Hoàn thiện công tác phục vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại trung tâm thông tin thư viện trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội ( từ ngày 24/5 đến ngày 9/6 năm 2017) cùng các bạn trong khoa
Thông tin-thư viện, em đã được tham gia vào hầu hết các công đoạn trong hoạt
động Thông tin - thư viện, đồng thời tham gia một số công tác khác trong hoạt
động của Thư viện. Với môi trường làm việc thân thiện hơn nữa cơ sở vật chất
được trang bị khá đầy đủ và sự hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ đã giúp em
hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian thực tập của mình.
Đây là thời gian trải nghiệm vô cùng bổ ích đối với em. Dưới sự hướng
dẫn chỉ dạy tận tình của cán bộ thư viện, em đã bổ sung cho mình được rất nhiều
kiến thức bổ ích về nghề thư viện.
Qua đây, em xin trân trọng cảm ơn tới thầy Phạm Quang Quyền – Giam
đốc trung tâm thông tin thư viện, các thầy cô giáo và các anh chị cán bộ Thư
viện đã chỉ bảo, hướng dẫn và tạo điều kiện giúp đỡ em và các bạn trong nhóm
trong quá trình thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, ThS.
Lê Ngọc Diệp đã nhiệt tình giúp đỡ chúng em trong quá trình thực tập này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Diễn giải nội dung

CD – ROM

Compact disc – Read only memory ( Bộ nhớ chỉ đọc trên đĩa nén)

CDS/ISIS

Computer documentation system – Integreted

CSDL

Cơ sở dữ liệu

MARC

Machine Radable Cataloguing ( Mục lục đọc máy)


LỜI NÓI ĐẦU
Trường Đại học Nội Vụ là cơ sở quan trọng trong đào tạo nguồn nhân lực
về các chuyên ngành nghiệp vụ quản lý và lưu trữ như Quản trị nhân lực, Văn
thư lưu trữ, văn phòng, quản lý hành chính ….đồng thời cũng là nơi tổ chức bồi
dưỡng nghiệp vụ đội ngũ công chức của các cơ quan trong Nhà nước. Tiền thân
là trường Trung cấp Văn thư lưu trữ với nhiệm vụ chủ yếu đào tạo cán bộ văn
thư lưu trữ, đến nay, sau hơn 42 năm xây dựng, trường đã mở thêm nhiều
chuyên ngành đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Tuy mới
được ra quyết định trở thành trường đại học trong thời gian chưa dài (tháng 11
năm 2011), nhưng trường đã và đang từng bước hoàn thiện để trở thành trường
đại học tiên tiến, đa ngành, xứng đáng với tầm vóc là trường đại học hàng đầu
trong việc nghiên cứu, đào tạo cán bộ hành chính, công chức của cả nước.
Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ là bộ phận quan
trọng không thể tách rời trong công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, học tập
của cán bộ, giảng viên cũng như sinh viên của trường. Đồng hành cùng với từng
bước phát triển của nhà trường, đến nay Trung tâm Thông tin - Thư viện đã

phần nào đáp ứng nhu cầu người dùng tin trong việc cung cấp thông tin tài liệu
đầy đủ, kịp thời, chính xác. Sự quan tâm đúng mức của Đảng ủy, Ban giám hiệu
nhà trường khiến Trung tâm được nâng cấp đầu tư về cơ sở vật chất, nguồn nhân
lực, .... đặc biệt công tác nghiệp vụ như bổ sung, xử lý tài liệu, phục vụ bạn đọc
ngày càng được hoàn thiện nhằm thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của
Trung tâm. Tuy nhiên , để xứng tầm với quy mô của một trường đại học lớn,
công tác nghiệp vụ của Trung tâm còn một số hạn chế như: vốn tài liệu ít , các
hình thức phục vụ người dùng tin chưa thật sự đa dạng bên cạnh đó, công cụ tra
cứu vẫn thiếu thân thiện với người dùng tin, một số tài liệu bổ sung chưa mang
lại hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Chính vì lý do trên em chọn đề tài: “công tác phục vụ nhằm đáp ứng nhu
cầu người dùng tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ
”. Thực hiện đề tài này, em mong muốn góp một phần vào việc đưa ra các giải
pháp hoàn thiện, nâng cao chất lượng của công tác phục vụ người dùng tin tại
4


Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Qua việc nghiên cứu tài liệu và khảo sát thực tế hoạt động phục vụ của
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp em
không những củng cố những kiến thức lý luận về thông tin thư viện chuyên
ngành đã được học tập trong nhà trường mà còn tiếp thu được những bài học
thực tiễn, kiến thức bổ ích về lĩnh vực chuyên môn.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục, bài báo cáo gồm 04 chương:
Chương 1: Khái quát chung về Trung tâm Thông tin - Thư viện
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Chương 2: Trung tâm thông tin thư viện và công tác phục vụ nhằm
đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác phục vụ tại Trung

tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Chương 4: Nhận xét đánh giá về thư viện trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội và kết quả thu được trong quá trình thực tập.

5


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN –
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được
thành lập theo quyết định số 220/QĐ-ĐHNV ngày 24/04/2012 của Hiệu trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Thông tin – Thư
viện: tiền thân của Trung tâm Thông tin – Thư viện là Thư viện Trường Trung
cấp Văn thư lưu trữ.
Từ khi thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị độc lập có
Giám đốc và các phòng chức năng riêng, Trung tâm Thông tin – Thư viện đã
ngày càng phát triển lớn mạnh cả về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực nhằm
thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu của cán bộ
giảng viên, sinh viên trong trường.
Trải qua hơn 42 năm phát triển với nhiều giai đoạn phát triển gắn với lịch
sử của Nhà trường và những thăng trầm của đất nước, Trung tâm Thông tin –
Thư viện tuy là môt đơn vị non trẻ nhưng có sức sống và tiềm năng phát triển
trong tương lai. Từ một phòng đọc với cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ còn
thiếu thốn nhưng được sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường và với lòng yêu
nghề sâu sắc, ý thức vươn lên mạnh mẽ, các cán bộ của Trung tâm Thông tin –
Thư viện hiện nay đã xây dựng lên một Trung tâm Thông tin – Thư viện khang
trang, hiện đại và môi trường nghiên cứu, học tập lý tưởng của cán bộ, giảng
viên và sinh viên của Nhà trường. Trung tâm Thông tin – Thư viện Nhà trường
là nơi cung cấp nguồn học liệu quý giá như: Tài liệu giáo trình, báo, tạp chí, luận

