KHẢO sát THỰC TRẠNG CÔNG tác xây DỰNG và tổ CHỨC THỰC HIỆN các QUY CHẾ của CÔNG TY THUỐC lá THĂNG LONG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN
CHUYỆN ĐỀ: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ
CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ CỦA TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ
TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM

Sinh viên
Lớp
Ngành
Khóa

: Nguyễn Thị Hương
: ĐHLT QTVP 15B
: Đại học quản trị văn phòng
: 2016 - 2017

Hà Nội - 2017


LỜI CẢM ƠN
Trường Đại học Nội Vụ Hà nội được coi là chiếc nôi đào tạo ra đội ngũ cán
bộ, nhân viên tương lai cho đất nước về ngành Hành chính Văn phòng, Văn thư –
Lưu trữ. Đã trải qua nhiều năm phát triển trường ngày càng khẳng định được vị thế
của mình trong tiến trình phát triển của đất nước. Đặc biệt là sự yêu cầu ngày càng
cao đối với nhân sự ngành Hành chính Văn phòng, Văn thư – lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị, sự nghiệp Nhà nước hay tại các công ty, doanh nghiệp tư nhân. Nhà
trường với đội ngũ cán bộ giảng dạy tốt có chuyên môn cao cùng với những sinh
viên ưu tú đã và đang góp phần rất lớn cho sự nghiệp hành chính của đất nước.
Nhà trường luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sinh viên của mình có cơ

hội được thực tế, được cọ sát với công việc sau này thông qua quá trình tham quan,
đi thực tế, thực tập. Với phương châm đào tạo lấy chất lượng hàng đầu, nhà trường
luôn gắn “Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy để có thể tự tin làm quen với công
việc trong bộ máy hành chính sau này, sau khi kết thúc các học phần lý thuyết tại
trường, Ban Giám Hiệu, Phòng Đào Tạo và Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều
kiện cho sinh viên có một khoảng thời gian nghiên cứu thực tế ngành nghề trước
kỳ thi tốt nghiệp. Quá trình nghiên cứu thực tế của sinh viên được cụ thể hóa kết
quả bằng bài tiểu luận. Do đó, nội dung bài tiểu luận rất quan trọng trong bậc đào
tạo của nhà trường và phản ánh thực tế kết quả học tập nghiên cứu của sinh viên,
phản ánh khản năng nghiên cứu và ứng dụng kiến thức học tập thức tế của mỗi
sinh viên. Giúp sinh viên củng cố những kiến thức đã học, được tiếp xúc với thực
tế, có thể vận dụng kiến thức đã được học tại nhà trường, đồng thời học hỏi thêm
những kiến thức, những kinh nghiệm từ thực tế công việc, nâng cao năng lực nghề
nghiệp và phong cách làm việc của một cán bộ Hành chính Văn phòng.
Với lí do đó tôi đã nghiên cứu tại Tổng công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư
tài chính Việt Nam, đơn vị diễn ra nhiều các các việc liên quan đến ngành nghề
hành chính – văn phòng để viết bài tiểu luận với chuyện đề “ Khảo sát công tác xây
dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định của văn phòng Tổng công ty Phát
triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy Trưởng khoa, Phó
khoa và các thầy cô bộ môn đã tận tình giúp đỡ, giải đáp những vướng mắc của tôi
trong quá trình tôi đi thực tập tại Công ty. Và xin cảm ơn toàn thể các cô chú, anh
chị phòng Hành chính đã tạo điều kiện về mọi mặt để tôi có thể hoàn thành bài tiểu
luận của mình.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong việc

nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm bảo, cải tiến chất lượng
và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực hiện được ở các doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh các sản phẩm vật chất mà ngày càng được thể hiện
rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế, giáo dục, đào
tạo, tư vấn ... Trong đó dịch vụ quản lý hành chính doanh nghiệp là lĩnh vực hoạt
động đang được rất nhiều các doanh nghiệp chú trọng và phát triển.
Đây là loại hình dịch vụ phi lợi nhuận nhưng nó đóng một vai trò rất quan
trọng trong việc ổn định và thúc đẩy nền kinh tế phát triển do vậy việc thực hiện
công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế vào quản lý hành chính là
nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng . Do đó chọn đề tài “ Khảo
sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty
thuốc lá Thăng Long”. Mong muốn được dùng vốn kiến thức được học và tích luỹ
cung cấp cho mọi người hiểu thêm về Hệ thống Quản lý chất lượng và có cái nhìn
đúng hơn về nó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh
vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng là vô cùng quan trọng và
thiết yếu.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và
tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty Thuốc lá Thăng Long” là toàn bộ công
tác hành chính được thực hiện tại Công ty thuốc lá Thăng Long như việc đưa ra
các quy định, quy chế, nguyên tắc thực hiện…tại công ty.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc “ Khảo sát thực
trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty Thuốc lá
Thăng Long”.
+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc “ Khảo sát thực trạng công tác
xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long”. Từ
năm 2012 và đã đưa đến những thay đổi nhất định.
4. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Phương pháp lý luận: bằng cách nghiên cứu những tài liệu về quy chế, quy
định đã ban hành của công ty, hoặc kế thừa những thông tin, tư liệu của người đi
trước.
- Phương pháp phân tích thực tiễn: Là phương pháp được vận dụng trong suốt
quá trình thực hiện đề tài. Thông qua quá trình thực tập tại công ty, thu thập những
thông tin, số liệu sau đó phân tích và tổng hợp lại thành kết quả thống nhất.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ
chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long ” là khảo sát thực
trạng công tác hành chính văn phòng của công ty liên quan tới việc thực hiện các
thủ tục hành chính và các quy chế, quy định sau đó đánh giá các ưu – nhược điểm
và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng.
6. Đóng góp của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động
có tính tích cực và tiêu cực về việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ
chức thực hiện các quy chế tại Công ty thuốc lá Thăng Long”. .
+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn
đọng.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi
người.
7. Cấu trúc của đề tài.
Bố cục của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty thuốc lá
Thăng Long

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của văn phòng công ty thuốc lá Thăng Long.
Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm về việc tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của văn phòng công ty thuốc lá Thăng Long.

Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
1.1.Giới thiệu về lịch sử tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty
Ngày 06/1/1957, Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long (Vinataba Thang Long),
đơn vị tiên phong của ngành Công nghiệp Thuốc lá Việt Nam được thành lập. Theo
Quyết định số 318/2005/QĐ-TTG ngày 06/12/2005 của Thủ tướng Chính phủ, Nhà
máy Thuốc lá Thăng Long được chuyển đổi thành Công ty TNHH MTV Thuốc lá
Thăng Long. Trải qua 57 năm xây dựng và phát triển, các thế hệ cán bộ, công nhân
viên Công ty đã nối tiếp nhau xây dựng nên truyền thống quý báu, với những đóng
góp có ý nghĩa lớn lao cho ngành Công nghiệp Thuốc lá Việt Nam.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long
Tên tiếng Anh: Thang Long Tobacco Company Limited
Tên viết tắt: Vinataba Thang Long
Trụ sở chính
235 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
(+84) 438.584.441 – 438.584.342
(+84) 438.584.344

Lĩnh vực sản xuất và kinh doanh chính của công ty bao gồm: sản xuất và
kinh doanh thuốc lá điếu; chế tạo, gia công sửa chữa thiết bị chuyên ngành thuốc
lá; xuất, nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh và một số ngành nghề khác.
Trong suốt 57 năm, Công ty luôn thực hiện nghiêm túc quy trình công nghệ, đảm
bảo và không ngừng nâng cao chất lượng 100% sản phẩm đầu ra, thỏa mãn nhu
cầu ngày càng cao của thị trường trong nước và quốc tế.
Với sản lượng trung bình hơn 1 tỷ bao mỗi năm, Vinataba Thăng Long là một
trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc sản xuất, kinh doanh và giới thiệu
các sản phẩm thuốc lá Việt Nam ra thị trường thế giới. Hiện nay, nhiều nhãn hiệu
thuốc lá bao của Công ty Thuốc lá Thăng Long đã có mặt tại nhiều khu vực thị
trường trên thế giới. Ngoài những thị trường xuất khẩu lâu năm như Trung Đông,
Châu Phi, Đông Nam Á… công ty còn không ngừng tìm kiếm và mở rộng các thị
trường mới như Singapore, Hàn Quốc, châu Âu, Hoa Kỳ.
Hiện tại, Vinataba Thang Long giữ vai trò quan trọng trong Tổng Công ty
Thuốc lá Việt nam nói riêng và ngành thuốc lá Việt nam nói chung. Trong tương
lai, công ty sẽ tập trung mọi nỗ lực để có thể đẩy mạnh hơn các mối quan hệ hợp
tác với nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới. Công ty luôn sẵn sàng hợp
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
tác và chia sẻ cơ hội kinh doanh với tất cả khách hàng cũng như đối tác trong và
ngoài nước đối với ngành thuốc lá Việt Nam.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam.
1.2.1 Phòng Hành chính
Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty về các lĩnh vực công tác hành

chính, quản trị, văn thư – lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý và điều hành sản
xuất kinh doanh, theo quy định của Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam.
1.2.2 Phòng Tổ chức nhân sự
Phòng Tổ chức Nhân sự có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty thực
hiện quản lý các lĩnh vực: tổ chức bộ máy quản lý điều hành sản xuất – kinh
doanh; công tác lao động và tiền lương; công tác cán bộ chế độ chính sách đối với
người lao động.
1.2.3 Phòng tài chính – kế toán
Tham mưu cho Lãnh đạo thực hiện quản lý về các lãnh vực tài chính, kế
toán, giá cả theo các quy chế tài chính nội bộ của Công ty, Tổng công ty Thuốc lá
Việt Nam và của Pháp luật quy định.
1.2.4 Phòng kế hoach vật tư
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc lập kế hoạch và giám sát việc
thực hiện kế hoạch, xây dựng các định mức phục vụ cho sản xuất, cụ thể: kế hoạch
sản xuất và điều độ sản xuất; kế hoạch cung ứng, thực hiện cung ứng và xây dựng
các định mức về nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hóa chất phục vụ cho sản xuất
kinh doanh của Công ty.
1.2.5 Phòng tiêu thụ
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc lập kế hoạch tiêu thụ hàng năm
và từng giai đoạn, tổ chức thực hiện việc bán sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị
trường, nhằm tiêu thụ được nhiều sản phẩm với hiệu quả cao nhất.
1.2.6. Phòng thị trường
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc hoạch định chiến lược sản
phẩm, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động của thị trường như: thu thập,
quản lý, phân tích thông tin thị trường và khách hàng; công tác hỗ trợ, chăm sóc
quản lý khách hàng và thúc đẩy bán hàng; công tác tiếp thị bán hàng và giới thiệu
phát triển sản phẩm mới; công tác xây dựng thương hiệu sản phẩm và hình ảnh của
Công ty.
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
1.2.7. Phòng kỹ thuật cơ điện
Tham mưu cho Lãnh đạo trong công tác quản lý về mặt kỹ thuật, quy trình
an toàn lao động nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả nhất máy móc thiết bị
phục vụ sản xuất và phát triển.
1.2.8. Phòng nghiên cứu và phát triển
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm,
điều chỉnh, nâng cấp và đổi mới công nghệ. Tổ chức và thực hiện công tác nghiên
cứu thiết kế sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm theo chiến lược của Công ty.
1.2.9. Phòng kỹ thuật công nghệ
Tham mưu cho Lãnh đạo xây dựng và ban hành công thức phối chế trong
sản xuất. Kiểm tra hương liệu và hóa chất tham gia giám sát chất lượng chủng loại
nguyên liệu nhập kho, giám sát quy trình công nghệ sản xuất sợi, quy trình chế
biến nguyên liệu.
1.10 Phòng nguyên liệu
Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật liệu đầu vào trước khi nhập kho đảm
bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về hoá, lý, cảm quan đã quy định.
1.11. Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS):
Kiểm tra việc chấp hành quy trình công nghệ trong tất cả các công đoạn sản
xuất đến sản phẩm hoàn chỉnh, đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng tiêu chuẩn kỹ
thuật của Công ty đã ban hành.
1.12. Phòng đầu tư xây dựng
Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty lập kế hoạch đầu tư, xây dựng hằng năm
và từng thời kỳ. Tổ chức và thực hiện công tác đầu tư, xây dựng, quản lý, sửa
chữa, bảo trì các công trình kiến trúc và xây dựng.

