Công tác văn phòng tại trường đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
6. Đóng góp đề tài.........................................................................................2
7. Cấu trúc đề tài............................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI
QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY.
...............................................................................................................................4
1.1. Những vấn đề lý luận về Công tác văn phòng.......................................4
1.1.1. Một số khái niệm.................................................................................4
1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng...................................................................4
1.1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng....................................................5
1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng.......................................................6
1.1.2.1.Tham mưu trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ....6
1.1.2.2. Tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo....6
1.1.2.3. Thực hiện công tác tham mưu tổng hợp...........................................7
1.1.2.4. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần...............................................8
1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng............................................................9
1.2. Khái quát về trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây..........9
1.2.1. Lịch sử hình thành trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây...10
1.2.2. Cơ cấu tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ của trường Đại học Lao động
Xã hội – Cơ sở Sơn Tây...............................................................................11
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức:...............................................................................11
1.2.2.2. Chức năng, Nhiệm vụ của nhà trường............................................11
TIỂU KẾT...................................................................................................12

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI
HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY...........................................13
2.1. Công tác Tham mưu - Tổng hợp..........................................................13
2.1.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động,
chương trình, kế hoạch công tác cho nhà trường........................................13
2.1.2. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, thẩm định và ban hành văn bản.....14
2.1.3. Thu thập phân tích xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo,
Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị đại diện cho cơ quan tiến hành hoạt
động đối nội đối ngoại trong nhà trường.....................................................15
2.2. Công tác Hậu cần.................................................................................16
2.2.1. Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp ,phục vụ cho các chuyến đi công
tác của lãnh đạo và các phòng ban trong nhà trường..................................16
2.2.2. Giúp cơ quan mua sắm trang thiết bị, quản lý và sử dụng trang thiết
bị, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường và cảnh quan trong nhà trường.. 17
2.2.3. Thực hiện công tác quản lý: bảo vệ, y tế, lễ tân, lái xe và phục vụ
nghi lễ khánh tiết trong nhà trường.............................................................17
TIỂU KẾT...................................................................................................19
Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC THỰC
HIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG
XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY...........................................................................20
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại trường Đại học Lao động
Xã hội – Cơ sở Sơn Tây..............................................................................20
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................20
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................22
3.2. Giải pháp..............................................................................................22
3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Giảng viên, Cán bộ và nhân viên
trong nhà trường..........................................................................................22
3.2.2. Trang bị đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác giảng dạy
trong nhà trường..........................................................................................24

3.2.3. Tích cực tham mưu đóng góp những ý tưởng tích cực cho lãnh đạo
để phát triển trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây................25
TIỂU KẾT...................................................................................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng nói chung là bộ phận cấu thành của một cơ quan, tổ chức mà ở
đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục
vụ hậu cần có liên quan đến cơ quan, tổ chức.
Văn phòng bao gồm hai chức năng chính: Tham mưu tổng hợp, truyền tải
thông tin của người lãnh đạo tới cấp dưới và phục vụ những nhu cầu của tập thể
Lãnh đạo hoặc đơn vị trực thuộc khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Nó có
vai trò hết sức quan trọng vì vậy nó luôn là bộ phận cấu thành trong mỗi cơ
quan, đơn vị, tổ chức.
Tại trường đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây, văn phòng được
gọi là phòng Tổ chức hành chính - Quản trị (bao gồm công tác tổ chức hành
chính và quản trị văn phòng) là một đơn vị trực thuộc bộ máy cơ quan tổ chức
có trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin nhằm cung cấp thông tin và tham
mưu cho lãnh đạo. Từ đó giúp cho công tác chỉ đạo sát thực tế và hiệu quả cao
đối với các lĩnh vực tổ chức nhân sự, quản trị hành chính đảm bảo cơ sở vật chất
khu vực hành chính và nhất thể hóa theo quy định về quản lý, ban hành và lưu
trữ hệ thống văn bản...qua đó nhận thấy sự quan trọng cần thiết phải có bộ phận
này. Đồng thời khẳng định sự tồn tại và ngày càng phát triển, đặc biệt trong bối
cảnh Đảng và Nhà nước đang có chủ trương sắp xếp lại vị trí việc làm nhằm
phát huy tài năng trí tuệ, năng lực công tác cải cách nền hành chính công, cũng

là nâng cao hiệu quả từ nguồn nhân sách nhà nước trong việc chi trả. Bên cạnh
đó công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ đem lại phương thức quản lý khoa học,
hiệu quả, tạo điều kiện để đơn vị tiếp cận và dần hoàn thiện theo chủ trương số
hóa và chính phủ điện tử, mặt khác khoa học trong quản lý sẽ giúp lãnh đạo
dùng đúng người, đúng việc phát huy hết năng lực của mỗi cá nhân, cơ quan vận
hành thông thoáng và hiệu quả hơn, tạo động lực thúc đẩy sự phát triển đơn vị.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tôi đã chọn và
nghiên cứu đề tài: Công tác văn phòng tại trường đại học Lao động và Xã hội –
Cơ sở Sơn Tây để thấy được tầm quan trọng và tính cấp thiết của Văn phòng nói
1


