Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện được đề tài trên tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên Lâm
Thu Hằng– Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng
dạy và hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp. Tôi đã cố
gắng áp dụng kiến thức được học trong nhà trường và đời sống thực tế để hoàn
thành đề tài này. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn nhiều hạn chế về thời
gian, tư liệu tham khảo thêm vào đó là vốn kiến thức và khả năng hiểu biết thực
tế chưa nhiều nên bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy, Tôi rất
mong được sự quan tâm đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo những người có
kinh nghiệm để tôi hoàn thiện bản báo này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Đỗ Thị Hằng


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan nội dung trong đề tài này của tôi là đúng với thực tế
của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. Đề tài
của tôi có sử dụng một số tài liệu tham khảo qua sách, báo, tạp chí, trang web.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển của nền kinh tế thị
trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với những loại hình kinh

doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Bên cạnh đó, xu hướng hội
nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với doanh nghiệp
Việt Nam. Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạt
động riêng rẽ sao cho phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòng
vẫn luôn là bộ máy không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nhằm duy trì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục.
Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của một
cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây được xác định là một mắt xích quan trọng, là cầu
nối giữa lãnh đạo và các phòng/ban/đơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp
tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức. Trong các chức năng của văn phòng thì
chức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng cơ
quan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phù hợp với nguyện vọng
của đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý,
những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo.
Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật, hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ. Nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc
quản lý và điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc
đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức.
Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực
hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòng
doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức
năng tham mưu - tổng hợp, tôi xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng
doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp và đánh giá sự
4
4


khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà

nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận
dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần
nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng doanh nghiệp nói
chung.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng như:
- Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS. Thomas, Ths. Diễm Chi, TS. Trần Nguyễn, Cẩm
nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003;
- Mike Havey, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004;
- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành chính văn phòng; ….
Tuy nhiên những nghiên cứu này chỉ nghiên cứu chung về quản trị hành chính văn
phòng nói chung, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết về chức năng tham mưu - tổng
hợp và nhiệm vụ của chức năng này trong văn phòng doanh nghiệp.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là nhiệm vụ của văn phòng doanh
nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan
hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
- Đề xuất một số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng
tham mưu, tổng hợp.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung và văn phòng
cơ quan hành chính nhà nước.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
- Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.
5
5


- Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc
thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp để từ đó có thể rút ra điểm mạnh, điểm yếu và

đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành
chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. Bên cạnh đó tôi
cũng xin được phép đưa ra một số các giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện
tốt hơn nữa chức năng tham mưu, tổng hợp của mình.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như sau:
- Phương pháp quan sát, tiếp cận;
- Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thông tin dữ liệu;
- Phương pháp thực nghiệm khoa học;
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;
- Phương pháp so sánh;
6. Giả thuyết khoa học
Đề tài nghiên cứu này chỉ phân tích, đánh giá về nhiệm vụ của văn phòng doanh
nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. Do đó, việc so
sánh và các giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa ra chỉ mang tính chất tương đối và có thể
chỉ phù hợp với một số loại hình văn phòng doanh nghiệp nhất định.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu đã hệ thống hóa một số vấn đề lý luận chung về
văn phòng và công tác văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng.
- Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu đã phân tích một cách chi tiết về nhiệm vụ
của văn phòng doanh nghiệp nói chung trong việc thực hiện chức năng tham mưu - tổng
hợp. Trên cơ sở đó phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại và
nguyên nhân của những tồn tại đó. Đồng thời đưa ra một số giải pháp giúp văn phòng
6
6


doanh nghiệp hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng nói chung
và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng.

7
7


8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, cấu trúc đề tài của tôi
gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Khái quát chung về Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ
chức và Quản lý.
Chương 2. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức
năng tham mưu - tổng hợp.
Chương 3. Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt chức
năng tham mưu tổng hợp.

