Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng của văn phòng hiện đại

1
LỜI NĨI ĐẦU

Thơng tin chính là tri thức, là tin tức. Thơng tin đã trở thành nguồn
lực phát triển của xã hội lồi người cũng như bao nhiêu nguồn lực tự
nhiên và xã hội khác. Khác với các nguồn lực tự nhiên như khống sản,
đất đai…. Nếu càng bị khai thác thì càng cạn kiệt, thơng tin càng khai
thác sẽ càng được mở rộng và phát triển đến một bậc cao hơn dựa trên sự
kế thừa có tính khoa học. Thơng tin có vai trò vơ cùng quan trọng trong
đời sống xã hội. Là một sinh viên khoa Lưu trữ học và QTVP, chúng tơi
đặc biệt thấy rõ tác dụng, vị trí vai trò to lớn của thơng tin trong cơng
tác văn thữ, cơng tác lưu trữ và cơng tác văn phòng. Nhằm đưa ra và làm
rõ một số vai trò của thơng tin trong văn phòng, tơi đã chọn đề tài Vai
trò của thơng tin trong cơng tác văn phòng làm tiểu luận về mơn thơng
tin học. Vấn đề vai trò của thơng tin trong cơng tác văn phòng đã được
nhiều tác giả, nhà nghiên cứu phê bình đặt ra và có những nhận xét đánh
giá sâu sắc như bài viết của tác giả Phan Huy Quế về bản chất của thơng
tin của qúa trình xây dựng quyết định quản lý hành chính (Tạp chí thơng
tin tư liệu số 3 năm 1999). Hoặc khía cạnh lịch sử và tổ chức thơng tin
của PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng (Tạp chí Thơng tin tư liệu số 4 năm
1998) và cùng rất nhiều bài viết khác.
Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm nghiên cứu còn nhiều hạn chế,
tiểu luận chỉ xin đi vào vai trò của thơng tin trong việc thực hiện chức
năng của văn phòng hiện đại. Với các phương pháp như phân tích, tổng
hợp, thống kê chúng tơi hy vọng bài viết sẽ làm rõ hơn một số vấn đề
liên quan của thơng tin học và vai trò của thơng tin trong đời sống xã
hội, đặc biệt là trong việc thực hiện chức năng chính của văn phòng hiện
đại.
Bài tiểu luận chia làm 2 chương:
Chương 1: Một số vấn đề về thơng tin và văn phòng hiện đại.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

2
Chương 2: Vai trò của thông tin trong việc thực hiện chức năng
của văn phòng hiện đại.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

3
PHN NI DUNG
CHNG 1: MT S VN V THễNG TIN V VN PHềNG
HIN I

1.1. Thụng tin v chc nng ca thụng tin
1.1.1. Khỏi quỏt chung v thụng tin
Thụng tin Information cú ngun gc t ting La tinh
Informatio cú ngha l s truyn t mt ý tng, mt khỏi nim hay
mt biu tng.
Theo cỏch hiu thụng thng Thụng tin l tt c cỏc s vic, s
kin, ý tng, phỏn oỏn lm tng thờm s hiu bit ca con ngi hay
Thụng tin chớnh l tri thc, l tin tc, l yu t quyt nh s phỏt trin
ca xó hi.
Cũn lý thuyt thụng tin thỡ quan nim thụng tin l s loi tr tớnh
bt nh ca hin tng ngu nhiờn hoc núi cỏch khỏc thụng tin l vic
nhn c mt thụng bỏo t mt tp hp cỏc thụng bỏo cú th nhn
c. Thụng tin c th hin qua nhiu hỡnh thc a dng v phong
phỳ nh con s, ch vit, õm thanh, hnh ng, c ch. Cỏc khoa hc
khỏc nhau nh thụng tin di cỏc gúc khỏc nhau, t ú cú nhng
quan im khỏc nhau v thụng tin. S d nh vy vỡ thụng tin khụng th
s mú c, ngi ta bt gp thụng tin ch trong qỳa trỡnh hot ng,
thụng qua tỏc ng tru tng ca nú. V do xó hi ngy nay l xó hi

thụng tin, thi i l thi i thụng tin, mi quan tõm ln ca tt c mi
ngnh, mi lnh vc ca c lý lun v ng dng.
1.1.2. Vai trũ ca thụng tin
Thụng tin luụn gi vai trũ quan trng trong qỳa trỡnh t chc v
phỏt trin xó hi. Khi nm c thụng tin thỡ tc l cú thờm mt th
quyn lc cng nh sc mnh vt cht. õy ch xin khng nh li vai
trũ ca thụng tin:
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