chung và phòng Tổ chức hành chính – Quản trị trường đại học Lao động và Xã
hội – Cơ sở Sơn Tây nói riêng.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng mà tôi chọn và nghiên cứu là công tác văn phòng trong phạm
vi trường đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nhằm làm rõ hơn vai trò và nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn phòng và
công tác văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị qua đó để thấy được tầm quan
trọng của văn phòng và công tác văn phòng, kết quả khảo sát tình hình thực
trạng điều tra công tác văn phòng sẽ có cơ sở vững chắc để từ đó đưa ra những
giải pháp nhằm giúp công tác văn phòng được hoàn thiện hơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để phục vụ cho việc nghiên cứu và hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng
phương pháp nghiên cứu như : khảo sát thực tế, nghiên cứu tài liệu của nhà
trường và phỏng vấn cán bộ chuyên trách về công tác văn phòng để tận dụng
kinh nghiệm trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
5. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu khoa học về công tác văn phòng luôn là vấn đề được

nhiều người quan tâm. Có rất nhiều đơn vị, cơ quan hay địa phương đã có những
công trình nghiên cứu hay tổ chức những cuộc hội thảo hay hội nghị được tổ
chức để bàn về công tác văn phòng nói chung nhằm mục đích phát triển và nâng
cao nghiệp vụ trong công tác văn phòng. Tại trường đại học Lao động và Xã hội
– Cơ sở Sơn Tây cũng chưa có một công trình cụ thể nào để nghiên cứu về đề tài
này, tuy nhiên cũng đã có nhiều buổi tọa đàm để bàn về công tác văn phòng nói
chung và phát triển phòng Tổ chức hành chính – quản trị nói riêng. Từ đó thấy
được sự quan tâm của ban lãnh đạo trong nhà trường tới công tác văn phòng của
trường.
6. Đóng góp đề tài
Từ việc nghiên cứu đề tài về công tác văn phòng trong nhà trường đây có
thể coi là một công trình nghiên cứu mang tính khoa học hoặc có thể trở thành
2


tư liệu tham khảo được lưu trong nội bộ nhà trường. Trong đó có những đề xuất
về giải pháp có thể ứng dụng vào thực tiễn công việc.
7. Cấu trúc đề tài
Đề tài bao gồm những chương và mục sau:

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY.
1.1. Những vấn đề lý luận về Công tác văn phòng
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng
Để tìm hiểu sâu về công tác văn phòng, trước hết cần phải hiểu về khái

niệm văn phòng. Vậy văn phòng là gì?
Có rất nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về “ văn phòng” cụ thể
như:
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu
được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời
và tồn tại của cơ quan. Đây chính là đầu mối đảm bảo cung cấp thông tin đầy
đủ, kịp thời cho lãnh đạo, đơn vị trong cơ quan. Để giúp lãnh đạo cơ quan trong
công tác quản lý, điều hành vì vậy bộ phận văn phòng được thành lập để giúp
việc cho lãnh đạo. Từ đây khái niệm Văn phòng đã ra đời.
Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau:
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành. Ví dụ: Văn phòng chính phủ, văn phòng Quốc hội,
văn phòng UBND các cấp…
Trong cuốn Từ điển Tiếng Việt do tác giả Văn Tân biên soạn của Nxb
Khoa học Xã hội năm 1977, tr.847 có viết “Văn phòng là bộ phận phụ trách
công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. Theo cách hiểu này thì văn
phòng là bộ phận các công việc liên quan đến hồ sơ, văn bản và một số công tác
khác của cơ quan.
Cuốn Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng lại đưa ra cách lý giải về
khái niệm Văn phòng như sau:
Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán
bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn
phòng UBND…
4


Văn phòng là nơi làm việc của những người có chức vụ. Ví dụ: Phòng
Giám đốc, phòng Chánh văn phòng Bộ, văn phòng Chủ tịch nước…
Văn phòng là một dạng hoạt động. Theo cách hiểu này thì văn phòng
thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ

quan.
Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan
Tất cả cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng xét một cách
toàn diện, nó chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ Văn phòng.
Để đưa ra một định nghĩa chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ,
toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Hay có thể hiểu văn phòng có tính khái quát như sau:
Nó chứa nhiều nội hàm với ý nghĩa không hoàn toàn giống nhau: Một là
“trụ sở”, nó chỉ đơn thuần là nơi diễn ra các hoạt động của đơn vị chủ quản nó;
Hai là “công tác văn phòng” mà thực chất là thực hiện nhiệm vụ của bộ phận
giúp việc về công tác hành chính cơ quan; Ba là “văn phòng” có đầy đủ của hai
khái niệm trên và thêm chức năng tham mưu, tư vấn và truyền tải thông tin theo
ý chí của lãnh đạo tổ chức mà nó phục vụ…
Để đảm bảo tính thống nhất về khái niệm văn phòng, có thể hiểu khái
niệm về văn phòng ngắn gọn và đầy đủ như sau:
Văn phòng nói chung là bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan, tổ
chức mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo
truyền tải thông tin và phục vụ hậu cần có liên quan đến cơ quan, tổ chức. Chức
năng của văn phòng bao gồm hai chức năng chính Tham mưu tổng hợp và chức
năng Hậu cần.
1.1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng
Từ khái niệm về văn phòng, có thể hiểu được công tác văn phòng là
những hoạt động, những công việc của văn phòng nói chung được diễn ra tại trụ
sở nhằm đảm bảo công việc cho một cơ quan tổ chức trong các lĩnh vực hoạt
động như: công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin, tham mưu tổng hợp và
công tác phục vụ hậu cần…
5