1.13. Phòng xuất nhập khẩu
Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc điều hành và quản lý kinh
doanh trong lĩnh vực xuất khẩu, nhập khẩu theo quy định của Pháp luật và các quy
định của Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam.
1.14. Ban động lực
Quản lý, vận hành các thiết bị về điện, điện tự động, điện lạnh, điện thoại, lò
hơi, máy nén, bơm chân không, … (gọi chung là động lực), ứng dụng những tiến
bộ kỹ thuật tiên tiến phục vụ sản xuất kinh doanh an toàn và hiệu quả nhất.
1.15. Ban quản lý hệ thống chất lượng ( ISO):
Tham mưu cho Lãnh đạo thực hiện công tác xây dựng, áp dụng, duy trì và
cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
1.16. Các phân xưởng
Tổ chức, sắp xếp bố trí lao động theo các công việc, trên cơ sở máy móc
thiết bị được giao, sản xuất ra các loại sản phẩm đúng tiêu chuẩn chất lượng theo
kế hoạch của Công ty giao, đảm bảo an toàn và tiết kiệm.
Công ty gồm có 06 phân xưởng:
-Phân xưởng Sợi: Sản xuất chế biến sợi thuốc lá các loại.
-Phân xưởng Vấn bao: Sản xuất các loại thuốc bao mềm, bao cứng.
-Phân xưởng Nhãn quốc tế: Sản xuất thuốc lá nhãn hiệu 555 và các nhãn
hiệu khác.
- Phân xưởng Cơ khí: Sản xuất, gia công phụ tùng cơ khí. Sửa chữa, lắp đặt
máy móc thiết bị.
1.17. Các đơn vị trực thuộc công ty

Quản lý, bảo quản tốt chất lượng và số lượng các chủng loại hàng hóa được
giao. Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa kịp thời theo yêu cầu phục vụ sản xuất và
kinh doanh.
Công ty gồm có 04 đơn vị Kho sau đây:
-Kho Nguyên liệu: Quản lý thuốc lá lá, thuốc lá sợi.
-Kho Vật liệu: Quản lý các loại vật liệu dùng cho sản xuất thuốc lá.
-Kho Thành phẩm: Quản lý thuốc lá bao thành phẩm.
-Kho Cơ khí: Quản lý các loại vật tư cơ khí, phụ tùng cơ khí, phụ tùng điện và một
số chủng loại hàng hóa khác.
1.18. Đội xe
Quản lý phương tiện vận chuyển (ô tô các loại) và phục vụ công tác vận
chuyển hàng hoá, đưa rước CBCNV đi công tác theo quy định của Công ty.
1.19 Đội bảo vệ
Thực hiện công tác Bảo vệ – Tự vệ – PCCC, nhằm bảo vệ tài sản, giữ gìn
trật tự an ninh phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
1.20. Trạm y tế
Theo dõi, quản lý sức khỏe của CBCNV; thực hiện các công tác về Y tế
trong doanh nghiệp, thực hiện công tác khám sức khỏe định kỳ theo quy định của
Pháp luật.
1.21. Nhà ăn
Phục vụ bữa ăn giữa ca cho CBCNV Công ty; đảm bảo an toàn vệ sinh thực
phẩm theo quy định của ngành Y tế đảm bảo số lượng và chất lượng dinh dưỡng
tốt nhất trong định mức tài chính được giao
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận

Lê Thị Ngát

Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG
TY CỔ PHÂN THIẾT BỊ GIÁO DỤC MAI PHƯƠNG
2.1 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của công ty
2.1.1. Vai trò của quy chế trong công ty
Quy chế trong doanh nghiệp được hiểu là văn bản quy định các vấn đề liên
quan đến hoạt động quản lý nội bộ của doanh nghiệp như các chính sách quản trị,
chế độ nhân sự hay phân cấp quyền hạn của các bộ phận trong công ty. Pháp luật
Việt Nam tuy không bắt buộc các doanh nghiệp phải ban hành quy chế trong công
ty, nhưng trên thực tế tính pháp lý của các quy chế này vẫn được pháp luật thừa
nhận. Vai trò của quy chế trong công ty TNHH, Đối với loại hình công ty này, khó
khăn đối với doanh nghiệp đến từ hoạt động quản lý công ty. Do một mình giám
đốc phải chịu trách nhiệm cho nhiều mảng công việc khác nhau liên quan tới toàn
bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Vì vậy, ban hành quy
chế có thể là xem một giải pháp hữu ích trong việc điều hành bộ máy doanh nghiệp
bên cạnh Điều lệ công ty. Khác với Điều lệ công ty, pháp luật không quy định về
nội dung và hình thức bắt buộc đối với quy chế. Vì vậy, doanh nghiệp có thể linh
hoạt xây dựng các quy chế riêng phù hợp với văn hóa cũng như cách thức vận
hành của công ty, nhưng không được trái với Điều lệ và các quy định pháp luật
hiện hành. Vì vậy, quy chế sẽ đóng vai trò giúp Ban Giám đốc có thể điều hành
công ty với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, chuyên nghiệp.

