Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính việt nam

LỜI CẢM ƠN
Trường Đại học Nội Vụ Hà nội được coi là chiếc nôi đào tạo ra đội ngũ cán
bộ, nhân viên tương lai cho đất nước về ngành Hành chính Văn phòng, Văn thư –
Lưu trữ. Đã trải qua nhiều năm phát triển trường ngày càng khẳng định được vị thế
của mình trong tiến trình phát triển của đất nước. Đặc biệt là sự yêu cầu ngày càng
cao đối với nhân sự ngành Hành chính Văn phòng, Văn thư – lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị, sự nghiệp Nhà nước hay tại các công ty, doanh nghiệp tư nhân. Nhà
trường với đội ngũ cán bộ giảng dạy tốt có chuyên môn cao cùng với những sinh
viên ưu tú đã và đang góp phần rất lớn cho sự nghiệp hành chính của đất nước.
Nhà trường luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sinh viên của mình có cơ
hội được thực tế, được cọ sát với công việc sau này thông qua quá trình tham quan,
đi thực tế, thực tập. Với phương châm đào tạo lấy chất lượng hàng đầu, nhà trường
luôn gắn “Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy để có thể tự tin làm quen với công
việc trong bộ máy hành chính sau này, sau khi kết thúc các học phần lý thuyết tại
trường, Ban Giám Hiệu, Phòng Đào Tạo và Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều
kiện cho sinh viên có một khoảng thời gian nghiên cứu thực tế ngành nghề trước
kỳ thi tốt nghiệp. Quá trình nghiên cứu thực tế của sinh viên được cụ thể hóa kết
quả bằng bài tiểu luận. Do đó, nội dung bài tiểu luận rất quan trọng trong bậc đào
tạo của nhà trường và phản ánh thực tế kết quả học tập nghiên cứu của sinh viên,
phản ánh khản năng nghiên cứu và ứng dụng kiến thức học tập thức tế của mỗi
sinh viên. Giúp sinh viên củng cố những kiến thức đã học, được tiếp xúc với thực
tế, có thể vận dụng kiến thức đã được học tại nhà trường, đồng thời học hỏi thêm
những kiến thức, những kinh nghiệm từ thực tế công việc, nâng cao năng lực nghề
nghiệp và phong cách làm việc của một cán bộ Hành chính Văn phòng.
Với lí do đó tôi đã nghiên cứu tại Tổng công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư
tài chính Việt Nam, đơn vị diễn ra nhiều các các việc liên quan đến ngành nghề
hành chính – văn phòng để viết bài tiểu luận với chuyện đề “ Khảo sát công tác xây
dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định của văn phòng Tổng công ty Phát
triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy Trưởng khoa, Phó
khoa và các thầy cô bộ môn đã tận tình giúp đỡ, giải đáp những vướng mắc của tôi

trong quá trình tôi đi thực tập tại Công ty. Và xin cảm ơn toàn thể các cô chú, anh
chị phòng Hành chính đã tạo điều kiện về mọi mặt để tôi có thể hoàn thành bài tiểu
luận của mình.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu...............................................1
3. Phương pháp nghiên cứu................................................................................2
4. Mục tiêu nghiên cứu.......................................................................................2
5. Đóng góp của đề tài........................................................................................2
6. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................3
CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG....................................................................................4
1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát triển hạ
tầng và đầu tư tài chính Việt Nam......................................................................4
1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt
Nam (VIDIFI).....................................................................................................4
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công ty
phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI)..................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành chính –
nhân sự................................................................................................................5
1.2.1. Chức năng:................................................................................................5
1.2.2. Nhiện vụ...................................................................................................5
1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy:........................................................................5

1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự:.......................................................................6
1.2.5. Công tác tiền lương..................................................................................6
1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu:....................................................7
1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin:.................................................................7
1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao........................8
1.3. Trách nhiệm và quyền hạn:..........................................................................8
1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành........................................................................9

0


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TỔNG
CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM
.................................................................................................................................10
2.1 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của công ty.....10
2.1.1. Vai trò của quy chế trong công ty...........................................................10
2.1.2 Các loại quy chế trong công ty................................................................11
2.1.3 Công tác tổ chức, xây dựng.....................................................................13
2.1.4 Thời gian tổ chức xây dựng.....................................................................14
2.2 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện.......................................................15
2.2.1 Trách nhiệm văn phòng...........................................................................15
2.2.2 Công tác kiểm tra, kiểm soát công ty......................................................16
Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA......17
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ.....................17
ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM......................................................................17
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm...........................................................................17
3.2 Giải pháp....................................................................................................18
KẾT LUẬN.............................................................................................................23

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đóng vai trò quyết định trong
việc nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Đảm bảo, cải tiến chất
lượng và tăng cường, đổi mới quản lý chất lượng không chỉ thực hiện được ở các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các sản phẩm vật chất mà ngày càng được thể
hiện rộng rãi trong các lĩnh vực dịch vụ như: Quản lý hành chính, y tế, giáo dục,
đào tạo, tư vấn ... Trong đó dịch vụ quản lý hành chính doanh nghiệp là lĩnh vực
hoạt động đang được rất nhiều các doanh nghiệp chú trọng và phát triển.
Đây là loại hình dịch vụ phi lợi nhuận nhưng nó đóng một vai trò rất quan
trọng trong việc ổn định và thúc đẩy nền kinh tế phát triển do vậy việc thực hiện
công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế vào quản lý hành chính là
nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng . Do đó chọn đề tài “ Khảo
sát thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Tổng Công
ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam”. Mong muốn được dùng vốn
kiến thức được học và tích luỹ cung cấp cho mọi người hiểu thêm về Hệ thống
Quản lý chất lượng và có cái nhìn đúng hơn về nó, việc áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó
cũng là vô cùng quan trọng và thiết yếu.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và
tổ chức thực hiện các quy chế tại Tổng công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam,” là toàn bộ công tác hành chính được thực hiện tại Tổng công ty
Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam, như việc đưa ra các quy định, quy
chế, nguyên tắc thực hiện…tại công ty.
2.2. Phạm vi nghiên cứu.
+ Phạm vi không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về việc “ Khảo sát

thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Tổng công ty
Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam”.
1


