BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chuyên đề:
TÌM HIỂU THỰC TRẠNG CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Ninh
Lớp: ĐH.LTH13C
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Thị Thu Trang


Hà Nội, năm 2017
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1

Chữ viết tắt
BCHĐB

Ý Nghĩa
Ban chấp hành Đảng bộ

2

BTCHU

Ban tổ chức Huyện ủy

3

BTV

Ban thường vụ

4

BCH

Ban chấp hành

5

CVP

Chánh văn phòng

6

ĐHĐBĐB

Đại hội Đại biểu Đảng bộ

7

HĐND

Hội đồng Nhân dân

8

UBND

Ủy Ban Nhân dân

9

UBMTTQ

Ủy ban mặt trận Tổ quốc Việt Nam

10

UBKTHU

Ủy ban kiểm tra Huyện ủy

11

VPHU

Văn phòng Huyện ủy


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu trao đổi thông tin của con ng ười

ngày càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ được nh ững tài liệu quý giá là
điều rất cần thiết. Đó là nhu cầu đòi hỏi con người ph ải quan tâm, đ ến tài
liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phản ánh hầu hết các ngành hoạt động trong
xã hội nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng đ ược b ảo
quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin vô tận để mọi
người sử dụng. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy Ban th ường v ụ Qu ốc
hội thông qua ngày 24/4/2001 chỉ rõ “tài liệu l ưu trữ Quốc gia là di s ản
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ
quốc. Để thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo đ ược nh ững cán b ộ
văn thư, lưu trữ có đủ kiến thức, năng lực, trình độ trong công tác văn th ư,
lưu trữ và kết hợp giữa lý thuyết với thực hành nhằm chỉ đạo th ống nh ất
công tác văn thư, lưu trữ trong cả nước.
Để vận dụng kiến thức cơ bản đã được trang bị. Trên cơ s ở đó, nhà
trường đều tổ chức cho các sinh viên đi thực tập tại các c ơ quan theo các
nội dung lý thuyết đã học vào thực tiễn. Qua đó sinh viên sau khi th ực t ập
sẽ học hỏi được kinh nghiệm quý báu của các cán bộ trong cơ quan, tập
dượt rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một người cán bộ Văn
phòng trong tương lai. Được sự nhất trí của Huyện ủy Kiến X ương và Khoa
Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã đến th ực tập tại
Văn phòng Huyện ủy Kiến Xương từ ngày 10/1/2017 – 10/3/2017.
Được sự hướng dẫn chỉ bảo của thầy cô bộ môn đã giúp đỡ tôi nắm
bắt thêm những căn bản về công tác văn th ư - lưu tr ữ tạo điều kiện t ốt cho
bản thân được thực tập ở cơ quan. Và sự hướng dẫn của cơ quan, tuy m ới
đầu bỡ ngỡ trong công việc như với sức trẻ lòng nhiệt tình và lòng say mê
nghề nghiệp sự giúp đỡ của các cô chú cán bộ trong cơ quan, cán b ộ l ưu
trữ đã giúp tôi hoàn thành tốt công việc. Dưới đây là báo cáo th ực t ập c ủa

4

tôi trong quá trình thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Kiến X ương. Báo cáo
thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Huyện ủy Kiến Xương
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Huyện ủy
Kiến Xương
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Huyện ủy Kiến Xương
và đề xuất, khuyến nghị.
Mặc dù trong quá trình làm báo cáo tôi đã được các thầy cô giáo cùng
cán bộ trong cơ quan hướng dẫn, giúp đỡ. Nhưng bài báo cáo vẫn không
thể tránh khỏi những thiếu xót. Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo trong trường và các cán bộ Văn phòng
Huyện ủy Kiến Xương để bài báo cáo được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Thị Ninh

