Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ phần ô tô KCV thăng long

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
của thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi em thực hiện đề tài
nghiên cứu.
Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,
không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ của
các thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện tốt hơn.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “ Khảo sát và đánh giá thực trạng
tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng
Long” là công trình nghiên cứu của riêng em. Những thông tin trong bài nghiên
cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá của chính em.
Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................3
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.................3
6. Giả thuyết khoa học.........................................................................................................3

7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài............................................................................3
8. Cấu trúc của đề tài..........................................................................................................4

CHƯƠNG 1..........................................................................................................5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG
LONG...................................................................................................................5
1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.........................................5
1.Giới thiệu chung...............................................................................................................5
1.1.2. Chức năng.................................................................................................................6
1.1.3. Nhiệm vụ....................................................................................................................6
2.Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long..................7
2.Khái niệm..........................................................................................................................7
3.Chức năng - nhiệm vụ......................................................................................................7
4.Cơ cấu tổ chức.................................................................................................................9
5.Nội dung công tác văn phòng...........................................................................................9
Tiểu kết................................................................................................................................9

CHƯƠNG 2........................................................................................................10
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG......................................10
2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác...............................................10


2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế......................................................11
2.2.1. Xây dựng quy chế....................................................................................................11
2.2.2. Tổ chức thực hiện quy chế.....................................................................................12
2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ..........................................................12
2.3.1. Công tác văn thư.....................................................................................................12
2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long...................13
2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo..................................................18

2.5. Tổ chức công tác hậu cần..........................................................................................19
2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác................................................................................20
Tiểu kết..............................................................................................................................21

CHƯƠNG 3........................................................................................................22
ĐÁNH GIÁ - GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC.................22
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV
THĂNG LONG..................................................................................................22
3.1. Nhận xét – đánh giá...................................................................................................22
3.2. Giải pháp....................................................................................................................23
Tiểu kết..............................................................................................................................25

KẾT LUẬN........................................................................................................26
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................27
PHỤ LỤC...........................................................................................................28


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WHO,
đây là cơ hội cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt
như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn
nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt
mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu
quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau.
Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh
nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của
một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối

quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp
đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn
phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy
với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng
được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác
quản lý của nhà quản trị.
Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông,
được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo
Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước.
Công ty được thành lập ngày 06 tháng 04 năm 2011, có giấy phép kinh doanh
theo quy định của nhà nước số 0105243828 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hà Nội cấp. Là Đại lý bán xe ô tô; Bán buôn ô tô; Kinh doanh phụ tùng ô
tô; Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô; Sửa chữa máy móc thiết bị;
Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng. Vốn và tài sản: Vốn
lưu động 30.000.000.000 VNĐ.Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thì
việc mở rộng thêm các chi nhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được
1


lên kế hoạch thực hiện trong khoảng thời gian tới. Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ
giữa thị trường trong nước và trên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghị
quyết của Hội đồng quản trị và quy định của pháp luật.
Mục tiêu của công ty là đưa KCV Thăng Long trở thành thương hiệu hàng
đầu trong lĩnh vực buôn bán và sửa chữa uy tín các dòng xe Isuzu của Nhật Bản.
Để thực hiện được mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó
là tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy
công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn còn
bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến việc tổ chức công tác văn
phòng là chưa cao.

Chính vì vậy, với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học đúng
chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tất cả
những điều trên đây không những cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực
tiễn nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng mà còn luận chứng cho lý do em
đã chọn đề tài: “ Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác
văn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long” với mục đích áp dụng
lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một
phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại
công ty được tốt hơn.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Giáo trình Nhiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Vũ Đình Quyền
nhà xuất bản thống kê năm 2004.
- Giáo trình Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng của tác giả Vương Hoàng Tuấn
- nhà xuất bản trẻ 2000.
- Khóa luận nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác văn phòng tại Tập đoàn than khoáng sản Việt Nam.
- Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
công tác văn phòng tại Công ty đầu tư vận tải AVIS.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng
2


Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu:
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn phòng.
Phân tích, đánh hoạt động công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Ô tô
KCV Thăng Long, thấy rõ được nhưng ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những

vấn đề nghiên cứu giải quyết đối với công tác văn phòng.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác văn phòng.
- Làm rõ thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty cổ
phần KCV Thăng Long.
- Từ đó, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
văn phòng tại công ty cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp so sánh, phân tích
6. Giả thuyết khoa học
Giả thuyết nghiên cứu của tiểu luận này là:
Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến
sự thành công của doanh nghiệp.
Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng của
công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định.
Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanh
chóng, đồng bộ.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong
3


công tác văn phòng. Giảipháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng
cao hiệu quả trong công tác văn phòng tại công ty. Kết quả đạt được của đề tài
có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề này.
8. Cấu trúc của đề tài

Chương 1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.
Chương 2. Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty
Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.
Chương 3. Đánh giá - giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn
phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long.

4


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG
LONG
1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long
1. Giới thiệu chung
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông,
được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo
Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước.
Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company
Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long
Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện
Đông Anh, Thành phố Hà Nội
Điện Thoại: 04- 39589188
Fax: 04-39585199
E-mail:
Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc công ty:
• Chi nhánh tại thành phố Vinh
Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ
Điện thoại: 038.8606898
• Chi nhánh tại Hưng Yên

Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long được thành lập ngày 06 tháng 04
năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định của nhà nước số 0105243828
do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
- Đại lý bán xe ô tô
- Bán buôn ô tô
- Kinh doanh phụ tùng ô tô
- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô
- Sửa chữa máy móc thiết bị
- Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng
5


Vốn và tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ
Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thì việc mở rộng thêm các
chi nhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được lên kế hoạch thực hiện
trong khoảng thời gian tới. Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa thị trường trong
nước và trên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghị quyết của Hội đồng
quản trị và quy định của pháp luật.
1.1.2. Chức năng
- Không ngừng nâng cao lợi ích của Nhà nước, của cổ đông và người lao
động, tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.
- Huy động và sử dụng vốn của các cổ đông để hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả. Góp phần thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế - xã hội của đất nước.
1.1.3. Nhiệm vụ
- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đông
đóng góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt
để thực hiện các chức năng trên của công ty.
- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy

định của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù
hợp với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty.
- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh
doanh của công ty.
- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công
ty ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thị
trường hoạt động.
- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua
một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp
luật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo
khả năng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả
6


tốt nhất trong kinh doanh.
- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các
khách hàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằm
nâng cao lợi ích của khách hàng và người lao động.
- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho người
lao động, thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công
ty và năng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động,
tăng cường hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả,
đáp ứng được các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc công
nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác
của công ty và các Quy định của Nhà nước.
2.

Khái quát chung về văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV

Thăng Long
2. Khái niệm
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ
trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung
hoạt động của tổ chức. Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở
đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức, quản lý, sử dụng toàn
bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, môi trường theo
các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Còn ở đầu ra là những hoạt động phân phối, truyền
tải, thu và xử lý thông tin phản hồn trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, tổ chức
theo yêu cầu của lãnh đạo.
3. Chức năng - nhiệm vụ
• Chức năng
Hoạt động của Công ty là chuyên buôn bán và sửa chữa các dòng xe Isuzu
7


Nhật Bản nên văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần cho lãnh
đạo. Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác:
văn thư lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức, quản lý lao động, chế độ tiền
lương và đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệ
sinh môi trường trụ sở cơ quan Công ty và các công tác khác có liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ được Lãnh đạo Công ty giao.
• Nhiệm vụ
- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chế độ, chính sách tài chính, thống

kê, báo cáo tài chính kế toán.
- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chấp hành các chế độ chính sách và
kỷ luật của công ty tránh những sai sót trong việc sử dụng vốn và quản lý tài sản
của công ty.
- Tiếp nhận các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi đến công ty;
toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến công ty phải được cập nhật vào phần mềm
quản lý công văn đến trên hệ thống internet của công ty.
- Tiếp nhận, sao gửi và phát hành các văn bản của công ty do Lãnh đạo
công ty ký, đóng dấu của công ty và được lưu văn bản.
- Công tác bảo vệ cơ quan, trụ sở: xây dựng các phương án bảo vệ công
ty; xây dựng và phổ biến nội quy cơ quan, theo dõi, duy trì giờ làm việc của cán
bộ, nhân viên công ty.
- Lập và theo dõi định mức, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng; kế
hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng theo đề xuất của các phòng trong công
ty đảm bảo có hiệu quả.
- Quản lý phương tiện và trang thiết bị máy móc: xây dựng quy chế để
quản lý, điều hành việc sử dụng xe ô tô và các lái xe phục vụ Lãnh đạo công ty
và cán bộ, nhân viên công ty đi công tác.
- Quản lý điện, nước, điện thoại và các chế độ khác phục vụ công tác
- Quản lý sổ sách trong lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của công ty.

