Ứng dụng ISO 90012008 trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần bánh kẹo tràng an

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn
phòng tại công ty Cổ phần Bánh Kẹo Tràng An” là công trình nghiên cứu của
em trong thời gian qua. Những nội dung em trình bày trong đề tài đều do em tự
tìm hiểu, nghiên cứu và trình bày theo suy nghĩ của bản thân, không sao chép nguyên văn
từ bất kỳ tài liệu nào.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 10 tháng 02 năm 2017

1


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt
tình của giảng viên học phần Quản trị học – Ths. Nguyễn Tiến Thành. Nhân đây,
em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến thầy trong quá trình giảng dạy
cũng như hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình nghiên cứu em gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình
độ chuyên môn còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng đề tài của em không
tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em hy vọng nhận được những ý kiến đóng góp
của thầy, cô giáo để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển và hội nhập kinh tế, vấn đề quản lý chất lượng sản
phẩm và dịch vụ là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Ðể đạt được điều này,
các doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và được cấp chứng chỉ
theo tiêu chuẩn ISO 9000. Việc thực hiện ISO 9000 là biện pháp nhằm nâng cao
chất lượng sản phẩm, phát huy nội lực, củng cố lòng tin của khách hàng, cải
thiện quan hệ đầu tư và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế.
Thời gian qua, các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có công ty Cổ phần Thực
phẩm Tràng An đã nhận thức được tầm quan trọng và đã áp dụng thành công . Ðiều
này mang lại hiệu quả rất lớn cho doanh nghiệp, góp phần cải thiện chất lượng sản
phẩm, tăng mức tiêu thụ sản phẩm cũng như nâng cao uy tín đối với khách hàng. Do
đó, việc áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9000 trong hoạt động sản xuất kinh
doanh cũng như trong công tác văn phòng tại các doanh nghiệp là việc làm cần
thiết và phải được thực hiện đồng bộ.
Trên cơ sở những kiến thức được trang bị trong học phần Quản trị học ...
em đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng
tại công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An”
2. Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO là vấn đề được
nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm đặc biệt là các doanh nghiệp Việt Nam vì lợi
ích mà ISO đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn; áp dụng ISO giúp doanh nghiệp
đạt hiệu quả lớn trong công tác quản lý, nâng cao chất lượng, không ngừng cải
tiến phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
Trong phạm vi của đề tài, em đề cấp đến một số nghiên cứu trước đó như:
- Ths. Nguyễn Hiệp(2010), giáo trình Xây dựng là áp dụng hệ thống
-

quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000:2008.
Hoàng Ngọc Tuấn(2012), Vận dụng các yêu cầu của hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2008 vào quản lý thư viện, Báo thư việnCông nghệ thông tin.

4


Vũ Thị Thu Thảo(2016), Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

-

chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại công ty cổ
phần Hiền Đức.
Nguyễn Thị Nguyệt(2016), Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008

-

trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ
tầng và giao thông.
Nguyễn Thị Nga(2016), Ứng dụng ISO trong công tác quản trị văn

-

phòng tại công ty TNHH Thương Mại và Kỹ thuật....
Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về việc áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO. Tuy nhiên, qua khảo sát, em xin khẳng định
chưa có công trình nào nghiên cứu về việc áp dụng ISO trong công tác văn
phòng tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1.

Mục đích
-

Tìm hiểu và đánh giá tình hình ứng dụng ISO trong hoạt động văn
phòng tại Công ty HỮU NGHỊ FOOD. Từ đó đưa ra giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

3.2.

9001:2008 tại công ty.
Cung cấp cho bạn đọc những kiến thức về ISO và ứng dụng ISO

trong văn phòng để phục vụ cho công việc sau này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung vào các nhiệm vụ cơ bản sau:
Thứ nhất: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO.
Thứ hai: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong
công tác Văn phòng tại công ty Tràng An
Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO
9001:2008 trong công tác Văn phòng tại Tràng An.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, em đã sử dụng một số phương pháp như sau:
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, xử lý và kế thừa thông tin ở
những tài liệu nghiên cứu trước đó.
5

-

Phương pháp thông kê, mô tả: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và
tìm ra các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu làm cơ sở để phân tích.

-

Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

5. Kết cấu của đề tài
Đề tài được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO
9001:2008
Chương 2: Thực trạng áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
tại công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An.

6


CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
VÀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
1.1.

Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1. Chất lượng
Chất lượng là một định nghĩa phức tạp mà con người thường hay gặp phải
trong hoạt động của mình. Có nhiều cách định nghĩa khác nhau tùy vào góc độ
của nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “Sản phẩm chất lượng là những mặt
vượt trội so với những sản phẩm cùng loại trên thị trường”, nhưng lại có quan
điểm cho rằng: “Sản phẩm đạt chất lượng khi dáp ứng những nhu cầu, momg
muốn của khách hàng”.
Tổ chức quốc tế và tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa ra định nghĩa chất lượng
trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 như sau: “Chất lượng là mức độ mà một tập hợp
các tính chất đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã
nêu ra hay tiềm ẩn”. Do tác dụng thực tế của nó nên định nghĩa này được chấp
nhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế của nó nên định
nghĩa này được chấp nhận một cách rộng rãi trong hoạt động kinh doanh quốc tế
ngày nay.
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tập hợp các
tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trình theo xu
hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng.
1.1.2. Quản lý chất lượng.
Khái niệm về quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được
nhiều tổ chức nghiên cứu.
Theo ISO 9000-2000: “Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp
nhằm chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức về chất lượng”.
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho
rằng: “Quản lý chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra
mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng biện pháp
7


như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải
tiến chất lượng trong khuôn khổ nhất định”.

1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng.
Theo VCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp
các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ chức về
chất lượng”. Hiểu một cách đơn giản nhất hệ thống quản lý chất lượng là hệ
thống có sự phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng thành viên trong
doanh nghiệp, tất cả các công việc được quy định thực hiện theo cách thức nhất
định nhằm duy trì hiệu quả và sự ổn định của các hoạt động. Hệ thống quản lý
chất lượng chính là phương diện để thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý chất
lượng.
1.1.4. Vai trò của quản lý chất lượng
-

Quản lý chất lượng giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản lý
kinh tế và quản trị kinh doanh. Theo quan điểm hiện tại Quản lý chất

-

lượng chính là hoạt động quản lý có chất lượng.
Quản lý chất lượng có vai trò quan trọng đến sự phát triển của các
doanh nghiệp: đảm bảo nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ tiết
kiệm được lao động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên và

-

các công cụ lao động để tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn.
Quản lý chất lượng có vai tṛ quan trọng đối với người tiêu dùng sản
phẩm dịch vụ: Khi sử dụng sản phẩm có chất lượng sẽ đem lại nhiều
lợi ích cho người tiêu dùng.

Vì vậy khi thực hiện tổ chức quản lý chất lượng doanh nghiệp phải coi đây

là vấn đề sống còn để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng
cao của khách hàng.
1.2.

Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

1.2.1. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tổ năng
lực của mình trong việc năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp
8


ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
-

Nhóm 1. Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng;
Nhóm 2 .Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo;
Nhóm 3. Yêu cầu về quản lý nguồn lực;
Nhóm 4. Yêu cầu về tạo sản phẩm;
Nhóm 5. Yêu cầu về đo lường và giám sát và cải tiến;

1.2.2. Lợi ích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
-

Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn
tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết
công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu để tạo và tuyển dụng công

-

chức, viên chức;
Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn
cho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác phát

-

triển cơ quan;
Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và
sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất

-

lượng cụ thể;
Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng
công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì

-

mục tiêu cải cách hành chính;
Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng

-

cao thành tích của đon vị và cơ quan;
Đánh giá được hiệu lực và tác dụng của các chủ trương, chính sách và
văn bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuẩ với cơ quan chủ
quan có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình

-

hình phát triển;
Thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt
động của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham
gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy
trình giải quyết công việc hành chính.

9


Với những lợi ích thiết thực trên, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổ
chức trên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong công
tác văn phòng.
1.2.3. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO
9002:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có; thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ. Hiện nay, công
tác văn phòng đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với các
nghiệp vụ: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đến; Quản lý văn
bản nhân sự;Tổ chức sự kiện; Kiểm soát công việc.

10


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRÀNG AN

Tổng quan về công ty Thực phẩm Tràng An
Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển công ty Thực phẩm Tràng An
Công ty Cổ phần Tràng An (Tràng An) tiền thân là Xí nghiệp Công tư hợp
danh Bánh – Mứt – Kẹo Hà Nội, từ sau giải phóng thủ đô và được thành lập Xí
nghiệp quốc doanh 1964, năm 1975 tách ra thành 2 xí nghiệp: Xí nghiệp Bánh Mứt - Kẹo Hà Nội (thuộc Công ty Thương nghiệp Hà Nội) và Xí nghiệp Kẹo Hà
Nội (thuộc Cục Công nghiệp Hà Nội). Tràng An chính là một phân nhánh được
nối tiếp phát triển từ Xí nghiệp kẹo Hà Nội (1975) - Nhà máy kẹo Hà Nội
(1989) - Công ty Bánh kẹo Tràng An (1991) và ngày 1/10/2004 (sau 40 năm
phát triển), công ty đã chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần với 51% vốn
điều lệ thuộc Thành phố Hà Nội quản lý.
Từ một xí nghiệp nhỏ, đến nay, bánh kẹo Tràng An đã chiếm thị phẩn
đáng kể với 4 công ty thành viên (trụ sở tại các tỉnh thành: Hà Nội, Thanh Hóa,
Nghệ An, Bến Tre), doanh thu năm 2016 dự kiến 801 tỷ đồng(tăng hơn 16 lần so
với trước khi cổ phần hoá - 2004), tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động
và đóng thuế cho nhà nước hàng chục tỷ đồng.
Lấy người tiêu dùng làm trọng tâm cho mọi hoạt động, chúng tôi luôn tiên
phong trong việc tạo ra xu hướng tiêu dùng trong ngành thực phẩm và luôn sáng
tạo để phục vụ người tiêu dùng những sản phẩm an toàn, thơm ngon, dinh
dưỡng. Luôn tự đòi hỏi cao hơn ở chính mình, Tràng An đã và đang không
ngừng nỗ lực đa dạng hóa sản phẩm đồng thời mở rộng và khai thác những
ngành hàng mới, hướng đến phục vụ nhu cầu thiết yếu hàng ngày của người tiêu
dùng
Nhiều năm qua người tiêu dùng biết tới Tràng An với sản phẩm kẹo
Hương cốm, đặc trưng hương cốm làng Vòng Hà Nội. Sản phẩm bánh kẹo
Tràng An đã được nhận giải thưởng “Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong
nhiều năm qua. Cũng từ những sản phẩm mũi nhọn truyền thống tới nay Tràng
11