+ Phạm vi thời gian: Bài luận tìm hiểu về việc “ Khảo sát thực trạng công
tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế tại Tổng công ty Phát triển hạ tầng
và Đầu tư tài chính Việt Nam,”. Từ năm 2012 và đã đưa đến những thay đổi nhất
định.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp lý luận: bằng cách nghiên cứu những tài liệu về quy chế,
quy định đã ban hành của công ty, hoặc kế thừa những thông tin, tư liệu của người
đi trước.
- Phương pháp phân tích thực tiễn: Là phương pháp được vận dụng trong
suốt quá trình thực hiện đề tài. Thông qua quá trình thực tập tại công ty, thu thập
những thông tin, số liệu sau đó phân tích và tổng hợp lại thành kết quả thống nhất.
4. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và
tổ chức thực hiện các quy chế tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam” là khảo sát thực trạng công tác hành chính văn phòng của công ty
liên quan tới việc thực hiện các thủ tục hành chính và các quy chế, quy định sau đó
đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề
còn tồn đọng.
5. Đóng góp của đề tài
Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:
+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động
có tính tích cực và tiêu cực về việc “ Khảo sát thực trạng công tác xây dựng và tổ
chức thực hiện các quy chế tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính
Việt Nam”. .

+ Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng.
+ Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho mọi
người.

2


6. Cấu trúc của đề tài.
Bố cục của đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng Công ty
Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của văn phòng Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam.
Chương 3: Đánh giá ưu, nhược điểm về việc tổ chức thực hiện các quy chế,
nội quy, quy định của văn phòng Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Nam.

3


CHƯƠNG 1
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Khái quát về sự hình thành và phát triển cua Tổng Công ty phát
triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam.
1.1.1. Giới thiệu về Tổng công ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính
Việt Nam (VIDIFI).
Thủ tướng Chính phủ giao Ngân hàng phát triển Việt Nam chủ trì cùng Ngân

hàng Ngoại thương Việt Nam huy động vốn để đầu tư xây dựng đường ô tô cao tốc
Hà Nội - Hải Phòng theo hình thức BOT, Dự án đường ô tô Tân Vũ - Lạch Huyện
và các Dự án xây dựng kết cấu hạ tầng đồng bộ khác. Được sự đồng ý của Thủ
tướng Chính phủ, Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Nam Công ty Cổ phần (viết tắt là VIDIFI) đã được thành lập. Các cổ đông góp vốn sáng
lập bao gồm: Ngân hàng Phát triển Việt Nam (VDB), Công ty cổ phần đầu tư Sài
Gòn (SGI), Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam (VCB), Tổng
công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam (Vinaconex).
Tại Quyết định số: 1621/QĐ-TTg ngày 29/11/2007 về một số cơ chế, chính
sách thí điểm đầu tư Dự án Đường ô tô Hà Nội - Hải Phòng Thủ tướng Chính phủ
đã giao VIDIFI làm Chủ đầu tư Dự án đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng theo
hình thức hợp đồng BOT.
VIDIFI làm chủ đầu tư xây dựng Dự án đường cao tốc Hà Nội - Hải Phòng,
và các Dự án xây dựng cơ sở hạ tầng khu Đô thị, Khu công nghiệp, Khu dịch vụ,
hậu cần đồng bộ với hai Dự án này. Ngoài ra, VIDIFI sẽ đầu tư vào các lĩnh vực tài
chính, chứng khoán, bất động sản và các Dự án có hiệu quả khác nhằm góp phần
thu hồi vốn đầu tư cho các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng. Với lợi thế của các Cổ
đông sáng lập, VIDIFI sẽ có nhiều thuận lợi về vốn, về đầu tư tài chính, chứng
khoán, bất động sản; có ưu thế để vận động, thu hút đầu tư trong nước và nước
ngoài.

4


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng công
ty phát triển hạ tầng và đầu tư tài chính Việt Nam (VIDIFI).
Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam được thành
lập bởi Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh số 0103019365 Do Sở Kế hoạch và
Đầu tư Hà Nội cấp ngày 31/8/2007 Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Phát triển Hạ
tầng và Đầu tư Tài chính Việt Nam.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban hành

chính – nhân sự.
1.2.1. Chức năng:
Ban Hành chính Nhân sự là đơn vị thuộc Tổng Công ty Phát triển Hạ tầng và
Đầu tư Tài chính Việt Nam, có chức năng quản lý: Công tác Văn thư – Lưu trữ;
Công tác Hành chính - Quản trị; Công tác tổ chức bộ máy; Quản lý nhân sự và tiền
lương; Công tác biên phiên dịch; Công tác công nghệ thông tin.
1.2.2. Nhiện vụ
Công tác Văn thư – Lưu trữ, Hành chính – Quản trị: Do Phòng Hành chính –
Quản trị thực hiện. Bao gồm: Công tác quản lý công cụ dụng cụ và tài sản, công
tác quản lý xe ô tô; công tác tổ chức các sự kiện, lễ tân; công tác văn thư lưu trữ;
công tác quản trị văn phòng.
Lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí tổ chức các sự kiện của Tổng Công
ty.
Kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch, kinh phí tổ chức sự kiện.
Quản lý, bố trí sắp xếp, chỗ làm việc, cho cán bộ, đơn vị thuộc Tổng Công
ty; văn phòng trụ sở của các đơn vị Tư vấn, Nhà thầu, đối tác (nếu có).
Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc mua sắm và quản lý tài sản, công cụ
dụng cụ, phương tiện làm việc.
Theo dõi đánh giá và đề xuất sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện quy
định về công tác văn thư, lưu trữ….
1.2.3. Công tác tổ chức, bộ máy:
Tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc về cơ cấu tổ chức bộ máy thuộc
Tổng Công ty đáp ứng yêu cầu công tác quản lý trong từng giai đoạn. Tổ
5


chức triển khai thực hiện theo mô hình tổ chức bộ máy đã được phê duyệt.
Là đầu mối tổng hợp, rà soát, thẩm định văn bản quy định về tổ chức hoạt
động, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cua các đơn vị trình Tổng
Giám đốc ban hành.

