đồ án công nghệ thông tin Thực trạng sản phẩm và dịch vụ Thông tin tại trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội

Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
ĐHSPHN : Đại học sư phạm Hà Nội
SP - DV : Sản phẩm - dịch vụ
TT.TT - TV : Trung tâm Thông tin - Thư viện
CSDL : Cơ Sở dữ liệu
NCKH : Nghiên cứu khoa học
SV : Sinh viên
NDT : Người dùng tin
ML : Mục Lục
MLPL : Mục Lục phân loại
MLCC : Mục Lục chữ cái
NCS : Nghiên cứu sinh
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
1
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
MỤC LỤC
Lời mở đầu ………………………………………………… 4.
1. Lý do chọn đề tài 5
2. Mục đích và nhiệm vụ 5
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……………………………………………….5
4. Phương pháp nghiên cứu……………………………………………………… 5
5.Ý nghĩa của đề tài……………………………………………………………… 5
6. Bố cục của đề tài……………………………………………………………… 6
Chương 1. Khái quát Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học sư phạm
Hà Nội…………………………………………………………
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển…………………………………… 7
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm……………………………… 8
1.3 Hoạt động Thông tin- Thư viện……………………………………… 10
Chương 2.Thực trạng sản phẩm và dịch vụ Thông tin tại trung tâm Thông tin-
Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội………………

2.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan Thông tin- Thư viện…… 14.
2.2 Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông tin- Thư viện
trường ĐHSPHN…………………………………………………… 16.
2.2.1 Các sản phẩm thông tin…………………………………………… 16
2.2.1.1 Hệ thống mục lục phiếu………………………………… 16
2.2.1.2 Thư mục dạng in ấn 20
2.2.1.3 Cơ sở dữ liệu thư mục…………………………………………… 23
2.2.1.4 Mục lục đọc máy………………………………………………… 25
2.2.2 Dịch vụ thông tin…………………………………………………… .26
2.2.2.1 Dịch vụ mượn tài liệu………………………………………… 26
2.2.2.2 Dịch vụ đọc tại chỗ……………………………………………… 28
2.2.2.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc…………………………… 35
2.2.2.4 Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện (multimedia) và truycập
Internet………………………………………………………………………… 36
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
2
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2.2.3 Đánh giá chung về sản phẩm và dịch vụ Thông tin - Tin tại trung tâm Thông
tin - thư viện trường Đại học sư phạm Hà nội 38
2.2.3.1 Chất lượng dịch vụ………………………………………………… 38
2.2.3.2 Tần suất sử dụng dịch vụ………………………………… . 39
Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm
và dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông tin -Thư viện trường ĐHSPHN……
3.1 Nhận xét………………………………………………………… 40
3.1.1 Ưu điểm………………………………………………………… .40
3.1.2 Hạn chế………………………………………………………… 41
3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng SP-DV tại trung tâm Thông tin
-Thư viện trường ĐHSPHN………………………………… 41
3.2.1 Cơ sở vật chất………………………………………………… 42
3.2.2 Đội ngũ cán bộ………………………………………………… 42

3.2.3 Đào tạo người dùng tin……………………………………… 43
3.2.4 Vốn tài liệu và nguồn tin……………………………………… 44
Kết luận……………………………………………………………… . 45
Danh mục tài liệu tham khảo.

Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
3
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin và truyền thông, thông tin ngày
càng đa dạng phong phú và đóng vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của
xã hội loài người. Cùng với xu thế hội nhập toàn cầu trên tất cả các lĩnh vực,Việt
Nam cũng đang vươn mình sẵn sàng hội nhập trong đó có lĩnh vực giáo dục và đào
tạo.Vì thế, trong những năm gần đây Đảng và Nhà nước luôn quan tâm đầu tư đến
việc đổi mới hệ thống giáo dục Đại học, nhằm nâng cao chất lượng nghiên cứu
khoa học mà trong đó giáo dục và đào tạo cùng với khoa học công nghệ là quốc
sách hàng đầu.
Để đạt được mục tiêu đó thì trường Đại học sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN) đã có
nhiều hoạt động đổi mới trong giáo dục và đào tạo, giảng dạy. Cho đến nay, mọi
hoạt động Thông tin- Thư viện tại trung tâm không ngừng được chú trọng đầu tư
nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáo
viên, sinh viên trong và ngoài nhà trường, đặc biệt là việc đảm bảo cung cấp các
sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với yêu cầu bạn đọc.
Ngày nay, sức mạnh và hiệu quả hoạt động của một Trung tâm Thông tin -Thư
viện không chỉ được đo bằng khối lượng các nguồn tư liệu hiện có mà nó còn được
đo bằng năng lực đáp ứng nguồn thông tin đó một cách nhanh nhất và chính xác
nhất, phù hợp nhất trên cơ sở huy động nhiều nguồn tin khác nhau để tạo ra các sản
phẩm và dịch vụ (SP-DV) thông tin có chất lượng cao nhất phù hợp với nhu cầu
của người dùng tin.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm gần đây việc xây dựng
và hoàn thiện nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thông
tin -Thư viện trường ĐHSPHN đã có nhiều cố gắng và đạt được nhiều thành tựu
trong việc đáp ứng nhu cầu nghiên cứu giảng dạy của cán bộ giảng viên, sinh viên
trong trường.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được thì việc phát triển các sản phẩm và
dịch vụ của thư viện vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Vì vậy, trong thời
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
4
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
gian 8 tuần thực tập ở đây, cùng với những kiến thức đã học em đã chọn đề tài
“Sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại
học sư phạm Hà Nội” là đề tài nghiên cứu và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp của
em.
2. Mục đích và nhiệm vụ
- Phản ánh thực trạng các sản phẩm dịch vụ thông tin của Trung tâm Thông tin
-Thư viện trường ĐHSPHN.
- Đề xuất giải pháp nhằm phát triển các Sản phẩm và dịch vụ thông tin của thư
viện.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu : sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin
-Thư viện trường ĐHSPHN.
- Phạm vi nghiên cứu: hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin dưới dạng truyền
thống và hiện đại của trung tâm đang được xây dựng và sử dụng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bản báo cáo thực tập này, em đã dùng các phương pháp sau:
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
• Phương pháp điều tra thực tế, khảo sát.
• Phương pháp phân tích số liệu, tổng hợp thống kê.
5. Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt lý luận: khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện và phát triển các
sản phẩm và dịch vụ thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ
đó trong thư viện.
- Về mặt thực tiễn: phản ánh thực trạng phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông
tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐHSPHN trong thời gian qua, phân
tích những mặt đạt được cũng như hạn chế trong việc xây dựng và sử dụng các sản
phẩm và dịch vụ thông tin tại trung tâm.
6. Bố cục của đề tài
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
5
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bố cục của đề tài được
chia làm 3 chương :
Chương 1: Khái quát trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN.
Chương 2: Thực trạng các sản phẩm dịch vụ TT tại trung tâm TT-TV trường
ĐHSPHN.
Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả
sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN.
Lời cảm ơn
Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên tại Trung
tâm Thông tin - Thư viện trường ĐHSPHN, đã tạo điều kiện cho em được khảo sát
thực tế trong thời gian thực tập tại trung tâm.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa QTVP –TTTV
trường CĐ Công Nghệ Thành Đô, đã tận tình chỉ bảo chúng em trong suốt khoá
học tại trường.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Văn Trọng, đã
trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình hoàn thành bản báo cáo này. Em xin gửi tới
thầy và gia đình lời chúc sức khoẻ và hạnh phúc.
Chân thành cảm ơn !

