Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng của công ty cổ phần nhôm việt dũng

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này trong quá trình khảo sát và thu thập thông
tin em đã nhận được sự hướng dẫn từ các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng
trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban lãnh đạo, các anh chị em
đồng nghiệp tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã tạo điều kiện, tận tình
hướng dẫn và cung cấp cho em những thông tin cần thiết để em có thể hoàn
thành bài tiểu luận này.
Tuy nhiên,do thời gian có hạn nên bài tiểu luận của em không tránh khỏi
những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến
nhận xét của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức
bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” là công trình do em
tìm hiểu và nghiên cứu soạn thảo. Em không sao chép từ bất kì bài viết nào đã
được công bố mà không trích dẫn nguồn gốc. Nếu có bất cứ sai phạm nào em
xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2017

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng
buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới
khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này,
doanh nghiệp cần phải nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả
2

nhất các nguồn nhân lực trong quy trình sản xuất, kinh doanh và đặc biệt quan
trọng hơn chính là tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp nhằm đảm
bảo các yêu cầu chung của doanh nghiệp, công tác văn phòng là quá trình xem
xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực, các công tác liên quan
đến tham mư tổng hợp hỗ trợ cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp để vạch ra kế
hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng nó, đúng
lúc “. Chính vì vậy là người đang làm việc tại một công ty đang phát triển và
góp phần xây dựng nền kinh tế đất nước để thấy được tổ chức bộ máy văn
phòng khoa học đặc biệt quan trọng trong việc phát triển của một công ty thì vai
trò của nhà quản trị văn phòng trong việc hoạch định các công việc chung của
một công ty có ý nghĩa rất to lớn.
Sau thời gian học tập và nghiên cứu chuyên ngành văn phòng và khảo sát
tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã cho em thấy vai trò quan trọng của hoạt
động Hành chính văn phòng trong công tác quản lý. Công tác tổ chức bộ máy
văn phòng của một công ty là vô cùng quan trọng vì để bộ máy đi vào hoạt động
một cách hiệu quả mang lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp. Chính vì vậy em đã
chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng
của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” để làm đề tài nghiên cứu về tầm quan
trọng của bộ máy văn phòng cũng như việc tổ chức bộ máy văn phòng trong
doanh nghiệp.
2.Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty cổ phần Nhôm Việt
Dũng
Nghiên cứu nhằm tìm hiểu thêm về công tác tổ chức bộ máy văn phòng
của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về tổ chức hoạt động văn phòng của công
ty để thấy văn phòng có vai trò quan trọng đối với các tổ chức doanh nghiệp.
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Công ty cổ

phần Nhôm VIệt Dũng, để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra
những vấn đề cần nghiên cứu và giải pháp đối với công ty.
3


3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong đề tài nghiên cứu này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
phương pháp thống kê - so sánh; phân tích.
5. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết bài thì nội dung của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của Công ty Nhôm
Việt Dũng và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổ
phần Nhôm Việt Dũng.
Chương 3: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn
phòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM.
1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Địa chỉ: Tòa nhà 2D, lô A15/D11 Khu đô thị mới Cầu Giấy, phường Dịch
Vọng

4


Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
Trụ sở 2: Nhà máy tại thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: Lô C4-7, đường D4 KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP
HCM.
Điện thoại: 04 37649666 . Fax. 04 38374020.
Lực lượng lao động: Tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty: 500
người
Cán bộ quản lý và kỹ thuật: 180 người
Công nhân kỹ thuật các loại: 320 người
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Ngày 28/7/2001 công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng chính thức ra đời
với những ngành nghề kinh doanh như: Sản xuất máy móc cơ khí; Buôn bán vật
tư kim khí và tư liệu sản xuất. Công ty chủ yếu cung cấp các loại máy ép gạch,
các phụ kiện xe máy, ô tô… Sau một thời gian tham gia vào lĩnh vực sản xuất,
Ban lãnh đạo công ty nhận thấy lĩnh vực sản xuất vật liệu trong ngành xây dựng
còn rất nhiều tiềm năng nên đã mở hướng lựa chọn những loại sản phẩm mới
phù hợp với quy mô đầu tư. Qua nhiều chuyến công tác nước ngoài và hơn một
năm thăm dò thị trường, nghiên cứu các loại sản phẩm, tháng 10/2006 sản phẩm
Tấm ốp nhôm nhựa phức hợp với thương hiệu ALCOREST do công ty sản xuất
đã chính thức được đưa ra thị trường.
Năm 2005, thành lập Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại tổng hợp
Việt Dũng. Cũng từ đây, công ty tiếp tục nghiên cứu, chế thử thành công Tấm
trần nhôm và quyết định đưa vào sản xuất hàng loạt. Đến nay, cả hai loại sản
phẩm trên tiếp tục khẳng định vị thế hàng đầu của mình trên thị trường. Thương
hiệu Tấm ốp nhôm nhựa phức hợp và Tấm trần nhôm Alcorest đã trở nên quen
thuộc đối với các nhà thi công, kiến trúc sư và là sự lựa chọn hàng đầu của các
chủ đầu tư.

