Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển nhanh, mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với những
loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Bên cạnh đó,
xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với
doanh nghiệp Việt Nam. Để tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh với các
doanh nghiệp khác ở cả trong và ngoài nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải luôn
luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng năng suất lao động, nâng
cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm tối đa hóa lợi
nhuận và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Mặc dù mỗi cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạt động riêng rẽ sao cho
phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòng vẫn luôn là bộ máy
không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm duy
trì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục. Văn phòng là cửa ngõ của
một cơ quan, tổ chức bởi Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ
đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ.
Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của
một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây được xác định là một mắt xích quan trọng,
là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng/ban/đơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức. Trong các chức năng của
văn phòng thì chức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúp
cho thủ trưởng cơ quan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phù
hợp với nguyện vọng của đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ý
của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo. Kết quả của việc
tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra,
thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được.
Những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, lựa chọn để đưa ra những quyết định
chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin, phương án xử lý

1


kịp thời và giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách chính xác,
linh hoạt.
Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của một
cơ quan, tô chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật của một cơ
quan, tổ chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Nếu Văn phòng được tổ chức và
làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của một cơ
quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ
chuyên môn của tổ chức.
Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực
hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòng
doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện
chức năng tham mưu - tổng hợp, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn
phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp và
đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan
hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp”
với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong
muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp nói chung.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng như:
- Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS. Thomas, Ths. Diễm Chi, TS. Trần Nguyễn, Cẩm
nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003;
- Mike Havey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004;
- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành chính văn phòng; ….
Tuy nhiên những nghiên cứu này chỉ nghiên cứu chung về quản trị hành chính
văn phòng nói chung, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết về chức năng tham mưu tổng hợp và nhiệm vụ của chức năng này trong văn phòng doanh nghiệp.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

2


- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là nhiệm vụ của văn phòng doanh
nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ
quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đề xuất một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng
tham mưu, tổng hợp.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung và văn
phòng cơ quan hành chính nhà nước.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.
- Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong
việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp để từ đó có thể rút ra điểm mạnh, điểm
yếu và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ
quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp.
Bên cạnh đó em cũng xin được phép đưa ra một số các giải pháp giúp văn phòng
doanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa chức năng tham mưu, tổng hợp của mình.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên
cứu như sau:
- Phương pháp quan sát, tiếp cận;
- Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin dữ liệu;
- Phương pháp thực nghiệm khoa học;
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;
- Phương pháp so sánh;
6. Giả thuyết khoa học
Đề tài nghiên cứu này chỉ phân tích, đánh giá về nhiệm vụ của văn phòng

doanh nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. Do đó,

3


việc so sánh và các giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa ra chỉ mang tính chất tương đối
và có thể chỉ phù hợp với một số loại hình văn phòng doanh nghiệp nhất định.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa một số vấn đề lý luận chung
về văn phòng và công tác văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng.
- Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu đã phân tích một cách chi tiết về nhiệm vụ
của văn phòng doanh nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. Trên cơ sở đó phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn
tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. Đồng thời đưa ra một số giải pháp giúp văn
phòng doanh nghiệp hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng
nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúc
đề tài của em gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
Chương 2. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện
chức năng tham mưu - tổng hợp.
Chương 3. Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt
chức năng tham mưu tổng hợp.

4


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp người ta luôn nhấn
mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Bất cứ một cơ quan nào dù lớn
hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn phải có bộ phận Văn phòng. Văn
phòng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất,
hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.
Hiện nay Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ và cách
tiếp cận khác nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể gọi là
“Văn phòng Giám đốc”; “Văn phòng Tổng giám đốc”; ………
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức; là địa điểm mà
mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Ví dụ: “Văn phòng Bộ”;
“Văn phòng Ủy ban nhân dân”;….
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong các
cơ quan, doanh nghiệp. Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng mỗi cơ quan,
tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư lưu trữ, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại
công văn, giấy tờ, co dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn
phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ, ….
- Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham
mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo….
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản
ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Theo cuốn Quản trị Hành
5


chính văn phòng - Nxb Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung
nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là

nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp”.
1.1.2. Chức năng của văn phòng.
Từ lý luận và thực tiễn cho thấy có rất nhiều quan niệm, cách nhìn khác nhau về
văn phòng, văn phòng cũng mang rất nhiều tên gọi khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ văn
phòng của một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện hai nhóm chức năng chính
của văn phòng là: Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp và nhóm chức năng hậu cần.
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được
xem như là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công
tác quản lý.
Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông
tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Người lãnh đạo muốn có được
những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp
quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh
đạo trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình
quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập,
phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông
tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có
những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu
mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong
cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo
những phương án hoạt động tổng hợp.
6

