Trình bày nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài............................................................................................1
2. Mục đích nghiên cứu.....................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................1
4. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................2
5. Kết cấu của đề tài..........................................................................................2
Chương 1..................................................................................................................3
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG..................................................3
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp.........3
1.1.1. Một số khái niệm.....................................................................................3
1.1.1.1.Khái niệm văn phòng.............................................................................3
1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng..............................................................4
1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng..........................4
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng.......................5
1.3.1. Chức năng của văn phòng.......................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng.........................................................................8
1.3.2.1. Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình..8
1.3.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.........................9
1.3.2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................9
1.3.2.4. Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc................................................9
1.3.2.5. Duy trì hoạt động của doanh nghiệp...................................................10
1.3.2.6. Bảo đảm chức năng hậu cần...............................................................10
1.4. Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp............................11
1.4.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp....................................11
1.4.2. Công tác tham mưu, tổng hợp...............................................................11
1.4.2.1. Công tác tham mưu.............................................................................11
1.4.2.2. Công tác tổng hợp...............................................................................12
1.4.3. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp......................................12
1.4.4. Công tác hậu cần...................................................................................13

1.4.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.............................................................13
1.4.6. Công tác văn thư, lưu trữ.......................................................................14
1.4.6.1. Công tác văn thư.................................................................................14
1.4.6.2. Công tác lưu trữ..................................................................................15
Chương 2................................................................................................................17
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY.............................................................................17
2.1. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Nhân sự của doanh nghiệp hiện
nay...................................................................................................................17


2.2. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện
nay....................................................................................................................17
2.2.1. Thu thập và xử lý thông tin...................................................................17
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp...............................................................18
2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc...........................................................18
2.2.4. Công tác hậu cần...................................................................................19
2.2.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.............................................................19
2.2.6. Công tác văn thư, lưu trữ.......................................................................20
2.2.6.1 Công tác văn thư..................................................................................20
2.2.6.2. Công tác lưu trữ..................................................................................23
Chương 3................................................................................................................25
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY...........25
3.1. Giải pháp về cơ cấu tổ chức.....................................................................25
3.1.1. Về nâng cao công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp........................25
3.1.2. Xây dựng môi trường làm việc để phát huy khả năng sang tạo của nhân
viên trong văn phòng doanh nghiệp................................................................26
3.1.3. Xây dựng mối quan hệ và sự kết hợp giữa các phòng, ban...................27
3.2. Giải pháp về các mặt hoạt động...............................................................27

3.2.1. Về Công tác tham mưu, tổng hợp..........................................................27
3.2.2. Về Công tác thông tin............................................................................28
3.2.3.Về Công tác văn thư lưu trữ...................................................................28
KẾT LUẬN............................................................................................................30


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài.
Hiện nay nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển và có những biến đổi
vượt bậc về mọi mặt. Từ cơ chế quản lý cho đến trình độ kinh tế kỹ thuật trong các
nghành, các cấp, các đơn vị kinh tế vi mô cũng như vĩ mô. Từ khi nước ta gia nhập
tổ chức Thương mại thế giới WTO đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức đối với mỗi
doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy luật của
kinh tế như: quy luật cạnh tranh, quy luật giá trị, quy luật cung cầu… Mặt khác
phải luôn cập nhật, tiếp thu những thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất để
nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm.
Vấn đề của các doanh nghiệp là muốn đứng vững trên thị trường phải dần
hoàn thiện mình, khai thác có hiệu quả các tiềm lực của tổ chức đề vươn lên giành
thế cạnh tranh đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu
quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung và các doanh
nghiệp nói riêng. Để hiểu rõ hơn em đã chon đề tài: “ Trình bày nội dung tổ chức
nghiệp vụ công tác văn phòng. Đánh giá thực trạng công tác nghiệp vụ văn
phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay và đưa ra giải pháp”.
2. Mục đích nghiên cứu.
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn
phòng để từ đó có thể phân tích, đánh giá, so sánh thực trạng công tác nghiệp vụ
văn phòng của một số doanh nghiệp hiện nay nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên
cứu, xem xét và giải quyết đối với công tác của văn phòng doanh nghiệp. Từ đó
đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng của Doanh

nghiệp.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn
phòng tại doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của doanh nghiệp như: Công tác
văn thư, lưu trữ, chức năng tham mưu, tổng hợp, công tác hậu cần…
1


- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng Doanh nghiệp như: Ưu điểm,
hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả bà góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại các Doanh
nghiệp.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Thu thập các loại sách báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề, đọc
và khái quát các tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
Bằng các phương pháp như:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phương pháp thống kê.
5. Kết cấu của đề tài.
Đề tài gồm có 3 chương.
Chương 1: Những vấn đề cơ bản của văn phòng.
Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của công tác văn phòng tại
các doanh nghiệp hiện nay.

2

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng đối với Doanh nghiệp.
1.1.1. Một số khái niệm.
1.1.1.1.Khái niệm văn phòng.
Ngày nay cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế trong khu vực và trên
thế giới, các cơ quan doanh nghiệp nước ta luôn tự đổi mới và tự khẳng định mình
để hòa nhập với sự phát triển đó. Để đáp ứng được những yêu cầu này nhiều cơ
quan, doanh nghiệp ra đời kéo theo sự hình thành hệ thống văn phòng trong cơ
quan doanh nghiệp đó để đản bảo cho sự phát triển của mình.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ
quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp Thủ trưởng
điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Ngoài ra văn phòng còn được hiều là
một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước và các tổ chức kinh tế, xã hội. Như vậy
thuật ngữ văn phòng có thể hiểu theo hai nghĩa đó là:
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình một các có hiệu lực và hiệu quả.
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau:
“ Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm
hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực dịch vụ, hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả”.
Trong công cuộc đối mới công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện
nay thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cần hoạt động quản trị.
doanh nghiệp là trọng tâm của nền kinh tế thì càng cần đến hoạt động quản trị. Một
doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có sự đóng góp không nhỏ của văn

3


phòng, văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả thì cần phải quản lý tốt. Vậy quản
trị văn phòng là gì?
1.1.1.2. Khái niệm quản trị văn phòng.
Quản trị văn phòng ở đây có thể hiểu đó là sự tác động của chủ thể quản trị (
con người) lên đối tượng quản trị ( lao động, các yếu tố vật chất, phi vật chất…)
trong văn phòng nhằm góp phần đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Đó
là toàn bộ các hoạt động tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì
hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mong muốn.
Ngày nay trên thực tế hoạt động quản trị diễn ra rất sôi nổi vì các doanh
nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội mới, đồng thời cũng phải đáp ứng nhiều đòi
hỏi cao của xã hội, đương đầu với nhiều thách thức ngày càng gay gắt. Trong thời
đại ngày nay để giành được chỗ đứng và sự phát triển các nhà quản trị doanh
nghiệp phải nhanh chóng và mạnh dạn vận dụng những lý thuyết về quản trị doanh
nghiệp.
1.2. Vai trò cũng như tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Mỗi chúng ta đều có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể
thiếu trong mỗi doanh nghiệp cho dù là doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp
tư nhân, doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ.
Văn phòng và hành chính là “bộ nhớ” của thủ trường, là tai, là mắt của
doanh nghiệp. Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì công
việc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả. Hiện nay trong thời đại “bùng nổ thông
tin” các doanh nghiệp đề rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để đưa
ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của một
doanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông tin và coi thông tin là nguồn đặc
biệt của doanh nghiệp.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, thay mặt cho doanh nghiệp tham gia
công tác đối nội, đối ngoại.

Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi
công việc của cơ quan. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất

4


kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng
phạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp.
Văn phòng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có liên
quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp lãnh
đạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu quả
cao. Với những công việc mang tính chất không quan trọng như: giải quyết nghỉ
phép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn phòng có
thể đứng gia giúp lãnh đạo giải quyết.
Ngoài ra văn phòng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương
tiện, máy móc, công cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Dựa
vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy đủ,
kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác văn phòng.
1.3.1. Chức năng của văn phòng.
Có rất nhiều loại hình văn phòng như cơ quan hành chính, văn phòng doanh
nghiệp, văn phòng dịch vụ… Để phân biệt được cơ quan này với cơ quan khác ta
căn cứ vào chức năng của văn phòng. Ở đây chủ yếu phân tích về văn phòng doanh
nghiệp nói chung. Văn phòng trong doanh nghiepek đóng vai trò hết sức quan
trọng ảnh hưởng đến quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp. Quan trọng hơn,
văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý của doanh nghiệp.
Quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng
được hình thành lớn, nhỏ khác nhau nhưng cho dù được tổ chức theo cách nào thì
văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản đó là:

- Chức năng tham mưu.
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghệp nào cũng phụ thuộc vào
nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Để có những quyết
định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo phải căn cứ vào những yếu tố khách quan,
ý kiến tham gia đóng góp của các cấp quản lý và những người trợ giúp tham mưu.
Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những quyết
5


định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp
thời. Hoạt động này là cần thiết vì người lãnh đạo có thể tập hợp được ý kiến của
các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được những quyết định đúng đắn, phù hợp.
Như chúng ta biết bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng phải đặt ra mục tiêu kinh
doanh. Muốn đạt được mục tiêu đó doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp,
năng động và uyển chuyển. Việc hoạch định và lập kế hoạch được xem như là con
đường dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định được hướng đi nhanh nhất đúng đắn
nhất.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà
quản lý giải quyết được các vấn đề phát sịnh trong thực tế một các linh hoạt và
chính xác.
- Chức năng tổng hợp.
Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả
đầu ra của thông tin, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của đối tượng mà văn
phòng thu thập được. Tất cả những thông tin ấy cần phải được văn phòng sàng lọc,
phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của nhà lãnh đạo trong từng
lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: thông tin về thị trường thì được nhà quản lý áp dụng trong
việc ra quyết định về sản xuất sản phẩm nào, giá cả ra sao…
Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì văn phòng phải tuân
thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định: thu thập đầy đủ, phân loại và chọn
lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mới mang lại hiệu quả thiết thực

cho doanh nghiệp.Bên cạnh đó công tác thông tin giúp các nhà quản lý phân tích
dữ liệu để vạch ra những chiến lược quan trọng, lâu dài cũng như các kế hoạch
trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất.
Trong hoạt động của văn phòng, chức năng tổng hợp luôn thể hiện tính năng
động của nó. Việc thu thập và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc dự báo các vấn
đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp nhà quản lý có được quyết định đúng đắn
để kịp thời xử lý.
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì công tác tổng hợp thông
tin càng làm thay đổi vị trí, vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp.
6


Cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vượt bậc của kinh tế mỗi nước.
Các doanh nghiệp đã nhận rõ chức năng, vai trò quan trọng của thồn tin trong hoạt
động kinh doanh bởi vì nề kinh tế càng phát triển thì lưu lượng thông tin ngày càng
phong phú và đa dạng. Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng
vai trò rất quan trọng. Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của thông tin
thì các thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và phong phú.
Hệ thống mạng máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn phòng xử lý
thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Bên cạnh đó với các
trang thiết bị thông tin hiện đại giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, năng
động và các thao tác nghiệp vụ cũng linh hoạt hơn.
- Chức năng hậu cần:
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình
thường của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã tăng thêm
hiệu quả làm việc cho doanh nghiệp.
Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… các điều kiện ấy được quản lý sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu
cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nội dung của công việc này thuộc về chức năng

hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng,
nó có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện,
nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử
dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu
quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Trụ sở cũng như phòng làm việc của cơ quan văn phòng phải có các sắp xếp
phù hợp với mỗi loại công việc, mỗi vị trí làm việc, trong từng điều kiện, môi
trường cụ thể, bố trí hợp lý, tiện lợi để đem lại hiệu quả công việc cao. Có như vậy
mới có thể đem lại năng suất lao động cao hơn cho doanh nghiêp.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho
7


nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công
tác văn phòng.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng.
Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủ yếu
của văn phòng như sau:
1.3.2.1. Nhiệm vụ xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương
trình.
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng đó là xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của cơ quan,
doanh nghiệp.
Xây dựng chương trình làm việc của doanh nghiệp là sự hình thành công
việc của doanh nghiệp, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời
gian nhất định.
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành
của lãnh đạo doanh nghiệp được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi các nhiệm vụ

trước mắt cũng nhưng nắm bắt được công việc trong thời gian dài.
Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu,
nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, các
phòng ban cần thực hiện.
Xây dựng chương trình sát, đúng là một việc khó song việc thổ chức thực
hiện tốt chương trình đã vạch ra lại còn khó hơn. Vì vậy ngoài việc xây dựng tốt
nôi dung chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, văn phòng còn phải
thường xuyên đôn đốc theo dõi việc thực hiện chương trình, đồng thời xây dựng và
thực hiện tốt quy chế hoạt động của trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp mốn
tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo những quy định chặt chẽ về tổ chức, cơ
chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Vì vậy phải có nội quy, quy chế
cụ thể để xác định mối quan hệ công tác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục
tiêu ching. Văn phòng phải là đầu mối của việc xây dựng chương trình kế hoạch và
xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoàn thành kế hoạch của toàn doanh
nghiệp.
8


1.3.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Thông tin là căn cứ để nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời và
hiệu quả. Văn phòng giúp lãnh đạo thu thập, xử lý thông tin từ mọi nguồn khác
nhau. Văn phòng được coi như “ cổng gác thông tin” của doanh nghiệp vì tất cả
những nguồn thông tin đi hay đến đều được thu nhận, xử lý và chuyển từ văn
phòng. Từ nguồn thông tin thu nhận được văn phòng phân loại thông tin theo kênh
thích hợp để chuyển phát đi. Đây là hoạt động quan trọng trong hoạt động của
doanh nghiệp vì nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của
doanh nghiệp. Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định về công tác
bảo mật khi thu thập và xử lý thông tin. Nếu thông tin được thu thập một cách đầy
đủ, kịp thời và được xử lý một cách nghiêm túc, khoa học đáp ứng được những yêu
cầu của người quản lý, từ đó đưa ra được những quyết định sáng suốt còn ngược

lại thì sẽ đưa ra những quyết định sai không đem lại hiệu quả cho hoạt động của
doanh nghiệp.
1.3.2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản.
Văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn
bản bao gồm: Các thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý… Mọi
doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và
truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu
trữ văn bản trong nhiều doanh nghiệp còn có nhiều hạn chế cả về nội dung và hình
thức. Hiện nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất
trong việc ban hành văn bản quản lý nhà nước. Do vậy nhân viên văn phòng cần
phải cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản của doanh
nghiệp của mình để phù hợp, thống nhất với những quy định chung của nhà nước.
Ví dụ: Trước đây dưới tiêu ngữ có thể gạch chân bằng nét đứt đoạn nhưng
theo quy định mới thì dưới tiêu ngữ là nét kẻ liền.
1.3.2.4. Xây dựng và củng cố bộ máy làm việc.
Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng thì tự bản thân
văn phòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Việc
tổ chức bộ máy của văn phòng cũng cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc tổ
9


chức chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy
nhiên hoạt động của văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên việc tổ chức
bộ máy phải phù hợp đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp một
cách cao nhất.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển như hiện
nay việc xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy của văn phòng phải hướng tới mục tiêu
hiện đại hóa công tác văn phòng. Do vậy để phù hợp với xu thế phát triển của thời
đại thì doanh nghiệp cần phải trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại
cho doanh nghiệp của mình đồng thời nâng cao trình độ cho nhân viên của mình

bằng việc học thêm các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, khóa học ngắn hạn. Để từ đó
nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhằm đem lại hiệu quả làm việc
cao hơn.
1.3.2.5. Duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
Khác với các hoạt động chuyên môn, văn phòng phải hoạt động thường
xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại và quản lý tài sản của doanh
nghiệp. Xuất phát từ chức năng của văn phòng phải tiếp nhận mọi nguồn thông tin
của mọi đối tượng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng phải có
bộ máy làm việc liên tục phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Công việc của
văn phòng luôn gắn với hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận khác trong doanh
nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy để duy trì hoạt
động của văn phòng cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong
doanh nghiệp.
1.3.2.6. Bảo đảm chức năng hậu cần.
Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng. Các nhu
cầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú. Đó là các
nhu cầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như máy móc. Văn phòng
phải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp diễn ra thông suốt.

