Khảo sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần thanh hoa sông đà

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện được đề tài trên em xin chân thành cảm ơn Th.s. Nguyễn Hữa
Danh Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và
hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp. Em đã cố gắng áp
dụng kiến thức được học trong nhà trường và đời sống thực tế để hoàn thành đề tài
này.Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế nên thiếu sót là điều không thể tránh khỏi.
Kính mong có thể nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan nội dung trong đề tài này của em là đúng với thực tế
của Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà. Đề tài của em có sử dụng một số
tài liệu qua sách, báo, tạp chí, trang web .


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu:.....................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.............2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:...................................................2
5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:.....................................................2
6. Ý nghĩa của đề tài:......................................................................................2
7. Nội dung đề tài:...........................................................................................3
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH
HOA SÔNG ĐÀ...................................................................................................4
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp............................................................4

1.1.1. Lịch sử phát triển..................................................................................4
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp..........................................4
1.2.1. Chức năng của Văn phòng:...................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:.......................................................................5
1.3.. Hệ thống cơ cấu tổ chức.........................................................................6
1.4. Nội dung công tác văn phòng..................................................................8
1.4.1. Khái niệm..............................................................................................8
1.4.2. Vị trí vai trò của văn phòng...................................................................9
1.4.2.1. Vị trí...................................................................................................9
1.4.2.2. Chức năng của văn phòng................................................................10
Tiều kết:.........................................................................................................11
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ...........................................12
2.1. Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ phần
Thanh Hoa Sông Đà......................................................................................12


2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch..........................................12
2.1.1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch...................................................12
2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp.................................................................................................13
2.1.1.3.Các căn cứ Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công
ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà....................................................................14
2.1.1.4.Quy trình Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty cổ
phần Thanh Hoa Sông Đà.............................................................................16
2.1.1.5. Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần
Thanh Hoa sông Đà.......................................................................................17
2..2. Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của công ty cổ phần
Thanh Hoa Sông Đà......................................................................................18
2.2.1. Khái niệm............................................................................................18

2.2.2. Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của doanh nghiệp..................19
2.3. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ..............................................19
2.3.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách.....................19
2.3.2. Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách...................20
2.4. Tổ chức cuộc hội họp của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.........20
2.4.1. Khái niệm cuộc họp............................................................................20
2..4.2.. Tổ chức trước cuộc họp.....................................................................20
2.4.3. Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra................................................21
2.4.4. Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp.....................................22
2.5. Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho doanh nghiệp..................22
2.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi...................................22
2.5.2. Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác........................................23
2.5.3. Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác..........................................23
2.6. Tổ chức công tác hậu cần.......................................................................23
2.6.1. Khái niệm hậu cần...............................................................................23
2.6.2. Nội dung công tác hậu cần..................................................................23
2.7. Tổ chức công tác lễ tân..........................................................................24


2.7.1. Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân................................................24
2..7.2. Các nội dung tổ chức công tác lễ tân.................................................24
2.8. Tổ chức công tác thi đua khen thưởng...................................................24
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THANH HOA SÔNG ĐÀ.................................................................................24
3.1. Đánh giá xây dựng công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn phòng tại
công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà............................................................24
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................25
3.2.Các giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại

công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà...........................................................26
3.2.1. Đối với với doanh nghiệp....................................................................26
3.2.2. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp...........................................................26
3.2.3. Đối với các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp............................27
3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng......................................28
KẾT LUẬN........................................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................31


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Bất kỳ một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì
hoạt động được liên tục và thông suốt cần phải có bộ phận giúp việc (bộ phận
văn phòng), chính vì vậy khi nhắc đến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn
mạnh đến vai trò của bộ phận văn phòng, văn phòng luôn được coi là bộ máy
thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Đảm
bảo cho công tác lãnh dạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt
động thường xuyên, liên tục và hiệu quả.
Bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận văn phòng góp phần
thể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Chính vì
vậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, thực hiện
tốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụ văn phòng phải
hợp lý, khoa học và theo trình tự nhất định.Việc tổ chức các nghiệp vụ công tác
văn phòng giúp cho hoạt động văn phòng diễn ra theo trình tự, mọi công việc
được chủ động, sáng tạo, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, phát huy
tốt các vai trò và chức năng của văn phòng trong quá trình giúp việc cho cơ
quan, tổ chức và lãnh đạo. Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đã chú ý và
nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòng
trong quá trình hoạt động của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện

nay vẫn còn một số bất cập, khó khăn còn tồn tại. Vì vậy em chọn đề tài: “Khảo
sát thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty cổ phần
Thanh Hoa Sông Đà.”
2. Lịch sử nghiên cứu:
Vấn đề tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn
phòng đã có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như:
- Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa
học và kỹ thuật, HN.
- Sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp
1


của tác giả TS Trần Thị Ngân, Nxb Thống kê, HN.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Nội dung của việc tổ chức công tác văn phòng.
Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và
giái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số
doanh nghiệp hiện nay và giái pháp nâng cao tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng Công ty cổ phần Xuân Hòa.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:
- Tìm hiểu lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng.
- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện
nay.
- Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp
vụ văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp.
5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ
sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và
cán bộ phụ trách. Với phương pháp này giúp có các số liệu và nhận xét được
đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời thu được những thông tin mà
không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.
6. Ý nghĩa của đề tài:
- Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng.
- Đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại một số
doanh nghiệp hiện nay, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm hểu về
2


chủ đề liên quan lĩnh vực văn phòng.
- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để nâng cao hiệu quả tổ
chức nghiệp vụ công tác văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp.
7. Nội dung đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề
tài gồm 03 chương :
Chương 1: Khái quát chung về công ty cổ phần Thanh Hoa sông Đà
Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty
cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.

3

Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp
1.1.1. Lịch sử phát triển
Công ty CP Thanh Hoa Sông Đà có tiền thân là Công ty công nghệ phẩm
Thanh Hóa, được cổ phần hóa theo Nghị định 64/CP của chính phủ. Trong
những năm 70-80 của thế kỷ XX, công ty thực hiện nhiệm vụ theo cơ chế kế
hoạch mua bán nhà nước giao. Cuối những năm 80 trong tình hình chung về
chuyển đổi cơ cấu kinh tế, công ty gặp không ít khó khăn khi vươn lên đứng
vững trong cơ chế thị trường.
Ngày 15 tháng 09 năm 2003 theo QĐ 2941/QĐ/UB của UBND tỉnh
Thanh Hóa về việc phê duyệt phương án chuyển Công ty công nghệ phẩm
Thanh Hóa thành Công ty cổ phần, với hình thức cổ phần hóa là : Bán toán bộ
vốn nhà nước tại doanh nghiệp. Vốn điều lệ là 5 tỷ đồng.
Do nhu cầu bức thiết phải đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, cửa hàng theo
quyết định của tỉnh trước đó. Với số vốn hạn chế hiện có khi thành lập, Hội
đồng quản trị công ty quyết định phải nâng vốn điều lệ lên 10,1 tỷ đồng.
Ngày 15/05/2004 Đại hội cổ đông thành lập Công ty CP Thanh Hoa Sông
Đà theo Giấy chứng nhận kinh doanh số 2603000166 do Sở kế hoạch và Đầu tư
Thanh hóa cấp ngày 19/05/2004 với số vốn điều lệ là 10,1 tỷ đồng.
Hiện nay công ty có trụ sở chính đặt tại Số 25 Đại lộ Lê Lợi – Thành phố
Thanh Hóa, công ty có tổng diện tích đất là 10.000m2 và tổng số lao động đến
thời điểm này là 143 người. Trực thuộc công ty gồm 4 đơn vị phân bổ tại nhiều
địa điểm tại thành phố Thanh Hóa: Xí nghiệp TMDV số 1, Xí nghiệp TMDV số
2, Nhà hàng Sông Đà, Siêu thị Sông Đà.
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
1.2.1. Chức năng của Văn phòng:
- Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong về:
- Tổ chức bộ máy và mạng lưới
- Quản trị nhân sự

4


- Quản trị văn phòng
- Công tác bảo vệ, an toàn và vệ sinh môi trường .
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:

 Về công tác nhân sự, bộ máy, đạo tạo
- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,
khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chế
của Công ty.
- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với
sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn .
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực.
- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,
thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển
SXKD.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty
đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn
- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,
chế độ, Pháp luật. Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trong
toàn Công ty.