1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng

Căn cứ vào khái niệm về công tác văn phòng để từ đó đi sâu tìm hiểu về
nội dung của công tác văn phòng.
1.1.2.1.Tham mưu trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Trong công tác văn thư văn phòng có nhiệm vụ:
Xây dựng và ban hành văn bản: Quy chế về quản lý sử dụng con dấu,
quy chế soạn thảo và ban hành văn bản, quy định về việc giải quyết văn bản đi
đến… Đồng thời, phổ biến và tổ chức thực hiện các quy định của nhà nước về
công tác văn thư trong cơ quan
Chỉ đạo, hướng dẫn về ban hành, sử dụng văn bản: Hướng dẫn chuyên
môn nghiệp vụ cho các phòng ban, đơn vị trong cơ quan về công tác văn thư,
nguyên tắc ban hành văn bản. Đôn đốc, nhắc nhở và giám sát các phòng ban
trong việc giải quyết văn bản đến đảm bảo đúng nội dung, đúng tiến độ; thẩm
định lại văn bản do các phòng ban trong cơ quan soạn thảo trước khi ban hành.
Chỉ đạo, giám sát xử lý văn bản: Giúp cán bộ, nhân viên trong văn phòng
cũng như toàn cơ quan trong việc tiếp nhận, xử lý thông tin (điện thoại, fax, thư
tín, email…) đến cơ quan và từ cơ quan ra bên ngoài.
Xây dựng các chế tài đối với việc vi phạm các nội dung liên quan đến
công tác văn thư gây ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
Lưu trữ hồ sơ: Nghiên cứu, xây dựng quy chế, quy định về công tác lưu
trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan: Quy định lưu trữ hồ sơ,
lập hồ sơ, danh mục hồ sơ cần nộp lưu, quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ, quy chế bảo quản tài liệu lưu trữ, bảo mật thông tin…
Chỉ đạo, hướng dẫn các phòng ban trong cơ quan thực hiện các quy định
của Nhà nước về công tác lưu trữ: Luật Lưu trữ, các Thông tư, Nghị định…
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ về công tác lưu
trữ
1.1.2.2. Tổng hợp thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của
lãnh đạo
Trong công tác văn thư văn phòng có nhiệm vụ:
6

Tiếp nhận văn bản đến, trình lãnh đạo để giao cho đơn vị cụ thể thực hiện
độc lập theo nội dung văn bản hoặc phối hợp các đơn vị thực hiện.
Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để truyền thông tin đến hữu quan
một cách trung thực và kịp thời
Tiếp nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh để xây dựng thành văn bản chỉ đạo,
điều hành như: quyết định, thông báo, hướng dẫn hay quy định…
Trình ký các văn bản do bộ phận văn phòng soạn hoặc các đơn vị chuyên
mộn soạn và trình ký
Tập hợp thông tin phản ánh từ tập thể hoặc cá nhân, nghiên cứu để trả lời
trong phạm vi quyền hạn hoặc xin ý kiến chỉ đạo nhằm đảm bảo duy trì mọi hoạt
động của đơn vị theo định hướng của lãnh đạo.
Khai thác thông tin có liên quan đến đơn vị thông qua thông tin đại chúng
(Nguồn chính thức của cấp có thẩm quyền) để nghiên cứu, đề xuất giải pháp
hiệu quả lên lãnh đạo…
Chủ động từng bước dịch chuyển số hóa để quản lý khoa học hơn, hiệu
quả hơn công tác văn phòng.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ về công tác lưu
trữ
Tuy nhiên, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin, văn phòng cần chú
ý các yêu cầu sau:
Thu thập thông tin phải đầy đủ, chính xác và kịp thời các nguồn thông tin,
tư liệu đầy đủ, cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh đạo cũng
như các hoạt động khác của cơ quan
Thông tin phải được thu thập từ tất cả các nguồn: thông tin lưu trữ trong
hồ sơ; thông tin dư luận, phản hồi; thông tin hình thành bên ngoài cơ quan;
chương trình, kế hoạch công tác…
Thông tin thu thập được phải đảm bảo có tính hệ thống, đơn giản, dễ hiểu.
1.1.2.3. Thực hiện công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu – tổng hợp là hoạt động cần thiết của hoạt động quản lý.
Người lãnh đạo muốn quán xuyến mọi công việc trong cơ quan thì phải nắm rõ
7


tình hình hoạt động của cơ quan mình trong từng lĩnh vực công tác. Nhưng
không phải lúc nào người lãnh đạo cũng có thể có mặt ở mọi nơi, mọi lúc để
nắm bắt mọi việc mà cần phải có lực lượng trợ giúp làm công tác tham mưu
tổng hợp. Từ đó nhà lãnh đạo mới có quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của
mình.
Như vậy, chức năng tham mưu của văn phòng chính là việc đóng góp ý
kiến, giải pháp, hướng đi cho lãnh đạo về các nội dung thuộc về công tác quản
lý điều hành. Tham mưu ở đây là tham mưu trên nhiều lĩnh vực. Nếu tham mưu
đúng thì hiệu quả quản lý của lãnh đạo cơ quan sẽ được nâng cao rõ rệt và
ngược lại. Đối với hoạt động của văn phòng cũng như của cơ quan nói chung,
hoạt động tham mưu diễn ra thường xuyên, liên tục và văn phòng cũng ngày
càng khẳng định được vai trò quan trọng của mình trong công tác tham mưu.
Chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích và xử lý nhiều vấn đề liên
quan đến hoạt động quản lý để tham mưu cho lãnh đạo. Như vậy, văn phòng
thực hiện chức năng tổng hợp chính là để tìm ra những thông tin có giá trị phục
vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo. Nếu tổng hợp thông tin tốt sẽ là cơ sở
để văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan.
Ví dụ: Xây dựng các quy chế văn thư – lưu trữ, quy chế bảo mật thông
tin…
1.1.2.4. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn
vị, Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng
cao hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức. Công tác hậu cần nhằm thực hiện
những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, hội nghị của cơ quan

