Công tác quản lý văn bản đến của Ủy ban nhân dân quận Hai Trưng

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình thu thập thông tin, tôi đã nhận
được sự giúp đỡ tận tình của TS. Vũ Ngọc Hoa cũng như lãnh đạo và cán bộ tại
Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến TS. Vũ
Ngọc Hoa , lãnh đạo cũng như các cán bộ tại quận Hai Bà Trưng đã giúp tôi
thực hiện đề tài này.
Trong quá trình thực hiện đề tài, do trình độ cũng như thời gian nghiên
cứu còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong
nhận được sự góp ý của thầy cô và bạn bè để đề tài của tôi được hoàn chỉnh hơn
phục vụ cho công tác nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016
Tác giả


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi thực hiện trong thời
gian qua. Mọi số liệu, mọi thông tin trong đề tài là trung thực. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm về những thông tin cũng như số liệu đã viết trong đề tài này.
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2016
Tác giả


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................1

3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu................................................................................2
5. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
7. Bố cục đề tài..............................................................................................3
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI.......................................................................................4
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư.............................................4
1.1.1. Khái niệm............................................................................................4
1.1.2. Vị trí....................................................................................................4
1.1.3. Yêu cầu................................................................................................5
1.1.4. Ý nghĩa................................................................................................5
1.1.5. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư...........................................5
1.2. Tổng quan về UBND quận Hai Bà Trưng-thành phố Hà Nội................5
1.2.1. Sự ra đời,.............................................................................................5
1.2.2 nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................6
Tiểu kết:.........................................................................................................7
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN
HAI BÀ TRƯNG - THÀNH PHỐ HÀ NỘI......................................................8
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư.................................8
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư................................................................8


2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư..........................................................8
2.2. Hoạt động quản lý về công tác văn thư..................................................9
2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư..............................9
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư...11
2.3. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................11
2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản...........................................11

2.3.2. Công tác quản lý văn bản đến...........................................................13
2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu................................................17
2.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành............................................................18
Tiểu kết:.......................................................................................................19
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG.......20
3.1. Đánh giá chung về công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng. . .20
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................20
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................21
3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả..............................................21
Tiểu kết:.......................................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................24
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................25
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước ta đang tiến nhanh, tiến mạnh trên con đường công nghiệp hóa –
hiện đại hóa. Công tác văn thư chiếm một vị trí vô cùng quan trọng và đòi hỏi
phải được đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác. Nó là sợi dây gắn kết các
chủ trương, chính sách của Nhà nước với các cơ quan, đơn vị, đoàn thể.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức và được xác định là một mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức một
phần phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không. Chính vì lẽ đó mà
công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn và có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước, đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính
Nhà nước thì công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi
mới.

Là sinh viên ngành Văn thư – lưu trữ tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nên tôi thấy đề tài này phù hợp với chuyên ngành mình theo học. Qua đây, tôi có
thể kiểm chứng được những lý luận đã học vào thực tiễn.
UBND quận Hai Bà Trưng là nơi làm việc của tôi làm tại đây. Trong thời
gian thực tập trước đây, với những số liệu báo cáo có sẵn đã giúp tôi triển khai
đề tài được thuận lợi với mong muốn đóng góp những giải pháp để nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng
Với tất cả những lý do trên, tôi xin chọn đề tài: “Công tác quản lý văn
bản đến của Ủy ban nhân dân quận Hai Trưng” làm đề tài cho bài tiểu luận của
mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tìm đọc tác phẩm: “Giáo trình nghiệp vụ
công tác văn thư” (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I, 2007) đã
cung cấp cho tôi những kiến thức lý luận về công tác văn thư.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận
Hai Bà Trung” (sinh viên Nguyễn Thị Hiền, 2015). Đây là báo cáo thực tập tốt
1


nghiệp hệ cao đẳng của tôi. Báo cáo này được thực hiện khi tôi thực tập tại
UBND quận Hai Bà Trưng, đã cung cấp cho tôi những thông tin về lịch sử hình
thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và nghiệp vụ công tác văn thư tại
đây. Làm tốt được phần này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tôi viết chương 2 và
chương 3.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này được thực hiện để nghiên cứu công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân quận Hai Bà Trưng. Qua đây, giúp tôi kiểm chứng lại những kiến thức đã
học khi còn ngồi trên ghế nhà trường đồng thời là hành trang vô cùng quý báu
với tôi trên con đường nghiên cứu sau này.
4. Đối tượng nghiên cứu