Nội dung của quy chế trong công ty về nguyên tắc, quy chế trong doanh nghiệp
được xây dựng căn cứ theo Luật Doanh nghiệp và một số các văn bản pháp luật có liên
quan đến ngành, nghề hoạt động của công ty. Các công ty có thể lựa chọn hình thức xây
dựng một quy chế chung với tất cả các quy định liên quan đến quản trị nội bộ hoặc tách
ra thành các quy chế nhỏ và cụ thể đối với từng phòng ban. Nội dung cần thiết thường
được quy định trong các quy chế của công ty bao gồm:
- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;
- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục triệu tập họp
và biểu quyết;
- Trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý;
- Quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;
- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác;
- Quy chế về lương và trợ cấp;
- Quy chế khen thưởng và kỷ luật;
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán; …
Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.
2.1.2 Các loại quy chế trong công ty
- Quy chế về quản lý tài chính như: quản lý vốn, quản lý tài sản cố định,
quản lý hàng tồn kho, quản lý các khoản nợ phải thu, quản lý các loại tài sản, quy
chế báo cáo tài chính…
- Quy chế tiền lương như quy định về các khoản người lao động được hưởng khi
tham gia làm việc tại công ty, quy định về cách tính lương cho người lao động; quy
định về việc trả lương, trả thưởng cho người lao động khi tham gia làm việc nhằm

khuyển khích họ lao động tăng năng suất và sáng tạo hăng say trong công việc.
- Quy chế thi đua, khen thưởng: được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Tại công ty áp dụng các hình thức thi đua khen thưởng như:
+/ Khen thưởng thường xuyên: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân
có thành tích xuất sắc khi kết thúc một đợt thi đua hay một năm thực hiện kế hoạch.
+/Khen thưởng đột xuất: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân có
thành tích đột xuất, đặc biệt xuất sắc, có tác dụng nêu gương lớn, không nằm trong
chỉ tiêu thi đua hoặc không tham gia ký kết, giao ước thi đua.
+/ Khen thưởng theo niên hạn: các cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ được giao và không để xẩy ra vụ việc gây ảnh hướng xấu đến hoạt động
của đơn vị trong 5 năm gần nhất. Khen thưởng theo niên hạn thực hiện định kỳ 5
năm một lần.
Với Các hình thức khen thưởng cụ thể của Nhà nước, cơ quan Nhà nước:
(1)Huân chương (bao gồm các loại huân chương theo quy định tại Điều 20
đến Điều 39 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP);
(2)Huy chương (bao gồm các loại huy chương theo quy định tại Điều 40 đến
Điều 41 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP);
(3)Danh hiệu Vinh dự Nhà nước (bao gồm các danh hiệu theo quy định tại
Điều 42 đến Điều 45 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP);
(4)Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà nước (theo quy định tại Điều
46 đến Điều 47 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP);
(5)Kỷ niệm chương, Huy hiệu (theo quy định tại Điều 48 Nghị định số
42/2010/NĐ-CP);
(6)Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen của các cơ quan cấp Bộ
(theo quy định tại Điều 49 Nghị định số 42/2010/NĐ-CP);
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A

Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
(7)Giấy khen của các cơ quan nhà nước (theo quy định tại Điều 50 Nghị
định số 42/2010/NĐ-CP);
Ngoài các danh hiệu khen thưởng của Nhà nươc thì còn có hình thức khen
thưởng tại Tổng công ty như: nhà quản lý giỏi, đơn vị sản xuất kinh doanh giỏi...
- Quy chế chi tiêu nội bộ: Quy chế chi tiêu nội bộ thực hiện chế độ tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về quản lý kinh phí quản lý hành chính, cụ thể như sau:
Quy chế chi tiêu nội bộ điều chỉnh đối với nguồn kinh phí ngân sách nhà
nước giao thực hiện chế độ tự chủ hàng năm bao gồm cả các khoản chi thường
xuyên được điều hành tập trung và các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của
pháp luật (nếu có).
Quy chế chi tiêu nội bộ không điều chỉnh đối với việc sử dụng nguồn kinh
phí ngân sách nhà nước giao không thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí thực hiện
các nhiệm vụ không thường xuyên khác gồm:
+/ Chi mua sắm, chi sửa chữa lớn tài sản cố định;
+/ Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổ
chức quốc tế;
+/ Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm
quyền giao;
+/ Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
+/ Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế (nếu có);
+/ Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước;
+/ Kinh phí nghiên cứu khoa học;
+/ Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyền
phê duyệt;
+/ Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
Việc phân bổ, quản lý, sử dụng các khoản kinh phí nêu trên thực hiện theo
các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính.
Ngoài các quy chế trên tại công ty thuốc lá Thăng Long còn xây dựng và áp

dụng các loại quy chế khác như:
- Quy chế công tác phí
- Quy trình tạm ứng, thanh toán
- Quy định định mức sử dụng văn phòng phẩm, công tác phí khoán: xăng xe
điện thoại
- Điều lệ công ty
- Văn bản thuế liên quan
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản
- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
- Nội quy vận hàng máy móc của công ty
- Quy định mặc đồng phục
- Các chế tài kỷ luật
* Về mặt quản lý: các quy chế, nội quy, quy định sẽ giúp giám đốc kiểm soát
được các hạng mục chi phí tại công ty và tránh lãng phí, sử dụng các nguồn lực có
hiệu quả, tăng hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh hơn
* Về chính sách thuế: Các quy chế, nội quy, quy định này giúp công ty bảo
về được các chi phí hợp lý của công ty khi trình với cơ quan thuế.
2.1.3 Công tác tổ chức, xây dựng
Bước 1: Sưu tầm, nghiên cứu tài liệu làm căn cứ xây dựng quy chế:
- Đề nghị các cơ quan chức năng có thẩm quyền liên quan tới từng quy chế
hướng dẫn, cung cấp tài liệu, văn bản pháp luật,
- Nghiên cứu, tham khảo các bản nội quy, quy chế đang áp dụng có hiệu quả
tại doanh nghiệp, đơn vị.