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, c ơ c ấu
tổ chức của Huyện ủy Kiến xương
Huyện Kiến Xương nằm ở phía Đông - Nam c ủa tỉnh Thái Bình. Diện
tích tự nhiên là 199,3 km2, diện tích đất sản xuất nông nghi ệp là
13.739,86. Kiến Xương nằm giữa các khu công nghiệp của tỉnh tại thành
phố Thái Bình và huyện Tiền Hải; được kết nối bằng đường tỉnh l ộ 39B đã
được tỉnh đầu tư cải tạo nâng cấp đạt tiêu chuẩn cấp III đ ồng bằng. Toàn
huyện có 36 xã, 01 thị trấn, đa số là người lao động trong ngành nông

nghiệp và tiểu thủ công nghiệp. Huyện có nguồn lao động dồi dào, tình
hình an ninh chính trị ổn định, trật tự an toàn xã hội được đảm bảo. N ền
kinh tế có bước tăng trưởng bình quân 7,38%/ năm. Trật t ự an toàn xã h ội
được giữ vững, phong trào toàn dân tham gia bảo vệ an ninh Tổ quốc đ ược
đẩy mạnh. Hoạt động của HĐND, UBND, UBMTTQ và các đoàn th ể nhân
dân có bước đổi mới, chất lượng, hiệu quả các mặt hoạt đ ộng đ ược nâng
lên, góp phần tích cực vào thành tựu chung của Huy ện.
Vị trí địa lý thuận lợi huyện Kiến Xương đã đang m ở rộng quan h ệ
hợp tác không chỉ với các huyện trong tỉnh mà cả các đơn vị hành chính
ngoài tỉnh về kinh tế, quốc phòng, văn hóa, giáo dục, y tế, xây d ựng... chính
điều này đã tạo cho huyện Kiến Xương một khả năng thích ứng nhanh v ới
sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Về chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng Huyện ủy: Quy
định số 220- QĐ/TW ngày27 tháng 12 năm 2013 của Trung ương quy đ ịnh
về chức năng, nhiệm vụm tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham m ưu,
6


giúp việc Huyện ủy, Quận ủy, Thị ủy, Thành ủy trưc thuộc tỉnh ủy, Thành
ủy.
- Chức năng
Là cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ mà trực tiếp, th ường
xuyên là ban thường vụ và thường trực huyện uỷ trong tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động các cơ quan tham m ưu,
giúp việc huyện uỷ; là trung tâm thông tin tổng h ợp phục v ụ s ự lãnh đ ạo,
chỉ đạo của huyện uỷ.
Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện uỷ và bảo đảm c ơ s ở
vật chất cho các hoạt động của huyện uỷ, ban th ường vụ, th ường tr ực
huyện uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ.
- Nhiệm vụ

Nghiên cứu, đề xuất: Chương trình công tác của huyện uỷ, ban
thường vụ, thường trực huyện uỷ. Sơ kết, tổng kết công tác văn phòng
huyện uỷ.
Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát: Hướng dẫn, phối hợp bồi dưỡng
nghiệp vụ công tác văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho
cấp uỷ cơ sở và các cơ quan đảng trực thuộc huyện uỷ.Kiểm tra, giám sát
việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng.Theo dõi, đôn
đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc huy ện uỷ thực hiện chế độ
thông tin, báo cáo theo quy định.
Thẩm định, thẩm tra: Đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước
khi trình huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ về: yêu c ầu,
phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Ch ủ trì ph ối
hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đ ề án, văn b ản thu ộc
lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi đ ược th ường tr ực, ban th ường v ụ
huyện uỷ giao trước khi trình huyện uỷ, ban th ường vụ huy ện uỷ.
Phối hợp: Các ban Đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết
về công tác của Huyện uỷ. Các cơ quan liên quan xây d ựng, t ổ ch ức th ực
7


hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc của Huy ện u ỷ,
ban thường vụ Huyện uỷ. Các cơ quan liên quan xây dựng theo dõi việc
thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của
huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp th ời th ường
trực Huyện uỷ, ban thường vụ. Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc và các c ơ
quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp ban thường vụ, th ường tr ực huy ện
uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc th ực hiện ngh ị quy ết,
quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huy ện uỷ
về công tác xây dựng Đảng, kinh tế - xã h ội, quốc phòng, an ninh, n ội
chính...

Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường tr ực Huy ện
uỷ giao: Là đầu mối giúp thường trực huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày;
phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huy ện
uỷ phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ. Tổ chức phục vụ các hội nghị,
cuộc họp của huyện uỷ, ban thường vụ, th ường trực huyện uỷ; ph ối h ợp
phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc huy ện uỷ;
tham gia tổ chức phục vụ đại hội đại biểu Đảng bộ huy ện. Tổ ch ức công
tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của thường tr ực Huy ện uỷ, ban
thường vụ và Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ c ơ s ở, c ơ quan,
tổ chức ở huyện theo quy định.
Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ ch ức có liên quan ở
huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đ ến và đi.
Tiếp nhận và xử lý đơn, thư đến huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết một số đơn, thư được thường trực huyện uỷ giao; phối
hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, ch ỉ th ị, quy
định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của huyện uỷ; hoạt động của các cấp

8


uỷ, cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã h ội c ấp
huyện để báo cáo với ban thường vụ, thường trực huyện uỷ.
Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của huy ện uỷ và của văn phòng
huyện uỷ; giúp thường trực huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn,
kiểm tra nghiệp vụ công văn, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc
và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp huyện và c ơ sở theo quy đ ịnh c ủa
Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định của Ban Bí th ư, của tỉnh uỷ và h ướng
dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Tổ chức triển khai, ứng d ụng và

quản lý công nghệ thông tin trong các cơ quan tham mưu, giúp việc huy ện
uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác c ơ y ếu theo quy
định.
Là chủ sở hữu tài sản của huyện uỷ theo sự uỷ quyền của ban
thường vụ huyện uỷ. Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục v ụ hoạt
động của huyện uỷ, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ và các c ơ quan
tham mưu, giúp việc huyện uỷ theo phân công, phân cấp.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban thường vụ, thường tr ực huy ện
uỷ giao.
- Tổ chức bộ máy
Lãnh đạo: Gồm chánh văn phòng, không quá 2 phó chánh văn phòng.
Riêng văn phòng các quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành
uỷ: không quá 3 phó chánh văn phòng.
Biên chế: Có từ 11-13 người (không bao gồm thường trực huyện uỷ).
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quy ền hạn, c ơ c ấu
tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Huyện ủy Kiến Xương.
Cán bộ văn thư - lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ như tiếp nhận,
đăng ký, phát hành, chuyển giao công văn đi- đến và môt ph ần công tác
nghiệp vụ lưu trữ.
Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của bộ phận văn thư - lưu trữ được
cơ quan cấp trên ban hành dựa vào thông tư 02/2010/TT- BNV của Bộ Nội
9


vụ thông qua ngày 28 tháng 4 năm 2010.Trong thông t ư có quy đ ịnh v ề
chức năng nhiệm vụ của tổ chức văn thư lưu trữ cấp huyện
- Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các ch ế độ, quy đ ịnh về văn th ư
- lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với cơ quan, tổ chưc ở cấp huy ện và
cấp xã;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư - lưu trữ theo quy định của

pháp luât;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen th ưởng
trong hoạt động văn thư - lưu trữ.
- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng của Sở Nội v ụ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư - lưu trữ

10


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA HUYỆN
ỦY KIẾN XƯƠNG
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản về văn thư- lưu trữ
Một số văn bản của Trung ương đã ban hành quy định về công tác
văn thư - lưu trữ
- Nghị định số 111/2014/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 c ủa
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp l ệnh L ưu tr ữ
Quốc gia
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác văn th ư - l ưu tr ữ và tài li ệu l ưu tr ữ
- Quyết định số: 22-QĐ/TW ngày 1 tháng 10 năm 1987 của Ban Bí
thư Trung ương Đảng về một số điểm về công tác văn kiện và quản lý văn
kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng.
- Chỉ thị số: 47-CT/TW ngày 6-8-1984 của Ban Bí th ư Trung ương
Đảng về tăng cường quản lý việc phát hành, lưu tr ữ, thu h ồi tài li ệu, văn
kiện của Đảng.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 c ủa B ộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính ph ủ về
công tác văn thư