Công tác quản lý văn bản đến của văn thư tại Ủy ban nhân quận Hai Bà
Trưng- thành phố Hà Nội.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng- Thành phố Hà Nội.
- Thời gian: Công tác văn thư năm 2016.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện tốt đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu sau:
Phương pháp khảo sát thực tế: Nhằm thu thập, lưu giữ những thông tin có
giá trị về công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng
Phương pháp nghiên cứu, thu thập thông tin: Nhằm tìm kiếm thêm thông
tin có giá trị về công tác văn thư.
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Được sử dụng nhằm nhận xét về công
tác văn thư của UBND quận Hai Bà Trưng
trên cơ sở đối chiếu với các quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
Phương pháp tư duy, lôgic: Nhằm giúp cho việc viết báo cáo được chính
xác và hiệu quả.
Phương pháp phân tích, hệ thống, tổng hợp: Nhằm giúp cho việc lựa
chọn, tổng hợp, sắp xếp các thông tin để trình bày trong đề tài.
2


7. Bố cục đề tài
Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục thì đề tài
được chia thành 03 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư và tổng quan về Ủy
ban nhân dân quận Hai Bà Trưng - thành phố Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân quận Hai Bà Trưng- thành phố Hà Nội.

3


Chương 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ
văn phòng. Hiện nay, công tác văn thư đã được các cơ quan, tổ chức quan tâm
và phát triển. Bởi lẽ, nó là một mắt xích quan trọng giúp cho công việc được giải
quyết nhanh chóng và chính xác.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư:
- Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.
Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bô công
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức” [5; Tr.35]
- Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội: “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, quản
lý, điều hành, công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế,
tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. Gọi chung là các cơ quan,
tổ chức” [4; Tr.39]
* Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn
bản, giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà
nước, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang.
1.1.2. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói

chung. Trong hoạt động văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu và là nội
dung quan trọng được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước có ảnh
4


hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
1.1.3. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện những nội dung của công tác văn thư cần phải
đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng
+ Chính xác
+ Bí mật
+ Hiện đại
1.1.4. Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả công việc.
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công
tác lưu trữ.
Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan. Hạn chế tệ
quan liêu giấy tờ.
1.1.5. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm các khâu nghiệp vụ chính sau:
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
- Công tác quản lý văn bản đi.
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
1.2. Tổng quan về UBND quận Hai Bà Trưng-thành phố Hà Nội
1.2.1. Sự ra đời,
UBND quận Hai Bà Trưng với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước,

dưới sự lãnh đạo của Đảng, UBND quận Hai Bà Trưng hoạt động theo Hiến
pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của cơ quan Nhà nước cấp trên và của Hội
đồng nhân dân quận trên tất cả các lĩnh vực có chức năng cụ thể như sau:
Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo
dục, y tế, dịch vụ.
5


Về thu chi ngân sách của địa phương.
Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội.
Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân.
Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại.
1.2.2 nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Hai Bà Trưng có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các
nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quản lý, hướng dẫn các
phường , các đơn vị trực thuộc quận trong hoạt động quản lý Nhà nước theo luật
tổ chức HĐND & UBND. UBND quận thảo luận tập thể và quyết định theo đa
số vấn đề sau:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
- Kết luận những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do
UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu
nại tố cáo
- Kiểm điểm, đánh giá công tác, chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân, thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền

của UBND quận.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Bộ máy của UBND quận Hai Bà Trưng hoạt động theo Quyết định số
186/QĐ-UBND ngày 08 tháng 02 năm 2014 của UBND quận Hai Bà Trưng về
việc ban hành Quy chế làm việc của UBND quận Hai Bà Trưng nhiệm kỳ 2011
– 2016.

