BÀI BÁO CÁO-Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Phân tích thiết kế
Hệ thống thông tin
Khảo sát và đánh giá hiện trạng
ThS. Hoàng Mạnh Hà

/>Nội dung
•
Các vấn đề cơ bản
•
Các nguồn khảo sát
•
Các phương pháp khảo sát
•
Các quy trình khảo sát
•
Phân loại, xử lý thông tin
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 2
Các vấn đề cơ bản
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 3
Mục đích
•
Thông thường hệ thống mới được xây dựng nhằm thay thế cho hệ thống cũ.
•
Do đó việc xây dựng hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát, đánh giá hệ
thống cũ.
o
Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
o
Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống
o
Tìm ra các chỗ hợp lý cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý cần được nghiên cứu khắc phục.

SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 4
Nội dung khảo sát, đánh giá
•
Môi trường xã hội, kinh tế, kỹ thuật của hệ thống; cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ
quản
•
Chức năng, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các
quyền hạn.
•
Thu thập, nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, tập tin cùng với phương thức xử lý
thông tin
•
Thu thập, mô tả các quy tắc quản lý dùng làm căn cứ cho các quá trình xử lý
thông tin.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 5
Nội dung khảo sát, đánh giá
•
Thu thập các chứng từ giao dịch, mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý thông
tin.
•
Thống kê các phương tiện và tài nguyên
•
Thu thập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng;
các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tương lai.
•
Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hướng giải quyết.
•
Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 6
Các yêu cầu khi khảo sát

•
Trung thực, khách quan, phản ánh đúng tình hình thực tại
•
Không bỏ sót thông tin
•
Thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác…)
•
Không trùng lặp
•
Không gây cảm giác xấu, phản ứng tiêu cực, không can thiệp vào công việc nội
bộ.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 7
Chiến lược khảo sát
•
Một cuộc khảo sát phải được thực hiện theo một chiến lược được cân nhắc kỹ.
•
Một chiến lược bao gồm các yếu tố sau:
o
Các nguồn thông tin khảo sát
o
Các phương pháp áp dụng cho mỗi nguồn thông tin
o
Các quy trình khảo sát
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 8
Các nguồn khảo sát
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 9
Các nguồn khảo sát
•
Có nhiều nguồn thông tin có thể phục vụ cho quá trình khảo sát.
•

Mỗi nguồn cung cấp các loại thông tin khác nhau, đòi hỏi các phương pháp khai
thác khác nhau.
•
Các nguồn khảo sát thường gặp:
o
Các người dùng hệ thống
o
Các sổ sách, tài liệu
o
Các chương trình máy tính
o
Các tài liệu mô tả quy trình, chức trách
o
Các thông báo
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 10
Người dùng hệ thống
•
Nhân viên, cán bộ trong tổ chức; khách hàng, đối tác ngoài tổ chức.
•
Là nguồn thông tin cần được khảo sát đầu tiên
o
Có thể tìm hiểu được sự hoạt động của hệ thống hiện tại
o
Các mục tiêu và yêu cầu với hệ thống tương lai.
•
Phương pháp thường dùng: phỏng vấn, đôi khi là phiếu điều tra
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 11
Sổ sách, tài liệu
•
Thường dùng để khảo sát về các loại dữ liệu, luồng dữ liệu, giao dịch.

•
Phương pháp khai thác:
o
Lập danh sách các tài liệu qua việc tìm hiểu từ người dùng
o
Nghiên cứu từng tài liệu để phát hiện các dữ liệu cơ bản và dữ liệu cấu trúc
o
Phát hiện dữ liệu trùng lặp, thiếu nhất quán
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 12
Chương trình máy tính
•
Dùng để xác định các chi tiết về cấu trúc dữ liệu và các quá trình xử lý.
•
Phương pháp tìm hiểu:
o
Đọc kĩ chương trình hoặc tài liệu kèm theo
o
Chạy chương trình với các dữ liệu kiểm chứng
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 13
Một số nguồn khác
•
Tài liệu mô tả quy trình, nhiệm vụ
o
Dùng để hiểu thêm về chi tiết công việc của các người dùng.
•
Thông báo
o
Các loại thông báo (chứng từ, giấy báo…) là nguồn khảo sát để tìm hiểu các loại đầu ra cần thiết.
•
Phương pháp khai thác: đọc tài liệu

SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 14
Các phương pháp khảo sát
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 15
Các phương pháp khảo sát
•
Nghiên cứu tài liệu viết
•
Quan sát
•
Phỏng vấn
•
Phiếu điều tra
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 16
Nghiên cứu tài liệu viết
•
Là sự quan sát gián tiếp
•
Có thể thu thập được nhiều loại thông tin:
o
Các hoạt động chung của tổ chức
o
Các dữ liệu cơ bản
o
Các dữ liệu cấu trúc
•
Thường có thể kết hợp với phỏng vấn ở mức thấp (mức thao tác, thừa hành) để
chi tiết hóa mô hình của hệ thống.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 17
Quan sát
•

Theo dõi tại hiện trường, nơi làm việc một cách thụ động.
•
Cần nhiều thời gian, thường không hiệu quả do hệ thống mới thường thay đổi
cách thức làm việc của hệ thống cũ.
•
Người bị quan sát thường cảm thấy khó chịu, có thể thay đổi cách thức hoạt động.
•
Cần kết hợp với phỏng vấn sẽ đạt hiệu quả cao.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 18
Phỏng vấn
•
Riêng lẻ hoặc theo nhóm.
•
Đưa ra câu hỏi và lọc lấy các thông tin cần thiết thông qua các câu trả lời
•
Là phương pháp cơ bản của hầu hết các cuộc điều tra, khảo sát.
•
2 loại câu hỏi:
o
Mở: thường dùng khi chưa có ý định rõ ràng, muốn hỏi để thăm dò, đối tượng trả lời phải có hiểu biết
rộng
o
Đóng: có ích khi đã có chủ định điều tra và cần biết rõ chi tiết.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 19
Phỏng vấn
•
Sắp xếp các câu hỏi cần hợp lý, phù hợp là điều cần cân nhắc kỹ
•
Các cách sắp xếp câu hỏi:
o

Thu hẹp dần: từ khái quát sau đó tập trung vào chủ điểm, chi tiết nhất định.
o
Mở rộng dần
o
Thắt rồi mở
•
Sự dẫn dắt, các câu hỏi không được thể hiện sự áp đặt, ý kiến chủ quan
•
Thái độ trong khi phỏng vấn là rất quan trọng.
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 20
Phiếu điều tra
•
Hình thức phỏng vấn không gặp mặt
•
Việc sử dụng, sắp xếp các câu hỏi giống như ở phương pháp phỏng vấn.
•
Trật tự câu hỏi chỉ có ý nghĩa ở việc sắp xếp vấn đề, ít có tác dụng dẫn dắt tư duy.
•
Yếu điểm: thiếu sự giao tiếp
•
Ưu điểm: có thể mở rộng, ít tốn kém
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 21
Các quy trình khảo sát
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 22
Các quy trình khảo sát
•
Là một kế hoạch xác định việc khai thác các nguồn thông tin theo trật tự nào,
phương pháp nào và nhằm thu thập những thông tin nào.
•
Nguyên tắc của một quy trình khảo sát:

o
Hỗ trợ tốt nhất cho phương pháp mô hình hóa
o
Tiến hành từ trên xuống
o
Tiến hành lặp đi lặp lại
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 23
Phân loại, xử lý thông tin
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 24
Xử lý thông tin
•
Các thông tin thu thập cần được kiểm tra, phân loại và sắp xếp lại.
•
Các tiêu chuẩn phân loại:
o
Hiện tại/tương lai
o
Nội bộ/môi trường
o
Tĩnh/động/biến đổi
SGU - Khoa CNTT - PTTK HTTT 25