BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp:
Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ, sản xuất..
Đặc điểm kinh doanh: Thông tin về cách thức mua, bán, thanh toán, vận
chuyển hàng hoá, thị trường tiêu thụ..
I.1.3. Đặc điểm hàng hoá: Tính chất của loại hàng hoá đang sản xuất, kinh doanh…
I.1.4. Tổ chức bộ mạy sản xuất kinh doanh
I.1.5. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới.
II.
Chính sách kế toán:
II.1.1. Nhu cầu thông tin kế toán:
III.
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN
III.1.1. Nhu cầu thông tin kế toán:
I.
I.1.
I.1.1.
I.1.2.

BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN
ST
T
1

Người sử dụng
thông tin
Ban giám đốc
- Tổng giám
đốc

Mục tiêu
-

-

-

-

Phó giám đốc
kinh doanh

-

-

Nội dung thông tin

Đánh giá hiệu quả
kinh doanh, năng lực
từng chi nhánh
Đánh giá việc thực
hiện kế hoạch trong
năm.
Đánh giá hiệu quả
việc sử dụng chi phí
của các phòng ban.

-

Đánh giá hiệu quả
kinh doanh theo
từng chi nhánh (theo
từng nhóm hàng,
mặt hàng)
Định hướng đầu tư
marketing trong
tương lai.

-

-

-

-

-

Doanh thu, chi phí, lãi lỗ,
các khoản giảm trừ, lãi
gộp theo từng chi nhánh.
Cung cấp thông tin về các
nguồn lực (hàng hoá, tài
sản cố định,…)
Dòng tiền và khả năng tạo
tiền.
Thuế và các khoản phải
nộp trong kỳ.
Doanh thu, chi phí, giá

vốn, doanh số bán, giảm
trừ doanh thu theo từng
mặt hàng, từng chi nhánh,
kênh phân phối.
Nợ phải thu khách hàng,
thông tin khách hàng, hạn
mức tín dụng.
Tình hình nhập xuất tồn
Đối chiếu kết quả đạt
được cuối kỳ với kế hoạch
đề ra.


-

-

-

-

Phó giám đốc
Nhân sự Hành chính –
tài chính Kế
toán - Kiểm
soát.

-

-

-

-

Đánh giá hiệu quả
sử dụng nhân công
lao động.
Kiểm soát hợp đồng
lao động, hoạch định
kế hoạch ngân sách.
Đánh giá hạn mức
tín dụng, tham mưu
cho tổng giám đốc
đưa ra các chính
sách tín dụng.
Đánh giá hiệu quả
sử dụng vốn.
Xác định các kế
hoạch đầu tư (ngắn
hạn, dài hạn)

-

Chi phí nhân công, lương
thưởng, bảo hiểm xã hội.

-

Lợi nhuận trên từng nhân

viên

-

Dòng tiền, khả năng tạo
tiền, nợ phải thu theo thời
hạn nợ.
Nợ phải trả, thời hạn trả
nợ
Tình hình thanh toán, các
khoản chiết khấu.
Kế hoạch kinh doanh của
công ty trong kỳ sau.
Quản lý và sử dụng tài
khoản 1 các hợp lý.
Biến động vốn và lập dự
toán quản lý.
Theo dõi nợ phải thu theo
thời hạn của từng khách
hàng
Theo dõi xuất nhập hàng
hoá, hàng tồn kho.
Doanh thu, chi phí, giá
vốn, hàng tồn kho,…
Dự phòng nợ phải thu,
giảm giá hàng tồn kho.

-

2

Phòng Tài chính –
Kế toán

-

-

Nhận thông tin kiểm
soát, đối chiếu với
các phòng ban khác
Cung cấp các thông
tin hữu ích theo yêu
cầu quả lý để ban
giám đốc ra quyết
định

Thông tin nhà cung cấp.
Cung cấp thông tin về
nguồn lực (hàng hoá, tài
sản cố định, nhân viên,…)
Marketing cho từng danh
mục, từng hoạt động cụ
thể.
Chỉ tiêu về doanh số, lãi
lỗ.