8
8


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA
HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ
chức:
1.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý là một đơn vị
sự nghiệp hoạt động khoa học và công nghệ trực thuộc Liên hiệp các hội Khoa học
và Kỹ thuật Việt Nam được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng

ký hoạt động khoa học và công nghệ trên phạm vi toàn quốc và được Bộ Công an
cấp chứng nhận đăng ký mẫu dấu thành lập từ năm 2001 và chuyển đổi theo Quyết
định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 của Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ
thuật Việt Nam, được Bộ Khoa học và Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động khoa học và công nghệ số A - 605 ngày 07/02/2007, được Bộ Công an
cấp đăng ký mẫu dấu mới số 169/ĐKMD ngày 12/02/2007
Tên đầy đủ của Trung tâm bằng tiếng việt là Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng anh:
Organization and Management Science Research – Training Center. Tên gọi tắt:
OMT
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tài khoản tại ngân
hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động của trung tâm theo đúng với điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm,
đúng với các quyết định quản lý của Liên hiệp hội và giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, công nghệ cấp, đúng với các
quy định của pháp luật.

9
9


Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở các chi nhánh, văn phòng
đại diện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của trung tâm trên cơ sở
được các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước và liên hiệp hội việt nam cho phép.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1. Chức năng
Trung tâm có chức năng tập hợp, huy động các nhà khoa học, giảng viên,
nhà quản lý trong và ngoài nước vào đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng hoạt động trong lĩnh vực

tổ chức và quản lý hành chính; chuyển giao công nghệ thông tin và dịch vụ lưu
trữ (chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, tư vấn xây dựng bảng thời hạn bảo
quản…) nhằm nâng cao năng lực tổ chức quản lý, hoàn thiện quy trình quản lý
công tác văn thư - lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng và
khai thác tài nguyên số phục vụ quản lý trong các cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp Nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
1.1.2.2. Nhiệm vụ

- Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết
quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát
triển kinh tế - xã hội.
- Nghiên cứu áp dụng các giải pháp hữu ích trong công tác chỉnh lý, phục
chế và bảo quản tài liệu lưu trữ; xây dựng quy trình văn thư - lưu trữ và xây dựng
các phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư - lưu trữ; Nghiên cứu và sản xuất
các thiết bị hạ tầng phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ phù hợp với điều kiện
Việt Nam.
- Dịch vụ Khoa học và Công nghệ:
+ Tư vấn, cung cấp thông tin, chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật, đào
tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ trong các lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành
chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khoán, tài chính, kế toán, tin học, ngoại
10
10


ngữ, định giá xây dựng, môi giới và định giá bất động sản, quản lý sàn giao dịch
bất động sản;
+ Tư vấn, lập, triển khai các dự án trong các lĩnh vực khoa học tổ chức và
quản lý;
+ Đo đạc bản đồ Atlas trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản,
môi trường và đa dạng sinh học;

+ Chỉnh lý, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ, tư vấn xây dựng quy trình,
sản xuất và cung cấp các phần mềm quản lý, chuyển giao, cung ứng các thiết bị
phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ;
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu; số hóa và chuyển giao công nghệ số hóa, tư vấn
cung cấp thiết bị số hóa và bảo quản tài liệu số;
+ Nghiên cứu khoa học cho địa phương và viết đề xuất dự án xin tài trợ;
+ Đào tạo cấp chứng chỉ hành nghề và bồi dưỡng ở nước ngoài;
+ Tư vấn tuyển dụng nhân sự và dịch vụ ra đề thi, chấm thi và tuyển dụng
nhân sự
+ Bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ;
+ Cung cấp vật tư, thiết bị và văn phòng phẩm phục vụ lưu trữ: Giá kệ, bìa,
cặp, hộp, máy móc và thiết bị bảo quản trong kho…;
+ Dịch vụ kho lưu trữ: Vệ sinh, xử lý mối mọt, khử trùng, khử axit, khử nấm
mốc cho tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ; cho thuê kho lưu trữ;
+ Sản xuất vật tư, thiết bị lưu trữ và văn phòng phẩm;
+ Tư vấn áp dụng ISO trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước và
doanh nghiệp;

11
11


1.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức
1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

- Hội đồng Quản lý Trung tâm.
- Ban Giám đốc
- Các phòng, ban chuyên môn gồm:
+ Phòng Hành chính – nhân sự
+ Phòng Đào tạo, bồi dưỡng

+ Phòng tài chính – kế toán
+ Phòng dịch vụ (chỉnh lý và số hóa)
+ Phòng vật tư thiết bị và dịch vụ kho lưu trữ
+ Phòng nghiên cứu và phát triển dự án