6


Cơ cấu tổ chức của UBND quận Hai Bà Trưng : Đứng đầu là Chủ tịch,
giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng ban trực thuộc UBND
quận:
1. Văn phòng HĐND&UBND
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Tư pháp
4. Phòng Tài chính - Kế hoạch
5. Phòng Kinh tế
6. Phòng Quản lý đô thị

7. Phòng Tài nguyên - Môi trường
8. Phòng Lao động TB-XH
9. Phòng Y tế
10. Phòng Giáo dục - Đào tạo
11. Phòng Văn hóa - Thông tin

12. Thanh tra quận
Ngoài ra UBND quận còn có các đơn vị, đoàn thể, các Hội, Đội: Hội Cựu
chiến binh, Hội phụ nữ, Hội người Cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Đội Quản lý Thị
trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Hai Bà Trưng
[Phụ lục 1; Tr.32]
Tiểu kết:
Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác văn
thư, đã khai thác được khái niệm, vị trí, chức năng, vai trò của công tác văn thư.
Bên cạnh đó, tôi cũng đã trình bày những nét tổng quan về UBND xã Sen Chiểu
từ sự ra đời, chức năng đến nhiệm vụ, quyền hạn cũng như cơ cấu chức năng.
Những vấn đề đã tìm hiểu trong chương 1 là cơ sở để tôi triển khai chương 2
một cách hiệu quả hơn.

7


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND
QUẬN HAI BÀ TRƯNG - THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động
của cơ quan. Đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chất
nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan đến nhiều cán bộ công chức. Để nâng cao hiệu quả
trong công tác này, đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến
hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, tổ chức các quy trình
xây dựng, quản lý, xử lý và giải quyết văn bản của cơ quan.
Để chứng minh được điều đó thì công tác văn thư ở UBND quận Hai Bà
Trưng trong những năm gần đây đã được Ban chỉ đạo quan tâm và chú trọng.
Tuy nhiên, việc tổ chức vẫn còn nhiều bất cập vẫn chưa có bộ phận văn thư
riêng.
Công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà Trưng được tập trung tại bộ
phận văn thư làm công tác văn thư công việc nhiều, xử lý nhiều công văn đi đến,

bị dồn đọng, không xử lý hết công việc trong ngày.
Công tác văn thư của UBND quận Hai Bà Trưng được tổ chức theo hình
thức “tập trung”. Tất cả các khâu nghiệp vụ về xử lý văn bản đi, đến của cơ quan
được thực hiện một cách khoa học, chính xác và đều phải qua bộ phận văn
phòng để đăng ký vào sổ, đóng dấu, chuyển giao, làm thủ tục phát hành và xử lý
văn bản. Đảm bảo cho việc giải quyết của cơ quan được nhanh gọn.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư.
Hiện nay, cán bộ làm công tác văn thư có vị trí rất quan trọng trong mỗi
cơ quan, tổ chức đặc biệt là thành phần không thể thiếu trong mỗi văn phòng.
Họ thực hiện các khâu nghiệp vụ, kỹ thuật của công tác văn thư. Vì vậy, luôn đòi
hỏi ở người cán bộ văn thư hai tố chất đó là phẩm chất chính trị và năng lực
chuyên môn nghiệp vụ.
8


Đòi hỏi đầu tiên đối với cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị
tốt cụ thể là có lòng trung thành và tuyệt đối tin tưởng vào đường lối của Đảng,
Nhà nước; luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, nội
quy quy định của cơ quan.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói: “người có tài mà không có đức là
người vô dụng, người có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó”. Vì thế,
bên cạnh yêu cầu về phẩm chất chính trị thì cán bộ văn thư cũng phải có năng
lực chuyên môn.
2.2. Hoạt động quản lý về công tác văn thư.
2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung của Văn phòng. Như vậy,
công tác văn thư được gắn liền với hoạt động của cơ quan, nhờ có công tác văn
thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảm bảo chính xác,