-

-

3

Ban kiểm soát

-

-

Đảm bảo hoạt động
hiệu quả của hệ
thống kiểm soát nội
bộ
Kiểm tra việc tuân
thủ chính sách kế
toán

-

-

-

Hiệu quả sử dụng vốn
Tình hình sử dụng tài
khoản công ty (nguyên
giá, hao mòn, giá trị còn
lại của tài sản cố định)
Dòng tiền, khả năng tạo

tiền, nợ phải thu
Nhập, xuất, tồn hàng hoá
từng kho, từng chi nhánh.
Chính sách kế toán quy
trình luân chuyển chứng
từ, quá trình phê chuẩn
nghiệp vụ, xử lý sổ sách
Sự phân chia trách nhiệm
nội bộ (đảm bảo nguyên
tắc kiêm nhiệm và bất
kiêm nhiệm).

ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT
DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN
STT
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2

NHÓM ĐỐI
TƯỢNG
Tiền

ĐỐI TƯỢNG QUẢN
LÝ CHI TIẾT

Tiền mặt

Tiền gửi ngân hàng

Chi nhánh
Từng tài khoản tại ngân
hàng

Tài sản thiếu chờ xử lý
Phải thu khác từ khách
hàng
Phải thu khác từ nhà cung
cấp
Phải thu khác từ nhân viên
Phải thu của khách hàng

Theo nhân viên
Theo từng khách hàng

Hàng hóa
Hàng gởi đi bán
Hàng mua đang đi đường

Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa

Các khoản phải thu

2.3
2.4
2.5

3
3.1
3.2
3.3

TÊN ĐỐI TƯỢNG

Theo từng nhà cung cấp
Theo từng nhân viên
Theo từng khách hàng

Hàng tồn kho


3.4
3.5
4
4.1
4.2
4.3

5.3
5.4
Tạm ứng
Chi phí trả trước

7.2
8

Phải trả người bán

Phải trả công nhân viên
Các khoản trích theo
lương
Phải trả khách hàng

Nhà cung cấp
Theo từng nhân viên
Theo từng nhân viên

Dự phòng nợ phải thu khó
đòi
Dự phòng giảm giá hàng
bán
Dự phòng giảm giá hàng
tồn kho
Dự phòng phải trả người
bán
Tạm ứng

Theo từng khách hàng

Ngắn hạn

Khách hàng, Nhà cung
cấp
Khách hàng, Nhà cung
cấp

Dài hạn

Theo hàng hóa
Theo hàng hóa
Theo từng nhà cung cấp
Theo từng nhân viên

Cầm cố, thế chấp, ký
quỹ, ký cược

8.1
8.2

Cầm cố
Thế chấp
Ký quy
Ký cược

9
9.1
9.2
10

Theo nhà phân phối, siêu
thị, đại lý

Các khoản dự phòng

5.2

6
7

7.1

Phòng ban
Phòng ban

Các khoản phải trả

4.4
5
5.1

Nguyên vật liệu
Công cụ dụng cụ

Đối tượng đi cầm cố
Từng tài khoản ký quỹ
của ngân hàng
Từng tài khoản ký cược
cho nhà cung cấp dịch vụ

Tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định vô hình

Tài sản cố định
Tài sản cố định
Theo từng tài sản

Hao mòn tài sản cố định

Tài sản cố định

Hao mòn tài sản cố
định


hữu hình
Hao mòn tài sản cố định
vô hình
11
11.1
11.2
11.3
11.4

Thuế

12

Chi phí đầu tư
XDCB

13

Nguồn vốn kinh
doanh
Chênh lệch tỷ giá
hối đoái
Quỹ đầu tư phát
triển

Quỹ khen thưởng
phúc lợi
Nguồn vốn đầu tư
XDCB
Doanh thu

14
15
16
17
18
19
19.1
19.2
19.3
19.4
21
22
23
24
24.1
24.2

Thuế GTGT
Thuế nhập khẩu
Thuế thu nhập cá nhân
Thuế thu nhập doanh
nghiệp

Tài sản cố định

Hàng hóa
Hàng hóa
Nhân viên
Doanh nghiệp
Theo từng công trình

Nguồn vốn đầu tư XDCB

Doanh thu bán hàng

Theo từng hàng hóa

Chiết khấu thương mại
Hoa hồng đại lý
Giảm giá hàng bán
Hàng bán bị trả lại

Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa
Hàng hóa
Theo từng chi nhánh
Theo từng chi nhánh

