Khảo sát và đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng của công ty cổ phần misa xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng của công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của em trong thời gian qua. Em
xin chịu trách nhiệm về những thông tin trong bài tiểu luận này.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận của mình cho phép em gửi lời cảm ơn chân
thành này đến Ths. Nguyễn Hữu Danh, thầy đã giúp đỡ chỉ dẫn tận tình, giúp
em có được những định hướng rõ về bài tiểu luận này.
Tuy đã cố gắng hoàn thành bài tiểu luận trong phạm vi khả năng của mình
nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy , rất mong nhận
được sự chỉ bảo tận tình của quý thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu.................................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng...3
6. Giả thuyết khoa học....................................................................................3
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3
8. Cấu trúc của dề tài.......................................................................................3
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN
MISA.....................................................................................................................4

1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa......................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................4
1.1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................6
1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa......................7
1.2.1. Chức năng.............................................................................................7
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.....................................8
1.1.2.3. Chức năng hậu cần.............................................................................8
1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh.....................9
1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng.............................................................................9
1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa......10
1.3.1. Khái quát chung..................................................................................10
1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa..................11
Tiểu kết..........................................................................................................12
Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN MISA......................................................................................................13
2.1. Khái niệm...............................................................................................13
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng.........................................................13
2.2.1. Vai trò quan hệ với con người:............................................................13


2.2.2.Vai trò quyết định:................................................................................14
2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự..............14
2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin..................................................................14
2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu...................................................................16
2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn
phòng công ty cổ phần Misa.........................................................................17
2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc............................................17
2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng...............19
2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng...................................................20
2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự..................................................................21

2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp......................................................................................21
2.5. Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị
văn phòng......................................................................................................22
2.5. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động....25
TIỂU KẾT..........................................................................................................26
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA. .27
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................27
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................27
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................28
3.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp trong thời kì hội nhập........................................................................29
3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng.............................29
3.2.2. Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự.......................................30
3.2.3. Kỹ năng của nhà quản trị:...................................................................31
3.2.4. Kiểm soát nội bộ.................................................................................32
3.2.5. Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị........................33
KẾT LUẬN........................................................................................................34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................36
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt
đến sự phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nhiệp. Là một nhà quản trị,
người ta đều biết “thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng,
sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng”. Louis Vuittonmột quản trị gia tài ba khẳng định
“không có khái niệm nào cho sự may mắn, có may mắn hay không là do chính

bản thân quyết định, thương trường cũng vậy ”. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến
nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp
nào có năng lực cũng như phát huy được hết khả năng quản trị. Điều được đề
cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tài năng chính là vấn
đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp, có thể một doanh nghiệp không có nhiều
nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy được
nguồn nhân lực một cách tốt nhất. Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng đây chính là
nhân tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước
được các tình huống sẽ xảy ra, không bị ngỡ ngàng trước những biến động của
thị trường cũng như các yếu tố tác động khác. Tất cả đều cho thấy vai trò của cơ
cấu tổ chức là không thể phủ nhận.
Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một
nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy
không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn
phòng cần biết nhiều kỹ năng.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị
văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,
cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ,
dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách
dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Bấy
nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu
trăm họ”. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này em đã chọn đề tài: “Khảo sát và đánh
1


giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa. Xây dựng hình
ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội
nhập” để nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu

Trước đấy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vai trò Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả cụ thể tại công ty
cổ phần Misa.
Có một số tác giả cũng đã đề cập tới vấn đề này. Các tài liệu, giáo trình:
Giáo trình quản trị học, giáo trình hành chính văn phòng; sách giáo trình quản trị
văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa
luận… bài viết khoa học trên các tạp chí.
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp, xây dựng hình ảnh của Nhà quản trị doanh nghiệp
- Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi về không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa
Phạm vị về thời gian: Dựa trên một số tài liệu tham khảo và thu thập được
trong thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu:
- Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạt
động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của nhà quản trị trong
công tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển chung
cảu cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần
MiSa.
- Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty cổ
phần MiSa.
2