8


4. Cơ cấu tổ chức
Văn phòng là việc theo chế độ thủ trưởng, văn phòng làm việc theo
nguyên tắc: trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng là thủ trưởng của văn
phòng, trong phạm vi văn phòng thủ trưởng có trách nhiệm và thẩm quyền phân
công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên văn phòng. Mỗi nhân viên đều có những
nghiệp vụ chuyên môn khác nhau phục vụ cho công việc của phòng.

Phụ lục 01 ( Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự)
5. Nội dung công tác văn phòng
Có quyền yêu cầu các phòng ban công ty, các đơn vị trực thuộc cung cấp
tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương và hành chính
quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng.
Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban,
đơn vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định.
Tiểu kết
Qua Chương 1 đã trình bày những khái quát chung về Công ty Cổ phần Ô
tô KCV Thăng Long và các khái quát chung về văn phòng thuộc Công ty Cổ
phần Ô tô KCV Thăng Long. Từ những cái chung nhất về công ty, em sẽ làm
sáng thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng của công ty ở Chương 2.

9


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG
2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
Chương trình công tác của Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long là các
công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời
gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày.
Việc xây dựng chương trình công tác tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV
Thăng Long do Trưởng phòng thực hiện. Các chương trình công tác được xây
dựng là chương trình công tác năm, quý, tháng.
Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế
hoạch của Ban giám đốc giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong công
ty, sau đó tiến hành tổng hợp, điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành
chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới Ban giám đốc

công ty và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện.
Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xây
dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạch
năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào.
Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong
quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng
ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong
bao lâu.
Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự
xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Phòng Hành chính nhân sự xây
dựng chương trình làm việc tuần, ngày cho Ban giám đốc.
Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Hành chính nhân
sự có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo
bản chương trình đã xây dựng.
Những kết quả đạt được:
- Các chương trình công tác đã đưa ra đầy đủ các công việc chính, cần
10


thiết phải thực hiện theo các khoảng thời gian.
- Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định.
- Giúp cho Ban giám đốc và các phòng ban phải giải quyết các công việc
theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng
chéo.
Những hạn chế còn mắc phải:
- Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúng
theo kế hoạch, không thực hiện tốt các kế hoạch được đưa ra một cách hoàn
chỉnh.
- Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn,
phải chỉnh sửa theo từng giai đoạn và chuyến đi công tác.

Nguyên nhân:
- Phòng Hành chính nhân sự chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc
việc thực hiện chương trình công tác của các phòng ban.
- Chưa làm tốt công tác sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả việc thực hiện
chương trình để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp.
2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế
2.2.1. Xây dựng quy chế
Phòng Hành chính nhân sự sẽ tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây
dựng các nội quy, quy chế công ty. Quy chế công ty phải đảm bảo được các yêu
cầu như sau:
- Quy chế được xây dựng phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
- Quy chế quản lý nội bộ đảm bảo tính minh hoạt trong hoạt động quản lý.
- Quy chế không trái với các quy định của pháp luật có liên quan và
hướng bộ máy công ty hoạt động theo pháp luật và trên cơ sở các quy định pháp
luật không cấm.
- Các quy chế được ban hành có thể thực hiện ngay mà không cần thêm
văn bản hướng dẫn hoặc giải thích chi tiết.
- Hệ thống các quy chế được xây dựng đồng bộ, không tạo ra sự mâu
thuẫn khi thực hiện.
11


