Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng của công ty TNHH thiết bị và công nghệ thiên hòa

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.................................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
2.Mục tiêu nghiên cứu...........................................................................................1
3.Nhiệm vụ nghiên cứu..........................................................................................2
4.Phạm vị và đối tượng nghiên cứu........................................................................2
5.Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài..............................................................................................3
Chương 1:..................................................................................................................... 4
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG................................................4
1.1. Tổng quan về văn phòng.................................................................................4
1.1.1. Khái niệm về văn phòng...............................................................................4
1.1.2. Vị trí của văn phòng.....................................................................................4
1.2. Chức năng của văn phòng...............................................................................5
1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp....................................................................5
1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan...................................6
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng..................................................................................7
1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị........8
1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị...................8
1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin.............................................................8
1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ..............................................................9
1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị..............................................9
1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ
quan....................................................................................................................... 9
1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân.......................................................9
1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng..........................................................10
1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý.............................................10
1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn

vị.......................................................................................................................... 10


1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị.....................................................10
1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho giao lưu phát
triển...................................................................................................................... 11
1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí cho công
tác văn phòng.......................................................................................................11
1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị...........................12
1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ.......................12
Chương 2:................................................................................................................... 13
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA............................13
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa....................13
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty..............................................13
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty............................................................13
2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty.........................................................................14
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.................................................14
2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty..............................................15
2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược...................................................................................16
2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH Thiết bị và
Công nghệ Thiên Hòa..........................................................................................17
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp....................................................................17
2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc.................................................................20
2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo................................21
2.2.4. Công tác văn thư........................................................................................25
2.2.5. Công tác lưu trữ.........................................................................................26
2.2.6 Công tác tổ chức cuộc hội họp....................................................................27
2.2.7. Công tác hậu cần........................................................................................28
Chương 3.................................................................................................................... 30

GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA............................30
3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp....................................................30
3.2 Giải pháp về công tác thu thập, xử lý thông tin..............................................31
3.3 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị..........................................32


3.4 Giải pháp về công tác hậu cần........................................................................33
3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của
đội ngũ nhân viên.................................................................................................34
3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ
phận.....................................................................................................................35
KẾT LUẬN................................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................36


LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bác Hồ đã từng dạy “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,
giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình
sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng. Văn phòng Trung ương giúp
cơ quan lãnh đạo đầu não nắm tình hình trong toàn Đảng, cho nên phải luôn nêu
cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực
hiện tốt nhiệm vụ được giao”.
Trong bất cứ một đơn vị hành chính Nhà nước hay tổ chức kinh tế - xã hội
dù lớn hay nhỏ đều có sự hoạt động của Văn phòng. Văn phòng là nơi tiếp nhận
và xử lý thông tin, là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúp việc cho thủ trưởng cơ
quan trong công tác quản lý và điều hành. Vì vậy công tác quản trị văn phòng là
một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, văn
phòng, giữ một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển chung của đất nước.

Trong công cuộc đổi mới cải cách Hành chính nói chung hiện nay thì
công tác văn phòng đã và đang được Đảng và Nhà nước quan tâm, chú trọng.
Nếu như trước kia văn phòng được hiểu là loại hình lao động giấy tờ, hành chính
đơn giản. Thì ngày nay, văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp giúp việc đặc
biệt quan trọng cho Thủ trưởng cơ quan trong quá trình lãnh đạo, điều hành,
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan. Văn phòng được coi như là
một loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ, năng động. Để hoạt
động quản lý được tốt hơn đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần phải có một đội ngũ
cán bô, nhân viên văn phòng với trình độ cao, theo hướng đa năng về nghiệp vụ
- kỹ năng kịp thời để đưa cơ quan nói riêng và đất nước nói chung bắt kịp sự
phát triển của thế giới.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nhận thức đựơc tầm quan trọng của công tác văn phòng trong mỗi cơ
quan, tổ chức do đó em đã chọn đề tài nghiên cứu “Giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng thực hiện các nghiệp vụ trong công tác văn phòng của Công ty
TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa”. Thông qua việc nghiên cứu đề tài
1


giúp em củng cố kiến thức về lý luận đồng thời nâng cao năng lực, vận dụng lý
luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng kỹ năng làm việc
của một cán bộ nhận viên Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng của văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa để
thấy được những điểm mạnh và điểm yếu còn tồn tại từ đó đề xuất những kiến
nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng.
4. Phạm vị và đối tượng nghiên cứu
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận và thực trạng
về công tác thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và