Phối hợp với các đơn vị có liên quan tiến hành làm các thủ tục, hồ sơ đăng
ký thành lập đơn vị mới thuộc Tổng Công ty.
Giám sát việc thực hiện nội quy, quy định của Tổng Công ty.
1.2.4. Quản tác Quản lý Nhân sự:
Tổ chức, theo dõi, thực hiện các chế độ, chính sách nhân sự, tiền lương đối
với Cán bộ nhân viên thuộc Tổng Công ty. Quản lý hồ sơ cán bọ, tin học hóa công
tác quản lý cán bộ.
Lập kế hoạch tuyển dụng, bố trí phân công công việc đối với cán bộ trên cơ
sở đề xuất của các đơn vị;
Tham mưu, trình Tổng Giám đốc về công tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều
động, luân chuyển cán bộ căn cứ yêu cầu nhiệm vụ và năng lực, trình độ của cán
bộ.
Giúp việc Tổng Giám đốc trong công tác khen thưởng, kỷ luật đối với cán
bộ trên cơ sở đề xuất của các đơn vị;
Tổng hợp thực trạng đội ngũ cán bộ hiện tại, tổ chức thực hiện công tác quy
hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ trên từng lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng
yêu cầu công tác trước mắt và lâu dài;
Đề xuất nhân sự tham gia các tổ công tác, tổ chuyên gia; Tham gia quản lý,
người đại diện Công ty thành viên; dự thảo các quyết định cử người trình lãnh đạo
xem xét, phê duyệt;
Quản lý hồ sơ cán bộ. Thực hiện tin học hóa công tác quản lý cán bộ.
1.2.5. Công tác tiền lương
Tham mưu trong việc dự thảo quy chế tiền lương, tổ chức thực hiện công tác
tiền lương theo quy chế tiền lương đã được ban hành, bao gồm:
- Phối hợp cùng Ban Tài chính, Ban Kế toán xây dựng kế hoạch quỹ tiền
lương, thưởng, các chế độ quy định khác đảm bảo hoạt động của Tổng Công ty.
6


- Trình xét duyệt, xếp lương cơ bản đối với cán bộ;

- Tổ chức đánh giá, bình xét mức độ hoàn thành nhiệm vụ, đề xuất mức
lương hoàn thành;
- Trình Hội đồng lương, Tổng Giám đốc việc xét nâng lương cơ bản, lương
hoàn thành năm, đột xuất đối với Cán bộ nhân viên đủ tiêu chuẩn theo quy định.
Phối hợp cùng Ban kế toán tổ chức thực hiện và quản lý việc chi trả tiền
lương tháng, tiền thưởng, tính thuế thu nhập cá nhân trên lương và các chế độ phụ
cấp đối với CBNV theo đúng quy định.
1.2.6. Công tác Phiên dịch, biên dịch tài liệu:
- Phiên dịch, biên dịch các văn bản, tài liệu, các hợp đồng… theo yêu cầu
công việc của Tổng Công ty.
- Rà soát bản tiếng Việt và tiếng Anh các hợp đồng, tài liệu các gói thầu của
Dự án, phục vụ chấm thầu theo yêu cầu công việc.
- Thực hiện phiên dịch các cuộc họp, hội thảo theo yêu cầu của lãnh đạo.
1.2.7. Công tác Công nghệ thông tin:
Nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc chiến lược phát triển thông tin,
tin học của Tổng Công ty. Phối hợp với các đơn vị trong Tổng Công ty xây dựng
kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu công việc và nhiệm vụ của Tổng Công ty
trong từng giai đoạn. Lập kế hoạch trình Tổng Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực
hiện.
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị tổ chức, tiếp nhận chuyển giao công nghệ
và triển khai các chương trình phần mềm tin học. Quản lý và hướng dẫn sử dụng
hoạt động của các phần mềm ứng dụng.
Phối hợp với các tổ chức cung cấp dịch vụ, đăng ký, duy trì và quản trị trang
điện tử, hệ thống phần mềm thư điện tử, xử lý công văn của Tổng công ty.
Lập kế hoạch mua sắm và nâng cấp trang thiết bị tin học trong Tổng Công
ty, phối hợp với Ban Kế toán trong việc mua sắm trang thiết bị, sản phẩm và dịch
vụ tin học; Chịu trách nhiệm về ván đề kỹ thuật của việc đầu tư trang thiết bị tin
học.
Quản lý thống nhất việc bảo hành, bảo trì thiết bị tin học, đảm bảo thuận tiện
7

và đáp ứng kịp thời các yêu cầu sửa chữa của các thiết bị tin học.
Tổ chức Xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức thu nhận, lưu trữ thông tin, phối
hợp với các đơn vị khác trong công tác xử lý và kết xuất thông tin theo yêu cầu
quan lý.
Đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên hệ thống mạng tin học Tổng Công
ty
1.2.8. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Tổng Giám đốc giao
1.3. Trách nhiệm và quyền hạn:
Chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc về việc tổ chức và hoàn
thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời của các thông tin, số liệu, ý kiến
liên quan đến nhiệm vụ được giao; phát hiện và báo cáo trung thực các vướng mắc,
tồn tại phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Chịu trách nhiệm bảo mật và
cung cấp thông tin, số liệu theo quy định của pháp luật và của Tổng Công ty.
Chịu trách nhiệm về sự phù hợp với pháp luật trong lĩnh vực được phân
công và các văn bản tham mưu cho Tổng Giám đốc.
Hướng dẫn, kiểm tra đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc trong lĩnh vực
được phân công.
Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn để tạo quyền chủ động cho từng
chức danh, đề cao kỷ cương, kỷ luật, trách nhiệm cá nhân, đạo đức nghề nghiệp
của mỗi cán bộ trong thực thi nhiệm vụ được giao.
Được quyền yêu cầu các Ban/ bộ phận có liên quan trong Tổng Công ty
cung cấp số liệu, tài liệu đến công tác được giao theo quy định.
Trên cơ sở chủ trương được Tổng Giám đốc duyệt, được chủ động phối hợp
với các đơn vị ngoài Tổng Công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Được ký thừa lệnh Tổng Giám đốc các văn bản:
- Trả lời về chính sách, chế độ đối với cán bộ trong phạm vi chế độ Nhà
nước và Tổng Công ty quy đinh; Các văn bản trả lời về công tác cán bộ khi được

Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Thông báo ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc về công tác tổ chức, quản lý
8


nhân sự, tiền lương, thưởng…
- Xác nhận lý lịch, quá trình công tác, giấy nghỉ phép, giấy đăng ký kết hôn,
trích sao các quyết định về nhân sự, quá trình công tác, chế độ khác của cán bộ.
Được ký thừa ủy quyền Tổng Giám đốc về việc phân công, bố trí, sắp xếp
cán bộ; ký hợp đồng lao động thử việc đối với cán bộ thuộc Tổng Công ty sau khi
có ý kiến phê duyệt của Tổng giám đốc.
Được thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền Tổng Giám đốc ký các văn bản chỉ đạo,
giao nhiệm vụ và ký các văn bản hành chính của Tổng công ty.
Được ký các Hợp đồng kinh tế với các đơn vị ngoài Tổng Công ty đẻ thực
hiện một số công việc theo ủy quyền của Tổng Giám đốc.
Được chủ động sử dụng tài sản và phương tiện làm việc được giao phục vụ
yêu cầu hoạt động nghiệp vụ và có trách nhiệm bảo toàn các tài sản và phương tiện
theo quy định.
1.4. Cơ cấu tổ chức và điều hành.
Giám đốc Ban là người điều hành công việc của Ban, giúp Giám đốc Ban có
các Phó Giám đốc Ban.
Giám đốc Ban là người chịu trách nhiệm toàn diện trước Tổng Giám đốc về
mọi hoạt động của Ban theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Có trách nhiệm chỉ
đạo xây dựng phương án, chương trình, kế hoạch công tác nhằm hoàn thành nhiệm
vụ được Tổng Giám đốc giao.
Phó Giám đốc Ban thực hiện sự phân công của Giám đốc Ban, giúp Giám
đốc Ban chỉ đạo, điều hành một số công tác thuộc nhiệm vụ của Ban; chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phân công.
Khi Giám đốc Ban vắng mặt, Phó Giám đốc Ban được ủy quyền (bằng văn
bản) thay mặt Giám đốc Ban điều hành, giải quyết công việc của Ban, chịu trách

nhiệm về các công việc đã giải quyết và phải báo cáo lại cho Giám đốc Ban bằng
văn bản.
Cán bộ, nhân viện của Ban thực hiện công việc theo sự phân công của Giám
đốc Ban và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban về nhiệm vụ được phân công.
Việc sửa đổi, bổ sung quy định do Giám đốc Ban Hành chính – Nhân sự và
Tổng Giám đốc Tổng Công ty quyết định.

9


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC
HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG TỔNG
CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM
2.1 Thực trạng công tác xây dựng quy chế, nội quy, quy định của công ty
2.1.1. Vai trò của quy chế trong công ty
Quy chế trong doanh nghiệp được hiểu là văn bản quy định các vấn đề liên
quan đến hoạt động quản lý nội bộ của doanh nghiệp như các chính sách quản trị,
chế độ nhân sự hay phân cấp quyền hạn của các bộ phận trong công ty. Pháp luật
Việt Nam tuy không bắt buộc các doanh nghiệp phải ban hành quy chế trong công
ty, nhưng trên thực tế tính pháp lý của các quy chế này vẫn được pháp luật thừa
nhận. Vai trò của quy chế trong Tổng Công ty, Đối với loại hình công ty này, khó
khăn đối với doanh nghiệp đến từ hoạt động quản lý công ty. Do một mình giám
đốc phải chịu trách nhiệm cho nhiều mảng công việc khác nhau liên quan tới toàn
bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Vì vậy, ban hành quy
chế có thể là xem một giải pháp hữu ích trong việc điều hành bộ máy doanh nghiệp
bên cạnh Điều lệ công ty. Khác với Điều lệ công ty, pháp luật không quy định về
nội dung và hình thức bắt buộc đối với quy chế. Vì vậy, doanh nghiệp có thể linh
hoạt xây dựng các quy chế riêng phù hợp với văn hóa cũng như cách thức vận
hành của công ty, nhưng không được trái với Điều lệ và các quy định pháp luật
hiện hành. Vì vậy, quy chế sẽ đóng vai trò giúp Ban Giám đốc có thể điều hành

công ty với cơ cấu tổ chức chặt chẽ, chuyên nghiệp.
Nội dung của quy chế trong công ty về nguyên tắc, quy chế trong doanh nghiệp
được xây dựng căn cứ theo Luật Doanh nghiệp và một số các văn bản pháp luật có liên
quan đến ngành, nghề hoạt động của công ty. Các công ty có thể lựa chọn hình thức xây
dựng một quy chế chung với tất cả các quy định liên quan đến quản trị nội bộ hoặc tách
ra thành các quy chế nhỏ và cụ thể đối với từng phòng ban. Nội dung cần thiết thường
được quy định trong các quy chế của công ty bao gồm:
- Quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty;
- Quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự, thủ tục triệu tập họp
và biểu quyết;
10