- Đảm bảo sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại
- Xây dựng, củng cố mối quan hệ với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài
cơ quan, với công dân
- Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo
- Tiếp nhận, giải quyết các công văn, giấy tờ của các đơn vị và cá nhân
8


theo quy chế của cơ quan
- Mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị,
quản lý tài sản, cơ sở vật chất đảm bảo yêu cầu hậu cần cho các hoạt động của
cơ quan.
- Tổ chức các hoạt động khác nhằm đảm bảo các vấn đề phúc lợi cho
cán bộ nhân viên trong cơ quan.
1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng
Công tác văn phòng luôn đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi cơ
quan, tổ chức và đơn vị. Văn phòng là một đơn vị trực thuộc bộ máy cơ quan tổ
chức có trách nhiệm thu thập và xử lý thông tin nhằm cung cấp thông tin và
tham mưu cho lãnh đạo. Từ đó giúp cho công tác chỉ đạo sát thực tế và hiệu quả
cao đối với các lĩnh vực tổ chức nhân sự, quản trị hành chính đảm bảo cơ sở vật
chất khu vực hành chính và nhất thể hóa theo quy định về quản lý, ban hành và
lưu trữ hệ thống văn bản...qua đó nhận thấy sự cần thiết phải có đơn vị này.
Đồng thời khẳng định sự tồn tại và ngày càng phát triển, đặc biệt trong bối cảnh
Đảng và Nhà nước đang có chủ trương sắp xếp lại vị trí việc làm nhằm phát huy
tài năng trí tuệ, năng lực công tác cải cách nền hành chính công, cũng là nâng
cao hiệu quả từ nguồn nhân sách nhà nước trong việc chi trả. Bên cạnh đó công
tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển tiến lên của cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
1.2. Khái quát về trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây
(Phụ lục 01) – Hình ảnh giới thiệu trường Đại học Lao động Xã hội –

Cơ sở Sơn Tây và giới thiệu đội ngũ Cán bộ, Giảng viên nhà trường.
Trường Đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây tiền thân là Trường
dạy nghề cho Thương binh Việt Nam-Ba Lan được thành lập theo Quyết định số
147/1984-TBXH-QĐ của Bộ trưởng Bộ Thương binh-Xã hội có nhiệm vụ đào
tạo nghề cho thương binh và người tàn tật.
Tháng 9/2006 được sáp nhập vào Trường Đại học Lao động và Xã hội
thành cơ sở Sơn Tây của trường theo Quyết định số: 1269/QĐ-LĐTBXH ngày
13/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. Trường có địa
9


chỉ tại phố Hữu Nghị - Phường Xuân Khanh – TX Sơn Tây – TP.Hà Nội.
Hiện nay Trường Đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây được hoạt
động dưới sự giúp việc của 5 phòng ban chuyên môn, và 05 Khoa đào tạo và
giảng dạy bao gồm những khoa như: Khoa Động lực, Khoa Cơ khí, Khoa Điện –
Điện tử, Khoa Công nghệ thông tin và Khoa Khoa học cơ bản – Cơ sở. Với đội
ngũ hơn 50 giảng viên và hơn 40 Cán bộ nhân viên trong toàn thể nhà trường đã
đoàn kết thực hiện tốt công tác giảng dạy và hoạt động của nhà trường để trường
Đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây ngày càng phát triển và tiến xa
hơn nữa.
1.2.1. Lịch sử hình thành trường Đại học Lao động Xã hội – Cơ sở
Sơn Tây
Trường Đại học Lao động-Xã hội tiền thân là Trường dạy nghề cho
Thương binh Việt Nam-Ba Lan được thành lập theo Quyết định số 147/1984TBXH-QĐ của Bộ trưởng Bộ Thương binh-Xã hội có nhiệm vụ đào tạo nghề
cho thương binh và người tàn tật.
Năm 1993 trường được đổi tên thành Trường dạy nghề cho Thương binh
và người tàn tật TW thuộc Bộ Lao động- Thương binh- Xã hội. Trường có
nhiệm vụ dạy nghề cho Thương binh, người tàn tật và các đối tượng chính sách
xã hội.
Tháng 11 năm 1998 trường được chuyển về Tổng Cục Dạy Nghề trực tiếp

quản lý theo Quyết định số : 1421/QĐ-BLĐTBXH ngày 24/11/2011 của Bộ
trưởng Bộ Lao động Thương binh Xã hội.
Tháng 8/2000 trường được đổi tên thành Trường Kỹ nghệ I với nhiệm vụ
đào tạo nghề đáp ứng yêu cầu của thời kỳ Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa của
đất nước theo Quyết định số 816/2001/QĐ- BLĐTBXH ngày 14/8/2001 của Bộ
trưởng Bộ Lao động- Thương binh- Xã hội.
Tháng 9/2006 trường sáp nhập vào Trường Đại học Lao động- Xã hội và
trở thành Cơ sở Sơn Tây thuộc Đại học Lao động- Xã hội theo Quyết định số
1269/QĐ-LĐTBXH ngày 13/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động- Thương binhXã hội.
10