Ngày 1/1/2011, Công ty TNHH sản xuất và thương mại tổng hợp Việt
Dũng chuyển đổi thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng với tổng số nhân
công lên tới gần 400 người, sản xuất và xuất khẩu tấm ốp nhôm nhựa, tấm trần
5


nhôm sử dụng trong các công trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất…
Với đội ngũ cán bộ quản lý chuyên nghiệp, trẻ, năng động, sáng tạo, công
nhân lao động lành nghề, nhiệt thành với công việc, công ty có thể đáp ứng yêu
cầu từ phía khách hàng về mọi mặt: chất lượng, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn
kỹ thuật, kích cỡ, mẫu mã và dịch vụ tốt nhất và mang lại cho khách hàng sự hài
lòng nhất.
Hiện nay sản phẩm của Nhôm Việt Dũng được sử dụng rộng khắp cả ba
miền Bắc, Trung, Nam với hơn 40 đại lý. Không chỉ dừng lại ở thị trường trong
nước, sản phẩm thương hiệu ALCOREST còn vươn ra thị trường quốc tế. Hiện
tại, chúng tôi đã có các bạn hàng đến từ các quốc gia lớn trên thế giới như:
Australia, Thổ Nhỹ Kỳ, Đài Loan, Hàn Quốc, Cộng hòa Séc …
Trải qua gần 15 năm hình thành, xây dựng và trưởng thành, Công ty Cổ
phần Nhôm Việt Dũng từ khi khởi nghiệp đã từng bước lớn mạnh và khẳng định
được vị thế của mình trên thị trường trong và ngoài nước.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Về cơ cấu tổ chức:
Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng gồm có 500 công nhân viên trong đó
đội ngũ cán bộ quản lý gồm có 39 đồng chí, đội ngũ nhân viên quản lí có tổng
cộng 141 cán bộ. Còn lại là 320 công nhân đảm nhận nhiệm vụ chuyên sản xuất
tại nhà máy của công ty là những công nhân đắc lực tạo nên các sản phẩm để
bán ra thị trường.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
Chủ tịch hội đồng quản trị

Phòng
hành
chính

Phòng
nhân
sự

TP. Hành
chính nhân sự

Mặt
hàng
nội
địa

Mặt
hàng
quốc
tế

TP. Mua
hàng

Kiêm Tổng giám đốc
Kế
toán
nội
bộ

Kế
toán
thuế

TP.Kế toán
6

Kỹ sư

TP. Dự án

Phòng
makettin
g

P.
P.
Kinh Kinh
doanh doanh
1
2

TP. Kinh doanh


1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng
Chuyên sản xuất phân phối tấm nhôm nhựa phức hợp ALCOREST
( nguyên vật liệu trong các công trình xây dựng).
Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn phục vụ sản xuất,
kinh doanh có hiệu quả cao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng lợi

tức cho các cổ đông và không ngừng đóng góp cho ngân sách Nhà nước theo
luật định, phát triển công ty ngày càng vững mạnh, trên các lĩnh vực hoạt động
sản xuất, kinh doanh của công ty.
Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Cổ phần Nhôm Việt dung là
sản xuất các tấm ốp nhôm nhựa phức hợp chuyên cung cấp cho các công trình
xây dựng lớn.
Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần Nhôm Việt
Dũng còn hoạt động trong các lĩnh vực như:
+ Xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật;
+ Lập dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng;
+ Thi công xây dựng các công trình công cộng, nhà ở, công trình công
nghiệp, giao thông, thủy lợi;
+ Thiết kế công trình cầu, công trình đường bộ;
+ Giám sát thi công công trình xây dựng, công trình đường bộ, lĩnh vực
xây dựng và hoàn thiện;
+ Cho thuê máy móc thiết bị và đồ dùng hữu hình khác;
+ Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;
+ Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng;
7


+ Nhà hàng, các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động...
1.4. Khái niệm về văn phòng.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thường
người ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công
văn giấy tờ đó là văn phòng. Đó là cách nhìn nghiệp vụ đơn lẻ như việc: soạn
thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn….
Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” được sử dụng khá rộng rãi
trong
giới nghiên cứu và cả thực tiễn quản lý cũng như đời thường. Khi nói đến

văn phòng, hầu như ai cũng mường tượng ra rất nhiều yếu tố liên quan đến nó,
từ một nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới các cô
thư ký, bất luận trẻ trung hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn. Sự xâm
nhập của khái niệm này vào đời sống mạnh mẽ đến nỗi bất kể ai qua lại trên các
trục phố chính và sầm uất đều có thể bắt gặp hàng loạt các từ và cụm từ liên
quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang văn phòng, văn phòng cho
thuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng, tòa nhà văn phòng,… Vì
thế, xét ở góc độ ngôn từ và biểu tượng thì trong quan niệm của cộng đồng, khái
niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh về những nơi làm việc.
Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ chức. Hoạt động này thường
được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ
thông tin.
Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức dó.
Tùy theo chức năng nhiệm vụ của tổ chức mà người ta có nhiều cách gọi
khác nhau : văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành
chính tổng hợp, … đều để chỉ văn phòng nói chung.
Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng
8