văn,… và các sản phẩm dịch vụ đa dạng phong phú, thân thiện nhằm thúc đẩy
văn hóa đọc của thế hệ trẻ. Với vai trò là cấu nối giữa thư viện và bạn đọc, các
cán bộ của Trung tâm Thông tin- Thư viện đã kết hợp với đội ngũ giảng viên của
Nhà trường và các khoa ở các cơ sở giáo dục đào tạo cùng chuyên ngành nhằm
thúc đẩy hoạt động của Trung tâm và nâng cao chất lượng giáo dục của Nhà
trường. Bên cạnh đó, cán bộ Trung tâm đã tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ
và đi tham quan các thư viện ở các nước phát triển trên thế giới như: Pháp,
6


Malaixia, Hà Lan,… nhằm học tập kinh nghiệm đế áp dụng vào hoạt động của
Trung tâm theo hướng hiện đại hóa phù hợp với xu hướng phát triển của ngành
thư viện trên thế giới.
Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Nhà trường, sự ủng hộ, hỗ trợ của
các phòng ban chức năng, với sự nỗ lực, lòng yêu nghề và tận tâm phục vụ của
cán bộ thư viện qua các thời kỳ, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội ngày một lớn mạnh không chỉ có cơ sở vật chất đồng bộ hiện
đại, nguồn học liệu phòng phú mà còn có nguồn nhân lực dồi dào có trình độ
cao, phương thức phục vụ đa dạng và thân thiện.
Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đang phấn đấu trở thành thư viện điện tử hiện đại với nguồn lực thông tin phong
phú, đồng thời đa dạng hóa các loại hình phục vụ để có thể đáp ứng tốt hơn nhu
cầu của cán bộ, giảng viện và sinh viên, phục vụ đắc lực cho công tác đào tạo và
nghiên cứu khoa học của Nhà trường.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
•

Chức năng

Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị độc lập trực thuộc Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên
cứu, đào tạo và quản lý của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường thông qua
tổ chức khai thác sử dụng các loại hình tài liệu. Trên cơ sở đó, những nhiệm vụ
cụ thể của Trung tâm được Nhà trường quy định cụ thể gồm:
•

Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động

dài hạn và ngắn hạn của thư viện.
•

Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây dựng, củng cố và phát

triển thông tin – thư viện nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học
của cán bộ, giáo viên, nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên của trường.
•

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nước đáp ứng

nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của
Nhà trường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên
cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ,
7


luận án tiến sĩ của cán bộ giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo,
tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu
tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
•

Tổ chức các hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu kho tài liệu thư

viện và các hoạt động thông tin tư liệu khác tạo điều kiện cho người dùng tin
khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tin.
•

Tổ chức các khóa học đầu năm hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện;

thực hiện công tác hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành
thư viện, phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên; hướng dẫn bạn đọc mượn giáo
trình, sách báo, tài liệu tham khảo khác.
•

Quản lý, sử dụng hiệu quả các tài sản được giao bao gồm toàn bộ các

trang thiết bị, sách báo và các tài liệu tham khảo khác; kiểm kê định kỳ vốn tài
liệu, tài sản của thư viện theo quy định hiện hành.
•

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài

liệu, làm thư mục… theo đúng các quy định về công tác thông tin, thư viện. Xây
dựng hệ thống tra cứu, tìm và truy cập thông tin.
•

Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật
•

Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất

về tình hình hoạt động của Trung tâm với Hiệu trưởng.
•

Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ

thông tin và công tác thư viện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho
cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu
quả công tác, thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
•

Quyền hạn

Cùng với chức năng và nhiệm vụ trên Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau:
•

Trao đổi tài liệu và tham gia vào cuộc cách mạng thông tin – thư viện

trong nước và ngoài nước theo quy định của Chính phủ.
•

Khước từ yêu cầu của người dùng tin nếu yêu cầu đó trái với quy chế
8


của Trung tâm
•

Thu phí từ một số dịch vụ thư viện theo quy định tại Điều 23 của Pháp

lệnh thư viện.
•

Tiếp nhận tài trợ, giúp đỡ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

•

Tham gia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện.

•

Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của

cấp trên, lưu trữ các tài liệu theo quy đinh của Chính phủ.
1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật.
Trụ sở của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đai học Nội vụ Hà
Nội được đưa vào sử dụng từ tháng 12/2008; có không gian khép kín, biệt lập và
yên tĩnh. Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; cổng từ,
hệ thống đèn quạt hợp lý, có điều hòa không khí, … phục vụ cho người dùng tin
có không gian tốt để nghiên cứu, học tập; đạt tiêu chuẩn của một Thư viện
Trường `Đại học, cao đẳng; có thể cùng lúc phục vụ từ 500 đến 700 người.
Trụ sở của Trung tâm tọa lạc tại nhà E với 5 tầng, tổng diện tích sử dụng
2000m2, đạt tiêu chuẩn của một thư viện trường đại học, cao đẳng, có thể cùng
lúc phục vụ từ 500 – 700 người đọc. Với các phòng chức năng được phân bố
như sau:
•

Tầng 2: Phòng Giám đốc; Phòng xử lý nghiệp vụ; Kho sách giáo trình.