Ngắn hạn
Dài hạn

Chủ nợ

Chủ nợ

Các khoản giảm trừ
doanh thu

Giá vốn hàng bán
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý
doanh nghiệp
Các khoản vay


DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT
ST
T
1

TÊN ĐỐI
TƯỢNG
Tài khoản
ngân hàng

NỘI DUNG MÔ
TẢ
Số hiệu tài khoản,
tên ngân hàng, loại
tài khoản…

2

Khách hàng

Mã khách hàng,
tên khách hàng,
địa chỉ, số điện
thoại…

3

Nhà cung
cấp

4

Chi nhánh

5

Nhân viên

6

Hàng hoá

7

Nguyên vật

NỘI DUNG QUẢN
LÝ

Quản lý chi tiết theo
từng tài khoản, từng
đơn vị tiền tệ, theo dõi
chi tiết số dư, số phát
sinh hàng ngày, định
kỳ đối chiếu.
Chi tiết theo từng
chứng từ, theo dõi gốc
nguyên tệ, theo dõi
thời hạn nợ,…

Phương pháp mã hoá
Mã ngân hàng-số tài
khoản
Ví dụ: VBC204038303944

Đối tượng-Khu vựcphân vùng-STT của
đối tượng trong phân
vùng
VD:KH1-01-011
(Khách hàng,XX, ở
khu vực TP HCM,
quận 1, số thứ tự 011)
Mã nhà cung cấp, Chi tiết theo từng
Đối tượng-Khu vựctên nhà cung cấp,
chứng từ, theo dõi gốc phân vùng-STT của
địa chỉ, số điện
nguyên tệ,…
đối tượng trong phân
thoại…

vùng
VD:NCC1-01-015
(Nhà cung cấp,YY, ở
khu vực TP HCM,
quận 1, số thứ tự 015)
Mã chi nhánh, tên Chi tiết theo từng chi Chi nhánh-khu vựcchi nhánh, địa chỉ, nhánh
STT của khu vực
số điện thoại…
VD:CN1-01-003
(Chi nhánh 1, khu vực
TP HCM, số thứ tự
003)
Mã nhân viên, tên Quản lý chi tiết theo
STT
nhân viên, địa chỉ, từng nhân viên
VD: 001
số điện thoại,…
(nhân viên STT 001)
Mã hàng hoá, tên
Theo từng mặt hàng,
Viết tắt hàng hoá-loại
hàng hoá, loại
nhãn hiệu
hàng hoá-chủng loại
hàng, tên nhà cung
hàng-kho-STT
cấp,…
VD: HH-MT-L-01-001
(hàng hoá máy tính,
laptop, kho công ty, số

thứ tự 001)
Mã nguyên vật
Từng NVL – CCDC
Viết tắt NVL&CCDC-


liệu, công cụ
- dụng cụ.

liêu – CCDC, tên
NVL – CCDC,
loại NVL –
CCDC, tên nhà
cung cấp,…

kho-STT
VD: NVL-MI-02-001
(nguyên vât liệu mực
in, kho công ty, số thứ
tự 001)

8

Kho hàng

Mã kho hàng, tên
kho hàng, địa chỉ,
…

9

Tài khoản
TSCĐ

Tên tài sản, loại tài Chi tiết theo từng tài
sản,…
khoản, từng nguyên
giá, giá trị còn lại, giá
trị hao mòn, bộ phận
sử dụng…

10

Hợp đồng
vay

Tên hợp đồng, tên
ngân hàng, ngày
hợp đồng, thời
gian vay, lãi
suất…

11

Phòng ban

Mã phòng ban, tên Theo từng ban, phòng
phòng ban
ban của công ty

12

Cầm cố, thế
chấp, ký
cược, ký
quỹ.

