Hướng đẫn trộn thư bằng Microsoft Word 2003

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ BẰNG
MICROSOFT WORD XP hoặc MICROSOFT WORD 2003
I. Giới thiệu :
Có bao giờ các quý giáo viên giấy khen học sinh trên máy vi tính bằng cách in
em này xong xoá bỏ viết tên em khác vào rồi ra lệnh in tiếp, cứ làm như thế cho đến
hết số học sinh của mình chưa? Làm như thế quả thật quá phiền phức. Trong lúc đó
chắc hẵn quý thầy cô nghó rằng nếu như mình đã có danh sách học sinh mình chỉ việc
tạo một mẫu giấy khen rồi cho in tất cả các học sinh có trong danh sách mà không cần
phải nhập lại tên. Để giải quyết vấn đề này Microsoft Word cho ra một ứng dụng rất
hay đó là Mail Merge (trộn thư).
II. Chuẩn bò:
1. Một mẫu Giấy khen.
2. Danh sách học sinh (có thể bằng Word hoặc Excel). Nếu để ý chúng ta sẽ thấy
3 dấu ? trong thư mời, đó là 3 nơi chúng ta sẽ chèn 3 Field (trường) Họ và tên, Lớp và
Danh hiệu thi đua trong tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” vào.
Lưu ý trong quá trình thực hành chúng ta không nên để dấu ? này.
* Chú ý: Danh sách học sinh phải lưu với tên sao cho dễ nhớ, vì trong danh sách này
chỉ có tên các field và mỗi một field có 1 dòng tiêu đề đại diện. Không có tiêu đề cho
cả bảng.
3. Thanh Mail Merge.
Theo mặc đònh thanh Mail Merge không tự động hiển thò sau khi cài đặt. Do vậy
muốn lấy được thanh Mail Merge thì vào Menu View -> Toolbars -> Mail Merge.
Lúc này thanh Mail Merge sẽ xuất hiện như sau:
III. Thực hiện:
* Nếu tập tin “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN” còn mở thì nên lưu
và đóng lại.
1. Click vào nút Open data Source để mở dữ liệu nguồn.
2. Cửa sổ Select Data Source xuất hiện Chọn nơi chứa tập tin “DANH SACH
HOC SINH GIOI, TIEN TIEN”và chọn tập tin đó.
Nếu tập tin nguồn (tức là bảng “DANH SACH HOC SINH GIOI, TIEN TIEN”
mà chúng ta đã chuẩn bò ở phần II) là Word thì chúng ta bỏ qua bước 3.

3. Sau khi chọn xong một cửa sổ: Select Table xuất hiện, chọn Sheet mà chúng ta
chứa danh sách học sinh. Xong OK để sang bước kế tiếp.
4. Đặt con trỏ chuột tại vò trí cần chèn mẫu tin và Click chọn nút Insert Merge
Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field.
Click chọn Field cần chèn (ví dụ: Họ và tên) và Click nút Insert. Lúc này nút Cancel sẽ
đổi thành nút Close. Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Fields.

Tiếp tục đặt con trỏ chuột vào vò trí khác và Click chọn nút Insert Merge Fields để mở
hộp thoại Insert Merge Field, Click chọn Field cần chèn, Click nút Insert và Click nút