được giao, là bộ phận cấu thành của cơ quan, chịu sự điều hành của nhà quản trị,
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của cơ quan.
Chính vì vậy, chúng ta có thể định nghĩa văn phòng như sau: Văn phòng
là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết các công
viện thuộc chức năng nhiệm vụ thẩm quyền của cơ quan tổ chức doanh nghiệp

đó, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Đó là nơi
cơ quan tổ chức đó soạn thảo ra các công văn, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ cần liên
quan đến công việc, in ấn tài liệu…nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu
quả, phục vụ cho công việc quản lý.
1.4.1. chức năng nhiệm vụ của văn phòng trong doanh nghiệp
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội
bộ Công ty.
- Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều
động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
- Phối hợp với Ban chấp hành công đoàn, soạn thảo thỏa ước lao động tập
thể hàng năm.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với
người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các
chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai
nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế
độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân.
- Xây dựng chương trình hợp tác của công ty với các đối tác trong và
ngoài nước. Là đầu mối quan hệ với các đối tác nước ngoài và thông báo việc
thay đổi nhân sự của công ty tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài của
công ty.
- Bố trí địa điểm và chuẩn bị các điều kiện để phục vụ các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo định kỳ và đột xuất theo sự phê duyệt của Hội đồng quản trị, Tổng
Giám đốc. Chuẩn bị nội dung (khi có yêu cầu), ra thông báo kết luận các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo.
9


- Thực hiện nhiệm vụ thư ký tổng hợp trong việc chủ trì xây dựng chương
trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia làm việc, ghi chép và theo dõi, đôn đốc thực
hiện ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó

Tổng Giám đốc tại các cuộc họp, chương trình công tác.
Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán
bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất-kinh doanh.
- Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân
kỹ thuật của doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ.
- Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm và phối hợp với các
phòng ban nghiệp vụ thực hiện.
- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo,
bồi dưỡng kiến thức.
Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương,
các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước
và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng hợp báo cáo quỹ lương
doanh nghiệp.
Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật của
doanh nghiệp, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Là thường trực
giúp việc Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của doanh nghiệp. Có trách
nhiệm đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị, tổng hợp báo cáo
lãnh đạo. Theo dõi, nhận xét cán bộ, công nhân để đề xuất việc xét nâng lương,
thi nâng bậc hàng năm.
Xây dựng chương trình công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ doanh nghiệp,
theo dõi, xử lý các đơn khiếu nại, tố cáo.
Thực hiện tốt các chế độ, chính sách về lao động, tiền lương… theo quy
định của pháp luật, quy chế và Điều lệ doanh nghiệp.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ
công nhân.
Quản lý con dấu của doanh nghiệp theo quy định về quản lý và sử dụng
10

con dấu của Bộ Công an.
- Đóng dấu, vào sổ văn bản đến và đi, lưu trữ theo quy định.
- Chuyển phát văn bản của doanh nghiệp đến nơi nhận, hoặc qua bưu điện
đến nơi nhận. Tiếp nhận và chuyển các văn bản đến Giám đốc hoặc thư ký giám
đốc. Chuyển các văn bản đến các phòng ban chức năng để xử lý theo yêu cầu
của giám đốc.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp. Lập kế
hoạch mua sắm trang thiết bị trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện công tác kiểm
tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc của Văn phòng định kỳ hàng năm
theo quy định.
Quản lý và điều phối xe ô tô phục vụ cán bộ doanh nghiệp đi công tác.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc
họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Thường trực, bảo vệ cơ quan, cơ sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng
doanh nghiệp. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trong công tác
bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
- Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn
phòng Công ty.
- Theo dõi công tác dân quân tự vệ , công tác nghĩa vụ quân sự của doanh
nghiệp.
- Xây dựng quy định về phòng chống cháy nô . Đảm bảo công tác an toàn
phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp
thời khi xảy ra cháy nổ.
Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng
theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu.
Soạn thảo các văn bản liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong quá trình thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của phòng. Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh
nghiệp theo quy định.

