Tìm hiểu nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho quá trình
học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn.
Nội dung trong đề tài là sản phẩm của quá trình tích lũy kiến thức cũng
như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các tài liệu chính
thống.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về bài tập của mình .


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

01

CTVT

Công tác văn thư

02

CTVP

Công tác văn phòng

03

CPXD

Cổ phần xây dựng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:........................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài...........2
3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:....................................................2
4. lịch sử nghiên cứu đề tài:............................................................................2
5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:.....................................................2
6. Ý nghĩa của đề tài:......................................................................................3
7. Nội dung đề tài:...........................................................................................3
Chương 1: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.........................................................4
1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng........................4
1.1 Khái niệm văn phòng:...............................................................................4
1.2 Vị trí vai trò của văn phòng:.....................................................................5
1.2.1 Vị trí.......................................................................................................5
1.2.2 Vai trò....................................................................................................5
2. Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng....7
2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức:......................................................................7
2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công việc)...7
2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc:....................................................7
2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc............................................7
2.4.1 Xác định nội dung công việc:................................................................7
2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc:.........................8

2.4.3 Định biên công việc...............................................................................8
2.4.4 Xác định bản mô tả công việc................................................................9
2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV.....................................................................9
2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc:...............................................................10
2.4.7. Đánh giá, tổng kết kết quả công việc:.................................................10


Chương 2: NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
HIỆN NAY..........................................................................................................11
1. Nội dung tổ chức công tác văn phòng:......................................................11
1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan:.........11
1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch:.......................................................11
1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp............................................................................................................12
1.1.3 Căn cứ để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch...........................13
1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch công tác............13
1.2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan.............14
1.2.1 Khái niệm.............................................................................................14
1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan............................14
1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ..............................................14
1.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách......................15
1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách....................15
1.4 Tổ chức cuộc họp cho cơ quan...............................................................15
1.4.1 Khái niệm cuộc họp.............................................................................15
1.4.2 Các dạng hội họp:................................................................................16
1.4.3 Tổ chức công việc trước cuộc họp.......................................................16
1.4.4 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra................................................17
1.4.5 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp......................................18
1.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan............................18

1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi...................................18
1.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác.........................................18
1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác...........................................18
1.6 Tổ chức công tác hậu cần:.......................................................................18
1.6.1 Khái niệm hậu cần................................................................................18
1.6.2. Nội dung công tác hậu cần..................................................................19
1.7 Tổ chức công tác lễ tân...........................................................................19


1.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân.................................................19
1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân...................................................19
1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng....................................................20
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Tân
Thành............................................................................................................20
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty..............20
2.1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty....................................................20
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty..................................................................21
2.2 Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CPXD Tân Thành...................21
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.............21
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG T ÁC
VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY................................................23
1. Nhận xét đánh giá:....................................................................................23
2. Một số giải phát nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng..................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................25
PHỤ LỤC...........................................................................................................26

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì
hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn
phòng , chính vì vậy khi nhắc đến các cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh
đến vai trò của bộ phận văn phòng, văn phòng luôn được coi là bộ máy thực
hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm
bảo cho công tác lãnh dạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt
động thường xuyên, liên tục và hiệu quả.
Có thể nói bộ phận văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bộ phận văn
phòng góp phần thể hiện thương hiệu, hình ảnh của cơ quan tổ chức và doanh
nghiệp. Chính vì vậy để có một bộ máy văn phòng làm việc hiệu quả, chuyên
nghiệp, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao thì công tác tổ chức các nghiệp vụ
văn phòng hay nói cách khác là tổ chức công việc phải hợp lý, khoa học và theo
trình tự nhất định.Việc tổ chức các nghiệp vụ công tác văn phòng giúp cho hoạt
động văn phòng diễn ra theo trình tự, mọi công việc được chủ động, nâng cao
hiệu quả hoạt động của văn phòng, phát huy tốt các vai trò và chức năng của bộ
phận văn phòng trong quá trình giúp việc cho cơ quan và lãnh đạo, tổ chức,
hướng dẫn nghiệp vụ nhằm phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công viêc.
Hiện nay các cơ quan hay doanh nghiệp đẫ bắt đầu chú ý và nhận thức được tầm
quan trọng của việc tổ chức nghiệp vụ, công tác văn phòng trong quá trình hoạt
động của bộ phận văn phòng, tuy nhiên với thực trạng hiện nay vẫn còn một số
bất cập, khó khăn còn tồn tại. Vì vậy em chọn đề tài: “ Tìm hiểu nội dung tổ
chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn phòng tại
một số doanh nghiệp hiện nay” hi vọng sẽ cung cấp một phần nhỏ các luận cứ
khoa học cho các đề án, nghiên cứu tăng cường chất lượng hiệu quả công tác
văn phòng trong các cơ quan nói chung và doanh nghiệp nói riêng.

1

2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn (phạm vi) nghiên cứu của đề tài
2.1 Đối tượng nghiên cứu: Nội dung của việc tổ chức công tác văn phòng
và thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay
2.2 phạm vi nghiên cứu:
3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài:
- Tìm hiểu lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng
- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện
nay
- Đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
công ty
4. lịch sử nghiên cứu đề tài:
Vấn đề tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng công tác văn
phòng đã có nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu, tiểu biểu như:
- Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa
học và kỹ thuật, HN
- Sách Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp
của tác giả TS Trần thị Ngân, Nxb Thống kê, HN
5. Cơ sở và phương pháp luận nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ
sau :
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
 Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
 Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và
cán bộ phụ trách, Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét được
đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những thông

tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.

