CÁC CHỨC NĂNG và kỹ NĂNG của NHÀ QUẢN TRỊ2

QUẢN TRỊ HỌC
ĐỀ TÀI : CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG
CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
LỚP:
CHUYÊN NGÀNH:

I.

MỞ ĐẦU
Môi trường quản trị là sự vận động tổng hợp, tương tác lẫn nhau giữa
các yếu tố và lực lượng bên ngoài hệ thống quản trị nhưng lại có ảnh
hưởng trực tiếp, hoặc gián tiếp đến hoạt động quản trị của một tổ chức.
Tùy theo các góc độ tiếp cận khác nhau, người ta có thể phân môi trường
quản trị ra thành nhiều loại: môi trường vĩ mô: có tác động trên bình diện
rộng và lâu dài. Đối với môt doanh nghiệp: chẳng hạn, chúng tác động
đến cả ngành sản xuất kinh doanh, và do đó cũng tác động đến doanh
nghiệp và chiến lược quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường
vi mô bên ngoài tổ chức, tác động trên bình diện gần gũi và trực tiếp đến
hoạt động của doanh nghiệp và môi trường nội bộ, có ảnh hưởng trực
tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các hoạt động quản trị của chính
tổ chức đó.


Các yếu tố này sẽ giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm của
mình, đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu
điểm đạt được một cách tối đa.
Các yếu tố, các điều kiện cấu thành môi trường kinh doanh luôn luôn
có quan hệ tương tác với nhau và đồng thời tác động đến hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp, nhưng mức độ và chiều hướng tác động của các

yếu tố, các điều kiện lại khác nhau. Trong cùng một thời điểm, với cùng
một đối tượng có yếu tốt tác động thuận, nhưng lại có yếu tố tạo thành
lực cản đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Các yếu tố, điều kiện tác
động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không cố định một
cách tĩnh tại mà thường xuyên vận động, biến đổi. Bởi vậy, để nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản trị phải nhận biết một
cách nhạy bén và dự bác đúng được sự thay đổi của môi trường kinh
doanh. Thứ nhất là tính phức tạp của môi trường được đặc trưng bởi một
loạt các yếu tố có ảnh hưởng đến các nỗ lực của doanh nghiệp. Môi
trường càng phức tạp càng khó đưa ra các quyết định. Đòi hỏi nhà quản
trị cần có các kỹ năng thiết yếu và đảm nhiệm được chức năng của một
nhà lãnh đạo.

II.

Lý do chọn đề tài
1. Cuộc sống hiện đại với môi trường làm việc ngày càng
năng động , nhiều sức ép và cạnh tranh ngày càng gay
gắt đòi hỏi các bạn trẻ , đặc biệt là các bạn sinh viên
phải trang bị nhiều kỹ năng để thích ứng.Ngày nay trình
độ học vấn và các bằng cấp không phải là yếu tố chính
để đánh giá năng lực của một người.Nhưng đa phần các
bạn sinh viên chỉ chú trọng đến phần kỹ năng cứng
này.Có những sinh viên học rất tốt các môn trong
trường đại học nhưng khi làm việc lại gặp rất nhiều khó
khăn .Trong hàng trăm sinh viên chỉ có số ít người đáp
ứng được yêu cầu của các nhà tuyển dụng .Thực tế cho


thấy , khoảng 80 % nhà quản lí và nhà tuyển dụng than

phiền nhân viên trẻ quá yếu , lơ ngơ , không đáp ứng
được yêu cầu công việc dù có bằng cấp rất tốt.Chính vì
vậy ngoài kiến thức chuyên môn được đào tạo
2. Mục đích
Hiểu được mục đích của việc nghiên cứu chức năng và kỹ năng của
quản trị.
- Thế nào là một tổ chức?
- Lý thuyết quản trị là gì?, tại sao phải học quản trị?
- Hiểu được quản trị là gì?
- Giải thích được nhà quản trị có thể làm gì?
- Tầm quan trọng của nhà quản trị là gì?
- Nhà quản trị có những chức năng gì?
- Ứng dụng lý thuyết quản trị để giải quyết bài tập tình huống?
3. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Nghiên cứu những vấn đề quản trị ở cấp vi mô – tổ
chức, doanh nghiệp. Không nghiên cứu ở quản lý vĩ mô nhà nước.
- Thời gian: 2014-1016
- Nội dung nghiên cứu: Chức năng và kỹ năng của nhà quản trị
III.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÀ
QUẢN TRỊ
1. Khái niệm
1.1. Sự tổ chức
- KN: là một sự sắp xếp đặt người một cách có hệ thống nhằm
thực hiện một mục đích nhất định
- Đặc điểm của một tổ chức

Purpose

People


Structure

1.2.