Công nghệ Thiên Hòa như:
- Nghiên cứu lịch sử hình thanh và phát triển của Công ty.
- Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các phòng ban
trong Công ty.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ
trong công tác văn phòng.
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của
công tác văn phòng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình viết bài báo cáo thực tập em đã sử dụng những phương
pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp phân tích tổng hợp số liệu.
- Phương pháp điều tra, khảo sát.
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
2


- Phương pháp phỏng vấn, đối thoai.
6. Cấu trúc của đề tài
Cấu trúc của báo cáo thực tập ngoài phần mở đầu, kết luận còn có 3
chương đó là:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ
văn phòng của Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn
phòng tại Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa.

3

Chương 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Tổng quan về văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng
Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức mà hoạt động của văn
phòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau. Ở các cơ quan đơn vị có
quy mô lớn, bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các ban, các bộ phận với số
lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập,
có liên quan đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị
có quy mô nhỏ và hoạt động mang tính chất thuần nhất, đơn lẻ, bộ máy văn
phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm thêm các chức
năng quản trị nhân sự, vật tư, tài chính…
Văn phòng là bộ máy điều hành tham mưu tổng hợp của một cơ quan,
một công ty.., là bộ nhớ, là tai mắt của đơn vị, luôn nhận được thông tin đa
chiều từ trên gửi xuống, dưới gửi lên, từ ngang gửi đến. Văn phòng cũng là bộ
mặt của cơ quan, một tổ chức và là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này
với cơ quan khác.
Văn phòng còn là nơi đặt trụ sở làm việc của cơ quan đầu não để điều
hành đơn vị. Thông qua văn phòng để truyền đạt các chủ trương, chính sách, các
chỉ thị, các văn bản hướng dẫn, các thông tin từ cấp quản lý đến các bộ phận, cơ
sở, là nơi thu thập thông tin giúp thủ trưởng giải quyết các công việc. Như vậy,
văn phòng là trung tâm giao dịch. Không những thế, văn phòng còn là nơi tiếp
nhận những kiến nghị, những nguyện vọng của cấp dưới gửi lên cấp trên.
Tóm lại, Văn phòng là nơi tham mưu, tổng hợp, xử lý thông tin, nó liên
quan đến việc giải quyết các hồ sơ, văn bản từ khi hình thành đến khi giải quyết
xong công việc.
1.1.2. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có
mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản

đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp,
4


hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó thì văn phòng được gọi là văn phòng, phòng ở của các nhà
quản trị.
Văn phòng là bộ phận gần gũi có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho
lãnh đạo về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ
công việc quản lý điều hành.
Khác với bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm
việc liên tục nhằm đảm bảo nhật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.
Với vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản
lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
1.2. Chức năng của văn phòng
1.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là nhằm muc đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan tổ
chức đó. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi
lúc, mọi nơi…. Điều này vượt quá khả năng của con người. Vì lý do đo, người
thủ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp.
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan,
đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại trong điều hành
công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do
đó, người quản trị văn phòng rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp. Những ý
kiến này được căn cứ trên những yếu tố khách quan, lượng thông tin thu thập
được ở nhiều nguồn khác nhau. Những nhân tố này được thu thập, chọn lọc và

tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông
tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn. Chức năng này có
một ý nghĩa “đặc biệt quan trọng’’.
Chức năng tham mưu của Văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng
5


tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu như các
đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể
như công tác quản lý đất đai, tài chính, xây dựng cơ bản, văn hóa, y tế, môi
trường… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều
hành công việc trong cơ quan như: Xây dựng quy chế làm việc, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm, sắp xếp lịch làm việc hàng
tuần của cơ quan, thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, hậu cần…. phục
vụ kịp thời việc ra quyết định quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các chương trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý của cơ quan.
1.2.2 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiên, thiết bị, công cụ, tài chính….Các điều kiện và phương tiện
ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung
cấp kip thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dụng công
việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang
tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những
nguyên liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính, song hoạt động hiệu quả
lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của
mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt được hiệu quả
cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố cho mọi
quá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của Văn phòng bao gồm:

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan.
- Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại. Xây dựng và củng cố
mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, với các cơ quan, tổ chức bên ngoài và
với công dân.
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản.
- Đánh máy, in ấn, phát hành văn bản đi.
6


- Quản lý tài sản, vật tư.
- Quản lý tài chính kế toán.
- Phục vụ y tế.
- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan.
- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
- Chăm lo đời sống cho cán bộ công chức trong cơ quan.
Vì vậy Văn phòng phải làm chức năng hậu cần cho cơ quan. Để đảm bảo
chức năng này thì Văn phòng phải được tổ chức:
+ Văn phòng phải được lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành
hoạt động, giao dịch đỡ tốn kém nhất.
+ Trong trụ sở, việc xếp đặt các phòng làm việc phải phù hợp với mỗi loại
công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện, môi trường
nhất định. Các thiết bị cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi hiệu quả.
+ Việc cung cấp tài chính cho các hoạt động của cơ quan cũng như các
thiết bị, vật dụng do Văn phòng cung cấp trên cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ
hạn sử dụng. Văn phòng cũng phải tính toán sao cho với mức chi phí thấp nhất
các nguyên liệu, phương tiện, tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
Nhận thức đúng về chức năng của Văn phòng sẽ đưa tới những quan niệm
đúng đắn trong việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ Văn phòng để Văn

phòng hoạt động có hiệu quả nhất, nâng cao năng suất và chất lượng công việc
của toàn cơ quan.
1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên của văn phòng, người ta lại phân thành những
chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn
gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng còn có thể xây
dựng nhiều nhiệm vụ

7


1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Một tổ chức muốn vận hành được trôi chảy đều phải tuân theo những quy
định, những điều kiện nhất định. Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ
quan có tổ chức và kỷ luật. Những quy định, điều kiện đó lại không giống nhau
giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, việc đảm nhiệm các chức năng,
nhiệm vụ khác nhau nên các tổ chức đều có những quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng bản thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp
lãnh đạo, thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện các nội quy, quy chế của cơ
quan thuộc về nhiệm vụ của Văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà Văn
phòng phải thực hiện khi các cơ quan, tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
1.3.2. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan phải đề ra những chiến
lược phù hợp hướng về mục tiêu chung đã đặt ra để đạt được hiệu quả cao nhất.
Các bản chiến lược dự định cho những khoảng thời gian dài, được cụ thể bằng
những kế hoạch theo từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý…Việc xây
dựng và quản lý các chương trình kế hoạch đó là nhiệm vụ của Văn phòng. Kế
hoạch hoạt động có nhiều loại và mỗi loại được giao cho các bộ phận chuyên môn

thực hiện. Nhưng các kế hoạch phải được kết nối, hỗ trợ nhau trong một hệ thống
hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung. Nhiệm vụ của Văn phòng là bố trí, sắp xếp
chương trình kế hoạch làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. Văn
phòng còn giữ nhiệm vụ đôn đốc, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăn
trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đạt hiệu quả cao.
1.3.3. Thu thập, quản lý và xử lý thông tin
Thông tin là nguồn, là căn cứ để các lãnh đạo dựa vào đó mà đưa ra
những quyết định đúng đắn. Thông tin có nhiều loại và nhiều nguồn khác nhau.
Thông tin bao gồm thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, thông tin dự báo, thông
tin thực tế, thông tin tổng hợp… Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý
toàn bộ thông tin được mà phải giao nhiệm vụ đó cho Văn phòng thực hiện. Văn
phòng phải đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến, đi, phân
8


loại và xử lý thông tin được kịp thời, chính xác. Văn phòng tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất, kiến nghị các biện
pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
1.3.4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Văn phòng phải giải quyết các văn bản, tờ trình của các đơn vị và cá nhân
theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản, tờ trình
đó, thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tình trạng pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Văn phòng
là bộ phận nắm bắt tất cả mọi thông tin, phân loại và xử lý nên có đủ điều kiện
để giúp các cấp lãnh đạo soạn thảo và ban hành những văn bản có nội dung đầy
đủ, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đối với đối tượng tiếp nhận.
1.3.5. Quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị
Văn phòng lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý,
dự kiến phân phối hạn mức chi phí, báo cáo kế toán, cân đối thu chi, chi tiêu
nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng, tiền mặt đều