2.2.2. Tổ chức thực hiện quy chế
Thực hiện tốt quy chế theo quy chế dân chủ cơ sở là điều kiện quan trọng
duy trì sự phát triển ổn định của công ty, đồng thời đảm bảo công bằng giữa lợi
ích của người lao động và công ty.
Việc thực hiện quy chế dân chủ cơ sở nơi làm việc trong công ty góp phần
xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa giữa phía công ty và người lao động
trong quá trình sửa chữa, kinh doanh; đồng thời là cơ sở quan trọng giúp bảo vệ
quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, qua đó thúc đẩy sự

phát triển bền vững của công ty. Lợi ích rõ ràng là vậy, song quá trình thực hiện
quy chế của công ty còn bộc lộ một số hạn chế, bất cập cần sớm khắc phục;
trong đó, chất lượng, thỏa ước lao động tập thể đạt thấp là một vấn đề đáng bàn.
2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ
2.3.1. Công tác văn thư
Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ
hiện hành của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sở
danh mục hồ sơ, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng,
ban lập hồ sơ hiện hành.
Hình thức văn thư của công ty vẫn là văn thư hỗn hợp, các đơn vị, phòng
có văn bản sẽ tự phát hành văn bản và nhận văn bản.
Bộ phận Văn thư của cơ quan công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếp
nhận, xử lý văn bản kịp thời phục vụ cho việc chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty
cũng như hoạt động chung của toàn công ty.
Công văn đi, đến và công tác quản lý và sử dụng con dấu của công ty
được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
* Ưu điểm:
- Văn bản được giải quyết nhanh chóng, kịp thời
- Công tác văn thư đã giúp cho công ty xác định được các văn bản, cách
tra tìm tài liệu dễ dàng.
* Nhược điểm:
- Các văn bản tài liệu bị thất lạc, lẫn lộn các văn bản giấy tờ không liên
12


quan.
- Việc tìm kiếm các văn bản khi cần thiết gặp khó khăn vì văn bản bị thất
lạc và không được bảo quản.
Khi nhận được các văn bản hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về Công
tác Văn thư - Lưu trữ, văn phòng công ty đã kịp thời sao gửi đến các phòng, ban,

đơn vị trực thuộc. Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn đến các đơn vị.
Tháng 8/2013, công ty đã tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn công tác lập hồ
sơ hiện hành cho toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng, ban và cán bộ làm
công tác Văn thư - Lưu trữ các đơn vị trực thuộc.
Ngày 23/03/2013 Công ty ban hành Thông báo số 112/TB-KCV về việc
triển khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban. Trên cơ sở Thông báo
này, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên các
phòng, ban việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long chưa tổ chức xây dựng phòng Lưu
trữ riêng biệt, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của công ty thuộc Phòng Hành chính
nhân sự do Ban giám đốc trực tiếp quản lý.
2.3.2.Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng
Long
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long là một công ty lớn hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực kinh doanh ô tô nên mặc dù công tác lưu trữ vô cùng quan
trọng nhưng cũng chỉ là một hoạt động bổ trợ cho hoạt động kinh doanh của
công ty, nên công tác lưu trữ tại công ty chưa được chú trọng nhiều. Để được
chú trọng hơn trong công tác lưu trữ tại công ty cần có các giải pháp phù hợp
đối với hoạt động của công ty như:
- Căn cứ vào các quy định về lưu trữ của Nhà nước, công ty xây dựng các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các
phòng, các đơn vị, tổ chức thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc
công ty.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, nhân viên trong công ty lập hồ sơ
13


và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của khối văn phòng công ty