Quản trị
- KN: là lập kế hoạch, tổ chức và ra quyết định chỉ những cái
kén nằm im cho đến khi người lãnh đạo khơi dậy một động
lực trong con người và dẫn dắt họ hướng đến các mục tiêu.

Tổ chức
ĐẠT

NGƯỜI

1.3.

+

NGƯỜI

MỤC TIÊU CHUNG

Nhà quản trị
- KN: là người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm
vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân
công phụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc

của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động
của những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và
thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức
đạt mục tiêu.
- Đặc điểm:
• Nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ được giao với hao
phí nguồn lực ít nhất.
• Nhà quản trị hoạt động cùng với cấp dưới và cùng họ
thực hiện nhiêm vụ của doanh nghiệp.
• 3 cấp bậc quản trị:
 Quản trị viên cao cấp
Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm
về những thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để
duy trì và phát triển tổ chức.
Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên
hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc...
 Quản trị viên cấp trung gian
Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp)
nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính
sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành
mục tiêu chung.
Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc...
 Quản trị viên cấp cơ sởLà nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.
Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đièu
khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng

ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.


Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng
ca...
- YÊU CẦU VÀ TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ
Tiêu chí đánh giá kĩ năng nghề nghiệp nhà quản trị:
•

Khả năng truyền thông

•

Khả năng thương lượng, thỏa hiệp

•

Tư duy sáng tạo mang tính toàn cầu

•

Phản ứng linh hoạt, hành động lịch thiệp, am hiểu đa văn hóa.
Tiêu chuẩn và chỉ tiêu đánh giá nhà quản trị:

– Các nhà quản trị làm việc ở mỗi vị trí cần đáp ứng các chỉ tiêu cụ thể ơr mức tiêu
chuẩn tương ứng
– Mỗi doanh nghiệp căn cứ vào quy mô đặc điểm kinh doanh để quy định chỉ tiêu
và tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản trị

A.

CÁC CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Tổ chức
Xác định và phân bổ
sắp xếp các nguồn lực

Hoạch định
Xác định các mục tiêu
và xây dựng
kế hoạch hành động
Sự quản trị
có hiệu quả
Kiểm tra
kiểm tra những
hoạt động để
đảm bảo đạt
được kế

Điều khiển
Hướng dẫn và thúc
đẩy những bộ
phận liên quan


CHỨC
NĂNG

NHIỆM VỤ

Lập kế
hoạch

- Xác định các mục tiêu và
phương hướng phát triển của tổ
chức
- Dự thảo chương trình hành động
- Lập lịch trình hoạt động
- Đề ra các biện pháp kiểm soát
- Cải tiến tổ chức

Tổ chức

- Xác lập sơ đồ tổ chức
- Mô tả nhiệm vụ của từng bộ
phận
- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển
dụng nhân viê
- Chính sách sử dụng nhân viên
- Định biên

Điều khiển

-

Kiểm soát

- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm
toán
- Lịch trình kiểm toán

- Đánh giá tình hình thực hiện kế

Ủy quyền cho cấp dưới
Giải thích đường lối chính sách
Huấn luyện và động viên
Giám sát và chỉ huy
Thiết lập hệ thống thông tin có
hiệu quả
- Thiết lập các quan hện mật thiết
bên trong và bên ngoài tổ chức


họach
- Các biện pháp sửa sai
-

a. Lập kế hoạch
a) Khái niệm:
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng
của quản lý là lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo và kiểm
tra. ... Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì : “ Lập kế
hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một
tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức
của họ
b) Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế
hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu
của Nhà nước.Còn trong phạm vi một doanh nghiệp
hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên , là
chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ

sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ
quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.
Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế
hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương
lai , làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi
trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực ,
và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công
tác kiểm tra . Hiện nay , trong cơ chế thị trường có thể
thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các
doanh nghiệp. Bao gồm :


-Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan
trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên
trong một doanh nghiệp . Lập kế hoạch cho biết mục
tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp . Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh
nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ
sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó , thì
chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm
việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ
đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường
ziczăc phi hiệu quả .
-Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định
của doanh nghiệp, hay tổ chức . Sự bất ổn định và
thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế
hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi
doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý .Lập kế hoạch buộc
những nhà quản lý phải nhìn về phía trước , dự đoán
được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng

như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng
của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích
hợp.
-Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và
những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh
nghiệp . Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được
xác định , những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu
đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách
có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động
vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.
-Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo
điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao . Một
doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì
giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời
gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là
mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào , thì
đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có
thực hiện được mục tiêu hay chưa , và cũng không thể
có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi


có những lệch lạc xảy ra . Do vậy, có thể nói nếu
không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra .
Như vậy , lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với
mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý . Nếu không có
kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức ,
khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh
nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không có
được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và
khai thác . Không có kế hoạch , nhà quản lý và các

nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của
mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì
.
Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy , nếu
chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân
mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mục
tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? với năng lực
của mình thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được
mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ không
có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình,
không có được sự nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt
được mục tiêu . Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian
trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ
động trước sự thay đổi của môi trường xung quanh
ta . Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân
ta sẽ là không cao , thậm chí còn không thể đạt được
mục tiêu mà mình mong muốn .
Tóm lại , chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên
là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý . Bất kể là cấp
quản lý cao hay thấp , việc lập ra được những kế hoạch có
hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách
hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.
c) Phân loại
-

Kế hoạch chiến lược

-

Kế hoach tác nghiệp

TÍNH CHẤT

KẾ HOẠCH
LƯỢC

Ảnh hưởng

Toàn bộ

Cục bộ

Thời gian

Dài hạn

Ngắn hạn

Môi trường

Biến đổi

Xác định

Mục tiêu

Lớn, tổng quát

Cụ thể, rõ ràng

Thông tin

Tổng hợp, không đầy đủ

Đầu đủ, chính xác

Kết quả

Lâu dài

Có thể điều chỉnh

Thất bại

Nặng nề, có thể làm phá Có thể khắc phục
sản doanh nghiệp

Rủi ro

Lớn

Khả năng của người đưa Khái quart vấn đề
ra quyết định

d) Tiến trình lập kế hoạch

CHIẾN KẾ
HOẠCH
NGHIỆP

Hạn chế

Phân tích cụ thể, t


Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để nhận thức
được cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi trường ,
thị trường ,về sự cạnh tranh , về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối
thủ cạnh tranh khác. Chúng ta phải dự đoán trước các yếu tố không chắc chắn có
thể xảy ra từ đó đưa ra phương án đối phó thích hợp .Công tác lập kế hoạch đòi hỏi
doanh nghiệp phải có những dự đoán thực tế về cơ hội .Doanh nghiệp phải phân
tich môi trường để biết:
-Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu , họ đã tung ra
những sản phẩm mới nào ? giá cả bao nhiêu ? Đồng thời cũng phải biết được hiện
nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì?
-Dự đoán trước những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnh hưởng đến công
việc kinh doanh của doanh nghiệp.Đây là điều rất quan trọng , bởi hiện nay Nhà
nước ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rất nhiều luật và chính sách mới ra
đời có ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp , mà để tồn tại lâu dài
trên thương trường thì doanh nghiệp không thể không phân tích những thay đổi đó
như luật thuế , các chế độ kế toán mới, luật xuất nhập khẩu…
-Những thay đổi của thị trường cung ứng đầu vào như lao động , vật tư ,
nguyên vật liệu cho sản xuất , máy móc thiết bị…
Ngoài ra , doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực của mình để xác
định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh
tranh khác .
Thiết lập các mục tiêu
Khi lập kế hoạch các tổ chức cần phải thiết lập được hệ thống các mục tiêu mà

mình cần đạt tới .Các mục tiêu đưa ra phải xác định rõ thời hạn để thực hiện và
được lượng hoá đến mức cao nhất có thể . Trong tổ chức có hai loại mục tiêu là
mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng thường rõ
ràng và dễ thực hiện hơn . Ngoài ra, theo các thứ tự ưu tiên khác nhau thì các mục
tiêu cũng nên được phân nhóm . Một tổ chức hay doanh nghiệp đều có thể có hai
loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai . Những mục tiêu hàng
đầu thường liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức .Đối với một doanh
nghiệp, đó là những mục tiêu về lợi nhuận , doanh thu hay thị phần. Nếu không đạt
được một mức lợi nhuận , mức doanh thu hay mức thị phần nhất định trong một