Hà nội, tháng 4 năm 2009
Sinh viên
Trần Thị Nhị
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
6
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
CHƯƠNG 1.
KHÁI QUÁT TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI
1.1 Lịch sử hình thành và phát triên
* Lịch sử hình thành và phát triển của trường ĐHSPHN
Trường ĐHSPHN là trường trọng điểm đầu ngành trong hệ thống các trường
sư phạm. Đây là trung tâm lớn về đào tạo giáo viên và cán bộ nghiên cứu khoa học,
là nơi đào tạo nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học danh tiếng cho đất nước góp phần
quan trọng trong sự nghiệp giáo dục của đất nước.
Trường ĐHSPHN được ra đời theo nghị định 276/NĐ của bộ Quốc gia Giáo
dục ngày 11/10/1951 với tên gọi là Trường sư phạm cao cấp, đặt tại khu học xá
Trung Ương ở Nam Ninh –Trung Quốc.
Do quy mô, nhiệm vụ đào tạo của trường ngày càng lớn, lại trong hoàn cảnh
chiến tranh nên nhà trường gặp không ít khó khăn, Hội đồng chính phủ ra quyết
định số 182/CP ngày 14/8/1967 chia trường ĐHSPHN thành 3 trường:
- Trường ĐHSPHN I đào tạo giáo viên cấp 2 về KHXH
- Trường ĐHSPHN II đào tạo giáo viên cấp 2 về KHTN
- Trường ĐHSP Ngoại Ngữ Hà Nội gồm các khoa: Tiếng Nga, Tiếng Trung,
Tiếng Pháp, Tiếng Anh.
Năm 1976, Trường ĐHSPHN I và ĐHSPHN II được sát nhập thành trường
ĐHSPHN I. Cũng trong thời gian này, trường được Chính phủ và Bộ giáo dục giao
nhiệm vụ xây dựng trường trở thành trường ĐHSPHN trọng điểm và chuẩn mực
trong mạng lưới các trường ĐHSP cả nước.
Tháng 12 năm 1993, theo quyết định của Chính phủ, Trường ĐHSPHN sát

nhập vào ĐHQGHN (cùng với Đại học Tổng Hợp và Đại học Sư Phạm Ngoại Ngữ
Hà Nội) với tên gọi là trường Đại học sư phạm. Trong thời gian này, Trường ĐHSP
vừa nhận được sự giúp đỡ của các trường thành viên trong ĐHQGHN vừa tiếp tục
phát huy truyền thống bản sắc đặc trưng của mình trong hơn 40 năm xây dựng và
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
7
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
trưởng thành để giữ vững, khẳng định là một cơ sở đào tạo giáo viên và nghiên cứu
khoa học lớn.
Năm 1999, trước tình hình và nhiệm vụ cách mạng mới,Thủ tướng Chính phủ
ban hành quyết định số 201/1999 TTg tách 2 trường ĐHSPHN và ĐHSP thành phố
Hồ Chí Minh ra khỏi ĐHQG và xây dựng thành trường ĐHSP trọng điểm, làm
nòng cốt cho ngành Giáo dục, thực hiện chiến lược con người của Đảng theo tinh
thần Nghị quyết Ban chấp hành Trung Ương Đảng Cộng Sản Việt Nam lần thứ 2.
Trong quá trình xây dựng và phát triển, đặc biệt trong thời kỳ đổi mới, trường
ĐHSPHN đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị, được xã hội tín nhiệm đánh
giá cao. Với những thành tích xuất sắc mà nhà trường đã đạt được trong đào tạo,
nghiên cứu khoa học và bảo vệ Tổ Quốc, Trường ĐHSPHN đã vinh dự được Chủ
tịch nước tặng Huân chương Độc lập hạng nhất năm 1996. Năm 2001, nhân kỷ
niệm 50 năm ngày thành lập trường, trường ĐHSPHN vinh dự được Chủ tịch nước
tặng thưởng huân chương Hồ Chí Minh. Đặc biệt, năm 2004 trường ĐHSPHN một
lần nữa vinh dự được Chủ tịch nước tặng thưởng danh hiệu Anh hùng lao động do
có những thành tích đặc biệt xuất sắc trong thời kỳ đổi mới.
* Quá trình hình thành và phát triển của TT TT-TV trường ĐHSPHN
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN ra đời vào ngày 11/10/1951, cùng với sự
ra đời của trường ĐHSPHN, đây là đơn vị phục vụ đào tạo trực thuộc ban Giám
hiệu nhà trường .Gắn liền với hơn 50 năm lịch sử phát triển của nhà trường, từ một
Thư viện truyền thống còn nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn tài liệu,
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN ngày nay đã được đầu tư một cơ ngơi khang
trang gồm khu nhà 4 tầng khép kín với 5000m2 sử dụng. Đội ngũ cán bộ đa số