1.2.2. Cơ cấu tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ của trường Đại học Lao
động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây.
1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức:
( Phụ lục 02) – Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường Đại học Lao động và
Xã hội – cơ sở Sơn Tây.
1.2.2.2. Chức năng, Nhiệm vụ của nhà trường
Trường Đại học Lao động-Xã hội Cơ sở Sơn Tây có chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn theo đúng quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội. Thực hiện nhiệm vụ như sau:
Đào tạo nhân lực có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp các nghành lao
động –xã hội, có kiến thức, năng lực thực hành nghề nghiệp, có phẩm chất chính
trị, đạo đức tốt,có sức khỏe, đáp ứng yêu cầu của xã hội theo Luật Giáo dục
nghề nghiệp;
Đào tạo nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và sơ cấp, có năng lực
thực hành nghề nghiệp, tác phong công nghiệp, đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Tổ chức đào tạo liên thông từ trình độ trung cấp nghề lên cao đẳng nghề,
liên kết đào tạo liên thông từ trình độ trung cấp nghề lên cao đẳng nghề, liên kết
đào tạo từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học. Tổ chức liên kết với các cơ sở

có tư cách pháp nhân theo quy định hiện hành của nhà nước.
Tổ chức đào tạo liên thông từ trình độ trung cấp nghề lên cao đẳng nghề,
liên kết đào tạo liên thông từ trình độ trung cấp nghề lên cao đẳng nghề, liên kết
đào tạo từ trình độ cao đẳng lên trình độ đại học. Tổ chức liên kết với các cơ sở
có tư cách pháp nhân theo quy định hiện hành của nhà nước.

11


TIỂU KẾT
Chương 1 của bài nghiên cứu đã khái quát phạm vi và đối tượng nghiên
cứu của bài. Bên cạnh đó đã hệ thống hóa được những nội dung cơ bản về công
tác văn phòng trường Đại học Lao động và Xã hội – cơ sở Sơn Tây. Từ thực tiễn
đó thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nói
chung và công tác văn phòng tại trường Đại học Lao động và Xã hội – cơ sở
Sơn Tây nói riêng. Đây chính là cơ sở để đi khai thác và tìm hiểu sâu hơn về
công tác văn phòng trong nhà trường.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY.
2.1. Công tác Tham mưu - Tổng hợp
2.1.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động,
chương trình, kế hoạch công tác cho nhà trường.
Tham mưu trong xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác:
Kế hoạch có vai trò hết sức to lớn trong hoạt động cơ quan. Mỗi cơ quan,
đơn vị thường sẽ xây dựng nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khác nhau

xây dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch
trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và hỗ trợ
nhau. Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị là đơn vị tổng hợp các kế hoạch
tổng thể cho cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2013 của trường Đại học Lao động và Xã
hội – Cơ sở Sơn Tây, Kế hoạch xây dựng và phát triển Trường Đại học Lao động
và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây giai đoạn 2013 – 2019…
( Phụ lục 03 ) – Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình
công tác thường kỳ của cơ quan.
Để xây dựng kế hoạch phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan một số nội dung sau:
Xác định các nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ
tự thời gian thực hiện.
Phân công cho các đơn vị, cá nhân chủ trì thưc hiên, các đơn vị cá nhân
phối hợp thực hiện, các điều kiện.
Dự kiến nguồn lực hiện có của cơ quan,
Đề xuất các giải pháp hữu hiệu để thực hiện, dự kiến kết quả đat được.
Tuy nhiên để xây dựng kế hoạch cho cơ quan, phòng phải căn cứ vào
chức năng nhiệm vụ công tác của cơ quan, nhiệm vụ công tác hàng năm hoặt đốt
xuất của cấp trên giao cho; căn cứ vào kết quả, kinh nghiệm thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác để xây dựng các chương trình kế hoạch công
13


tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần…; căn cứ vào các nguồn thông tin từ
các chương trình kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện của các năm trước; căn
cứ vào các thông tin phản ánh thực tế tình hình công tác cơ quan, trong ngành,
thông tin định hướng về sự phát triển của cơ quan thậm chí cả các nguồn tin về
khoa học công nghệ…
Tham mưu trong xây dựng các quy chế và tổ chức thực hiện các quy chế:

Không chỉ tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dưng các kế hoạch,
chương trình công tác, phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị còn tham mưu cho
lãnh đạo ban hành quy chế hành chính như: Quy chế làm việc; Quy chế về công
tác Văn thư – lưu trữ; Quy định chế độ thông tin báo cáo, ra vào cơ quan…
Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị còn giúp lãnh đạo cơ quan trong
việc tổ chức triển khai và thực hiện quy chế: Trong quá trình triển khai thực hiện
các văn bản, phòng vừa hướng dẫn, đôn đốc vừa kiểm tra việc thực hiện các quy
định, quy chế đó.
2.1.2. Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, thẩm định và ban hành văn
bản.
Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị tham mưu cho lãnh đạo trong việc
hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư:
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xử lý, phân phối các văn bản đến cho
các phòng ban, cá nhân trong cơ quan giải quyết, đôn đốc, kiểm tra việc giải
quyết đúng tiến độ.
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc kiểm tra, thẩm định lại văn bản được
ban hành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Tham mưu cho lãnh đạo ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn
nghiệp vụ: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; hướng dẫn lập hồ sơ…
Phòng tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác lưu trữ:
Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị tham mưu để xây dựng các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan: Quy định về chế độ lưu trữ
tài liệu, hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ
14


vào lưu trữ cơ quan…
Đề xuất các giải pháp bảo quản an toàn tài liệu, các phương pháp khai
thác sử dụng tài liệu có hiệu quả