5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử

dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu trên mạng, sách…
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế
- phương pháp phỏng vấn trực tiếp
6. Giả thuyết khoa học
Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của của Nhà quản
trị tìm ra những nguyên nhân hạn chế và đưa ra những cơ sở lý luận và giải pháp
cho việc Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ
phần Misa. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu
cầu trong thời kỳ hội nhập.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chung
nhất nhằm nắm rõ vai trò của nhà quản trị trong văn phòng doanh nghiệp
Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp và tạo ra một hệ thống các
biện pháp có tính khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác
quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, các biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị
trong thời kì hội nhập
8. Cấu trúc của dề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục; đề tài có cấu
trúc gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Misa
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp tại Công ty cổ phần Misa

3


Chương 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa
Công ty cổ phần MiSa là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
và kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân
sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành chính nhà nước cho
các cơ quan quản lý nhà nước.
Bộ máy quản trị gồm 6 người, trong đó chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành
Long là người nắm cổ phần nhiều nhất trong công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ
phần chiếm 62% tổng số cổ phần của công ty.
Tên giao dịch: MISA Joint stock Company
Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994
Tổng giám đốc: Thạc sỹ Lữ Thành Long
Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971
Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường
Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Tỉnh /thành phố: Hà Nội
Điện thoại:04 3795 9595
Số máy Fax04 3795 8088
Website: www.misa.com.vn

Đại diện pháp nhân: Nguyễn Xuân Hoàng
Chức vụ: Tổng giám đốc
1.1.1. Lịch sử hình thành
MISA là tên gọi ngắn gọn của Công ty cổ phần MISA, công ty chuyên
cung cấp các phần mềm quản lý cho các cơ quan nhà nước, cho DN. Tên gọi
MISA xuất phát từ 4 chữ cái đầu trong cụm từ "Management Information system
for Accounting" do giai đoạn đầu mới thành lập, MISA sản xuất phần mềm kế
toán.
4

Hiện nay MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01
Trung
tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà
Nẵng, Buôn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ.
Tiền thân của Công ty cổ phần MISA là MISA Group được thành lập vào
ngày 25 tháng 12 năm 1994. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ
phần được chia thành 03 giai đoạn:
- Xác định chỗ đứng trên thương trường (1994-1996)
- Vận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu (1996-2001)
- Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp (2001- nay)
* Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mới
trong quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có phần mềm và dịch vụ
được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế.
* Sứ mệnh: Sứ mệnh của MISA là phát triển các sản phẩn và dịch vụ phần
mềm để giúp khách hàng thực hiện công việc cũ theo một phương thức mới hiệu
quả hơn, tiết kiệm hơn nhằm thay đổi năng suất và hiệu quả không chỉ một cá
nhân, tổ chức mà còn góp phần thúc đẩy năng suất và hiệu quả của đất nước.
* Giá trị cốt lõi: tin cậy - tiện ích - tận tình
- Tin cậy: Các sản phẩm và dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàng
đều có độ tin cậy cao, con người MISA với tri thức và văn hóa cao luôn mang lại
cho khách hàng cảm giác tin cậy trong giao dịch và chuyển giao tri thức, công
nghệ.
- Tiện ích: Các sản phẩm và dịch vụ MISA luôn thỏa mãn mọi yêu cầu
nghiệp vụ của khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng sản
phẩm, dịch vụ của MISA bất cứ khi nào, bất cứ nơi nào. Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ
khách hàng MISA luôn sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm và 24h/ngày.
- Tận tình: Con người MISA từ những người phát triển sản phẩm đến
những người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm, tận lực
phục vụ vì lợi ích của khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy và yêu mến như

một người bạn, một người đồng hành trong sự nghiệp.
5


* Đội ngũ năng động, sáng tạo và có động lực mạnh mẽ
Đội ngũ cán bộ nhân viên chính là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp.
MISA chú trọng việc tuyển dụng các nhân viên có tính năng động và sáng tạo
cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để có thể phát huy tối đa
khả năng của mỗi người.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Một DN hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chức chặt
chẽ, phối hợp nhịp nhàng trong mọi hoạt động. Hiểu được điều này, MISA luôn
luôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty
- Trong đó đứng đầu đại hội cổ đông là Chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành
Long có nhiệm vụ vạch ra chiến lược cho toàn công ty, giám sát các hoạt động
kinh doanh của công ty cũng như giải quyết các rủi ro xảy ra.
- Ban kiểm soát gồm trưởng ban kiểm soát bà Ngô Thị Thanh Hoa, có
nhiệm vụ giám sát, kiểm soát các hoạt động của công ty, báo cáo lên đại hội
đồng cổ đông.
- Ban tổng giám đốc có ông Nguyễn Xuân Hoàng làm tổng giám đốc với
nhiệm vụ đưa ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn và dài hạn cho
công ty. Giám sát chặt chẽ các hoạt động của công ty.
- Ban thư kí có ông Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư kí. Nhiệm vụ
bạn thư kí là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và
các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi…
* Văn phòng tổng công ty:
- Phòng quan hệ cộng đồng: thực hiện chức năng thiết lập quan hệ đối tác,
nhà tài trợ cho các chương trình, hoạt động của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng tổ chức công tác văn thư
lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của