được đào tạo đúng chuyên ngành, có năng lực đáp ứng cơ bản cho yêu cầu hoạt
động của Trung tâm.
1.2 Chức năng nhiệm vụ của trung tâm
* Chức năng
Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN là thành phần cơ bản và không thể thiếu
trong sự nghiệp Giáo dục và đào tạo của nhà trường. Trung tâm có chức năng thu
thập, bổ sung, xử lí và cung cấp các tài liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
8
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
học giáo dục và các khoa học khác, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và
nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.
* Nhiệm vụ
Với vai trò là giảng đường thứ 2 trong trường Đại học, là đầu mối quan trọng
về công tác Thông tin - tư liệu phục vụ học tập, giảng dạy và NCKH. Trung tâm
Thông tin - Thư viện trường ĐHSPHN phải hoàn thành những nhiệm vụ sau:
+ Tham mưu, lập kế hoạch cho Ban giám hiệu về công tác Thông tin- tư liệu
phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và học tập trong từng giai đoạn phát triển
của nhà trường.
+ Thu thập, bổ sung và xử lí tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiết
phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm tin của bạn đọc
+ Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản nguồn tư liệu của trường bao gồm các
loại hình ấn phẩm và vật mang tin.
+ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống và hiện đại
nhằm phục vụ và phổ biến thông tin.
+ Thu nhận, lưu chiểu những ấn phẩm do nhà trường xuất bản, các luận án tiến
sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại trường và của cán bộ nhà trường bảo vệ tại các
cơ sở đào tạo khác.
+ Nghiên cứu khoa học TT-TV, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật mới vào
việc xử lí và phục vụ nhu cầu thông tin của bạn đọc.

+ Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi và chia sẻ nguồn lực
thông tin với các cơ quan Thông tin-thư viện của các trường Đại học, các tổ chức
khoa học trong và ngoài nước như: Liên hiệp Thư viện Việt Nam, Liên hiệp Thư
viện Quốc tế.
+ Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, điều tra đánh giá nhu cầu
thông tin của cán bộ giảng dạy, cán bộ NCKH, NCS và SV trong trường, từ đó có
hướng tổ chức và ngày càng hoàn thiện hoạt động tạo điều kiện để cung cấp phù
hợp với nhu cầu của NDT .
Trải qua 58 năm, cùng với sự phát triển và lớn mạnh không ngừng của trường
ĐHSPHN, Trung tâm TT-TV đã có nhiều cải tiến trong hoạt động, không ngừng
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
9
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
hoàn thiện trong xử lí tài liệu và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Bên cạnh
đó, Trung tâm thường xuyên quan tâm bồi dưỡng trình độ cho cán bộ và NDT, đặc
biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đã được tiến hành một
cách khoa học, từng bước vững chắc đem lại hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu của
cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.Với những thành tích đã đạt được
trong những năm vừa qua,Trung tâm đã nhận được nhiêu danh hiệu thi đua cao quý
do các Bộ, Ngành và trường ĐHSPHN trao tặng.
1.3 Hoạt động thông tin thư viện
1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của trung tâm

1.3.2 Cơ sở vật chất trang thiết bị của trung tâm
Năm 2002, trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN chính thức chuyển sang hoạt
động trên khu nhà 4 tầng khang trang có diện tích sử dụng khoảng 5000m2 với
khoảng 900 chỗ ngồi, được thiết kế phù hợp với đặc thù của trung tâm.
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
10
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp

Được sự quan tâm của nhà trường, bên cạnh cơ sở vật chất khang trang, trung
tâm không ngừng đầu tư mua sắm trang thiết bị để ngày càng một hoàn thiện.
- Hệ thống máy tính: gồm 129 máy chạm và 1 máy chủ đều được nối mạng
nhằm phục vụ cho cán bộ làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu. Các phòng máy tính
của tổ tin và 2 phòng đọc lớn đều được ưu tiên lắp đặt máy điều hoà.
Ngoài ra, trung tâm còn được trang bị hệ thống các trang thiết bị hiện đại :
+ Hệ thống máy in: 08 máy HP 4200N, 04 máy HP 1200 PCL, 02 máy in thẻ, 02
máy in mã số, mã vạch.
+ Hệ thống máy quét: 04 máy khổ A4 HP 3770, 04 máy khổ A3 Microtek
+ Hệ thống máy photocopy: 01 máy siêu tốc, 04 máy chất lượng cao.
+ Hệ thống cổng từ : 2 cổng + Máy đọc và khử từ:04 máy
+ Đầu đọc mã vạch: 12 máy + Máy ép Plastic: 02 máy
+ Máy ảnh kỹ thuật số: 01 máy + Bộ lưu điện:10 bộ, 01 máy phát điện
+ Camera theo dõi: 16 máy + 01 hệ thống báo trộm cảm ứng
+ 01 hệ thống báo trộm lazer.
Các trang thiết bị đồ gỗ cũng được trang bị đầy đủ, đồng bộ, mẫu mã phong
phú như tủ mục lục, quầy thủ thư, bàn đọc báo tạp chí, bàn đọc sách, máy tính,…
giá sách các loại, giá tạp chí.
Từ năm 2004 đến nay, trung tâm sử dụng phần mềm Libol của công ty công
nghệ tin học Tinh Vân. Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy
đủ các tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện
Quốc gia và Quốc tế.
Phần mềm Libol gồm có 10 Module cơ bản, thư viện đã sử dụng 7 module:
1. Module bổ sung
2. Module biên mục 5. Module bạn đọc
3. Module ấn phẩm định kỳ 6. Module lưu thông
4. Module OPAC 7. Module quản lý.
Nhờ có phần mềm Libol, công tác quản lí các nguồn tài liệu trong thư viện
được hiệu quả và theo hệ thống logic.
1.3.3 Nguồn lực thông tin

Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
11
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
* Tài liệu truyền thống
Tổng số tài liệu : - Đầu sách : 90.000 cuốn.
- Bản sách : 350.000 cuốn
Bao gồm: -
- Sách: Tiếng Việt 235.000 cuốn, tiếng Nga 80.000 cuốn, tiếng Latinh 30.000
cuốn, ngôn ngữ khác 5.000 cuốn.
Tỉ lệ tài liệu KHTN :30%, KHXH 70%
- Tài liệu tra cứu: 3.500 cuốn
- Báo: phần lớn là Tiếng Việt, có những loại từ năm 1954.
- Tạp chí: 25.000 cuốn ( bằng Tiếng Việt, La tinh, Nga…)
- Luận văn, luận án: 9.213 cuốn (Tiếng Việt, có từ cấp Th.s trở lên).
Hầu hết sách, luận văn, luận án trong thư viện được dán mã số mã vạch, phục vụ
cho mượn, trả tài liệu trên máy tính.
* Tài liệu điện tử :
- Băng Video : 87 băng
- Băng Cassette : 157 băng
- Đĩa CD : 1164 đĩa
- CSDL : 49630 biểu ghi
Trong đó:
 CSDL sách : 44.161 biểu ghi
 CSDL tạp chí : 173 biểu ghi
 CSDL luận văn, luận án: 7680 biểu ghi
 CSDL bài trích: 13.834 biểu ghi
 CSDL đề tài NCKH : 93biểu ghi
Các dữ liệu điện tử, phần mềm học tiếng Anh…và đầy đủ các chuyên ngành đào
tạo và tài liệu tham khảo.Tài liệu trong TV luôn được cập nhật, bổ sung mới tương
đối phong phú về nội dung, loại hình và ngôn ngữ.

1.3.4 Người dùng tin và nhu cầu tin
Việc nắm bắt đặc điểm nhu cầu của người dùng tin (NDT) có ý nghĩa quan trọng
trong hoạt động TT-TV, qua đó Trung tâm có thể đáp ứng đầy đủ và chính xác
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
12
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
những nhu cầu thông tin đó. Đây cũng là nhiệm vụ hàng đầu của các thư viện nói
chung và của thư viện trường ĐHSPHN nói riêng.
Các đối tượng dùng tin tại trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN có đặc điểm về
nhu cầu tin:
- Nhóm NDT là sinh viên: 2 năm đầu SV được trang bị những kiến thức cơ bản
nên họ có nhu cầu chủ yếu là sách giáo trình về các môn học đại cương như: Tâm
lí, Triết học, Lịch sử Đảng… Ngoài ra, họ cũng quan tâm đến tài liệu tham khảo.
Sinh viên 2 năm cuối được trang bị kiến thức chuyên ngành nên họ có nhu cầu
và các sách chuyên ngành mà họ theo học, và cũng có nhu cầu về tài liệu tham
khảo nhằm phục vụ cho chuyên môn. Ngoài tài liệu bằng tiếng Việt, họ còn sử
dụng tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp.
- Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu: Do đặc thù công việc nên nhu cầu
thông tin của họ rất đa dạng, phong phú và. Họ có nhu cầu lớn đối với các loại sách
tham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo nước ngoài. Đây cũng là tài liệu quan
trọng giúp họ biên soạn giáo trình, chuẩn bị cho các bài giảng hoặc các đề tài
NCKH. Họ có nhu cầu mượn tài liệu tại các phòng mượn, phòng đọc, ngoài ra các
tài liệu như: Từ điển, Bách khoa toàn thư, sổ tay, sách tra cứu cũng được đối tượng
này quan tâm. Những tài liệu phi ấn phẩm như: băng hình, băng đĩa, CD-ROM, các
CSDL cũng là tài liệu tham khảo có giá trị đối với họ.
- Nhóm NDT là học viên cao học, NCS : đây là nhóm bạn đọc sử dụng thư viện
đông chỉ sau sinh viên.Tài liệu mà đối tượng này sử dụng cũng rất đa dạng: sách
tham khảo quốc văn và ngoại văn, báo tạp chí và nhiều nhất là các đề tài NCKH,
các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sỹ. Có thể nói, nhóm bạn đọc này là đối tượng có
nhu cầu về tài liệu thông tin đa dạng, có trọng điểm, thể hiện mục đích rõ ràng.

Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
13
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI.
2.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin trong cơ quan thông tin thư viện
Từ lâu, vấn đề SP-DV thông tin của một cơ quan TT-TV, trong đó có các trung
tâm TT-TV Đại học luôn nhận được sự quan tâm chú ý. Chất lượng của các SP-
DV TT-TV là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng công tác phục vụ bạn
đọc của cơ quan TT-TV đó.
2.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
* Sản phẩm thông tin thư viện
Sản phẩm - nhìn từ tính chất lao động tại khu vực cơ quan Thông tin - Thư
viện được định nghĩa: là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân/tập
thể nào đó được thực hiện, nhằm thoả mãn nhu cầu của người dùng tin.
Như vậy, quá trình tạo ra sản phẩm chính là quá trình xứ lý thông tin như: biên
mục, phân loại, tóm tắt, chú giải, biên soạn, tổng quan …cũng như các quá trình
phân tích tổng hợp thông tin khác. Qúa trình xử lý thông tin của cán bộ thư viện tại
trung tâm đó đã tạo nên một hệ thống sản phẩm thông tin ngày càng có chất lượng
cao, dễ sử dụng và việc sử dụng đó đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ
bạn đọc, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng.
* Dịch vụ thông tin thư viện
Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm, dịch vụ - là thuật ngữ được sử dụng
nhiều trong các hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau trong xã hội. Và trong hoạt
động TT - TV, thì dịch vụ thông tin bao gồm những hoạt động nhằm thoả mãn nhu
cầu tin và trao đổi thông tin của người sử dụng trong các cơ quan TT - TV nói
chung.
2.1.2 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin
SP và DV thông tin là nguồn lực chính của nền kinh tế tri thức, nền kinh tế hiện