11


1.5. Tổ chức bộ máy văn phòng.
1.5.1. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh
nghiệp
Bộ máy văn phòng có thể tổ chức qua rất nhiều hình thức nhưng
qua tìm hiểu thực tế các nhà quanrlys thường áp dụng một số hình thức sau:
Mô hình tập trung:
Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin của văn phòng được tập
trung hơn. Văn phòng được chia thành các bộ phận nhỏ chia thành từng loại dịch
vụ hay từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ. Mô hình này thường được áp
dụng ở các công ty hoặc doanh nghiệp lớn.
Ưu điểm: tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng làm việc.
tận dụng triệt để các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian
biểu tốt hơn cho máy móc nhằm đáp ứng cho công việc những lúc cao điểm
cũng như việc sử dụng nguồn nhân lực được hiệu quả hơn.
Nhược điểm: khó chuyên môn hóa được công việc. trở nên khó phân chia
tầm quan trọng của công việc và dễ trì trệ trong việc phân phối công việc.
Mô hình phân tán:
Các dịch vụ có tính chuyên môn cao được tách thành các phòng ban
chức năng riêng như: Phòng kế toán, Phòng tổ chức nhân sự, Phòng kỹ thuật…
để phân chia các công việc được rõ rang hơn các phòng ban sau khi nhận được
công việc sẽ tiến hành triển khai công việc.
Ưu điểm: mô dình dễ dàng phân chia công việc, nhưng chịu trách nhiệm
phân bố tham mưu công việc chính vân là phòng hành chính nhân sự còn các
phòng chỉ tập trung làm công việc chuyên môn.
Mô hình tổng hợp:
Với mô hình này công ty áp dụng hình thức vừa tập trung vừa phân tán
nhằm kết hợp hài hòa hai hình thức làm việc nói trên. Đê nhằm kết hợp hai hình

thức công việc nói trên sao cho việc phân chia công việc và xử lý công việc đạt
hiệu quả cao hơn xong hình thức này vẫn có những mặt hạn chế nhất định vì
nhiều nhiệm vụ dễ chồng chéo chức năng, khó quản lý hơn đòi hỏi người quản
12


lý có tầm nhìn bao quát năng động để xử lý được khối công việc tập trung lớn.
để có thể áp dụng các mô hình một cách nhuần nhuyễn nhằm linh hoạt hơn trong
việc xử lý công việc.
TIỂU KẾT
Qua chương 1 em đã giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Nhôm Việt
Dũng giúp cho mọi người hiểu được hơn về doanh nghiệp này từ lịch sử hình
thành của công ty, chức năng nhiệm vụ của công ty và môi trường kinh doanh
của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. Cũng như khái quát chung về tổ chức
hoạt động của bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp của Việt Nam.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG.
2.1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức
của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản
trị theo quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch
Hội đồng quản trị thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị.
Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty
nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
Nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch hội đồng quản trị:
Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị.
13

Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục
vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị.
Tổ chức việc thông qua thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông.
Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công
ty.
Giám đốc Công ty
Chức năng, nhiệm vụ, giám đốc công ty:
Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Chịu
trách nhiệm trước Chủ sở hữu, Hội đồng quản trị Công ty về việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ của mình.
Tổ chức thực hiện các Quyết định của Hội đồng quản trị Công ty.
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng
ngày của Công ty.
Tổ chức thực hiện Kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty.
Ban hành Quy chế quản lý nội bộ của công ty.
Đề xuất các chức danh Phó Giám đốc, Kế toán trưởng để Hội đồng quản
trị quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm.
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty.
Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, cử cán bộ của Công ty đi nước
ngoài.
Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hằng
năm theo chỉ tiêu của Công ty.
Các quyền hạn khác không trái với Điều lệ Công ty.
Phó giám đốc Công ty
Chức năng, nhiệm vụ, của Phó giám đốc:
Là người giúp việc cho giám đốc hoàn thành tốt các công việc lãnh đạo
của mình và là tham mưu chính trong mọi đường lối là cánh tay phải đắc lực của
giám đốc, phó giám đốc chịu sự giám sát của giám của giám đốc và hội đồng

quản trị, phó giám đốc quản lí trực tiếp các phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật,
14


chịu trách nhiệm trước giám đốc và hội đồng quản trị và pháp luật về những việc
làm của mình.
Trưởng phòng
Là người đứng đầu phòng hành chính nhân sự, có trách nhiệm quản lý
điều hành toàn bộ hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm về một số công việc
có tính chuyên môn như tổng hợp, kiểm tra, giám sát và có quyền đièu hành toàn
bộ các yếu tố có trong văn phòng phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ hoạt động
của công ty.
Tham mưu cho giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong công tác
thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu
hoàn thành và vượt mức chỉ tiêu công việc đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp
trên khen thưởng.
Phó phòng
Là người giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn
phòng, đảm nhiệm công việc cụ thể do trưởng phòng giao, đồng thời phó phòng
là người đôn đốc, giám sát các công việc hàng ngày xảy ra trong văn phòng
thuộc lĩnh vực của mình và báo cáo thường xuyên các vấn đề xảy ra trong văn
phòng với trưởng phòng
Tham mưu và chỉ đạo về việc thực hiện nội quy, quy chế của công ty, biên
tập quản lý các văn bản, giấy tờ
Ngoài ra công ty còn có các bộ phận về văn thư sổ sách, bộ phận bảo vệ
và bộ phận phục vụ đội ngũ trong công ty.
2.2. Khái quát về bộ máy phòng Hành chính nhân sự của Công ty cổ
phần Nhôm Việt Dũng.
2.2.1. Chức năng
Văn phòng công ty có chức năng tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc,