11


- Hướng dẫn số: 01-HD/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1998 c ủa Văn
phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng
- Quyết định số: 31/QĐ-TW ngày 01-10-1997 của Ban Ch ấp hành
Trung ương Đảng ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản của Đảng.
- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 c ủa Bộ
Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp l ưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử các cấp
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 c ủa Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
- Công văn số: 37-CV/LT ngày 02-11-1993 của Cục L ưu tr ữ Văn
phòng Trung ương Đảng về mẫu Quyết định thành lập kho lưu tr ữ tỉnh uỷ
và kho lưu trữ huyện uỷ.
- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 c ủa
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính
- Công văn số 102/VTLTNN- NVĐP ngày 04 tháng 3 năm 2004 c ủa
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục tài liệu tiêu
biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện
Các văn bản quy định về văn thư lưu trữ chủ yếu do Bộ Nội v ụ và
Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành nhằm sự quản lý tập trung th ống
nhất công tác văn thư lưu trữ trong cả nước
- Báo cáo công tác văn thư lưu trữ của Huyện ủy ngày 15 tháng 4 năm

2015.

12


- Số 01- BC/VP báo cáo công tác văn thư lưu tr ữ c ủa Văn phòng
Huyện ủy Kiến Xương ngày 15/12/2016.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của Huyện ủy
Trong khối tài liệu của Huyện ủy chỉ có một phông lưu trữ c ơ quan
lãnh đạo Đảng bộ Huyện Kiến Xương từ năm 1956 tới nay.
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành t ựu
khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ của Huy ện
Trong công tác văn thư - lưu trữ đã ứng dụng th ư điện tín và x ử lý
công văn trên mạng có hiệu quả, chương trình xử lý công văn đi, đến đã đi
vào nề nếp. Các văn bản của Tỉnh ủy gửi xuống được cập nhật vào sổ công
văn, các văn bản của Huyện ủy phát hành ra đều được đ ưa vào sổ công căn
để xử lý, các văn bản gửi nhận đã được thao tác trên m ạng liên thông c ủa
Ủy ban nhân dân Tỉnh
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức l ưu tr ữ,
quản lý công tác thi đua khen thưởng trong ho ạt động văn th ư – l ưu
trữ
Cơ quan Huyện ủy bố trí một đồng chí làm công tác văn th ư – l ưu
trữ, một đồng chí làm công tác cơ yếu – công nghệ thông tin. Hàng năm các
đồng chí đều được bồi dưỡng nghiệp vụ trong công việc, luôn nêu cao tinh
thần trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Ở các xã, th ị tr ấn
công tác văn thư - lưu trữ được giao cho đồng chí cán bộ văn phòng Đ ảng
ủy, Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện ủy được giao cho đồng chí cán bộ
kiêm nhiệm
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi ph ạm quy ch ế
công tác văn thư - lưu trữ của Huyện ủy

13


Hàng năm theo định kỳ thì cơ quan Huyện ủy vẫn tiến hành thanh tra
kiểm tra về công tác văn thư- lưu trữ. Bên cạnh thành t ựu đ ạt đ ược còn
tồn tại công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp cụ văn th ư l ưu tr ữ đến Đ ảng
ủy các xã, thị trấn, Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện ủy, các tổ ch ức chính
trị- xã hội chưa được thường xuyên dẫn tới nghiệp vụ chuyên môn không
thống nhất, thậm chí có đơn vị làm sai tác nghiệp ch ưa đ ược bổ khuy ết k ịp
thời. Về tập trung quản lý, thống nhất tài liệu lưu trữ đến nay toàn bộ kh ối
tài liệu của ban tổ chức chính trị- xã hội thuộc diện quản lý của cấp ủy
huyện vẫn chưa được giao nộp đưa vào lưu trữ ở cấp huyện để tập trung
bảo quản, quản lý thống nhất theo quy định của Cục lưu trữ Trung ương
Đảng.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ
Về đối ngoại hợp tác quốc tế của Huyện ủy trong công tác văn th ưlưu trữ cũng chưa được mở rộng và phát huy
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào l ưu
trữ Huyện ủy
- Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến cơ quan từ 4 nguồn: Văn bản cấp trên gửi xu ống, văn
bản cấp dưới gửi lên,văn bản cùng cấp gửi tới, công dân g ửi đến.
+ Văn thư nhận văn bản và ký hiệu, dù văn bản được gửi đ ến d ưới
bất cứ hình thức nào (trực tiếp, bưu điện…).
+ Tiến hành phân loại (loại được bóc bì, loại không đ ược bóc bì, t ư
liệu thư riêng).

14

+ Tiến hành bóc bì văn bản (khẩn bóc trước, Mật nếu không giao
không bóc bì trong ).
+ Đóng dấu đến vào văn bản đến (ghi số, ngày tháng năm vào văn
bản).
+ Trình văn bản đến để xin ý kiến phân phối giải quy ết.
+ Đăng ký văn bản vào 1 trong những phương tiện đăng ký s ổ ngoài
ra (nhập máy vi tính).
+ Làm các thủ tục để chuyển văn bản đến tới những bộ phận,
những cá nhân có trách nhiệm giải quyết( Ký nhận sổ chuy ển giao văn
bản).
+ Đôn đốc kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Ví dụ: ngày 06/06/2016 VPHU nhận được những công văn:
1 Tỉnh ủy Thái Bình. Số 730- QĐ/TU quy định tiêu chuẩn tổ ch ức c ơ
sở Đảng trong sạch vững mạnh đối với các Đảng bộ, chi bộ c ơ quan Hành
chính sự nghiệp.
2 Công an huyện Kiến Xương. Số 09/BC-CA báo cáo tháng
3 UBND xã Hòa Bình. Số 75 –PA/UB phương án giải quy ết nh ững
thiếu sót tồn tại về việc giao đất sản xuất nông nghiệp ổn định lâu dài.
Công việc được tiến hành như sau: Ký nhận sổ chuyển giao của b ưu
điện. Tiến hành phân loại công văn. Đóng dấu đến, ghi ngày tháng đ ến.
Tiến hành phân loại công văn để biết được nơi nhận. Đăng ký văn b ản đ ến
vào sổ.

15


4. Cán bộ hưu trí đảng viên Thị trấn Kiến Xương: Đơn vị kiến ngh ị về
việc hợp nhất Thị trấn Kiến Xương với xã Tán Thuật thành Thị trấn Tán
Thuật
Công việc được tiến hành phân loại công văn:

+ Ký nhận sổ chuyển giao bưu điện
+ Tiến hành phân loại công văn. Đóng dấu đến, ghi ngày, tháng đ ến.
+ Tiến hành phân loại công văn để biết được nơi nhận.
+ Đăng ký văn bản đến vào sổ
Sổ gồm 2 phần:
Phần bìa sổ:

Đ ẢNG C ỘNG S ẢN VI ỆT NAM
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG
Năm 2016
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số đến số
Từ ngày đến ngày
Quyển số

Nội dung bên trong:

Số Ngày Tác giả
đến đến

Số ký
hiệu

Ngày
tháng
vb

Trích yếu nội
dung

16

Đơn vị
nhận,
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú


805 4/10
/

370- 03/10
QĐ/TU

2000

Tỉnh
ủy
Thái
Bình

quy định tiêu
Phó bí
chuẩn tổ chức

thư
cơ sở Đảng
thường
trong sạch
trực
vững mạnh đối
với các Đảng
bộ, chi bộ cơ
quan Hành
chính sự
nghiệp

806 4/10
/

Công
an

09BC/CA

02/10

75PA/UB

03/10 Phương án giải Bí thư,
quyết những
phó bí
thiếu sót tồn thư HU
tại về việc giao
đất sx nông

nghiệp ổn định
lâu dài.

Báo cáo tháng

2000 Huyện
Kiến
Xương
807 4/10
/

UBND

Xã Hòa
2000 Bình

CVP, bí
thư,
phó bí
thư

+Làm các thủ tục chuyển văn bản đến tới những bộ phận, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết (vào sổ chuyển giao)
+ Đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến (vào sổ theo dõi)
- Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Kiểm tra lại thể thức của văn bản rồi ghi số, ngày, tháng, đóng d ấu
vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ. Người ch ịu trách nhi ệm ki ểm tra là