- Tham khảo quy chế làm việc của các CĐCS bạn.
Bước 2: Xây dựng dự thảo quy chế:
- Biên soạn dự thảo quy chế (Chủ tịch CĐCS trực tiếp hoặc phân công Ủy
viên Ban chấp hành CĐCS chủ trì việc biên soạn)
- Khi xây dựng dự thảo quy chế, Chủ tịch CĐCS (hoặc người được phân
công) cần tìm hiểu Điều lệ Công đoàn Việt Nam và tình hình thực tiễn hoạt động
của doanh nghiệp, đơn vị để xây dựng bản quy chế cho phù hợp.
Bước 3: Lấy ý kiến tham gia của các ủy viên Ban chấp hành CĐCS
- Sau khi hoàn thành bản dự thảo, cần gửi cho từng ủy viên Ban chấp hành
CĐCS tham gia đóng góp ý kiến (cần có đủ thời gian để nghiên cứu tham gia đạt
chất lượng).
- Sau đó triệu tập hội nghị Ban chấp hành CĐCS lấy ý kiến tham gia trực
tiếp.
- Sửa đổi, bổ sung dự thảo quy chế theo ý kiến tham gia của các ủy viên Ban
chấp hành CĐCS.
Bước 4: Tham khảo ý kiến của các cơ quan chức năng có thẩm quyền và
trách nhiệm liên quan của thành phố về nội dung của các bản dự thảo quy chế.
Bước 5: Ra quyết định ban hành quy chế
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Sau khi bổ sung, sửa chữa hoàn chỉnh quy chế, CĐCS ra quyết định ban
hành quy chế.
- Gửi quyết định kèm theo quy chế cho các ủy viên Ban chấp hành và cơ
quan chức năng có thẩm quyển tại thành phố Hà Nội
2.1.4 Thời gian tổ chức xây dựng

Những Nội quy, quy chế quy định của công ty, quy mô thời gian có thể theo
tuần, tháng, quý, năm…Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng của tuần
trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; Kế hoạch quý
được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế hoạch năm được lập vào quý cuối
cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của công ty diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả thì bộ phận văn phòng hay còn gọi là bộ phận tổng hợp có trách nhiệm xây
dựng Kế hoạch, chương trình công tác tuần, quý, tháng, năm cho công ty
Các báo cáo tuần, tháng, quý, năm của công ty thì lại được diễn ra liên tục
và thường xuyên.
Công ty hệ thống hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chính vì vậy mà việc
làm báo cáo, kế hoạch luôn được thực hiện theo quy trình, quy định đã ban hành.
Tại phòng Hành chính công ty hiện tại đang sử dụng phần mềm quản lý
Cloudoffice.
Sau khi sử dụng phần mềm này đã đã mang lại lợi ích rất lớn cho hoạt động
quản lý công tác hành chính văn phòng tại Công ty.
Giúp bộ phận hành chính – văn thư hiện đại hóa quy trình, tiếp nhận, xử lý
văn bản đi đến, sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm
văn bản khi có yêu cầu.
Hỗ trợ công tác báo cáo, thống kê, in sổ.
Xử lý văn bản đi, đến hiệu quả, giảm thiết sót trong việc thất lạc văn bản, tài
liệu.
Tạo ra không gian làm việc khoa học, chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, thời
gian làm việc cho người làm công tác hành chính – văn thư tại Công ty
2.2 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện
Với gần 60 năm hình thành và phát triển, nhưng những năm vừa qua Công
ty luôn giữ vững khẳng định tên tuổi và ngày càng có những bước tiến lớn với
những sự phát triển mạnh mẽ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy vậy trong
quá trình hoạt động sản xuất, công ty cũng luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh từ
phía ngoài doanh nghiệp, do vậy nhu cầu mở rộng quy mô liên tục, lĩnh vực hoạt

Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
động là một xu thế tất nhiên theo quy luật. Chính vì vậy công tác phân tích công
việc là một hoạt động được công ty chú trọng. Thông qua việc phân tích tình hình
hoạt động của công ty kết hợp với việc nghiên cứu quy trình tiến hành xây dựng
bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với nhân sự và bản tiêu chuẩn công việc phù
hợp với từng vị trí chức danh và đặc thù từng công việc dựa trên sự tham vấn ý
kiến của người lao động. Tạo tiền đề thuận lợi cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh
giá và trả lương nhân viên một cách đúng đắn và hợp lý.
Quá trình thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của công ty được thực
hiện một cách công bằng, dân chủ, công khai. Sai ở đâu sửa ở đó. Mọi cán bộ công
nhân viên đều thực hiện tốt các nội quy, quy chế và quy định của công ty. việc xây
dựng các nội quy, quy chế, quy định của công ty luôn hướng tới làm sao cho dễ
thực hiện nhất tạo sự tin cậy cho công nhân. Công nhân luôn yên tâm lao động sản
xuất tốt vì chế độ đãi ngộ tương đối ổn thảo đúng công sức mình bỏ ra. Hăng say
làm việc để được thưởng thêm hàng quý và hàng năm
2.2.1 Trách nhiệm văn phòng
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực, công tác tổ với người lao động theo các qui định
của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đào tạo, lao động tiền lương,
Hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ đối với người lao động
trong công ty.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp
đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo
dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…

