HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN SIÊU THỊ THẾ GIỚI DI ĐỘNG

CASE STUDY
Môn học: Hệ thống thông tin kế toán

Danh
sách
nhóm trong chu
Phân
tích
HTTTKT
Nguyễn Thị Hồng Xiêm (NT)
trình
Phạmdoanh
Thị Hiền thu tại
Nguyễn Khánh Ly

siêu thị

điện thoại Thế giới di động

Nhóm lớp 11 ca 3,4 thứ 3.

1


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm trở lại đây sự phát triển của xã hội kéo theo những thị hiếu của con
người ngày càng được tăng cao cho nên nhu cầu về sử dụng hệ thống điện thoại cũng
được tăng theo chính vì lẽ đó mà hàng loạt các siêu thị, cửa hàng bán điện thoại di
động xuất hiện trên thị trường. Việc kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị ngày càng

2


phát triển, kéo theo việc đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp họ trong việc quản lý
bán hàng. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ đến sự
thành bại trong kinh doanh của các cửa hàng, siêu thị. Đặc biệt lĩnh vực phân tích và
thiết kế hệ thống thông tin là một phần quan trọng của nghành công nghệ thông tin.
Nhờ nó mà các hệ thống thông tin được quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống bán hàng để cung cấp cho các siêu
thị, cửa hàng cùng với nhu cầu muốn tìm hiểu sâu hơn lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ
thống thông tin chúng em đã thực hiện bài tập lớn “ Phân tích hệ thống thông tin kế
toán của siêu thị điện thoại Thế giới di động”. Để hoàn thành được tốt bài tập này
không thể không có sự giúp đỡ của thầy hướng dẫn và dựa trên những kiến thức quý
giá từ sách vở, tuy nhiên mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng bài tập này cũng
có thể còn nhiều điều sai sót mong được thầy tận tình giúp đỡ để bài tập chúng em đạt
được kết quả tốt.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy !

3


I. Khảo sát hệ thống thông tin kế toán tại siêu thị điện thoại Thế giới di động

Siêu thị điện thoại Thế giới di động là trung tâm mua bán điện thoại với nhiều hình
thức: giao dịch, trao đổi,…Nguồn hàng của siêu thị có thể do các nhà cung cấp, nhà
sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Đối tượng bán hàng của siêu
thị gồm người tiêu dùng, các cửa hàng bán điện thoại nhỏ hoặc các công ty có quan hệ
trao đổi hàng hóa với siêu thị, tuy nhiên do giới hạn phạm vi về thông tin nên chúng
em xin tìm hiểu về đối tượng khách hàng đơn lẻ, mua hàng trực tiếp tại hệ thống siêu
thị. Siêu thị quản lý rất nhiều mặt hàng như Iphone, Sam Sung, Sony, HTC,…Toàn

siêu thị có quầy thu ngân, quầy kỹ thuật, kho…Vì vậy cần phải có một chương trình
quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình.
Các hoạt động chính của siêu thị gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy,
quản lý các quầy, báo cáo số lượng và doanh thu hàng bán, báo cáo tồn kho trong
tháng.
Các bộ phận của siêu thị điện thoại TGDĐ:

Quản lý

Tư vấn
viên

Thu ngân

Thủ
kho

Trang
trí

Hỗ trợ kĩ
thuật

Sơ đồ tổ chức của siêu thị điện thoại TGDĐ
•

Quản lý: là người chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động kinh doanh và
kế hoạch thực hiện công việc của siêu thị, có nhiệm vụ xem xét báo cáo doanh
thu ngày do bộ phận thu ngân chuyển đến để tìm ra sai sót, lập kế hoạch bán

hàng.
• Tư vấn viên: là nhân viên của công ty trực tiếp bán hàng đến người dùng của
siêu thị. Nhân viên này có trách nhiệm tư vấn sản phẩm cho khách hàng, quản
4