Hội đồng quản trị Tổng công ty về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; tổng
hợp, theo dõi và đánh giá thực hiện công việc, quản lý hệ thống chất lượng
(ISO); công tác quản trị của cơ quan công ty; công tác y tế; công tác quan hệ
cộng đồng; thông tin, tuyên truyền, giáo dục truyền thống, văn hoá doanh
15


nghiệp; công tác thi đua khen thưởng Tổng công ty; quản lý và ứng dụng công
nghệ thông tin; công tác quốc phòng, an ninh, tự vệ của công ty.
Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ việc sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp vào từng vị
trí của các phòng ban.Tổ chức và phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác đào
tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ nhận thức và kỹ năng cho
người lao động.
Tổ chức giám sát chính sách thực hiện chính sách của công ty theo quy
định và nội quy của công ty. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp
nhằm khuyến khích động viên các cán bộ nhân viên làm việc.Nguyên cứu soạn
thảo các quy định để trình duyệt áp dụng trong công ty.Xây dựng cơ cấu tổ chức
toàn công ty.
Thực hiện cung cấp các dịch vụ để các hoàn chỉnh các hoạt động kinh
doanh của công ty. Đảm bảo các điều kiện tối ưu để hoạt động sản xuất và kinh
doanh của công ty được thực hiện thông suốt.
2.2.2. Nhiệm vụ
- Làm đầu mối tiếp nhận các tài liệu, văn bản, thông tin, thông báo, lịch
làm việc, ấn phẩm báo chí … của cơ quan quản lý nhà nước, các địa phương,
các đơn vị gửi đến công ty để báo cáo Lãnh đạo công ty xem xét, giải quyết;
- Điều phối việc xử lý văn bản, tài liệu quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu
công văn đi - đến của công ty. Ký, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ
nhân viên công ty; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định, thực hiện nguyên
tắc bảo mật đối với những văn bản, tài liệu thông tin theo quy định;

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của
công ty và các đơn vị trực thuộc theo quy định của pháp luật và quy chế, qui
định của công ty. Chịu trách nhiệm về thể thức pháp lý đối với các văn bản hành
chính của công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác bảo mật ở công
ty;
- Bố trí địa điểm và chuẩn bị các điều kiện để phục vụ các cuộc họp, hội
16


nghị, hội thảo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu đặt ra của lãnh đạo công ty;
- Thực hiện nhiệm vụ thư ký tổng hợp trong việc chủ trì xây dựng chương
trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia làm việc, ghi chép và theo dõi, đôn đốc thực
hiện ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó
Tổng Giám đốc tại các cuộc họp, chương trình công tác;
- Rà soát, kiểm tra về hình thức, nội dung dự thảo văn bản trình Tổng
Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc;
- Làm đầu mối tiếp khách công tác lễ tân, tổ chức và phục vụ các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo … do công ty tổ chức
- Phối hợp với các đơn vị chuyên môn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư ký tổng hợp, ISO trong toàn công ty.
Tham mưu cho công ty về công tác quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 và chủ trì thực hiện việc đánh giá nội bộ tại công ty.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng: đã đảm bảo được các yêu tố của một
phòng Hành chính tổ chức về:
Tính tinh gọn: Với số lượng cấp và các bộ phận chức năng của phòng
Hành chính tổ chức như hiện nay đã tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi
sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều
kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Tính hiệu lực: Với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng đảm bảo tuân

thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo được sự thống nhất mệnh lệnh, trách nhiệm rõ
ràng trong tổ chưc.
Tính linh hoạt: Phòng hành chính tổ chức với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã
luôn nắm bắt và ứng phó kịp thời trước các diễn biến của thị trường cùng với sự
thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho
Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự:
Trưởng phòng Hành chính nhân sự
17


Bộ phận hành chính

Nhân
viên
văn
thư, lễ
tân

Phụ
trách
bộ
phận
ISO

Bộ phận nhân sự

Chế độ
bảo
hiểm

Lái xe,
tạp vụ,
bảo vệ

Chính
sách
đào tạo
bồi
dưỡng
nhân sự

Tuyển
dụng

Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: là người chịu trách nhiệm và chỉ đạo
chung toàn bộ các hoạt động của phòng. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính
tổ chức được phân công một cách khoa học và nguồn nhân lực cho phòng được
phân công một cách hiệu quả tổng cộng phòng hành chính tổ chức gồm có 18
người: trong đó có 03 người chịu trách nhiệm chính là trưởng phòng và hai phó
phòng chịu trách nhiệm quản lý hai bộ phận hành chính và nhân sự còn lại là 15
chuyên viên cùng nhân viên chịu sự phân công của trưởng và phó phòng.
Phó phòng hành chính giúp trương phòng giải quyết các công việc về
mảng văn thư lưu trữ, phát triển kế hoạch ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác
văn phòng tại công ty, quản lý đội lái xe, bảo vệ và tạp vụ, lế tân khánh teiets
của công ty.
Phó phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và giải quyết về các chế độ
bảo hiểm, chế độ khen thưởng, cùng những chính sách đào tạo tuyển dụng công
nhân viên cho công ty một cách khoa học và hiệu quả.
Khi xây dựng bộ máy văn phòng, lãnh đạo công ty rất chú trọng đến việc