An đã phát triển hàng chục mẫu mã sản phẩm phù hợp với khẩu vị của người

Việt Nam như: Bánh Belgi, bánh Quế, Bánh Pháp, Bánh Gạo, kẹo Dừa...
Trải qua hơn 50 năm phát triển, sản phẩm và thương hiệu Tràng An đã trở
nên gần gũi với khách hàng đưa Tràng An trở thành một trong những công ty nổi
tiếng và năng động tại Việt Nam. Chặng đường 5 thập niên qua đã đánh dấu
được một thương hiệu Tràng An năng động, sáng tạo, tiên phong trên thị trường
qua các các chuỗi sự kiện mang tính bước ngoặt, đánh dấu sự phát triển lớn
mạnh không ngừng của Tràng An: đầu tư xây dựng các nhà máy mới, liên tục
cho ra đời sản phẩm mới, thực hiện chiến lược hợp tác với các đối tác chiến lược
để mở rộng kinh doanh… Mỗi sự kiện, mỗi sản phẩm mới được tung ra thị
trường là cột mốc quan trọng đánh dấu thêm một nấc thang phát triển mới, đưa
thương hiệu Tràng An ngày càng trở nên gần hơn với người tiêu dùng.
Hiện tại, quy mô của Tràng An đã phát triển với 4 công ty về thực phẩm
tại Việt Nam. Công ty sở hữu hệ thống phân phối lớn mạnh với 300 nhà phân
phối và 200.000 điểm bán lẻ trên toàn quốc.
Ngoài ra, sản phẩm Tràng An đã thâm nhập và phân phối rộng rãi đến hơn
10 quốc gia trên thế giới.
Bằng nền tảng nội lực vững chắc, Tràng An đang sẵn sàng cho chặng
đường phát triển mới, hướng đến vị thế Tập đoàn thực phẩm hàng đầu Việt Nam
và khu vực.
Chức năng, nhiệm vụ
Công ty CPTP Tràng An luôn thực hiện đầy đủ những chức năng, nhiệm vụ
của mình. Bao gồm các chức năng sau:
- Tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất, tiêu thụ các sản phẩm bánh
kẹođảm bảo chất lượng, không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, tìm kiếm thị
trường, kinh doanh theo quy định của nhà nước và pháp luật.
- Tự bảo quản toàn vốn kinh doanh.
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người lao động, vệ sinh môi trường.

12

- Đảm bảo đời sống vật chất và đời sống của cán bộ, công nhân trong công
ty, giữ đoàn kết nội bộ.
- Chấp hành mọi hoạt động của Đảng và Nhà nước, thực hiện đóng thuế
kinh doanh đầy đủ cho nhà nước.
Trong những năm qua, để tồn tại và phát triển trên thị trường, doanh nghiệp
đã thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Kinh doanh các mặt hàng theo quy định trong giấy phép kinh doanh.
- Tuyển dụng lao động vào làm việc tạo công ty theo quy định của pháp

luật lao động và quy định của công ty.
- Đưa ra và thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh trong phạm vi công
-

ty.
Trang bị máy móc, công nghệ tiên tiến, cung cấp nguyên vật liệu phục
vụ cho nhu cầu sản xuất. Công ty có trách nhiệm bảo toàn sử dụng và

phát triển vốn.
- Công ty phải có trách nhiệm thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo
đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, nâng cấp trình
độ chuyên môn tay nghề của lao động, đồng thời trong quá trình hoạt
động công ty phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Để nâng cao tính hấp dẫn của sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giá
thành sản phẩm, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thì nhiệm vụ cần
thiết của công ty là : thường xuyên nâng cao các thiết bị sản xuất sản
phẩm, thay đổi mặt hàng, cải tiến mẫu mã bao bì, nâng cao chất lượng
sản phẩm.
- Nghiên cứu nguồn nguyên liệu trong nước thay thế hàng nhập khẩu nhằm
hạ giá thành sản phẩm, hạn chế sự ảnh hưởng của những biến động từ nước

ngoài.
- Nghiên cứu sản phẩm mới có chất lượng, giá cả phù hợp với thị trường vùng
sâu vùng xa.
- Củng cố thị trường trong nước và tăng cường công tác mở rộng xuất
khẩu.
- Nghiên

cứu nhu cầu thị trường và khả năng tiêu thụ sản phẩm bánh kẹo,

tổ chức sản xuất nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường tiêu dùng.
13


