Báo cáo thực tập: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC

SV: Đỗ Minh Hiền

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Nghiên cứu lý luận, vận dụng lý luận vào thực tế là một vấn đề rất quan
trọng trong, thực tập cuối khóa của sinh viên năm cuối Khoa Văn thư-Lưu trữ
thuộc trường Đai học Nội vụ nhằm mục đích lý luận phục vụ tốt cho thực tiễn
và thực tiễn có thể bổ sung thêm cho phần lý luận.
Công tác văn thư lưu trữ được coi là không thể thiếu trong bất cứ một cơ
quan doanh nghiệp nào, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động sản xuất kinh
doanh và bảo vệ sự bền vững của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt công tác văn
thư lưu trữ góp phần tạo nên sự thống nhất trong quản lý, giảm bớt tệ quan liêu
giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ luôn phải kết hợp hài hòa với nhau vì công tác
văn thư làm tốt sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại trường em đã trang bị những kiến
thức cơ bản của chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Thực hiện phương châm “học đi
đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”, nhà trường và Khoa Văn thư - Lưu
trữ đã tổ chức đợt thực tập trong thời gian một tháng để giúp sinh viên nắm chắc
hơn về kiến thức lý luận, thực tiễn và tình hình thực tế về công tác văn thư lưu
trữ tại các cơ quan, tổ chức, nâng cao hơn trình độ chuyên môn để rút ngắn
khoảng cách giữa thực tế và sách vở.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty Thuốc lá
Thăng Long đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Với thời
gian thực tập không dài nhưng cũng đã giúp em được tiếp xúc và biết được công
việc thực tế mà cán bộ văn thư lưu trữ cần thực hiện, được vận dụng lý thuyết

mà mình đã học vào giải quyết những công việc thực tiễn.
Là một cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai, đợt thực tập này đã giúp
em trang bị được những kiến thức cơ bản, cụ thể hóa và nắm chắc hơn kiến thức
của mình. Trước hết là nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng công tác văn thư lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức và đối với sự phát triển của đất nước. Báo cáo sau đây
là kết quả của thời gian thực tập khảo sát nghiên cứu, cùng sự kết hợp kiến thức
chuyên môn mà em đã rút ra được tại Công ty Thuốc lá Thăng Long. Được sự
giúp đỡ của các anh, chị trong Công ty cùng với kiến thức được thầy cô trang bị
SV: Đỗ Minh Hiền

2

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trên lớp đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Qua đây em xin gửi lời cảm
ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô trong trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ,
Lãnh đạo Công ty Thuốc lá Thăng Long, Văn phòng và các đơn vị trong Công ty
đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập.
Trong quá trình thực tập, mặc dù bản thân đã rất nỗ lực cố gắng để hoàn
thành tốt và rút ra nhiều kinh nghiệm từ thực tế, song do kiến thức còn hạn chế,
kinh nghiệm thực tế chưa có nhiều nên khi hoàn thành bài báo cáo thực tập này
không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được thầy cô xem xét, góp ý kiến,
bổ sung để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn .
Em xin chân thành cảm ơn./.

SV: Đỗ Minh Hiền

3

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
PHẦN THỨ NHẤT
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT CÔNG TY VÀ VĂN PHÒNG
CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY CỦA CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta không có ngành công nghiệp sản xuất
thuốc lá. Việc trồng và sản xuất thuốc lá trước đó chủ yếu được hình thành một
cách tự phát, quy mô nhỏ bé, các cơ sở sản xuất và kinh doanh thuốc lá tư nhân
đã thao túng thị trường và gây nhiều khó khăn cho đời sống. Trước thực tế này
nhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý việc sản xuất và kinh doanh thuốc
lá.
Công ty Thuốc lá Thăng Long được thành lập theo Quyết định số 2990
tháng 6 năm 1955của Phủ Thủ tướng.
Ngày 6/1/1957 bao thuốc lá đầu tiên ra đời mang thương hiệu Thăng
Long, ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá Thăng Long.
Ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc lá thăng Long thành Công ty TNHH
một thành viên Thuốc lá Thăng Long (tên viết tắt Công ty Thuốc lá Thăng Long)
Căn cứ Luật của Nhà nước, Nghị định, Quyết định của Chính phủ, ngày
22/01/2016 Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ban hành Quyết định số 43/QĐTLVN về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH một
thành viên Thuốc lá Thăng Long.
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Tên Công ty : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ
THĂNG LONG
Tên giao dịch bằng tiếng Việt : CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Tên giao dịch bằng tiếng Anh : THĂNG LONG TOBACO COMPANY
LTD
Tên viết tắt: VINATABA THĂNG LONG
SV: Đỗ Minh Hiền