thiết lập các mối quan hệ về tổ chức giữa các phòng, ban trong toàn công ty nói
chung, giữa các bộ phận trong phòng Hành chính tổ chức nói riêng. Trưởng
phòng Hành chính tổ chức ra các quyết định quản lý, điều hành thông qua các
hình thức như quyết định, mệnh lệnh, thông báo. Căn cứ trên các chỉ thị, quyết
18


định, kế hoạch của Ban giám đốc, Giám đốc, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm
của mình điều kiển các nhân viên triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của
quan hệ điều kiển - phục tùng, là quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc
trong hệ thống tổ chức bộ máy các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam.
Bố trí các phòng làm việc :
Do cơ sở vật chất chưa được đầu tư theo hệ thống hiện đại, nhưng diện
tích còn hạn hẹp việc tổ chức bố trí các phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: các phòng
làm việc diện tích nhỏ, khó áp dụng các biện pháp kỹ thuật về không gian, ánh
sáng... để tạo môi trường làm việc kích thích năng suất lao động.
Ngoài ra, do chưa nắm rõ các nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học các
phòng làm việc, nên khi sắp xếp đã vi phạm nguyên tắc tương quan giữa các bộ
phận và nguyên tắc luồng công việc. Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên sẽ
mất nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng khi làm việc.
Hiện đại hoá bộ máy văn phòng:
Hiện nay công ty có một hệ thống các trang thiết bị khá hiện đại
nhưng vẫn cần bổ sung thêm, cải tiến thêm để phục vụ tốt và có hiệu quả trong
việc xử lý, cung cấp thông tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại,
máy photo copy và ứng dụng các công nghệ phần mềm vào quản lý như phần
mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
TIỂU KẾT
Qua chương 2, em đã giới thiệu qua các chức năng nhiệm vụ quyền
hạn của ban lãnh đạo cũng như khái quát chung về phòng hành chính nhân sự về
chức năng nhiệm vụ cũng như cơ cấu tổ chức nhằm phục vụ cho việc đánh giá

cũng như đưa ra nguyên nhân giải pháp phát triển bộ máy văn phòng làm sao
cho khoa học hiệu quả hơn ở chương 3.

19


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU
TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM
VIỆT DŨNG.
3.1. Nhận xét đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức bộ máy
văn phòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng.
3.1.1. Ưu điểm
Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng đã rất chú trọng đến một
bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt
khi xây dựng bộ máy văn phòng, đây là ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả
hoạt động của phòng hành chính tổ chức.
Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh
giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công
việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết năng lực bản thân. Việc
giải quyết các mối quan hệ giữa cán bộ và các nhân viên trong phòng nói riêng,
giữa phòng hành chính tổ chức với các bộ phận khác nói chung được giám đốc
và trưởng phòng hành chính chú trọng, phối hợp cùng xây dựng môi trường làm
việc văn minh, lịch sự, tạo sự gắn bó, đoàn kết trong toàn công ty. Ngoài ra, lãnh
đạo công ty đã chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường các chức
năng của văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho các bộ phận chức năng hoàn
thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày
càng phát triển và ổn định.
3.1.2. Nhược điểm
Từ nhận thức về đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng công ty còn hạn chế,
20

cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, cơ chế hoạt động chưa khoa học, còn rời rạc, hầu
như thiếu hẳn khâu giám sát, kiểm tra, phối hợp các hoạt động hành chính của
phòng Hành chính tổ chức công ty với các hoạt động của phòng khác, hoặc thực
hiện một cách không đầy đủ, các nhân viên được bố trí thường có sự chồng chéo
về các chức năng, nhiệm vụ, tính chuyên môn chưa cao, chưa đi sát vào khả
năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xẩy ra trong công ty cũng như do
tác động của môi trường bên ngoài chưa cao... Trình độ chuyên môn của cán bộ,
nhân viên văn phòng công ty chưa đồng đều, chưa được đầu tư đúng chuyên
ngành, đa phần là do đào tạo từ kinh nghiệm không qua trường lớp, công tác
hiện đại hoá các trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức, đó là các
yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động văn phòng.
3.1.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan:
Lãnh đạo công ty nhận thức về tầm quan trọng, vị trí, vai trò của văn
phòng trong các hoạt động của công ty chưa đầy đủ, còn thiếu kinh nghiệm thực
tế trong việc tổ chức bộ máy văn phòng công ty. Ý thức chấp hành nội quy, quy
chế hoạt động và kỷ luật chưa cao. Mặt bằng công ty chưa được mở rộng, các
phòng làm việc chật hẹp dẫn đến gặp nhiều khó khăn trong công việc.
Nguyên nhân khách quan:
Là do các thể chế về giám sát, kiểm tra, thanh tra... ở lĩnh vực tổ chức,
nhân sự và hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa nhưng bất cập,
lạc hậu, các văn bản pháp luật cũng như chủ trương chính sách còn chồng chéo,
hay thay đổi, do đó các doanh nghiệp khó phân biệt loại nào còn hiệu lực, loại
nào hết hiệu lực. Còn nhiều vấn đề bất cập trong cơ chế quản lý và điều hành
của nhà nước, như chưa có những quy định cụ thể và thống nhất cách tổ chức
văn phòng cũng như các hoạt động của văn phòng.
3.2. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn
phòng.