phải được gửi vào kho bạc Nhà nước, chi tiêu theo dự toán và tiết kiệm ở mức
cao nhất. Tất cả những công việc này đều phải được Văn phòng cân nhắc khi
thực hiện vì nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh tế của toàn bộ cơ quan, đảm bảo
cho sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho
cán bộ cơ quan
Tất cả các tổ chức muốn tồn tại và hoạt động được đều phải có các yếu tố
vật chất cần thiết như nhà cửa, xe, bàn ghế, các phương tiện truyền tin… Việc
cung cấp thường xuyên, đầy đủ các yếu tố này thuộc về nhiệm vụ của Văn
phòng để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ. Văn phòng tính
toán mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo quản các yêu cầu
hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan trên cơ sở đầy đủ về số lượng,
tốt về chất lượng, giá thành thấp nhất.
1.3.7. Thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân
Những hoạt động lễ tân cũng rất cần thiết đối với một cơ quan, đơn vị. Và
9


Văn phòng phải đảm nhiệm cả nhiệm vụ này như: tổ chức và thực hiện công tác
y tế, bảo vệ sức khỏe cho các cán bộ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức
phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, tiếp khách một cách khoa học, văn
minh, lịch sự.
1.3.8. Củng cố tổ chức bộ máy Văn phòng
Đây là nhiệm vụ mang tính thiết thực đặt ra cho Văn phòng thực hiện vì
tổ chức bộ máy cán bộ liên quan trực tiếp tới các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Văn phòng phải thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức
trong Văn phòng bảo đảm sự thống nhất trong hệ thống, chất lượng trong thực
thi công tác. Thêm vào đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, Văn phòng
phải từng bước hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng. Quản lý nhân sự
dựa trên nguyên tắc đảm bảo hoạt động của cả tổ chức luôn liên tục, thông suốt.

Hoạt động của Văn phòng cũng gắn kết với hoạt động của lãnh đạo thông
qua việc trợ giúp, tham mưu, tổng hợp, kiểm tra, đôn đốc việc thực thi kế hoạch,
tuân thủ các quy chế trong đơn vị.
Văn phòng không quên nhiệm vụ thực hiện công tác thi đua khen thưởng
đối với cán bộ để tạo động lực tăng năng suất lao động.
1.4. Vai trò của văn phòng trong hoạt động quản lý
1.4.1. Công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ
quan, đơn vị
Mỗi tổ chức ra đời liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố
khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức trong hoạt động như địa điểm đóng trụ sở,
địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng… những vấn đề trên
chính là nhiệm vụ của công tác Văn phòng. Đặc biệt là việc thu thập, xử lý, phân
tích thông tin để có được những dự báo chính xác rất quan trọng trong việc phục vụ
quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Nếu những việc này được thực
hiện đầy đủ, chúng sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của một tổ chức.
1.4.2 Nâng cao năng suất lao động của đơn vị
Sự đóng góp của hoạt động Văn phòng được biểu hiện thông qua công tác
tham mưu cho lãnh đạo. Thông qua hoạt động này, các nhà quản trị có thể đề ra
10


những quyết định kịp thời nhằm giải quyết các vấn đề mới phát sinh hoặc tháo
gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc tạo cho guồng máy
công việc trong cơ quan được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việc
trong cơ quan.
Thêm vào đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong
hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động tìm kiếm các biện pháp nâng cao
năng suất lao động. Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các yếu tố khách
quan, môi trường, khen thưởng mà công tác Văn phòng lại quan tâm tới việc bố
trí ngoại cảnh, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt

động sao cho khoa học, hợp lý. Năng suất lao động còn chịu ảnh hưởng trực tiếp
của các yếu tố vật chất thuộc về công cụ lao động, thiết bị hoạt động, thao tác
lao động nằm trong chức năng mà Văn phòng phải thực hiện. Thực hiện công
tác này hợp lý, thuận tiện thì năng suất lao động của mỗi cá nhân cũng như toàn
đơn vị sẽ đươc nâng cao.
1.4.3. Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và thuận lợi cho
giao lưu phát triển
Hoạt động của cơ quan được thực hiện bởi nhiều đơn vị, mỗi đơn vị có
chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên sự riêng biệt đó chỉ có tính tương đối vì
giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau. Văn phòng chính là nơi giúp
cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các cơ quan được thông
suốt. Việc điều hòa đó được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban hàng
tuần do Văn phòng đảm nhiệm. Nếu Văn phòng thực hiện tốt, sẽ tạo nên phong
cách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo, làm
rối các quan hệ giữa các đơn vị.
1.4.4. Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí
cho công tác văn phòng
Lĩnh vực quan trọng nhất của cải cách hành chính hiện nay là cải cách thủ
tục hành chính theo Nghị quyết số 38/CP ngày 04/05/1994 của Chính phủ về cải
cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của dân và tổ
chức. Văn phòng là nơi diễn ra sự giao tiếp với bên ngoài, với dân. Chính vì vậy,
11


làm tốt công tác Văn phòng cũng chính là thực hiện các thủ tục hành chính một
cách thống nhất, công khai, rõ ràng góp phần quan trọng giảm bớt sự phiền hà
cho người dân.
Hoạt động Văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần phải có
những khoản chi phí cần thiết như: chi giao dịch, khánh tiết, vật tư, nguyên vật
liệu, phương tiện… cho các hoạt động quản lý gián tiếp và nghiệp vụ văn phòng

…tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm, tính chất, quy mô tổ chức của đơn vị
mà các chi phí đó lớn hay nhỏ. Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt, sẽ
làm tiết kiệm khoản chi chung, cho phép tăng cường lợi nhuận nâng cao trách
nhiệm cá nhân, củng cố ý thức hoạt động của bộ máy văn phòng.
1.4.5. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị
Nguồn lực của đơn vị tồn tại dưới nhiều dạng như nhân lực, vật chất bởi
vậy nó cần được tác động bằng nhiều cách khác nhau. Cơ chế tác động đến các
nguồn lực phụ thuộc vào trật tự, nguyên tắc bố trí các yếu tố có trong đơn vị. Vì
vậy Văn phòng cơ quan cần phải tham mưu đắc lực việc xếp đặt các bộ phận,
các yếu tố để sao cho khai thác được tốt nhất các nguồn lực này cho hoạt động
của đơn vị, đem lại hiệu quả cao trong giải quyết công việc.
1.4.6. Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ
Công tác Văn phòng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời
bố trí các bộ phận cấu thành trong hoạt động sao cho hợp lý thông thoáng để duy
trì liên tục hoạt động của đơn vị. Không những thế, công tác văn phòng còn luôn
thực hiện kiểm tra, đôn đốc các hoạt động nhằm loại bỏ những hoạt động thừa,
bổ sung những phần hoạt động thiếu trong quản lý để không ngừng nâng cao
hiệu quả hoạt động của đơn vị.

12


Chương 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ THIÊN HÒA
2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiền Hòa
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ Thiên Hoà – tên giao dịch là
THIENHOA CO.LTD, được thành lập vào ngày 11/11/2003 Đăng ký kinh doanh
số 0102010496 do Sở Kế hoạch - đầu tư TP Hà Nội cấp. Công ty là một đơn vị

kinh tế hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật
doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ của công ty
Là một công ty thương mại chuyên kinh doanh, nhập khẩu máy móc, thiết
bị và kinh doanh tại thị trường trong nước.
Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa
Địa chỉ công ty: Số 29 – C2 Nam trung yên – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà
Nôi.
Điện thoai: 04 3204 6555
Fax:04 3204 7555
Email:
Website:
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ
Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam
Số tài khoản:220-10-00-024881-2
Mã số thuế: 0101420385
Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: Lý Hoàng Giang

Giới tính: (Nam)

Sinh ngày:03/10/1983Dân tộc: Kinh
Quốc tịch: Việt Nam
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
13


2.1.2.1 Sơ đồ cấu tạo của công ty
Trước yêu cầu “mở cửa” và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh
tế thị trường, cũng như các doanh nghiệp khác đòi hỏi phải có bộ máy hoạt động

gọn nhẹ, năng động, linh hoạt dễ vận hành để đem lại hiệu quả kinh tế cao là
nhu cầu tất yếu với công ty.
Chủ tịch hội đồng
thành viên