12
12


1.1.3.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm

PHÒNG
HC-NS
HỘI ĐỒNG
TRUNG TÂM

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG TC-KT

PHÒNG ĐT - BD PHÒNG DỊCH VỤ PHÒNG VT-TB
(CL&SH)
&DVKLT

13

PHÒNG NC&
PTDA

1.2 Khái quát chung về văn phòng và công tác văn phòng
1.2.1 Khái niệm văn phòng
Hiện nay Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ và cách
tiếp cận khác nhau:
Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động của cơ quan Nhà nước, trong các
cơ quan, doanh nghiệp. Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng mỗi cơ quan,
tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư lưu trữ, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại
công văn, giấy tờ, co dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn
phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ, ….
Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - Nxb Thống kê năm 2008 định
nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành
tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.
1.2.2. Chức năng của văn phòng.
1.2.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được
xem như là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công
tác quản lý.
Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là hoạt động tham vấn của công tác
văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông
tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình
quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập,
phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông
tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có
những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu
mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong

14


cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo
những phương án hoạt động tổng hợp.
Tổng hợp là tổng hợp thông tin, tình hình và tổng hợp thông tin phục vụ công
tác tham mưu.
Như vậy, chức năng tham mưu, tổng hợp của hoạt động văn phòng luôn đan xen
và có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham
mưu. Hai công việc của chức năng này đều cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ
giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý
tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
1.2.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức
năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các
chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó
trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế.
1.2.2.3. Chức năng hậu cần.
Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan
trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Hoạt động của các cơ quan,
doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện về vật chất như nhà cửa, phương tiện,
trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, …. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất.
Chức năng này có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo cơ quan trong việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về văn
thư lưu trữ, hành chính văn bản;
- Giúp việc trong việc tổ chức hội nghị, hội họp ở cơ quan;
- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị như: nhà cửa, phương
tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…

15


1.2.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng
của doanh nghiệp).
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải
quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản
xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành
chính còn thực hiện các công việc như giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách
hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản
phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp … Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan
trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Như vậy, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông
qua các chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập,
vừa hỗ trợ vừa bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại,
duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó.
1.2.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Theo những chức năng trên của văn phòng có thể xây dựng thành những nhiệm
vụ tương ứng, cụ thể như sau:
1.2.3.1. Nhóm công việc hành chính
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các
đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự.
1.2.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp
- Theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê
duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc
lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến

độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, Phòng cháy chữa cháy…

16


- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh
giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức thực
hiện công tác thi đua - khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.
1.2.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc,
nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt
các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các
phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị,
đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.
1.2.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
- Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh
nghiệp; sắp xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
- Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm
việc theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục
vụ lãnh đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban
1.2.4 Các loại văn phòng
Văn phòng cũng có nhiều loại khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý và quy
mô từng đơn vị, doanh nghiệp. Sau đây là một số loại hình văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở:
Bộ máy văn phòng được tổ chức đầy đủ các bộ phận chức năng về tham mưu, tổng
hợp, hậu cần với đội ngũ nhân sự có chuyên môn và nghiệp vụ. Cơ cấu nhân sự và
biên chế được duy trì theo pháp luật.
- Văn phòng của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội: Các văn

phòng này có địa vị pháp lý đặc biệt tồn tại song song cùng các cấp nhà nước. Văn
phòng cũng được tổ chức hoàn chỉnh về chuyên môn và nghiệp vụ.
- Văn phòng của các đơn vị sự nghiệp: Đặc điểm các đơn vị sự nghiệp có tính
chuyên môn nên văn phòng chỉ làm chức năng hậu cần và tổng hợp là cơ bản. Bộ máy
thường gọn nhẹ.
17