Ứng dụng kỹ thuật thông tin
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong hoạt động của công ty nói chung
21


và của hoạt động văn thư nói riêng luôn luôn được ưu tiên hàng đầu. Ứng dụng
công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất quan trọng trong
hoạt động quản lý của tổ chức.Công nghệ thông tin áp dụng trong soạn thảo văn
bản và trong hoạt động xử lý và trao đổi thông tin qua mạng. Do đó tình hình
phong cách làm việc mới , có hiệu quả cao, tạo điều kiện để trao đổi thông tin
nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải quyết công việc. Ngoài ra công nghệ
thông tin còn được áp dụng trong việc chuyển giao văn bản, những văn bản
không quan trọng đều được scan gửi qua mail...
Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý
Việc bố trí nơi làm việc tại văn phòng của công ty như hiện nay tuy đã đạt
yêu cầu nhưng chưa thực sự khoa học và hợp lý. Xét trên phương diện một văn
phòng hiện đại thì lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch nghiên cứu, bố trí nơi
làm việc sao cho tiện lợi và dễ dàng trong quá trình làm việc. Nhìn chung, việc
bố trí bàn làm việc như văn phòng hiện nay là tương đối thuận tiện, xong vị trí
của các phòng như vậy chưa thực sự hợp lý. Phòng hành chính quản trị tập
chung đông các chuyên viên nhất nhưng lại được bố trí ngay sau hội trường của
công ty, điều này thường gây khó khăn cho việc mỗi khi ở hội trường diễn ra các
cuộc họp của lãnh đạo, những hội nghị hay họp giao ban rất bất tiện cho nhân
viên đi lại khi có việc cần thiết. Hay phòng nghiên cứu tổng hợp lại được bố trí
cạnh với phòng văn thư lưu trữ điều này gây ảnh hưởng tới việc nghiên cứu của
cán bộ vì phòng văn thư lưu trữ thường xuyên phải tiếp nhận công văn tài liệu
giấy tờ nên rất ồn ào. Trong văn phòng, con người là chủ thể sáng tạo vì vậy để
nâng cao tinh thần làm việc của các nhân viên thì văn phòng nên sắp xếp các bộ
phận có liên quan đến nhau gần nhau tạo sự tiện lợi trong trao đổi công việc.
Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao chất lượng công việc văn

phòng thì lãnh đạo văn phòng cần chú trọng hơn nữa đến việc tạo ra một môi
trường làm việc khoa học. Vì phòng làm việc của cán bộ và nhân viên văn
phong chỉ đủ để sắp xếp các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc.
Hướng ngồi chủ yếu đều quay ra cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn và người qua
22


lại. Tại phòng làm việc thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều khi gây
cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm này lãnh đạo văn
phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa có thể ngăn ánh sáng
trực tiếp, vừa có thể ngăn tiếng ồn với phòng hội trường của văn phòng.
Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản
Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội của Đất nước đang
thúc đẩy hoạt động của các lĩnh vực quản lý đang càng ngày càng phải soạn thảo
xử lý một khối lượng tài liệu đồ sộ. Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng có số
lượng văn bản ban hành hàng năm rất lớn, vì vậy hiện đại hoá công tác quản lý
văn bản là một điều rất cần thiết. Để làm được điều này văn phòng cần phải lắp
đặt các trang thiết bị hiện đại để cơ giới hoá, tự động hoá công tác soạn thảo và
xử lý văn bản trong văn phòng cơ quan. Vì thực chất của hoạt động quản lý văn
bản gắn liền với mục đích tra tìm, do vậy nó đặt ra nhiệm vụ là phải thiết kế hệ
thống dữ liệu quản lý tự động hoá. Văn phòng nên từng bước đầu tư mua sắm
các máy móc thiết bị phục vụ trong việc nhận, gửi công văn, máy bóc phong bì,
huỷ phong bì tự động... hay dùng băng chuyền tự động và hệ thống vận chuyển
hơi nén để chuyển công văn tài liệu. Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý
dữ liệu để tiện cho việc tra tìm và phục.
Tăng cường công tác kiểm tra.
Công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá và thúc đẩy hoạt động của văn
phòng, từ đó rút ra những kinh nghiệm để hoàn thiện bộ máy văn phòng của
công ty. Tuỳ theo cấp quản lý mà mỗi cấp áp dụng những phương pháp kiểm tra
riêng. Kết quả kiểm tra sẽ cho phép các nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá về mặt