công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc…
Phòng nhân sự: thực hiện chức năng quản lý nhân sự, chấm công, tính
lương, chế độ khen thưởng, kỉ luật, đào tạo cán bộ nhân viên của công ty….
Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng quản lý tài chính, lưu trữ,
6


theo dõi, báo cáo hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính.
Trung tâm phát triển phần mềm:
- Phòng phát triển phần mềm: thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các
sản phẩm phần mềm của công ty.
Phòng kiểm soát chất lượng: thực hiện chức năng đảm bảo chất lượng các
phần mềm đúng theo yêu cầu của KH trước khi được đưa vào sử dụng chính
thức.
Phòng tư vấn nghiệp vụ: tư vấn hỗ trợ các vấn đề về nghiệp vụ cho công
tác phát triển phần mềm của trung tâm
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng: thực hiện chức năng chăm sóc
KH sau bán hàng cũng như tư vấn KH mua hàng.
* Các văn phòng đại diện:
- VP MISA Hà Nội: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc
khu vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra.
- VP MISA Đà Nẵng: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 6 tỉnh
thành thuộc khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng,
Quảng Nam, Quảng Ngãi.
- VP MISA Buôn Ma Thuột: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách
hàng 4 tỉnh thuộc khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và Đăk
Nông.
- VP MISA TP.Hồ Chí Minh: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách
hàng từ Bình Định trở vào.
- VP MISA Cần Thơ: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 9 tỉnh

thành thuộc khu vực đồng bằng song Cửu Long.
* sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty MISA (Phụ lục 01)
1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa
1.2.1. Chức năng
* Chức năng tổng hợp - tham mưu.
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm
chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt
7


động của cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập
thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực
hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông
tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp
lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của
lãnh đạo.
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên
văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý
và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã
được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong
phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp
hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời
nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý
và điều hành
1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
. Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong
những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay
chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc
tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các

chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá
trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt,
văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực
tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh
trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều
chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về
cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để
việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.2.3. Chức năng hậu cần.
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ
8


sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn công ty; đảm bảo các trang thiết bị,
phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn
phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo
trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ
cho hoạt động của toàn c. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an
toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường
xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ công ty
1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ
giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công
việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các
công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải
quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác,
với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách
hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động
tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức
năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong

nền kinh tế thị trường.
1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng
Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan,
doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau như:
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng
dẫn các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo
đúng quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn
phòng.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà
nước. Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của
pháp luật.
9


- Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
- Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công)
1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần
Misa
1.3.1. Khái quát chung
* Chức năng của nhà quản trị
Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn
chung, các nhà khoa học đã tương đối có sựthống nhất về bốn chức năng quản
trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
- Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị.
Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây
dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập
một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời

đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.
- Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác
định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào
cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ
phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức.
- Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên,
chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các
xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ
chức.
- Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự
kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao
gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức.
Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực
tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các
điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.
Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp
10


bậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho
các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà
quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong
lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản
trị cấp thấp chỉ dành 39%.
1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa
Nhà quản trị là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi. Nhà
quản trị chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho các thành viên hiểu
đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để tạo dựng các giá trị văn hóa cho doanh
nghiệp. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo
sợ và thiếu an toàn của các thành viên trong doanh nghiệp.