đại.
SP và DV thông tin là tấm gương phản ánh di sản trí tuệ chung của con người,
là công cụ thiết yếu để con người khai thác và sử dụng có hiệu quả di sản chung
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
14
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
của nhân loại, nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của mình. Chính các SP - DV đó
đã tạo điều kiện cho mọi lĩnh vực trong đời sống của con người được phát triển một
cách liên tục trong thời gian và qua không gian. Ngoài ra, các SP-DV thông tin
cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các lĩnh
vực đó với nhau.
Đối với cơ quan TT-TV thì SP và DV thông tin là cầu nối giữa cơ TT - TV và
NDT, là cầu nối thông tin với người sử dụng thông tin, giữa cán bộ thư viện với
NDT. Ngày nay, với lượng thông tin không ngừng tăng lên cả về số lượng và chất
lượng, cùng với sự ra đời của công nghệ tin học và viễn thông đã cho phép khai
thác thông tin không bị giới hạn về không gian và thời gian. Chính vì vậy, đòi hỏi
các cơ quan TT-TV đặc biệt là các trung tâm TT-TV tại các trường Đại học phải
cung cấp thông tin đến người dùng tin một cách cập nhật, chính xác và hiệu quả
nhất. Để làm được điều này, Trung tâm TT-TV trường ĐHSP HN không ngừng
nâng cao chất lượng và đa dạng hoá các SP-DV Thông tin-Thư viện .
SP-DV thông tin được coi là yếu tố của cơ sở vật chất, là nguồn lực để phát
triển chất lượng hoạt động của cơ quan TT-TV. Nó là phương tiện không thể thiếu
đối với NDT khi đến bất cứ một cơ quan TT-TV nào, là phương tiện để quản lý
hoạt động và là tiêu chuẩn để đánh giá sự thoả mãn nhu cầu tin của bạn đọc, thông
qua việc sử dụng SP-DV thông tin của bạn đọc.
Xét ở góc độ là nguồn lực của cơ quan TT-TV, thì SP - DV thông tin giữ vai
trò quan trọng trong việc phát triển tại cơ quan đó. Điều đáng nói ở đây là chúng ta
cần xây dựng và ứng dụng các SP - DV thông tin sao cho phù hợp với tính chất,
nhiệm vụ và đặc thù của cơ quan mình, nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin của
NDT. Đó là việc phải hiện đại hoá, đa dạng hoá các loại hình SP và DV thông tin,

nhằm mang lại hiệu quả nhất định cho người sử dụng.
2.1.3 Mối quan hệ giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông
tin - Thư việnS
Luôn đi cùng nhau trong hoạt động Thông tin - Thư viện, sản phẩm và dịch vụ
có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ nhau không tách rời. Sản phẩm là nền tảng để
phát triển nên dịch vụ, sản phẩm và dịch vụ thông tin khi được mô tả, biên soạn
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
15
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
biên soạn theo đúng phương pháp và được bạn đọc sử dụng một cách khoa học và
đúng mục đích thì nó không chỉ đảm bảo cho việc thực hiện tốt các chức năng của
một cơ quan Thông tin - Thư viện, mà còn góp phần tích cực và hiệu quả trong việc
tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc của cán bộ thư viện và NDT. Sản phẩm
thông tin có tốt, đa dạng, tiện lợi thì mới làm nảy sinh nhu cầu tin và đáp ứng tốt
cho việc sử dụng dịch vụ thông tin của bạn đọc.
VD: Mục lục là một sản phẩm thông tin, là phương tiện trong công tác tuyên
truyền giới thiệu sách của thư viện, mục lục giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ
quá trình tìm tin, thư viện có cấu tạo hệ thống mục lục tốt thì không chỉ thoả mãn
yêu cầu sẵn có của bạn đọc, mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đề mới kích
thích việc đọc tài liệu. Nhờ có hệ thống mục lục mà bạn đọc có thể tra tìm tài liệu
dễ dàng, làm thoả mãn nhu cầu tin của mình.
2.2 Thực trạng Sản phẩm dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông Tin -Thư
viện trường ĐHSPHN
2.2.1 Các sản phẩm thông tin
2.2.1.1 Hệ thống mục lục phiếu
Hệ thống mục lục (ML) là tập hợp các đơn vị/phiếu mục lục được sắp xếp theo
một trật tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một hay một nhóm cơ quan TT -TV.
Hệ thống ML có chức năng phản ánh toàn bộ các xuất bản phẩm có trong cơ
quan TT-TV theo các đặc điểm khác nhau như: theo vần chữ cái tên tài liệu hay tên
tác giả, nội dung hay chủ đề của tài liệu và giúp cho NDT xác định được vị trí tài