- Trình tự, thủ tục lựa chọn cán bộ quản lý;
- Quy trình phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty;
- Quy định về hành chính, nhân sự như quy chế về công tác;
- Quy chế về lương và trợ cấp;
- Quy chế khen thưởng và kỷ luật;
- Quy chế về quản lý tài chính và kiểm toán; …
Các nội dung cụ thể khác có liên quan đến hoạt động quản trị nội bộ công ty.
2.1.2 Các loại quy chế trong công ty
- Quy chế về quản lý tài chính như: quản lý vốn, quản lý tài sản cố định,
quản lý hàng tồn kho, quản lý các khoản nợ phải thu, quản lý các loại tài sản, quy
chế báo cáo tài chính…
- Quy chế tiền lương như quy định về các khoản người lao động được hưởng khi
tham gia làm việc tại công ty, quy định về cách tính lương cho người lao động; quy
định về việc trả lương, trả thưởng cho người lao động khi tham gia làm việc nhằm
khuyển khích họ lao động tăng năng suất và sáng tạo hăng say trong công việc.
- Quy chế thi đua, khen thưởng: được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Tại công ty áp dụng các hình thức thi đua khen thưởng như:

+/ Khen thưởng thường xuyên: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân
có thành tích xuất sắc khi kết thúc một đợt thi đua hay một năm thực hiện kế hoạch.
+/Khen thưởng đột xuất: Là hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân có
thành tích đột xuất, đặc biệt xuất sắc, có tác dụng nêu gương lớn, không nằm trong
chỉ tiêu thi đua hoặc không tham gia ký kết, giao ước thi đua.
+/ Khen thưởng theo niên hạn: các cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ được giao và không để xẩy ra vụ việc gây ảnh hướng xấu đến hoạt động
của đơn vị trong 5 năm gần nhất. Khen thưởng theo niên hạn thực hiện định kỳ 5
năm một lần.
Ngoài các danh hiệu khen thưởng của Nhà nươc thì còn có hình thức khen
thưởng tại Tổng công ty như: kỹ sư giỏi, cán bộ quản lý chi phí giỏi...
- Quy chế chi tiêu nội bộ: Quy chế chi tiêu nội bộ thực hiện chế độ tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về quản lý kinh phí quản lý hành chính, cụ thể như sau:
11


Quy chế chi tiêu nội bộ điều chỉnh đối với nguồn kinh phí ngân sách nhà
nước giao thực hiện chế độ tự chủ hàng năm bao gồm cả các khoản chi thường
xuyên được điều hành tập trung và các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của
pháp luật (nếu có).
Quy chế chi tiêu nội bộ không điều chỉnh đối với việc sử dụng nguồn kinh
phí ngân sách nhà nước giao không thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí thực hiện
các nhiệm vụ không thường xuyên khác gồm:
+/ Chi mua sắm, chi sửa chữa lớn tài sản cố định;
+/ Chi đóng niên liễm, vốn đối ứng các dự án theo hiệp định với các tổ
chức quốc tế;
+/ Chi thực hiện các nhiệm vụ có tính chất đột xuất được cấp có thẩm
quyền giao;
+/ Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
+/ Kinh phí thực hiện tinh giản biên chế (nếu có);

+/ Kinh phí đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước;
+/ Kinh phí nghiên cứu khoa học;
+/ Kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản theo dự án được cấp có thẩm quyền
phê duyệt;
+/ Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên khác.
Việc phân bổ, quản lý, sử dụng các khoản kinh phí nêu trên thực hiện theo
các quy định hiện hành của Nhà nước, của Bộ Tài chính.
Ngoài các quy chế trên tại Tổng Công ty Phát triển hạ tầng và Đầu tư tài
chính Việt Namcòn xây dựng và áp dụng các loại quy chế khác như:
- Quy chế công tác phí
- Quy trình tạm ứng, thanh toán
- Quy định định mức sử dụng văn phòng phẩm, công tác phí khoán: xăng xe
điện thoại
- Điều lệ công ty
- Văn bản thuế liên quan
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản
12


- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
- Nội quy vận hàng máy móc của công ty
- Quy định mặc đồng phục
- Các chế tài kỷ luật
* Về mặt quản lý: các quy chế, nội quy, quy định sẽ giúp giám đốc kiểm soát
được các hạng mục chi phí tại công ty và tránh lãng phí, sử dụng các nguồn lực có
hiệu quả, tăng hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh hơn
* Về chính sách thuế: Các quy chế, nội quy, quy định này giúp công ty bảo
về được các chi phí hợp lý của công ty khi trình với cơ quan thuế.
2.1.3 Công tác tổ chức, xây dựng
Bước 1: Sưu tầm, nghiên cứu tài liệu làm căn cứ xây dựng quy chế:

- Đề nghị các cơ quan chức năng có thẩm quyền liên quan tới từng quy chế
hướng dẫn, cung cấp tài liệu, văn bản pháp luật,
- Nghiên cứu, tham khảo các bản nội quy, quy chế đang áp dụng có hiệu quả
tại doanh nghiệp, đơn vị.
- Tham khảo quy chế làm việc của các CĐCS bạn.
Bước 2: Xây dựng dự thảo quy chế:
- Biên soạn dự thảo quy chế (Chủ tịch CĐCS trực tiếp hoặc phân công Ủy
viên Ban chấp hành CĐCS chủ trì việc biên soạn)
- Khi xây dựng dự thảo quy chế, Chủ tịch CĐCS (hoặc người được phân
công) cần tìm hiểu Điều lệ Công đoàn Việt Nam và tình hình thực tiễn hoạt động
của doanh nghiệp, đơn vị để xây dựng bản quy chế cho phù hợp.
Bước 3: Lấy ý kiến tham gia của các ủy viên Ban chấp hành CĐCS
- Sau khi hoàn thành bản dự thảo, cần gửi cho từng ủy viên Ban chấp hành
CĐCS tham gia đóng góp ý kiến (cần có đủ thời gian để nghiên cứu tham gia đạt
chất lượng).
- Sau đó triệu tập hội nghị Ban chấp hành CĐCS lấy ý kiến tham gia trực
tiếp.
- Sửa đổi, bổ sung dự thảo quy chế theo ý kiến tham gia của các ủy viên Ban
chấp hành CĐCS.
13