- Văn phòng của các doanh nghiệp: Doanh nghiệp nói chung thường là các tổ
chức kinh doanh, sản xuất dịch vụ theo nhu cầu của xã hội. Mục đích hoạt động vì lợi
ích nên tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.5. Vai trò của văn phòng
Vai trò quan trọng của văn phòng được thể hiện cụ thể như sau:
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổ
chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để
chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, văn phòng thay mặt cho doanh nghiệp
tham gia công tác đối nội, đối ngoại. Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ
phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại
thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ.
Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông
qua văn phòng, các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các văn
bản theo quy định. Có thể nói, văn phòng chính là cánh tay đặc lực của các cấp quản lý
cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành
nhiệm vụ.
1.3 Công tác văn phòng
1.3.1 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng
thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả

mong muốn.
1.3.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể
khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự
nghiệp đều rất quan tâm đến thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết
định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội. Hoạt động
18


thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí
đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên, để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi
hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa
học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng,
xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh.
Tiểu kết
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nói trên, chúng ta
thấy được văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn
phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho
cơ quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào
cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của công tác văn phòng là hết sức cần thiết nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn các
yêu cầu đối với công việc.

19


Chương 2
NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC

THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP

2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức gắn với các hoạt động kinh doanh và dịch vụ, luôn
biến đổi, vận động theo các quy luật của thị trường. Vì vậy, tính chất hoạt động của
các doanh nghiệp không giống các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp. Đối với
các doanh nghiệp thì lợi nhuận luôn là mục tiêu cao nhất của tổ chức, vì vậy cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm, hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn đặt lên
hàng đầu.
Trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp, ngoài bộ phận gắn với chức năng
sản xuất kinh doanh thì bộ phận văn phòng cũng là bộ phận tham mưu giúp việc không
thể thiếu của doanh nghiệp.
2.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp
2.2.1 Chức năng tham mưu - tổng hợp
Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng tham mưu thông qua các hoạt
động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như:
hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực, kiểm tra giám sát hoạt động của doanh
nghiệp, ……
Hoạt động này luôn cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp được
ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù
hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV.
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn
phòng tổng hợp được. Những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc, phân
tích, tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng lĩnh vực
cụ thể.

20

Chức năng tham mưu, tổng hợp luôn đi liền nhau, hỗ trợ nhau. Hoạt động tổng
hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu, bên cạnh đó, chức năng tham mưu chỉ
đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác và đầy đủ.
2.2.2 Chức năng giao dịch
Văn phòng doanh nghiệp thực hiện chức năng giao dịch thông qua một số các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức soạn thảo các hợp đồng có liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của văn phòng;
- Thẩm định các hợp đồng của các đơn vị khác trong doanh nghiệp soạn thảo;
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều khoản ki tiến hành giao dịch;
- Tổ chức phục vụ cho các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp.
2.2.3 Chức năng hậu cần
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính, …. Các điều kiện ấy được quản lý, sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu
cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng hậu
cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý
nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, Văn phòng doanh nghiệp là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức
năng tham mưu - tổng hợp, giao dịch, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát
triển công tác văn phòng.
2.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham
mưu - tổng hợp.
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan bởi lẽ, để đạt được
hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở
mọi nơi, mọi lúc và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng
cần phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp
thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Để giải quyết được các vấn đề đó

21

đòi hỏi phải có một lực lượng làm công tác tham mưu, trợ giúp các nhà quản lý trên
mọi phương diện.
Bộ phận tham mưu thường được các cơ quan, doanh nghiệp đặt tại văn phòng
đề giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng
tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo
thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Bên cạnh công tác tham mưu, công tác tổng hợp thông tin cũng là một nội dung
quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết
định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu…..Để thực hiện được chức
năng này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp được các
nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét
đánh giá thông tin thu thâp được.
Để thực hiện được chức năng tham mưu tổng hợp thì văn phòng doanh nghiệp
cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng
doanh nghiệp.
Văn phòng nói chung và văn phòng doanh nghiệp nói riêng là bộ phận rất quan
trọng trong cơ quan, tổ chức, là bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, muốn hoàn thành
tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì tự bản thân văn phòng phải xây dựng
được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Văn phòng phải tham mưu cho
lãnh đạo doanh nghiệp về cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng đảm bảo tuân thủ
những nguyên tắc tổ chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong
hệ thống. Bên cạnh đó, hoạt động văn phòng mang tính chất rất đa dạng, phức tạp nên
cần phải tổ chức bộ máy sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của
doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của
doanh nghiệp.