kịp thời. Giúp cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác,
đạt hiệu quả cao, tránh khỏi những sai lầm và những hạn chế về tệ nạn quan liêu
giấy tờ và đồng thời phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động cùa cơ quan, tổ chức,
cung cấp nguồn tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh
VP HĐND và UBND, Chánh văn phòng phân công cho cấp dưới – Phó văn
phòng là người điều hành trực tiếp công tác hành chính nói chung và công tác
văn thư lưu trữ nói riêng.
Văn thư UBND Quận Hai Bà Trưng được tổ chức theo mô hình tập trung
quy về một đầu mối, tất cả các văn bản đi đến đều tập trung tại phòng văn thư
của ủy ban, do văn thư kiểm tra rồi phát hành văn bản, nhằm đảm bảo thông tin
đạt hiệu quả. Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận các văn bản dự thảo để trình người
có thẩm quyền xem xét, giải quyết; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản,
đăng ký văn bản bằng phần mềm, phát hành chuyển giao văn bản đi đến qua
mạng và qua giao thông, sắp xếp văn bản phục vụ nghiên cứu và sử dụng.
9


Giải quyết các khâu nghiệp về nghiệp vụ đối với văn bản đến như: Tiếp
nhận, phân loại, đăng ký văn bản đến, trình văn bản đến cho Chánh văn phòng
và chuyển giao văn bản đến các phòng ban và các ô chứa văn bản của các phòng
ban có trách nhiệm giải quyết, giúp chánh văn phòng tổ chức, theo dõi, kiểm tra
việc giải quyết văn bản đến. UBND quận được ban hành rất nhiều văn bản thuộc
thẩm quyền của mình như: Quyết định, báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ trình,
thông báo, giấy mời… Các văn bản do cán bộ chuyên môn ở các phòng, ban
soạn thảo, thể thức văn bản đảm bảo áp dụng đúng theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Khối lượng văn bản được gửi đến hàng năm rất lớn, nhằm giải quyết công
việc về hoạt động quản lý. Văn bản đến được gửi từ rất nhiều cơ quan và được

phân thành ba nhóm: Nhóm văn bản đến của các cơ quan Trung ương (là văn
bản của UBND thành phố Hà Nội, các Bộ, Sở…; Nhóm văn bản của các cơ
quan Địa phương như: Văn bản của các phường, các trung tâm,…; Nhóm văn
bản của các cơ quan khác như: công ty, xí nghiệp, trường học…
Việc quản lý và sử dụng con dấu do cán bộ văn thư của ủy ban giữ, bảo
quản và đóng dấu trực tiếp lên văn bản. Cơ quan có các loại dấu như: dấu cơ
quan, dấu chức danh, dấu văn phòng, dấu họ tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Do số lượng văn bản đến và đi của cơ quan trong năm lớn nên Văn phòng
UBND quận Hai Bà Trưng phân công 01 đồng chí lãnh đạo Văn phòng phụ
trách công tác văn thư - lưu trữ, ngoài ra văn phòng bố trí 02 công chức (01
nhân viên xử lý văn bản đến và 01 nhân viên xử lý văn bản đi), 01 hợp đồng
ngắn hạn làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ có trình độ Đại học đảm bảo tiêu chuẩn
ngạch Văn thư – lưu trữ. Tại phòng Nội Vụ đã phân công 01 đồng chí lãnh đạo
phòng và bố trí 01 cán bộ chuyên trách có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác
quản lý nhà nước về Văn thư – lưu trữ.
Mỗi người được phân công thực hiện những công việc cụ thể, quy định
10


thống nhất trong văn bản của lãnh đạo UBND quận. Nhờ vậy, mọi việc trong các
khâu nghiệp vụ được thực hiện trôi chảy, tránh được sự chồng chéo về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tốt mọi yêu cầu được giao.
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Hiện nay, UBND quận đang áp dụng các văn bản chỉ đạo của cấp trên vào
việc thực hiện các khâu trong công tác văn thư cụ thể là:
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể
thức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày văn bản:
+ Đối với văn bản hành chính thực hiện theo TT số 01/2011/TT-BNV

ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính .
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo TT số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và tổ chức lập hồ sơ, nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì được thực hiện theo TT số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ, đúng quy định thực hiện theo
NĐ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu.
Ngoài ra, UBND quận còn áp dụng một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
khác nhằm góp phần thực hiện công tác văn thư được dễ dàng thuận lợi.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ
2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Văn bản do UBND quận ban hành là các văn bản phục vụ quản lý Nhà
nước cấp quận. Theo thẩm quyền, UBND quận ban hànhloại văn bản chính là
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường.
Ngoài ra, UBND quận còn ban hành một số loại văn bản hành chính
thông thường như: tờ trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo…
11


Yếu tố thể thức trong văn bản của UBND quận được áp dụng theo TT số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nộ vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Để đảm bảo mọi văn bản của UBND xã được thực hiện nghiêm túc, đầy
đủ, có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao, văn phòng UBND
xây dựng quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước:

- Soạn thảo văn bản: Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các
công việc sau:
+ Xác định hình thức nội dung và mức độ mật, khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn bản.
+ Trong trường hợp cần thiết đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Duyệt, sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện bản thảo.
Sau khi thảo xong văn bản người chịu trách nhiệm soạn thảo kiểm tra lại
một lần nữa về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản rồi trình cho người có
thẩm quyền duyệt văn bản. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch là người trực tiếp duyệt
văn bản và cho ý kiến đánh giá nếu có sai sót gì thì yêu cầu sửa lại hoặc bổ sung
những nội dung thiếu để cán bộ soạn thảo hoàn thiện bản thảo.
- Đánh máy văn bản.
Sau khi văn bản được soạn thảo hoàn thiện giao cho cán bộ văn thư trực
tiếp đánh máy. Ở UBND quận Hai Bà Trưng cũng vậy giao cho cán bộ văn thư
đánh.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Sau khi cán bộ văn thư đánh máy xong, văn bản được chuyển về bộ phận
văn phòng để kiểm tra lại về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi
trình cho lãnh đạo ký văn bản.
- Ký văn bản
12


Chủ tịch UBND quận ký các văn bản trình UBND và HĐND thành phố,
các Quyết định, chỉ thị của UBND quận, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân.
Khi Chủ tịch vắng mặt giao cho Phó Chủ tịch ký thay (KT.)

Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể, chỉ
đạo chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được Chủ tịch phân công.
Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong
hoạt động quản lý của cơ quan đòi hỏi cán bộ văn thư phải có hiểu biết sâu rộng
và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao thì việc ban hành văn bản của cơ quan
mới có chất lượng hiệu quả.
2.3.2. Công tác quản lý văn bản đến
Quản lý văn bản đi và đến được được các chuyên viên Văn thư của
UBND quận thực hiện đúng theo các quy định của Nhà nước và các quy định
của UBND quận. Bên cạnh việc quản lý văn bản theo hình thức truyền thống
bằng cách đăng ký văn bản bằng sổ thì UBND quận Hai Bà Trưng đã ứng dụng
công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác quản lý văn bản đi, đến. Tất cả các
văn bản đi, đến của cơ quan đều được cập nhật trên phần mềm quản lý văn bản
của UBND quận để thuận tiện cho việc theo dõi và việc quản lý văn bản được
hiệu quả. UBND quận Hai Bà Trưng cũng áp dụng quy trình ISO vào công tác
quản lý văn bản của cơ quan.
Năm 2013, UBND quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 vào thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, 100% các phòng
ban chuyên môn phải xây dựng các quy trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn
gắn với lập hồ sơ hiện hành, công tác quản lý văn bản đi đến theo quy trình kiểm
soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, theo đó, công tác văn thư tại quận và
phường được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo dung quy định, tất cả các tài liệu
văn bản do UBND quận ban hành và văn bản đến đều thông qua bộ phận văn
thư, được cập nhật phần mềm quản lý văn bản đi- đến, được theo dõi và xử lý,
theo hệ thống sổ sách được đảm bảo quản lý và cập nhật đầy đủ.