lý các mặt hàng trên quầy mình phụ trách, cuối ca phải kiểm tra và báo cáo số
lượng hàng tồn trên quầy để giao ca
• Thu ngân: tính tiền, lập phiếu thu, hóa đơn, tổng hợp số lượng bán ra trên máy
tính để cuối ca quản lý sẽ kiểm tra và thu nhận dữ liệu
• Thủ kho: quản lý công việc nhập xuất hàng hóa của siêu thị
• Trang trí: thực hiện công việc dán máy
• Bộ phận kỹ thuật: thực hiện việc kiểm tra điện thoại cho khách hàng khi có yêu
cầu và làm công việc bảo hành cho khách hàng
Việc mất mát hàng hóa và người chịu trách nhiệm sẽ được phát hiện ngay nhờ sự phân
công rạch ròi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu mà bộ phận quản lý thu
được từ bộ phận thu ngân và bộ phận tư vấn. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của
mình chỉ được xem báo cáo liên quan đến công việc, mà không được xem chương
trình của người khác
II. Phân tích chu trình doanh thu ( bán hàng ) của siêu thị điện thoại ThếGiới Di
Động
1. Giới thiệu về phần mềm
Tại TGDĐ, để phục vụ cho công tác bán hàng và quản lý thì siêu thị điện thoại TGDĐ
đã và đang sử dụng các phần mềm MWG- phần mềm thiết kế riêng chỉ có tại TGDĐ,
phần mềm này được tích hợp trên mỗi điện thoại của nhân viên tư vấn, với mục đích
hỗ trợ nhân viên tư vấn trong quá trình bán hàng, như nhập liệu, kiểm tra,… Phần
mềm sử dụng thứ 2 là phần mềm ERP ( Enterprise Resource Planning )- là phần mềm
tích hợp nhiều chức năng như quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ,
phân tích, diễn giải, quản lý kế hoạch, chi phí sản xuất hay giao hàng, quản lý hàng tồn
kho và mua hàng, tiếp thị và bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán, nhân sự…Và hai

phần mềm này được kết nối với nhau để giúp xử lý nghiệp vụ.
2. Mô tả chu trình bán hàng
Do giới hạn về thông tin nên nhóm chúng em được xin phép trình bày trong phạm vi
đối tượng là khách hàng mua lẻ, đến trực tiếp mua hàng tại siêu thị, bảo hành sản
phẩm không phát sinh chi phí
Cụ thể:

5


Khách hàng đến trực tiếp siêu thị để mua hàng, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu và
kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng của khách, công nợ phải thu của khách hàng
qua phần mềm MWG trên điện thoại, nếu đơn hàng được chấp nhận nhân viên tư vấn
sẽ nhập liệu thông tin khách hàng: SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế. Khách hàng qua
quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn
vừa tạo, mở ra cập nhật tiền vào và thao tác bấm xuất hàng, khi đó tồn kho sản phẩm A
sẽ giảm đi 1, còn tiền trong tài khoản ERP của thu ngân sẽ tăng thêm giá trị sản phẩm
A. Khi xuất hàng thì hệ thống ERP sẽ ngầm tạo một hóa đơn điện từ, và tự động in ra
biên lai. Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn sẽ có 2 cách:
1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân sẽ mở ERP in ra một bản cho khách
2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải về và tự in
Sau khi thanh toán xong khách hàng nhận máy kết thúc quá trình bán hàng. Cuối ngày
nhân viên tư vấn sẽ tổng hợp số lượng bán ra trên phần mềm ERP để lập báo cáo
doanh thu ngày.
Khi khách hàng thực hiện bảo hành sản phẩm, bộ phân hỗ trợ kĩ thuật sẽ dùng phần
mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm và nhập IMEI của sản phẩm vào, phần mềm
xuất ra thông tin mua hàng của khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày
hẹn rồi lưu lại, phần mềm sẽ tự động in ra 2 biên bản, một liên đưa cho khách, một liên
chuyển cho trung tâm bảo hành. Khi khách hàng qua lấy máy, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật
sẽ dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy không còn tồn ở kho nữa.

3. Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD):
4. Lưu đồ dòng dữ liệu:
III. Thực tế chu trình doanh thu ( bán hàng) tại siêu thị điện thoại Thế Giới Di
Động

1. Giao diện của phần mềm MWG:

6


2. Khi khách hàng trực tiếp đến mua hàng tại siêu thị, nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu
cầu và kiểm tra hàng tồn kho, lịch sử đặt hàng của khách, công nợ phải thu của khách
hàng qua phần mềm MWG trên điện thoại, bằng cách truy cập tool bán hàng

7


Chọn sản phẩm cần tìm: giao diện sản phẩm hiện thị tồn bao nhiêu, giá thành, màu sắc,
cấu hình sản phẩm.