Bước 4: Tham khảo ý kiến của các cơ quan chức năng có thẩm quyền và
trách nhiệm liên quan của thành phố về nội dung của các bản dự thảo quy chế.
Bước 5: Ra quyết định ban hành quy chế
- Sau khi bổ sung, sửa chữa hoàn chỉnh quy chế, CĐCS ra quyết định ban
hành quy chế.
- Gửi quyết định kèm theo quy chế cho các ủy viên Ban chấp hành và cơ
quan chức năng có thẩm quyển tại thành phố Hà Nội
2.1.4 Thời gian tổ chức xây dựng

Những Nội quy, quy chế quy định của công ty, quy mô thời gian có thể theo
tuần, tháng, quý, năm…Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng của tuần
trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; Kế hoạch quý
được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kế hoạch năm được lập vào quý cuối
cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của công ty diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả thì bộ phận văn phòng hay còn gọi là bộ phận tổng hợp có trách nhiệm xây
dựng Kế hoạch, chương trình công tác tuần, quý, tháng, năm cho công ty
Các báo cáo tuần, tháng, quý, năm của công ty thì lại được diễn ra liên tục
và thường xuyên.
Công ty hệ thống hóa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chính vì vậy mà việc
làm báo cáo, kế hoạch luôn được thực hiện theo quy trình, quy định đã ban hành.
Tại phòng Hành chính công ty hiện tại đang sử dụng phần mềm quản lý
Cloudoffice.
Sau khi sử dụng phần mềm này đã đã mang lại lợi ích rất lớn cho hoạt động
quản lý công tác hành chính văn phòng tại Công ty.
Giúp bộ phận hành chính – văn thư hiện đại hóa quy trình, tiếp nhận, xử lý
văn bản đi đến, sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tra cứu, tìm kiếm
văn bản khi có yêu cầu.
Hỗ trợ công tác báo cáo, thống kê, in sổ.
Xử lý văn bản đi, đến hiệu quả, giảm thiết sót trong việc thất lạc văn bản, tài
liệu.
14


Tạo ra không gian làm việc khoa học, chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, thời
gian làm việc cho người làm công tác hành chính – văn thư tại Công ty
2.2 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện
Với gần 60 năm hình thành và phát triển, nhưng những năm vừa qua Công
ty luôn giữ vững khẳng định tên tuổi và ngày càng có những bước tiến lớn với

những sự phát triển mạnh mẽ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy vậy trong
quá trình hoạt động sản xuất, công ty cũng luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh từ
phía ngoài doanh nghiệp, do vậy nhu cầu mở rộng quy mô liên tục, lĩnh vực hoạt
động là một xu thế tất nhiên theo quy luật. Chính vì vậy công tác phân tích công
việc là một hoạt động được công ty chú trọng. Thông qua việc phân tích tình hình
hoạt động của công ty kết hợp với việc nghiên cứu quy trình tiến hành xây dựng
bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với nhân sự và bản tiêu chuẩn công việc phù
hợp với từng vị trí chức danh và đặc thù từng công việc dựa trên sự tham vấn ý
kiến của người lao động. Tạo tiền đề thuận lợi cho việc tuyển dụng, đào tạo, đánh
giá và trả lương nhân viên một cách đúng đắn và hợp lý.
Quá trình thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của công ty được thực
hiện một cách công bằng, dân chủ, công khai. Sai ở đâu sửa ở đó. Mọi cán bộ công
nhân viên đều thực hiện tốt các nội quy, quy chế và quy định của công ty. việc xây
dựng các nội quy, quy chế, quy định của công ty luôn hướng tới làm sao cho dễ
thực hiện nhất tạo sự tin cậy cho công nhân. Công nhân luôn yên tâm lao động sản
xuất tốt vì chế độ đãi ngộ tương đối ổn thảo đúng công sức mình bỏ ra. Hăng say
làm việc để được thưởng thêm hàng quý và hàng năm
2.2.1 Trách nhiệm văn phòng
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty
thực hiện quản lý về các lĩnh vực, công tác tổ với người lao động theo các qui định
của Công ty và của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đào tạo, lao động tiền lương,
Hành chính quản trị, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ đối với người lao động
trong công ty.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp
đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo
15


dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,…
- Nhân sự

Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ của toàn công ty, sắp xếp, bố trí nhân lực, tuyển
dụng và lập hồ sơ cán bộ công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động trong công
ty, giải quyết các chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền lương, tiền
thưởng theo quyết định của nhà nước và công ty. Lập bảng báo cáo hàng tháng về
tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức
tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và
đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ
sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty.
Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,….Phối hợp với phòng kế
toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ,
chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy
định của Nhà nước và của Công ty.
2.2.2 Công tác kiểm tra, kiểm soát công ty
Tại công ty thành lập ban thanh tra kiểm tra việc thực hiện các quy chế, nội
quy, quy định của công ty. Hàng tháng tổ chức kiểm tra công khai trong các bộ
phận, tổ sản xuất…về việc thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của công ty.
Đôn đốc nhắc nhở những việc vi phạm nội quy, quy chế, quy định ở mức nhẹ. Các
trường hợp vi phạm nghiêm trọng làm tổn thất đến tài sản công ty thì phải thành
lập hội đồng kỷ luật đưa ra phương án kỷ luật sao cho thỏa đáng
Ngoài ra trong nội bộ các tổ, phân xưởng, các bộ phận sẽ cho tự kiểm tra
lẫn nhau để được khách quan. Nói chung để khách quan tại cơ quan luôn thực hiện
định kỳ kiểm tra chéo tay nghề và đánh giá một cách khách quan công bằng, dân
chủ của toàn bộ các cá nhân, bộ phận, phân xưởng sản xuất của công ty.