17

cán bộ chuyên môn, thủ trưởng đơn vị, chánh văn phòng, thủ trưởng c ơ
quan, cán bộ văn thư.
+ Đăng ký văn bản đi vào các phương tiện: là sổ và máy tính.
+ Nhân bản đóng dấu quan, dấu mật khẩn: Nhân đúng số l ượng b ản
cần phát hành. Đóng dấu chữ ký người có thẩm quyền, tên cơ quan tên ph ụ
lục, giáp lai giữa các tờ trong văn bản.
+ Làm các thủ tục gửi đi bưu điện hoặc tr ực tiếp g ửi đến các c ơ
quan, đơn vị. Sắp xếp các bản lưu để phục vụ tìm kiếm khi c ần thi ết(l ưu
bản gốc)
Văn bản nghị quyết:

Số kí
hiệu
văn
bản

01/
NQHU

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại trích
yế u

Người
ký

Nơi nhận
vb

Nội dung văn
bản

26/3/1 Nghị quyết về
996
việc tỉnh công
nhận BCH
Đảng bộ
Huyện lần
thứ XXI

Ban thường
vụ Huyện
ủy, Văn
phòng
Huyện ủy

18

Số
lượng
văn
bản

Nơi
giữ

bản
lư u

VPHU

Ghi
chú


Ví dụ văn bản chỉ thị:

Số kí
hiệu
văn
bản

01/C
T-HU

Ngày
tháng
văn
bản

Tên loại trích
yế u

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

Nội dung văn
bản

20/4/1
Chỉ thị tăng
996
cường sự lãnh
đạo của các
cấp ủy Đảng
về việc cấp
giấy chứng
nhận quyền
sử dụng đất

TTTU

Số
lượng
văn
bản

Nơi
giữ
bản
lư u

Ghi

chú

VPHU

UBND Tỉnh
Các ban
Đảng ủy xã,
TT, các ban
ngành liên
quan, lưu
VP

- Quá trình lập hồ sơ công việc
Hồ sơ là một tập văn bản tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn
đề, một việc, một đối tượng hoặc cùng một đặc điểm chung nh ư tên lo ại
tác giả, thời gian hình thành trong quá trình theo dõi và giải quy ết công
việc thuộc phạm vi chức năng của cơ quan đơn vị.
Hồ sơ được hình thành trong cơ quan chủ yếu là hồ s ơ công vi ệc, c ơ
quan cũng đã ban hành danh mục hồ sơ. Nội dung và cách lập hồ sơ:
+ Lập danh mục hồ sơ: Căn cứ vào thực tế quá trình giải quyết công
việc chương trình kế hoạch công tác của cơ quan.
+ Mở hồ sơ: lấy bìa theo mẫu quy định, mỗi bìa là một hồ sơ

19


+ Thu thập các văn bản tài liệu đưa vào h ồ s ơ: Là b ước quan tr ọng
nhất vì có thu thập đầy đủ các văn bản tài liệu thì m ới có c ơ s ở đ ể ti ến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lập hồ sơ
+ Sắp các văn bản tài liệu trong hồ sơ: Đảm bảo m ối liên k ết gi ữa

các văn ban có bên trong hồ sơ phục vụ cho việc nghiên cứu sử d ụng. Thao
tác này chỉ được thực hiện sau khi đã rhu th ập đ ầy đủ nh ững văn b ản tài
liệu và các thông tin có liên quan. Có 5 cách sắp xếp văn b ản tài li ệu: S ắp
xếp theo số văn bản. Sắp sếp theo th ời gian, th ứ t ự sản sinh ra văn b ản.
Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tên loại văn bản và mức độ quan
trọng của tác giả. Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc. Sắp x ếp
theo vần chữ cái A,B,C…Tùy thuộc vào đặc điểm của từng hồ sơ c ụ th ể mà
sắp xếp cho phù hợp để phản ánh logic trật tự, phục vụ cho nghiên c ứu s ử
dụng.
+ Biên mục hồ sơ: nhằm giới thiệu các văn ban tài liệu có bên trong
hồ sơ, phục vụ cho việc tra tìm tài liệu.
Nội dung biên mục hồ sơ: Đầu tiên là đánh số tờ: Đánh số th ứ t ự cho
các văn bản có trong hồ sơ. Viết mục lục văn bản: Để gi ới thiệu cụ th ể các
văn bản có trong tên hồ sơ. Chứng từ kết thúc: Là đ ể ki ểm tra b ảo qu ản
công văn tài liệu, tránh việc bị đánh tráo, đánh cắp, giả mạo, đồng th ời
theo dõi được trạng thái công văn tài kiệu để có biện pháp k ịp th ời. Vi ết
bìa hồ sơ: Giới thiệu tổng hợp chính xác hồ sơ đã được lập. Yêu cầu vi ết
chính xác đúng kiểu chữ quy định và viết bằng mực tàu. C ơ quan đã có kho
lưu trữ riêng.
Ví dụ: Lập 01 hồ sơ công việc của Huyện ủy Kiến Xương: về Đại hội
Đại biểu Đảng bộ huyện Kiến Xương lần thứ XXII nhiệm kỳ 2000-2005
Bìa hồ sơ:
20


ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
HUYỆN ỦY KIẾN XƯƠNG
Số VT:
H Ồ SƠ
Tập văn bản của Đại hội Đại biểu Đảng bộ huyện Kiến X ương l ần

thứ XXII nhiệm kỳ 2000-2005
Ngày bắt đầu:
Ngày kết thúc:
Gồm 283 tờ
Phông số:
Mục lục số:

Th ời h ạn b ảo qu ản

Hồ sơ số:

Vĩnh vi ễn

2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Là thực hiện tiếp theo kết quả xác định giá trị tài liệu đ ể l ựa ch ọn
và chuyển giao những tài liệu có giá trị cho các lưu tr ữ bảo quản và s ử
dụng theo quy định của Đảng và Nhà nước.
- Xác định cơ quan(đơn vị) cần phải nộp lưu tài li ệu: ví d ụ ở VPHU
Kiến Xương có: tài liệu của BTCHU, UBKTHU, ban dân vận HU, Ban tuyên
giáo HU. \
- Xác định giá trị tài liệu cần phải nộp: Ban tham m ưu giúp vi ệc c ấp
ủy: quyết định, kết luậ, quy chế, quy định,… Ban th ường v ụ c ấp ủy: ngh ị
21


quyết, quyết định, quy định,… BCHĐB: nghị quyết, quyết đinh, quy định,
quy chế… Phân chia nguồn tài liệu theo mạng lưới các lưu trữ.
- Chuẩn bị giao nộp tài liệu.
- Nhiệm cụ cụ thể của lưu trữ Huyện ủy trong việc bổ sung tài liệu:
+ Lập bảng kê các Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huy ện ủy và các ban

tham mưu giúp việc phải nộp tài liệu trong phạm vi quản lý của Huy ện ủy.
+ Lập kế hoạch bổ sung hàng năm và kế hoạch bổ sung nhiều năm.
Tiếp nhận tài liệu theo chế độ mà Văn phòng trung ương Đảng, l ưu tr ữ
Tỉnh ủy đã quy định. Sưu tầm bổ sung những tài liệu công thiếu qua các
thời kỳ.
+ Chuyển giao những tài liệu không phụ thuộc phạm vi quản lý c ủa
Huyện ủy sau lưu trữ có thẩm quyền tiếp nhận.
+ Nguồn bổ sung tài liệu cho lưu trữ của HU chủ yếu là những tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa Huyện ủy và các đ ơn v ị tr ực
thuộc như: HU Kiến Xương có 75 đầu mối Đảng bộ, chi bộ trực thuộc, các
ban tham mưu giúp việc.
Thời hạn giao nộp tài liệu của Huyện ủy cũng được quy định. Tài li ệu
hành chính thì sau 1 năm kể từ khi công việc kết thúc. Tài li ệu phim ảnh
ghi âm, ghi hình: thì sau 1 tháng kể từ khi công việc k ết thúc. Tài li ệu
nghiên cứu khoa học: sau 1 tháng kể từ kho đề tài đó đ ược nghiệm thu
chính thức. Tài liệu liên quan đến công trình xây dựng cơ bản: sau 3 tháng
kể từ khi công trình được quyết toán.
Thủ tục giao nhận tài liệu của Huyện ủy Kiến Xương. Khi văn th ư các
phòng ban trực thuộc huyện ủy tiến hành giao nộp đều được lập 2 bản