4

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trụ sở chính : Số 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thượng Đình, quận
Thanh Xuân, Hà Nội.
Công ty Thuốc Lá Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước do Tổng
công ty Thuốc lá Việt Nam quản lý
Công ty Thuốc Lá Thăng Long một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc lá
điếu các loại ( có đầu lọc và không có đầu lọc), hạch toán kinh tế độc lập, có tư
cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theo
quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
Công ty có trách nhiệm tổ chức sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
trường có sự quản lý của nhà nước, nộp đúng nộp đủ các loại thuế theo quy định
trên cơ sở sản xuất kinh doanh.
Công ty tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cân đối và đảm bảo việc
làm thu nhập và đời sống cho người l;ao động thông qua các quy chế tiền
lương , tiền thưởng trong phạm vi Công ty
Chủ Tịch HĐTV và Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước
về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh, về bảo tồn, phát triển và sử dụng có hiệu
qủa các nguồn vốn được Nhà nước giao, về tổ chức thực hiện các chính sách chế
độ, chăm lo đời sống vậ chất và tinh thần của CBCNV trong Công ty.
Tổ chức bảo vệ toàn công ty, xây dựng phương hướng, phương án và

thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai và bảo vệ
môi trường, ngăn ngừa những hiện tượng và hành động tiêu cực, giữ vững an
ninh, kinh tế chính trị, trật tự trị an trong Công ty.
2. Cơ cấu tổ chức
Qua sự thay đổi của từng giai đoạn và để phù hợp với công tác sản xuất
kinh doanh, ngày 10 tháng 5 năm 2016 Công ty đã ban hành Quyết định số
196/QĐ-TLTL về chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trong Công ty.
+ Hội đồng thành viên
+ Ban Giám đốc
+ Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ
- Văn phòng Hội Đồng Thành Viên
SV: Đỗ Minh Hiền

5

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc xây dựng kế hoạch và triển khai
thực hiện chương trình làm việc, soạn thảo các Biên bản, Nghị quyết, Quyết
định, Tờ trình, Thông báo và các văn bản khác của Hội đồng thành viên
+ Tiếp nhận, chuyển văn bản đến, cập nhật ý kiến chỉ đạo, thư ký các
cuộc họp, lưu trữ các văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc các đơn vị triển khai
thực hiện nghị quyết và lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Hội đồng
thành viên.
- Ban kiểm soát nội bộ
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc kiểm soát ban quản lý điều hành
thực hiện Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên;
+ Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất kinh

doanh và quản lý điều hành trong Công ty.
- Phòng Kế hoạch vật tư
+ Chủ trì và điều phối công tác kế hoạch toàn Công ty; Chủ trì và thực
hiện công tác mua hàng đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh; tiếp nhận hàng
hóa và quản lý kho nguyên liệu, vật liệu, cơ khí và phế liệu;
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần (trong và gia công
ngoài; chủ trì, thực hiện xây dựng và quản lý định mức kinh tế - kỹ thuật, thống
kê và tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng thị trường
+ Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch thị trường - tiêu thụ, xác định
phân khúc khách hàng mục tiêu (Gout, giá bao bì và thị trường).
+ Tiếp cận, giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ và kiểm soát nhà phân phối.
- Phòng tiêu thụ
+ Chủ trì và thực hiện xây dựng kế hoạch tiêu thụ, đảm bảo hiện thực hoá
kế hoạch tiêu thụ.
+ Quản lý kho thành phẩm .
- Phòng Tổ chức Nhân sự
+ Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch sử dụng lao động - tiền lương,
tham gia xây dựng công tác tổ chức cán bộ và phát triển nguồn nhân lực, bảo
SV: Đỗ Minh Hiền

6

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đảm các quan hệ lao động.
+ Chủ trì, thực hiện công tác ATVSLĐ.
- Văn phòng

+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, cung
cấp các dịch vụ hành chính và hậu cần.
+ Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môi
trường và cảnh quan trên toàn Công ty
+ Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt
bão.
- Phòng An ninh Bảo vệ
+ Chủ trì và thực hiện công tác an ninh bảo vệ và quốc phòng quân sự địa
phương.
+ Chủ trì và thực hiện công tác phòng chống cháy nổ và phòng chống
thiên tai, cứu nạn, cứu hộ.
- Phòng Kĩ thuật cơ điện
+ Chủ trì và công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng kỹ
thuật thiết bị cơ điện, chuyển đổi, lắp đặt các công trình cơ điện và thiết bị đo
lường thử nghiệm, thực hiện công tác mua hàng vật tư cơ khí điện, phụ tùng máy
móc thiết bị chuyên dụng trong nước.
- Phòng Kĩ thuật công nghệ
+ Chủ trì thực hiện xây dựng công thức phối chế và xác định nhu cầu
nguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn vật tư
phụ liệu và sản phẩm.
- Phòng Quản lý chất lượng
+ Chủ trì công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng kế hoạch
chất lượng và giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực hiện mục tiêu chất
lượng
+ Chủ trì công tác xây dựng và cải tiến quy trình.
- Phòng Xuất nhập khẩu
+ Chủ trì và triển khai công tác nhập khẩu, xuất khẩu.
SV: Đỗ Minh Hiền