hình thức, về mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công và khuyết điểm của
công việc từ đó đưa ra biện pháp loại bỏ những tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng
đến công việc chuyên môn. Kiểm tra về chuyên môn hành chính đối với cán bộ,
nhân viên tại văn phòng công ty gồm. Kiểm tra biểu mẫu là việc kiểm tra các
biểu mẫu được thiết kế sẽ đảm bảo tính chất hợp lý của số liệu hay công việc.
Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự
hoạch định cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem như kiểu mẫu để theo đuổi, là
23


cầu nối giữa hành động, các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục thường diễn tả
chính sác thành ngôn ngữ hành chính chi tiết, mô tả cách thức mà mỗi cá nhân
phải tuân thủ theo.
Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại các sự kiện, tình huống
sẩy ra dưới dạng văn bản. là một phần không thể tách rời khỏi chương trình, kế
hoạch kiểm tra.
Kiểm tra bằng tiêu chuẩn: là phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu
chuẩn có thể chủ quan hoặc khách quan.
Kiểm tra bằng lịch công tác: Công việc văn phòng được quy định bằng
một lịch công tác, nó là sự kết hợp có hiệu quả giữa các tiêu chuẩn, năng lực của
nhân viên và công việc cần phải thực hiện hoặc kế hoạch hành động. Kiểm tra
lịch công tác sẽ kiểm soát được mức bình quân phân phối công việc giữa các
nhân viên.
Công tác kiểm tra cần thực hiện các nguyên tắc như: Kiểm tra toàn diện;
Kiểm tra khách quan; Kiểm tra kịp thời; Kiểm tra cụ thể.
Giải pháp đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ văn phòng.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ với tất cả cán bộ công
nhân viên. Tìm kiếm những nhân viên thực sự có năng lực cho vào những vị trí
quan trọng để họ phát huy hết khả năng và năng lực của mình. Tổ chức các buổi
thực hành với từng công việc cụ thể để phát huy khả năng sáng tạo. Khuyến

khích những ý tưởng mới trong công việc. Đào tạo, hướng dẫn công việc cho
nhân viên nhằm cung cấp thông tin, kiến thức mới và các chỉ dẫn cho nhân viên
mới tuyển về công việc và doanh nghiệp, giúp cho nhân viên mới nhanh chóng
thích nghi với điều kiện, cách thức làm việc của doanh nghiệp.
Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công
ty.
Tăng cường các biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty là
biện pháp cần thiết đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng kế hoạch, sự
chỉ đạo của lãnh đạo phải chú ý các yêu cầu:
+ Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế và được
24


truyền đạt kịp thời, chính xác.
+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng.
+ Tránh vi phạm thẩm quyền, lạm quyền.
+ Xây dựng nội quy, quy chế theo những nội dung được pháp luật quy
định và theo tính chất cá biệt của công ty.
Để đảm bảo việc thực hiện tốt những nội dung các nội quy, quy chế hoạt
động của phòng hành chính tổ chức cũng như của công ty, Ban giám đốc và các
nhà quản lý cần kết hợp với các tổ chức khác để tuyên truyền, giáo dục các nội
quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế.
Ngoài ra, thực hiện việc động viên, khen thưởng, biểu dương những người thực
hiện tốt các nội quy, quy chế và người có thành tích tốt trong công tác. Đây
chính là những tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích
cực hơn.
Đầu tư trang thiết bị văn phòng và cải tiến môi trường làm việc.
Để văn phòng hoạt động hiệu quả hơn việc lập kế hoạch đầu tư thêm các
trang thiết bị hiện đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu quả
hoạt động văn phòng cũng như các bộ phận khác trong doanh nghiệp cần đáp

ứng các yêu cầu:
+ Phương tiện làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp phải thích hợp với
từng loại công việc, được sử dụng một cách có hiệu quả để góp phần giảm bớt
những công việc nặng nhọc trong cơ quan, doanh nghiệp.
+ Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả năng phát triển năng
lực cá nhân. Đáp ứng yêu cầu này các phương tiện làm việc được bố trí họp lý
hài hòa, sử dụng các máy móc hay công cụ nào để thay thế công việc tay chân
tốn thời gian, chú ý các yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên.
+ Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa là không phải thiết bị nhiều thì công việc của
cơ quan, doanh nghiệp sẽ luôn luôn tốt. Cần tránh xu thế phô trương, lãng phí.
Phải chú ý nâng cao năng xuất sử dụng thiết bị trong từng bộ phận cũng như
toàn cơ quan, doanh nghiệp.
+ Luôn không ngừng đổi mới và hiện đại hoá các thiết bị văn phòng, thay
25