- Nhân sự
Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ của toàn công ty, sắp xếp, bố trí nhân lực, tuyển
dụng và lập hồ sơ cán bộ công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động trong công
ty, giải quyết các chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền lương, tiền
thưởng theo quyết định của nhà nước và công ty. Lập bảng báo cáo hàng tháng về
tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức
tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và
đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ
sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty.
Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,….Phối hợp với phòng kế
toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ,
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy
định của Nhà nước và của Công ty.
2.2.2 Công tác kiểm tra, kiểm soát công ty
Tại công ty thành lập ban thanh tra kiểm tra việc thực hiện các quy chế, nội
quy, quy định của công ty. Hàng tháng tổ chức kiểm tra công khai trong các bộ
phận, tổ sản xuất…về việc thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của công ty.
Đôn đốc nhắc nhở những việc vi phạm nội quy, quy chế, quy định ở mức nhẹ. Các
trường hợp vi phạm nghiêm trọng làm tổn thất đến tài sản công ty thì phải thành
lập hội đồng kỷ luật đưa ra phương án kỷ luật sao cho thỏa đáng
Ngoài ra trong nội bộ các tổ, phân xưởng, các bộ phận sẽ cho tự kiểm tra
lẫn nhau để được khách quan. Nói chung để khách quan tại cơ quan luôn thực hiện
định kỳ kiểm tra chéo tay nghề và đánh giá một cách khách quan công bằng, dân

chủ của toàn bộ các cá nhân, bộ phận, phân xưởng sản xuất của công ty.

Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN
PHÒNG CÔNG TY CỔ PHÂN THIẾT BỊ GIÁO DỤC MAI PHƯƠNG
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm
* Ưu điểm:
- Toàn bộ các Quy chế của công ty khi xây dựng đều được thực hiện theo
đúng quy trình nên đảm bảo tính khách quan, dân chủ, sát với thực tiễn công việc
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
và bám sát với các văn bản pháp luật Nhà nước và các quy định của các Bộ, Ngành
liên quan.
- Quá trình xây dựng và thực hiện các Quy chế, Quy định của công ty luôn
nhận được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của các cơ quan chức năng có thẩm quyền
liên quan của thành phố và Ban Giám đốc của công ty.
- Quá trình tổ chức thực hiện thì nhận được sự đồng tình, ủng hộ của toàn bộ
cán bộ, công nhân, viên chức trong công ty.
- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng
- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp.
- Nhập số văn bản nhanh, chính xác và dễ tìm.
Đây là Công ty được xây dựng và tổ chức với quy mô lớn, chính vì vậy
không những chỉ có hoạt động kinh doanh được đầu tư phát triển mà hoạt động tổ
chức hành chính cũng được lãnh đạo quan tâm và đầu tư.
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về

lĩnh vực hành chính, công tác Văn thư – lưu trữ.
- Hệ thống quản lý chất lượng được đảm bảo và ngày càng hoàn thiện.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng được nâng cao và đầu tư thiết bị hiện đại
trong công tác Văn thư – lưu trữ
* Nhược điểm:
Thực tế hiện nay, tìm hiểu nhiều công ty nói chung và công ty thuốc lá
Thăng Long nói riêng chúng ta thấy rằng, việc xây dựng và thực hiện quy chế của
một số công ty vẫn còn những điểm làm hạn chế tác dụng của văn bản này như:
- Chưa thống nhất về nguyên tắc xây dựng quy chế, về tên gọi, cấu
- Việc sử dụng từ ngữ đôi khi chưa chuẩn xác;
- Chưa tính đến đầy đủ các mối quan hệ, thậm chí không đề cập đến các mối
quan hệ cơ bản và cách thức giải quyết;
- Có quy chế với nội dung chung chung mô phỏng quy chế cấp trên hoặc xây
dựng để có chứ không sử dụng;
- Việc xây dựng không đi đôi với thực hiện quy chế, chưa thực sự lấy quy
chế làm căn cứ, cơ sở để giải quyết công việc.
- Nhiều quy chế còn mang tính hình thức, nhất là công tác cán bộ “Chưa xây
dựng được quy chế về quyền và trách nhiệm cụ thể của người đứng đầu tổ chức,
của cơ quan tham mưu trong công tác cán bộ. Chưa nghiêm túc thực hiện và kiểm
tra, giám sát và thực hiện các quy chế, quy định về công tác cán bộ”.
- Tiếp nhận văn bản chưa có sự thống nhất. Các nhân viên trong phòng Hành
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
chính đều có thể nhận được văn bản đến.
- Đôi khi việc tiếp nhận văn bản qua mạng Văn phòng điện tử liên thông còn