- Tạo

công ăn việc làm cho người lao động với mức thu nhập ổn định ngày

càng tăng lên.
- Tổ chức việc thực hiện hạch toán kinh doanh, nhằm sử dụng hiệu quả các
nguồn lực của công ty, đảm bảo kết hợp hài hòa đa dạng lợi ích của
các nguồn lực của công ty và người lao động.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Từ một xí nghiệp trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước, từ khi chuyển sang
hình thức Công ty cổ phần, tổ chức bộ máy lãnh đạo công ty đã có nhiều thay
đổi. Bộ máy quản lý của công ty được bố trí theo mô hình trực tuyến chức năng
gọn nhẹ mà phù hợp với yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
hiện nay.
Bộ máy lãnh đạo của công ty gồm có:
- Hội đồng quản trị: Gồm 3 thành viên do hội đồng cổ đông bầu ra và có
quyền nhân danh công ty để đưa ra các quyết định đến đường lối phát triển của

công ty. Đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành là
người người được trao quyền điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm về kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước hội đồng
quản trị. Hội đồng quản trị có quyền quyết định đến mục tiêu liên quan đến
nghĩa vụ và quyền lợi của công ty.
- Bộ máy lãnh đạo trực tiếp của công ty là Ban giám đốc do Hội đồng quản
trị bổ nhiệm gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Trong đó một phó giám đốc
phụ trách kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.
- Giám đốc: là người có quyền cao nhất về quản lý và điều hành công ty, có quyền:
+ Được ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp
+ Từ chối thực hiện các quyết định của chủ tịch hay phó chủ tịch hoặc các
thành viên khác trong Hội đồng quản trị nếu thấy các quyết định đó trái pháp
luật, trái với điều lệ của công ty, hay nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, đồng
thời có trách nhiệm báo ngay cho kiểm soát viên.
- Phó Giám Đốc: Gồm 2 người trợ tá cho Giám Đốc hoàn thành tiến độ
công việc, một người phụ trách kinh doanh và một người chịu trách nhiệm kỹ
thuật và chịu trách nhiệm trước giám đốc về trách nhiệm được giao. Có trách
14


nhiệm tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài chính liên quan đến sản xuất
kinh doanh của công ty. Ngoài ra các giám đốc còn có trách nhiệm giải quyết
công việc khi giám đốc đi vắng.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban hoạt động theo các chức năng cụ thể, gồm:
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Chịu trách nhiệm chính trong việc cung ứng
đầy đủ các yếu tố đầu vào ( Ví dụ: Nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ,...) cho
sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh hiện nay gồm 2 bộ phận chính:
+ Bộ phận kinh doanh bán hàng chịu trách nhiệm về hoạt động tiêu thụ sản

phẩm của công ty.
+ Tổ kỹ thuật: Chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát và chỉ đạo sản xuất
- Phòng tài chính kế toán: Có chức năng thu thập xử lý thông tin và phân
tích thông tin thuộc lĩnh vực tài chính – kế toán nhằm phục vụ cho công tác
quản lý. Qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo giám đốc về tình
hình sử dụng vật tư, lao động, tài sản cố định và kết quả sản xuất kinh doanh
trong công ty, cũng như tình hình tài chính của đơn vị nhằm thực hiện tốt chế độ
tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất của đơn vị.
- Phòng tổ chức – Hành chính: Là bộ phận tham mưu cho ban lãnh đạo
công ty đồng thời thực hiện công tác quản lý các lĩnh vực như công tác tổ chức
lao động, cán bộ tiền lương...và thực hiện đầy đủ các chính sách xã hội với
người lao động.
- Phân xưởng sản xuất: Là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm và là nơi chiếm đa
số lực lượng lao động ( Chủ yếu là công nhân và nhân viên kỹ thuật của công
ty), mỗi tổ có hoạt động riêng và tự chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kết
quả công việc của tổ mình.
2.1. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại công ty Thực phẩm Tràng An
2.1.1. Trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những nghiệp vụ quan trọng
đối với mọi cơ quan, tổ chức trong đó có Tràng An. Công tác này được thực hiện
nhằm mục đích trao đổi thông tin, giải quyết các công việc, truyền đạt quyết
15


