Khảo sát đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan Công ty tự động hoá Cơ khí Môi truờng Sơn Trà

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua.
Những kết quả và các số liệu trong bài tiểu luận được thực hiện tại Công ty tự
động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Kính thưa quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa
Quản trị văn phòng nói riêng. Kính thưa Ban Giám Đốc công ty tự động hoá Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
Em xin gửi lời tri ân đến quý thầy cô trong trường đã truyền đạt cho em
những kiến thức như ngày hôm nay. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
thầy giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt vì thầy đã giành nhiều thời gian, công sức
tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận này.
Cuối cùng em xin chúc quý thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy
giáo - Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt, Ban Giám đốc và các anh chị trong Công ty
lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành đạt trong sự nghiệp. Chúc công ty tự
động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà ngày càng phát triển.
Xin chân thành cảm ơn.!
Hà Nội, ngày 01 tháng 04 năm 2017
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Cùng với sự hội nhập sâu, rộng của đất nước ta vào nền kinh tế thế giới,
công nghệ kỹ thuật đang thay đổi một cách nhanh chóng, sự cạnh tranh ngày
càng gay gắt trên thị trường, cùng với những những bất ổn của nền kinh tế đang
hiện hữu ở nhiều khía cạnh khác nhau… Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp
cần tạo cho mình một sự khác biệt, một lợi thế cạnh tranh, cần có sự kết hợp
hoàn hảo giữa các bộ phận trong nội bộ, giữa các chiến lược của công ty.
Do vậy, em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ
máy của cơ quan Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà” qua đó
đưa ra một vài giải pháp mà mình cho là hợp lý nhằm góp phần tạo lên một bộ
máy cơ cấu phù hợp hơn.
2. Mục đích nghiên cứu.
Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận chung, cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp; nghiên cứu phân tích và đánh giá
thực trạng cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản lý trong
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà, bài tiểu luận tập trung vào
việc xác định và chỉ rõ những ưu điểm cũng như những vướng mắc, những cản
trở, bất hợp lý của cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại từ đó đề xuất những giải pháp
góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả
của công tác quản lý và phát triển trong Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi
truờng Sơn Trà
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty tự động hoá Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
Gồm sơ đồ cơ cấu chung của Công ty, sơ đồ cơ cấu các phòng ban, chức
4


năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng chức danh chủ chốt.
4. Phạm vi nghiên cứu
Vì thời gian có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về cơ cấu tỏ chức

bộ máy của công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
5. Mục đích nghiên cứu đề tài:
Về lý thuyết, hệ thống hoá kiến thức về cơ cấu tổ chức trong tổ chức.
Về thực tiễn, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, so sánh đánh giá thực hiện của
Công ty, tìm ra những tồn tại và đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả tổ chức cơ cấu văn phòng của công ty.
6. Phương pháp nghiên cứu
Việc nghiên cứu đề tài được tiến hành bằng các phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp điều tra, khảo sát
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
Ý nghĩa thực tiễn:
Làm rõ thực trạng cơ cấu tổ chức công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi
truờng Sơn Trà
Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả về cơ cấu tổ chức trong công ty công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi
truờng Sơn Trà và các đơn vị doanh nghiệp khác.
8. Cấu trúc đề tài
Nội dung chính của bài tiểu luận gồm 3 chương như sau:
Chương I- Khái quát về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty tự động
hóa - Cơ khí - Môi trường Sơn Trà
5


Chương II- Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty tự
động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà.
Chương III- Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
cuả Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà.

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TỰ
ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty được thành lập ngày 11/10/1999, theo luật doanh nghiệp.
Tên đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng
Sơn Trà
Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động của
công ty bao gồm:
- Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao
đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết
quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ .
- Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật. Cụ
thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao
học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập
khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng công nghiệp
tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ.
- Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ
khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa
6


học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công nghiệp,
lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân
dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật hạt nhân, tư
vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định
hiện hành của Nhà nước.
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty trách nhiệm
hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản
tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty tập
trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên

cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo
lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên
cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành
phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát
triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu
vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc...
- Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trường Sơn
Trà
- Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment
Company Ltd.
- Tên viết tắt : AMECO.
- Trụ sở Công ty : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận
Đống Đa - Thành Phố Hà Nội.
- Điên thoại :84-4-6453535 Fax : 84-4-9717273
- Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà Nội
cấp ngày 02/10/1999.
- Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1999.
- Vốn điều lệ : 1.200.000.000.
- Thời gian hoạt động : 18 năm
- Mã số thuế : 010077 5593-1
- Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam
7