Mã số hiệu tài
khoản, loại,…

Theo từng kho hàng

Theo từng tài khoản,
theo dõi chi tiết số dư,
thời gian vay

Theo dõi chi tiết các
khoản cầm cố, thế
chấp, ký cược, ký quỹ
theo từng loại, từng
đối tượng, kỳ hạn,
nguyên tệ.

BẢNG CHỨNG TƯ

KO-loại hình kho- khu
vực-STT
VD:KO201001
(kho hàng mua đang đi
đường, khu vực TP

HCM, kho số 001)
Tên tắt TS-phòng bannhóm TSCĐ- STT
VD:TS-QL-01-001
(tài sản cố định thuộc
phòng quản lý, nhà của
vật kiến trúc, tài sản số
001)
Viết tắt loại vay-loại
tiền vay-STT hợp đồng
vay
VD:VNH-VND-001
(vay ngắn hạn, tiền
Việt Nam, hợp đồng
vay số 001)
Tên viết tắt công tyban-tên phòng ban
VD: ABC-00-GĐ
ABC-01-KD
Tên viết tắt loại các
khoản cầm cố, thế
chấp, ký cược, ký quỹđối tượng
VD: CC-01


Tên chứng từ

Nơi lập

Đơn đặt hàng

Khách hàng

Lệnh bán hàng Bộ phận bán
hàng

Nơi duyệt

Nơi nhận
Bộ phận bán
hàng.

Trưởng phòng
Bán hàng
Trưởng bộ
phận Kế toán
– tài chính (để
xét duyệt bán
chịu)

Bộ phận Bán
hàng, Bộ phận
lập Hóa đơn,
Bộ phận giao
hàng hàng hóa

Phiếu xuất kho Bộ phận kho
kiêm phiếu
giao hàng

Bộ phận giao
nhận hàng, bộ

phận kho,
phòng Tài
chính – Kế
toán

Hóa đơn

Khách hàng,
phòng Tài
chính – Kế
toán

Bộ phận lập
Hóa đơn (trực
thuộc bộ phận
kế toán hoặc
bộ phận bán
hàng)

Mục đích sử
dụng
Tiếp nhận yêu
cầu mua hàng
Cơ sở để lập
lệnh Bán hàng
Xác định
nghiệp vụ bán
chịu
Căn cứ để xuất
kho.

Kiểm tra đối
chiếu
Thông báo
khách hàng ->
nhu cầu mua
hàng đã được
xác lập
Xuất kho
Căn cứ ghi vào
thẻ kho
Tính giá vốn
Thực hiện mục
đích giao nhận
hàng.
Đối chiếu với
các chứng tứ
khác khi nhập
liệu.
Ghi nhận bán
hàng, doanh
thu.
Ghi nhận công
nợ, thuế phải
nộp.
Xác nhận
quyền sở hữu
hàng hóa, ghi
nhận công nợ.
Lập theo yêu
cầu của Cơ

quan chức
năng.


Giấy thông
báo đòi nợ

Bộ phận bán
hàng

Khách hàng

Phiếu thu

Kế toán

Thủ quỹ,
Khách hàng

Giấy báo có
của ngân hàng

Ngân hàng

Phòng Tài
chính – kế
toán

Thông báo tới
hạn thanh toán

nợ.
Đối chiếu với
sổ chi tiết nợ
phải thu
Căn cứ theo
dõi và ghi sổ
nợ phải thu
của khách
hàng.
Căn cứ ghi
giảm nợ phải
thu.