thời kỳ nào đó , thì doanh nghiệp có thể bị phá sản. Còn mục tiêu hàng thứ hai lại
liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng không ảnh hưởng lớn đến sự
sống còn của doanh nghiệp như các mục tiêu hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng
đối với sự thành công của doanh nghiệp. Những mục tiêu này thể hiện mức độ
quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp,sự phát triển sản
phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính …Trong những năm
gần đây , các doanh nghiệp Nhà nước và tư nhân đều tập trung chú trọng tới các
mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng , được coi là nhân tố có ảnh hưởng về
mặt lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp và cả các mục tiêu hàng đầu với sự
ảnh hưởng trực tiếp và trước mắt hơn. Cho dù doanh nghiệp có chú trọng tới mục
tiêu nào hơn chăng nữa thì điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được các
mục tiêu thật rõ ràng , có thể đo lường được và có thể thực hiện được. Bên cạnh
đó, cũng cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn
phải hoàn thành.
Phát triển các tiền đề
Tiền đề để lập kế hoạch là các dự báo , các chính sách cơ bản có thể áp dụng , là
các giả thiết cho việc lập kế hoạch . Đó có thể là địa bàn hoạt động , qui mô hoạt
động của doanh nghiệp , mức giá , sản phẩm gì , triển khai công nghệ gì, mức chi
phí , mức lương , mức cổ tức và các khía cạnh tài chính , xã hội, chính trị khác .

Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chưa được ban
hành.Ví dụ như , nếu một công ty đưa ra chương trình phát triển sản phẩm mới thì
khi lập kế hoạch phải dự báo được những phản ứng của khách hàng đối với sản
phẩm mới này .Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược
hoặc cấp thiết để đưa đến một kế hoạch. Sự hoạt động của các kế hoạch này sẽ chịu
nhiều ảnh hưởng cuả các tiền đề.Sự nhất trí về các tiền đề chính là điều kiện quan
trọng để lập kế hoạch phối hợp.Vì vậy không nên đòi hỏi những kế hoạch và ngân
quĩ từ cấp dưới khi chưa có , trước hết , nên có những chỉ dẫn cho những người
đứng đầu các bộ phận của mình.
Xây dựng các phương án
Ở bước này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án
hành động để đạt được mục tiêu.Trong môĩ phương án cần phải xác định được hai
nội dung cơ bản là : Phải xác định được giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho
câu hỏi làm gì để đạt được mục tiêu.Phải xác định được các công cụ và nguồn lực
cần thiết để thực hiện mục tiêu.Các nhà lập kế hoạch cần phải thực hiện bước khảo


sát sơ bộ lựa chọn ra các phương án có triển vọng nhất để đưa ra phân tích và giảm
bớt các phương án lựa chọn .
Đánh giá các phương án
Khi đã xây dựng được một hệ thống các phương án thi các nhà lập kế hoạch
cần phải tiến hành đánh giá lại các phương án đó nhằm lựa chọn được những
phương án tối ưu nhất .Đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với
mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã được xác định.Các nhà lập kế
hoạch cần phải lựa chọn , xem xét phương án nào là tối ưu nhất tức là các phương
án nàc đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất , chi phí là thấp
nhất.Đồng thời các phương án được lựa chọn cũng phải giải quyết được những vấn
đề kinh tế xã hội đang được đặt ra.
Lựa chọn phương án và ra quyết định
Sau khi đánh giá các phương án thì một vài phương án tối ưu nhất sẽ được lựa

chọn .Các phương án này sẽ được đưa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các
phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của
tổ chức cho việc thưc hiện kế hoạch. Tiếp theo sẽ là việc xây dựng các kế hoạch
phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ .
B.

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

Một nhà quản trị tốt phải bao quát được 5 chức năng : tổ chức, lập kế
hoạch, phối hợp, tổ chức, kiểm soát. Dể thực hiện tốt các chức năng này
thì nhà quản trị cần thực hiện tốt vai trò của nhà qaurn trị trong doanh
nghiệp được thể hiện trong bảng sau :

Vai trò

Hoạt động


Thu thập thông tin

Thông tin

Truyền đạt

Phát ngôn

Quan hệ con người

Đại diện

Lãnh đạo

Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò
thu thập bằng cách thường xuyên
xem xét, phân tích bối cảnh xung
quanh tổ chức để nhận ra những
tin tức, những hoạt động và
những sự kiện có thể đem lại cơ
hội tốt hay sự đe dọa đối với
hoạt động của tổ chức. Công
việc này được thực hiện qua việc
đọc báo chí, văn bản và qua trao
đổi, tiếp xúc với mọi người v.v
Là người phổ biến thông tin cho
mọi người, mọi bộ phận có liên
quan, có thể là thuộc cấp, người
đồng cấp hay thượng cấp.
Là người có trách nhiệm và
quyền lực thay mặt tổ chức phát
ngôn những tin tức ra bên ngoài
với mục đích giải thích, bảo vệ
các hoạt động của tổ chức hay
tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ
chức.
Là người đứng đầu một đơn vị,
nhà quản trị thực hiện các hoạt
động với tư cách là người đại
diện, là biểu tượng cho tập thể,
có tính chất nghi lễ trong tổ
chức. Ví dụ những công việc