(TECHCOM BANK)
- Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là công ty TNHH hai
thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài
sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty. Công ty
không được phát hành cổ phiếu, có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp giấy

chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các
hãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới như Mỹ, Pháp, Nhật,
Israel... Là một công ty thương mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình kinh
doanh đặc thù. Hầu hết hàng hoá của công ty được nhập chủ yếu từ nước ngoài
và một phần ở trong nước với hàng trăm mặt hàng khác nhau. Hàng hoá chủ yếu
là các máy móc thiết bị về tự động hoá với công nghệ mới và hiện đại .Do đó
việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyền cao trong nước. Hàng
hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng. Đây
cũng là một trong những thuận lợi cho công ty trong thời gian đầu thâm nhập và
làm quen thị trường .
1.1.1.Về cơ sở vật chất của công ty
- Trụ sở chính : Số 89, Phố Lương Đinh Của, Phường Kim Liên - Quận
Đống Đa - Thành Phố Hà Nội.
- Điên thoại :84-4-6453535 Fax : 84-4-9717273
- Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phương Liệt,
Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại : (04) 868 7104

;

Fax (04) 868 7589

- Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các thành
phố lớn trong toàn quốc như : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh,
Thành phố Đà Nẵng .
1.1.2.Về nhân sự
8

Tổng số nhân viên : 35 người
+ Cử nhân : 8 người .
+ Kỹ Sư : 27 người .
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có một nguồn nhân
lực tương đối tốt và ổn định .(85% tổng số nhân viên đạt trình độ đại học và trên
đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc. Họ làm việc năng động,
nhiệt tình, và được đào tạo chính quy từ các trường đại học kỹ thuật với nhiều
chuyên nghành khác nhau như ngành cơ khí chế tạo máy, tự động hoá, điện tử
viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo ..., các trường khối kinh tế như : Đại học
Ngoại thương, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách
khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân.....
1.1.3.Về trang thiết bị
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà luôn tạo điều kiện làm
việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bị hiện đại
như :
- Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình
cao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET
sử dụng đường truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai thác ,quản lý
thông tin từ đối tác cũng như các khách hàng.
- Bàn ghế xoay nhiều tư thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy
điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán
bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt.
- Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu. Máy Fax, máy Potocopy, máy in
Laser của hang CANON. Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của
hãng NOKIA, SONY ERISSON,….
Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu tư, mua sắm nhiều phương tiện
sang trọng,hiên đại như xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho
việc đi lại của Giám đốc cũng như các cán bộ quan trọng khác trong công ty .
Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất
9

kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp.
1.1.4. Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là nhà tích hợp hệ
thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tự động
hoá,cơ khí và môi trường .
Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước và các
chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt
động như SIEMENS của Đức, METTER TORODOL của Mỹ … Công ty tự
động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà có thể tiến hành dịch vụ tư vấn về công
nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu tư, mua sắm, đến vận
hành các thiết bị máy móc), tư vấn xây dựng dự án, thành lập và nâng cấp các
dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực liên quan cho khách
hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu và đào tạo.
Với khả năng như vậy Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà
đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị
trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc hiện
đại hoá công nghiệp hoá của nước ta.
Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian không
lâu nhưng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh được thị trường
không những ở trong nước (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái
Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vươn ra quốc tế (Lào ,Campuchia…)
1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh
nghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình .
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một công ty
TNHH có con dấu riêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng
theo quy định của pháp luật Việt Nam .
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “trực tuyến chức

10


năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tập thể lãnh
đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định
đối với cấp dưới. Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh
vực hoạt động và toàn quyền quyết định. Trong phạm vi doanh nghiệp việc
truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định.
Tuy nhiên mô hình trên luôn được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt
không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát huy
được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng
nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chương trình cho
từng lĩnh vực cụ thể.

11


Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức công ty

GIÁM ĐỐC

PGĐ.Kỹ thuật

P.Kinh doanh

P.Kỹ thuật

PGĐ.Tài chính

P.Dự án

P.Hành chính

P.Kế toán

Trung tâm

Nguồn: công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà

1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc.
* Giám đốc : là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng
ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện các
quyền và nghĩa vụ của mình như :
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của
Công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty
trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong
kinh doanh.
12


- Tuyển dụng lao động.

- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty
để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật của
Công ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận.
- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty.
* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:
Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt
động kinh tế tài chính trong công ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháp
huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc
quyền quản lý như phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm.
* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :
Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận được phân công, phụ trách
các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty .
Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng ban
chức năng. Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhưng đều cùng phối kết hợp
trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời.
+ Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cường
công tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các
doanh nghiệp. Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng cao khả năng
cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp .
Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh
doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho quá
trình kinh doanh đạt hiệu quả cao.
+ Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết
bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hoá .
+ Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tư
vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng. Giúp giám đốc lập và theo dõi thực
hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ
bản .... đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên .
+Phòng Hành chính :
Đối với Giám đốc Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà thì