QUY TRÌNH LẬP, LUÂN CHUYỂN CHỨNG TƯ
QUY TRÌNH BÁN CHỊU HÀNG HÓA
Công ty ABC
Bộ phận kế toán
QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Nghiệp vụ bán bán chịu
Người viết quy trình……………………………………….ngày……………
Người kiểm tra…………………………………………….ngày…………….
Người xét duyệt…………………………………………...ngày…………….
1

Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán chịu hay còn gọi là bán trả chậm, giao
nhận hàng tại kho công ty theo phương thức nhận hàng, với đối tượng khách hàng là các
nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty. Không áp dụng cho các đối tượng khác hay

các phương thức bán hàng khác.
Quy trình này được áp dụng trong trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụng
trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP.
Danh mục chứng từ sử dụng:
a Đơn đặt hàng của khách hàng
b Lệnh bán hàng
c Hóa đơn GTGT
d Phiếu xuất kho
e Phiếu giao hàng
3 Quy trình chung:
2

Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng bán hàng kiểm tra đối chiếu với báo
cáo hàng tồn kho, sau đó lập lệnh bán hàng thành 3 liên. Cả 3 liên này được xét duyệt bởi
trưởng phòng bán hàng. Sau đó chuyển cho bộ phận tín dụng ( thuộc phòng tài chính kế
toán), đối chiếu với hạn mức tín dụng, các điềun kiện tín dụng, sau đó xét duyệt. chuyển
liên số 1 cho phòng bán hàng. Liên 3 chuyển cho bộ phận kho vận, và liên 2 chuyển cho
bộ phận lập hóa đơn (thuộc phòng tài chính kế toán).


Căn cứ vào lệnh bán hàng bộ phận kho vận lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho
thành 3 liên và ghi thẻ kho. Khi khách hàng đến nhận hàng bộ phận kho vận thực hiện
việc giao hàng, bộ phận kho ký xác nhận trên các liên của phiếu xuất kho, chuyển liên 1
phiếu xuất kho đã xác nhận cho bộ phận kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3
lưu tại bộ phận.
Khi khách hàng mang liên 2 của phiếu xuất kho đến bộ phận lập hóa đơn, bộ phận này
kiểm tra đối chiếu với lệnh bán hàng (liên 2 đã xét duyệt 2 lần) để lập hóa đơn và lập hóa
đơn thành 3 liên. Liên 1 lưu lại tại bộ phận, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 gởi cho
bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn (liên 2) và phiếu xuất
kho (liên 1) để cập nhật tạo bút toán tăng nợ phải thu, thuế và doanh thu bán hàng. Phần

mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho và cập nhật giá vốn.
Định kỳ kế toán kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định.
4

Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các
ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định.
-

-

-

Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính
kế toán chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán
hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính
kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày
nhận chứng từ.
5 Quy định khác:
Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các
chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được
lập theo quy trình trên.
Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về
phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực
Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được
hoàn chỉnh và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi
được áp dụng

6 Thời hạn hiệu lực:
Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký.


QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU NGAY BẰNG TIỀN MẶT
Công ty ABC
Bộ phận kế toán
QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt
Người viết quy trình……………………………………….ngày……………
Người kiểm tra…………………………………………….ngày…………….
Người xét duyệt…………………………………………...ngày…………….
1. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng cho nghiệp vụ bán thu ngay bằng tiền mặt, giao nhận hàng tại kho
công ty theo phương thức giao nhận hàng, với đối tượng khách hàng là những nhà phân
phối đã ký hợp đồng với công ty. Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác hay
phương thức bán hàng khác.
Quy trình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán,
không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP.
2. Danh mục chứng từ sử dụng
a. Đơn đặt hàng của khách hàng
b. Lệnh bán hàng
c. Hóa đơn
d. Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng
e. Phiếu thu
3. Quy trình chung:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng kiểm tra đối chiếu với
hàng tồn kho có tại công ty, lập lệnh bán hàng làm 3 liên. Cả 3 liên của lệnh bán hàng
chuyển cho trưởng phòng bán hàng để kiểm tra và ký duyệt. Sau đó, Liên 1 lệnh bán