theo quy định;
- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lưu chọn hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
lịch sử (nếu có) và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định hiện
hành;
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác Văn
thư - Lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác
Văn thư - Lưu trữ;
- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết
bị, dự trù kinh phí phục vụ cho hoạt động Văn thư - Lưu trữ.
Trong phòng Lưu trữ được trang bị các phương tiện đầy đủ và hiện đại
nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt
thông gió, giá để tài liệu, xe chở tài liệu và những văn phòng phẩm khác. Trong
thời gian gần đây lãnh đạo công ty đã chú trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng
rãi, giá tủ đúng quy chuẩn…
Các trang thiết bị: giá sắt, tủ gỗ để đựng tài liệu, hộp carton, bìa hồ sơ,
điều hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm….
• Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
Năm 2013, Tổng công ty chính thức xây dựng được Kho lưu trữ chuyên
dụng. Vì vậy những tài liệu tồn đọng từ khi thành lập công ty là 100m tài liệu
chưa được chỉnh lý nhưng đã đưa được về từng nhóm lớn theo năm.
Trong đó tài liệu nát, loại bỏ chiếm phần lớn mà chủ yếu là tài liệu các
năm mới thành lập công ty. Còn các năm gần đây số tài liệu bị hư hỏng ít dần đi
cho thấy công ty đã chú trọng đến công tác lưu trữ hơn.
Hiện tại trên kho lưu trữ đang lưu những tập công văn đi, đến của cơ quan
14

để phục vụ công tác tra tìm. Các tập lưu công văn đi, đến đã được lập hồ sơ hiện
hành và được bảo quản trong các hộp carton.
Năm 2013, Văn phòng Tổng công ty đã xây dựng các phương án thuê các
đơn vị đến khảo sát để chỉnh lý những tài liệu tồn đọng và sớm triển khai trong
thời gian tới.
Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu
trữ.
Bộ phận Văn thư đã thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên máy tính và
ứng dụng phần mềm Microsoft. Hàng năm, công ty đều quan tâm đầu tư, mua
sắm máy móc, trang thiết bị cho bộ phận Văn thư. Cụ thể đã trang bị máy tính,
máy photocopy, máy scand, máy điện thoại, máy Fax để lưu tài liệu giấy tờ trên
hệ thống online nội bộ của công ty và gửi mail cho các đơn vị trực thuộc công
ty.
Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ:
- Cán bộ Văn thư - lưu trữ cung cấp kịp thời và đầy đủ tài liệu cho Ban
lãnh đạo, các phòng, ban, đơn vị khi cần tra cứu.
- Có sổ đăng ký theo dõi phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chế độ thông tin, báo cáo:
Hàng năm công ty thực hiện đầy đủ báo cáo, thống kê, báo cáo đột xuất
theo yêu cầu của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
* Ưu điểm:
Song song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, sự chuyển
động không ngừng của các nền kinh tế , sự bùng nổ thông tin đã làm cho khối
lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng
lớn, hình thức tài liệu ngày càng phong phú. Và những biện pháp nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác lưu trữ được đặt ra như một
yêu cầu cấp thiết. Quá trình chỉ đạo rõ ràng về công tác Lưu trữ là một trong
những yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu
trữ của công ty.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long

15


cho thấy lãnh đạo cơ quan và các cán bộ nhân viên trong công ty đã có nhận
thức đúng đắn và có những đầu tư thích hợp cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói
chung và công tác Lưu trữ nói riêng. Điều đó thể hiện ở các khía cạnh sau:
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định
hướng dẫn: Công tác Lưu trữ luôn được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của ban
lãnh đạo công ty. Để được triển khai đồng nhất, văn phòng công ty đã sao gửi
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn
vị trực thuộc công ty. Triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của cấp trên đến
nhân viên các phòng, ban và đơn vị trực thuộc chủ yếu dựa vào Luật Lưu trữ
năm 2011 để thực hiện công tác Lưu trữ của công ty. Bên cạnh đó công ty cũng
đã dựa vào các văn bản quy định về lưu trữ như:
- Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP của Chính phủ Quản lý
công tác Văn thư - Lưu trữ;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về quy định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác Lưu trữ: ban lãnh đạo
cơ quan rất quan tâm đến công tác văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói
riêng. Hệ thống các văn bản do công ty ban hành ra để chỉ đạo hướng dẫn thực
hiện công tác lưu trữ khá đầy đủ; các văn bản này có ý nghĩa hết sức quan trọng,
nó là hành lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động được thống nhất và tạo
thuận lợi cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá
trình giải quyết công việc.
Ngày12/12/2012, công ty ra Thông báo số 201/TB-CT về việc thông báo
ý kiến chỉ đạo của Giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu của
các đơn vị trực thuộc công ty.
Ngày 14/07/2013, công ty ban hành Thông báo số 143/TB-CT về việc
thông báo gửi giấy mời họp, lịch công tác tuần và một số văn bản khác của công