•

Tầng 3: Phòng đọc báo – tạp chí – tài liệu nội sinh, phòng máy – tin

học, phòng đọc cán bộ, phòng mượn.
•

Tầng 4: Kho sách tham khảo, phòng dịch vụ, phòng đọc

Các trang thiết bị hỗ trợ quản lý và khai thác Trung tâm Thông tin – Thư
viện:
•

Số máy nối mạng: 45

•

Máy in: 03

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng phần mềm
WINISIS để quản lý vốn tài liệu, phục vụ tra cứu; mạng LAN kết nối Internet
theo đường Leaseline. Trung tâm có hệ thống an ninh thư viện là sử dụng cổng
từ 3M-3501 đặt trước lối ra/vào Trung tâm ở tầng 2.
9


1.4 Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là điều kiện đầu tiên để thành lập thư viện và là bộ phận cấu
thành của thư viện. Điều 9 Pháp lệnh Thư viện Việt Nam năm 2000 quy định: “

Thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau:
•

Vốn tài liệu thư viện

•

Trụ sở, trang thiết bị chuyên dùng

•

Người có chuyên môn, nghiệp vụ thư viện

•

Kinh phí đảm bảo cho thư viện hoạt động ổn định và phát triển.”

“ Vốn tài liệu là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề
nội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ
thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” (mục
3, điều 2, trang 8, Pháp lệnh thư viện Việt Nam năm 2000)
Vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội theo số liệu thống kê năm 2012:
Về số lượng loại hình:
•

Giáo trình: 74 tên sách với số lượng trên 60.000 cuốn

•

Tài liệu tham khảo: 6.500 tên sách – số lượng trên 11.000 cuốn, mỗi tài

liệu này khi bổ sung vào thư viện sẽ được bổ sung mỗi tên sách là hai bản.
•

Báo, tạp chí: 85 loại báo, tạp chí (trong đó báo 37.000 tờ, tạp chí 13.000

tạp chí).
•

Luận văn, luận án: Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội có 212 luận án, luận văn, số luận án, luận văn này là của
cán bộ giảng viên trong trường. Các luận án, luận văn được bảo vệ trong và
ngoài nước. Ngoài ra Trung tâm Thông tin – Thư viện còn có 147 đề tài nghiên
cứu khoa học, các Kỷ yếu khoa học, 896 báo cáo thực tập tốt nghiệp của các hệ
Trung cấp và Cao đẳng.
Về nội dung:
Chủ yếu là những tài liệu chuyên ngành đào tạo của Nhà trường như:
khoa học xã hội, lưu trữ, văn bản hành chính, tâm lý học, triết học, chính trị,
logic học, ngoại ngữ, văn hóa,… các tài liệu được phân chia thành các lĩnh vực
10


cụ thể.
Về ngôn ngữ:
Tài liệu ngôn ngữ tiếng Việt là chủ yếu, bên cạnh đó có một số sách học
tiếng Anh và tài liệu tiếng Pháp.
Hiện tại vốn tài liệu trong Trung tâm chủ yếu là tài liệu tiếng Việt chiếm
tỷ lệ cao 98,78% điều này chứng tỏ tài liệu này được sử dụng với tần số lớn,

Trung tâm bổ sung chủ yếu là các tài liệu này để phục vụ cho nhu cầu người
dùng tin tại đây. Đồng thời số liệu trên cũng đã cho thấy tài liệu ngoại văn chiếm
tỷ lệ ít cũng thể hiện rằng cơ cấu tài liệu về mặt ngôn ngữ tại Trung tâm chưa
thực sự phong phú.

11


CHƯƠNG 2: TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NỘI VỤ
VÀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ NHẰM ĐÁP ỨNG NHU CẦU CỦA NGƯỜI
DÙNG TIN
2.1 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
2.1.1Mục đích:
Dựa trên các khảo sát thực trạng cơ cấu tổ chức, vốn tài liệu, hoạt động
phục vụ hiện tại của Trung tâm, nhu cầu thông tin của các đối tượng người dùng
tin là giảng viên và sinh viên chính quy của nhà trường, khả năng đáp ứng nhu
cầu của Trung tâm, đề xuất một sô giải pháp để hoàn thiện hoạt động phục vụ
của Trung tâm. Đặc biệt đề tài đề xuất một số kiến nghị nhằm ứng dụng các
phương tiện kỹ thuật, cơ sở vật chất hiện đại vào hoạt động phục vụ để nâng cao
hiệu quả phục vụ người dùng tin, từng bước đưa Trung tâm Thông tin – Thư
viện trở thành trung tâm cung cấp thông tin phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và
đào tạo .
2.1.2 Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu thực trạng hoạt động phục vụ người dùng tin của Trung
tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ: tổ chức phục vụ, quy trình
phục vụ, các hình thức phục vụ…
+ Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của các đối tượng là cán bộ, giảng
viên, sinh viên hệ chính quy của trường.
+ Khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng tin của thư viện
2.1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:
-

Nhu cầu tin (giảng viên, sinh viên hệ chính quy) tại trường Đại học Nội vụ

-

Thực trạng công tác phục vụ người dùng tin (quy trình, các phương thức, hình
thức phục vụ,…) tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Nội vụ.
Phạm vi nghiên cứu: trong giai đoạn từ năm 2011 đến nay.

12


2.1.4 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, bên cạnh việc vận dụng phương pháp luận khoa
học của chủ nghĩa Mác – Lê Nin, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau để thực hiện đề tài :
-

Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu

-

Phương pháp đối chiếu, so sánh

-

Phương pháp phỏng vấn trao đổi trực tiếp

-

Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi
2.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội Vụ và công tác phục
vụ bạn đọc.
2.2.1 Vai trò của công tác phục vụ người dùng tin tại trung tâm thư
viện trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
2.2.1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác phục vụ người dùng tin



Kỹ năng thông tin của người dùng tin
Người có kỹ năng thông tin không chỉ hiểu về lý thuyết mà còn phải có
những phương pháp phù hợp để tìm tin một cách hiệu quả. Một người có kỹ
năng thông tin là người nắm vững kiến thức cũng như phương pháp hiệu quả
trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin.
Kỹ năng thông tin là tập hợp bao gồm 6 nội dung:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Kỹ năng về nắm bắt nhu cầu tin và yêu cầu tin
Kỹ năng xác định và định vị thông tin
Kỹ năng khai thác thông tin
Kỹ năng đánh giá, tổ chức thông tin
Kỹ năng sử dụng thông tin có hiệu quả