Giám đốc

Phòng
kinh
doanh

Phòng tài
chính kế
toán

Phòng
xuất nhập
khẩu

Văn phòng

Phòng kỹ
thuật

Phòng
dịch vụ
sau bán
hàng

Bộ phận

lái xe
Bộ phận tư vấn và cộng
tác viên

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
14


Chủ tịch Hội đồng thành viên: chịu trách nhiệm chính về vấn đề tài chính
Ban giám đốc chịu trách nhiệm chung và phụ trách quản lý.
Phòng xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng và giao dịch với
đối tác nước ngoài, làm các thủ tục liên quan đến việc mở tờ khai, nhận hàng.
Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về kiểm tra kỹ thuật đối với máy móc
thiết bị khi nhập về cũng như khi cung cấp cho khách hàng
Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường máy móc thiết bị trong nước,
tìm và giao dịch với khách hàng nội để cung cấp hàng nhập khẩu.
Bộ phận tư vấn và cộng tác viên: Có trách nhiệm tư vấn cho công ty
những thông tin cần thiết về thị trường trong và ngoài nước, về chính sách pháp
luật đặc biệt là chính sách nhập khẩu...
Hai phòng ban này phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau, để có chiến
lược kinh doanh hiệu quả.
Phòng tài chính – kế toán: theo dõi tài chính, và phân bổ nguồn vốn của
doanh nghiệp sao cho có hiệu quả nhất.
Văn phòng : chịu trách nhiệm về công tác hành chính, lễ tân, hậu cần của
công ty
Bộ phận lái xe: phục vụ cho các nhân viên kinh doanh và ban lãnh đạo đi
công tác.
2.1.3 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của công ty
Công ty Thiên Hoà không ngừng phát triển và hiện tại là Nhà phân phối
và đại lý ủy quyền cung cấp các trang thiết bị và phụ kiện phục vụ trong các

ngành công nghiệp xi măng, luyện thép, xây dựng, công nghiệp cảng biển, khai
thác mỏ, xử lý nước thải, nông nghiệp,… với các sản phẩm chính:
- Lốp đặc chủng BRIDGESTONE có đặc tính chống cắt, chịu nhiệt,
chống trơn trượt, thích hợp sử dụng cho xe chạy ở Mỏ, Cảng biển, Cảng hàng
không, Khai trường khai thác... có nhiều đá sắc nhọn, mặt đường trơn trượt, điều
kiện làm việc khắc nghiệt.
- Hệ thống băng tải lõi thép và vật liệu dệt của Bridgestone được thiết kế,
sản xuất và sử dụng trong ngành xi măng, nhiệt điện, khai thác mỏ, cầu
15


cảng...đặc biệt có các loại băng tải chịu nhiệt tới 4000C trong dây chuyền sản
xuất.
- Đệm cập tầu Bridgestone (Nhật Bản) có độ bền cao và chất lượng tuyệt
hảo.Điều này được khẳng định bởi thành tựu ấn tượng qua việc thử nghiệm độ
bền trên hai sản phẩm đệm cập tầu là Super Cell (SUC) và Hyper Cell (HC).
- Máy nén khí và phụ tùng ATLAS COPCO - Thụy Điển
Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị phục vụ
khai thác mỏ và xây dựng.Những thiết bị này được bán và cho thuê dưới những
nhãn hiệu khác nhau qua một hệ thống dịch vụ và bán hàng toàn cầu.
- Búa phá đá thủy lực, khoan và búa phá cầm tay ATLAS COPCO - Thụy
Điển
Atlas Copco là Nhà sản xuất hàng đầu thế giới về các thiết bị búa phá đá
thuỷ lực, búa phá cầm tay cung cấp cho dự án quặng, mỏ, xây dựng và thuỷ
điện.
Xích, vòng bi một chiều, xilanh điện TSUBAKI - Nhật Bản
Nhà sản xuất đứng đầu thế giới về sản xuất các loại thiết bị truyền động
công nghiệp được áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất, trong đó nổi bật là xích
tải và vòng bi một chiều... có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của quý khách
hàng.