Tham mưu tổ chức buổi tập huấn, lớp bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT…
Tuy nhiên, để tham mưu được cho lãnh đạo trong tổ chức công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan, phòng cần phải nghiên cứu các văn bản quy định của
Nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời phải cũng cần xem xét các
điều kiện cụ thể của cơ quan mình.
2.1.3. Thu thập phân tích xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho
lãnh đạo, Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị đại diện cho cơ quan tiến
hành hoạt động đối nội đối ngoại trong nhà trường.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo dựa vào đó đưa ra quyết định của mình.
Thông tin quyết định sự phát triển của nhiều cơ quan, tổ chức đôi khi nó được
coi là yếu tố sống còn của cơ quan, tổ chức đó.
Tổng hợp thông tin là việc thu thập đầy đủ, chính xác và kịp thời các
nguồn thông tin, tư liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành của lãnh
đạo cũng như các hoạt động khác của cơ quan.
Thực tế cho thấy, hàng ngày sẽ có rất nhiều các văn bản hình thành trong
cơ quan và lượng thông tin liên quan đến hoạt động cơ quan sẽ rất lớn. Người
lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ
giúp lãnh đạo trong lĩnh vực này đó chính là phòng Tổ chức Hành chính – Quản
trị. Vì vậy, khi thực hiện chức năng này phòng được coi như “Người gác cổng
thông tin” của cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử
lý, chuyển phát tại phòng.
Để làm được điều đó, phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị cần thu thập,
tổng hợp thông tin từ các nguồn: Thông tin lưu trữ trong hồ sơ; thông tin dư
luận, phản hồi; thông tin trong các chương trình, kế hoạch công tác; thông tin
hình thành bên ngoài nhà trường...
Ngoài tổng hợp thông tin, văn phòng còn tiến hành tổng hợp các lĩnh vực
khác: Tổng hợp tình hình hoạt động của phòng, tổng hợp tình hình thực hiện
15

công tác văn thư – lưu trữ trong nhà trường…
2.2. Công tác Hậu cần
2.2.1. Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp ,phục vụ cho các chuyến đi
công tác của lãnh đạo và các phòng ban trong nhà trường.
Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, hội nghị của nhà trường:
Hội họp, hội nghị là hoạt động diễn ra thường xuyên ở nhà trường như: Lễ
khai giảng, Lễ bế giảng, Tọa đàm về sách, Hôị nghị Hội thảo về công tác tổ chức
chương trình….
Nội dung công việc chuẩn bị cho hội nghị, hội họp đều do phòng Tổ chức
Hành chính – Quản trị đảm nhận. Do đó, nếu chuẩn bị và tổ chức tốt các cuộc
hội họp cho nhà trường sẽ góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của
Ban giám hiệu trong việc giải quyết và thông qua các quyết định quản lý.
Ví dụ: Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị sẽ chuẩn bị các yếu tố cần
thiết và tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan như: Hội thảo về công tác tổ chức
tuyển sinh khóa học 2017; Hội nghị sơ kết 6 tháng làm việc đầu năm 2017…
của nhà trường.
Để tổ chức được các cuộc hội họp phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị
sẽ lên chương trình, kế hoạch tổ chức, chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho cuộc
hội họp, gửi giấy mời đại biểu hoặc công văn triệu tập họp, phát tài liệu, theo dõi
diễn biến cuộc hội họp, ghi biên bản, lập hồ sơ hội họp… Từ đây có thể thấy kết
quả, hiệu quả của các cuộc hội họp trong nhà trường phụ thuộc nhiều vào khâu
tổ chức, phục vụ của phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị trường Đại học Lao
động và Xã hội – cơ sở Sơn Tây. Do đó, trong chức năng của mình phòng cần
cải tiến, hoàn thiện việc tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan mình
nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả.
(Phụ lục số 04) – Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị hoặc (Hội
thảo, cuộc họp) của nhà trường.
Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Các chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo nhà trường thường khá đa dạng
như: đi dự hội thảo, hội nghị, đi tập huấn, đi công tác giảng dạy các tỉnh…