22


biên bản giao nhận tài liệu 1 bản là do bên giao giữ còn 1 bản do bên nh ận
giữ.
Mẫu 1: Bảng kê tài liệu giao nhận
(Theo biên bản giao nhận ngày

tháng

năm)

Số
kế
hoạc
h

Nội dung tài liệu

Thời
gian

Tổng số

Ghi chú

B1

Bó tài liệu quyết định của
BTV Huyện ủy về công
tác cán bộ

1996

47 hồ sơ

Có 20 hồ sơ đánh
máy chữ 27 hồ
sơ in vi tính

1997
1998
1999

Mẫu 2: Biên bản giao nhận tài liệu
Biên bản giao nhận tài liệu
Họ và tên người giao
Là (cán bộ) lưu trữ của cơ quan huyện ủy Kiến Xương
Họ và tên người nhận
Là (cán bộ) của cơ quan đơn vị
Tổng số tài liệu giao nhận
……. Hồ sơ
23


……...Bó, cặp
……...Gói hộp
Lý do giao nhận
Tình trạng vật lý của tài liệu(….)
Ngày
NGƯỜI GIAO

tháng

năm

NG ƯỜI NH ẬN

(ký tên đóng dấu)

( ký tên đóng d ấu)

2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu là quá trình nghiên cứu s ử dụng các nguyên
tắc tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn nh ững tài li ệu có giá tr ị
đưa vào bảo quản và loại những tài liệu không có giá trị để hủy.
- Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị của nh ững thông tin ch ứa đ ựng
trong tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học l ịch s ử, kinh
tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác.
- Giá trị tài liệu lưu trữ được phân làm 2 loại: giá trị th ực tiễn và giá
trị lịch sử. Tài liệu có giá trị thực tiễn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số tài li ệu
của một phông tài liệu này được bảo quản ở kho l ưu trữ cơ quan. Tài li ệu
có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ ít trong tổng số tài liệu của m ột phông. Đ ược
bảo quản ở lưu trữ.
- Yêu cầu công tác xác định giá trị tài liệu có ảnh h ưởng tr ực tiếp t ới
chất lượng thành phần phông lưu trữ. Vì vậy cần phải đảm bảo các yêu
cầu chính xác thận trọng. Phải nắm vững các nguyên tắc tiêu chuẩn của
24


công tác xác định giá trị tài liệu để vận dụng vào th ực tế từng phông, t ừng
kho lưu trữ. Phải có ý thức trước Đảng, nhân dân có trách nhiệm bảo vệ di
sản của dân tộc.
Ví dụ: Huyện ủy Kiến Xương có các tác giả ban hành văn bản:
Thường vụ Huyện ủy, BCH Đảng bộ huyện, Văn phòng Huy ện ủy, Các ban
tham mưu giúp việc, Một số tác giả văn bản khác có liên quan,tài liệu c ủa
cấp trên gửi tới: Kế hoạch số 53- KH/TU ngày 12/6/2000 của T ỉnh ủy Thái
Bình : kế hoạch ĐHĐB các cấp tiến tới Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ
IX của Đảng, tài liệu của chính cơ quan : Số 04- CT/HU ngày 10/9/1998 ch ỉ
thị v/v tăng cường chỉ đạo công tác thuế

- Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu ở văn thư hiện hành: ở khâu văn th ư được đặt
ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ cho cơ quan và trong khi l ựa ch ọn tài
liệu để lập hồ sơ công việc.
Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan: chủ yếu kiểm tra lại giá trị
hồ sơ, tài liệu do văn thư nộp vào.
- Trên thực tế việc xử lý tài liệu loại của cơ quan cũng áp dụng theo
quy trình mà công văn 879 của Cục Văn th ư lưu trữ về hướng dẫn tiêu h ủy
tài liệu hết giá trị.
+ Bước đầu cũng lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuy ết
minh tài liệu hết giá trị.
+ Sau đó trình người đứng đầu cơ quan tổ chức hồ sơ xét hủy tài li ệu
hết giá trị.
+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu th ực hiện xét h ủy tài li ệu h ết giá
trị.
25