như dự và phát biểu khai trương
chi nhánh mới, chào đón khách,
tham dự tiệc cưới của thuộc cấp,
đãi tiệc khách hàng …
Phối hợp và kiểm tra công việc
của nhân viên dưới quyền. Một
số công việc như tuyển dụng,
đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ


Liên hệ

Quyết định
Doanh nhân

Giải quyết xáo trộn

Phân phối

nhân viên là một vài ví dụ về vai
trò này của nhà quản trị.
Quan hệ với người khác ở trong
hay ngoài tổ chức, để nhằm góp
phần hoàn thành công việc được
giao cho đơn vị của họ. Ví dụ
như tiếp xúc với khách hàng và
những nhà cung cấp
Xuất hiện khi nhà quản trị tìm
cách cải tiến hoạt động của tổ
chức. Việc này có thể được thực

hiện bằng cách áp dụng một kỹ
thuật mới vào một tình huống cụ
thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh
một kỹ thuật đang áp dụng.
Nhà quản trị là người phải kịp
thời đối phó với những biến cố
bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn
hoạt động bình thường của tổ
chức như mâu thuẩn về quyền
lợi, khách hàng thay đổi… nhằm
đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn
định.
Khi tài nguyên khan hiếm mà lại
có nhiều yêu cầu, nhà quản trị
phải dùng đúng tài nguyên, phân
phối các tài nguyên cho các bộ
phận đảm bảo sự hợp lý và tính
hiệu quả cao. Tài nguyên đó có
thể là tiền bạc, thời gian, quyền
hành, trang bị, hay con người.
Thông thường, khi tài nguyên
dồi dào, mọi nhà quản trị đều có
thể thực hiện vai trò này một
cách dễ dàng. Nhưng khi tài
nguyên khan hiếm, quyết định
của nhà quản trị trong vấn đề
này sẽ khó khăn hơn, vì nó có
thể ảnh hưởng lớn đến kết quả

hoạt động của một đơn vị hay
thậm chí của toàn thể tổ chức.
Thay mặt cho tổ chức thương
thuyết trong quá trình hoạt
động, trong các quan hệ với
Đàm phán

C.

những đơn vị khác, với xã hội.

CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

a,Khái niệm:
– kỹ năng quản trị là những khả năng ứng dụng từ lý thuyết sang thực hiện nhằm
đạt đưuợc những mục tiêu đặt ra
-vai trò: kỹ năng quản trị có thể giúp cho người lao động làm việc có hiệu quả hơn
-yêu cầu: tùy các cấp quản trị thì yêu cầu, đòi hỏi và mức độ ưu tiên với các kỹ
năng quản trị là khác nhau
b, các kỹ năng quản trị
Kỹ năng kỹ thuật:
– là những hiểu biết và thực hành theo quy trình xác định ở một lĩnh vực chuyên
môn cụ thể nào đó.


– kỹ năng kỹ thuật chỉ có thể được hình thành thông qua học tập tại các
trường quản trị kinh doanh và được phát triển trong qáu trình thực hành nhiệm vụ
quản trị cụ thể
– ví dụ như kỹ năng hoạc định chiến lược/kế hoạch kinh doanh, kỹ năng tổ chức
các hoạt động marketing, kỹ năng tổ chức lao động khoa học,…

Kỹ năng quan hệ với con người:
•

là khả năng làm việc cùng, hiểu và khuyến khích người khác trong qáu
trình hoạt động, xây dựng các mối quan hệ tốt giữa người với người trong
qáu trình thực hiện công việc. kỹ năng này đóng vai trò quan trọng đối
với kết quả hoạt động của doanh nghiệp

•

kỹ năng quan hệ với con người chứa đựng yếu tố bẩm sinh, chịu ảnh
hưởng nhiều bởi nghệ thuật giao tiếp, ứng xử của nhà quản trị. Càng
ngày, kỹ năng này càng được coi là đóng vai trò rất quan trọng đối với kết
quả hoạt động của doanh nghiệp.

•

ví dụ như: kĩ năng khiển trách, khen ngợi, kỹ năng làm việc với cấp dưới,
kỹ năng điều khiển nhân sự,..

Kỹ năng nhận thức chiến lược:
•

là kỹ năng phân tích, dự báo và hoạch định chiến lược với tính nhạy cảm
cao trong dự báo và cơ hội của môi trường kinh doanh

•

là tầm nhìn, tính nhạy cảm và bản lĩnh chiến lược của nhà quản trị

•

được hình thành từ tri thức, nghệ thuật và bản lĩnh kinh doanh được nhà
quản trị hun đúc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản trị của mình.
Môi trường kinh doanh càng biến động bao nhiêu thì càng cần các nhà
quản trị có kỹ năng nhận thức chiến lược bấy nhiêu


•

ví dụ như: kỹ năng phân tích tư duy hệ thống, biết phân tích các mối liên
hệ giữa các vấn đề một cách logic, kỹ năng này bao gồm khả nănng bao
quát doanh nghiệp như một tổng thể

c, quan hệ giữa các kỹ năng với các cấp quản trị:

IV.

•

Mỗi nhà quản trị đều cần thiết phải có đủ các kỹ năng cơ bản

•

Nhà quản trị cấp ccần được ưu tiên kỹ năng nhận thức chiến lược

•

Nhà quản trị cấp trung gian ưu tiên kĩ năng qaun hệ với con người

•

Nhà quản trị cấp cơ sở cần được ưu tiên kỹ năng kỹ thuật

THỰC TRẠNG VỀ CÁC CHỨC NĂNG VÀ KỸ NĂNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHÂN DỆT MAY 10-10
1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIÊN CỨU
Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất, kinh doanh vải tuyn, màn tuyn, vải rèm che cửa và các loại
hàng dệt, may phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu.
- Nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị, phụ tùng, nguyên vật liệu, sợi,
hoá chất (trừ hoá chất Nhà nước cấm) của ngành dệt - nhuộm phục vụ
sản xuất kinh doanh,...
Công ty chuyên dệt các mặt hàng bằng sợi tổng hợp trên dây
chuyền thiết bị đồng bộ hiện đại của Đức ra các sản phẩm: màn tuyn,
vải tuyn, rèm che các loại.
Bên cạnh các sản phẩm truyền thống là vải tuyn, màn tuyn cá nhân,
gia đình, trẻ em.. rất được người tiêu dùng tín nhiệm sử dụng. Công ty


còn không ngừng đi sâu nghiên cứu, phát triển rất nhiều các sản phẩm
mới với mẫu mã, kích thước đa dạng đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của
khách hàng như màn sử dụng cho gia đình, khách sạn. Màn có cửa,
không cửa, có trang trí viền rèm hoặc không trang trí với màu sắc và
kỹ thuật may tinh tế. Màn du lịch Tracker, màn võng nhỏ gọn, thích
hợp cho những người ưa đi du lịch và rất được khách hàng nước ngoài
mến mộ vì tính tiện dụng của nó.
2. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG
2.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban
2.1.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức- bảo vệ

Phòng Tổ chức- Bảo vệ gồm 28 người được tổ chức như sau:
STT

Chức danh

Số lượng

1
2
3

Trưởng phòng
Phó phòng
Tiền lươngđịnh mức
Bảo hộ lao
côngBHLĐ
Bảo vệ
Cộng

1
2
1

4
5

1

Chuyên
môn

Kinh tế
Kinh tế

Trình độ
Đại học
Đại học
Đại học

Thâm niên
( năm)
>30n
>30n
>25n

Kinh tế

Đại học

>20n

23
28

Đồng chí trường phòng chịu trách nhiệm điều độ lao động, trực tiếp
công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật lao động. Phụ
trách công tác nội dung quy chế của công ty.
Đồng chí phó phòng chịu trách nhiệm về công tác bảo vệ an ninh
,công tác phòng chống cháy nổ và công tác quân sự.
Một cán bộ chịu trách nhiệm về công tác bảo hộ lao động, tổng hợp
công tác thi đua, quản lý hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội và

quản lý hồ sơ cổ đông.
Với khối lượng công việc lớn do vậy cư cấu tổ chức của phòng
như vậy là tương đối hợp lý. Trưởng phó phòng cùng các chuyên viên
làm việc theo chức năn và nhiệm vụ của mình trong ngày là 470 phút
– tương đối cao và đều là những người có trình độ đại học. Công việc


là trong phòng được giao đúng chuyên môn đào tạo của từng người.
Trưởng, phó phòng đều là những người có kinh nghiệm lâu năm, công
tác quản lý do vậy có khả năng đảm nhiệm tốt các công việc được
giao, ở đây là có sự kết hợp giữa phòng tổ chức và ban bảo vệ thực
hiện được tốt vấn đề tinh giảm bộ máy quản lý, phối hợp linh hoạt
trong công tác bảo vệ an ninh cho Công ty.
2.1.2. Cơ cấu phòng kỹ thuật cơ điện
Phòng kỹ thuật cơ điện gồm 10 người được tổ chức như sau:
STT
1
2
3
4
5
6
7