16


Không một cơ quan, tổ chức nào mà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ
quan, trường Đại học Lao động và Xã hội – cơ sở Sơn Tây cũng không ngoại lệ.
Do đó, phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị phải chuẩn bị hết sức chu đáo và
đầy đủ.
Phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị phải theo sát lãnh đạo hay cán bộ
nhà trường trong suốt quá trình chuẩn bị trước, trong và sau chuyến công tác
nhằm đảm bảo hiệu quả của chuyến đi công tác này. Ví dụ như trước khi lãnh
đạo đi công tác phòng phải lên kế hoạch công tác, chuẩn bị cơ sở vật chất như:
phương tiện, phòng ở, tài liệu, kinh phí, cá nhân tham dự đoàn công tác…
( Phụ lục 05 ) – Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo cơ quan.
2.2.2. Giúp cơ quan mua sắm trang thiết bị, quản lý và sử dụng trang
thiết bị, đảm bảo công tác vệ sinh môi trường và cảnh quan trong nhà
trường.
Phòng Hành chính Tổ chức – Quản trị với chức năng hậu cần sẽ là nơi
đảm bảo duy trì mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ở đây, phòng sẽ nghiên cứu,
tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong việc đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật,
phương tiện đi lại, các điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên. Lập kế hoạch,
dự trù cấp phát trang thiết bị (máy tính, điện thoại, máy fax, bàn ghế, tủ, giá…),
văn phòng phẩm (giấy, bút, mực, cặp đựng tài liệu…) cho cán bộ, nhân viên
theo đúng quy định của nhà trường.
Mua sắm cây xanh cho các phòng ban để trong phòng làm việc và cải
thiện cây cổ thụ trong khuôn viên nhà trường đảm bảo cân bằng được không khí
cho môi trường làm việc cũng như mỹ quan của nhà trường.
2.2.3. Thực hiện công tác quản lý: bảo vệ, y tế, lễ tân, lái xe và phục
vụ nghi lễ khánh tiết trong nhà trường.
Để thực hiện công tác quản lý những bộ phận trực thuộc phòng Tổ chức

Hành chính – Quản trị như: bảo vệ, y tế, lễ tân, lái xe, phòng cần phải:
Phân công ra tổ trưởng các bộ phận Bảo vệ, Y tế, Lái xe, Lễ tân chịu trách
nhiệm thực hiện và nhận lệnh điều phối trực tiếp từ phòng Tổ chức Hành chính
17


– Quản trị.
Đối với bộ phận bảo vệ: giao nhiệm vụ điều phối ca trực hay công việc
phục vụ công tác bảo vệ trật tự ổn định trong nhà trường, xử lý những phát sinh
làm ảnh hưởng tới an ninh trong trường, giải quyết xung đột khi cần.
Đối với bộ phận lễ tân: trực quầy lễ tân, công việc chính là đón tiếp và
giải quyết các trường hợp đến làm việc và giao dịch tại trụ sở trường, phục vụ
công tác lễ tân khánh tiết mỗi khi có hội nghị hội thảo, tọa đàm trong trường.
Chuẩn bị phòng lễ tân (bàn ghế khách ngồi đợi, sổ đăng ký khách liên hệ công
tác, điện thoại, sơ đồ cơ quan…); phân loại khách; tổ chức đón, tiếp khách; sắp
xếp chỗ ngồi; tổ chức tiệc chiêu đãi; quà tặng…
Đối với bộ phận lái xe: quản lý lái xe luôn sẵn sàng phục vụ công tác đưa
đón Ban giám hiệu nhà trường hay những cán bộ đi công tác theo sự chỉ đạo và
điều phối của phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị.
Đối với công tác đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của nhà
trường, phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị có nhiệm vụ đó là:
Quản lý quán triệt bộ phận lễ tân thực hiện theo đúng kế hoạch, chương
trình đón tiếp khách chi tiết để trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt, cho ý kiến chỉ
đạo.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong các cuộc đón tiếp
khách nhất là các sự kiện quan trọng của nhà trường.
Chuẩn bị phòng lễ tân (bàn ghế khách ngồi đợi, sổ đăng ký khách liên hệ
công tác, điện thoại, sơ đồ cơ quan…); phân loại khách; tổ chức đón, tiếp khách;
sắp xếp chỗ ngồi; tổ chức tiệc chiêu đãi; quà tặng…

18


TIỂU KẾT
Căn cứ vào quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về thực trạng của công tác
văn phòng tại trường Đại học Lao động và Xã hội – Cơ sở Sơn Tây nhận thấy có
rất nhiều ưu điểm khiến công tác văn phòng ngày càng trở nên chuyên nghiệp và
hoàn thiện hơn. Bên cạnh những ưu điểm đó vẫn còn tồn tại một số những
nhược điểm cần được triển khai khắc phục. Đó cũng là nền tảng, là cơ sở để đưa
ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn
phòng tại trường.

19


Chương 3
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
LAO ĐỘNG XÃ HỘI – CƠ SỞ SƠN TÂY
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại trường Đại học Lao
động Xã hội – Cơ sở Sơn Tây
3.1.1. Ưu điểm
Phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị của Trường Đại học Lao động-Xã
hội cơ sở Sơn Tây là bộ phận quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà
trường. Phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị với chức năng tham mưu giúp
lãnh đạo tổ chức và điều hành hoạt động chung của cơ quan đồng thời cung cấp
thông tin cho hoạt động quản trị. Qua thực trạng nhận thấy được những ưu điểm
của phòng Tổ chức Hành chính – Quản trị, cụ thể như sau:
Mô hình tổ chức bộ máy phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị như hiện
nay gọn nhẹ ( không cần tồn tại hai phòng tổ chức cán bộ và phòng quản trị

hành chính như một số đơn vị khác) mà vẫn hoàn thành được cơ bản chức năng
của mình là tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
Với bộ máy tổ chức đó, phòng đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch.
Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa cán bộ, chuyên viên và
nhân viên trong phòng bên cạnh đó có sự xem xét, theo dõi, kiểm tra đôn đốc
của lãnh đạo phòng tiêu biểu là đồng chí phó trưởng phòng. Từ đó giúp cho việc
xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo được đúng chủ trương đường lối
của nhà trường. Công tác lập kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài
hạn tới kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, quý, tháng. Chương trình công tác
tuần giúp các đơn vị trong nhà trường lập kế hoạch và chủ động trong công việc.
Các chương trình đều thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo và các đơn vị nắm
bắt được thông tin nhanh chóng để chủ động điều chỉnh công việc.
Trong công tác chỉ đạo điều hành công việc, lãnh đạo phòng chủ động
thường xuyên xử lý kịp thời bằng nhiều hình thức và biện pháp nhằm thúc đẩy
nhân viên làm việc tích cực, đạt hiệu quả cao nhất. Lãnh đạo phòng cũng đã bám
20