7

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Quản lý nhãn hiệu hàng hóa đăng ký ở nước ngoài và phát triển sản
phẩm mới xuất khẩu.
- Phòng Đầu tư
+ Xây dựng chiến lược kế hoạch đầu tư, quản lý thực hiện và lập báo cáo
các dự án đầu tư.
+ Quản lý và thực hiện công tác xây dựng, cải tạo, sửa chữa các công
trình kiến trúc và xây dựng.
- Phòng Nghiên cứu phát triển
+ Nghiên cứu, phân tích các xu hướng mới và xây dựng chiến lược và
thực hiện kế hoạch nghiên cứu phát triển.
- Phòng Pháp chế
+ Tổ chức và thực hiện công tác Pháp chế tại Công ty.
+ Xây dựng và cải tiến quy trình chuyên môn, thực hiện nhiệm vụ chuyên
môn vai trò Công ty mẹ với Công ty con.
- Phòng Tài chính kế toán
+Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán theo luật định và quy định
của Công ty.
+ Công tác công nghệ thông tin.
+ Các phân xưởng sản xuất
- Phân xưởng Cơ điện
+ Gia công chế tạo chi tiết phụ tùng cơ khí, sửa chữa, bảo dưỡng, trung đại
tu các thiết bị và thực hiện các công trình cơ, điện theo kế hoạch;
+ Phục vụ điện, hơi, nước đảm bảo yêu cầu sản xuất và sinh hoạt.
- Phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Sợi, Phân xưởng Bao mềm, Phân
xưởng Bao cứng)

+ Quản lý máy móc thiết bị của phân xưởng;
+ Tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch.
* Tổng số CBCNV của Công ty gồm : 1.361 người
Trong đó : - Nam : 1.024 người
- Nữ : 335 người
SV: Đỗ Minh Hiền

8

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trình độ thạc sĩ : 16 người
- Trình độ đại học : 303 người
- Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người
- Lao động phổ thông : 198 người
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thuốc lá Thăng Long (xem
phụ lục)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Văn phòng thực hiện chức năng về tất cả các công việc liên quan đến
công tác văn phòng trong Công ty.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng, cung
cấp các dịch vụ hành chính và hậu cần.
Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh môi
trường và cảnh quan trên toàn Công ty
Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống lụt bão.
2. Cơ cấu tổ chức

Văn phòng có 84 CBCNV (49 nam, 35 nữ)
Lãnh đạo Văn phòng : 02 người
Văn phòng chia thành 08 tổ công tác thực hiện chức năng nhiệm vụ khác
nhau. Các tổ gồm :
-

Tổ Văn thư : 12 người có nhiệm vụ
Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, đón tiếp khách, tổng đài, Fax, phục vụ

-

các hội nghị của Công ty.
Tổ Xe con : 18 người có nhiệm vụ
Lái xe phục vụ viên chức quản lý, các đơn vị trong Công ty đi công tác,

-

phục vụ công tác thị trường,
Bếp ăn tập thể :34 người có nhiệm vụ
Phục vụ cơm công nghiệp, ca 3, bồi dưỡng hiện vật cho toàn thể CBCNV

-

Công ty theo chế độ.
Tổ Xe vận tải : 12 người có nhiệm vụ
Vận chuyển vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất và sản phẩm thuốc lá
SV: Đỗ Minh Hiền

9

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

bao đến các Nhà phân phối.
Trạm Y tế : 07 người có nhiệm
Chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV, khám chữa bệnh
Tổ Nhà xe : 05 người có nhiệm vụ
Trông giữ xe máy, xe đạp của CBCNV Công ty trong thời gian làm việc.
Tình hình đội ngũ CBCNV Văn phòng về độ tuổi và trình độ chuyên môn
không đồng đều, nhưng hầu hết đã qua đào tạo cơ bản về công việc để có thể
đảm nhận tốt nhiệm vụ được giao.
3. Mô hình bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của
Văn phòng
Văn phòng Công ty Thuốc lá Thăng Long được bố trí không tập trung,
việc bố trí này phù hợp với tính chất công việc từng tổ như Trạm Y tế ở gần khu
vực sản xuất, văn thư ở vị trí thuận tiện cho việc chỉ đạo của lãnh đạo và các
phòng, ban nghiệp vụ …
Vê tổ chức lao động và cách bó trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc đối với
CBCNV Văn phòng rất hợp lý. Chính vì vậy hiệu quả công việc đạt được cao,
đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo giao.
Để đạt hiệu quả cao trong công việc, trong các năm qua Văn phòng đã
được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phục vụ như : Điện thoại, bàn, ghế
làm việc, tủ đựng tài liệu, máy tính, photocopy, Fax, máy scan tài liệu, điều hòa
nhiệt độ, máy hút ẩm, hủy tài liệu và các phương tiện phục vụ đầy đủ cho các tổ
thực hiện nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên việc trang bị các phương tiện hiện đại
hơn sẽ được thực hiện từng bước phù hợp với việc sản xuất kinh doanh của
Công ty.

4. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Công ty Thuốc Lá Thăng
Long
4.1 Cơ cấu tổ chức và biên chế của văn thư lưu trữ chuyên trách
Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc

thuộc Văn Phòng Công ty Thuốc lá

Thăng Long. Hiện tại có 03 chuyên viên đều có trình độ đại họcvà 03 nhân viên
trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư lưu trữ, cụ thể như sau :
01 văn thư chuyên trách : Giữ con dấu, phụ trách công văn đi-đến và hỗ
SV: Đỗ Minh Hiền

10

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trợ lưu trữ khi cần.
01 văn thư kiêm lưu trữ : Chuyển văn bản, chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty
đến các đơn vị trong Công ty, tham gia chỉnh lý tài liệu.
01 lưu trữ chuyên trách : thực hiện thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của
Công ty, hướng dẫn các đơn vị giao nộp, lập hồ sơ tài liệu
Phụ trách trực tiếp bộ phận văn thư lưu trữ là 01 Phó Chánh Văn phòng.
4.2 Chức năng, nhiệm vụ :
4.2.1 Bộ phận văn thư lưu trữ
Bộ phận VTLT Công ty có nhiệm vụ giúp Lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo
Văn phòng Công ty thực hiện quản lý các nghiệp vụ công tác VTLT trong toàn
Công ty với những nội dung sau:

- Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ VTLT.
- Đề xuất tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác
VTLT.
- Xây dựng, tổ chức và chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công
nghệ và thực hiện kế hoạch phát triển VTLT.
- Ban hành các chế độ, quy định về công tác VTLT, hướng dẫn và kiểm tra
việc thực hiện các chế độ, quy định về VTLT Công ty và các đơn vị.
- Thực hiện báo cáo thống kê về VTLT theo quy định và các báo cáo đột
xuất khác.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác VTLT.
4.2.2 Cán bộ nhân viên VTLT
a. Nhân viên Văn thư
- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến nghiệp
vụ văn thư.
- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; Giúp Lãnh đạo Văn phòng theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản; Đóng dấu Công ty và các dấu
SV: Đỗ Minh Hiền

11

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; Sắp xếp, bảo quản và

phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản đến/đi hiện hành tại văn thư; Làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, nhân viên.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty/đơn vị và các loại con dấu khác.
- Thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định.
b. Nhân viên Lưu trữ
- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến nghiệp
vụ lưu trữ.
- Hướng dẫn cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp
vào lưu trữ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch
sử theo quy định (nếu có).
- Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
- Làm các báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định.
*Ưu điểm của tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư Công ty thuốc
lá Thăng Long
- Văn thư thực hiện đúng với chức năng, nhiệm vụ của mình giúp giải
quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
- Tất cả các văn bản giấy tờ đều phải thông qua bộ phận Văn thư do đó
việc quản lý, tra tìm văn bản dễ dàng, thuận tiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, sử dụng văn bản khi có yêu cầu.
- Đảm bảo các văn bản được đăng ký đầy đủ.
- Phòng văn thư làm việc được bố trí tại tầng 1 của nhà làm việc khu vực
hành chính nên thuận tiện cho công tác phối hợp giải quyết văn bản đến, đi nhịp
SV: Đỗ Minh Hiền

12

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nhàng, không ùn tắc

SV: Đỗ Minh Hiền

13

Lớp: CĐ VTLT K14A


Bỏo cỏo thc tp tt nghip
PHN TH HAI
KHO ST THC TRNG CễNG TC VN TH, LU TR
CA CễNG TY THUC L THNG LONG
Trong quỏ trỡnh hot ng ca c quan, t chc ngoi hot ng nghip
v thỡ hot ng qun lý úng vai trũ quan trng, c vớ nh kim ch nam ca
Cụng tỏc Vn th - Lu tr trong c quan. Vỡ vy, cỏc c quan, t chc núi
chung v Vn phũng núi riờng luụn quan tõm v chỳ trng hot ng qun lý
song song vi hot ng nghip v.
I. THC TRNG HOT NG QUN Lí
1. Xõy dng, ban hnh vn bn quy nh v cụng tỏc vn th, lu tr
cụng tỏc vn th lu tr hot ng tt, Lónh o Cụng ty luụn ch o
thc hin theo cỏc quy nh ca cp trờn nh :
Lut Lu tr
Ngh nh 110/2004/N-CP ca Chớnh ph v cụng tỏc vn th
Ngh nh 01/2013/N-CP v cụng tỏc lu tr