ty qua hòm thư điện tử.
Cùng với các quy định của nhà nước về công tác Lưu trữ, công ty đã áp
dụng để thực hiện các hoạt động của mình như việc sắp xếp và hủy tài liệu trong
16


công ty.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ: bên cạnh
việc ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ thì công ty còn
mở các lớp tập huấn ngắn hạn nhằm cũng cố, bồ dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên
lưu trữ tại công ty và các đơn vị trực thuộc. Hàng năm cán bộ lưu trữ cũng được
tạo điều kiện tham gia chương trình tập huấn nghiệp vụ do Cục Văn thư - Lưu
trữ tổ chức. Bên cạnh đó, vào khoảng thời gian nhất định trong năm, thường là
vào cuối năm, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì nhân viên được giao
nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ cho chuyên viên các phòng, ban để có thể giao
nộp tài liệu vào lưu trữ đúng và đủ về cả số lượng và nội dung tài liệu.
* Hạn chế:
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ việc tra cứu, khai thác
sử dụng phục vụ cho hoạt động của Công ty. Do đó để đạt được hiệu quả tốt
nhất thì công tác lưu trữ cần được tổ chức nghiêm túc và khoa học.
Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực chất là việc thực hiện các
khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,
phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Do hạn chế về số lượng cán bộ lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ của
Công ty là tương đối nhiều nên trên thực tế các cán bộ chỉ thực hiện được việc
quản lí tài liệu mà không thể đảm nhiệm được hết các nghiệp vụ lưu trữ. Điều
nỗi bật nhất là trong tất cả các phòng ban thì khối tài liệu thuộc Văn phòng là
được đưa vào lưu trữ đầy đủ nhất , đươc lập hồ sơ và chỉnh lý , còn khối tài liệu
của các phòng ban còn lại thì tài liệu vẫn còn thiếu nhiều do bị thất lạc công tác

nộp lưu tài liệu chưa được thực hiên một cách khoa học . tình trạng tài liệu vẫn
còn bó gói, chưa chỉnh lý lập thành hồ sơ .
Việc áp dụng Luật Lưu trữ trong công tác Lưu trữ còn nhiều bất cập và
thiếu xót, như việc không đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu không
được phân loại rõ ràng nên công tác Lưu trữ tại công ty còn nhiều khó khăn và
chưa được chấp hành đầy đủ.
17


- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Tài liệu thuộc các phòng ban sau khi đã hoàn thành và hợp đồng với
khách hàng kết thúc là hồ sơ tài liệu sẽ được đưa vào lưu trữ của công ty. Năm
2012, công ty mới chính thức đưa ra thông báo phải được lập hồ sơ thì mới được
đưa vào lưu trữ. Điều đó cho thấy trước đâycông tác lưu trữ vẫn thu nhưng tài
liệu chưa được lập hồ sơ mà chỉ mới sắp xếp theo thời gian. Nên tại kho lưu trữ
tài liệu về chuyên môn từ các phòng ban vẫn còn được bó gói, chưa lập hồ sơ và
biên mục.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công ty chỉ mới thành lập nên về công tác lưu trữ vẫn chưa được hoàn
thiện, công ty có thuê người về chỉnh lý tài liệu nhưng công tác chỉnh lý vẫn còn
sơ sài chưa đạt hiệu quả cao, tài liệu vẫn còn bị thất lạc nhiều và vẫn chưa có bộ
công cụ tra cứu phục vụ việc tra cứu thông tin và tìm hiểu về tài liệu về công ty.
Các tài liệu chuyên môn chưa được nộp vào lưu trữ và chưa được chỉnh
lý, việc sắp xếp tài liệu chưa được rõ ràng và chưa thống nhất.
- Việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu
Việc phân loại tài liệu chỉ được phân loại sơ bộ theo năm, theo nội dung
mà chưa có một phương pháp phân loại tối ưu nào.
Tài liệu, chứng từ chưa được xác định giá trị, mà chỉ lưu theo thời gian
làm hợp đồng nào hoàn thành thì thu tài liệu vào kho sau đó bó gói và đưa lên
giá đựng tài liệu.

Tài liệu vẫn còn trong tình trạng bị bó gói nhiều.
2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo
Mỗi cơ quan, tổ chức nào cũng có lịch trình công tác thường kỳ cho lãnh
đạo cơ quan. Việc xây dựng một chương trình công tác tốt sẽ giúp cho lãnh đạo
xác định được đúng mục tiêu, thời gian và định hướng công việc cho phù hợp
với hoạt động của mình. Cung cấp thông tin giúp lãnh đạo chủ động trong công
tác quản lý từ đó lãnh đạo sẽ nắm bắt được hoạt động của công ty và đưa ra các
quyết định mới để công ty hoạt động tốt hơn. Thông tin phục vụ cho lãnh đạo
yêu cầu cần chính xác, đúng với thự tiễn, đúng với hoạt động của công ty.
18


Việc tổ chức thông tin hoạt động cho lãnh đạo Công ty Cổ phần ô tô KCV
Thăng Long đã đạt được những ưu điểm đáng kể trong quá trình giúp lãnh đạo
công ty đi công tác, bên cạnh đó cũng còn những hạn chế cần được khắc phục
như:
+ Ưu điểm:
- Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả.
- Đảm bảo kế hoạch, định hướng của lãnh đạo xây dựng có hiệu quả cho
hoạt động của công ty.
- Văn phòng đáp ứng đầy đủ nội dung công việc, giúp hoạt động của công
ty đạt hiệu quả cao.
+ Hạn chế:
- Các phòng, ban không thật thà làm việc, thông tin bị xóa, thông tin ảo
xuất hiện nhiều tại các phòng ban.
- Đăng ký nội dung chưa chính xác làm sai lệch thông tin phục vụ cho
lãnh đạo.
2.5. Tổ chức công tác hậu cần
Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt

động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài
chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt
động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng.
Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng được diễn ra trôi chảy thì
bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các điều
kiện vật chất như nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu
cần của văn phòng công ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị của văn
phòng như sau:
- Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào
phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư của các phòng ban vào ngày 28 hàng
tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc xét
duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất tiền mua sắm
19


trang thiết bị.
Tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long, công tác tổ chức phục vụ
hậu cần đã được Ban giám đốc rất quan tâm. Hàng năm, phòng Hành chính nhân
sự căn cứ vào số kinh phí từ quỹ công đoàn để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa
cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, tổ chúc các chuyến tham quan du lịch,
nghỉ mát. Sau khi được Ban giám đốc chấp thuận, phòng Hành chính nhân sự sẽ
tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ
quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn
phòng phẩm cho đội ngũ nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ
phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để phòng tiến hành thực hiện.
Kết quả đạt được:
- Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ nhân viên của toàn công ty như
giấy, bút, túi clear, cặp ghim, giấy nhớ….
- Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại,
internet được nối tới các phòng ban.

- Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế,
tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng…
Hạn chế:
- Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều.
- Nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm.
Nguyên nhân:
- Nguồn kinh phí hạn chế.
- Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của
công ty.
2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác
- Công tác tham mưu, tổng hợp: văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp
việc cho Ban lãnh đạo trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về
cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn bộ hoạt động của công ty.
- Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ báo cáo: bảo đảm cung
20


cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bộ phận, từng phòng trong công ty, từ đó
tạo điều kiện cho hoạt động của công ty đạt được hiệu quả cao nhất.
- Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan: hàng năm
Ban giám đốc thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…Vì vậy
phòng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện
cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. Lập kế hoạch cho
chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó quyết định tính hiệu quả của chuyến
đi.
- Công tác tổ chức các cuộc họp, họi nghị: các hội nghị là cuộc gặp mặt,
một cuộc họp có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, bàn
bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động nhằm giải
quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.

Tiểu kết
Như vậy ở chương 2, tôi đã phân tích, tìm hiểu thực trạng tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Ô tô KCV Thăng Long. Công tác
văn phòng tại công ty đã đạt được nhiều kết quả mang lại hiệu quả công việc
trong hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, công tác văn phòng cũng có những
hạn chế cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa nhằm đem lại hiệu quả tốt
nhất, tối ưu nhất.

21