sát chức năng, nhiệm vụ khi chỉ đạo công việc, lựa chọn công việc trọng tâm và
đảm bảo triển khai đồng bộ các chương trình công tác. Ngoài ra lãnh đạo phòng
cũng chú ý hơn tới công tác kiểm tra, kiểm soát công việc của phòng mình để
kịp thời phát hiện ra sai sót và có phương án, giải pháp điều chỉnh, bổ sung. Bên
cạnh đó, lãnh đạo phòng tham mưu phối hợp với lãnh đạo cấp trên để ban hành
các quy chế tích cực trong nhà trường để đưa công tác quản lý vào khuôn khổ.
Công tác quản trị thông tin của phòng cũng được quan tâm đúng mức.
Phòng đã thực hiện tốt công tác tiếp nhận và xử lý thông tin văn bản, soạn thảo
văn bản theo đúng quy định. Bên cạnh đó việc thích nghi hiện đại hóa công tác
văn phòng cũng được phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị tiếp nhận và hưởng
ứng. Điều đó được thể hiện ở các loại thiết bị máy móc văn phòng đã được nâng
cao đổi mới và thích nghi tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên

trong phòng hoàn thành công việc. Các loại máy móc phương tiện kỹ thuật được
áp dụng trong công tác văn phòng của phòng ngày càng phong phú và đa dạng:
máy vi tính, máy fax, máy photo copy, máy hủy tài liệu...Bàn ghế làm việc cũng
được cải thiện rõ nét tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên trong phòng
làm việc. Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại
phù hợp với công việc đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao năng suất và
hiệu quả công việc.
Phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị cũng đã có sự quan tâm rất lớn tới
việc xây dựng đào tạo nguồn nhân lực có trình độ, có tư cách đạo đức nghề
nghiệp. Sự quan tâm đó được thể hiện bằng cách: liên tục bồi dưỡng kiến thức
chuyên môn cho các cán bộ, chuyên viên, giáo viên, sao cho năng lực và trình
độ được nâng cao, trau dồi thêm vốn kiến thức. Bên cạnh đó đối với nhân viên
và các bộ phận lái xe, bảo về cũng thường xuyên được bổ sung để nâng cao tay
nghề và cung cấp thông tin để nhân viên các tổ, bộ phận được hiểu rõ và thực
hiện công việc của mình cho đúng và hoàn thành tốt công việc được giao. Mỗi
một bộ phận, một tổ là thành viên quan trọng trong phòng Tổ chức Hành chính Quản trị đều góp phần xây dựng tích cực để công tác văn phòng của phòng luôn
hoàn thành tốt công việc được giao, góp phần không nhỏ trong công tác Tổ chức
21


quản lý hành chính trong nhà trường. Mỗi một cá nhân đều góp phần làm nên
thành công cho cả tập thể.
Đó chính là những ưu điểm cần duy trì và phát huy của phòng Tổ chứcHành chính trường Đại học Lao động-Xã hội.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm về mô hình tổ chức bộ máy của phòng Tổ chức
Hành chính – Quản trị vẫn còn những tồn tại như sau:
Công tác văn phòng có phần bị đơn giản hóa. Trong hoạt động của phòng
vẫn còn tình trạng chưa có sự phân tích kỹ càng đặc điểm của các loại thông tin
văn bản. Thường chỉ thấy loại thông tin văn bản đó không ảnh hưởng trực tiếp
tới phòng ban hay nhà trường thì không có sự quan tâm sát sao.

Đội ngũ nhân viên một số tổ, bộ phận của phòng chưa qua đào tạo kiến
thức về hành chính, về pháp luật và thiếu những kiến thức về tin học, ngoại ngữ.
Mô hình tổ chức của phòng chưa được phù hợp và thống nhất, trong
chừng mực nhất định nào đó sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và hiệu quả công tác
quản lý của phòng.
Trên đây là một số những ý kiến đóng góp nhỏ của em mang tính chất xây
dựng tích cực. Rất mong được sự quan tâm của lãnh đạo và các anh chị cán bộ
nhân viên trong phòng Tổ chức - Hành chính nói riêng và lãnh đạo nhà trường
nói chung để góp phần đưa trường Đại học Lao động- Xã hội cơ sở Sơn Tây
không ngừng phát triển và vững mạnh đi lên, thực hiện theo lời dặn dò của Bác:
“ Vì lợi ích mười năm trồng cây
Vì lợi ích trăm năm trồng người”
3.2. Giải pháp
3.2.1. Nâng cao trình độ chuyên môn của Giảng viên, Cán bộ và nhân
viên trong nhà trường.
Thực hiện phân công công việc cho cán bộ, công chức của văn phòng nhà
trường phải đúng người, đúng việc. Khi bố trí công việc cho từng cán bộ, công
chức viên chức phải căn cứ vào trình độ chuyên môn và năng lực thực tế của cán
bộ, công chức, viên chức.
22