Thụng t s 04/2013/TT-BNV ca B Ni v hng dn xõy dng Quy
ch cụng tỏc vn th, lu tr
Thụng t 01/2011/TT-BNV ca B Ni v quy nh v th thc k thut
trỡnh by vn bn
Thụng t 09/2013/TT-BNV ngy 31/10/2013 ca B Ni v quy nh ch
bỏo cỏo thng kờ cụng tỏc vn th lu tr v ti liu lu tr
Quyết định số 158/QĐ-TLTL ngày 07 tháng 3 năm 2008
Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Công ty.
Quyết định số 259/QĐ-TLTL ngày 24 tháng 4 năm 2009
ban hành Quy chế công tác văn th lu trữ.
Quy trình kiểm soát tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất
lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Công ty luôn có sự chỉnh
sửa cho phù hợp và thống nhất theo quy định của Nhà nớc.
Ban hnh Ni quy Kho lu tr ca Cụng ty.
SV: Minh Hin

14

Lp: C VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hiện nay Công ty đang thực hiện Quyết định số 283/QĐ-TLTL ngày
12/7/2016 của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam về việc ban hành Quy chế công
tác Văn thư Lưu trữ-Bảo vệ bí mật.
Công ty đang Dự thảo Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ để thực hiện
trong Công ty.
2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan
Kể từ khi chính thức được thành lập năm 1957 đến nay, Công ty Thuốc lá
Thăng Long có đủ 4 điều kiện để thành lập một phông lưu trữ cơ quan.

Kho lưu trữ Công ty hiện đang bảo quản 02 phông lưu trữ :
- Phông lưu trữ Nhà máy Cơ khí Thuốc lá (phông đóng): Năm 2001, Nhà
máy Cơ khí Thuốc lá sáp nhập vào Nhà máy Thuốc lá Thăng Long, toàn bộ tài
liệu do Nhà máy Thuốc lá Thăng Long chỉnh lý và bảo quản.
- Phông lưu trữ Công ty Thuốc lá Thăng Long (phông mở)
3. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
công tác văn thư, lưu trữ
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, công nghệ
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và
nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ
Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ là một việc cần thiết. Văn phòng
Công ty đã tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo triển khai và ứng dụng tin
học vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý công văn đến, phát hành công
văn đi, gửi nhận văn bản trên mạng nội bộ, sau khi triển khai cơ bản đáp ứng
yêu cầu, phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ. Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương
pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn
bản đến, sổ đăng ký văn bản đi …Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại
hiệu quả về nhiều mặt, nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được kết
nối, tiết kiệm được lao động, giấy tờ.
Nhận xét:
SV: Đỗ Minh Hiền

15

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Việc nhập dữ liệu vào máy tính rất dễ làm, nhanh chóng, không bị sai sót
nhiều. Cách trình bày khoa học hơn là viết tay do vậy mà tránh việc nhầm lẫn.
Tạo thuận lợi cho việc tra tìm cũng như không tốn nhiều thời gian, công sức.
4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư , lưu trữ , quản lí công tác
thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.
Công ty luôn quan tâm đặc biệt việc bố trí đủ cán bộ làm công tác văn thư
lưu trữ, cán bộ làm công tác này thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức nâng
cao nghiệp vụ, tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Cục văn
thư và lưu trữ Nhà nước, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam tổ chức.
Công ty thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản, phương pháp lập hồ sơ hiện hành cho các Lãnh đạo đơn vị, cán bộ
các phòng ban nghiệp vụ của Công ty, giảng viên của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước thực hiện.
Với các thành tích đã đạt được trong công tác văn thư lưu trữ nhiều năm
qua, Công ty, Văn phòng Công ty, các cá nhân đã được khen thưởng nhiều danh
hiệu cao quý :
- Kỷ niệm chương về những đóng góp cho sự nghiệp lưu trữ
- Bằng khen của Bộ Nội vụ, Bộ Công Thương cho tâp thể và cá nhân
- Giấy khen của các cấp cho tập thể và cá nhân.
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan
Từ khi thành lập đến nay Công ty chưa để xảy ra vi phạm quy chế công
tác văn thư lưu trữ.
Trong nhiều năm qua công ty đã đón tiếp nhiều đoàn kiểm tra về công tác
văn thư, lưu trữ như : Đoàn kiểm tra chéo của các cụm, của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước, Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam.
Qua các đợt kiểm tra, công tác văn thư lưu trữ của Công ty thực hiện tốt
hơn vì được trao đổi về nghiệp vụ và có thêm nhiều kinh nghiệm trong công tác.
Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết công việc, đáp ứng yêu cầu của Công ty, công tác Văn thư - Lưu trữ đang

SV: Đỗ Minh Hiền

16

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của Lãnh đạo Công ty. Ngoài việc
luôn bám sát công việc của nhân viên, lãnh đạo còn rất quan tâm đến nhân viên
của mình, luôn động viên, tạo điều kiện điều đó tạo cảm giác phấn khởi khi thực
hiện nhiệm vụ.
II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
1. Quản lí văn bản
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Công ty được quản lý tập trung tại
Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (đối với các
trường hợp bất khả kháng).
-Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ Khẩn, Hỏa tốc được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục xử lý văn bản.
-Văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn được hoàn thành thủ tục phát hành và
chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
-Tất cả các văn bản, tài liệu liên quan đến khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo
được tiếp nhận, xử lý và bảo quản theo chế độ Mật.
- Văn bản, tài liệu mật được đăng ký sổ riêng, theo đúng quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật nội bộ. Không được: fax;
đăng nhập, chuyển xử lý văn bản mật trên phần mềm quản lý văn bản.