Kỹ năng sáng tạo thông tin.
Kỹ năng thông tin không chỉ đơn thuần là những kỹ năng cần thiết để tìm
kiếm thông tin mà bao gồm những kiến thức về kinh tế, xã hội, chính trị, pháp
luật,… giúp người dùng tin có thể tìm kiếm thông tin, tổng hợp và sử dụng một
cách hiệu quả.
Đối với đối tượng của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội là các cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường , kỹ năng thông
tin có một vai trò hết sức quan trọng. Qua việc phỏng vấn trực tiếp người dùng
13


tin tại đây tác giả nhận thấy nhìn chung họ đã có khả năng nắm bắt nhu cầu tin
của mình. Trong đó, các cán bộ, giảng viên đã có khả năng xác định và định vị
khai thác thông tin. Tuy nhiên, sinh viên trong trường lại tỏ ra lúng túng, chưa
có kỹ năng xác định thông tin mình cần tìm kiếm là gì và rất cần sự giúp đỡ của
cán bộ phục vụ.
Người dùng tin tại đây chủ yếu khai thác thông tin qua mục lục tra cứu,
tài liệu tra cứu, thư mục, internet,… Bên cạnh đó, người dùng tin tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cán bộ, giảng viên, sinh
viên nên khả năng đánh giá mức độ tin cậy của thông tin chưa đồng đều. Với
cán bộ, giảng viên với trình độ học vấn cao nên họ đều có khả năng đánh giá
mức độ tin cậy của thông tin: thông tin nào là thông tin tốt, thông tin nào là
thông tin độc hại để từ đó có thể tổ chức thông tin sao cho hợp lý và có hiệu quả,
còn với sinh viên khả năng đánh giá mức độ tin cậy của thông tin còn hạn chế do
trình độ học vấn chưa cao, mới tiếp cận với môi trường học tập, nghiên cứu
chuyên sâu.
Đánh giá một cách khái quát, kỹ năng thông tin của người dùng tin tại
Trung tâm ở mức độ tương đối tốt. Kỹ năng thông tin giúp họ học tập, nghiên
cứu một cách hiệu quả đồng thời giúp cho người dùng tin lĩnh hội đầy đủ nội
dung, mở rộng vấn đề họ quan tâm, khả năng tiếp thu linh hoạt, áp dụng sáng

tạo để giải quyết vấn đề, có thể tự định hướng và kiểm soát hơn trong tìm kiếm
thông tin.


Tổ chức vốn tài liệu và công cụ tra cứu
Tổ chức vốn tài liệu.
Theo số liệu thống kê năm 2012, vốn tài liệu của Trung tâm hiện có 6.669
tên tài liệu (gồm giáo trình, tài liệu tham khảo và tên báo, tạp chí), trong đó có
74 tên giáo trình ( chiếm tỷ lệ: 1,12%), có 10 tên tập bài giảng (chiếm tỷ lệ:
0,15%), 6.500 tên tài liệu tham khảo (chiếm tỷ lệ: 97,46%), báo , tạp chí có 85
tên (chiếm tỷ lệ 1,27%) (Bảng 1.3). Qua số liệu trên, ta thấy tỷ lệ giữa giáo
trình , tập bài giảng và tài liệu tham khảo có sự chênh lệch rất lớn, trong đó tài
liệu tham khảo chiểm tỷ lệ nhiều nhất trong tổng số tên tài liệu tại Trung tâm.
14


Với số lượng vốn tài liệu trên trong điều kiện trường lên đào tạo ở bậc đai
học, ta thấy rằng vốn tài liệu này vẫn còn ít trong khi các ngành đào tạo của
trường đang được mở rộng. Tuy nhiên, trong thời gian ngắn ( trường lên đại học
từ tháng 11 năm 2011) với số lượng vốn tại liệu trên đặc biệt là tài liệu tham
khảo cũng thể hiện được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Nhà trường cũng như sự
cố gẳng của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nhìn chung, các Trung tâm Thông tin – Thư viện khối trường đào tạo các
chuyên ngành khoa học xã hội & nhân văn hiện nay đều có số lượng giáo trình
khiêm tốn.
Tổ chức bộ máy tra cứu
Bộ máy tra cứu trong các cơ quan thông tin – thư viện, mối quan hệ giữa
bạn đọc, người dùng tin với vốn tài liệu là vô cùng quan trọng. Người dùng tin
muốn tiếp cận được với thông tin, vốn tài liệu trong trung tâm thông tin – thư
viện phải thông qua thành phần trung gian đó chính là bộ máy tra cứu, đây chính

là cầu nối giữa người dùng tin và vốn tài liệu thư viện.
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
do vốn tài liệu hiện có còn hạn chế, đồng thời đội ngũ cán bộ thiếu vì thế Trung
tâm tổ chức triển khai phục vụ người dùng tin bằng phương thức tra cứu với hệ
thống mục lục và phần mềm WINISIS. Với hệ thống mục lục, cán bộ Trung tâm
Thông tin – Thư viện xây dựng hệ thống mục lục chữ cái, mục lục phân loại
(theo 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam) và mục lục tạp chí.
Trong mục lục chữ cái của Trung tâm, các cán bộ thư viện đã tiến hành
xây dựng đồng nhất, các phiếu mô tả thư mục được trình bày theo quy định tiêu
chuẩn mô tả thư mục ISBD. Ngoài ra, trong mục lục chữ cái cũng đã xây dựng
các phiếu tiêu đề để người dùng tin có cách tiếp cận nhanh nhất tài liệu mình
cần. Tất cả các phiếu mô tả thư mục trong mục lục chữ cái được sắp xếp theo
nguyên tắc xuyên suốt, đó là trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả (không phân chia
thành mục lục chữ cái tên sách và mục lục chữ cái tên tác giả).
Hệ thống mục lục phân loại được Trung tâm Thông tin – Thư viện tiến
hành xây dựng trên cơ sở phân loại các tài liệu có trong vốn tài liệu của mình
15