Ông Lữ Thành Long là lãnh đạo cấp cao của công ty vì vậy những quyết
định của ông có ảnh hưởng trực tiếp tới các giá trị được tuyên bổ trong các biểu
hiện văn hóa doanh nghiệp như kiến trúc, quy tắc, nề nếp… Và ngay khi mới
xây dựng ông cũng đã xây dựng được sứ mệnh, tầm nhìn. Từ đó ông đã xây
dựng được mục tiêu ngắn hạn cho công ty mình và phương hướng chiến lược
của công ty.
- Mặc trang phục khi tới công ty
- Không để điện thoại ảnh hưởng khi đang làm việc đặc biệt trong cuộc
họp.
- Tôn trọng và lắng nghe người khác
- Đến đúng giờ hẹn
- Ứng xử với đồng nghiệp chân thành, thân thiện, đoàn kết, tôn trọng và
giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
Liên tục 20 năm gắn bó với MISA, ông Lữ Thành Long đã dành toàn bộ
năng lực và tâm huyết của mình, cống hiến vì sự phát triển của công ty. Khát
vọng phụng sự xã hội luôn được ông đặt lên hàng đầu trong mọi hoạt động của
mình, bởi vậy, trách nhiệm đưa ra những hướng đi mới để nâng cao chất lượng
dịch vụ, quyết tâm đạt được mục tiêu đã được ông đề ra: giữ vững tinh thần:
ĐAM MÊ- SÁNG TẠO – ĐOÀN KẾT, KỶ LUẬT – NĂNG SUẤT – CHẤT
11


LƯỢNG, cùng nhau mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ thật sự
TIN CẬY – TIỆN ÍCH – TẬN TÌNH.
Bằng sự cống hiến của mình, lao động không ngừng nghỉ ông đã định
hướng công ty phát triển một cách vững mạnh nhất, góp phần vào xây dựng chủ
nghĩa xã hội. Ông được nhà nước trao tặng huân chương Lao động Hạng ba, các
sản phẩm của MISA nhiều năm liền được khách hàng tin tưởng bình chọn là giải
pháp công nghệ thông tin ưa chuộng nhất và giành được rất nhiều giải thưởng
CNTT uy tín

Tiểu kết
Qua những khái quát chung về doanh nghiệp, chúng ta thấy đước chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp. Và các cấp bậc cũng như tiêu
chuẩn của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Như vậy ở chương 1 là cơ
sở lý luận, là tiền đề để hiểu rõ được về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơ
bản.

12


Chương 2:
VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA
2.1. Khái niệm
* Quản trị văn phòng:
Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quan
tới việc tổ chức, diều hành và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý
thông tin phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của
tổ chức.
*Nhà quản trị văn phòng
- Là một nhà quản trị có quyền điều khiển, giám sát công việc của nhân
viên dưới quyền trong văn phòng, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo cơ quan về công việc của nhân viên trong văn phòng.
- Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, những người có nhiệm vụ
thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách, được
giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước
kết quả hoạt động của những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ
chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng

2.2.1. Vai trò quan hệ với con người:
Tổ chức mạnh khi nhiều người trong tổ chức đó đều hoạt động hướng đến
mục tiêu của tổ chức. Để đạt được điều đó, nhà quản trị có vai trò hướng các
thành viên của tổ chức đến mục tiêu chung vì lợi ích của doanh nghiệp.
Vai trò đại diện: Đại diện cho công ty và những người dưới quyền trong tổ
chức.
Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên cấp dưới;
Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, khích lệ nhân viên.
Vai trò liên kết: Quan hệ với người khác để hoàn thành công việc được
giao cho đơn vị của họ. NQT luôn là 1 người trọng tài, có trách nhiệm hòa giải,
13


đoàn kết tất cả các thành viên thành một khối thống nhất để phát huy sức mạnh
tập thể.
2.2.2.Vai trò quyết định:
Vai trò doanh nhân: Vai trò này được thể hiện khi nhà quản trị tìm cách cải
tiến hoạt động của tổ chức như việc áp dụng công nghệ mới hay điều chỉnh một
kỹ thuật đang áp dụng.
Vai trò giải quyết xáo trộn: Ứng phó với những bất ngờ làm xáo trộn hoạt
động bình thường của tổ chức nhằm đưa tổ chức sớm trở lại ổn định.
Vai trò người phân phối tài nguyên: Phân phối tài nguyên hợp lý giúp đạt
hiệu quả cao. Các tài nguyên bao gồm con người, tiền bạc, thời gian, quyền hạn,
trang bị hay vật liệu.
Vai trò đàm phán: Thay mặt tổ chức để thương thuyết với những đơn vị
khác cũng như với bên ngoài.
2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự.
Nhà quản trị văn phòng là yếu tố nhận được cơ quan có hoạt động tốt hay
không, chính là lực lượng nhân sự.
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị;