Tổng hợp là tổng hợp thông tin, tình hình và tổng hợp thông tin phục vụ công
tác tham mưu.
Như vậy, chức năng tham mưu, tổng hợp của hoạt động văn phòng luôn đan xen
và có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham
mưu. Hai công việc của chức năng này đều cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ
giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý
tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức
năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các
chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó
trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các
chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi,
quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai
cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới
lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện
như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều
kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.2.3. Chức năng hậu cần.
Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan
trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Hoạt động của các cơ quan,
doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện về vật chất như nhà cửa, phương tiện,
trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, …. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất.
Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp
chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý cá điều kiện
này một cách khoa học. Do đó, mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày
càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hóa các hoạt động phục vụ.

Chức năng này có những nhiệm vụ cơ bản sau:
7


- Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về văn
thư lưu trữ, hành chính văn bản;
- Giúp việc trong việc tổ chức hội nghị, hội họp ở cơ quan;
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị như: nhà cửa, phương
tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…
- Giúp việc trong việc tổ chức theo dõi các hoạt động của các đơn vị.
1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn
phòng của doanh nghiệp).
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải
quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản
xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành
chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng
hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc
mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của
doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ
với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của
văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông
qua các chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập,
vừa hỗ trợ vừa bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại,
duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính
song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó
như thế nào của mỗi cơ quan văn phòng. Chi phí thấp để đạt kết quả cao nhất là
phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, người ta lại phân
thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Mỗi chức năng cụ thể, chi tiết đó lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là

8


nhiệm vụ. Theo những chức năng trên của văn phòng có thể xây dựng thành những
nhiệm vụ tương ứng, cụ thể như sau:

1.1.3.1. Nhóm công việc hành chính
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các
đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước.
Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật.
- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự.
- Thực hiện công tác tài chính - kế toán (nếu được phân công).
1.1.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp
- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực
như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ
trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình,
kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình
tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa
chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an
toàn, Phòng cháy chữa cháy…
- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt
công tác. Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng

mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước
lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…).
- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản
lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế
trong cơ quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật.
9


- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ
quan, doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh
giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức thực
hiện công tác thi đua - khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối
tác, khách hàng; tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức
hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.
- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính,
xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
1.1.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc
điều hành của lãnh đạo
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức
hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc,
nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt
các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị,
đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên
quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.
- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định,
mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc
thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong
trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
1.1.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
10


- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh
nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện
trong cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm
việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục
vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban
Trên đây là nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào
cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung,
Tuy nhiên, còn tùy theo những tính chất đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn
phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác.
1.1.4 Các loại văn phòng
Văn phòng cũng có nhiều loại khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý và quy
mô từng đơn vị, doanh nghiệp. Sau đây là một số loại hình văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước từ
trung ương đến cơ sở: Bộ máy văn phòng được tổ chức đầy đủ các bộ phận
chức năng về tham mưu, tổng hợp, hậu cần với đội ngũ nhân sự có chuyên môn và
nghiệp vụ. Cơ cấu nhân sự và biên chế được duy trì theo pháp luật. Ví dụ: Văn phòng

Quốc hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng ủy ban nhân dân các cấp,
….
- Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội: Các văn
phòng này có địa vị pháp lý đặc biệt tồn tại song song cùng các cấp nhà nước. Văn
phòng cũng được tổ chức hoàn chỉnh về chuyên môn và nghiệp vụ.
- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp: Đặc điểm các đơn vị sự nghiệp có tính
chuyên môn nên văn phòng chỉ làm chức năng hậu cần và tổng hợp là cơ bản. Bộ máy
thường gọn nhẹ.
- Văn phòng của các doanh nghiệp: Doanh nghiệp nói chung thường là các tổ
chức kinh doanh, sản xuất dịch vụ theo nhu cầu của xã hội. Mục đích hoạt động vì lợi
ích nên tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