Chức danh
Trưởng
phòng
Phó phòng
Tổ chức tổ
điện

Tổ trưởng tổ
cơ
Tổ trưởng tổ
báo dưỡng
Tạo mẫu

Số người
1

Chuyên môn Trình độ
Kỹ sư hóa
Đại học

Thâm niên
>20n

2
1

Kỹ sư hóa

Đại học
Trung cấp

>20n
>15n

1

Trung cấp

>15n

1

Trung cấp

>15n

2

Công nghệ
máy
Cộng

2

Đại họcTrung cấp
Đại học

Kỹ sư

10

Đồng chí trưởng phòng quản lý mảng cơ, chịu trách nhiệm tổ chức
chế thử sản phẩm mới, thực hiện các chương trình cải thiện kỹ thuật
mới, thực hiện các biện pháp đảm bảo môi trường, xây dựng các
chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm.
Một đồng chí phó phòng điều hành phòng khi trưởng phòng đi vắng,
chịu trách nhiệm quản lý mảng điện, chịu trách nhiệm về nhuộm, sấy,

… Liên hệ với các chi nhánh nộp tiền điện, theo dõi tiêu hao điện.
Quản lý phòng thí nghiệm, biên soạn giáo trình giản dạy.


Một đồng chí phó phòng quản lý các công việc cơ điện ở địa điểm
Minh Khai chịu trách nhiệm sửa chữa máy móc thiết bị, bảo dưỡng
phụ tùng ở kho vật tư, quản lý trạm điện nước của công ty.
Đồng chí tổ trưởng tổ điện chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ,
phục vụ sửa chữa cung cấp điện nước cho toàn công ty
Đồng chí tổ trưởng tổ cơ chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ,
phục vụ như cầu sửa chữa thiết bị, sửa chữa cơ.
Tổ trưởng tổ bảo dưỡng chịu trách nhiệm chấm công điều hành tổ
phúc vụ bảo dưỡng.
Hai đồng chí chịu trách nhiệm xây dựng quy trình công nghệ,
kiểm tra việc thực hiện quy trình từ mắc sợ, dệt, văng, sấy. Xây dựng
định mức tiêu hao vật tư phần công nghê, đề xuất các biện pháp tiết
kiệm vật tư.
Một cán bộ chịu trách nhiệm theo dõi và thực hiện công tác làm
mẫu, thiết kế nhãn mác, theo dõi cắt may, thường xuyên cập nhật quy
trình mới, thường trực công tác sáng kiến.
Với chứ năng nhiệm vụ quyền hạn của mình phòng kỹ thuật luôn
hoàng thành nhiệm vụ.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch sản xuất

STT

Chức danh

Số người

Chuyên môn Trình độ

1

Trưởng
phòng
Phó phòng
Theo dõi
XNK
Thống kê kế
hoạch
Kế hoạch
mẫu
Thủ kho +
phụ kho
Nhân viên
theo dõi kho

1

Kinh tế

Đại học

1
1

Kinh tế

Đại học

>20n
>20n

1

Kinh tế

Đại học

>15n

2
3
4
5
6
7

1
2
1

Thâm niên
(năm)
>25n


8

XDCB
Cộng

1
9

Trung cấp

Trưởng pòng chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngắn hạn dài hạn, chuẩn
bị chiến lược đầu tư tiếp nhận tính toán trả lời giấy tờ đấu thầu, có
quyền đề nghị với giám đốc tăng cương bổ sung hoặc cán bộ thay thế
cán bọ phù hợp với nhiệm vụ.
Đồng chí phó phòng truển khai tiến độ thực hiện kế hoạch, lập kế
hoạch tác nhiệp, điều độ sản xuất vận chuyển
Tổ điều độ sả xuất lập kế hoạch sản xuất cho các tổ độ điều độ tổng
hợp đồng bộ sản phẩm và kế hoạch, tông tin sản xuất định kỳ.
Bộ phận thống kê kế hoạch kiểm tra số liệu tiến độ tồn kho tiêu thụ,
tiến hành kiểm kê tháng quý năm. Lập báo cáo thống kê, theo dõi việc
bảo dưỡng sửa chữa.
Có thể nói phòng kế hoạch có vai trò quan trọng bở vì nó chính là
nơi tiếp nhận thầu các công trình và bàn giao cho các phân xưởng tổ
sản xuất đem lại công việc cho công nhân và CBCNV toàn công ty.
2.1.4. Cơ cấu phòng Đảm bảo chất lượng
STT