- Nâng cao năng xuất lao động của cơ quan;
- Giảm bớt thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho cơ quan;
- Cung cấp kịp thời thông tin cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý;
- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị;
- Giúp hoạt động của cơ quan được duy trì, kiểm soát chặt chẽ.
Nhà gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng phải bộ
phân nhân sự. Nhà quản trị văn phòng là yếu tố quan trọng k thể thiếu trong cơ
quan.
2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin
Trong hoạt động quản lý của cơ quan thì thông tin đóng vai trò vô cùng
quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan đơn vị.
Nhà quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt động
của cơ quan.
14


Nhà quản trị thu thập bằng cách giao phó cho các bộ phận trong văn
phòng thu thập thông tin, sau đó các bộ phận này sẽ cung cấp thông tin cho nhà
quản trị, hoặc nhà quản trị trực tiếp thu thập thông tin qua các kênh thông tin
như văn bản, qua báo chí, qua hội họp..
- Thông tin của Nhà quản trị văn phòng còn được thể hiện qua vai trò
cung cấp thông tin của nhà quản trị.
- Nhà quản trị văn phòng sau khi phân tích, xử lý các thông tin liên quan
tới hoạt động của đơn vị của cơ quan nhà quản trị sẽ cung cấp thông tin cho
lãnh đạo cơ quan phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo nhằm hướng tới
mục tiêu chung của cơ quan.
- Thu thập thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ
chức hoạt động của cơ quan tổ chức,chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan
trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao
động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng

trong quá trình làm việc…
- Nhà quản trị văn phòng thu thâp thông tin về các hoạt động thực tế của
nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các mối
quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp hoạt
động với các nhân viên khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách
thức làm việc với loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
- Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin cũng là biểu hiện của vai trò thông
tin của Nhà quản trị văn phòng.
- Quá trình hoạt động Nhà quản trị văn phòng liên tiếp nhận các thôgn tin
quản lý từ lãnh đạo, các thông tin quản lý có liên quan từ các phòng ban , đơn vị
khác.
- Các thông tin đó là cơ sở để giải quyết các công việc liên quan đến chức
năng nhiệm của văn phòng.
- Tìm hiểu và kiểm tra thông tin trước khi truyền đạt các thông tin , kịp
thời cho đối tượng cần truyền đạt thông tin.
- Các thông tin được Nhà quản trị truyền đạt, phổ biến cho các đơn vị, các
15


nhân viên trong văn phòng, các đơn vị liên quan đến cá nhân, đơn vị trong văn
phòng dựa vào đó thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu
* Mục tiêu Chất lượng:
- Nhà quản trị văn phòng xác định mục tiêu các phương tiện nguồn nhân
sự và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng nhân sự. Hoạch định xác
định mục tiêu, phương hướng phát triển chất lượng chung cho toàn công ty theo
một hướng thống nhất.
- Triển khai họp triển khai chính sách chất lượng , mục tiêu chất lượng
cho toàn bộ cơ quan.
- Xây dựng chương trình, chiến lược chính sách chất lượng và kế hoạch

hóa chất lượng;
- Xác định vai trò của chất lượng trong chiến lược của cơ quan tổ chức.
- Tạo điều kiện cho nhân viên, nâng cao trình độ bằng cách nhập học tại
các trường Đại học, Cao đẳng, Tại chức dành cho cán bộ công nhân viên.
- Xác định yêu cầu chất lượng đạt đến từng giai đoạn nhất định,đề ra
phương hướng, kế hoạch cụ thể để thực hiện được những mục tiêu chất lượng.
- Xác định kết quả dài hạn của những biện pháp thực hiện.
- Liên kết hoạt động của các nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt đọng thành
một thể thống nhất thực hiện mục tiêu đã đề ra.
- Xây dựng một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, phân chia nhiệm vụ
quyền hạn cho các nhân, cơ quan tổ chức…
- . Cần phải hoàn thiện các quy định, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, chế
độ chính sách.
* Mục tiêu Số Lượng:
- Đảm bảo được số lượng nhân sự trong cơ quan tổ chức.
- Chủ trương luân chuyển với những lý do thiết thực, điều động cán bộ
giữ các phòng ban nhưng đảm bảo số lượng.
- Đưa ra các tiêu chuẩn chuyên môn trong công tác tuyển dụng, sử dụng
đúng người, đúng việc.
16


- Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên.
- Chú trọng nâng cao tác tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực.
- Về độ tuổi vận dụng như tuổi tham gia cấp uỷ cùng cấp, đảm bảo tính
kế thừa, có cán bộ nữ, trẻ tuổi, người dân tộc thiểu số, căn cứ vào tình hình cụ
thể các cấp ủy vận dụng bố trí cho phù hợp.
- Xác định được khối lượng công việc của văn phòng và của từng đơn vị,
bộphận trong văn phòng.
- Phân tích luồng công việc trong văn phòng, xác định các công việc có

thể kiêmnhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm.
- Tính toán được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc, thời
gian hoànthành công việc của từng đơn vị, bộ phận. Từ đó xác định được thời
gian cần thiết đểhoàn thành nhiệm vụ của văn phòng.
Xác định các trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao
động vănphòng trên tổng số trang thiết bị được phép bố trí.
Trên cơ sở các tính toán trên, nhà quản trị văn phòng tiến hành cân đối số
lượnglao động cần thiết của văn phòng sao cho phù hợp với khối lượng công
việc và các điềukiện khác để hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ mà văn phòng được
phân công.
2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà
quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa
2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc
* Tổ chức bộ máy:
Cơ cấu tổ chức của DN đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không
cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động trong bộ mấy từ cấp trên xuống cấp
dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản trị sẽ tham gia vào việc phân công công việc. Những kế hoạch
của cấp thấp hơn trong tổ công ty phải được xem xét vì có sự phối hợp của các
phòng ban để tránh sự lặp lại không cần thiết.
* Giao công việc
Công việc là gì? Công việc là cái mà mọi người tập trung phần lớn thời
17


gian, suy nghĩ và cố gắng để thực hiện. Đó là môi trường quan trọng ảnh hưởng
sự trưởng thành và phát triển của con người.
Giao công việc thực chất là phân công lao động cho từng người, từng
nhóm người trong một tổ chức.
Giao công việc phải rõ ràng, được mô tả cụ thể chi tiết về nội dung,

phương thức tiến hành, thủ tục thực hiện và những chỉ tiêu để đánh giá kết quả
công việc. Như vậy sẽ thuận lợi cho công tác kiểm tra nhân viên. Đối với mỗi
người khác nhau thì công việc được nhìn nhận và cảm thụ khác nhau…
- Kèm cặp trong công việc
Sự kèm cặp trong công việc và sự tác động thường xuyên của cấp chỉ huy
trực tiếp là yếu tố chủ yếu của việc nâng cao năng suất lao động, tinh thần làm
việc, sự trưởng thành và phát triển tốt của nhân viên.
Cần bộc lộ kỳ vọng và chỉ dẫn thứ tự, cách thức thực hiện công việc cho
nhân viên khi thực hiện công việc được giao.
- Kiểm tra công việc của nhân viên
Kiểm tra công việc của nhân viên là một nội dung quan trọng của công tác
lãnh đạo, việc kiểm tra giúp cho thủ trưởng uốn nắn kịp thời những thiếu sót,
lệch lạc trong việc thực hiện công việc của nhân viên, để điều chỉnh, kèm cặp
hoặc ra những quyết định cần thiết.
Tuy nhiên cần chọn hình thức và phương pháp kiểm tra nhẹ nhàng, tế nhị
nhưng nghiêm túc có ý nghĩa quyết định đến chất lượng kiểm tra và tinh thần
làm việc của nhân viên.
Cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên tự kiểm tra nhiều hơn bị kiểm tra là
một vấn đề quan trọng của tâm lí chỉ huy.
- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng. Việc xây dựng các bộ
phận nghiệp vụ trong văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính:
+ Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách
+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau
khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành
18


việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản. Việc
quy định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận đòi hỏi nhà quản trị văn phòng