8


Nếu đơn hàng được chấp nhận, nhân viên tư vấn sẽ nhập liệu thông tin khách hàng:
SĐT, họ tên, địa chỉ, mã số thuế. Bằng cách kéo xuống có phần nhập thông tin khách
hàng:

9

Nhập xong bấm lưu, sau khi lưu xong phần mềm sẽ tự động tạo đơn hàng và xuất ra
đơn hàng trên màn hình:

Sau khi tạo đơn đặt hàng xong, hệ thống sẽ tự động chuyển thông tin qua phần mềm
ERP của thu ngân. Khách hàng qua quầy thu ngân , thu ngân sử dụng phần mềm ERP
tìm đơn hàng mà nhân viên tư vấn vừa tạo, mở ra cập nhật tiền vào và thao tác bấm
xuất hàng, khi đó tồn kho sản phẩm A sẽ giảm đi 1, còn tiền trong tài khoản ERP của
thu ngân sẽ tăng thêm giá trị sản phẩm A.
10


Khi xuất hàng thì hệ thống ERP sẽ ngầm tạo một hóa đơn điện từ, và tự động in ra
biên lai. Nếu khách hàng muốn lấy hóa đơn sẽ có 2 cách:
1, Yêu cầu thu ngân in, thu ngân sẽ mở ERP in ra một bản cho khách
2, Khách hàng truy cập trang web hóa đơn điện tử để tải về và tự in

11


Sau khi thanh toán xong khách hàng nhận máy kết thúc quá trình bán hàng. Cuối ngày
thu ngân sẽ tổng hợp số lượng bán ra trên phần mềm ERP để lập báo cáo doanh thu
ngày.
12


Khi khách hàng thực hiện bảo hành sản phẩm, bộ phân hỗ trợ kĩ thuật sẽ dùng phần
mềm MWG vào phần bảo hành sản phẩm và nhập IMEI của sản phẩm vào, phần mềm
xuất ra thông tin mua hàng của khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật nhập tình trạng lỗi, ngày
hẹn rồi lưu lại, phần mềm sẽ tự động in ra 2 biên bản, một liên đưa cho khách, một liên
chuyển cho trung tâm bảo hành. Khi khách hàng qua lấy máy, bộ phận hỗ trợ kỹ thuật

sẽ dùng phần mềm MWG để thao tác trả khách để máy không còn tồn ở kho nữa.
IV. Kết luận
Qua quá trình khảo sát, phân tích thực tế hệ thống chu trình doanh thu tại siêu thị điện
thoại Thế Giới Di Động, chúng em thấy rằng với việc sử dụng phần mềm, máy tính
vào các công việc kiểm soát, kiểm tra và tổng hợp,… thì tiến trình công việc sẽ có
phần nhanh chóng và chính xác hơn nhiều, góp phần quan trọng vào quá trình phát
triển hệ thống quản lý.
Ngày nay, với xu hướng công nghệ thông tin ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh
nghiệp không ngừng thiết kế các hệ thống thông tin mới. Hệ thống mới có khả năng
đưa đến những tiện dụng hữu ích cho cả nhân viên và công việc nói chung, những sai
sót mắc phải là để xử lý và khắc phục. Hệ thống quản lý bán hàng là một phần nhỏ
trong hệ thống quản lý, kinh doanh, vì vậy hệ thống thông tin có thể liên kết và trở
thành một bộ phận quan trọng trong một hệ thống quản lý thống nhất. Khi đó các thao
tác thủ công sẽ được thay thế bởi hệ thống tự động hóa trong hệ thống quản lý.
Mặc dù đã cố gắng tìm hiểu chu trình bán hàng tại siêu thị điện thoại Thế Giới Di
Động nhưng do thời gian, thông tin hạn chế cũng như trình độ hiểu biết của nhóm
chúng em chưa nhiều nên việc phân tích hệ thống không tránh khỏi những thiếu sót,
mong thầy giúp đỡ để bài của chúng em đạt được kết quả cao.
Chúc thấy sức khỏe và thành công trong cuộc sống !

13