dựa trên bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn.
Trong mục lục phân loại các phiếu mô tả thư mục tài liệu được sắp xếp theo trật
tự các ký hiệu môn loại tri thức được quy định chặt chẽ trong khung phân loại.
Các phiếu mô tả thư mục có cùng ký hiệu phân loại được sắp xếp theo tiêu chí
trật tự chữ cái của tiêu đề mô tả. Trong hệ thống mục lục phân loại của Trung
tâm Thông tin – Thư viện, cán bộ thư viện đã xây dựng các phiếu tiêu đề giúp
người dùng tin tra cứu một cách dễ dàng.
Báo, tạp chí là tài liệu tương đối đặc biệt, việc xử lý tài liệu này khác so
với tài liệu dạng sách. Với số lượng đầu báo, tạp chí lớn (85 tên) chính vì thế,
Trung tâm đã xây dựng và sử dụng hệ thống mục lục tạp chí. Mục lục này được
xây dựng trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của tài liệu báo, tạp chí là luôn

thường xuyên cập nhật các số mới về nên mục lục này được sử dụng một có
hiệu quả.
Bên cạnh hệ thống tra cứu mục lục, Trung tâm còn đang xây dựng và đưa
vào sử dụng hệ thống tra cứu tài liệu qua phần mềm tra cứu WINISIS. Tuy
nhiên, với số lượng biểu ghi và cơ sở dữ liệu còn hạn chế, cách tra cứu tài liệu
bằng phương pháp này đối với người dùng tin còn khá phức tạp, giao diện chưa
thân thiện nên người dùng tin khó có thể tra cứu tài liệu một cách hiệu quả.
Chính ví lý do đó, phương thức tra cứu bằng hệ thống mục lục vẫn là phương
pháp phổ biến và hiệu quả nhất đối với người dùng tin của Trung tâm Thông tin
– Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
2.2.1.2 Yêu cầu trong công tác phục vụ người dùng tin
Trong công tác phục vụ người dùng tin thì việc nắm bắt được những yêu
cầu tin là vô cùng cần thiết giúp cán bộ thư viện có thể phục vụ người dùng tin
một cách hiệu quả nhất.
Yêu cầu trong công tác phục người dùng tin bao gồm:


Hiểu trách nhiệm của thư viện

-

Phải tạo mọi điều kiện cho người dùng tin tin sử dụng vốn tài liệu,
Nghiên cứu và đáp ứng đầy đủ nhất yêu cầu của người dùng tin, giúp hình thành

-

ở họ nhu cầu đúng đắn,
Sử dụng các biện pháp nhằm lôi kéo, thu hút bạn đọc,
16

-

Luôn luôn hoàn thiện việc phục vụ người dùng tin trong việc tra cứu thông tin,



-

tuyên truyền giới thiệu sách (sử dụng cả hình thức cá nhân và tập thể).
Nắm vững quyền hạn của người dùng tin.
Hiểu trách nhiệm của người dùng tin.
Người dùng tin có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu của thư viện, trả và

-

mượn sách đúng hạn, tuân thủ nội dung của thư viện.
Hỗ trợ thư viện trong việc xây dựng cơ sở vật chất, phong trào đọc và các hoạt


-

động khác của thư viện.
Mục tiêu và nhiệm vụ chiến lược trong công tác phục vụ người dùng tin:
Hỗ trợ và đáp ứng mọi yêu cầu về tài liệu, thông tin cũng như giải đáp các thắc
mắc từ cơ bản đến nâng cao của bạn đọc để phục vụ cho việc học tập, giảng dạy

-

và nghiên cứu của họ.

Nghiên cứu những nhiệm vụ, nội dung và nguyên tắc của công tác bạn đọc; vài

-

trò của Thư viện trong việc tự học góp phần nâng cao dân trí.
Tìm hiểu nhu cầu của bạn đọc, nhu cầ cầu sử dụng các dịch vụ thư viện và tìm
cách đáp ứng thoải mãn các nhu cầu đó để thu hút sự quan tâm của người dùng

-

tin.
Tổ chức hệ thống các Phòng để phục vụ người dùng tin.
Trong Kỷ yếu hội thảo khoa học “Tổ chức và hoạt động của thư viện
trường học: Thực trạng và kiến nghị” Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Th.S Lê Thanh Huyền đã đưa ra ý kiến và nhấn
mạnh về đổi mới cách thức phục vụ độc giả “Thường xuyên giới thiệu cung cấp
thông tin tư liệu mới về chuyên ngành các bậc đào tạo. Hàng tháng hoặc quý
phải thông tin cho độc giả biết tình hình cập nhật các loại tài liệu có trong thư
viện để đọc giả kịp tiếp cận, tìm hiểu. Thực hiện khẩu hiệu “Tất cả vì bạn đọc”,
“Vì công tác đào tạo”, “Sách đi tìm người”, cán bộ thủ thư không quản ngại làm
thêm giờ - buổi trưa, buổi tối để tăng thời lượng phục vụ bạn đọc đặc biệt vào
những kỳ ôn thi của sinh viên”.
Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ kéo
theo sự bùng nổ thông tin, các loại văn hóa phẩm, các loại phương tiện thông tin
đa dạng, hiện đại đã tác động mạnh mẽ tới đời sống văn hóa xã hội và nhu cầu
của con người. Do đó, các cơ quan thông tin – thư viện phải luôn chủ động,
nhạy bén trong việc nắm bắt tình hình thực tiễn, thường xuyên nghiên cứu người
17