- Văn bản đi, đến loại thường : thực hiện đăng ký văn bản song song cả
hai hình thức:
- Vào sổ (không sử dụng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những cụm từ
không thông dụng trong quá trình đăng ký văn bản vào sổ);
- Bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản trên phần mềm,
các đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, theo dõi và thực hiện xử lý văn bản trên
phần mềm.
- Trong các trường hợp văn bản đi, đến thuộc dạng Thư mời, Thông báo
SV: Đỗ Minh Hiền

17

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
họp, làm việc khẩn, hỏa tốc, Công văn yêu cầu báo cáo gấp…: Để đảm bảo tiến
độ giải quyết công việc, ngoài việc chuyển văn bản trên phần mềm, văn thư có
trách nhiệm thông báo (qua email, điện thoại, fax…) tới các đơn vị, phòng ban
hoặc cá nhân có liên quan để kịp thời xử lý.
+ Quản lý văn bản đến (bao gồm cả văn bản đến Mật)
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến : Phân loại sơ bộ, bóc bì:
- Đối với bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể và bì văn bản
gửi đích danh cá nhân trong Công tyvăn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ
tiếp nhận văn bản đến và thực hiện chuyển trực tiếp đến địa chỉ nơi nhận ghi
trên bì. Đối với bì văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng có liên quan đến công
việc chung của Công ty thì cá nhân đó có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
đăng ký.
- Đối với bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ Mật:
Trường hợp ngoài phong bì có dấu “Tuyệt mật”, “Tối mật”: Văn thư

không được bóc bì, chỉ đăng ký số tài liệu/số ký hiệu bên ngoài bì vào sổ tiếp
nhận thư, báo cáo Lãnh đạo Văn phòng hoặc người có tên trên bì có trách nhiệm
giải quyết. Lãnh đạo Văn phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
Công ty.
Trường hợp ngoài phong bì có dấu “Mật”: Văn thư được ủy quyền bóc bì
và đăng ký vào sổ “Công văn Mật đến”. Văn thư trình công văn mật cho Lãnh
đạo Công ty phê duyệt.
- Trường hợp trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: văn thư
vào sổ tiếp nhận thư số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay phong bì đến người
có tên trên bì.
Trong trường hợp, nếu người có tên trên phong bì đi công tác dài ngày,
không thể liên hệ được và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đến
Lãnh đạo Công ty giải quyết. Văn thư không được mở phong bì;
- Tất cả các bì khác: văn thư bóc bì để thực hiện các thủ tục xử lý văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo, văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một nội dung hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày,
SV: Đỗ Minh Hiền

18

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
tháng ghi trên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm với văn bản để làm bằng
chứng, tham chiếu.
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải:
Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối
chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận

Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến của văn bản
Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng ở phần lề
trái của văn bản, dưới số, ký hiệu (với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu
nội dung (đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trắng ở phần lề phải của văn
bản, dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Lập Phiếu giải quyết văn bản đến (đính kèm với bản chính văn bản đến)
Căn cứ vào nội dung văn bản, tác giả ban hành văn bản: văn thư dự kiến
phòng ban xử lý chính và các phòng ban phối hợp trên Phiếu giải quyết văn bản
đến;
Với những trường hợp văn bản khó xác định phòng ban xử lý chính do
liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều phòng ban cùng phải xử lý: thực hiện liệt kê
đầy đủ tên các phòng ban cùng xử lý tại phần phòng ban xử lý chính.
Vào sổ đăng ký văn bản đến và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi
tính:
Lập sổ đăng ký văn bản đến, bao gồm các loại: sổ đăng ký văn bản đến
của các cơ quan, tổ chức bên ngoài; sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị cấp dưới
gửi lên (cấp trên gửi xuống); sổ đăng ký văn bản mật đến.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến, đơn, thư,...
được thực hiện theo quy định của nhà nước.
Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản: Việc đăng ký (cập nhật) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến và trình tự chu trình chuyển văn bản được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đến của Công
ty.
SV: Đỗ Minh Hiền