định của cấp trên đối với cấp dưới. Các văn bản chủ yếu của công ty bao gồm:
Quyết định, công văn, thông báo, kế hoạch...
Trước khi áp dụng ISO, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở công ty
Tràng An gặp rất nhiều khó khăn: Chất lượng các văn bản ban hành chưa cao,
thể thức văn bản chưa được thống nhất, công tác soạn thảo và ban hành văn bản

còn tốn nhiều thời gian và các văn bản ban hành mắc nhiều lỗi sai.
Nhận thức được vấn đề, ban lãnh đạo công ty đã quyết định áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại công ty.
Đồng thời ban lãnh đạo công ty cũng mời chuyên gia về hướng dẫn nghiệp vụ
cho các cán bộ, nhân viên về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo tiếu
chuẩn ISO 9001:2008.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban
hành văn bản đã phần nào khắc phục được những hạn chế trước đó. Quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn. Áp
dụng tiêu chuẩn ISO cũng góp phần cải thiện và nâng cao ý thức, trách nhiệm
của cán bộ, nhân viên trong công tác này.
Mặc dù thế, trong thực tế vẫn còn một số cán bộ công chức vẫn còn làm tắt
một số bước, đặc biệt là trong việc dự thảo văn bản dẫn đến một số hạn chế.
Cùng với đó là việc đóng dấu vẫn còn sai quy định.
2.1.2. Trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Cũng như các doanh nghiệp, công ty khác, Tràng An hằng năm tiếp nhận
rất nhiều văn bản, giấy tờ, công văn đến phục vụ cho hoạt động của công ty
được gửi từ nhiều đơn vị, tổ chức ngoài công ty.
Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý văn bản đến
của công ty gặp khá nhiều khó khăn. Hầu hết, các văn bản được gửi đến công ty
đều được thực hiện theo thói quen làm việc mà không có quy định cụ thể để áp
dụng, các văn bản gửi đến Tràng An không được xử lý kịp thời làm ảnh hướng
đến hoạt động của toàn công ty.
Cuối năm 2010, lãnh đạo công ty quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 vào hoạt động quản lý văn bản đến và phần nào khắc phục những
hạn chế còn tồn tại.
16


Hiện nay, công tác quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy trình ,

giúp cho công tác này chặt chẽ hơn, giảm tình trạng xử lý văn bản đến không
kịp thời, quy trình cũng phân công rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận
trong vai trò quản lý văn bản đến của công ty.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác quản lý văn bản đến giúp cho cán
bộ chuyên môn nắm bắt được quy trình, cách thức thực hiện từ đó làm giảm
mất mát tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc.
Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý văn bản đến
tại Tràng An đã đem lại những chuyển biến tích cực, song vẫn còn một số bất
cập. Một số cán bộ, nhân viên không thực hiện quản lý văn bản đến theo đúng
quy trình đã quy định, bỏ qua các bước đặc biệt là việc phối hợp với các đơn vị
liên quan. Các văn bản đến cần xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo vẫn còn chậm trễ
trong việc chuyển giao.
Trong thực tế công tác quản lý văn bản đến, hầu hết việc hướng dẫn của
văn phòng chỉ được thực hiện bằng văn bản mà chưa có sự hướng dẫn trực tiếp,
công tác kiểm tra, đánh giá chưa được thực hiện một cách thường xuyên, triệt
để.
2.1.3. Trong công tác tổ chức sự kiện
Ngày nay, hoạt động của văn phòng không chỉ liên quan đến văn bản, giấy
tờ, thủ tục hành chính mà còn bao gồm các hoạt động như tổ chức hội họp, tổ
chức sự kiện, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan...
Hằng năm, Tràng An có những sự kiện mang tính định kỹ như: Lễ Khai
xuân, Lễ Tổng kết công tác năm...và một số sự kiện có tính chất ảnh hưởng đến
hiệu quả hoạt động của công ty như lễ ký kết hợp đồng...Khi chưa áp dụng ISO
quá trình tổ chức sự kiện của công ty gặp rất nhiều khó khăn và trong quá trình
sự kiện diễn ra gặp rất nhiều lỗi. Quá trình lập kế hoạch tốn nhiều thời gian,
không chủ động về thời gian, khó quy trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị khi có lỗi
trong quá trình tổ chức.
Việc áp dụng ISO 9001:2008 vào việc tổ chức sự kiện đã xây dựng được
quy trình cho các cán bộ, nhân viên thực hiện. Việc hệ thống hóa các bước trong

