ĐỀ CƯƠNG THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 1 Ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHXH & NV
BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌCQUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày

tháng 10 năm 2013

ĐỀ CƯƠNG THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 1
Ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng
A. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Giúp sinh viên, học viên (gọi chung là sinh viên) củng cố và hoàn thiện kiến
thức đã học;
- Thông qua thực tập, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, giúp sinh viên thực hiện
tốt nhiệm vụ chuyên môn đuợc giao tại cơ quan, đơn vị công tác;
- Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong làm việc của người cán bộ, công
chức, viên chức văn phòng.
2. Yêu cầu
- Sinh viên nắm vững kiến thức đã học để thực hiện đầy đủ nội dung thực tập;
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về học tập, rèn luyện của Trường và quy
chế làm việc, nội quy của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi sinh viên thực tập (sau
đây gọi chung là cơ quan);
- Thường xuyên giữ mối liên hệ với giảng viên hướng dẫn để thực tập đúng tiến
tiến độ, đảm bảo chất lượng, khối lượng công việc được đề ra trong Đề cương.
B. NỘI DUNG THỰC TẬP
PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ
1. Khái quát về cơ quan - nơi sinh viên thực tập
1.1. Tìm hiểu về sự hình thành và phát triển của cơ quan: ngày tháng năm thành

lập, sự thay đổi tên gọi, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức qua các giai
đoạn, v.v….;
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hiện nay.
2. Quản trị hành chính văn phòng
Tìm hiểu tình hình thực tế và đối chiếu với lý thuyết đã học để nêu rõ kết quả,
chất lượng, ưu điểm, hạn chế của công tác văn phòng cơ quan theo những nội dung
chính sau đây:
2.1. Tình hình chung của văn phòng cơ quan
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của
văn phòng hoặc phòng hành chính cơ quan (sau đây gọi chung là văn phòng);
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng: số lượng, trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ được đào tạo, bồi duỡng và năng lực thực hiện các công việc văn phòng.
2.2. Tình hình một số nội dung nghiệp vụ của công tác văn phòng cơ quan (Mỗi
nội dung cần nêu rõ tình hình thực hiện, ưu điểm, hạn chế trên cơ sở so sánh giữa thực
tế với quy định pháp luật và lý luận đã học)
a) Lập kế hoạch, chương trình công tác;
b) Hoạt động thu thập và xử lý thông tin;
c) Tổ chức hội họp;
d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan;


2

đ) Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong
văn phòng.
2.3. Nhận xét chung: ưu điểm, hạn chế chủ yếu và kiến nghị đối với công tác văn
phòng của cơ quan.
3. Về công tác văn thư
Tìm hiểu tình hình thực tế và đối chiếu với lý thuyết đã học để nêu rõ kết quả,
chất lượng, ưu điểm, hạn chế của công tác văn thư (CTVT) cơ quan theo những nội

dung chính sau đây:
3.1. Tổ chức - cán bộ văn thư của cơ quan
- Quy mô tổ chức bộ phận văn thư: phòng, tổ, cán bộ chuyên trách hoặc cán bộ
văn thư kiêm nhiệm;
- Số lượng, trình độ, năng lực chuyên môn của cán bộ văn thư.
3.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về CTVT đã được cơ quan ban hành. Chất
lượng và tác dụng của những văn bản đó.
3.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ sau đây của CTVT (Mỗi nội
dung cần nêu rõ tình hình thực hiện, ưu điểm, hạn chế trên cơ sở so sánh giữa thực tế
với quy định pháp luật và lý luận đã học)
a) Soạn thảo, ban hành văn bản;
b) Quản lý văn bản đi;
c) Quản lý văn bản đến;
d) Quản lý và sử dụng con dấu;
đ) Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
e) Tình hình ứng dụng tin học trong CTVT.
3.4. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong CTVT: số lượng, chất lượng và hiệu
quả sử dụng.
3.5. Nhận xét chung: ưu điểm, hạn chế chủ yếu và kiến nghị đối với CTVT của
cơ quan.
PHẦN II: THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ
1. Quản trị hành chính văn phòng
1.1. Lập kế hoạch, chương trình công tác
a) Sinh viên nêu rõ đã tham gia thực tập lập chương trình, kế hoạch công tác như
thế nào? Kết quả?
b) Lập một bản chương trình hoặc kế hoạch công tác (Phụ lục1).
1.2. Tổ chức hội họp
a) Sinh viên nêu rõ đã tham gia thực tập về tổ chức hội họp như thế nào? Kết
quả?
b) Lập Kế hoạch tổ chức và Chương trình nghị sự của một cuộc hội nghị tại cơ

quan (Phụ lục 2 và 3).
1.3. Thu thập và xử lý thông tin
a) Sinh viên nêu rõ đã tham gia thực tập về công tác thu thập, xử lý thông tin như
thế nào? Kết quả?
b) Chọn một bản Báo cáo công tác 6 tháng hoặc tổng kết công tác năm của cơ
quan và viết bản tổng hợp thông tin về Báo cáo đó trên một trang đánh máy (Phụ lục 4).
1.4. Xây dựng quy chế làm việc
a) Sinh viên nêu rõ đã tham gia thực tập về xây dựng quy chế làm việc như thế
nào? Kết quả?