10


1.4. Nội dung của công tác văn phòng trong doanh nghiệp.
1.4.1. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp.
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động của văn phòng nói riêng.
Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc ra quyết
định hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảo

cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết,
từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả cao nhất.
Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phòng nhằm thực hiện các
mục đích sau:
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh
nghiệp đặc biệt là những thông tin cần thiết để:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả
nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp.
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong
muốn đóng góp.
+ Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.4.2. Công tác tham mưu, tổng hợp.
1.4.2.1. Công tác tham mưu.
Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt động
quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể
quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần
và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt
hiệu quả cao người quản lý phải quản xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và khâu
11


nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học.
Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phỉ tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở
mọi lúc, mọi nơi, giải quyết chính xác, kịp thời mọi vấn đề.
Thực tế khách quan đó đã đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà

quản lý trên nhiều phương diện, trong đó có công tác tham mưu.
Như vậy công tác tham mưu có thể được hiểu như sau: “ Công tác tham mưu
là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạp, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định
tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả”.
Nhiệm vụ chính của công tác tham mưu là:
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình công tác theo chức năng, nhiệm vụ
được giao.
- Đề xuất các chủ trương, chính sách và cơ chế quản lý của cơ quan trong
từng thời kỳ.
- Tham mưu cho lãnh đạo, xử lý có hiệu quả cao nhất các tình huống cụ thể.
- Tham mưu giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định, đề án, phương án quản lý
hữu hiệu nhất.
- Giúp nhà lãnh đạo tìm được các biện pháp tổ chức thực hiện những đề án,
chương trình.
1.4.2.2. Công tác tổng hợp.
Trong các chức năng của văn phòng thì công tác tổng hợp là chức nang quan
trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ để xây dựng phương án hoạt đọng
của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành
việc thực hiện mục tiêu… Để thực hiện được chức năng này văn phòng phải tổ
chức hàng loạt các hoạt động cụ thể để tổng hợp các nguồn tin như: thống kế thông
tin, phân tích thông tin, sàng lọc thông tin, xem xét và đánh giá thông tin vừa nhận
được.
1.4.3. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh
để đảm bảo được tính thống nhất thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng hệ thống
quy chế chung. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua
12


hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, nhân

viên, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách
thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có
hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện:
- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
1.4.4. Công tác hậu cần.
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố liên quan đến doanh nghiệp, nơi
làm việc của doanh nghiệp cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các
điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung
ứng.
Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bào gồm phục vụ kỹ thuật như cung
cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cán bộ
nhân viên trong doanh nghiệp.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho hoạt động của cơ quan trong
từng thời điểm.
1.4.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất và kinh doanh.
Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của
tập thể. Đó là hình thức tập thể ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến
doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin… Chính vì
nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất, mức độ công việc để
đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.
Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp
và những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.

13

1.4.6. Công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí quan trọng trong công tác văn phòng của
mỗi cơ qian, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt
động của văn phòng được thông suốt, hiệu quả.
1.4.6.1. Công tác văn thư.
“Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của doanh nghiệp”
Công tác văn thư bao gồm những nội dung:
Bước 1: Xây dựng và ban hành văn bản
Nội dung gồm các công việc sau:
- Soạn thảo văn bản.
- Duyệt văn bản.
- Đánh máy và nhân bản.
- Trình ký và ban hành văn bản.
Bước 2. Tổ chức và giải quyết văn bản
Nội dung bao gồm các công việc sau:
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
- Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
Bước 3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Trong doanh nghiệp thường có 2 loại con dấu: dấu doanh nghiệp và dấu văn
phòng. Ngoài 2 loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu nghiệp
vụ như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những
người có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp.
Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp
của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy

định nghiêm ngặt của nhà nước và doanh nghiệp:
- Mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu loại giống nhau.
14


- Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trưởng doanh nghiệp hoặc chánh văn
phòng giao cho người có trách nhiệm, trình độ chuyên môn giữ. Người giữ và bảo
quản con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu cho
nên tuyệt đối không cho người khác mượn. Khi đi vắng phải bàn giao lại cho người
được trưởng phòng chỉ định.
- Người giữ con dấu không đem dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác.
- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo
doanh nghiệp.
- Việc khắc con dấu phải do Bộ Nội vụ ( nay là Bộ Công an) quản lý.
- Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực màu đỏ tươi theo quy định.
1.4.6.2. Công tác lưu trữ.
“ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,
tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để
làm bằng chứng và tra tìm khi cần thiết”.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: Là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu
thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ
phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản
tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng
đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu
hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Công việc này có ý

nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong
điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu hết giá trị phải được đánh giá lại và
tiêu hủy để giảm bớt chi phí bảo quản.

15


Tiểu kết
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng doanh nghiệp
nêu trên, chúng ta thấy được văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng, văn
phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp lại với nhau, là tiền
đề cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Bởi vậy trong bất cứ hoạt động
nào của cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu được bộ phận văn phòng. Vì vậy
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng
tốt hơn các yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết.

16


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY.
2.1. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính- Nhân sự của doanh nghiệp
hiện nay
Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng

Nhân

viên
VT-LT

Bộ
phận
Tài
chính

Bộ
phận
Y tế

Bộ
phận
Tổ
chức

Bộ
phận
Bảo
vệ

Bộ
phận
Lái
xe

2.2. Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng tại một số doanh nghiệp
hiện nay.
2.2.1. Thu thập và xử lý thông tin.

Văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ chính là giao dịch, kết nối thông tin
giữa các cơ quan, tổ chức bên ngoài. Thường xuyên xử lý thông tin để phục vụ cho
hoạt động quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo. Thông tin của các doanh
nghiệp chủ yếu từ các nguồn sau:
Các loại văn bản: Khi văn bản chỉ đạo được gửi đi thì căn cứ vào mức độ
của thông tin để phân loại, chuyển cho lãnh đạo. Ngoài ra còn có thông tin từ các

17


cuộc họp, hội nghị, thông tin qua báo chí, mạng internet… Sau khi tiếp nhận thông
tin tiến hành xử lý kịp thời để báo cáo lãnh đạo.
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp.
Trong hoạt động của văn phòng doanh nghiệp công tác tham mưu., tổng hợp
là vô cùng quan trọng. Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo về những quy định về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đưa việc soạn thảo và ban hành văn bản đi
vào nề nếp để phù hợp với quy định của nhà nước và thống nhất trong toàn doanh
nghiệp.
Ngoài ra văn phòng còn tham mưu, đưa ra những ý kiến đề xuất trong việc
quản lý thông tin đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài doanh nghiệp.
Hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố,
trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý. Vì vậy để đưa ra được những quyết
định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tế thhif lãnh đạo cần căn cứ vào ý kiến
đóng góp của những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn
phòng chon lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin,
phương án tối ưu nhất để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý.
2.2.3. Xây dựng chương trình làm việc.
Để đảm bảo cho những nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp cần
phải xây dựng chương trình làm việc. Xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ
mục tiêu, biện pháp cụ thể đối với từng công việc của doanh nghiệp cần thực hiện.

