4 1 3 quy trình mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và chữa sổ kế toán

4.1.3- Quy trình mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và chữa sổ kế toán
1) Mở sổ kế toán
* Đầu niên độ kế toán (hoặc khi mới thành lập) đơn vị phải tiến hành mở sổ kế toán.
* Xác định danh mục sổ kế toán cần mở và đăng ký danh mục sổ kế toán với cơ quan chức năng,
chuyển số dư đầu kỳ ghi vào hệ thống sổ kế toán mới.

2) Ghi sổ kế toán
* Phải được dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp lý, hợp pháp để ghi sổ.
* Phải ghi sổ kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, trung thực, chính xác (cả các yếu tố, nội dung, số tiền, bút
toán hạch toán…) vào các sổ kế toán liên quan (sổ tổng hợp và sổ chi tiết); không được bỏ sót hoặc ghi
trùng chứng từ/nghiệp vụ khi ghi sổ kế toán .
*Phải dùng mực tốt, không phai để ghi (đối với kế toán thủ công), để in sổ (đối với kế toán máy).
Không được ghi xen kẽ, chồng chéo; không bỏ cách dòng; phần không có số liệu phải được gạch chéo.
Không được tuỳ tiện sửa chữa, tẩy xoá trên sổ kế toán;
3) Chữa sổ kế toán
* Khi phát hiện sai sót trên sổ kế toán thì phải thực hiện ngay việc chữa sổ kế toán theo đúng
quy tắc, phương pháp chữa sổ.
* Nếu sửa chữa sau khi đã cộng sổ (khóa sổ) thì chữa xong phải cộng lại sổ (khóa lại sổ).
* Không được làm mất hoặc tẩy, xóa dấu vết của phần đã ghi sai
* Có 3 phương pháp chữa sổ sau: Phương pháp cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung.
Chú ý:
* Phương pháp cải chính chỉ áp dụng với kế toán thủ công
* Trên thực tế có thể áp dụng linh hoạt các phương pháp chữa sổ trên
4) Khoá sổ kế toán
* Vào cuối kỳ hoặc các trường hợp cần thiết (chia, tách, giải thể… đơn vị) phải tiến hành khóa sổ
kế toán
* Ghi chuyển số liệu giữa các sổ kế toán liên quan, cộng số phát sinh, tính số dư cuối kỳ trên sổ