17


quy trình tổ chức tổ chức sự kiện giúp cho cán bộ, nhân viên tổ chức thực hiện
dễ dàng hơn và tránh những sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện.
Áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện bước đầu đã đem
lại những thành công đáng ghi nhận.
- Kế hoạch, mục tiêu của sự kiện được xây dựng rõ ràng, giữa các bộ phận,
-

cá nhân có sự phân công nhiệm vụ cụ thể, phù hợp và công bằng.
Áp dung quy trình tổ chức sự kiện giúp cho cán bộ, nhân viên xác định
được nhiệm vụ của mình một cách chính xác, tránh việc đùn đẩy trách

nhiệm giữa các bên.
- Nhờ áp dụng tiêu chuẩn ISO giúp cho việc dự trù kinh phí đúng yêu cầu,
tiết kiệm và sử dụng đúng mục đích.
- Làm giảm đáng kể những sai sót còn tồn tại so với các chương trình, sự
kiện trước đây.
Bên cạnh đó, công tác này vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định.
- Công tác hậu cần tổ chức chưa được tốt, cụ thể là hệ thống thiết bị hỗ trợ
còn trục trặc và gây ra sự gián đoạn của sự kiện.
- Một số sự kiện chưa được thực hiện tốt do chương trình thay đổi liên tục
và không có sự thống nhất ý kiến giữa các đơn vị, cá nhân phối hợp
thực hiện.
- Các sự kiện định kì vẫn còn mang nặng tính khuôn mẫu, ít có sự sáng tạo
nên không tạo ra sự thu hút đối với những người tham gia.
- Công tác truyền thông vẫn còn kém, dẫn đến việc tổ chức sự kiện chưa
đem lại kết quả cao.
Ứng dụng ISO đã phần nào khắc phục được những sai sót và đơn giản hóa

quy trình trong công tác tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, để công tác này đạt hiệu quả
cao hơn nữa, ban lãnh đạo công ty cần có những phương án thay đổi và quán
triệt việc áp dụng quy trình tổ chức sự kiện trong công tác này.
2.1.4. Trong công tác quản lý nhân sự
Nhân sự được coi là tài sản lớn nhất và là yếu tố quyết định sự thành công
hay thất bại của một tổ chức. Chính vì vậy, ngay từ những khâu đầu tiên của
công tác này đã được ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng đặc biệt chú
trọng. Quản lý nhân sự có vai trò quan trọng đối với hoạt động của công ty, thực

18


hiện tốt công tác này sẽ đảm bảo nguồn nhân sự về cả số lượng và chất lượng để
phục vụ yêu cầu của công việc.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý nhân sự đã tạo ra nhiều thuận lợi
trong công tác nhân sự, đặc biệt là hoạt động tuyển dụng với quy trình và các
tiêu chuẩn rõ ràng, cụ thể.
Sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác quản lý nhân sự của
công ty Tràng An đã có những chuyển biến theo chiều hướng tích cực. Cán bộ,
nhân viên được tuyển dụng vào làm việc cho công ty là những người có năng
lực, sự say mê và khát khao cống hiến, gắn bó lâu dài với công ty.
Ở Tràng An công tác quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở hoạt động tuyển
mộ, tuyển chọn nhân sự mà còn gắn liền với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng để
nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn, kỹ năng thực hiện nghiệp vụ của đội
ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công
việc.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác quản lý nhân sự tại Tràng An đã đạt
được những kết quả đáng khích lệ. Hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo
quy trình, chất lượng tuyển dụng ngày càng nâng cao; Các chức danh tuyển
dụng được xây dựng tiêu chuẩn rõ ràng giúp cho việc tuyển chọn dễ dàng hơn;

Các cán bộ, nhân viên được cử đi đào tạo, bồi dưỡng thực hiện công việc hiệu
quả hơn và hướng dẫn lại cho những người không được cử đi đào tạo, bồi
dưỡng.
Tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự ở công ty vẫn còn một số hạn chế chưa
được khắc phục. Vẫn còn tình trịnh nhân sự nghỉ việc giữa chừng khi chưa hết
hợp đồng làm việc; Một số vị trí, chức danh chưa tìm được ứng viên phù hợp do
chế độ, chính sách của công ty chưa đáp ứng được kì vọng của ứng viên; Hoạt
động tào tạo, bồi dưỡng chưa được thực hiện thường xuyên và đồng bộ.
Muốn phát huy được hết năng lực cũng như sự cống hiến của đội ngũ nhân
sự, ban lãnh đạo cần có những giải pháp cụ thể, gắn liền với lợi ích của người
lao động như tăng lương, thưởng... và đề ra những chế tài đối với những người
vi phạm. Điều này giúp cho cán bộ, nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc
của mình, góp phần nâng cao hiệu suất chung của toàn công ty.
2.1.5. Trong công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công việc
19


Việc kiểm tra, đánh giá là một ttrong những chức năng cơ bản của một nhà
quản trị. Thông qua hoạt động này, lãnh đạo có thể nắm bắt được khối lượng
công việc, tiến độ thực hiện và mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân,
đơn vị được giao nhiệm vụ.
Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm tra, đánh giá
ở Tràng An gặp rất nhiều khó khăn và không được thực hiện một cách thường
xuyên. Sau khi áp dụng ISO, công tác này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Việc
kiểm tra, đánh giá công việc thông qua các báo cáo của cá nhân, đơn vị bằng văn
bản, thư điện tử hoặc có thể báo cáo trực tiếp. Các tiêu chí về hoàn thành công
việc cũng được xây dựng và phổ biến cho toàn thể cán bộ, nhân viên, do đó
công tác đánh giá được thực hiện một cách chính xác, công bằng và khách quan.
Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, đánh giá vẫn còn những “mặt trái”. Nhiều
cán bộ, nhân viên chỉ thực hiện và làm báo cáo theo kiểu đối phó, cho xong