chậm
- Việc gắn kết giữa các cán bộ nhân sự của phòng Hành chính trong công ty
với người lao động ở tất cả các bộ phận còn hạn chế, không thường xuyên.
- Cách thông báo, phổ biến các quy chế mới đối với toàn thể cán bộ, công
nhân viên chức trong công ty còn sử dụng phương pháp đơn giản và không đa
dạng. chủ yếu vẫn là gửi văn bản thông báo bằng file cứng.
3.2 Giải pháp
Khắc phục những hạn chế trên và để quy chế làm việc của công ty ban ra
thực sự phát huy tác dụng, một trong những nội dung cần thực hiện, đó là:
- Cần có sự thống nhất và quy định rõ về quy trình, thủ tục, cấu trúc, nội
dung, yêu cầu của quy chế để các phòng ban, bộ phận, phân xưởng có thể rà soát,
bổ sung và hoàn thiện.
- Việc xây dựng quy chế cần bảo đảm tính khoa học, tính thực tiễn và tính cụ
thể, đây là những yêu cầu rất quan trọng đòi hỏi công ty, Ban xây dựng quy chế
của công ty cần nghiên cứu kỹ những căn cứ xây dựng quy chế. Đó là các Điều lệ
những nguyên tắc, quy định của Nhà nước, của các cấp Bộ, Ban, Ngành, Đoàn thể,
các cấp Ủy, chính quyển thành phố về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ…;
các hướng dẫn của Ban tổ chức Trung ương, nghị quyết của đại hội đảng bộ, chi
bộ; kế hoạch, chương trình công tác trong nhiệm kỳ, nhiệm vụ lãnh đạo, đặc điểm
của cơ quan, đơn vị, chức trách của từng thành viên trong cấp ủy, từ đó xây dựng
dự thảo quy chế. Các cấp ủy viên, các thành viên liên quan nghiên cứu, đóng góp;
tập thể cấp ủy bổ sung, hoàn thiện, biểu quyết thông qua; cấp ủy cấp trên trực tiếp
thẩm định và phê chuẩn, sau đó, cấp ủy quán triệt và tổ chức thực hiện. Soạn thảo
và ban hành quy chế là việc làm khoa học, không được chiếu lệ, hình thức. Các
điều khoản trong quy chế phải được nghiên cứu cụ thể, cân nhắc nhiều mặt. Tập
thể cấp ủy phải thảo luận kỹ, dân chủ và cần đạt được tính thống nhất cao trước khi
ban hành. Tính cụ thể được thể hiện rõ khi nhìn vào quy chế, những người có trách
nhiệm thực hiện có thể hiểu chính xác công việc, chức trách, phương pháp công tác
của mình. Điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức sưu tầm, nghiên cứu các
văn kiện khác.

- Về cấu trúc phải đảm bảo thể thức của một văn bản với những quy định
mang tính nguyên tắc và các chương, điều cụ thể; nêu rõ những căn cứ xác định
nội dung quy chế thông thường là:
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
+ Chương 1: Quy định trách nhiệm và quyền hạn của tập thể trong việc lãnh
đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện; quy định trách nhiệm và quyền hạn của cá nhân
từng người trong công ty.
+ Chương 2: Xác định nguyên tắc và các chế độ làm việc của các bộ phận,
tổ sản xuất… (chế độ sinh hoạt, chuẩn bị và ra nghị quyết, tổ chức thực hiện nghị
quyết, thông tin, đi cơ sở, báo cáo, tự phê bình và phê bình, sơ, tổng kết, rút kinh
nghiệm…);
+ Chương ba: Về các mối quan hệ cơ bản và cách thức giải quyết các mối
quan hệ; chương bốn: về các điều trong tổ chức thực hiện, hiệu lực, thời gian, các
mốc thời gian thực hiện hoạt động
- Yêu cầu, nội dung quy chế phải quán triệt được các quy định của cấp trên;
khẳng định rõ phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân ở cương vị, chức
trách được giao trên từng lĩnh vực; khẳng định mối quan hệ, lề lối làm việc giữa tổ
chức và cá nhân, giữa tổ chức đảng với chính quyền, đoàn thể. Chú trọng đến các
nội dung lãnh đạo và tổ chức thực hiện dân chủ, công khai các mặt hoạt động của
đơn vị, nhất là về công tác cán bộ, quan hệ lãnh đạo và phục tùng, việc chăm lo đời
sống… là những khâu dễ phát sinh vướng mắc cần có quy định rõ. Từ ngữ sử dụng
trong quy chế phải chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu, không dùng từ đa nghĩa để tránh
hiểu nhầm, hiểu sai, không thống nhất trong quá trình thực hiện.
- Khi quy chế đã được ban hành, đó là cơ sở pháp lý trực tiếp cho hoạt động

lãnh đạo của tập thể cấp ủy, từng cấp ủy viên, đồng thời là căn cứ để đánh giá trách
nhiệm, hiệu quả, hiệu lực công tác lamhx đạo. Do vậy, mọi hoạt động của cấp ủy
cơ sở phải dựa trên những điều đã được xác định trong quy chế. Để đạt được điều
đó, đòi hỏi từng cấp ủy viên phải nắm chắc nội dung quy chế; đồng thời, phát huy
vai trò gương mẫu của bí thư, phó bí thư, cấp ủy viên trong việc thực hiện quy chế.
Vận dụng thực hiện các nội dung của quy chế phải gắn với cương vị, chức trách
từng cá nhân, đồng thời phải tạo ra sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng bộ trong
cấp ủy, đảng bộ, chi bộ, nhằm tạo ra sức mạnh lớn nhất, giải quyết các mối quan hệ
thấu tình, đạt lý, tạo bầu không khí tích cực, lành mạnh, thực sự dân chủ
Cần làm tốt công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiên quy chế. Kiên quyết đấu
tranh với những hiện tượng thiếu tôn trọng, thiếu trách nhiệm hay tùy tiện, giản
đơn trong thực hiện và kiên quyết xử lý các hiện tượng vi phạm quy chế.
- Thường xuyên rà soát, bổ sung, hoàn thiện quy chế .Việc xây dựng và thực
hiện quy chế là vấn đề vừa qen thuộc, vừa luôn luôn mới. Ở những cơ sở mà mọi
hoạt động luôn luôn diễn ra bính thường, các mối quan hệ trong nội bộ diễn ra cơ
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
bản ổn thỏa, công việc thông suốt, thì cấp ủy ở đó thường không tích cực đặt vấn
đề phải bổ sung, hoàn thiên quy chế làm việc. Thực tiễn cho thấy, mọi quy định
mang tính lịch sử. Do vậy, trong quá trình thực hiện quy chế, những điều không
phù hợp sẽ bộc lộ cần được phát hiện và điều chỉnh kịp thời; hoặc khi có những
văn bản mới liên quan cần được cụ thể hóa, bổ sung. Vì vậy, Trung ương nên có
quy chế mẫu, hướng dẫn thực hiện thống nhất và định kỳ để cấp ủy các cấp sơ,
tổng kết về nội dung này nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thực
hiện quy chế ở các loại hình TCCSĐ./.