liệu trong kho. ML là phương tiện quan trọng trong công tác tuyên truyền và giới
thiệu sách của thư viện, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc làm quen với nội dung
phong phú của vốn tài liệu thư viện. Thông qua hệ thống ML, bạn đọc có thể tìm
thấy tài liệu mình cần.Vì vậy, hệ thống ML giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ
quá trình tìm tin tại trung tâm.
Bất kỳ một Thư viện nào có cấu tạo hệ thống ML tốt thì không chỉ làm thỏa
mãn những yêu cầu sẵn có của bạn đọc, mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đề
mới kích thích việc đọc tài liệu. Nhờ có ML, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu dễ dàng,
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
16
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
thoả mãn nhu cầu tin của mình. Hay nói cách khác, đó là cơ sở để bạn đọc lựa chọn
và mượn tài liệu.
Hệ thống ML có đặc điểm chính là đóng vai trò hướng dẫn NDT, vì vậy ML
được tổ chức, sắp xếp khoa học, chính xác, cập nhật sẽ giúp cho bạn đọc tìm tài
liệu chính xác, đồng thời tránh được tình trạng tài liệu bị bỏ quên, làm cho vòng
quay của tài liệu cao, mang lại giá trị thiết thực cho bạn đọc.
Ngoài ra, ML còn giúp cho cán bộ thư viện thực hiện tốt nhiều khâu công tác
như: Tổ chức triển lãm sách, làm thư mục, bổ sung tài liệu.
Tại Trung tâm TT-TV trường ĐHSP HN, ML phiếu vẫn giữ vai trò quan trọng
vì nó phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng, là cơ sở tìm tin chủ yếu của NDT .Toàn
bộ hệ thống mô tả ML của thư viện đều được mô tả theo nguyên tắc ISBD. Hệ
thống phiếu gồm có nhiều phiếu tiêu đề và phiếu mô tả, sau phiếu tiêu đề thường
có khoảng 30 - 50 phiếu mô tả.
ML của thư viện có hai dạng chủ yếu: mục lục chữ cái và mục lục phân loại.
* Mục lục phân loại
Mục lục phân loại (MLPL) là loại hình mục lục phản ánh nội dung của tài liệu
theo các lĩnh vực khoa học như: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội Đây là loại
ML được xây đựng dựa trên khung phân loại mà bản thân các khung phân loại này
lại được xây dựng dựa trên cơ sở phân loại khoa học.

Hệ thống ML này được dùng ở phòng giáo trình, phòng mượn tham khảo,
phòng đọc sách, phòng đọc báo - tạp chí, luận văn đóng.
MLPL là mục lục thư viện trong đó các phiếu mô tả thư mục tài liệu được sắp
xếp theo các ngành tri thức, các bộ môn khoa học trong trật tự phụ thuộc. MLPL
phù hợp với bảng phân loại Thư viện thư mục nhất định mà thư viện đang sử dụng.
Mặc dù tin học hóa đã được áp dụng cho việc tìm kiếm thông tin tại thư viện,
nhưng bạn đọc vẫn thường xuyên sử dụng mục lục phiếu do nó có các ưu điểm sau:
- Dễ sử dụng và phù hợp với mọi đối tượng bạn đọc.
- Nhiều người có thể sử dụng cùng một lúc.
- Sử dụng được bất kỳ khi nào cần, trong mọi điều kiện.

Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
17
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Hình 2.1 : Mục lục phân loại
MLPL của thư viện hiện nay là
công cụ tìm tin quan trọng nhất của
người dùng tin. Nó là tấm gương
phản chiếu kho tài liệu theo các lĩnh
vực khoa học thông qua ký hiệu
phân loại. MLPL giúp NDT tra tìm
và thoả mãn nhu cầu tin theo nhiều
cách tiếp cận (theo chuyên ngành
khoa học, lĩnh vực, môn loại khoa
học). MLPL còn có chức năng giáo
dục NDT tự học và tự bồi dưỡng
nâng cao trình độ.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì hệ thống ML còn có một nhược điểm sau:
- Tốc độ tìm tin chưa cao.
- Phản ánh tài liệu chưa chính xác như: Nhiều tài liệu bị mất vẫn được phản ánh

trên ML phiếu hoặc tài liệu có trong kho nhưng lại không có trên ML.
- ML này khó bảo quản.
MLPL có ưu điểm giúp bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng khi biết chủ đề và
lĩnh vực, ngành mà mình quan tâm. Song lại có hạn chế là tài liệu cùng một chủ đề
lại phân tán rải rác ở các ngành khoa học khác.
* Mục lục chữ cái
Hệ thống ML này được dùng ở phòng mượn giáo trình, phòng mượn sách tham
khảo, phòng đọc sách, phòng đọc báo tạp chí luận văn đóng.
Hình 2.2 Mục lục chữ cái
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
18
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Mục lục chữ cái (MLCC) là hệ thống ML thư viện trong đó các phiếu mô tả thư
mục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên cơ quan tổ chức -
tác giả tập thể hoặc là tên tài liệu (nếu là tài liệu khác).
Ý nghĩa của MLCC: phản ánh đầy đủ, toàn diện vốn tài liệu của thư viện vì
trong MLCC đó không chỉ có phiếu chính mình mà còn có các phiếu bổ sung theo
tên tác giả, tên tài liệu, phiếu chỉ chỗ. MLCC cho phép tìm thấy các tác phẩm của
một tác giả, các lần xuất bản của cùng một tác phẩm.
MLCC còn giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, chỉ dẫn thư mục,
thanh lọc tài liệu xấu.
MLCC rất tiện lợi cho NDT mỗi khi muốn tìm kiếm tài liệu của cùng một tác
giả, vì nó phản ánh đầy đủ tên của tác giả trong hệ thống ML.
Tất cả các phòng đọc, phòng mượn của thư viện trường ĐHSP HN đều có
MLCC. Gồm có MLCC theo tên sách và theo tên tác giả.
MLCC theo tên sách được sắp xếp theo ngôn ngữ gồm các dạng sau:
+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Việt
+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Anh
+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Nga
+ Mục lục chữ cái tên sách Tiêng Pháp