nhiệm vụ chứ không thật sự hài lòng với nhiệm vụ của mình. Có nhiều trường
hợp báo cáo giống nhau, cho thấy thái độ cung như ý thức của một số cán bộ,
nhân viên chưa cao. Việc thực hiện kiểm tra, đánh giá vẫn còn mang tính hình
thức. Chưa có các chế tài xử phạt đối với các trường hợp vi phạm.
Kiểm tra, đánh giá không còn mới mẻ đối với các nhà quản trị. Thế nhưng
để thực hiện tốt công tác này không phải điều mà nhà quản trị nào cũng dễ dàng
làm tốt. Ban lãnh đạo công ty cần có những biện pháp cụ thể, triệt để trong công
tác này để góp phần chấn chỉnh thái độ làm việc của cán bộ, nhân viên để hoàn
thành mục tiêu chung của công ty và phát triển công ty hơn nữa.
2.2. Đánh giá tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng tại công ty Tràng An.
2.2.1. Những mặt làm được
- Được

sự ủng hộ của Ban lãnh đạo công ty, quá trình triển khai và ứng

dụng ISO 9001:2008 tại công ty đã được chỉ đạo kịp thời, sát sao của
lãnh đạo.
- Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp Tràng An nói chung và văn
phòng nói riêng quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn và các chuẩn mực
tránh việc quản lý chồng chéo, không hiệu quả.
20


- Việc

chuẩn hóa các công tác nghiệp vụ văn phòng dưới dạng văn bản

một cách rõ ràng, tạo cơ sở thuận lợi cho việc hướng dẫn, đào tạo và
giúp cho cán bộ, nhân viên thực hiện công việc đúng quy định.

- Giúp cho lãnh đạo công ty dễ dàng kiểm soát hoạt động của các bộ phận,
nhân viên trong công ty. Nâng cao nhận thức, trình độ và ý thức trách
nhiệm của lãnh đạo và nhân viên.
- Công tác văn phòng được cải thiện là đầu mối để giúp các phòng ban
khác trong doanh nghiệp đối mới tư duy và phương pháp làm việc
khoa học, góp phần tạo niềm tin cho đối tác và khách hàng.
- Góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, nhân viên.
2.2.2. Những mặt chưa làm được
Bên cạnh những ưu điểm, việc áp dụng ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần
Thực phẩm Tràng An vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục:
- Trong quá trình giải quyết công việc, một số cán bộ, nhân viên chưa thực
hiện nghiêm túc và triệt để một số quy định của công ty, bộ phận này
chưa nhận thức được tầm quan trọng, lợi ích của việc áp dụng ISO
trong công việc và họ cho rằng đó chỉ là trách nhiệm của lãnh đạo.
- Hiện nay, công tác văn phòng tại công ty Thực phẩm Tràng An chưa áp
dụng các phần mềm quản lý văn phòng, quản lý nhân sự khiến cho
công tác áp dụng ISO chưa mang lại kết quả cao.
- Các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty Tràng An chưa có các văn bản quy
định rõ ràng dẫn đến công tác ứng dụng ISO chưa mang lại kết quả
như mong đợi.
- Một số quy trình nghiệp vụ văn phòng đã được xây dựng và đưa vào
thực hiện không phù hợp với tình hình thực tiễn hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp.
- Công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện áp dụng ISO cũng như hiệu
quả mang lại vẫn còn cảm tính, số liệu chưa được thống kế một cách
chính xác.
2.2.3. Nguyên nhân
Những hạn chế trên được xác định do một số nguyên nhân chính sau:
Trước hết phải kể đến nhận thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Tại công ty
Thực phẩm Tràng An, công tác tuyên truyền, thông tin về vấn đề chất lượng,

21


tiêu chuẩn ISO chưa được thực hiện một cách rơ ràng dẫn đến một bộ phận cán
bộ, nhân viên chưa hiểu đúng bản chất ứng dụng ISO vào công việc. Để thay đổi
được thói quen làm việc vẫn đang là vấn đề nan giải của công ty.
Ban lãnh đạo công ty đã có sự quan, chú trọng đến việc áp dụng ISO
9001:2008 tuy nhiên việc triển khai chưa triệt để và thiếu sự đồng bộ.
Trong quá trình áp dụng ISO vẫn còn thiếu sự liên kết với các đơn vị đào
tạo về nghiệp vụ văn phòng cũng như các đơn vị tư vấn về ISO.
Các trang thiết bị đang sử dụng tại công ty Thực phẩm Tràng An vẫn chưa
đáp ứng đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
và các lĩnh vực khác.
Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng về áp dụng ISO chưa được ban lãnh
đạo và ban chỉ đạo điều hành áp dụng ISO thực hiện thường xuyên. Điều này
khiến cho việc phát hiện lỗi sai, bất cấp trở nên khó khăn.
Các chế tài xử phạt các đơn vị, cá nhân vi phạm các nguyên tắc ứng dụng
ISO vẫn còn lỏng lẻo.
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÂT LƯỢNG ÁP DỤNG
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRÀNG AN.
Thế kỷ 21 được coi là thế kỷ của sự phát triển rực rỡ ủa khoa học công
nghệ và cũng là thế kỷ mới của chất lượng. Vấn đề chất lượng luôn được đặt lên
hàng đầu so với sự cạnh tranh về số lượng và giá cả để mang lại sự thành công
cho doanh nghiệp. Chất lượng chính là yếu tố cạnh tranh tạo cơ hội kinh doanh
và chiếm lĩnh trị thường. Qua việc tìm hiểu, đánh giá tình hình ứng dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, em xin mạnh dạn đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác Văn phòng tại công ty Cổ phần Thực phẩm Tràng An.
3.1.1. Về phía Nhà nước