Chức danh

Số người

1

Trưởng
phòng
Phó phòng
Chất lượng
văng – xấy
Chất lượng
cắt
Chất lượng
dệt
Chất lượng
thành phẩm
Phụ trách
mạng máy
tính
Cộng

2
3
4
5
6
7

Trình độ

1

Chuyên
môn

Kinh tế

Đại học

Thâm niên
(năm)
>15n

1
1

QLCL
QLCL

Đại học
Đại học

>10n
>10n
>20n

QLCL

Thợ bậc
cao
Đại học
Thợ bậc
cao
Đại học

>15n

1
2
3
1
10

>10n


Trưởng phòng chịu trách nhiệm về công tác ISO, lập kế hoạch chất lượng, lên hệ
với các cơ quan bên ngoài về chất lượng, kểm tra thiết bị cơ khí, thu đua khen
thưởng của phòng.
Phó phòng chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp chất lượng tuần, tháng, quý, năm,
phụ trách nhóm kiểm tra chất lượng.
Một đồng chí phu trách mảng máy tính của công ty, tổng hợp, đánh máy, lưu trữ
văn bản ISO kiểm tra nguyên liệu điện, chuẩn bị hồ sơ tài liệu để kiểm tra
INTERTEX, SGS>
Một đồng chí chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi tổng hợp tại phân xưởng văng
xấy.
Hai đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng khu vực dệt kiểm tra nguyên liệu đầu
vào của sợ dệt, tổng hợp phân tích tình hình của các máy dệt.
Một đồng chí kiểm tra theo dõi chất lượng tại phân xưởng cắt theo dõi diễn biến
trọng lượng, màu của vải thành phần, kiểm tra kiện xuất khẩu.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh
Phòng Kinh doanh gồm 30 người được tổ chức như sau:
STT

Chức danh

Số người

1

Trưởng
phòng
Phó phòng
Kế toán bán
hàng
Thủ kho
Tìm mua
vật tư
Nhân viên
bán hàng
Vận chuyển
hàng
Kỹ thuật
vật tư

2
3
4
5
6
7
8

Trình độ

Thâm niên

1

Chuyên
môn
Kinh tế

Đại học

>15n

1
1

Kinh tế
Kinh tế

Đại học
Đại học

>15n
>10n

5
2
13
6
1

Trung cấp
Trung cấp


Cộng

30

Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý mua bán vật tư, tiếp cận với thị trường,
theo dõi gia xông phụ tùng, đôn đốc công nợ trong và ngoài nước.
Phó phòng chịu trách nhiệm đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, quản lý các cửa hàng
giới thiệu sản phẩm, lo các thủ tục XNK quản lý kho thành phẩm.
Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi bán hàng, viết hóa đơn, quản lý hóa
đơn bán hàng, hóa đơn tài chính, theo dõi doanh thu, lập chứng từ bán hàng ban
đầu.
Hai cán bộ quản lý kho chịu trách nhiệm kiểm kê kho, tổng hợp số liệu-cân đối
vật tư cho sản xuất, quản lý các hợp đồng mua hàng.
Ngoài ra còn các thủ kho chi nhánh của công ty ở Minh Khai, Ngô Văn Sở, Trần
Quý Cáp,…
2.1.6. Cơ cấu phòng Hành chính – Y tế

STT

Chức danh

Số người

1

Trưởng

phòng
Phó phòng
Cán bộ y tế

1

Cán bộ văn
thư- tạp vụ
Lái xe
Cộng

3

2
3
4
5

1
4

Chuyên
môn
Kinh tế

Trình độ

Thâm niên

Đại học

>15n

Kinh tế

Đại học
Đại họcTrung cấp

>10n
>20n

3
12

Đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm về nhân sự, kế hoạch của phòng, quản
lý các tài sản cơ sở vật chất hành chính, thi đua khen thưởng của phòng.
Đồng chí phó phòng chịu trách nhiệm về thiết bị thông tin chuẩn bị cho các
cuộc hội thảo