13


Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật và đơn thư) gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản đến của UBND quận Hai Bà Trưng chủ yếu là qua đường bưu
điện, một số văn bản trực tiếp do cán bộ đi họp mang về và phần lớn thư khiếu
nại của các cá nhân, đơn vị trực tiếp mang tới.
UBND quận là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương vì vậy trong quá
trình hoạt động của mình UBND quận sẽ phải nhận một khối lượng văn bản đến
khá lớn từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là văn bản của cấp trên về sự chỉ
đạo, hoạt động của cơ quan.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND quận Hai Bà
Trưng được cán bộ văn thư kiêm nhiệm trực tiếp thực hiện và tiến hành theo quy
trình sau:
- Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
+ Tiếp nhận: tất cả các loại văn bản đến không kể do cơ quan nào gửi đến
và bằng con đường nào thì đều được tập trung tại bộ phận văn thư thuộc văn
phòng UBND xã để quản lý, theo dõi, giải quyết. Đối với đơn thư, khiếu nại, tố
cáo của cá nhân gửi đến được tiếp nhận tại bộ phận tiếp dân thuộc văn phòng.
+ Kiểm tra: Khi tiếp nhận, cán bộ văn thư kiêm nhiệm thực hiện kiểm tra
số lượng bì gửi đến là bao nhiêu? Tình trạng bì còn nguyên vẹn hay không? Văn
bản đó gửi có đúng cơ quan mình hay không? Nếu không đúng thì gửi lại cho
bưu điện. Trong trường hợp bì bị rách thì văn thư kiêm nhiệm có trách nhiệm
báo cáo cho lãnh đạo để có biện pháp kịp thời và lập văn bản đề nghị nhân viên
bưu điện ký nhận.
- Phân loại, bóc bì
+ Phân loại: Sau khi kiểm tra, văn thư kiêm nhiệm tiến hành phân loại.
+ Bóc bì: tiến hành như sau:
Chỉ bóc bì những văn bản gửi chung cho cơ quan.
Những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải được
bóc bì trước để giải quyết công việc kịp thời.
Khi bóc bì không được làm rách; làm mất chữ của văn bản, tài liệu; địa

chỉ nơi gửi và dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần
14


thiết. Cán bộ văn thư kiêm nhiệm phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số,
ký hiệu của văn bản trong bì xem có sai sót hay không? Trường hợp có sai sót
phải báo lại cho nơi gửi để giải quyết.
Đối với văn bản là đơn thư, khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì phải giữ lại bì
và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư kiêm nhiệm tiến hành đối chiếu
văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong cán bộ văn thư kiêm nhiệm ký
nhận và đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến
Cán bộ văn thư văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng thực hiện rất tốt
yếu tố này. Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký
hiệu hoặc trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng trống dưới địa
danh, ngày tháng năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến của UBND UBND quận Hai Bà Trưng.
Dấu đến được in sẵn, có hình chữ nhật và được trình bày như sau:
UBND QUẬN HAI BÀ TRƯNG
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………….
Ngày:………….
Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn
bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của
năm.

Kính chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết
về văn bản như số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành văn bản…để
thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến của cơ
15


quan mình.
Việc đăng ký văn bản đến ở UBND xã Sen Chiểu được thực hiện bằng
phương pháp truyền thống. Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ
đăng ký văn bản đến bao gồm 09 cột và với số lượng văn bản đến không nhiều
nên UBND quận lập sổ đăng ký văn bản đến dùng chung cho tất cả các loại văn
bản.
Cán bộ văn thư UBND quận Hai Bà Trưng hiểu thực hiện theo đúng trình
tự đăng ký văn bản đến của cơ quan mình theo quy định, quy chế của công tác
văn thư. Ghi đầy đủ các nội dung thông tin từ cột 01 đến cột 06, từ cột 07 đến
cột 09 thì sau khi trình lãnh đạo xem xét, cho ý kiến phân phối đến đơn vị cá
nhân nào chủ trì giải quyết thì văn thư kiêm nhiệm mới điền thông tin vào những
cột còn lại.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND quận Hai Bà Trưng được trình
bày như sau:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa sổ đăng ký công
văn đi chỉ khác tên gọi là “sổ đăng ký công văn đến”.
Phần đăng ký bên trong [Phụ lục 2; Tr.27]
Khối lượng văn bản đến của cơ quan không nhiều, cụ thể: [6; Tr.15]
STT TÊN LOẠI
Công văn đi
01
Quyết định

02
Công văn
03
Kế hoạch
04
Tờ trình
05
Thông tư
Công văn đến
06
Trung ương
07
Địa phương
08
Khác

NĂM 2016
4189
1183
221
260
278
4383
1395
432

16


- Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký xong những thông tin cần thiết trên văn bản. Cán bộ văn
thư kiêm nhiệm có nhiệm vụ trình lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền giải
quyết căn cứ vào nội dung văn bản đến xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công
đơn vị, cá nhân thực hiện giải quyết vào dòng chuyển trên dấu đến. Sau đó, cán
bộ văn thư kiêm nhiệm ghi vào sổ đăng ký văn bản đến vào cột đơn vị và cá
nhân nhận.
- Sao văn bản đến
Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết của lãnh đạo cơ
quan, văn thư kiêm nhiệm căn cứ vào đó để thực hiện việc sao văn bản và gửi
đến các đối tượng có liên quan.
Việc sao văn bản UBND quận Hai Bà Trưng được thực hiện bằng sao
potocopy và bản chính văn bản đến được lưu tại văn thư văn phòng UBND quận
Hai Bà Trưng.
- Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản ở UBND quận được thực hiện nhanh chóng sau
khi đã có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Cán bộ văn thư kiêm nhiệm phải chuyển
ngay đến đối tượng có trách nhiệm xử lý, giải quyết chuyển ngay trong thời gian
sớm nhất nhằm phát huy hiệu lực tối đa của văn bản đồng thời đảm bảo chỉ đạo
kịp thời đến cơ quan cấp trên.
- Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Có thể nói, việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến là khâu quan
trọng nhất trong quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến vì nó ảnh
hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc của cơ quan.
Văn thư kiêm nhiệm có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến cho đúng thời hạn, lãnh đạo là người có trách nhiệm kiểm tra việc giải
quyết văn bản đến của cơ quan mình.
2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần thể thức bắt buộc phải có trên văn bản vì nó thể hiện
tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Trong mọi hoạt động của UBND
17

quận, con dấu là thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ
chức; là công cụ quan trọng tham gia quản lý. Có thể nói, công tác quản lý và sử
dụng con dấu là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, là yếu
tố không thể thiếu trong thủ tục hành chính nói chung và trong các văn bản, giấy
tờ nói riêng.
Văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng chính là nơi diễn ra các hoạt động
của công tác văn thư đồng thời là nơi sử dụng, cất giữ và bảo quản con dấu của
cơ quan trong đó cán bộ văn thư kiêm nhiệm là người chịu trách nhiệm trực tiếp
trong việc quản lý và sử dụng con dấu.
Hiện nay, UBND quận Hai Bà Trưng đang sử dụng các loại dấu như là
dấu cơ quan; dấu chức danh, họ tên; dấu phòng ban (Đảng ủy, Hội phụ nữ)…
Dấu của UBND quận Hai Bà Trưng được quản lý tập trung, thống nhất tại
văn phòng UBNDquận. Cán bộ văn thư là người giữ và đóng dấu tại Ủy ban
đồng thời cũng là người trực tiếp đóng dấu lên tất cả các văn bản, giấy tờ khi đã
có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền và đầy đủ thông tin cần thiết trên văn
bản.
UBND quận Hai Bà Trưng áp dụng NĐ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định về việc đóng dấu
đó là: “Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn
bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành”. [1; Tr.11]
2.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp

nhất định.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
18


gắn liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện và giải quyết công việc lập, được
tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc. Công việc này đảm bảo
văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ
quan.
Vì lập hồ sơ là mắt xích giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ cho
nên khâu cuối cùng trong công tác văn thư nếu không được thực hiện tốt sẽ gây
khó khăn cho công tác lưu trữ. Điều này đòi hỏi khâu cuối cùng của công tác
văn thư cần được thực hiện một cách khoa học mang lại hiệu quả cao cho công
tác văn thư cũng như công tác lưu trữ.

Tiểu kết:
Trong chương 2, tôi đã đi sâu và tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư
tại Ủy ban nhân UBND quận Hai Bà Trưng như tình hình tổ chức và cán bộ làm
công tác văn thư, hoạt động quản lý cũng như các hoạt động nghiệp vụ để từ đó
có thể đưa ra những đánh giá một cách khách quan nhất. Những vấn đề đã tìm
hiểu trong chương 2 là cơ sở để tôi tiến hành các nội dung ở chương 3.

19


Chương 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG
3.1. Đánh giá chung về công tác văn thư tại UBND quận Hai Bà

Trưng
3.1.1. Ưu điểm
Mô hình làm việc của xã tương đối hợp lý, các phòng, ban được phân
công nhiệm vụ cụ thể và đều làm tốt công việc thuộc phạm vị chức năng của
mình. Công tác văn thư thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và cấp trên.
Việc xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn
thư được tăng cường. Những văn bản quản lý Nhà nước và cơ quan cấp trên là
tiền đề và cơ sở pháp lý trong giải quyết công việc hàng ngày. Từ đó, các khâu
nghiệp vụ trong công tác văn thư đều được thực hiện theo đúng quy định của
Nhà nước và mang lại hiệu quả cao.
Cán bộ văn thư có chuyên môn nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm và nhiệt
tình trong công việc nên công việc được giải quyết nhanh chóng và đạt hiệu quả
cao.
Công tác soạn thảo văn bản cũng được thực hiện tương đối tốt. Văn bản
ban hành đúng quy trình đảm bảo các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày,
thông tin trong văn bản được đảm bảo an toàn bí mật tạo điều kiện thuận lợi cho
việc giải quyết công việc.
Công tác quản lý văn bản đi được tổ chức tốt đúng quy định của Nhà
nước và được tổ chức tốt ở tất cả các khâu nghiệp vụ từ đánh máy, in văn bản,
trình ký đến việc đóng dấu.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đều tập trung tại một đầu mối
là văn phòng UBND quận, trực tiếp tiếp nhận là cán bộ văn thư giúp cho việc
kiểm tra văn bản nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin và
quy trách nhiệm đối với những văn bản giao cho cá nhân, tổ chức giải quyết
chưa được xử lý kịp thời cũng dễ dàng và thuận lợi hơn.
Việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu được UBND quận thực hiện
20


tương đối tốt, dấu được cán bộ văn thư kiêm nhiệm quản lý chặt chẽ, cẩn thận và

đúng quy định của Nhà nước.
Ngoài ra, UBND quận còn đầu tư một số trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn thư như máy tính, máy in, máy potocopy và một số đồ dùng văn phòng
phẩm như ghim, giấy in, bút viết…
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên thì ở UBND quận Hai Bà Trưng vẫn còn
tồn tại một số hạn chế:
Công tác soạn thảo văn bản còn có một số sai sót như: không có chữ ký
nháy, kỹ năng nghiệp vụ soạn thảo thấp (căn lề văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ, phông
chữ chưa chính xác), ngôn ngữ diễn đạt không giống với văn bản hành chính.
Chưa xây dựng được danh mục hồ sơ gây khó khăn cho việc tra tìm, khai
thác, sử dụng tài liệu. Từ đó, các phòng ban, đơn vị trong cơ quan cũng bị động
trong việc lập hồ sơ dẫn đến việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
cũng bị hạn chế. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng,
gây tốn kém, lãng phí cho công tác chỉnh lý sau này.
Các văn bản, tài liệu còn tồn đọng, tích đống chưa được phân loại, chỉnh
lý gây khó khăn trong việc tra tìm, khai thác, sử dụng văn bản. Những văn bản ở
các phòng ban, đơn vị bị thất lạc cản trở cho việc giải quyết công việc của cơ
quan.
3.2. Những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả.
Bên cạnh những đổi mới mà cơ quan đã đạt được thì UBND quận Hai Bà
Trưng cũng cần thay đổi một số mặt hạn chế để công tác văn thư đi vào nề nếp
và đạt hiệu quả tốt hơn.
Sau đây tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư
của UBND quận Hai Bà Trưng như sau:
Đầu tiên, lãnh đạo cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư.
Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư bằng
cách tạo điều kiện cho cán bộ văn thư đi tập huấn, học các lớp bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ. Ngoài ra, hàng tháng tổ chức các cuộc hội
21