3

b) Chọn một bản Quy chế có trong cơ quan và nêu nhận xét về chất lượng,
phương pháp xây dựng và tác dụng của bản Quy chế đó. (Phụ lục 5).
1.5. Thực hành sử dụng các trang thiết bị thông dụng trong văn phòng: máy vi
tính, máy photocopy, fax, scan, điện thoại, v.v…)
2. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư
2.1. Tham gia soạn thảo văn bản của cơ quan.
Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 văn bản: quyết định, công văn, thông báo,
biên bản, tờ trình (Phụ lục 6, 7, 8, 9 và 10).
2.2. Thực hành đăng ký văn bản đến trong cơ quan
Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 11) và đăng ký 5-10 văn
bản đến vào trang thống kê văn bản trong sổ (Phụ lục 12).
2.3. Thực hành đăng ký văn bản đi trong cơ quan
Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn bản đi (Ph ụ lục 13) và đăng ký 5-10 văn
bản đi vào trang thống kê văn bản trong sổ (Phụ lục 14).
2.4. Thực hành lập hồ sơ hiện hành
a) Sinh viên tham gia về công tác lập hồ sơ hiện hành trong cơ quan.
b) Thực hành lập Danh mục hồ sơ của một đơn vị tổ chức hoặc một bộ phận

công tác của cơ quan (Phụ lục 15).
c) Thực hành lập hồ sơ công việc tại một đơn vị của cơ quan thực tập.
d) Trình bày trang bìa và tờ Mục lục văn bản của 4 hồ sơ được lập theo các đặc
trưng “Tên loại văn bản”, “Vấn đề”, “Tác giả” và “Thời gian” (Phụ lục 16, 17, 18, 19,
20, 21, 22 và 23).
2.5. Thực hành sử dụng con dấu tại bộ phận văn thư cơ quan.
3.5. Khuyến khích sinh viên thực hành các nội dung nghiệp vụ khác trong lĩnh
vực văn phòng khi có điều kiện, như tổ chức sự kiện, lễ tân giao tiếp, kế toán văn
phòng, v.v…
C. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thời gian thực tập: từ ngày ....... tháng....... năm 201....... đến ngày.......
tháng....... năm 201.......
2. Địa điểm thực tâp:
2.1. Sinh viên có thể thực tập tại cơ quan đang công tác hoặc tự liên hệ địa điểm
thực tập tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc một lưu trữ lịch sử.
2.2. Có thể tổ chức thực tập tập trung theo đoàn tại một cơ quan hoặc một lưu trữ
lịch sử khi điều kiện cho phép.
3. Tổ chức quá trình thực tập:
3.1. Thực tập chuyên ngành có thể tổ chức thực hiện theo 01 đợt hoặc 02 đợt. Bộ
môn xây dựng kế hoạch thực tập cụ thể theo từng lớp.
3.2. Nếu thực tập 01 đợt: Tổ chức vào cuối khóa (Quản trị hành chính văn
phòng, công tác văn thư và công tác lưu trữ).
3.3. Nếu thực tập theo 02 đợt:
a) Đợt 1 (chuyên ngành 1): Tổ chức vào giữa khóa về Quản trị hành chính văn
phòng và công tác văn thư).
b) Đợt 2 (chuyên ngành 2): Tổ chức vào cuối khóa về Công tác lưu trữ)
4. Báo cáo thực tập:
4.1. Lập báo cáo về kết quả toàn đợt thực tập. Mỗi sinh viên viết riêng một báo
cáo. Trường hợp cùng thực tập tại một cơ quan, mỗi sinh viên viết báo cáo riêng, không
được sao chép của sinh viên khác.

4

4.2. Về hình thức: Đánh máy trên giấy A4, in một mặt, font chữ Times New
Roman, bảng mã Unicode, cỡ chữ 13-14, giãn dòng 1.5, đóng bìa cứng.
4.3. Bố cục của báo cáo thực tập:
- Tờ bìa: trình bày theo mẫu kèm theo;
- Mục lục (01 trang);
- Lời nói đầu (01 trang);
- Nhận xét của cơ quan nơi thực tập (01 trang);
- Nhận xét của giảng viên hướng dẫn (01 trang);
- Nội dung báo cáo gồm 03 phần:
Phần I: Kết quả khảo sát tình hình thực tế (khoảng 5-10 trang);
Phần II: Thực hiện các nội dung nghiệp vụ trong quá trình thực tập (khoảng 1015 trang).
Phần phụ lục (không tính trong số trang nói trên).
4.4. Ngày nộp báo cáo thực tập: ngày ....... tháng.......……… năm 201.......
4.5. Trang bìa Báo cáo thực tập được trình bày như mẫu kèm theo ./.
Nơi nhận:
- Cơ quan thực tập;
- Sinh viên các lớp;
- Giảng viên hướng dẫn;
- Lưu: VT.

Q. TRƯỞNG BỘ MÔN

ThS. Đỗ Văn Học


5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH 1
(Quản trị văn phòng và công tác văn thư)
Tại cơ quan: ………………………………….

Sinh viên: ………………………….
Mã số sinh viên: ……………………
Lớp: …………… Khóa: …………..
Ngành: Lưu trữ học - Quản trị văn phòng
Giảng viên hướng dẫn: …………………….

.............. - 201 ...