19

Lớp: CĐ VTLT K14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư, không đóng
dấu đến và được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
- Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, in ra và làm thủ tục đóng dấu
Đến.
- Sau đó, khi nhận được bản chính, đóng dấu Đến vào bản chính và làm
thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản
chuyển phát qua mạng) và lưu cùng với bản fax, bản chuyển phát qua mạng đã
được Lãnh đạo Công ty phê duyệt trước đó.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ nhân
viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Công ty,
Lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
- Đối với các văn bản mật gửi đến: nếu nơi gửi không thực hiện đúng thủ
tục bảo mật, bì văn bản mật có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ, lọt bí mật tài liệu,
… thì văn thư liên lạc lại nơi gửi để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi thực hiện thủ tục đăng ký, trình ngay trong ngày để
Lãnh đạo Công ty xem xét và cho ý kiến giải quyết.
- Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo Công ty,
văn bản đến được đăng ký bổ sung vào cột nơi nhận, ký nhận trong sổ đăng ký
văn bản đến và vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến.
- Đối với văn bản đến mật: Căn cứ ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Công
ty, văn thư photocopy nhân bản tài liệu, không thực hiện đăng nhập - chuyển xử
lý trên phần mềm.
Văn bản đến mật khi gửi tới các phòng ban chuyên môn phải được gửi
bằng một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “C”, “B” tương ứng với
độ Mật, Tối mật của tài liệu bên trong bì; ghi số ký hiệu của văn bản và tên

người nhận theo đúng phê duyệt của Lãnh đạo Công ty (đối với các phòng ban,
đơn vị phải gửi đích danh Lãnh đạo các phòng ban, đơn vị).
SV: Đỗ Minh Hiền

20

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Riêng tài liệu thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì, bì
trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “A” ở ngoài bì.
- Căn cứ ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Công ty, văn bản đến được
chuyển giao ngay trong ngày cho các phòng ban hoặc cá nhân giải quyết.
- Bản chính tất cả văn bản đến, kể cả văn bản đến mật (trừ các văn bản
liên quan đến pháp lý của Công ty lưu tại Văn phòng để thuận tiện cho việc công
chứng, sao y) được chuyển giao cho phòng ban hoặc cá nhân xử lý chính lưu giữ
để lập hồ sơ công việc (có ký nhận).
- Cán bộ nhân viên được phân công kiêm nhiệm công tác văn thư của các
phòng ban, sau khi tiếp nhận văn bản đến phải: Đăng ký văn bản đến của phòng
ban bằng sổ hoặc máy tính; Trình Lãnh đạo phòng ban xem xét và cho ý kiến
phân phối, giải quyết; Chuyển văn bản đến cho cá nhân được Lãnh đạo phòng
phân công theo dõi xử lý chính để giải quyết và lập hồ sơ công việc.
- Các cá nhân được phân công xử lý chính văn bản có trách nhiệm: xử lý
văn bản theo đúng yêu cầu và thời hạn đã được phân công; lập hồ sơ đối với các
phần công việc được giao giải quyết xử lý (bản chính văn bản đến phải lưu trong
hồ sơ công việc); thực hiện các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ của Công ty.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến hoặc giao
cho cấp phó của mình chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc các lĩnh vực

được phân công phụ trách.
- Các phòng ban, cá nhân được phân công xử lý văn bản: có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn được thể hiện trên văn
bản.
Phòng ban xử lý chính có trách nhiệm lập Tờ trình giải quyết công việc
đối với tất cả các loại công việc trình Lãnh đạo Công ty vị giải quyết.
Tờ trình giải quyết công việc được lưu giữ tại phòng ban trình và lưu kèm
theo hồ sơ công việc. Mẫu Tờ trình được quy định cụ thể tại Phụ lục V đính
kèm.
+ Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
SV: Đỗ Minh Hiền

21

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Cán bộ nhân viên Văn thư có trách nhiệm :
- Thống kê số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến
hạn nhưng chưa được giải quyết theo hàng tuần, tháng : Tổng hợp theo dõi tình
hình xử lý văn bản sắp đến hạn, hàng tuần gửi email cho lãnh đạo các phòng ban
xử lý chính để đôn đốc nhắc nhở, đối với những văn bản đã quá hạn mà chưa
được xử lý tổng hợp báo cáo lãnh đạo Công ty.
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Công
ty/đơn vị về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn
vị có liên quan.
+ Thời hạn xử lý văn bản đến tại các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ
được quy định như sau:
- Thực hiện đúng các yêu cầu về thời hạn xử lý văn bản đã được quy định

tại các văn bản pháp lý của Nhà nước đối với những văn bản liên quan đến công
tác phê duyệt, thẩm định hồ sơ, dự án….
- Đối với những văn bản hỏa tốc, khẩn, văn bản có thời hạn yêu cầu giải
quyết cụ thể thì phòng ban được phân công phải xử lý ngay, theo đúng thời hạn
quy định.
- Đối với những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi
thẩm quyền trả lời của bộ phận phòng ban, trong thời hạn chậm nhất là (5) năm
ngày làm việc phòng ban được phân công xử lý phải hoàn thành dự thảo văn bản
để báo cáo Lãnh đạo Công ty vị xem xét giải quyết.
- Trong trường hợp văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực cần nhiều phòng
ban phối hợp giải quyết, Lãnh đạo Công ty đã phân công phòng ban chủ trì và
các phòng ban phối hợp. Phòng ban chủ trì lấy ý kiến các phòng ban phối hợp.
Các phòng ban phối hợp phải có ý kiến (bằng văn bản hoặc bằng hình
thức khác) gửi cho phòng ban chủ trì trong thời hạn chậm nhất là (3) ba ngày
làm việc, kể từ khi nhận được văn bản.
Trong thời hạn (7) bảy ngày làm việc, phòng ban chủ trì hoàn thành dự
thảo văn bản, kèm theo hồ sơ trình và tổng hợp ý kiến của các phòng ban phối
hợp để trình Lãnh đạo Công ty xem xét phê duyệt. Các phòng ban được phân
SV: Đỗ Minh Hiền