Con lăn băng tải, tang động cơ RULMECA – Ý.
Tập đoàn Rulmeca chuyên cung cấp và phân phối con lăn băng tải, tang
động cơ, quả lô và các phụ kiện liên quan phục vụ ngành công nghiệp xử lý vật
liệu rời toàn cầu.
2.1.4 Sứ mệnh, Chiến lược
Thiên Hòa luôn nỗ lực trở thành nhà cung cấp các thiết bị công nghiệp,
sáng tạo các giá trị vì khách hàng, đem lại thành công cho các thành viên, đóng
góp cho cộng đồng.
Ở mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn phát triển Công ty TNHH Thiết bị và Công
nghệ Thiên Hòa luôn đưa ra những chiến lược phù hợp và kịp thời đối với
những biến đổi của nền kinh tế chính trị cũng như của thị trường Thiết bị Công
16


nghiệp trong nước và trên thế giới.
Mục tiêu sẽ có bước nhảy vọt về quy mô kinh doanh thông qua những
hợp đồng có quy mô lớn, dài hạn.
2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công ty TNHH
Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản
lý để họ đưa ra những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời mang
tính hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế các cơ quan thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để
giúp cho hoạt động này được thuận tiện, đồng thời hoạt động này được hiệu quả
của công tác thông tin cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ
giúp đắc lực cho nhà lãnh đạo.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, tình vấn
đề có tính chuyên sâu.

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham
mưu trên các mặt sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý,
tuần theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng
đắn và chính xác nhất.
- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,
phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của
công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an.
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty.
- Văn phòng còn tham mưu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp
khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty. Công tác thông
17


tin tổng hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền
đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những
thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ
chức.
- Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm,
từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề
ra.
● Những kết quả đã đạt được
- Tham mưu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành

chính vào nề nếp, phù hợp với quy định của nhà nước và thống nhất trong toàn
công ty.
- Tham mưu cho Giám đốc những ý kiến đề xuất có ích trong việc quản
lý công tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong
và ngoài công ty, áp dụng công nghệ thông tin vào những hoạt động của công ty.
- Văn phòng đã tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức và đón tiếp
các đoàn khách đến thăm công ty như các đoàn khách của Chính phủ, các Bộ ,
Ngành, địa phương, các đối tác làm ăn của công ty. Tổ chức các cuộc họp, hội
nghị khoa học và có hiệu quả như các cuộc họp giao ban, họp 6 tháng đầu năm,
6 tháng cuối năm, các lớp tập huấn về công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác
quản lý…
- Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty
và việc cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ
phận. Tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ, các thông tin
và ý kiến đề xuất của cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm
tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện các chương trình đã đề ra.
- Bên cạnh đó là việc tổng hợp kỹ lưỡng, đánh giá kết quả và rút ra kinh
18


nghiệm qua từng công việc hàng ngày. Trên cơ sở đó, tìm ra các biện pháp mới
và cải tiến công việc, quy trình, tiến độ làm việc sử dụng phương tiện làm việc
đủ theo yêu cầu công việc, không sử dụng lãng phí gây thất thoát tài sản chung
của Công ty .
Công ty đã tạo được một bầu không khí làm việc thân thiện, sự phối hợp
nhịp nhàng trong giải quyết công việc giữa các cá nhân và đơn vị làm cho mọi
hoạt động diễn ra một cách đồng bộ, thông suốt từ trên xuống dưới. Qua đó nâng
cao trách nhiệm cá nhân và tập thể trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao,
tôn trọng các nội quy làm việc của Công ty . Điều này rất quan trọng đối với sự
phát triển bên vững của Công ty .

● Những mặt còn tồn tại
Cán bộ văn phòng vẫn còn thiếu chủ động và tự giác trong việc đề xuất,
tham gia và đưa ra ý kiến. Việc phân công công việc cho các nhân viên trong
văn phòng không cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm
cho công việc không được hoàn thành kịp thời.
Không làm công tác tổng hợp trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty.
Dù đã được trang bị điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ công tác nhưng
các phương tiện kỹ thuật lại chưa được đồng bộ hóa, chưa đáp ứng được nhu cầu
sử dụng. Một số phương tiện kỹ thuật đặt ở vị trí chưa phù hợp, gây trở ngại
trong việc thực hiện công việc cho các cán bô, nhân viên.
Điều kiện làm việc bước đầu đáp ứng được nguyện vọng của cán bô, nhân
viên. Tuy nhiên, nhiều vị trí làm việc còn phải làm kiêm nhiệm dẫn đến sự bị
động trong giải quyết công việc nhất là với những công việc được lãnh đạo huyện
giao phải hoàn thành trong thời gian ngắn.
● Nguyên nhân
Văn phòng không thể làm công tác tham mưu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt
động của công ty mà chỉ có thể tham mưu về công tác hành chính quản trị văn
phòng. Còn các lĩnh vực hoạt động khác của công ty như sản xuất kinh doanh,
dịch vụ thương mại, …là do các phòng ban chức năng tương ứng tham mưu trực
tiếp cho lãnh đạo công ty. Ví dụ như phòng kinh doanh của công ty tham mưu cho
19