hàng cùng với đơn đặt hàng của khách hàng được lưu theo số chứng từ, liên 2 chuyển cho
bộ phận thu ngân và liên 3 chuyển cho bộ phận giao nhận.
Khách đến mang lệnh bán hàng đến bộ phận thu ngân để thanh toán, nhân viên thu ngân
lập biên lai thu tiền làm 3 liên. Liên 1 lưu tại BP thu ngân kèm với lệnh bán hàng. Liên 2
chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho khách hàng. Tiền chuyển cho thủ quỹ.
BP giao nhận dựa vào lệnh bán hàng lập phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng làm 3
liên.Khi khách hàng đến nhận hàng, BP giao hàng thực hiện việc giao hàng, BP kho ký
xác nhận trên các liên của phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, ghi thẻ kho. Liên 1 phiếu
xuất kho kiêm phiếu giao hàng được lưu kèm với lệnh bán hàng tại BP giao nhận, lưu
theo số thứ tự chứng từ. Liên 2 phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng được chuyển cho
phòng tài chính-kế toán, liên 3 chuyển cho khách hàng.
BP lập hóa đơn dựa vào phiếu xuất kho kiêm giao hàng mà khách hàng mang đến và lệnh
bán hàng kiểm tra đối chiếu, sau đó lập hóa đơn làm 3 liên. Liên 1 và lệnh bán hàng lưu
tại BP lập hóa đơn theo số chứng từ. liên 2 chuyển đến BP kế toán và liên 3 giao cho
khách hàng.
Sau khi đôí chiếu phiếu xuất kho kiêm giao hàng và biên lai thu tiền, kế toán nhập liệu
nghiệp vụ bán hàng,thu tiền,cập nhập doanh thu và thuế GTGT. Phần mềm kế toán tự cập
nhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho, cập nhật giá vốn. Sau đó, kế toán in phiếu thu
làm 2 liên, chuyển cho thủ quỹ. Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng và biên lai thu tiền
được lưu tại BP kế toán theo số chứng từ.
Thủ quỹ nhận tiền và phiếu thu, tiến hành kiểm đếm, ký xác nhận trên phiếu thu, ghi sổ
quỹ. Phiếu thu liên 1 chuyển cho kế toán lưu, liên số 2 được thủ quỹ lưu lại theo số chứng
từ.
Kế toán nhận lại liên 1 phiếu thu đã được thủ quỹ xác nhận và hóa đơn do BP lập hóa đơn
chuyển đến lưu lại theo số thứ tự chứng từ.
4. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:
Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các
ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định.
* Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính kế toán

chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
* Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán hàng không
quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.


* Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính kế toán ngay
sau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
5. Quy định khác:
* Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng từ
không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình
trên.
* Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng
tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực
* Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được hoàn chỉnh
và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi được áp dụng
6. Thời hạn hiệu lực:
Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký.




KHÁCH HÀNG THANH TOÁN BẰNG TIỀN GỞI NGÂN HÀNG.
DANH MỤC CHỨNG TỪ
STT
1

2

Tên
chứng

từ
Hóa
đơn

Nội dung dữ liệu thu
thập
Dữ liệu kho, dữ liệu
khách hang,dữ liệu
hàng hóa: mặt hàng,
số lượng, đơn giá

Bảng
đối
chiếu
công
nợ
Thông
báo
trả nợ

Dữ liệu kho, dữ liệu
khách hàng, số lượng
khách hàng còn lại
chưa thanh toán, đã
thanh toán
Dữ liệu kho, dữ liệu
khách hàng, số lượng
còn nợ, thời gian
thanh toán
Giấy

-dữ liệu khách hàng
báo
- số tiền khách hàng
có của thanh toán
Ngân
Hàng

3

4

Nơi
lập

Nơi xét
Mục đích sử dụng
duyệt _
xác nhận
Bộ
-Căn cứ ghi nhận hoạt động
phận
bán hàng, doanh thu, xác
lập hóa
nhận quyền sở hữu hang
đơn
hóa, ghi nhận công nợ
-Chứng từ đối chiếu.
Bộ
-Xác nhận tình trạng nợ của
phận

khách hàng.
kế toán
-Căn cứ để lập phiếu thông
báo trả nợ.
Bộ
phận
kế toán
Kế
toán
Ngân
Hàng

-Xác nhận tình trạng nợ của
khách hàng.
-Căn cứ để khách hàng trả
nợ
-Xác nhận số tiên ngân hàng
đã chi ra để trả nợ cho chủ
nợ của khách hàng, hoặc la
số tiền khách hàng đã rút .