4
Một là, thơng tin là nguồn lực của sự phát triển. Bởi thơng tin được
xem là nguồn tài ngun, và hơn các nguồn tài ngun khác là nó có thể
phát triển mở rộng, chỉ bị hạn chế bởi khơng gian và khả năng nhận thức
của con người. Và hiện nay xu hướng của tất cả các nước là thơng tin
được coi như một loại hàng hố với sự hình thành và phát triển của khu
vực dịch vụ thơng tin.
Hai là, thơng tin góp phần thúc đẩy sự phát triển của kinh tế và sản
xuất. Thơng tin là bộ phận quan trọng tạo thành chu trình khoa học kỹ
thuật sản xuất và góp phần vào việc rút ngắn quan trọng từ nghiên cứu
đến sản xuất và nâng cao hiệu quả của các lĩnh vực hoạt động này.
Ba là, Thơng tin là yếu tố quan trọng nhất trong sự phát triển của
khoa học. Bản chất của khoa học là tính kế thừa tức là khai thác nó phát
triển dựa trên những nguồn thơng tin đã có từ trước, khơng có một
chương trình nghiên cứu nào là của một người, thậm chí của một thời
đại.
Bốn là, thơng tin là cơ sở của hoạt động quản lý. Thể hiện rõ nhất
là dựa vào sự đầy đủ của chất lượng của thơng tin mà các nhà quản lý ra
được các quyết định bởi thực chất của qúa trình quản lý là qúa trình sử
lý thơng tin của người lãnh đạo.
Năm là, thơng tin có vai trò qúa trình trong sự phát triển của giáo

dục và đời sống. Giáo dục là hoạt động xã hội nhằm thực hiện chức năng
chuyển giao thơng tin giữa các thế hệ.
Vai trò của thơng tin còn được thể hiện trong tất cả lĩnh vực của
đời sống xã hội nói chung và của cơng tác văn phòng nói riêng.
1.2. Văn phòng và chức năng của văn phòng hiện đại
1.2.1. Văn phòng hiện đại
Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng. Theo từ
điển tiếng Việt của Văn Tân và Hồng Thư thì văn phòng là bộ phận phụ
trách cơng việc văn thư hành chính của một cơ quan. Định nghĩa này
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

5
cha cp y n ni dung ca cụng tỏc vn phũng m ch cp
n phn vn th giy t.
Trong cun K nng v nghip v vn phũng, tỏc gi Vng Hong
tun ó a ra khỏi nim vn phũng theo c ngha rng v ngha hp:
- Hp l ni lm vic ca mt c quan t chc.
- Rng l b mỏy giỳp vic ca c quan.
Trờn thc t hin nay thỡ vn phũng bao gm c ngha rng v
ngha hp. Vn phũng ó c i mi tr thnh vn phũng hin i,
thớch nghi v phự hp vi s phỏt trin mnh m ca khoa hc cụng
ngh thụng tin. Vn phũng hin i l ni x lý thụng tin bng nhng
thit b hin i c t chc mt cỏch khoa hc gm nhng ngi cú tri
thc hin i to nờn nng sut lao ng cao hn.
Vi nh ngha nh vy chc nng ca vn phũng hin i cú hiu
i mi.
1.2.2. Chc nng ca vn phũng hin i
Vn phũng hin i cú rt nhiu chc nng nhng tu trung li cú
th chia thnh hai chc nng c bn:
Mt l, Vn phũng cú chc nng tham mu tng hp, tc l nhng

hot ng tham vn cụng tỏc vn phũng v tng hp, thng kờ x lý
thụng tin phc v cho hot ng qun lý.
Hai l, Vn phũng cú chc nng m bo c s vt cht v cụng
tỏc phc v cho hot ng ca c quan chc nng l mang tớnh c thự
ca vn phũng. Vỡ vy chỳng tụi s khụng i sõu v phõn tớch chc nng
ny m ch yu cp n chc nng tham mu tng hp.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN