NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Lâm Thu Hằng
Ths. Nguyễn Đăng Việt
Sinh viên thực hiện:
Dương Thị Huyền Ngọc
Lớp:
ĐHLT QTVP K14A

HÀ NỘI - 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài về “Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác Văn
phòng, đánh giá nghiệp vụ một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”
này là công trình nghiên cứu thực sự của tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn
của giảng viên Ths. Lâm Thu Hằng & Ths. Nguyễn Đăng Việt.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này
trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tất cả những
tài liệu tham khảo đều được trích dẫn tác giả.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của tôi!

Người thực hiện

LỜI CẢM ƠN
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước,
theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại
những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam
bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi
tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ
của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại
mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan
quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Do đó, khi các cơ quan, tổ
chức được thành lập, “ Nghiệp vụ công tác Văn phòng” sẽ tất yếu được hình
thành. Với mong muốn được học hỏi và bổ sung, đóng góp ý kiến nhằm nâng
cao chất lượng “Nghiệp vụ công tác Văn phòng” dưới sự hướng dẫn của giảng
viên Ths. Lâm Thu Hằng & Ths. Nguyễn Đăng Việt.
Để hoàn thành đề tài này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới
các thầy cô giáo đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức môn học
“Quản trị văn phòng doanh nghiệp” cho tôi trong suốt quá trình học tập, rèn
luyện, nghiên cứu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Ths. Lâm Thu
Hằng & Ths. Nguyễn Đăng Việt đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi thực hiện
đề tài này.
Xin ghi nhận những góp ý quý báu và nhiệt tình của bạn bè, đồng nghiệp đã
khích lệ tôi trong việc nghiên cứu bài tập lớn.


Mặc dù đã tích cực và có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn
chỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học,
cũng như hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những

thiếu sót nhất định mà bản thân chưa thấy được. Tôi rất mong nhận được sự góp
ý, phê bình của quý thầy cô giáo và các bạn để đề tài của tôi được hoàn chỉnh
hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
MỤC LỤC............................................................................................................5
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................5
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu.......................................................................................................................2
4. Đóng góp của đề tài........................................................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................................................4
7. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................................................4

Chương I...............................................................................................................5
LÍ LUẬN CHUNG VỀ........................................................................................5
TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.....................................5
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng.............................................................5
1.1.1. Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng...................................................................5
1.1.2. Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng..................................................................6
1.2. Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng.........................................................................7
1.2.1. Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng.......................................................................7

1.2.2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn phòng........................................7
1.2.3. Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng:...........................................................10
1.2.4. Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng:.................................................................................11
1.2.5. Công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn phòng:...................................................14
1.2.6. Môi trường làm việc trong tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng:.....................................15
1.2.7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng:.............18

Chương II...........................................................................................................20
ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG........................................................20
TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY................................................20
2.1. Đánh giá nghiệp vụ văn phòng..................................................................................................20
2.1.1. Ưu điểm..................................................................................................................................20
2.1.1.1. Về Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp.........................................20
2.1.1.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng....................................................................21
2.1.2. Hạn chế...................................................................................................................................22
2.1.2.1. Về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong doanh nghiệp:........................................22
2.1.2.2. Về công tác lưu trữ trong công tác văn phòng....................................................................22

Chương 3............................................................................................................24
GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ......................................................24
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.......................................................24


KẾT LUẬN........................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................28
PHỤ LỤC...........................................................................................................29


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới Đất nước hiện nay, vấn đề đào tạo
đội ngũ tri thức trẻ là một trong những vấn đề được Đảng và Nhà nước ta quan
tâm hàng đầu. Vì vậy, thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản
thân để xây dựng và phát triển đất nước, sánh vai với các cường quốc trên thế
giới. Đặc biệt, trong những năm gần đây Đất nước ta đang thực hiện cải cách nền
hành chính Quốc gia, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Hành chính Văn phòng
đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới, phát
triển đất nước. Xác định được tầm quan trọng của cán bộ làm công tác Văn phòng
trong các giai đoạn hiện nay, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện đúng
chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, Trường đã đào tạo, nâng cao trình
độ chuyên môn cán bộ Hành chính Văn phòng,.
Có thể khẳng định, công tác văn phòng có vai trò quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó quan trọng bởi theo quy định, những tài
liệu lưu trữ đều là bản gốc, bản chính, có giá trị pháp lý, có tính chất làm bằng
chứng lịch sử.
Từ những nhận thức trên, cùng với sự tìm hiểu tình hình thực tế tại một số
Doanh nghiệp vừa và nhỏ về “ tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng”, tôi cho
rằng công tác văn phòng có một vai trò vô cùng quan trọng, là bộ phận không
thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, và để nâng cao chất
lượng của công tác văn phòng nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động
của các cơ quan, cũng như đáp ứng các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp
thiết và phù hợp với xu thế của nền hành chính hiện đại. Đây cũng chính là lý do
để tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “NỘI DUNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ VĂN
PHÒNG. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN
PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI
PHÁP”.
1

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
“Tổ chức nghiệp vụ công tác Văn phòng” là tổ chức giúp Cơ quan, đơn vị
tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của Cơ quan, đơn vị theo chương
trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với các
hoạt động của Cơ quan, đơn vị.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về thời gian: Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số Doanh
nghiệp vừa nhỏ trên địa bàn Tp Hà Nội.
- Về không gian: Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số Doanh
nghiệp vừa nhỏ trên địa bàn Tp Hà Nội.

3. Mục tiêu nghiên cứu
3.1. Khái quát sự hình thành và phát triển của “Tổ chức nghiệp vụ công
tác văn phòng” tại Doanh nghiệp.
3.2. Thực trạng “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” tại Doanh
nghiệp.
3.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác “Tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng” tại Doanh nghiệp.

4. Đóng góp của đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình
hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc
triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên
quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan
càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
thông tin mang tính pháp lý.

2


Nội dung đề tài của tôi tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng “ tổ
chức nghiệp vụ công tác văn phòng” để thấy điểm đã đạt được và chưa được của
công tác văn phòng, đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn
tại của công tác văn phòng. Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và
nâng cao chất lượng của công tác văn phòng để công tác văn phòng này hoạt
động ngày càng có hiệu quả cao.
Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng: Công tác văn
phòng sẽ có những bước tiến mới và đi vào nề nếp:
- Bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất
lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ.
- Giúp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác,
hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh
hành chính.
- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh trung thực
hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng
pháp lý của cơ quan.
- Làm tốt công tác văn phòng, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp
lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến
hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài
về sau.
Công trình nghiên cứu này có thể trở thành tài liệu tham khảo của cán bộ,
công chức, học sinh, sinh viên.

3


5. Lịch sử nghiên cứu
Nói đến công tác văn phòng, đã có khá nhiều đề tài, công trình khoa học
nghiên cứu lĩnh vực này:
Dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả Trần Thị Thúy đã đưa ra các
giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao trình độ cán bộ làm công tác
văn phòng theo hướng hiện đại hóa nhằm tạo thuận lợi cho cán bộ phụ trách
cũng như việc tra cứu thông tin, tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng.

6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tập lớn này tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được được tôi vận
dụng trong suốt quá trình thực hiện bài tập lớn.
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với cơ quan, đơn vị
và cán bộ phụ trách công tác văn phòng. Với phương pháp này tôi có các số liệu
và nhận xét được đưa ra trong bài tập lớn có tính thực tế hơn, đồng thời tôi cũng
thu được những thông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.

7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu
trúc gồm 3 chương:
Chương 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
Chương 2: ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP

Chương 3: GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG

4


Chương I

LÍ LUẬN CHUNG VỀ
TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
Tổ chức nghiệm vụ công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến
nhiều nội dung hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nó được coi là một chỉnh thể
gồm viêc tổ chức, quản lí và sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ
quan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt
động như sắp xếp, bố trí công việc cũng như trang thiết bị làm việc, nguồn
nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất… nhằm hoàn thành mục tiêu với
kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để
gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện được
quyết định của lãnh đạo chính xác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra. Hay
công tác văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào
có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hành chính đều
có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phòng.
Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều
quan niệm về văn phòng, tuy nhiên ta có thể hiểu theo 2 quan niệm sau:
- Theo nghĩa tĩnh thì “Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng” là toàn bộ
các yếu tố vật chất hiện hữu hay các yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu
hoạt động thông tin nhằm để thực hiện mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc

của công tác văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu
sắc,… tất cả cần được quản lí một cách khoa học.
- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu
vào đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách
khác, các hoạt động của cơ quan, đơn vị được thực hiện bằng văn bản giấy tờ
hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần
kinh hoặc não bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị
5


văn phòng không phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là
xử lí thông tin, nó còn là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu
quả.
Từ khi cách mạng khoa học – công nghệ tiến như vũ bão, giao lưu, hợp
tác quốc tế được mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ thì công việc
giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng.
Để đảm bảo cho công việc giấy tờ được xử lí kịp thời thì lãnh đạo cơ quan cần
quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố như trang thiết bị, nhân sự, môi trường hoạt
động,…
1.1.2. Vai trò của Tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
Trong nền kinh tế thị trường, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan
trọng đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng.Vì vậy nếu
văn phòng được tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt động của văn
phòng được diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết thực có
ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào. Với vị trí và vai trò của mình
văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham mưu, hoạch
định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu
quả.
Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, Tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị đó “Tổ chức nghiệp vụ

công tác văn phòng” thực sự là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản
lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một
thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động. Trước hết, Tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng liên kết những con người, vốn rất tản mạn về nhu cầu
và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu
chung của cơ quan, đơn vị.

6


1.2. Quản trị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
1.2.1. Tổ chức bộ máy nghiệp vụ công tác văn phòng
Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động “Tổ chức nghiệp vụ công tác
văn phòng” thì đầu tiên là nói về cách tổ chức bộ máy công tác văn phòng.
Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ. Hơn nữa,
một số thói quen hình thành từ thời bao cấp chưa xoá bỏ được hết, làm che lấp
cách nhìn khái quát đối với văn phòng. Dù tổ chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra
nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số chức năng dịch vụ thì hệ thống đó
vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí thống nhất.
Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế
phát triển hiện nay là một điều cần thiết. Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động
của bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đã đề ra, muốn vậy
người lãnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí,
tạo được mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng cơ
quan, đơn vị.
1.2.2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực nghiệp vụ công tác văn
phòng
Toàn bộ lịch sử cũng như kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là
chính con người chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền
tảng. Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc

con người, song không phải tự nhiên mà con người có trí tuệ mà muốn có trí
tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục. Chính do nhận thức được tầm
quan trọng có tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc
gia trên thế giới đều có chiến lược đào tạo và sử dụng con người để có được
lớp người phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế – xã hội. Như vậy mới có
thể làm cho nền kinh tế cất cánh và phát triển vững mạnh. Tuy nền kinh tế
nước ta rất thấp, nhưng nhờ sự chú ý quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào
tạo của Đảng và Nhà nước cho nên trình độ dân trí của nước ta đã nâng cao
sánh vai với các cường quốc kinh tế trên thế giới. Sự tác động vật chất của con
người vào hiện thực biến đổi của quá trình sản xuất xã hội và cải tạo thế giới
7


đã phát triển từ thấp đến cao trong các xã hội khác nhau chính là kết quả của
quá trình hoạt động thực tiễn của con người. “Con người là kì diệu nhất”, “con
người là vốn quý nhất”, vốn bao trùm lên tất cả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị
hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó chính là con
người. Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những vấn đề lợi
ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng lực tiềm
tàng trong mỗi con người là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con người là
làm thế nào để khai thác và phát huy được tiềm năng con người trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
Nước ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hướng công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước mà Nghị quyết Trung ương 7 (khoá VII) đã
chỉ rõ: “Phần thắng trong cuộc chiến “ai thắng ai” trên thị trường, suy cho đến
cùng là do trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách
khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nước đi sau.
Giải quyết có hiệu quả các vấn đề kinh tế xã hội, công nghệ, môi trường sinh
thái”. Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất
lượng bảo đảm chuyển tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể

là phải đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ
thông minh, sắc sảo, khả năng nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập
thông tin và xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời
trước mọi tình huống, nhất là tư duy kinh tế thị trường định hướng XHCN. Do
đó, những yếu tố chiến lược bảo đảm cho sự phát triển của một cơ quan, đơn vị
chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi nhân viên, công nghệ hiện đại và
đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí và trình độ quản lí của người
lãnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm của mọi quá trình phát
triển kinh tế xã hội.
Đối với “tổ chức nghiệm vụ công tác văn phòng” hiện đại cần phải được
đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn
năng động để có khả năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng.
Mức độ am hiểu và vận dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ
8


năng: kĩ năng nghiệp vụ – kĩ thuật, kĩ năng giao tiếp – ứng xử, kĩ năng khái
niệm chiến lược phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm
yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lượng. Sự am hiểu và
vận dụng cả ba loại kĩ năng đó càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng
càng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng. Để làm được điều đó đòi
hỏi cấp quản trị văn phòng phải thể hiện sự chính chắn, sự thăng bằng và lòng
tự tin trong công việc; phải tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi
ý của cả cấp trên và cấp dưới, không được có thái độ đối với cấp dưới khi họ
có ý kiến; phải nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá
biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính xác các ưu tiên;
hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự, với người khác;
quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra, cấp
quản trị văn phòng còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm
thì phải làm nhiều công việc hơn mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng

phải là người chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, là người có óc khôi hài, hoà
đồng với ý tưởng của nhân viên, phải kiểm soát được mọi cảm xúc, bởi vì văn
phòng được ví như “làm dâu trăm họ”, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai.
Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới
để đổi mới phương pháp làm việc cũng như để đáp ứng nhu cầu công việc
ngày một nhiều hơn. Như vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi
hỏi cấp quản trị văn phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp
quản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn
phòng, cơ quan, đơn vị, xây dựng được mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có
cùng mục tiêu chung và cùng giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì
quyền lợi chung của mỗi nhân viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong
bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu nhân viên trong cơ quan năng động, có
trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ
sức vượt qua các thử thách, đổi thay thì càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho
cơ quan đơn vị đó mãi tồn tại và phát triển hơn. Tuy vậy, cũng có khi các thành
viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng về lợi ích
9


cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan. Cho nên, chỉ một mình sự gắn bó chưa
đủ làm nên một tập thể mạnh. Do đó, khi các nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ
cương thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo hơn từng cá nhân. Nhờ sự gắn
bó, năng lực sáng tạo được phát huy. Họ tìm ra các giải pháp hay nhất cho các
vấn đề nảy sinh. Điều đó cũng giúp cho “ Tổ chức nghiệm vụ văn phòng” nói
riêng cũng như lãnh đạo cơ quan, đơn vị nói chung giảm được các công việc
sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác.
Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng công tác, hiệu quả
của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng năng
nổ, có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém phần
quan trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh. Như

vậy văn phòng mới thực sự phát huy được tính chất và mục đích hoạt động của
mình.
1.2.3. Trang thiết bị tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng:
Ngày nay, với sự phát triển như vũ bão về kinh tế xã hội cũng như về
công nghệ thông tin của các nước trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến
được phát minh để phục vụ cho đời sống cũng như trong công việc của con
người ngày một nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết
kiệm thời gian cho con người mà hiệu quả hoạt động vẫn cao.
Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang được sử dụng
ngày một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc được
dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng được mọi yêu cầu của lãnh đạo. Do hầu hết các
công việc trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết
bị hiện đại khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm
các trang thiết bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngoài
ra, để giúp cho hoạt động của văn phòng được tốt hơn còn có các thiết bị phụ
trợ như: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. Với một hệ thống các
trang thiết bị hiện đại như vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng
tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hưng phấn,
năng động, linh hoạt hơn trong công việc.
10


1.2.4. Bố trí chỗ làm việc công tác văn phòng:
Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất
đến hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ các
yêu cầu sau:
- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu người, yêu cầu ra
sao.
- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến
bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc.

- Khu vực lưu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí.
- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin.
- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc.
- Các dịch vụ liên quan.
Vì tuỳ thuộc nhiều cưỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo
một cách lí tưởng các quy định kĩ thuật – nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn
phòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối ưu
mặt bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển,
đi lại, nhất là từ lầu này sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái;
phải tạo cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với
nhau; tạo được sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho
văn phòng; tạo tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt
chẽ với nhau và điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều
chỉnh ở mức thấp nhất.
Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu
thập thông tin và xử lí thông tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin
sao cho ăn khớp giữa các khâu, các bước, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao
nhiêu thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối
cùng giao nộp lãnh đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lưu giữ hồ sơ, tài
liệu tại mỗi khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của
quá trình xử lí. Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang
thiết bị và nhân lực cần thiết. Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa
11


sổ, các góc nhà, các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng. Khoa học chứng minh
được rằng việc sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm
mĩ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn, bớt căn thẳng và nhất là
năng suất lao động cao. Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất
lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Việc sắp xếp phòng làm việc cho

từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều
công sức và thời gian di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc
và như thế sẽ rất phí phạm.
Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi
cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm
việc yên tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt
động vui chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số
nhân viên vừa kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc.
Ngày nay, đối với các nước trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối
cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tường xây ngăn cách, cửa ra vào có thể
đóng kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ
20 năm trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng
mở. Ở nước ta trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở
cũng đang nhiều lên. Nhiều cao ốc được xây dựng để cho thuê làm văn phòng
đã thiết kế các văn phòng lớn, cỡ 60 – 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 người làm
việc. Chỗ đặt văn phòng là một phòng lớn, được ngăn thành nhiều chỗ làm
việc bởi các vách băng nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô
vuông, cao cỡ 2 mét; các vách ngăn có khi được làm bằng kính hay vật liệu
trong suốt, có mối lắp ghép. Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách
ngăn; không có ngăn riêng hẳn phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại
thuận tiện giữa các ngăn phòng với nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt
bằng mở này có rất nhiều ưu điểm như sau:
- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, người lao động không phải thích
nghi với không gian trong phòng có tường ngăn mà trái lại, vách ngăn được

12


điều chỉnh cho thích hợp với người lao động nhằm tạo môi trường làm việc tốt
nhất.

- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát
cạnh nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm
việc và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.
- Tính cơ động: Do không có tường chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn
khi cần thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn
công việc đến mức tối thiểu.
- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt
gió, máy điều hoà nhiệt độ. Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách
ngăn cũng ít tổn phí, ít công sức hơn.
- Vốn đầu tư: Tuy vách tường xây tốn hơn, nhưng 15 năm mới cần bỏ tiền
ra tu sửa. Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng được trong 5 năm mới làm lại,
nhưng đó cũng là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mã mới hơn.
- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn
kiểu cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không
chính thức rôm rả, vui vẻ hơn.
Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhược điểm. Khi
người này qua chỗ người kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần
đó bị ảnh hưởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có
khách tới liên hệ công việc. Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số
nhóm khi họ cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức
phỏng vấn tuyển dụng. Trong trường hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm
trần nhà ở một vài phòng nhất định. Phòng làm việc của thủ trưởng cấp cao có
khi cũng được gắn với văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các vách
chắn bằng kính trong che chắn tận trần nhà, nhưng kiểu che chắn như vậy chỉ
nên ở mức tối thiểu để khỏi làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở.

13


1.2.5. Công nghệ thông tin trong nghiệp vụ công tác văn phòng:

Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt
động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhưng
phải chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao
từ giữa thế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới
nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi được đáp ứng kịp thời.
Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,.. văn phòng là đầu mối tiếp nhận và
xử lí thông tin để giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc. Mà công nghệ
thông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi
về cơ bản. Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày
càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thông tin của văn
phòng. Đúng như V.I.Lê-Nin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có
thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất”. Hiện
nay, hầu hết các công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệ
thông tin như máy vi tính, máy in, … Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu
vào, đầu ra người ta thường nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm
việc với nhau. Để xử lí luồng thông tin đầu vào người ta nối mạng trong nội bộ
( LAN-Local area network) và để xử lí luồng thông tin đầu ra người ta nối với
mạng rộng, bên ngoài (WAN – Wide area network). Tất cả các loại công văn,
giấy tờ, thông tin,… phần lớn được xử lí và truyền trên mạng. Sau khi nối
mạng, mỗi máy đều có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin ở máy của mình.
Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm
cho các hoạt động trong văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả
các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lí thông tin, chức
năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều được hệ thống
máy vi tính hỗ trợ, xử lí. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những
quy trình công nghệ cần thiết. Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn
phòng có đủ trình độ để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp

14

ngày càng đắc lực cho cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi. Cuộc
cách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa
năng lực sáng tạo của mỗi con người. Bởi vậy, những người quản trị văn
phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ
chuyên môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan
trọng trong văn phòng hiện đại, góp phần đưa cơ quan, đơn vị ngày càng phát
triển.
1.2.6. Môi trường làm việc trong tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng:

15


Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thì
không thể không chú ý tới môi trường làm việc. Nó có tác động rất lớn đến mỗi
nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong một ngày làm việc, khi nhân viên cảm
thấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn. Nếu nhân viên
làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp,
cấp trên tin cậy,…thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm. Còn nếu
như khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt,..sẽ làm con người khó chịu không muốn
làm việc. Do đó, trong hoạt động văn phòng người lãnh đạo cần phải biết tạo
những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng như giữ
gìn khả năng công tác lâu dài.
- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng,
nó có ảnh hưởng đến sức khoẻ của con người. Đối với văn phòng theo lối cổ
điển thì một phòng có thể có từ 2 - 3 người (có khi từ 5 - 6 người), không khí

trong phòng có thể không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhưng nó
vẫn đảm bảo không khí trong sạch cho mọi người làm việc trong phòng. Khi làm
việc ở nhiệt độ cao hay thấp thì cơ thể con người đều bị mất năng lượng cho
việc giữ nhiệt độ cơ thể được bình thường hay để chống lạnh. Điều đó làm cho
nhân viên cảm thấy uể oải, khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm
nhanh và hậu quả là các động tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suất lao
động sẽ giảm xuống. Do đó, tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng ta sử
dụng các thiết bị bảo hộ khác nhau như hệ thống thông gió, máy điều hoà không
khí, hay dùng các màu sắc tương ứng cho các bức tường.
- Ánh sáng là lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố
ánh sáng vì ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động. Ánh sáng xuất hiện
từ 2 nguồn:
+ Ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời. Ánh sáng tự nhiên có tác
động rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con người. Do đó, các phòng
làm việc cần được thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có được không khí trong
lành, thoáng đãng và ánh sáng được tiếp nhận dễ dàng hơn.
16


+ Ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếu sáng
chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc. Để cho ánh sáng nhân tạo được tiếp
nhận tốt hơn thì tường phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ số phản
chiếu ánh sáng càng tăng.
Tóm lại, ánh sáng có ảnh hưởng đến năng suất lao động và chất lượng
công việc. Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòng đầy
đủ, có độ sáng đồng đều, không được để ánh sáng chói quá mà cũng không được
mờ nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần quá
nếu không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến việc con
người làm việc kém hiệu quả.
- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới người lao động văn phòng và cả

với khách đến cơ quan. Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng
cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt
mỏi và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Tuỳ theo từng nơi, từng vùng
mà ta có thể sử dụng màu cho thích hợp. Giả sử ở vùng nắng ấm nên dùng màu
xanh nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc
nâu nhạt. Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần làm việc của nhân
viên chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quá sáng có thể kích thích
nhân viên quá độ. Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hưởng đến tình cảm, cảm xúc, gây
ra chán nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạt động tinh thần phấn chấn
hay trì trệ. Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của một cơ quan,
vẻ đẹp trong từng căn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được
một tinh thần thoải mái, trạng thái hưng phấn trong công việc cho mỗi nhân
viên. Hơn nữa, đối với khách đến liên hệ công tác, làm việc hay tham quan cơ
quan thì việc để lại ấn tượng hài lòng hay khó chịu một phần tuỳ thuộc vào màu
sắc.

17


- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng tới
hiệu quả hoạt động của văn phòng. Tiếng động không chỉ ảnh hưởng đến công
việc mà còn ảnh hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào sẽ
làm cho con người bị lãng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên
tình trạng rối loạn thần kinh. Tiếng ồn thường xảy ra như: nói chuyện, nói điện
thoại lớn tiếng quá, tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây tiếng
động lớn, tiếng xô đẩy ghế hay người đi lại trong phòng nhiều quá,… Khi tiếng
ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lí căng thẳng, khó tập trung cho công việc thì phải có
ngay biện pháp điều chỉnh. Chẳng hạn như dùng một số trang thiết bị để giảm
tiếng ồn, tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vì
chúng phản hồi mạnh các sóng âm.

1.2.7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp – ứng xử tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng:

18


Các Mác đã khẳng định: “Về bản chất con người là sự tổng hoà các mối
quan hệ xã hội”. Thật vậy, trong xã hội loài người không có ai là không có mối
quan hệ giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu được trong
đời sống hàng ngày giữa con người trong xã hội. Trong bất kì một cơ quan, đơn
vị nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ tốt, đối xử
thân tình với nhau thì công việc sẽ được thực hiện dễ dàng hơn. An tâm làm việc
là một nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động. Thiếu an tâm làm việc sẽ làm
giảm hiệu quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể nhân viên trong
cơ quan, đơn vị. Trong quá trình giao tiếp con người có tác động lẫn nhau và
chịu ảnh hưởng của nhau về mặt tâm lí, ý thức. Vì vậy giao tiếp mang tính xã
hội và nó tham gia hình thành nhân cách của con người (qua lời nói, cử chỉ và
thái độ có thể đánh giá được tình cảm và tâm lí con người). Một tập thể được
xây dựng tốt về sự cảm nhận nhân cách họ đối xử thân ái với nhau, không phải
hời hợt bên ngoài mà là thấu hiểu nhau, trước hết do hiểu nhau về mặt giá trị
nhân cách. Để làm được điều đó thì mỗi nhân viên, mỗi con người phải có sự lôi
cuốn lẫn nhau. Có nghĩa là khi gặp nhau có dáng vẻ gây ấn tượng ban đầu, tiếp
theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ cảm nhận nhân cách của nhau, tìm được
sự giống nhau về thái độ làm việc,…Ngoài ra, để cho mối quan hệ trong tập thể
nhân viên được tốt hơn thì phải xây dựng thái độ cởi mở thích hợp, ủng hộ nhau,
yểm trợ nhau, tạo quan hệ bình đẳng trong lao động và xử sự, không tỏ ra hơn
người, kẻ cả; phải quan tâm đến nhu cầu tình cảm của người khác; phải biết tôn
trọng người khác; phải luôn tôn trọng lời hứa; năng động, khẩn trương, trung
thực chứ không thủ đoạn, giả dối, biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối
phó nhau.

19