13


việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộ máy hành chính của doanh nghiệp là
việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả
quản lý của doanh nghiệp mình.
Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốc
luôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến thức
tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản lý
nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển ….)
*Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính
- Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và nội
quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tác quản
lý.- Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý các văn bản,
công văn đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ tục trình tự
quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnh vực được giao
- Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đón khách
đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc, tiếp
khách .
- Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phương.
- Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác chung
của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng
- Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của công
ty.
+ Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại công ty, phản
ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp
ngân sách nhà nước theo đúng luật định .Theo dõi quản lý các nguồn vốn, theo
dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu cho một số hoạt
động tại doanh nghiệp khi được giao.
+ Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống :

Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án …
cho khách hàng .
+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp
14


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TỰ
ĐỘNG HOÁ CƠ KHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ
2.1.Cơ cấu tổ chức văn phòng của Công ty
Văn phòng của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà gồm
có 07 người :
- Trưởng phòng: 01 người .
- Phó phòng: 01 người .
- Nhân viên:05 người .
Văn phòng của công ty được tổ chức như sau:

Trưởng phòng
Phó phòng

Lễ
tân

Văn
thư Lưu
trữ

Lái
xe

Nhân
viên
bảo
vệ

Tạp
vụ

2.1.1. Trưởng phòng
Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công
ty. Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, nhiệm
về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước
giám đốc công ty. Kiểm tra, đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các
15


nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm
vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc
công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên
+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã được
giám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chũa bệnh, giấy công tác của CBCNV
và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hành
16


chính khác.
+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày
2.1.2. Phó phòng
Hỗ trợ Trưởng phòng quản lý nhân nhân lực của phòng. Phân công cụ thể
nhiệm vụ các nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo
lệnh của giám đốc công ty.
- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,
nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật .....
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và
đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.
+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể .
+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động
+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ
+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty
+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
+ Đối nội, đối ngoại
+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc công ty
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
17


2.1.3. Văn thư - lưu trữ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động
+ Định mức lao động
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,
Bảo hiểm xã hội)
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty.
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng.
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
2.1.4. Nhân viên tạp vụ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất
có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo công ty
+ Mua sắm các nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày và các ngày lễ của
công ty

18


+ Phục vụ vệ sinh của khu nhà văn phòng làm việc công ty
+ Phụ việc cho người nấu ăn chính
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám
đốc, trưởng phòng và tổ trưởng.

FacebookPinterestGoogle+TwitterEvernote

2.1.5. Nhân viên bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.
+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa
hoạn.
+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng. Phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty

+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công
cộng
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó
giám đốc, trưởng phòng.
19


Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ còm thêm các nhiệm vụ:
+ Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc các nhân viên thực hiện
nhiệm vụ trực bảo vệ. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước giám đốc
và trưởng phòng
+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn công
ty.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy
nổ thiên tai
+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,
thiên tai
- Quyền hạn:
+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên
2.2. Đội ngũ cán bộ văn phòng

ST
T

Họ và Tên

Giới
tính

Tuổi

Chức danh

Trình độ

1

Ngô Thị Thuý Hà

Nữ

45

Trưởng phòng

Thạc sĩ

2

Nguyễn Huy Quỳnh

Nam

40

Phó phòng

Đại học

3

Trần Thị Hạnh

Nữ

32

Lễ tân

Cao đẳng

4

Đặng Thị Nga

Nữ

25

Văn thư - Lưu trữ

Cao đẳng

5

Nguyễn Mai

Nữ

36

Tạp vụ

20

Lao động
phổ thông


6

Lê Văn Tính

Nam

39

Bảo vệ

7

Trần Xuân Quỳnh

Nam

28

Lái xe

Lao động

phổ thông
Lao động
phổ thông

2.3.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty
Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà là một đơn vị kinh tế
với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chung tại nơi
đặt trụ sở chính. Cũng như các tổ chức kinh tế khác Công ty tự động hoá - Cơ
khí - Môi truờng Sơn Trà có một văn phòng riêng. Nó là bộ phận tổng hợp,
giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ và điều hành
công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính (bố trí,
sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực hiện các
báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến ....)
Văn phòng có hai chức năng cơ bản là:
* Tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ .
Toàn bộ thông tin được thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng với
mục đích xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích .
Thông tin là những dữ liệu được sắp xếp thành những mẫu hình có ý
nghĩa, được lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát
các hoạt động của doanh nghiệp.
Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn
phòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin. Với chức năng tham mưu tổng
hợp và bằng xử lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điều hành ra
quyết định kịp thời có hiệu quả của các cấp quản lý .
* Dịch vụ hỗ trợ :
Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể :
+ Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế
hoạch.
21

+ Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn
thông, in ấn.
+ Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự .
Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo
yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản lý ra
quyết định .
Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải đề
ra những nhiệm vụ sau :
+ Xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng
tuần của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiện
chương trình.

