDT theo kiểu “kho mở” cho nhiều loại hình kho tài liệu khác nhau.
Theo phương thức phục vụ này người đọc sẽ tiếp xúc trực tiếp với kho tài
liệu của thư viện, tự mình lựa chọn tài liệu mà không cần thông qua cán bộ thư
viện. Như vậy NDT sẽ không phải viết phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi cán
bộ thư viện lấy tài liệu. Thêm vào đó NDT có thể xem lướt tài liệu và tham khảo
những tài liệu khác liên quan để tìm được tài liệu ưng ý một cách nhanh chóng.
Từ hè năm 2009- 2010 đến nay, thư viện bắt đầu thực hiện phương thức
“mở một cửa”. Tức là NDT chỉ phải quét thẻ một lần khi vào thư viện (trong
một lượt sử dụng), sau đó sẽ được tự do mượn, đọc tại chỗ bất cứ các tài liệu
trong các kho tài liệu. NDT có thắc mắc hay yêu cầu gì thì liên hệ với cán bộ tại
quầy phục vụ tầng 1.
23

Vốn tài liệu của TV khá phong phú và tiềm năng, cung cấp nguồn lực
thông tin đa chiều, đa dạng, tạo sự lôi cuốn đối với NDT về những kiến thức cần
thiết cho học tập, nghiên cứu và giảng dạy. Và đây cũng là điều kiện để TV tiến
hành phục vụ kho mở toàn phần. Các phòng tài liệu mở của thư viện bao gồm:
+ Phòng ngoại văn
+ Phòng Tiếng Việt
+ Phòng chuyên ngành
+ Phòng Luận văn, luận án.
Nội dung vốn tài liệu trong các Phòng như sau:
Tại Phòng tiếng Việt có các tài liệu Tài liệu tiếng Việt về nhiều lĩnh vực
như: Văn học, Chính trị, Khoa học xã hội, khoa học tự nhiên…
Tại Phòng ngoại văn có các tài liệu tiếng nước ngoài như: Anh, Nga,
Pháp, Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Tây Ban Nha, Italia, Bồ Đào
Nha, nhưng chủ yếu là tiếng Anh. Trong đó các tài liệu viết về nhiều lĩnh vực
khác nhau nội dung như khung phân loại DDC.
Tầng 2: Là Phòng tài liệu chuyên ngành bao gồm: Tài liệu chuyên ngành:
Quản trị kinh doanh; Quốc tế học; Du lịch; Tài chính ngân hàng, Công nghệ
thông tin…,Tài liệu luyện nghe, Tài liệu tra cứu: Từ điển bách khoa, từ điển
chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ…
Tầng 4: Phòng Luận văn, luận án bao gồm: Luận án, luận văn, Báo
cáo nghiên cứu khoa học của các khoa đào tạo tại trường ĐHHN, Tạp chí
ngoại văn.
NDT sẽ dựa vào ký hiệu xếp giá để tìm TL theo nhu cầu của mình. Ký
hiệu xếp giá là ký hiệu in trên gáy sách giúp người dùng tìm được tài liệu xếp
trên giá của thư viện. TVĐHHN sử dụng hệ thống phân loại thập phân Dewey
gọi tắt là DDC để tạo số xếp giá cho tài liệu.
000 = KH máy tính, thông tin học &

500 = KH Tự nhiên & toán học

tài liệu tổng quát
100 = Triết học và Tâm lý học

600 = Công nghệ
24


200 = Tôn giáo

700 = Nghệ thuật

300 = Khoa học xã hội

800 = Văn học và Tu từ

400 = Ngôn ngữ

900 = Lịch sử và Địa lý

Ký hiệu xếp giá bao gồm: ký hiệu kho, số phân loại thể hiện cho chủ đề
của tài liệu, và ba chữ cái đầu tiên của tên tác giả hoặc tên sách.
AN= Kho Tiếng Anh
512.13 = Thành ngữ tiếng Anh
KAU = Ba chữ cái của đầu tên tác giả

Hình 2.1. Ký hiệu xếp giá của tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội
Thư viện đã in các lĩnh vực môn loại của bảng phân loại này với hai ngôn
ngữ Anh- Việt song song và treo trên đầu giá sách của mỗi phòng phục vụ. Như

vậy rất thuận tiện cho NDT tra tìm TL.
Tài liệu được chia theo kho và sắp xếp theo thứ tự tăng dần của số phân
loại, từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Các tài liệu có cùng chủ đề sẽ được
xếp ở gần nhau. Ký hiệu kho của tài liệu tại TVĐHHN được thể hiện: CN_ Kho
chuyên ngành; TV_ Kho Tiếng Việt; còn trong kho ngoại văn ký hiệu kho tương
đồng với

ngôn ngữ của tài liệu: Tài liệu tiếng Anh (AN), Tài liệu tiếng Pháp

(PH), tiếng Italia (IT), Hàn Quốc (HQ), Nhật Bản (NB)…
Quy trình sử dụng nguồn tài liệu của thư viện như sau:
•

Trước khi vào thư viện NDT tự gửi đồ tại Quầy gửi đồ (không gửi những tài sản
có giá trị: tiền mặt, máy tính xách tay, đồ trang sức…).

•

NDT đăng nhập sử dụng thư viện bằng thẻ NDT tại Điểm quét thẻ tầng 1. Nếu
có cảnh báo, vui lòng liên hệ với Quầy An ninh- tầng 1. (Muốn đăng nhập sử
dụng thư viện phải thực hiện các quy trình của công tác cấp thẻ như đã nhắc đến
trong mục 2.1)
25