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP VÀ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU
Cơ sở nhập liệu : Giấy thông báo xác nhận của Ngân Hàng
Chứng từ tham chiếu :
•

Giấy báo có của ngân hàng

•

Bảng đối chiếu công nợ

Yêu cầu nhập liệu : Nhập liệu ngay khi nhận được chứng từ và sau khi kiểm tra đối chiếu
chứng từ. Đảm bảo nhập đầy đủ chính xác các dữ liệu vào hệ thống.


STT

Tên dữ
liệu nhập

Tuần
tự

1
2
3

Số CT
Ngày CT
Ngày ghi
sổ
Mã KH
Tên KH
Tên NH
Mã số
thuế
Diễn giải
TK nợ
Mã nợ

TK có
Mã có
Số TK NH
Thuế suất
thuế
GTGT
Thuế
GTGT
Tên NH
Địa chỉ
Số tiền
ĐVT
Kho hàng
Số lượng

x

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

17
18
19
20
21

Chọn Hợp
DS
lý
x
x

x

x

x
x
x
x
x

X

x
x

Đầy
đủ
x

x
x

Kiểm
tra
dấu
x

Có
thực

Kiểu
DL

KT
số
học

Giới
hạn

x
x

x
x
x
x

x

x
x
x

x
x
x
x
x
x
x

x

x

x

x

x
x
x
x
x
x

Tự
động

x

x
x

x

x
x
x

x
x
x

x

x

x

x
x

x

x

x

x

Công ty ABC
Bộ phận kế toán
QUY TRÌNH LẬP LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Nghiệp vụ khách hàng thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng
Người viết quy trình: ……………………………ngày……………
Người kiểm tra: …………………………………ngày………….

x


Người xét duyệt: ………………………………...ngày……………
1. Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng, giao
nhận hàng tại kho công ty theo phương thức giao nhận hàng, với đối tượng khách
hàng là những nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty. Không áp dụng cho các đối
tượng khách hàng khác hay phương thức thanh toán khác.
Quy trình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế
toán, không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP.

2.
a.
b.
c.
d.
e.
3.

Danh mục chứng từ sử dụng:
Hóa đơn
mẫu số
Bảng đối chiếu công nợ
Giấy thông báo trả nợ
Giấy báo có của ngân hàng
Hợp đồng
mẫu số
Quy trình chung

Khi đến hạn thanh toán, phòng bán hàng lập thông báo đòi nợ( TBĐN) thành 2 liên, 1
liên gởi cho khách hàng và 1 liên gởi cho kế toán thanh toán. Sau đó khách hàng đến
Ngân Hàng để thực hiện việc thanh toán.
Khi nhận được giấy báo có của Ngân Hàng( GBC) ,thông báo xác nhận số dư tài khoản
hoặc bảng sao kê của Ngân Hàng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu với TBĐN và
bảng đối chiếu công nợ, sau đó nhập liệu ghi tăng TGNH và giảm nợ phải thu ( NPT) của
khách hàng.
Sau đó , kế toán lưu TBĐN và GBC theo số thứ tự.
4. Quy trình về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các
ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định.
5. Quy định khác:

Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài
chính kế toán trước thời điểm hiệu lực


LƯU ĐỒ:

PHÒNG BÁN HÀNG

PHÒNG KẾ TOÁN

Bắt đầu

TBĐN

GBC

NGÂN HÀNG

Lập TBĐN

TBĐN 2
1

Kiểm tra, đối
chiếu

2

GBC
GBC
TBĐN

KHÁCH HÀNG

CSDL

NHẬP LIỆU

CẬP NHẬP

GBC
TBTN

N

N
ợ

CSDL


Quy trình lập – luân chuyển chứng từ
Quy trình hàng bán bị trả lại
Công ty ABC
Bộ phận kế toán
QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
Người viết quy trình……………………………………….ngày……………
Người kiểm tra…………………………………………….ngày…………….
Người xét duyệt…………………………………………...ngày…………….
7

Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, với đối tượng khách hàng

là các nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty. Không áp dụng cho các đối tượng khác
hay các phương thức bán hàng khác.
Quy trình này được áp dụng trong trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụng
trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP.
Danh mục chứng từ sử dụng:
Phiếu đề nghị trả lại hàng
Hoá đơn hàng bán bị trả lại
Phiếu nhập kho
9 Quy trình chung:
Khi khách hàng gửi Phiếu đề nghị trả lại hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ
phận bán hàng kiểm tra xác nhận mặt hàng. Sau đó cử nhân viên kỹ thuật
đến khách hàng để kiểm tra chi tiết sau đó nhân viên kỹ thuật lập biên bản
giám định hàng có xác nhận của khách hàng rồi gửi cho trưởng bộ phận bán
hàng. Trưởng bộ phận bán hàng kiểm tra và ký xét duyệt (nếu số lượng và
giá trị hàng trả lại lớn sẽ do phó giám đốc kinh doanh xét duyệt).
Căn cứ biên bản giám định hàng đã xét duyệt, cùng phiếu đề nghị trả lại
hàng, bộ phận bán hàng lập hoá đơn hàng bán bị trả lại thành 3 liên chuyển
cho bộ phận giao nhận hàng, bộ phận này cầm 3 liên hoá đơn hàng bán bị
trả lại đưa cho khách hàng ký, nhận lại hàng và lập biên bản giao nhận hàng
8


3 liên: khách hàng giữ lại liên 2 biên bản giao nhận hàng và liên 2 hoá đơn
hàng bị trả lại, liên 1 biên bản giao nhận và liên 1 hoá đơn hàng bán bị trả
lại lưu tại bộ phận, liên 3 hoá đơn hàng bán bị trả lại và liên 3 biên bản giao
nhận hàng chuyển cho bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán căn cứ biên bản giao nhận hàng và hoá đơn hàng bán bị trả
lại lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại 2 liên gửi cho bộ phận kho. Khi
nhận được Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, bộ phận kho tiến hành nhập
kho hàng bán bị trả lại, ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Liên 1 lưu tại kho

để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 gởi bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán
kiểm tra đối chiếu các chứng từ tiến hành nhập liệu vào máy tính.
Định kỳ kế toán kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định.
10 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao
gồm các ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định.
-

-

-

Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính
kế toán chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng.
Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán
hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.
Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính
kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày
nhận chứng từ.
11 Quy định khác:
Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các
chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được
lập theo quy trình trên.
Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về
phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực
Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được
hoàn chỉnh và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi
được áp dụng
12 Thời hạn hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký.



BẢNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
SỐ
HIỆU
TK
111
1111
1112
112
1121
1122
113
1131
1132
131

TÊN TÀI KHOẢN
Tiền mặt
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Tiền gửi Ngân hàng
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Tiền đang chuyển
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Phải thu của khách hàng

THEO DÕI CHI TIẾT
Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết
Tài khoản ngân hàng
Tài khoản ngân hàng
Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết

1311

Hoạt động bán hàng

Khách hàng

1312

Hoạt động cho thuê kho

Khách hàng

133
1331
1332
136
1361
1368

Thuế GTGT được khấu
trừ
Thuế GTGT được khấu trừ
của hàng hóa, dịch vụ
Thuế GTGT được khấu trừ
của TSCĐ
Phải thu nội bộ
Vốn kinh doanh ở các đơn
vị trực thuộc
Phải thu nội bộ khác

GHI CHÚ

Không theo dõi chi tiết
Không theo dõi chi tiết

Khu vực
Khu vực

Số dư 2 bên, theo dõi chi
tiết từng phân vùng, kênh
phân phối, nhân viên phụ
trách thông qua bộ mã
khách hàng và thời hạn
thanh toán theo dõi chi tiết
theo từng chứng từ
Số dư 2 bên, theo dõi chi
tiết từng phân vùng, kênh
phân phối, nhân viên phụ

trách thông qua bộ mã
khách hàng và thời hạn
thanh toán theo dõi chi tiết
theo từng chứng từ