11


Tên gọi của văn phòng trong các doanh ngiệp thường là Phòng Hành chính;
Phòng Hành chính - Tổ chức hay Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Hành chính Quản trị. Tuy nhiên tuỳ vào mức độ và quy mô hoạt động doanh nghiệp thành lập văn
phòng tuỳ theo điều kiện làm việc.
1.1.5. Vai trò của văn phòng
Văn phòng vừa là bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận
và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công
việc phục vụ hoạt động của cơ quan đơn vị được trôi chảy, hoạt động thường xuyên
liên tục và đạt hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó của văn phòng được thể hiện cụ thể như sau:
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổ
chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để
chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp
tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ

phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại
thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ.
Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông
qua văn phòng, các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các văn
bản theo quy định. Có thể nói, văn phòng chính là cánh tay đặc lực của các cấp quản lý
cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành
nhiệm vụ.
Văn phòng là trung tâm các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức.
Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trưởng
để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức.Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và
các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức.
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã và đang quan tâm xây
dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại hóa. Xây
dựng hình ảnh chuẩn mực về văn phòng nói chung.
1.2 Công tác văn phòng
12


1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng
Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi
trường, …. theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong
từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho
lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội
dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyền tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.
Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành
thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá

trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.
Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được
kết quả mong muốn.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể
khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng hoặc Phòng Hành chính là “bộ nhớ” cuả lãnh đạo, là tai - mắt của cơ
quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc
của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự
nghiệp đều rất quan tâm đến thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết
định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội. Yếu tố quyết
định đến sự thành bại của tổ chức là do học có lợi thế về thông tin và coi thông tin có
quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên
hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi
hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa
học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng,
xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu
kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh văn phòng, Phó chánh văn
phòng hoặc Trưởng phòng/ Phó phòng Hành chính là người trợ thủ đắc lực của thủ
13


trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng
giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước
thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng.
1.2.3. Hiệu quả của công tác văn phòng
Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực,

tài lực và hệ thống thông tin. Song hiệu quả hoạt động phải tùy thuộc vào phương thức
quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của văn phòng mỗi cơ
quan, tổ chức. Phương châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là “chi phí
tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.
Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực
tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà văn phòng bỏ ra
để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải
là nhỏ. Đó là những chi phí về điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô
tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sửa
chữa lớn nhỏ khu văn phòng, ….Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách
hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn
cơ quan, tổ chức.
Để đạt được hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch,
chương trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan,
tổ chức.
Tiểu kết
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nói trên, chúng ta
thấy được văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn
phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho
cơ quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào
cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác văn phòng là hết sức cần thiết nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn các
yêu cầu đối với công việc.

14


Chương 2
NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC
THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP

2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức gắn với các hoạt động kinh doanh và dịch vụ, luôn
biến đổi, vận động theo các quy luật của thị trường. Vì vậy, tính chất hoạt động của
các doanh nghiệp không giống các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp. Đối với
các doanh nghiệp thì lợi nhuận luôn là mục tiêu cao nhất của tổ chức, vì vậy cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn đặt lên
hàng đầu.
Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp, ngoài bộ phận gắn với chức năng
sản xuất kinh doanh thì bộ phận văn phòng cũng là bộ phận tham mưu giúp việc không
thể thiếu của doanh nghiệp.
Văn phòng doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đầy đủ
các bộ phận, là nơi thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về pháp luật, kinh tế, thị
trường, … cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo các điều
kiện hậu cần phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của văn phòng trong
doanh nghiệp thường gắn với các đặc trưng nghề nghiệp, dịch vụ mà doanh nghiệp đó
kinh doanh và nó vẫn có những nhiệm vụ của một văn phòng nói chung.
Văn phòng trong các doanh nghiệp thường có tên là Phòng Hành chính, Phòng
Hành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị, Phòng Hành chính - Quản trị.
Tùy thuộc vào loại hình, quy mô hoạt động mà văn phòng của mỗi doanh nghiệp
có sự khác nhau về cơ cấ tổ chức, tuy nhiên văn phòng doanh nghiệp thường có các bộ
phận sau:

15


Chánh văn phòng
(Trưởng phòng)
Phó chánh văn phòng
(Phó trưởng phòng)
Bộ

phận
tổng
hợp,
kế
hoạc
h

Bộ
phận
Nhân
sự,
Chính
sách
bảo
hiểm

Bộ
phận
Văn
thư Lưu
trữ

Bộ
phận
Quản
trị
phục
vụ

Bộ

phận
Kế
toán

Bộ
phậ
n
kiể
m
soát

Bộ
phậ
n IT

Bộ
phận
lễ tân,
quan
hệ
khách
hàng

Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
- Trưởng phòng Hành chính (trưởng phòng Hành chính - Nhân sự): Phụ trách
và điều hành chung các hoạt động của phòng;
- Phó phòng Hành chính (Phó phòng Hành chính - Nhân sự): giúp việc cho
trưởng phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của trưởng
phòng;
- Bộ phận Tổng hợp - Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung

trong doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, xưởng sản xuất,
văn phòng đại diện, cửa hàng; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội
dung chương trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các
cuộc họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ
trách công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc
với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh vực
liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới
công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội
chợ, triển lãm trong nước và quốc tế;

16


- Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong việc thực hiện
các quy định của pháp luật về công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp. Trực tiếp
thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân sự.
Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về nhân sự trình lãnh đạo phê duyệt.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc
thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn doanh nghiệp theo quy định. Giải quyết
tranh chấp lao động;
- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; quản lý và sử dụng
con dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia
báo, tạp chí cho các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như
chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này trong
doanh nghiệp;
- Bộ phận Kế toán: thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của
pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy
định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp;
- Bộ phận Quản trị - Phục vụ: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;

điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người
lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa
cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
- Bộ phận Kiểm soát: theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo
quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi công
nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm bảo giờ giấc giấc, an
toàn lao động.
- Bộ phận IT (Information Technology): quản lý hệ thống mạng máy tính,
website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
- Bộ phận Lễ tân - Chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực tổng
đài, Đưa đón và bố trí nơi ăn nghỉ cho đối tác nước ngoài. Thực hiện công tác tổ chức
hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo. Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc,
giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như
thăm hỏi, quà tặng... Tìm kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng.
17


2.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
2.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp
Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong
đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy, muốn có những quyết định đúng
đắn, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham
mưu. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết định
chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời và
hợp lý.
Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng tham mưu thông qua các hoạt
động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như:
hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực, kiểm tra giám sát hoạt động của doanh
nghiệp, ……
Hoạt động này luôn cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được

ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù
hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản lý
giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác.
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn
phòng tổng hợp được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phân
tích, tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực
cụ thể.
Trong quá trình tổng hợp, thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng
phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, thống kê, phân
tích, xử lý và chọn lựa thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng để
cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong hoạt động quản lý để mang lại
hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
Chức năng tham mưu, tổng hợp luôn đi liền nhau, hỗ trợ nhau. Hoạt động tổng
hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu, bên cạnh đó, chức năng tham mưu chỉ
đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác và đầy đủ.
18


2.2.2 Chức năng giao dịch
Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng giao dịch thông qua một số các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;
- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh nghiệp soạn thảo;
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản ki tiến hành giao dịch;
- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp.
2.2.3 Chức năng hậu cần
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, …. Các điều kiện ấy được quản lý, sắp

xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu
cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng hậu
cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý
nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài chính
song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng các yếu tố đó
như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương
châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có cách sắp xếp
phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện môi
trường cụ thể cho các thiết bị, các phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố
trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Có như vậy mới có thể đem lại một môi trường làm
việc tốt cho nhân viên kích thích họ làm việc hăng say, có hiệu quả và đem lại năng
suất lao động cao hơn cho doanh nghiệp.
Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động
của doanh nghiệp do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ
hạn sử dụng.
Tóm lại, Văn phòng doanh nghiệp là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức
năng tham mưu - tổng hợp, giao dịch, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ
19


trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát
triển công tác văn phòng.
2.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng
tham mưu - tổng hợp.
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan bởi lẽ, để đạt được
hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở
mọi nơi, mọi lúc và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng
cần phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp

thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Để giải quyết được các vấn đề đó
đòi hỏi phải có một lực lượng làm công tác tham mưu, trợ giúp các nhà quản lý trên
mọi phương diện.
Bộ phận tham mưu thường được các cơ quan, doanh nghiệp đặt tại văn phòng
đề giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng
tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo
thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ
cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trên các lĩnh vực chuyên môn được
phân công phụ trách.
Bên cạnh công tác tham mưu, công tác tổng hợp thông tin cũng là một nội dung
quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết
định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu…..Để thực hiện được chức
năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các
nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét
đánh giá thông tin thu thâp được.
Để thực hiện được chức năng tham mưu tổng hợp thì văn phòng doanh nghiệp
cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn
phòng doanh nghiệp.