phải có sự am hiểu sâu về nghiệp vụ mà mỗi bộ phận đảm trách, nắm được các
quy định của pháp luật về từng nghiệp vụ để từ đó quy định chức năng, nhiệm
vụ cho từng bộ phận được chính xác, rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
hoạt động của từng bộ phận cũng như tổ chức quản lý bộ máy văn phòng. Ví dụ:
có thể quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư
2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng
Các quy chế làm việc trong công ty được xây dựng thông qua hệ thống
văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ cảu cán bộ, công chức, quy
định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có 2 loại quy chế:
- Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ
quan trong nội bộ. Đó là những quy dịnh nhằm giải quyết các nhiệm vụ như
tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển.
- Quy chế nhằm đề ra áp dụng đối với các đơn vị , phòng ban mang tính
chất đặc thù.
Để đảm bảo việc quản lý và điều hành văn phòng được hiệu quả, cần xây
dựng Quy chế làm việc riêng của văn phòng. Đây được coi là những quy tắc
trong công tác quản lý và điều hành văn phòng mà tất cả các nhân sự làm việc
trong văn phòng đều phải tuân theo. Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công
việc, giải quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều
hành, kiểm tra, giám sát của nhà quản trị văn phòng được hiệu quả. Bản Quy chế
này cần xác định đầy đủ các nội dung:
- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng (phòng Hành chính).
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ
của văn phòng.
- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn phòng.
- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và
19

với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.
- Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại, thắc
mắc… - Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết,
hiếu, hỉ...
- Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an
toàn vệ sinh lao động. Xây dựng Quy chế làm việc trong văn phòng (phòng
Hành chính) phải dựa trên cơ sở những nguyên tắc chung của pháp luật và
những quy định cụ thể trong cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện, cũng
cần có sự theo dõi, tổng kết và chỉnh sửa bản Quy chế cho phù hợp với điều kiện
thực tế.
Điều quan trọng của việc thực hiện các biện pháp kỷ luật của người lãnh
đạo với người dưới quyền không phải là tìm cho ra thủ phạm rồi thi hành kỷ luật
bằng phạt tiền, đuổi việc mà là tìm ra và làm rõ cho mọi người hiểu rõ nguyên
nhân sai lầm để rút ra kinh nghiệm. Khi phê bình,người lãnh đạo không bao giờ
làm cho người mắc khuyết điểm bị mất thể diện, phải lúng túng trước tập thể,
trước :tổ đội sản xuất... Họ thường trao đổi riêng với người phạm sai lầm theo
tình thần hai bên cùng chịu trách nhiệm, cùng nhau tìm cách tháo gỡ những
vướng mắc,những hậu quả nào đó. Vì vậy mà người mắc lỗi sẽ không phải mặc
cảm về mình như là "đồ bỏ đi", "vô dụng" chừng nào người đó còn cố gắng
vươn lên.
2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng
Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều
hành công việc văn phòng.
Điều hành công việc của văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp
thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là tác động đúng đắn vào một khâu
cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao

nhất.
20


Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì nhà Quản trị phải đảm bảo
các nguyên tắc:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan
- Thủ tục áp dụng điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự
Nhà quản trị văn phòng có vai trò thúc đẩy hiệu quả hoạt động của cơ
quan, tổ chức bằng việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của các
đơn vị , phát hiện sai lệch, ưu điểm để từ đó điều chỉnh hoạt động đơn vị cho tốt
hơn.
- kiểm tra, đánh giá nhân sự để phát huy những điểm tích cực, kịp thời
phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp
với tình hình thực tế.
- Kiểm tra, đánh giá nhân sự để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết
quả đạt được, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách
quan, công bằng.
- Công tác kiểm tra, đánh giá được tiến hành thường xuyên liên tục theo
định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất.
2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người vì
vậy nó cũng chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ
nét
Nhà quản trị, thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành
công hay thất bại của tổ chức. Nhà quản trị làm thay đổ kết quả cuả tổ chức bằng

những quyết định mà họ đưa ra. Đối với huấn luyện một đội bóng thì đó là quyết
định tuyển mộ cầu thủ, những cầu thủ nào có mặt trong đội hình, những lối chơi
nào được áp dụng, sự thay đổi đấu pháp cho từng trận đấu.
Tương tự như vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể khiến một doanh
21