- Lãnh đạo công ty cần quan tâm và có những chỉ đạo cụ thể đối với việc xây
dựng và thực hiện quy chế, nội quy, quy định của công ty
- Vật chất và tinh thần luôn là hai yếu tố song hành nhau và không nên xem
nhẹ yếu tố nào, bên cạnh một chính sách tiền lương hợp lý, công ty cần quan tâm
hơn nữa đến đời sống tinh thần cho lao động giúp họ có dịp thư giãn, giảm bớt
căng thẳng, lấy lại tinh thần làm việc đồng thời đây l à chính sách có ý nghĩa quan
trọng trong việc cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên theo hướng tích
cực để người lao đam mê làm việc hơn, gắn bó với công ty hơn.
- Nên kế hoạch soạn thảo các nội quy, quy chế, quy định cho giám đốc. cần
tham mưu cho thủ trưởng các nội quy, quy chế, quy định thích hợp để thực hiện ở
công ty
- bên cạnh đó một số nội quy, quy định đã cũ không còn phù hợp thì tổng
hợp trình lãnh đạo phê duyệt cho hủy bỏ howcj thay thế bằng nội quy quy định
khác sao cho phù hợp
- Xây dựng một quy trình nội quy, quy chế theo quy chuẩn và hệ thống các
câu hỏi theo chủ đề, để có thể đánh giá một cách toàn diện.
- Nâng cao tính khách quan trong quá trình xây dựng và thực hiện.
- Cần xây dựng và tuyển dụng một bộ phận chuyên trách, chuyên môn sâu
và được đào tạo bài bản trong công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định.
- Đã xây dựng, bố trí phân công công việc cụ thể cho các nhân viên phòng
hành chính theo bảng phân công công việc.
- Thực hiện nghiêm túc các cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết các trường hợp vi phạm pahir theo đúng
quy định.
- Việc quản lý thực hiện nội quy, quy chế pahir chặt chẽ.
- Tiến hành cập nhật văn bản đến nhanh chóng, kịp thời.
- Có tính hệ thống hóa cao.
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A

Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
- Làm việc có tổ chức kỷ luật tốt.
- Công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng, đảm bảo.
- Thực hiện theo đúng quy trình trong công việc
- Tinh thần trách nhiệm cao: Khi công việc vẫn còn nhiều thì người làm
công tác văn phòng – hành chính vẫn phải ở lại làm thêm giờ để cho công việc
hoàn thành theo đúng tiến độ.
- Thực hiện theo đúng quy trình.
- Thực hiện đúng nội quy, quy chế do công ty đề ra.
- Thực hiện tốt Quy chế văn hóa nội quy công sở.
- Cần thuộc các Nội quy, quy định, quy chế của công ty để thực hiện sao cho
tốt sao cho không vi phạm để bị phạt hat khiển trách ảnh hưởng đến thi đua và
lương thưởng của mình
- Không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện tốt
công việc của mình đặc biệt là những người làm tại bộ phận nhân sự. Việc học hỏi
nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của bản thân sẽ giúp nhười lao động có thể phát
triển nghề nghiệp. Đặc biệt là đối với những người làm công tác nhân lực. Khi
chuyên viên nhân lực có trình độ chuyên môn có thể hoàn thành tốt công việc và
tạo ra hiệu quả kinh doanh cao.
- Luôn cố gắng nỗ lực, hoàn thành suất sắc các nhiệm vụ được giao: Đây là
yêu cầu mà trong bất kỳ công việc nào đề yêu cầu. Khi chuyên viên nhân lực cố
gắng hoàn thành tốt công việc thì đi đôi với nó là kết quả của công tác tuyển dụng
nhân lực cũng đạt hiệu quả cao hơn. Còn đối với người lao động bình thường thì
việc này cũng góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân lực trong công ty
KẾT LUẬN
Trước hết cần ý thức rằng việc áp dụng nội quy, quy chế, quy định là một sự
nỗ lực của Công ty. Nó đòi hỏi một tư duy mới, một sự quyết tâm và nỗ lực của

toàn thể đơn vị, trước hết là sự quan tâm và cam kết của Ban giám đốc, bởi lẽ cam
kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công trong việc
áp dụng và duy nội quy, quy chế, quy định cảu văn phòng .
Công tác Hành chính văn phòng, có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, doanh nghiệp, làm nhiệm vụ đắc lực trong công tác quản lý.
Công tác văn thư làm tốt sẽ giúp lãnh đạo cơ quan có những thông tin nhanh
chóng, đầy đủ, chính xác để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn; đồng thời
Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A


Bài tiểu luận
Quản trị văn phòng doanh nghiệp
công tác lưu trữ làm tốt, khoa học sẽ có những tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn,
giá trị lịch sử, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin quá khứ.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo,
Khoa Quản trị Văn phòng, các thầy, cô giáo trong Khoa, các chú, anh chị trong
phòng Tổ chức – hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ tôi, luôn tạo điều kiện cho tôi
hoàn thành tốt bài tiểu luận này.
Với khả năng còn hạn chế, kinh nghiệm chuyên môn chưa vững nên bài tiểu
luận này không tránh khỏi những sai sót. Một lần nữa kính mong các thầy, cô giáo
trong Khoa đóng góp ý kiến để bản Báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016
SINH VIÊN

Lê Thị Ngát

Lê Thị Ngát

Lớp ĐHLT-QTVP 1408A