Mục lục chữ cái tên tác giả được sắp xếp theo chữ cái tên tác giả:
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Việt
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiêng Anh
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Nga
+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Đức
Trong quá trình đưa vào sử dụng để tìm tin, MLCC đã thể hiện ưu điểm là: Tài
liệu của cùng một tác giả tập trung vào cùng một vị trí trên hộp phiếu. Khi tìm tin
theo MLCC, NDT biết được chính xác tên tác giả hoặc tên tài liệu thì có thể tìm tài
liệu một cách dễ dàng mà không mất thời gian tra cứu. Bên cạnh đó, MLCC cũng
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
19
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
thể hiện nhược điểm : khi sắp xếp đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và mất thời gian. Hơn
nữa, khi xếp tài liệu theo MLCC sẽ rất khó bổ sung phiếu mô tả cho tài liệu mới.
* Mục lục công cụ
Được xây dựng để sử dụng nội bộ trong quá trình bổ sung xử lý tài liệu, lập chỉ
dẫn thư mục và thông tin chứ không phục vụ bạn đọc. Nó còn là phương tiện kiểm
tra mục lục độc giả sau mỗi buổi phục vụ. Thông qua mục lục công cụ, cán bộ thư
viện biết được trong kho có những tài liệu gì để từ đó điều chỉnh nguồn tài liệu tại
thư viện.
Ngoài các hệ thống mục lục trên, Thư viện còn có mục lục luận án Tiến sĩ và
luận văn Thạc sĩ, mục lục tạp chí tại phòng đọc tạp chí và luận án. Hai hệ thống
mục lục này thường có tần số sử dụng ít hơn mục lục sách.
2.2.1.2 Thư mục dạng in ấn
Thư mục dạng in ấn ra đời nhằm thông báo tài liệu mới tới bạn đọc khi tài liệu
nhập về Thư viện. Thư mục giúp cho bạn đọc nắm bắt tài liệu mới kịp thời, từ đó
có thể biết được ký hiệu để mượn tài liệu trong kho.
Thư mục là một sản phẩm TT-TV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư
mục (có/ không có tóm tắt/ chú giải) được sắp xếp theo một trật tự nhất định, phản
ánh các tài liệu có chung một, một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức.

Thư mục dạng in ấn của Thư viện trường ĐHSP HN được cấu tạo như sau:
Phần mở đầu: Hướng dẫn tra cứu tài liệu, tài liệu trong thư mục được sắp xếp
theo trật tự phân cấp của bảng PTB, tài liệu được mô tả theo quy tắc mô tả dựa theo
tiêu chuẩn quốc tế ISBD. Trong mỗi môn khoa học chính trị, tài liệu được xếp theo
thứ tự chữ cái ABC của tài liệu (đối với sách), theo tên tác giả (đối với luận án).
Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo các ký hiệu như: ký hiệu phân loại, chủ đề,
tên tài liệu hàng ngày.
* Thư mục thông báo sách mới.
Thư viện thường nhận sách tài trợ từ quỹ đầu tư châu Á và châu Úc, nhận sách
từ nhà xuất bản ĐHSPHN, từ uỷ ban khoa học và Xã hội… nên số lượng sách
thường xuyên được bổ sung. Do vậy, hàng tháng thư viện đều có thư mục thông
báo sách mới để bạn đọc biết.
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
20
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Thư mục thông báo sách mới của thư viện trường ĐHSPHN được ra dưới dạng
quyển nhằm mục đích giới thiệu tới bạn đọc đầy đủ các tài liệu mới nhập về và đã
xử lý thuộc tất cả các lĩnh vực tự nhiên và xã hội. Nội dung tài liệu được đưa vào
miêu tả trong thư mục được sắp xếp theo bảng phân loại PTB nhằm giúp bạn đọc
tìm được tài liệu dễ dàng.
Nội dung tài liệu được đưa vào miêu tả trong thư mục được sắp xếp theo
bảng phân loại PTB, nhằm giúp bạn đọc tìm được tài liệu một cách dễ dàng. Tài
liệu gồm các yếu tố mô tả là: Tên tài liệu, tên tác giả, ký hiệu phân loại PTB và ký
hiệu kho. Qua thư mục thông báo sách mới, bạn đọc có thể xác định rõ tài liệu nằm
ở vị trí nào trong kho.


VD: 01 Minh Sơn
Đi và viết: Những bài toán
chọn lọc/ Minh Sơn H.: lao

động, 2003 538tr.
ĐCTL :VV-D2/2464-65
Phân loại: 05
Hình 2.3 : Thư mục thông báo sách mới
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
21
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Tuy nhiên, Thư mục mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tên tài liệu chứ
chưa phản ánh tóm tắt được nội dung của tài liệu đó. Do không biết nội
dung tài liệu nói về vấn đề gì nên bạn đọc không biết tài liệu có phù hợp
với nội dung mình cần hay không? Đây là một hạn chế mà các trung tâm
TT-TV nên đổi mới để có hiệu quả thông tin phục vụ cao hơn.
* Thư mục thông báo bài trích, tạp chí
Thư mục này tập trung các chủ đề khác nhau ở các bài báo khác
nhau, tạo thành một hệ thống thư mục theo một chủ đề nhất định. Thư
mục cũng được ra dưới dạng quyển và in hàng tháng, nhằm cung cấp
thông tin nhanh chóng tới bạn đọc. Thư mục được chia làm 3 phần là:
Lời giới thiệu, nội dung và phần kết. Thư mục thông báo bài trích, tạp
chí phản ánh nội dung của bài viết thuộc các lĩnh vực tự nhiên, khoa học
xã hội và nhân văn. Nội dung của các bài cũng được phân loại theo bảng
phân loại PTB và qua thư mục, bạn đọc biết được tên bài (lĩnh vực, tác
giả, tên tạp chí, năm, trang,<từ trang trích - trang>), địa chỉ tài liệu và ký
hiệu phân loại.
VD: Chủ nghĩa thực dụng Mỹ qua một số đại biểu của nó/ Nguyễn
Hòa Hài Triết học: Số 4 1997 Trang: 42-45
ĐCTL: TC-V/0046
Phân loại : 1T7.23+1T ( N711 )
Thư mục giúp bạn đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung, lĩnh vực mình
quan tâm, phản ánh trên các bài tạp chí tuyên truyền ngành và từ đó sẽ
tìm được nội dung cần đọc một cách chính xác. Thư mục này tạo điều

kiện cho bạn đọc tiếp xúc với tạp chí nhanh chóng, ít mất thời gian nhất.
* Thư mục thông báo luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ
Hàng năm,Thư viện nhận rất nhiều luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ
được bảo vệ cấp trường. Do vậy, số lượng luận án, luận văn được nhận
về thư viện hàng tháng đều được phản ánh trên thư mục thông báo luận
án, luận văn. Thư mục được biên soạn một tháng một lần và phân loại
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
22
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
theo bảng phân loại PTB. Thư mục giới thiệu đầy đủ tên đề tài luận văn,
tác giả, ký hiệu phân loại và có kèm theo phần tóm tắt nội dung của luận
văn, luận án đó. Như vậy, thư mục này đã phản ánh được nội dung của
tài liệu, nên nó được bạn đọc sử dụng thường xuyên và đem lại hiệu quả
tìm tin cao.