 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công ty
cũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài.
- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức
Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trong

Công ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi
đường, giấy uỷ nhiệm của Công ty.
- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty.
- Quản lý xe con phục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo
5


định mức quy định.
- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các
vấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính.
Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường
- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an
toàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty.
- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty
(Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )

 Về công tác quản lý tài sản
- Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhu
cầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,
theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế).
- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng,
sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp).
- Quản lý các hệ thống cấp điện, cấp nước tại các TTTM 25 Lê Lợi và
siêu thị 301 cho các đơn vị và các đối tác thuê sử dụng. Quản lý điện năng,
lượng nước tiêu thụ và xác định tiền nước, tiền điện của từng đơn vị và các hộ
tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty.
- Quản lý việc tu sửa, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công ty
trực tiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)
- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quy

định của Pháp luật.
1.3.. Hệ thống cơ cấu tổ chức
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị đại diện cho đại hội đồng cổ đông hoạt động dưới sự
kiểm tra, kiểm soát của Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị quyết định kế hoạch
sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm của công ty, tham gia bổ nhiệm, bãi
nhiệm các chức giám đốc, cán bộ quản lý, quyết định cơ cấu kinh doanh.
Ban giám đốc
- Tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm tổ chức quản lý và điều hành
6


toàn bộ hoạt động của Công ty, trực tiếp phụ trách kinh doanh. Là người lãnh
đạo phụ trách chung và là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp trước nhà
nước và pháp luật. Tổng giám đốc Công ty phân công, phân nhiệm hay uỷ quyền
cho phó tổng giám đốc, trưởng các phòng ban chức năng, các giám đốc xí
nghiệp thực hiện một số mặt hoạt động của công ty theo chế độ cá nhân phụ
trách.
- Phó tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về
những việc Tổng giám đốc uỷ quyền và phân công cụ thể, chỉ đạo các bộ phận
nghiệp vụ, xây dựng và hướng dẫn thực hiện các chế độ, tiêu chuẩn, định mức
của đơn vị.
Các phòng ban
- Phòng tổ chức – hành chính: Là một bộ phận tham mưu, gíup việc cho
Tổng giám đốc công ty trong việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý tài sản,
quản trị văn phòng, công tác bảo vệ, an ninh trật tự.
- Phòng tài chính – kế toán: Chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán
theo đúng quy định nhà nước; tham mưu cho Tổng giám đốc Công ty về công
tác tài chính kế toán; Giúp Tổng giám đốc công ty về công tác quản lý, sử dụng
vốn (tài sản, nguyên vật liệu, tiền vốn, chi phí sản xuất kinh doanh) để đạt được

mục đích đề ra của Đại hội cổ đông và hội đồng quản trị, phù hợp với chủ
trương, chính sách pháp luật hiện hành, các quy định của nhà nước về kế toán
thống kê.
- Phòng kế hoạch – kinh doanh: Có chức năng nắm bắt các thông tin kinh
tế thị trường, xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư cho từng giai
đoạn, lập phương án kinh doanh cụ thể và giám sát thực hiện, tham mưu cho
Tổng giám đốc công ty về đầu tư, sản xuất kinh doanh.

7


 Sơ đồ bộ máy quản trị
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BAN KIỂM SOÁT

TỔNG GIÁM ĐỐC

ĐIỀU HÀNH

P. TỔNG GIÁM ĐỐC

P. TỔNG GIÁM ĐỐC

P. TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH

XN TMDV SỐ 1

XN TMDV SỐ 2

P. TÀI CHÍNH KẾ
TOÁN

SIÊU THỊ SÔNG ĐÀ
PHÒNG KẾ HOẠCH
KINH DOANH

Ghi chú:

: Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ kiểm tra giám sát

1.4. Nội dung công tác văn phòng
1.4.1. Khái niệm
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ
giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm
này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì
thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn
8


phòng Tổng công ty…), còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng
là phòng hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:

+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức hợp lý với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm
nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt
động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản thì
văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm
hoạt động của công tác văn phòng.
Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòng
Quốc hội, Văn phòng bộ và các cơ quan ngang bộ, Văn phòng UBND các cấp…
- Văn phòng các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng của cơ quan Đảng,
văn phòng của các hội, đoàn thanh niên, hội phụ nữ…
- Văn phòng của các doanh nghiệp, công ty.
1.4.2. Vị trí vai trò của văn phòng
1.4.2.1. Vị trí
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan tổ
chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi,
văn bản đến và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp,
hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban và đơn vị trong tổ chức.
Văn phòng là bộ phận luôn gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo,
nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là bộ phận thực hiện việc kết nối các mối quan hệ quản lý
trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
9


tính thường xuyên, liên tục.
1.4.2.2. Chức năng của văn phòng
* Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản
lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là
công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn
vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất sau đó
trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ
sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy, văn phòng vừa
là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý
kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
* Chức năng giúp việc điều hành
10

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của lãnh
đạo cơ quan, đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình
kế hoạch công tác: quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế
hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị,
các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
* Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, trang thiết bị thiết yếu cho hoạt
động hàng ngày. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương
tiện, thiết bị, dụng cụ, trang thiết bị thiếy yếu đó để bảo đảm sử dụng có hiệu
quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các
phương tiện, vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động
của các cơ quan, đơn vị.
Tiều kết:
Như vậy, chương 1 giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Thanh Hoa
Sông Đà. Giới thiệu khái quát chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng
công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà thực hiện, những công việc mà văn phòng
đảm nhiệm tham mưu giúp việc cho công ty về mảng hành chính, văn phòng là
đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự
cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THANH HOA SÔNG ĐÀ
2.1. Nội dung tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty cổ
phần Thanh Hoa Sông Đà

2.1.1.Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch
Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận văn phòng, việc tổ chức xây
dựng chương trình kế hoạch diễn ra thường xuyên và liên tục.
2.1.1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch
* Khái niệm chương trình:
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, doanh nghiệp một ngành chủ
quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian
nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
* Khái niệm kế hoạch:
Kế hoạch là một nội dung và là một chức năng quan trọng nhất của quản
lý. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình
hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp. Kế hoạch hóa
cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế
hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.
Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một doanh
nghiệp, công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo. Kế
hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai
sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhip cầu từ trạng thái hiện tại của ta tới
chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.
12


2.1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp.
Việc xây dựng chương trình kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Trên thực

tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả thi nhưng
không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo
kết quả so với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều này
đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinh
doanh.]Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạo
nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp.
Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt
được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp
phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp.
Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời
gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương
trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm
việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho doanh nghiệp chủ động công việc,
biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn
đạt mục tiêu đã đề ra.
Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp phân bổ
và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực
lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng
các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.
Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho giám đốc công ty, trưởng phòng
kinh doanh điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu
thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo,
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cửa cơ quan ,doanh nghiệp.
13

Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh
giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá
nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công
việc được giao một cách hiệu quả.
Khi xây dựng chương trình, kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống
hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra. Việc phối hợp được mọi
nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ
vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu
quả thực hiện dự án của cá nhân. Đặc biệt khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể nó sẽ
giúp tránh được những việc bị động, đột xuất chen ngang làm mất thời gian của
cá nhân.
2.1.1.3.Các căn cứ Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại
Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà
-

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp việc xây

dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch của công ty cổ phần để xây dựng chương
trình công tác hằng năm: Chỉ tiêu do Tổng Công ty giao xuống gồm ba phần, đó
là:
- Chỉ tiêu chính thức: Là các chỉ tiêu sản xuất như giá trị sản xuất,
Tổng doanh thu …Và các chỉ tiêu hiệu quả như lợi nhuận, các khoản nộp Ngân
sách…
- Chỉ tiêu hướng dẫn: Là các chỉ tiêu như chất lượng máy móc thi
công, năng lực cán bộ công nhân viên, khả năng hoàn thành các dự án thi
công đúng tiến độ…
- Chỉ tiêu thi đua: Là chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn kinh doanh.