22


+ Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lý theo
sự giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp .
+ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản.
+ Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp,
cấp dưới và với công dân .

23


CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG
TY TỰ ĐỘNG HÓA CƠ KHÍ MÔI TRƯỜNG SƠN TRÀ
3.1.Đánh giá chung:
Công ty Tự động hoá, cơ khí và môi trường Sơn trà là một trong những

doanh nghiệp trẻ có quy mô còn khá nhỏ.Tuy mới thành lập và hoạt động 5 năm
nhưng những gì công ty đã làm được rất đáng được ghi nhận. Đặc biệt là hiệu
quả sản xuất kinh doanh trong hai năm gần đây, cho thấy sự nỗ lực của toàn bộ
đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Họ là những người còn rất trẻ đầy
nhiệt huyết, luôn tìm tòi sáng tạo, tìm kiếm thị trường lấy uy tín làm chuẩn cho
mỗi cơ hội của mình .
Để đạt được những thành quả này, công ty đã không ngừng củng cố, sắp xếp
bộ máy quản lý gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao, lựa chọn đội ngũ nhân viên có tinh thần
trách nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn, dám nghĩ dám làm ;tổ cức sản xuất kinh
doanh với trình độ mới tìm cách nâng cao chất lượng hàng hoá dịch vụ .3
3.2. Nhận xét, đánh giá
3.2.1.Ưu điểm:
- Trong những năm gần đây sự ra đời của các doanh nghiệp với nhiều hình thức,
quy mô lớn nhỏ khác nhau nhưng số lượng các doanh nghiệp thành công không
phải là nhiều .Sự thành công khởi đầu của Công ty tự động hoá - Cơ khí - Môi
truờng Sơn Trà tuy còn hạn chế nhưng đã cho thấy phần nào lòng quyết tâm,
tinh thần hăng say, hết mình trong công việc của cán bộ và nhân viên trong công
ty .
- Với tinh thần lấy thành công của doanh nghiệp làm thành công cho chính mình.
Tập thể cán bộ công nhân viên luôn cố gắng học hỏi, chau rồi kinh nghiệm, kiến
thức để ngày càng có một bộ máy làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hoà nhập
vào sự phát triển chung trong toàn khối kinh tế.
- Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, cơ cấu này phù hợp với
24


đặc điểm quy mô của doanh nghiệp là vừa và nhỏ. Sự đơn giản gọn nhẹ của cơ
cấu tổ chức là điểm cần nhất trong những bước đi đầu của Công ty tự động hoá Cơ khí - Môi truờng Sơn Trà khi thâm nhập vào thị trường . do vậy Giám đốc là
người có quyền quyết định cao nhất nó đảm bảo hoạt động của Công ty là thồng
nhất từ trên xuống dưới.

- Các cấp quản lý với ban lãnh đạo công ty có thể liên hệ với nhau một cách
nhanh chóng ra quyết định kịp thời, tạo cơ hội kinh doanh với các doanh nghiệp
khác.
- Nhân viên cấp dưới có thể nhanh chóng nắm bắt được các mệnh lệnh của ban
lãnh đạo công ty.
3.2.2.Nhược điểm:
- Các phó Giám đốc quản lý riêng từng bộ phận chức năng nên sự phối hợp giữa
các phòng ban trong cùng tuyến khá chặt chẽ, dễ dàng nhưng lại tạo nên biên
giới cứng nhắc, kém linh hoạt trong việc điều chỉnh phân cấp và phân công
nhiệm vụ giữa các phòng ban khác tuyến trong cơ quan Công ty.
- Sự phối hợp giữa các phòng ban trong cơ quan thiếu chặt chẽ.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy hiện tại còn khá cồng kềnh, một số phòng ban có chức
năng khá tương đồng, chồng chéo lẫn nhau, sự chuyên môn hoá không sâu.
Việc thành lập một số phòng tại cơ quan Công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu
đột xuất trước mắt mà chưa tính đến sự phức tạp trong quản lý điều hành. Ví dụ:
phòng tổ chức cán bộ cũng tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác đào
tạo, phòng Lao động tiền lương cũng làm công tác đào tạo, sự chồng chéo nhau
về nhiệm vụ dẫn đến nhiều khi thiếu đi sự thống nhất trong công tác tham mưu
cho việc chỉ đạo của Giám đốc. Vì vậy ta có thể gộp lại để làm gọn bộ máy cơ
cấu hơn
3.3.Một số giải pháp
Bên cạnh những lợi thế sẵn có nêu trên Công ty tự động hoá - Cơ khí Môi truờng Sơn Trà vẫn phải đương đầu với hàng loạt khó khăn vốn, thị trường,
công nghệ… Dưới đây là một số giải pháp tham khảo góp phần hoàn thiện cơ
25