Cơ sở kinh tế và sự chuyển
dịch cơ cấu kinh tế tỉnh Nghệ
An : Luận văn thạc sỹ khoa
học địa lý, chuyên ngành địa lý
kinh tế- chính trị :
1.07.02.Hoàng Thị Hà
H. :ĐHSPHN ,2003tr 118tr.+
phụ lục.
Ký hiệu kho :V-LA/4578
Phân loại :33(V236/5)
Hình 2.4: Thư mục thông báo luận án
2.2.1.3 Cơ sở dữ liệu Thư mục
Bên cạnh các sản phẩm thông tin truyền thống, Thư viện đã áp dụng
những thành tựu của CNTT vào quá trình xử lý tài liệu nhằm phát triển
các sản phẩm thông tin - thư viện hiện đại.

Dữ liệu trong CSDL thư mục là tin tức về bản thân tài liệu, chúng
chứa thông tin cấp 2 chứ không phải văn kiện gốc. Thông tin trong
CSDL thư mục bao gồm các dữ liệu (Tác giả, nhan đề, các thông tin xuất
bản, các đặc trưng vật lý…), các chỉ số phân loại, tóm tắt, chú giải, từ
khoá… Đối tượng xử lý các tài liệu chuyên khảo, bài trích, tạp chí, luận
án, luận văn.
CSDL thư mục của thư viện gồm các thông tin về tra cứu tài liệu gốc
cùng với các chỉ dẫn, giúp NDT có thể nhận được tài liệu gốc tại thư
viện.
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
23
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
CSDL thư mục của thư viện trường ĐHSP HN gồm: 66.781trong đó
+ CSDL sách: trên 44.161 biểu ghi
+ CSDL tạp chí: 173 biểu ghi
+ CSDL luận văn, luận án: 7.680 biểu ghi
+ CSDL bài trích: 13.834 biểu ghi
+ CSDL Đề tài NCKH : 933 biểu ghi
Riêng năm 2007-2008, thư viện đã xử lý được 12.808 biểu ghi cho
các dạng sách, tạp chí, bài trích tạp chí, luận văn, luận án.
Các biểu ghi là kết quả của quá trình xử lý hồi cố kho sách, tạp chí
của thư viện. CSDL này có cấu trúc theo CDS/ISISn version 3.0 đã được
chuyển sang SQL server 6.5 để thuận lợi cho NDT tra cứu trên máy đơn
và máy kết nối. Hiện nay, hệ thống CSDL trên đã được chuyển sang
phần mền quản trị thư viện Libol với nhiều tính năng ưu việt phục vụ
cho quá trình tìm tin.
Hệ thống CSDL này còn hạn chế: Độ chính xác phản ánh nội dung
kho sách chưa cao do quá trình phân loại và đánh từ khoá còn hạn chế,
do yếu tố chủ quan của người xử lý. Hiện nay Thư viện trường ĐHSP
HN chưa có bộ từ khoá kiểm soát để sử dụng trong việc định từ khoá,

chủ yếu là xử lý tài liệu bằng từ khoá tự do. Do vậy, có nhiều biểu ghi bị
trùng nhau nên gây nhiều khó khăn trong quá trình tìm tin.
Ngoài hệ thống CSDL trên, thư viện còn có CSDL nhập từ nước
ngoài dưới dạng đĩa CD-ROM. Hệ thống CSDL này có giá trị thông tin
cao, song chưa được sử dụng hết hiệu quả vì do bạn đọc còn hạn chế về
trình độ ngoại ngữ.
Nói chung, hệ thống CSDL của TTTT-TV trường ĐHSP HN đã hỗ
trợ tích cực cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin. Trong thời gian tới,
hệ thống sẽ đưa tốc độ tìm tin nên nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tìm tin
của bạn đọc. CSDL này còn có tác dụng giúp cán bộ Thông tin -Thư
viện khai thác, biên tập và giới thiệu các danh mục tài liệu theo chuyên
đề phục vụ người dùng tin.
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
24
Trần Thị Nhị Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
2.2.1.4 Mục lục đọc máy
Để phục vụ tốt hơn nhu cầu tra tìm tài liệu của bạn đọc và đáp ứng
đòi hỏi của thời kỳ công nghệ thông tin hiện nay, Thư viện trường
ĐHSPHN luôn chú trọng phát triển hệ thống mục lục đọc máy phục vụ
cho quá trình tra tìm tài liệu. Hiện nay, thư viện đã chuyển toàn bộ hệ
thống CSDL từ phần mềm CDS/ISIS sang phần mềm Libol để phục vụ
tra cứu trên máy.

Hình 2.5: Sinh viên sử dụng mục lục đọc máy để tìm tài liệu

- Quá trình tìm tin trên máy tra cứu được tiến hành theo các bước
sau:
Bước 1: Lựa chọn nguồn tài liệu cần tìm (sách, báo, tạp chí, luận án và
luận văn).
Bước 2: Lựa chọn điểm truy nhập (tên tác giả, tên tài liệu, từ khóa,

năm xuất bản, nhà xuất bản)
Bước 3: Tiến hành tìm kiếm theo các điểm truy cập đã lựa chọn
Bước 4: Xem lại chi tiết nội dung thông tin về tài liệu trên máy và ghi
lại những nội dung cần thiết.
Mục lục đọc máy khi sử dụng đã thể hiện các ưu điểm, hạn chế sau:
Lớp CĐ Quản Trị TT-TV K3 CĐ Công Nghệ Thành Đô
25