Dựa vào căn cứ trên, Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà xây dựng chương
trình, công tác phù hợp với yêu cầu của cấp trên giao phó.
- Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường: Nghiên cứu thị
trường là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất
14


kinh doanh hàng năm của Công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở
cửa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay.-.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm
tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó, chú ý
tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ)
có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
- Căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty: Khi tiến hành xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác, một căn cứ không kém phần quan trọng đó
là căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty để từ đó biết được hiện nay
Công ty đang đứng ở đâu? năng lực sản xuất kinh doanh là bao nhiêu? công
nghệ như thế nào? Để trả lời được các câu hỏi đó, Công ty phải xem xét
đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về số lượng máy móc
thiết bị, công nghệ, lao động, năng lực sản xuất của Công ty,…Lấy đó làm
căn cứ, công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà đã đưa ra những chương trình
công
tác mang tính phù hợp cao với khả năng của mình.
Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác năm trước.
Khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm ngoài việc căn
cứ vào nhiệm vụ , mục tiêu của kế hoạch năm, chỉ tiêu kế hoạch do Tổng công
ty giao xuống, năng lực hiện có của công ty, kết quả nghiên cứu và dự báo Công

ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà còn căn cứ vào tình hình đánh giá thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện
kế hoạch là bao nhiêu, đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những gì…để từ
đó

đề

ra

kế

hoạch

cho

năm

tới.

Trong Công ty Cổ phần Công ty Thanh Hoa Sông Đà thường xây dựng kế
hoạch tháng, quý và sau mỗi một tháng công ty thường tổng kết đánh giá tình
hình thực hiện kế hoạch đặt ra để làm cơ sở cho việc đề ra kế hoạch cho tháng
và dài hơn cho kế hoạch năm tiếp theo. Với những căn cứ rõ ràng như vậy, Công
ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà dựng cho mình chương trình, kế hoạch công tác
15


thành công, tạo được hiệu quả cao trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn
phòng.
2.1.1.4.Quy trình Công tác xây dựng chương trình làm việc của công ty

cổ phần Thanh Hoa Sông Đà
Căn cứ vào chiến lược phát triển Văn phòng sẽ xây dựng chương trình
làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với
từng công việc công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. thực hiện xây dựng
chương trình theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không đùn đẩy công iệc cho người
khác. Công tác xây dựng chương trình làm việc của Công ty Cổ phần Thanh
Hoa Sông Đà được thực hiện theo trình tự như sau:
- Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị
trong
Công ty căn cứ vào dự kiến chương trình quý, những vấn đề còn tồn đọng
và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến
chương trình tháng được gửi cho Giám đốc chậm vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng Công ty thường xuyên phối hợp với các Trưởng phòng kỹ
thuật kinh doanh... để xây dựng chương trình làm việc của Văn phòng nói riêng
và của toàn công ty nói chung.
- Chương trình là việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,
phòng ban trong Công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm
việc của quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu xót, khó khăn, thuận
lợi, đồng thời nghiên cứu xem xét nghiên cứu xem xét chương trình làm việc
của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề
phát sinh mới đề nghị Ban giám đốc điều chinhrlafm việc quý sau. Dự kiến
chương trình làm việc được gửi cho Giám đốc chậm nhất 15 ngày của tháng
cuối quý.
Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo
cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới lên
Giám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó
16

thực hiện
2.1.1.5. Quy trình lập kế hoạch công tác của văn phòng công ty cổ phần
Thanh Hoa sông Đà
Bước 1: Nghiên cứu Hướng dẫn xây dựng kế hoạch:
Tổng hợp từ các phòng, bộ phận công ty những việc thuộc thẩm quyền
giải quyết của lãnh đạo công ty. Những công việc này là những công việc quan
trọng, cần thiết phải đưa vào chương trình, kế hoạch công tác chung của công ty.
Những tháng cuối năm, nhân viên phụ trách lập kế hoạch của công ty Cổ phần
Thanh Hoa Sông Đà, phân tích và tổng hợp thông tin thị trường ảnh hưởng đến
hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Hướng dẫn xí nghiệp và đơn vị trực
thuộc Công ty đăng ký con số chỉ tiêu kế hoạch cho năm tiếp theo, Tổng giám
đốc đưa ra ý kiến chỉ đạo.
Từ các căn cứ trên, và sau khi thu thập, tổng hợp các thông tin cần thiết,
văn phòng lập kế hoạch sẽ phân tích, xử lý thông tin để lập dự thảo chương
trình, kế hoạch công tác và đề ra phương hướng, mục tiêu và những giải pháp
chính cho kế hoạch năm sau.
Sau đó, văn phòng Công ty Cổ phần Thanh Hoa Sông Đà chuẩn bị soạn
thảo văn bản hướng dẫn các xí ghiệp và đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch,
trình Tổng giám đốc ký duyệt, cuối cùng gửi cho các xí nghiệp và đơn vị thành
viên.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch
Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết, Văn phòng công công ty cổ
phần Thanh Hoa Sông Đà tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
của mình và trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
Bước 3: Tổng hợp kế hoạch
Trưởng Phòng tổng hợp kế hoạch của các thành viên trong phòng, đưa ra
lựa chọn các phương án khả thi và tham khảo ý kiến nhân viên trước khi lên, xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác cuối cùng.
Bước 4: Trình và phê duyệt kế hoạch
Sau khi đã hoàn thành công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công