Chương trình công tác năm: Cuối năm văn phòng doanh nghiệp gửi báo cáo
thống kê của năm cũ và xây dựng bản chương trình làm việc của năm mới cho lãnh
đạo doanh nghiệp và các phòng ban để có cơ sở căn cứ thực hiện.
Chương trình công tác quý: Trong mỗi tháng cuối của từng quý, các phòng
ban trong doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện chương trình làm việc của quý
đó về những kết quả đạt được, những thiếu sót, khó khăn cũng như thuận lợi. Đồng
thời nghiên cứu, xem xét những vấn đề phát sinh mới đề nghị lãnh đạo doanh
nghiệp điều chỉnh. Cán bộ văn phòng thu thập ý kiến của cán bộ và lãnh đạo doanh
nghiệp rồi tổng hợp, biên soạn chương trình công tác quý cho toàn doanh nghiệp
sau đó phân công thực hiện.
18


Chương trình công tác tháng: Hàng tháng các phòng ban trong doanh nghiệp
căn cứ vào chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn tại và phát sinh để
điều chỉnh chương trình làm việc của tháng sau.
Chương trình công tác tuần: Văn phòng trực tiếp lập lịch công tác tuần lên
lãnh đạo doanh nghiệp. Sau khi lãnh đạo doanh nghiệp xem xét văn bản, ký duyệt
rồi chuyển lại cho văn phòng. Tiếp đó văn phòng in ấn, phát hành cho các phòng
ban để thực hiện.
2.2.4. Công tác hậu cần.
Để đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy thì bất cứ
doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng đến công tác hậu cần.
Công tác hậu cần ở doanh nghiệp đó là:
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các phòng, ban, cá nhân trong doanh nghiệp để
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình kế hoạch đề ra.
- Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết cho lao động để nâng
cao hiệu suất làm việc.
- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo nên diện mạo của doanh
nghiệp khang trang hiện đại.

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt
động của doanh nghiệp được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo chế độ, chính sách.
- Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp
với các cơ quan, tổ chức.
- Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác.
2.2.5. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong hoạt động của doanh nghiệp là hết
sức quan trọng. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ nhân viên
của toàn doanh nghiệp với các tổ chức, kinh tế , đối tác kinh doanh.
Trên thực tế doanh nghiệp thường có các cuộc họp, hội nghị như:

19


Hội nghị toàn doanh nghiệp hàng năm để tổng kết công tác thi đua, khen
thưởng.
Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch đã đề ra và đôn
đốc, nhắc nhở những vấn đề còn tồn tại.
Các cuộc họp giao ban với nội dung chủ yếu là đánh giá, tổng kết tình hình
công việc trong tháng, quý và giải quyết những vấn đề tồn đọng ở các phòng ban.
Công tác tổ chức hội nghị được tiến hành như sau:
Giai đoạn chuẩn bị:
+ Chuẩn bị nội dung: Kế hoạch, chương trình nghị sự, tài liệu.
+ Chuẩn bị thành phần tham dự
+ Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình của Hội nghị
+ Chuẩn bị công tác hậu cần
Giai đoạn tổ chức hội nghị:
+ Kiểm tra lại kế hoạch phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận

+ Tổ chức đón tiếp, phát tài liệu, dẫn khách vào trong hội trường
+ Điều hành
Giai đoạn sau Hội nghị:
+ Lập hồ sơ cuộc họp, Hội nghị
+ Hoàn chỉnh và thông qua biên bản Hội nghị
+ Theo dõi việc thực hiện các quyết định
+ Họp rút kinh nghiệm tổ chức Hội nghị
+ Thanh toán các khoản tiên, đối chiếu, quyết toán
2.2.6. Công tác văn thư, lưu trữ
2.2.6.1 Công tác văn thư.
Hiện nay tại một số doanh nghiệp công tác văn thư gồm có:
Xây dựng và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy, ký văn bản và lưu văn bản.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
Quản lý và sử dụng con dấu.
- Xây dựng và ban hành văn bản:
20