20


Văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng là bộ phận rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, muốn hoàn thành
tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì tự bản thân văn phòng phải xây dựng
được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Văn phòng phải tham mưu cho
lãnh đạo doanh nghiệp về cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng đảm bảo tuân thủ

những nguyên tắc tổ chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong
hệ thống. Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng mang tính chất rất đa dạng, phức tạp nên
cần phải tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của
doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng
và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại hóa công
tác văn phòng. Do vậy, để phù hợp với xu thế phát triển của thời đại thì doanh nghiệp
cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại đồng thời cũng phải tổ
chức cho CBCNV đi học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, các khóa học ngắn hạn để
nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nhằm đem lại hiệu quả làm việc cao hơn.
2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt
động của doanh nghiệp.
Điều lệ công ty là tài liệu mà các doanh nghiệp khi thành lập bắt buộc phải xây
dựng, Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả các thành viên trong công ty về thành
lâp và hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, căn
cứ vào Luật Doanh nghiệp và căn cứ vào yêu cầu thực tế trong quản trị, điều hành của
doanh nghiệp có thể phải sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của Điều lệ công ty cho
phù hợp với yêu cầu quả trị và phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp. Vì vậy,
lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều
khoản cần sửa đổi, bổ sung của Điêu lệ đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của Luật định.
2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của
doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh, để
đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống các nội
quy, quy chế hoạt động chung cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có trách
21


nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện các nội
quy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Các quy chế, nội quy này được xây dựng

thông qua hệ thống văn bản nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ công
nhân viên trong công ty, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp,
quy định các thức phối hợp để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng cần trực
tiếp thực hiện xây dựng hai loại quy chế đó là Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp
và Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. Ví dụ:
- Quy chế tổ chức hoạt động của Công ty;
- Quy chế tổ chức hoạt động của văn phòng;
- Quy chế chi trả thu nhập;
- Nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể; …..
Quy chế, nội quy chung của doanh nghiệp cũng như Quy chế tổ chức hoạt động
riêng của văn phòng, sau khi xây dựng, hoàn thiện và ban hành, lãnh đạo văn phòng
cần phải tổ chức thực hiện và theo dõi quá trình thực hiện, đảm bảo các nội quy, quy
chế được thực hiện đúng theo quy định.
2.3.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác
của doanh nghiệp.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng nói chung và
văn phòng doanh nghiệp nói riêng là việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công
tác năm, tháng, quý và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp.
Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công việc
của doanh nghiệp, là việc xác định mục tiêu và định hướng hoạt động, phát triển của
doanh nghiệp được quản lý theo thời gian nhất định. Xây dựng chương trình làm việc sẽ
giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, đảm bảo thực
thi các nhiệm vụ trước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời gian dài.

22


Khi xây dựng chương trình làm việc, văn phòng doanh nghiệp phải nêu ra các
mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà doanh

nghiệp và các phòng, ban cần thực hiện.
Bên cạnh việc xây dựng các chương trình kế hoạch đảm bảo hoàn thành tốt các
mục tiêu thì việc tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã vạch ra cũng vô
cùng quan trọng. Ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình, kế hoạch hoạt động
của doanh nghiệp, văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện
chương trình, kế hoạch, đồng thời xây dựng và thực hiện các quy chế hoạch động của
doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo
những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt
động. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và xây
dựng quy chế hoạt động đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh nghiệp.
2.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng như
xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của bộ
phận văn phòng.
Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của doanh nghiệp vì mọi nguồn
thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng. Từ những
nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để
chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó quyết
định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt đông của doanh nghiệp. Vì vậy văn
phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về công tác văn thư lưu trữ khi
thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập một
cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu cầu của
người quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định sáng suốt và ngược lại
thì quyết định của người lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến
việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

23

2.3.6 Tổ chức quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ của
doanh nghiệp.
Công tác văn thư lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của mỗi
cơ quan, doanh nghiệp. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt
động văn phòng được thông suốt, hiệu quả.
2.3.6.1. Công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công
tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng và bản và tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản hành chính trong hoạt động của doanh nghiệp.
Công tác văn thư bao gồm các nội dung chính sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản: Nội dung này bao gồm các công việc sau:
+ Soạn thảo văn bản;
+ Duyệt văn bản;
+ Đánh máy và nhân văn bản;
+ Trình ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức giải quyết văn bản đi/đến: Nội dung này bao gồm các công việc sau đây:
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến;
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật;
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Trong doanh nghiệp thường có hai loại
con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp
còn có thể sử dụng các con dấu như: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu
đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những người có thẩm quyền ký văn bản trong
doanh nghiệp.
24


Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của

văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định
nghiêm ngặt của nhà nước và của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau.
Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng cơ quan doanh nghiệp hoặc chánh
văn phòng giao dịch giao cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lưu giữ.
Người giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
đóng dấu, cho nên con dấu không được cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn
giao cho người được Trưởng phòng chỉ định.
Người giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác
Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo
Việc khắc con dấu phải do Bộ Công an quản lý.
Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tươi.
2.3.6.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để
làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung chính sau:
- Phân loại tài liệu: Là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc
phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh
đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài
liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ
góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá
trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ: Là toàn bộ những công việc được thực
hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc
25