16


Chương 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA
VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ

ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VIỆT NAM
3.1 Đánh giá ưu, nhược điểm
* Ưu điểm:
- Toàn bộ các Quy chế của công ty khi xây dựng đều được thực hiện theo
đúng quy trình nên đảm bảo tính khách quan, dân chủ, sát với thực tiễn công việc
và bám sát với các văn bản pháp luật Nhà nước và các quy định của các Bộ, Ngành
liên quan.
- Quá trình xây dựng và thực hiện các Quy chế, Quy định của công ty luôn
nhận được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của các cơ quan chức năng có thẩm quyền
liên quan của thành phố và Ban Giám đốc của công ty.
- Quá trình tổ chức thực hiện thì nhận được sự đồng tình, ủng hộ của toàn bộ
cán bộ, công nhân, viên chức trong công ty.
- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng
- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp.
- Nhập số văn bản nhanh, chính xác và dễ tìm.
Đây là Công ty được xây dựng và tổ chức với quy mô lớn, chính vì vậy
không những chỉ có hoạt động kinh doanh được đầu tư phát triển mà hoạt động tổ
chức hành chính cũng được lãnh đạo quan tâm và đầu tư.
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và được đào tạo chuyên sâu về
lĩnh vực hành chính, công tác Văn thư – lưu trữ.
- Hệ thống quản lý chất lượng được đảm bảo và ngày càng hoàn thiện.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng được nâng cao và đầu tư thiết bị hiện đại
trong công tác Văn thư – lưu trữ
* Nhược điểm:
Thực tế hiện nay, tìm hiểu nhiều công ty nói chung và Tổng Công ty Phát
triển hạ tầng và Đầu tư tài chính Việt Namnói riêng chúng ta thấy rằng, việc xây
dựng và thực hiện quy chế của một số công ty vẫn còn những điểm làm hạn chế tác
17

dụng của văn bản này như:
- Chưa thống nhất về nguyên tắc xây dựng quy chế, về tên gọi, cấu
- Việc sử dụng từ ngữ đôi khi chưa chuẩn xác;
- Chưa tính đến đầy đủ các mối quan hệ, thậm chí không đề cập đến các mối
quan hệ cơ bản và cách thức giải quyết;
- Có quy chế với nội dung chung chung mô phỏng quy chế cấp trên hoặc xây
dựng để có chứ không sử dụng;
- Việc xây dựng không đi đôi với thực hiện quy chế, chưa thực sự lấy quy
chế làm căn cứ, cơ sở để giải quyết công việc.
- Nhiều quy chế còn mang tính hình thức, nhất là công tác cán bộ “Chưa xây
dựng được quy chế về quyền và trách nhiệm cụ thể của người đứng đầu tổ chức,
của cơ quan tham mưu trong công tác cán bộ. Chưa nghiêm túc thực hiện và kiểm
tra, giám sát và thực hiện các quy chế, quy định về công tác cán bộ”.
- Tiếp nhận văn bản chưa có sự thống nhất. Các nhân viên trong phòng Hành
chính đều có thể nhận được văn bản đến.
- Đôi khi việc tiếp nhận văn bản qua mạng Văn phòng điện tử liên thông còn
chậm
- Việc gắn kết giữa các cán bộ nhân sự của phòng Hành chính trong công ty
với người lao động ở tất cả các bộ phận còn hạn chế, không thường xuyên.
- Cách thông báo, phổ biến các quy chế mới đối với toàn thể cán bộ, công
nhân viên chức trong công ty còn sử dụng phương pháp đơn giản và không đa
dạng. chủ yếu vẫn là gửi văn bản thông báo bằng file cứng.
3.2 Giải pháp
Khắc phục những hạn chế trên và để quy chế làm việc của công ty ban ra
thực sự phát huy tác dụng, một trong những nội dung cần thực hiện, đó là:
- Cần có sự thống nhất và quy định rõ về quy trình, thủ tục, cấu trúc, nội
dung, yêu cầu của quy chế để các phòng ban, bộ phận, phân xưởng có thể rà soát,
bổ sung và hoàn thiện.
- Việc xây dựng quy chế cần bảo đảm tính khoa học, tính thực tiễn và tính cụ
thể, đây là những yêu cầu rất quan trọng đòi hỏi công ty, Ban xây dựng quy chế

18


của công ty cần nghiên cứu kỹ những căn cứ xây dựng quy chế. Đó là các Điều lệ
những nguyên tắc, quy định của Nhà nước, của các cấp Bộ, Ban, Ngành, Đoàn thể,
các cấp Ủy, chính quyển thành phố về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ…;
các hướng dẫn của Ban tổ chức Trung ương, nghị quyết của đại hội đảng bộ, chi
bộ; kế hoạch, chương trình công tác trong nhiệm kỳ, nhiệm vụ lãnh đạo, đặc điểm
của cơ quan, đơn vị, chức trách của từng thành viên trong cấp ủy, từ đó xây dựng
dự thảo quy chế. Các cấp ủy viên, các thành viên liên quan nghiên cứu, đóng góp;
tập thể cấp ủy bổ sung, hoàn thiện, biểu quyết thông qua; cấp ủy cấp trên trực tiếp
thẩm định và phê chuẩn, sau đó, cấp ủy quán triệt và tổ chức thực hiện. Soạn thảo
và ban hành quy chế là việc làm khoa học, không được chiếu lệ, hình thức. Các
điều khoản trong quy chế phải được nghiên cứu cụ thể, cân nhắc nhiều mặt. Tập
thể cấp ủy phải thảo luận kỹ, dân chủ và cần đạt được tính thống nhất cao trước khi
ban hành. Tính cụ thể được thể hiện rõ khi nhìn vào quy chế, những người có trách
nhiệm thực hiện có thể hiểu chính xác công việc, chức trách, phương pháp công tác
của mình. Điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức sưu tầm, nghiên cứu các
văn kiện khác.
- Về cấu trúc phải đảm bảo thể thức của một văn bản với những quy định
mang tính nguyên tắc và các chương, điều cụ thể; nêu rõ những căn cứ xác định
nội dung quy chế thông thường là:
+ Chương 1: Quy định trách nhiệm và quyền hạn của tập thể trong việc lãnh
đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện; quy định trách nhiệm và quyền hạn của cá nhân
từng người trong công ty.
+ Chương 2: Xác định nguyên tắc và các chế độ làm việc của các bộ phận,
tổ sản xuất… (chế độ sinh hoạt, chuẩn bị và ra nghị quyết, tổ chức thực hiện nghị
quyết, thông tin, đi cơ sở, báo cáo, tự phê bình và phê bình, sơ, tổng kết, rút kinh
nghiệm…);
+ Chương ba: Về các mối quan hệ cơ bản và cách thức giải quyết các mối