Sau khi các phòng, ban soạn thảo nội dung của văn bản chuyển cho bộ phận
văn thư. Sau đó văn thư trình lên Trưởng phòng để xem xét về thủ tục và thẩm
quyền để ký. Văn bản ký xong chuyển về văn thư làm thủ tục phát hành .
- Tổ chức và giải quyết văn bản đi:
Văn bản đi của doanh nghiệp là tất cả các loại giấy tờ, thư từ, tài liệu màn
tên doanh nghiệp. Hàng năm các doanh nghiệp thường ban hành các loại văn bản
như: Quyết định, tờ trình, thông báo, công văn…
Văn bản trước khi được phát hành phải qua văn thư vào số đăng ký, đóng
dấu và làm thủ tục gửi đi.
Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đi được mô tả như sau;
Soạn thảo và kiểm tra

văn bản

Trình ký văn bản

Đăng ký vào máy số của
văn bản

Ban hành văn bản

Lưu văn bản đi

21


Thứ nhất: Sau khi văn bản được soạn thảo xong, trước khi vào sổ gửi đi
nhân viên văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày để tránh những sai sót,
bảo đảm giá trị của văn bản.
Thứ hai: nhân viên văn thư vào số văn bản đi nhằm mục đích quản lý được
số lượng văn bản đi hàng năm và phục vụ cho việc theo dõi văn bản.
Thứ ba: sau khi đã kiểm tra lại thể thức và trình ký văn thư đăng ký vào sổ
và gửi văn bản đi ngay trong ngày và đăng ký phát hành.
Thứ tư: sắp xếp và lưu văn bản, mọi văn bản đi đều được nhân viên văn thư
lưu ít nhất 2 bản , một bản lưu ở hồ sơ công việc của cá nhân hoặc bộ phận soạn
thảo, một bản lưu ở văn thư.
- Tổ chức và giải quyết văn bản đến:
Văn bản đến của doanh nghiệp là các văn bản của cơ quan hành chính Nhà
nước và văn bản của các đối tác gửi đến. Văn bản đến được tuân thủ theo nguyên
tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể.
Văn bản đến của doanh nghiệp được mô tả như sau:

Văn bản đến

Chuyển giao và
theo dõi giải quyết

Phân loại

Đăng ký vào sổ

Bóc bì

Trình lãnh
đạo

Đóng dấu
đến, ghi số

Văn bản đến có thể qua nhiều đường như bưu điện, fax hoặc gửi trực tiếp.
Thứ nhất: Khi văn bản đến văn thư tiến hành phân loại văn bản theo các tiêu
chí như: văn bản phải đăng ký vào sổ và văn bản không phải đăng ký vào sổ.
Thứ hai: là bóc bì và lấy văn bản ra, ưu tiên bóc những bì hẹn giờ, có dấu
hỏa tốc.
Thứ ba: sau khi bóc bì xong tiến hành đóng dấu đến và ghi số, ngày tháng
nhận văn bản.

22


Thứ tư: sau khi đóng dấu đến tiến hành trình văn bản ngay trong ngày cho
lãnh đạo, những văn bản khẩn thì được trình ngay để lãnh đạo cho ý kiến phân

phối.
Thứ năm: Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ . Ghi lại những
thông tin liên quan đến văn bản và được tiến hành ngay khi nhận.
Thứ sáu: sau khi có ý kiến phân phối của lãnh đạo văn thư chuyển ngay cho
người thực hiện và theo dõi việc giải quyết văn bản đó.
- Quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp:
Con dấu là công cụ xác định tư cách pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu
được giao cho nhân viên quản lý với những quy định cụ thể như:
+ Tự tay đóng dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có văn bản.
+ Không được đóng dấu khống chỉ vào văn bản.
+ Không được giao dấu cho người khác không thuộc phạm vi trách nhiệm
khi chủa được phép của người có thẩm quyền.
2.2.6.2. Công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: Nhân viên văn thư lựa chọn giữ lại những tài liệu phản
ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp để đưa vào hồ sơ.
- Xác định giá trị tài liệu: xây dựng bảng thời gian cần thiết cho việc bảo
quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu để
giữ những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi
phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Phục vụ cho việc
tra tìm sau này của doanh nghiệp.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện nay ở các doanh nghiệp còn chưa có kho
lưu trữ riêng, hầu hết các hồ sơ lưu đều tập trung ở văn thư và không có nhân viên
lưu trữ. Vì vậy việc bảo quản tài liệu gặp rất nhiều khó khăn, với khí hậu nóng ẩm
của nước ta nếu không có điều kiện bảo quản tài liệu dẫn đến tình trạng hư hỏng,
việc tra tìm tại liệu sau này rất khó.

23