Điều lệ công ty là tài liệu mà các doanh nghiệp khi thành lập bắt buộc phải xây
dựng, Điều lệ công ty là bản cam kết của tất cả các thành viên trong công ty về thành
lâp và hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, căn
22


cứ vào Luật Doanh nghiệp và căn cứ vào yêu cầu thực tế trong quản trị, điều hành của
doanh nghiệp có thể phải sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của Điều lệ công ty cho
phù hợp với yêu cầu quả trị và phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp. Vì vậy,
lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các điều
khoản cần sửa đổi, bổ sung của Điêu lệ đảm bảo đáp ứng theo yêu cầu của Luật định.
2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh
nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh, để
đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống các nội
quy, quy chế hoạt động chung cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có trách
nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xây dựng và thực hiện các nội
quy, quy chế hoạt động của doanh nghiệp. Các quy chế, nội quy này được xây dựng
thông qua hệ thống văn bản nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ công
nhân viên trong công ty, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp,
quy định các thức phối hợp để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
2.3.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng nói chung và
văn phòng doanh nghiệp nói riêng là việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công
tác năm, tháng, quý và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, doanh nghiệp.
Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công việc
của doanh nghiệp, là việc xác định mục tiêu và định hướng hoạt động, phát triển của
doanh nghiệp được quản lý theo thời gian nhất định. Khi xây dựng chương trình làm
việc, văn phòng doanh nghiệp phải nêu ra các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ
cụ thể đối với từng công việc mà doanh nghiệp và các phòng, ban cần thực hiện.

Bên cạnh việc xây dựng các chương trình kế hoạch đảm bảo hoàn thành tốt các
mục tiêu thì việc tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã vạch ra cũng vô
cùng quan trọng. Ngoài việc xây dựng tốt nội dung chương trình, kế hoạch hoạt động
của doanh nghiệp, văn phòng phải thường xuyên đôn đốc, theo dõi việc thực hiện
chương trình, kế hoạch, đồng thời xây dựng và thực hiện các quy chế hoạch động của
doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo
23


những quy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt
động.
2.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể có thời gian để thu thập cũng như
xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sự trợ giúp của bộ
phận văn phòng.
Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của doanh nghiệp vì mọi nguồn
thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý và chuyển phát từ văn phòng. Từ những
nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để
chuyển phát hay lưu trữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó quyết
định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt đông của doanh nghiệp. Vì vậy văn
phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt về công tác văn thư lưu trữ khi
thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập một
cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng yêu cầu của
người quản lý thì người lãnh đạo sẽ có được những quyết định sáng suốt và ngược lại
thì quyết định của người lãnh đạo sẽ không hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến
việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
2.4 Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan
hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp.

2.4.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác lập chính thức các bộ phận cấu thành của
một tổ chức, thể hiện các mối quan hệ trong quản lý và điều hành của một cơ quan,
đơn vị. Cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ về lãnh đạo điều hành, về chức năng
nhiệm vụ, về phân công phối hợp, về quyền hạn của bộ máy cũng như của từng bộ
phận trong bộ máy đó. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức văn phòng của các cơ quan, đơn vị
sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của cơ quan, tổ chức đó.

24


2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước
Đối với văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước, thông thường cơ cấu
tổ chức gồm các bộ phận sau:
Sơ đồ tổ chức của văn phòng cơ quan hành chính nhà nước.
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng Hành chính: Phụ trách và điều hành chung

các hoạt động của văn phòng/phòng hành chính;
- Phó Chánh văn phòng/Phó trưởng phòng hành chính: giúp việc cho Chánh văn
Chánh văn phòng
(Trưởng phòng)

Phó chánh văn phòng
(Phó trưởng phòng)

Bộ
phận
Tổng
hợp

BP
Tổ
chức
cán
bộ

BP
Văn
thư
-Lưu
trữ

Bộ
phận
Kế
toán

Bộ
phận
Quản
trị

Bộ
phận
IT

phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của Chánh văn phòng;
- Bộ phận Tổng hợp: Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các
lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu về nội dung chương
trình kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn bản

trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung cuộc họp; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công
tác ban hành văn bản; công tác pháp lý. Thực hiện chuẩn bị dự án, thẩm định và triển
khai dự án và các lĩnh vực được phân công.
- Bộ phận Tổ chức - cán bộ: Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân
sự, tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với người lao động;
- Bộ phận Hành chính - Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; tổng
đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tục hành chính
khác như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia
25