dùng tin và nhu cầu thông tin của họ để đưa ra phương hướng phát triển thư viện
nói chung cũng như nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc nói riêng. Vì vậy,
trong những năm gần đây, Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội luôn quan tâm, chú trọng và nâng cao công tác phục vụ người dùng
tin dựa trên sự nghiên cứu hai yếu tố luôn luôn biến động đó là: vốn tài liệu và
bạn đọc. Với mục đích làm tăng vòng quay tối đa vốn tài liệu hiện có trong thư
viện để thông tin được khai thác một cách triệt để, tối đa thỏa mãn nhu cầu tin
của người dùng tin; góp phần thực hiện nhiệm vụ của thư viện nói riêng và
nhiệm vụ nghiên cứu, giáo dục, đào tạo của nhà trường nói chung.
Công tác phục vụ người dùng tin có vai trò quan trọng, là công đoạn cuối
cùng trong dây chuyền hoạt động thông tin – thư viện. Thông qua công tác phục
vụ người dùng tin, thư viện có thể kiểm tra, đánh giá hoạt động của các khâu
nghiệp vụ xử lý trước đó trong dây chuyền thông tin tư liệu (Thu thập – Xử lý –
Tổ chức vốn tài liệu – Tổ chức bộ máy tra cứu). Đó chính là cơ sở đánh giá các
khâu bổ sung đã hợp lý chưa? Xử lý tài liệu có chính xác không? Tổ chức bộ
máy tra cứu có phù hợp với yêu cầu của người dùng tin không? Từ đó, Trung
tâm Thông tin – Thư viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội điều chỉnh các khâu
sao cho hợp lý, theo hướng ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu tin của người
dùng tin.
2.2.2 Người dùng tin tại trung tâm thư viện trường Đại
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối
tượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu. Người dùng tin vừa là khách hàng
của dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới.
Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin. Họ
như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin. Người dùng tin luôn
là cơ sở để định hướng các hoạt động của đơn vị thông tin, tham gia vào hầu hết
các công đoạn của dây chuyền thông tin. Họ biết các nguồn và có thể thông báo
hoặc đánh giá nguồn tin đó.
Việc phân nhóm người dùng tin, tìm hiểu nhu cầu tin cả từng nhóm sẽ
giúp Trung tâm Thông tin – Thư viện có những biện pháp hoàn thiện tốt hơn

18


trong công tác phục vụ người dùng tin.
2.2.2.1 Người dùng tin là cán bộ lãnh đạo
Là nhóm người dùng tin đặc biệt của Trung tâm bao gồm các cán bộ làm
công tác quản lý tại các bộ phận: Ban Giám hiệu; Trưởng, phó các Phòng, Khoa,
Ban , Tổ bộ môn; Giám đốc, phó giám đốc các Trung tâm. Nhóm người dùng tin
này chiếm tỷ lệ 1,20% số người dùng tin của Trung tâm. Nhu cầu thông tin
chính của họ là những thông tin bao quát trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã
hội,… những vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển giáo dục chung của các
trường đại học từ đó Nhà trường xây dựng định hướng phát triển giáo dục – đào
tạo trong thời gian tới . Trong đó họ đặc biệt quan tâm đến những thông tin về
lĩnh vực khoa học mà Nhà trường đã, đang và sẽ đào tạo. Hơn nữa, phần lớn cán
bộ lãnh đạo vừa làm công tác quản lý và tham gia công tác giảng dạy nên họ cần
những thông tin về các chuyên ngành mà họ giảng dạy. Họ là những người có
trình độ chuyên môn, có khối lượng công việc lớn nên thời gian dành cho việc
tìm tin ít, vì thế thông tin phục vụ cho nhóm này là những thông tin chuyên đề,
tổng luận, tổng quan.
2.2.2.2. Người dùng tin là cán bộ giảng viên
Theo khảo sát nhóm người dùng tin này chiếm 4,52% số người dùng tin
tại Trung tâm bao gồm: các chuyên viên ở các phòng ban, các giảng viên trong
Nhà trường. Họ tới Trung tâm Thông tin – Thư viện với nhu cầu tin khá phong
phú và đang dạng. Mục đích chủ yếu của họ là tìm những tài liệu liên quan tới
môn học mà mình giảng dạy, nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy
đồng thời nghiên cứu thông tin tài liệu để nghiên cứu, xây dựng các đề tài khoa
học. Mặt khác, nhóm người dùng tin này không chỉ sử dụng thông tin mà còn
cung cấp thông tin qua những kết quả nghiên cứu đã đạt được trong quá trình sử
dụng thông tin. Cụ thể đó là những bài giảng, giáo trình, luậ văn, luận án, những
sáng kiến cải tiến phương pháp giảng dạy và học tập, những kết quả công trình

nghiên cứu khoa học… Chính vì thế tài liệu mà họ tìm kiếm đó chính là tài liệu
nội sinh, các tài liệu tham khảo về chuyên ngành cùng các lĩnh vực khác hỗ trợ
cho việc giảng dạy. Nhờ đó tạo điều kiện cho cán bộ Trung tâm tiến hành lựa
19


chọn, bổ sung tài liệu một cách hợp lý.
2.2.2.3. Người dùng tin là sinh viên
Đây chính là nhóm người dùng tin thường xuyên đến với Trung tâm
chiếm tỷ lệ lớn 94,28% số người dùng tin tại Trung tâm. Nhu cầu tin của họ rất
phong phú về nội dung, đang dạng về loại hình tài liệu. Họ đến thư viện để tìm
tài liệu liên quan đến các môn học chuyên ngành cũng như tài liệu tham khảo
nâng cao hiểu biết về chuyên ngành mà mình đang học tập. Bên cạnh đó, sinh
viên cũng tới thư viện để tìm kiếm thông tin thông qua truy cập mạng Internet,
tra cứu thông tin mới, đồng thời tìm những tài liệu những tài liệu giải trí sau
những buổi học căng thẳng.
Với thời gian học tập trên lớp chiếm phần lớn thời gian của nhóm người
dùng tin này, nên thời gian dành cho tự học, tự nghiên cứu tài liệu cũng bị hạn
chế; cùng với đó do khả năng nhận thức và kỹ năng tìm kiếm thông tin chưa cao,
phương pháp chọn lọc thông tin tốt, hữu ích còn thấp nên những thông tin cần
phải cụ thể, chi tiết và đầy đủ. Hình thức phục vụ cho nhóm người dùng tin này
chủ yếu là những thông tin phổ biến về tri thức cơ bản dưới dạng sách giáo trình,
sách tham khảo,… phù hợp với chương trình học cụ thể.
2.3. Thực trạng nhu cầu tin
Nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nhiều biến đổi do trường mới lên đại học từ
năm 2011. Vì thế, trong phạm vi đề tài tác giả đã tiến hành khảo sát nhu cầu tin
của người dùng tin tại trường và đã thu được những kết quả nhất định: tổng số
phiếu phát ra 300 phiếu,trong đó thu về được 268 phiếu, đạt 89%.
Qua việc thu thập phiếu điều tra của người dùng tin tác giả đã thu được

một số vấn đề thực trạng trong nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.1 Mục đích đến thư viện
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phục vụ
cho sinh viên trong trường là đa số nên nhu cầu tin của người dùng tin đó là học
tập, mượn đọc tài liệu là chủ yếu. Số người dùng tin được phỏng vấn nhiều nhất
20


là sinh viên nên mục đích học tập chiếm tỷ lệ cao nhất (63.6%). Xếp sau đó là
mục đích đến Trung tâm mượn đọc tài liệu, các mục đích khác chiếm tỷ lệ ít
( nghiên cứu khoa học 9,7%; truy cập mạng Internet 5,8%). Dựa vào mục đích
đến Trung tâm của người dùng tin có thể biết được cơ sở vật chất, công tác phục
vụ của Trung tâm ở những lĩnh vực này chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được nhu
cầu của người dùng tin.
2.3.2. Tần suất đến thư viện
Tần suất đến Thư viện
Hàng ngày
Hàng tuần
Thỉnh thoảng
Không