-

Bên cạnh những văn đã ban hành và đang được thực hiện, Nhà nước
cần có thêm các văn bản quy phạm pháp luật, các chế tài quy định cụ
thể hơn nữa cho các cơ quan, tổ chức ứng dụng ISO không chỉ cho các
cơ quan hành chính mà còn cho cả doanh nghiệp.
22


-

Cần có các chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp để khuyến khích các
doanh nghiệp như giảm thuế, giảm thủ tục hành chính, vay vốn..nhằm
giảm bớt khó khăn trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý

-

chất lượng nhằm duy trì sự hoạt động và phát triển doanh nghiệp.
Cần có các chính sách ưu đãi khuyến khích đối với các doanh nghiệp
ứng dụng hoặc xây dựng mô hình quản lý chất lượng trong hời hạn
nhất định.

3.1.2. Về phía doanh nghiệp
Lãnh đạo công ty cần phải có nhận thức đúng đắn về vai trò, tầm quan
trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác Văn phòng.
Mặc dù đã có sự quan tâm và chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công tác
văn phòng, nhưng lãnh đạo Tràng An vẫn chưa có sự nhận thức đầy đủ và chưa
đúng về vai trò của việc áp dụng ISO trong công tác quản lý, điều hành doanh
nghiệp, đặc biệt là đối với công tác văn phòng.
Tăng cường việc tuyên truyền, phổ biến kiến thức, đào tạo về chất lượng và

hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001; 2008 tới toàn thể cán bộ,
nhân viên trong công ty. Công tác này phải được thực hiện một cách thường
xuyên để các đơn vị, cá nhân hiểu và áp dụng. Để thực hiện được điều đó, công
ty cần:
-

Quán triệt mục tiêu, tư tưởng cuối cùng là hướng tới chất lượng;
Tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề về ISO bởi việc áp dụng ISO vẫn

-

còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam;
Tổ chức các buổi tập huấn, trao đổi kinh nghiệm với các doanh
nghiệp đã và đang ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008.

Ban hành các văn bản hướng dẫn, quy chế về nghiệp vụ văn phòng, quy
định về áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 một cách chi tiết, cụ thể. Đây được
coi là những công cụ hữu hiệu hỗ trợ cho công tác quản lý của lãnh đạo. Thông
qua các văn bản này sẽ nâng cao ý thức, trách nhiệm, thống nhất về nề nếp làm
việc của cán bộ, nhân viên trong công ty.

23


Phải ưu tiên và đáp ứng kịp thời vấn đề tài chính cho việc xây dựng ISO
trong đó có ISO 9001:2008.
Cần có chế độ đãi ngộ, thưởng phạt trong công tác áp dụng ISO để khuyến
khích người lao động yên tâm làm việc, gắn bó với doanh nghiệp, xác định nhu
cầu rõ ràng.

Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, hợp tác giữa các cán bộ, nhân viên, bộ
phận trong doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo cần liên tục cập nhật các thông tin mới nhất về cách thức ứng
dụng ISO của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Đồng thời lãnh đạo công
ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá về tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng.
Cần kịp thời bổ sung nhân sự cho các vị trí còn thiếu để tránh gián đoạn
trong thực hiện công việc khi có sự phối hợp giữa các đơn vị, phòng ban.
3.1.3. Đối với cán bộ, nhân viên
Trước hết, cán bộ, nhân viên phải không ngừng trau dồi, rèn luyện ý thức,
thái độ và trình độ chuyên môn.
Biết tiếp thu những ý kiến chỉ đạo của ban lãnh đạo về việc việc áp dụng
ISO 9001:2008 trong hoạt động của công ty nói chung, công tác văn phòng nói
riêng.
Nắm vững quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO để thực hiện công việc
hiệu quả.
Kịp thời phản ánh, đóng góp ý kiến cho lãnh đạo về những bất cập trong
quá trình thực hiện công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để kịp thời khắc
phục và có giải pháp thay thế phù hợp.

24


25