quan hệ; chương bốn: về các điều trong tổ chức thực hiện, hiệu lực, thời gian, các
mốc thời gian thực hiện hoạt động
- Yêu cầu, nội dung quy chế phải quán triệt được các quy định của cấp trên;
19


khẳng định rõ phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân ở cương vị, chức
trách được giao trên từng lĩnh vực; khẳng định mối quan hệ, lề lối làm việc giữa tổ
chức và cá nhân, giữa tổ chức đảng với chính quyền, đoàn thể. Chú trọng đến các
nội dung lãnh đạo và tổ chức thực hiện dân chủ, công khai các mặt hoạt động của
đơn vị, nhất là về công tác cán bộ, quan hệ lãnh đạo và phục tùng, việc chăm lo đời
sống… là những khâu dễ phát sinh vướng mắc cần có quy định rõ. Từ ngữ sử dụng
trong quy chế phải chuẩn xác, rõ ràng, dễ hiểu, không dùng từ đa nghĩa để tránh
hiểu nhầm, hiểu sai, không thống nhất trong quá trình thực hiện.
- Khi quy chế đã được ban hành, đó là cơ sở pháp lý trực tiếp cho hoạt động
lãnh đạo của tập thể cấp ủy, từng cấp ủy viên, đồng thời là căn cứ để đánh giá trách
nhiệm, hiệu quả, hiệu lực công tác lamhx đạo. Do vậy, mọi hoạt động của cấp ủy
cơ sở phải dựa trên những điều đã được xác định trong quy chế. Để đạt được điều
đó, đòi hỏi từng cấp ủy viên phải nắm chắc nội dung quy chế; đồng thời, phát huy
vai trò gương mẫu của bí thư, phó bí thư, cấp ủy viên trong việc thực hiện quy chế.
Vận dụng thực hiện các nội dung của quy chế phải gắn với cương vị, chức trách
từng cá nhân, đồng thời phải tạo ra sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất, đồng bộ trong
cấp ủy, đảng bộ, chi bộ, nhằm tạo ra sức mạnh lớn nhất, giải quyết các mối quan hệ
thấu tình, đạt lý, tạo bầu không khí tích cực, lành mạnh, thực sự dân chủ
Cần làm tốt công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiên quy chế. Kiên quyết đấu
tranh với những hiện tượng thiếu tôn trọng, thiếu trách nhiệm hay tùy tiện, giản
đơn trong thực hiện và kiên quyết xử lý các hiện tượng vi phạm quy chế.
- Thường xuyên rà soát, bổ sung, hoàn thiện quy chế .Việc xây dựng và thực
hiện quy chế là vấn đề vừa qen thuộc, vừa luôn luôn mới. Ở những cơ sở mà mọi
hoạt động luôn luôn diễn ra bính thường, các mối quan hệ trong nội bộ diễn ra cơ

bản ổn thỏa, công việc thông suốt, thì cấp ủy ở đó thường không tích cực đặt vấn
đề phải bổ sung, hoàn thiên quy chế làm việc. Thực tiễn cho thấy, mọi quy định
mang tính lịch sử. Do vậy, trong quá trình thực hiện quy chế, những điều không
phù hợp sẽ bộc lộ cần được phát hiện và điều chỉnh kịp thời; hoặc khi có những
văn bản mới liên quan cần được cụ thể hóa, bổ sung. Vì vậy, Trung ương nên có
quy chế mẫu, hướng dẫn thực hiện thống nhất và định kỳ để cấp ủy các cấp sơ,
20


tổng kết về nội dung này nhằm nâng cao chất lượng công tác xây dựng và thực
hiện quy chế ở các loại hình TCCSĐ./.
- Lãnh đạo công ty cần quan tâm và có những chỉ đạo cụ thể đối với việc xây
dựng và thực hiện quy chế, nội quy, quy định của công ty
- Vật chất và tinh thần luôn là hai yếu tố song hành nhau và không nên xem
nhẹ yếu tố nào, bên cạnh một chính sách tiền lương hợp lý, công ty cần quan tâm
hơn nữa đến đời sống tinh thần cho lao động giúp họ có dịp thư giãn, giảm bớt
căng thẳng, lấy lại tinh thần làm việc đồng thời đây l à chính sách có ý nghĩa quan
trọng trong việc cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên theo hướng tích
cực để người lao đam mê làm việc hơn, gắn bó với công ty hơn.
- Nên kế hoạch soạn thảo các nội quy, quy chế, quy định cho giám đốc. cần
tham mưu cho thủ trưởng các nội quy, quy chế, quy định thích hợp để thực hiện ở
công ty
- bên cạnh đó một số nội quy, quy định đã cũ không còn phù hợp thì tổng
hợp trình lãnh đạo phê duyệt cho hủy bỏ howcj thay thế bằng nội quy quy định
khác sao cho phù hợp
- Xây dựng một quy trình nội quy, quy chế theo quy chuẩn và hệ thống các
câu hỏi theo chủ đề, để có thể đánh giá một cách toàn diện.
- Nâng cao tính khách quan trong quá trình xây dựng và thực hiện.
- Cần xây dựng và tuyển dụng một bộ phận chuyên trách, chuyên môn sâu
và được đào tạo bài bản trong công tác xây dựng nội quy, quy chế, quy định.

- Đã xây dựng, bố trí phân công công việc cụ thể cho các nhân viên phòng
hành chính theo bảng phân công công việc.
- Thực hiện nghiêm túc các cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng.
- Việc tổ chức quản lý và giải quyết các trường hợp vi phạm pahir theo đúng
quy định.
- Việc quản lý thực hiện nội quy, quy chế pahir chặt chẽ.
- Tiến hành cập nhật văn bản đến nhanh chóng, kịp thời.
- Có tính hệ thống hóa cao.
- Làm việc có tổ chức kỷ luật tốt.
21