Tỷ lệ(%)
36,2
22,7
21,2
19,9

Theo số liệu điều tra cho thấy, tỷ lệ người dùng tin đến Trung tâm hàng
ngày chiếm tỷ lệ cao 36,2% chứng tỏ Trung tâm đã đáp ứng được nhu cầu người

dùng tin. Tuy nhiên tỷ lệ người dùng tin không đến Trung tâm vẫn chiếm 19,9%.
Qua điều tra thấy được tần suất đến Trung tâm không chỉ phụ thuộc vào
nhu cầu, mục đích của người dùng tin mà còn phụ thuộc rất lớn vào công tác
phục vụ tại Trung tâm có đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin hay
không.

21


2.3.3 Lĩnh vực người dùng tin quan tâm
Lĩnh vực người dùng tin quan tâm
Chính trị, xã hội
Pháp luật
Kinh tế
Giáo dục
Công nghệ thông tin
Văn học nghệ thuật
Tài liệu chuyên ngành
Lĩnh vực khác

Tỷ lệ(%)
14,2
9,7
11,8
12,4
5,6
23,5
82,6
10,1

Dựa vào số liệu thống kê trên, có thể nhận thấy được: Tài liệu người
dùng tin quan tâm nhất đó chính là tài liệu chuyên ngành (82,6%). Điều này xuất
phát từ đặc thù của Trung tâm là phục vụ sinh viên trong Nhà trường, họ đến
Trung tâm để học tập, nghiên cứu về chuyên ngành mà mình đang được đào tạo
tại trường. Lĩnh vực Văn học nghệ thuật cũng được người dùng tin quan tâm
chiếm tỷ lệ 23,5%. Bên cạnh đó lĩnh vực Giáo dục cũng có tỷ lệ 12,4% người
dùng tin trong lĩnh vực này chủ yếu là cán bộ giảng viên trong trường; họ tra
cứu,tìm hiểu các thông tin hỗ trợ cho công tác đào tạo, giảng dạy tại Nhà trường.
2.4. Công tác phục vụ người dùng tin
2.4.1 Phục vụ tài liệu giáo trình.
Do Phòng Bổ sung và xử lý nghiệp vụ chịu trách nhiệm, Phòng được bố
trí cạnh kho giáo trình nên nhiệm vụ chính là cho các lớp thuê, mượn giáo trình.
Phương thức cho mượn là các lớp có yêu cầu mượn giáo trình thì lên danh sách
cho người đại diện lớp đó; lệ phí mượn 5.000đ/ 1 quyển/ 1 học kỳ.
Trong thành phần vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội có số lượng tên/ đầu tài liệu giáo trình khá phong phú
(gồm 74 tên), ngoài ra còn có 10 tên bài giảng. Ngoài hình thức thuê giáo trình,
Trung tâm còn phục vụ người dùng tin dưới hình thức đọc tại chỗ nhưng số
lượng cuốn còn hạn chế. Bên cạnh hai hình thức trên Trung tâm còn sử dụng
hình thức bán giáo trình chuyên ngành cho sinh viên.
Với xu thế hiện nay, khi các hệ thống đào tạo theo hình thức đào tạo tín
chỉ chiếm tỷ lệ cao cùng với định hướng đào tạo tín chỉ của Nhà trường trong
22


những năm tới, vốn tài liệu giáo trình, bài giảng của các trường lại càng trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết, nhu cầu về tài liệu này của người dùng tin càng
nâng cao, đòi hỏi Trung tâm cần có những biện pháp bổ sung để đáp ứng nhu
cầu đó một cách kịp thời và hiệu quả.
2.4.2 Phục vụ tài liệu sách

Ngoài phục vụ Giáo trình, Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh Trung tâm
Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội còn phục vụ người dùng tin
tài liệu sách; loại hình phục vụ này do Phòng đọc chịu trách nhiệm.
Phòng đọc là một trong các bộ phận phục vụ chính của Trung tâm. Đây là
nơi học tập, nghiên cứu tốt nhất của người dùng tin. Phòng đọc không chỉ là nơi
dành riêng cho người dùng tin đến mượn tài liệu đọc tại chỗ mà còn là nới rất
yên tĩnh cho người dùng tin đến tự học, tự nghiên cứu.
Phòng được bố trí ở tầng 4, với diện tích 100m 2 , phục vụ 165 chỗ ngồi,
với không gian thoáng mát, cơ sở vật chất khang trang, vốn tài liệu phong phú
về loại hình, nội dung. Phòng phục vụ theo giờ chung của thư viện ( giống
phòng Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh).
Vốn tài liệu: Sách tiếng Việt khoảng hơn 6.700 tài liệu, chiếm 98%
Sách ngoại văn khoảng hơn 80 tài liệu, chiếm 2%
Tài liệu tại đây phong phú, đa dạng thuộc các môn ngành tri thức khác
nhau: Khoa học xã hội, ngôn ngữ, triết học, tài liệu chuyên ngành,… Đây được
xem là nơi phản ánh đầy đủ nhất vốn sách của Trung tâm. Tài liệu được xếp theo
ký hiệu phân loại và được phân ra thành các môn ngành tri thức , giúp cán bộ
tìm tài liệu một cách nhanh chóng khi có yêu cầu mượn.
Phương thức phục vụ:
Từ đầu năm 2009 đến tháng 8 năm 2010 phục vụ theo hình thức mở
nhưng thời gian sau đó đến nay Phòng chuyển về phục vụ theo hình thức đóng,
vì một số nhân tố chủ quan: đội ngũ cán bộ còn thiếu, số đầu sách còn hạn chế, ý
thức của sinh viên khi sử dụng tài liệu theo hình thức tự chọn tài liệu trên giá
chưa cao.
Phục vụ theo phương thức đóng: yêu cầu người dùng tin sau khi đăng ký
23