Giám đốc về các kế hoạch và chiến lược kinh doanh, công tác nghiên cứu thị
trường, sản phẩm. …
Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao trong công việc. Ngoài ra công ty
cũng chưa có những biện pháp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên.
2.2.2 Xây dựng chương trình làm việc
Bảng thống kê các chương trình làm việc tại công tại trong 4 năm gần đây:
Các Năm

2013

2014

2015

2016

Chương trình
Chương trình làm việc tháng
0
4
12
12
Chương trình làm việc quý
0
1
4
4
Chương trình làm việc năm
1
1
1
1
Công tác xây dựng chương trình làm việc của Công ty TNHH Thiết bị và
Công nghệ Thiên Hòa được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong
công ty căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn
đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau.

- Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,
phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc
của quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi
đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi
trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề
nghị ban Giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến
chương trình làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng
cuối quý.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo
thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên Giám
đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thực
hiện.
● Những kết quả đã đạt được
Văn phòng công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản
20


lý xây dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các
chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty, giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt và hiệu
quả.
Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị
phòng ban được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn
vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ
tiêu, chương trình làm việc và kế hoạch đã đề ra.
● Những mặt còn tồn tại
Xây dựng chương trình làm việc hợp lý đã khó thì việc tổ chức thực hiện
và tổng hợp kết quả đạt được lại càng khó hơn. Do đó công tác này ở Công ty
TNHH Thiết bị và Công nghệ Thiên Hòa vẫn còn nhiều mặt hạn chế.
Tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng

ban, đơn vị của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn
chất lương lại không đạt yêu cầu.
Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa được quan tâm chú
trọng đúng mức, chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với thực tế dẫn đến
việc thực hiện là rất khó khăn và không đạt hiệu quả cao.
● Nguyên nhân
Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng
và các phòng ban, đơn vị trong công ty.
Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần
làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi
mới triển khai, đề xuất.
Ngoài ra do những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ
thời gian và tài chính của công ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh
công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và
bị động khi thực hiện chương trình làm việc.
2.2.3 Công tác thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng
21


hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
cơ quan. Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và
xử lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Mục tiêu phục vụ cung
cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty được cung cấp thông tin một cách đầy
đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này thực
hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các công nghệ hiện đại như: điện thoại,
internet, máy fax…
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin
giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo
điều hành công việc một cách có hiệu quả.

Tại công ty thông tin được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các
phòng ban chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính
chính xác và cụ thể hóa cao. Khi một thông tin chỉ đạo được gửi đi thì căn cứ
vào mức độ cần thiết của thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung
thời gian gửi văn bản đến các phòng ban trong công ty chỉ mất từ 15-20 phút để
thực hiện các thủ tục như nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thông
tin có thể được chuyển giao chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm
việc. Thông thường thông tin được nhân viên văn thư thu nhận vào các buổi
sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và được chuyển ngay sau đó.
- Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, hội nghị.
- Ngoài ra tại công ty thông tin còn được thu thập qua báo chí, qua hệ
thống máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet và
mạng Lan cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách
chính xác và khoa học
Các thông tin sau khi được thu thập sẽ qua quá trình xử lý. Đây là bước
rất quan trọng, nó giúp xác định đâu là những thông tin chính, thông tin quan
trọng, đâu là thông tin hỗ trợ, những thông tin không cần thiết kém chất lượng sẽ
được loại bỏ.
Sau khi thông tin được xử lý sẽ được truyền đạt tới các đối tượng tiếp
22