17


tác, Ban lãnh đạo phòng sẽ gửi lên Ban quản trị để lấy ý kiến phê duyệt của
Hội đồng. Sauk hi được phê duyệt, hoạt động của văn phòng tuân thủ theo
như kế hoạch đã đề ra, đảm bảo sự rõ ràng, khoa học trong cách làm việc.
Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác
Thứ nhất là nguyên tắc thống nhất:
Nguyên tắc thống nhất yêu cầu bảo đảm sự phân chia và phối hợp
chặt chẽ trong quá trình xây dựng, triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch giữa
các cấp, các phòng ban trong một doanh nghiệp thống nhất.
2..2. Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của công ty cổ
phần Thanh Hoa Sông Đà
2.2.1. Khái niệm
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng có quy chế làm việc
riêng quy định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác để đảm bảo tính
kỷ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt động của đơn vị mình.
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một quy chế riêng quy
định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính kỉ luật,
nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt động của tổ chức đó.
Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành
trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó.
Quy chế điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác
tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền
hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được
và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
Quy chế được ban hành phải đảm bảo 3 yếu tố sau:
Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.

Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt
động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.
Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào
18


công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức; khi được
áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.
Quy chế có thể được ban hành độc lập hoặc ban hành kèm theo Nghị
định.
2.2.2. Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của doanh nghiệp
Xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.
- Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt
động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.
- Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào
công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức; khi được
áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.
2.3. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức
được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là
"huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu
trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,
quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu

quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Tổ chức quản lý công tác văn thự lưu
trữ gồm có các nội dung sau:
2.3.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách
Tổ chức mà bộ phận văn thư lưu trữ của công ty được tổ chức khác nhau,
bộ phận văn thư lưu trữ có thể được tổ chức như một phòng chuyên trách hay
một bộ phận trong cơ quan tổ chức, các cán bộ văn thư lưu trữ phải có chuyên
19


môn nghiệp vụ, thành thạo các kỹ năng liên quan đến nghiệp vụ của công tác
văn thư lưu trữ.
2.3.2. Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách
Việc tuyển chọn các cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách được thực hiện
như quy trình tuyển dụng nhân sự trong công ty doanh nghiệp.
Cán bộ văn thư lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
về sức khỏe thực hiện công việc và phù hợp với vị trí việc làm.
Việc tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ về số lượng phải phù hợp với yêu
cầu của công việc và quy mô của phòng, bộ phận văn thư lưu trữ của cơ công ty
để đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất.
2.4. Tổ chức cuộc hội họp của công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà
2.4.1. Khái niệm cuộc họp
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại
với mục đích để thảo luận hoặc quyết định một vấn đề trong giải quyết công
việc. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau
về ý kiến cần phải họp để đưa ra được tiếng nói chung.
2..4.2.. Tổ chức trước cuộc họp







-

Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội họp
Tên cuộc họp
Mục đích cuộc họp
Thời gian:
Địa điểm:
Thành phần tham dự:
Người điều hành: Tổng giám đốc.
Chuẩn bị Nội dung
Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ cho cuộc họp:
Phòng họp cùng các phương tiện, thiết bị phục vụ cuộc họp(màn chiếu

máy chiếu,micro,loa,máy tính,máy ghi âm…)
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết
- Chuẩn bị nước uống
- Trang trí phòng họp,kiểm tra các phương tiện thiết bị
 Các chương trình khác như:
- Tìm hiểu các đối tượng tham dự lập danh sách và phân công người
viết thư mời
- Gửi thư mời
20