vào thư viện có nhu cầu đọc tài liệu sẽ lấy phiếu yêu cầu ở bàn trực dưới tầng 2,
điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu (tên bạn đọc, lớp, tên sách, ký hiệu

phân loại,…) bằng cách tra tủ mục lục hoặc cơ sở dữ liệu; sau đó vào phòng Đọc
xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện và đưa phiếu yêu cầu mượn cho thủ thư để họ
tìm đến cuốn sách theo đúng ký hiệu phân loại, tên sách mà người dùng tin viết
trên phiếu yêu cầu mượn. Sau khi đọc xong, người dùng tin trả lại tài liệu cho
thủ thư để họ xếp vào vị trí cũ trên giá.
Đối với hình thức phục vụ mở trước đây thì người dùng tin cũng xuất
trình thẻ và sau đó sẽ được phát một tờ phiếu . Trên tờ phiếu này người dùng tin
ghi các thông tin. Sau khi đọc xong người dùng tin để sách lên gía đúng nơi mà
mình đã lấy sách và lấy phiếu đưa cho cán bộ thư viện và lấy lại thẻ sinh viên.
Cán bộ thư viện có nhiệm vụ giữ những tờ phiếu đó và đối chiếu xem người
dùng tin có lấy đúng sách hay không, kiểm tra sách có bị nhàu nát xé hỏng hay
không.
Người dùng tin đến phòng Đọc chủ yếu là sinh viên có nhu cầu mượn
giáo trình để học và làm bài tập, hoặc mượn sách tham khảo,… Đối với cán bộ
nghiên cứu, đến đây ít hơn do khối lượng tài liệu mang tính chất nghiên cứu
chuyên sâu còn ít, đa số họ thường tìm đến các tài liệu Báo – Tạp chí – Tài liệu
nội sinh.
Số lượng người dùng tin đến đọc sách ngày càng đông tăng nhanh vào
những thời điểm chuẩn bị vào kỳ thi.
2.4.3 Phục vụ Báo, tạp chí, tài liệu nội sinh
Phục vụ Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh do Phòng Báo – Tạp chí – Tài
liệu nội sinh đảm nhiệm được bố trí ở tầng 3, với diện tích khoảng 90m 2, chứa
120 chỗ ngồi phục vụ bạn đọc tại chỗ và một khó chứa Báo – Tạp chí lưu, do
một cán bộ thư viện đảm nhiệm. Phòng mở cửa phục vụ người dùng tin theo lịch
chung của Trung tâm: vào các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 5 (trực theo giờ
hành chính và theo ca), thứ 6 và thứ 7 phục vụ theo giờ hành chính, riêng chiều
thứ 6 không phục vụ bạn đọc để cán bộ Phòng làm công tác vệ sinh kho và sắp
xếp lại tài liệu.
24

Với khối lượng tài liệu khá lớn: khoảng 85 loại Báo – Tạp chí, bao gồm
cả báo quyển, báo tờ , tạp chí. Các tạp chí được Trung tâm bổ sung, nhập thường
xuyên như: Tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tạp chí Giáo dục và thời đại, tạp chí Tài
hoa trẻ, Công báo,… các báo: Nhân dân, báo An ninh thủ đô, báo Pháp luật…
Chính vì vốn tài liệu lớn đó nên người dùng tin có thể tra cứu các tài liệu về các
lĩnh vực mà mình quan tâm một cách dễ dàng , tạo điều kiện cho cán bộ thư viện
đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Để tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu một cách dễ
dàng, cán bộ thư viện của Phòng Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh đã xây dựng
mục lục thông báo sách mới và đưa vào sử dụng từ tháng 6 năm 2012. Việc xây
dựng mục lục thông báo sách mới đã đem lại hiệu quả cao, đáp ứng được nhu
cầu tìm tin của người dùng tin, rút ngắn được thời gian tra cứu.
Ngoài ra Phòng còn chứa một khối lượng khá lớn vốn tài liệu nội sinh bao
gồm: Luận văn Thạc sĩ của các giảng viên trong trường, các đề tài nghiên cứu và
báo cáo tốt nghiệp của sinh viên các khóa đào tạo trong trường.
Phòng phục vụ theo hình thức bán mở:
-

Báo – Tạp chí được phục vụ dưới dạng mở. Tài liệu sau khi được xử lý qua công
tác phân loại, vào sổ đăng ký, đóng dấu, được đưa lên các ô tủ để phục vụ bạn
đọc. Tức là mỗi loại báo, tạp chí được xếp vào một ô tủ riêng; bên ngoài tủ có
dán tên báo hoặc tạp chí đó, tạo điều kiện cho người dùng tin tra tìm tài liệu
được dễ dàng và nhanh chóng. Các ô tủ được bố trí gần các dãy bàn của bạn đọc
tạo thuận lợi cho bạn đọc khi lấy báo, tạp chí. Người dùng tin sau khi xuất trình
thẻ cho cán bộ thư viện, nếu có nhu cầu đọc báo, tạp chí sẽ lựa chọn theo yêu

-

cầu của mình.

Tài liệu nội sinh được phục vụ dưới dạng đóng. Người dùng tin có yêu cầu sử
dụng tại liệu dạng này khi xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện sẽ được cán bộ thư
viện phát phiếu yêu cầu, người dùng tin có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào
phiếu yêu cầu (tên, lớp, báo cáo tốt nghiệp về chuyên đề,…).
Người dùng tin là sinh viên chủ yếu sử dụng tài liệu này để tham khảo
Báo cáo tốt nghiệp của các sinh viên khóa trước vào kỳ cuối sau khi kết thúc
25