22

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công xử lý chịu trách nhiệm về tính trung thực, tính chính xác về các nội dung ý
kiến liên quan trong văn bản trình.
Trong trường hợp vì lý do bất khả kháng không thể xử lý văn bản đúng
thời hạn quy định, phòng ban chủ trì có trách nhiệm báo cáo và xin ý kiến chỉ

đạo của Lãnh đạo Công tyđược phân công phụ trách xử lý.
-Đối với những văn bản đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, cần tham khảo ý
kiến của các chuyên gia, cần thảo luận tập thể Lãnh đạo….trước khi quyết định,
thời hạn giải quyết thực hiện theo thời hạn quy định cụ thể được Lãnh đạo Công
ty giao.
+ Quản lý văn bản đi (bao gồm cả văn bản đi mật)
- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng của văn bản và
đăng ký văn bản đi
- Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trường hợp phát hiện có sai sót về thể thức kỹ thuật trình bày hoặc nội
dung văn bản, trả lại văn bản cho phòng ban soạn thảo và báo cáo Lãnh đạo Văn
phòng để nắm tình hình.
- Ghi số, ngày, tháng ban hành văn bản
Tất cả văn bản đi của Công ty (trừ một số trường hợp văn bản chuyên
ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán,...) được ghi số theo hệ thống số chung của
Công ty; ghi ngày tháng năm ban hành văn bản và vào sổ đăng ký.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty ban hành trong
một năm; được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 hàng năm; được đánh riêng cho từng loại hoặc ghi chung
cho một số loại văn bản tùy thuộc vào số lượng văn bản được ban hành nhiều
hay ít.
+ Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản bằng sổ:
Lập sổ đăng ký văn bản đi: Hiện tại Công ty có 03 sổ công văn Đi gồm :
Số đăng ký công văn đi
SV: Đỗ Minh Hiền

23

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sổ đăng ký Quyết định
Sổ đăng ký Hợp đồng
- Đăng ký văn bản đi: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật đã được thực hiện theo quy định của nhà nước.
- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn
bản.
Việc đăng ký (cập nhật) thông tin đầu vào của văn bản đi vào cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản đi của Công ty.
- Tại Cơ quan Văn phòng Công ty, việc lấy số và đăng ký văn bản đi thực
hiện như sau:
- Các loại văn bản: Quyết định được đăng ký một hệ thống số và sổ văn
bản riêng. Các văn bản hành chính khác (Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Báo
cáo, Thông báo, Giấy mời, …) đăng ký một hệ thống số và sổ văn bản riêng.
Các Hợp đồng được đăng ký một hệ thống số và sổ văn bản riêng.
- Văn bản đi có dấu chỉ mức độ Mật được đăng ký một hệ thống số và sổ
văn bản riêng.
+ Nhân bản
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại Nơi nhận văn bản; Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở
Văn thư.
- Nơi nhận được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản
chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực
hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn
bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi

đến các đối tượng khác chỉ để biết, tham khảo.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
+ Đóng dấu Công ty và các loại dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)
SV: Đỗ Minh Hiền

24

Lớp: CĐ VTLT K14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và
đính chính văn bản đi
Thủ tục phát hành văn bản
- Cán bộ nhân viên văn thư tiến hành: lựa chọn bì, viết bì, vào bì, dán bì,
đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì.
- Đối với văn bản đi mật : văn thư không đăng nhập văn bản trên phần
mềm quản lý, văn bản khi gửi tới các phòng ban chuyên môn phải được gửi
bằng: một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “C”, “B” tương ứng với
độ Mật, Tối mật của tài liệu bên trong; ghi số ký hiệu của văn bản và tên người
nhận theo đúng thành phần Nơi nhận văn bản (đối với các phòng ban phải gửi
đích danh Lãnh đạo các phòng ban).
Riêng tài liệu thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì, bì
trong ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “A” ở ngoài bì.
+ Chuyển phát văn bản
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện đều hoàn thành thủ tục phát hành
và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký
nhận.

- Chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Công ty
hoặc các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài: cán bộ nhân viên được phân công
chuyển giao văn bản yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
- Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng
Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho
nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để kịp thời giải quyết công việc nhưng
sau đó gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển giao văn bản đi loại mật
Việc chuyển giao văn bản đi loại mật được thực hiện theo quy định hiện
hành của Nhà nước.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản
Cán bộ nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn
SV: Đỗ Minh Hiền

25

Lớp: CĐ VTLT K14A