2


6. Ý nghĩa của đề tài:
- Đưa ra những cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng
- Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện
nay, là cơ sở lý luận cho những đề tài nghiên cứu, tìm hểu về chủ đề cùng lĩnh
vực
- Đưa ra một số giải pháp góp phần tham khảo để tổ chức, quản lý, nâng
cao hiệu quả công tác văn phòng tại cơ quan đơn vị
7. Nội dung đề tài:
Ngoài phần mở đầu , kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề
tài gồm 03 chương :
Chương 1: Những lý luận chung về công tác văn phòng và tổ chức
nghiệp vụ công tác văn phòng
Chương 2: Nội dung tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và thực trạng
công tác văn phòng tại một số doanh nghiệp hiện nay
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng và tổ
chức nghiệp vụ văn phòng trong các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp hiện nay

3


Chương 1:
NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC NGHIỆP
VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác văn phòng
1.1 Khái niệm văn phòng:

Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho
việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở
các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn
phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng
công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng
hành chính tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng
có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng…
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều
có điểm chung đó là:
+Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ
gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi
hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản
thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm
hoạt động của công tác văn phòng.
Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:
- Văn phòng của các cơ quan nhà nước: Văn phòng Chính phủ, văn phòng
Quốc hội, Văn phòng bộ và các cơ quan ngang bộ, Văn phòng UBND các cấp
….
4


- Văn phòng các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng của cơ quan Đảng,
văn phòng của các hội, đoàn thanh niên, hội phụ nữ ….

- Văn phòng của các doanh nghiệp, công ty
1.2 Vị trí vai trò của văn phòng:
1.2.1 Vị trí
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan tổ
chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi,
văn bản đến và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt d dộng tham mưu, tổng hợp,
hậu c ần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban và đơn vị trong tổ chức
Văn phòng là bộ phận luôn gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo,
nhà quản lý trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
quản lý trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính thường xuyên, liên tục
1.2.2 Vai trò
a.Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập
thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn
vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
5

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ
cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi
thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến
của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
b.Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…
c.Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.
Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương
tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các
cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh
đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc
lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải

tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
6


2. Những nét cơ bản về tổ chức và tổ chức nghiệp vụ công tác văn
phòng
2.1 Khái niệm kỹ năng tổ chức:
Theo nghĩa rộng, tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải
làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị đảm nhận công việc đó, tạo ra mối
quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN
Theo nghĩa hẹp, tổ chức là bố trí, sắp xếp các công việc hay cơ cấu tổ
chức trong doanh nghiệp
2.2 Khái niệm tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng ( tổ chức công
việc)
Tổ chức công việc là quá trình bố trí, sắp xếp các công việc cho các bộ
phận, đơn vị, nhân viên cấp dưới thực hiện theo quy trình nhất định, nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2.3 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công việc:
- TCCV cần có thống nhất, chỉ huy, chánh văn phòng chịu trách nhiệm
cao nhất vê công tác hành chính và TCCV và TCCV trong văn phòng
- TCCV cần phải gắn với mục tiêu cụ thể, bộ máy, các quy trình công
việc, thủ tục hành chính, công tác văn thư chính xác,đơn giản, gọn nhẹ, quy trình
công việc thống nhất, linh hoạt, rõ ràng, tiếp dân niềm nơ, chia se rõ ràng.
- TCCV nhanh chóng, chính xác,tiết kiệm, hiệu quả,
- TCCV cần cân đối có sự điều chuyển phù hợp
- TCCV theo nguyên tắc bậc thang, quyền hạn rõ ràng
- TCCV gắn liền với t rách nhiệm của mỗi cá nhân
2.4 Phương pháp, quy trình giải quyết công việc
2.4.1 Xác định nội dung công việc:
Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ.

Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận.
Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn
cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải
cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là
7


chức năng của bạn.
2.4.2 Xác định quy trình, phương pháp thực hiện công việc:
Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực hiện được
nó.
Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào
để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì?
Mỗi bước trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phương pháp
5W1H.
PHƯƠNG PHÁP 5W1H
Who: Ai làm việc đó?
Where: Làm việc đó ở đâu?
When: Làm việc đó khi nào?
How: Làm bằng cách nào?
Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?
LÀM GÌ VỚI HOW?
Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó là:
Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hướng dẫn công việc
hay hướng dẫn vận hành cho máy móc..
Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc
trong quy trình.
2.4.3 Định biên công việc
Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện.
Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức

– lãnh đạo – kiểm tra.
Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm
Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết
mình cần bao nhiêu người.
Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc.
Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi
chức danh.
8


Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn
tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.
2.4.4 Xác định bản mô tả công việc
Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh.
Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số,
chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc,
nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.
2.4.5 Sắp xếp công việc cho NV.
Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc
không thường xuyên.
Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong
bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại.
Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện.
Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn
đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
Cách thức thực hiện (how).
Nguồn lực để thực hiện (5M).
Tần suất thực hiện.
Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên

vào kế hoạch làm việc tuần của họ.
Công việc không thường xuyên:
Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc.
Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
Giải thích phương pháp thực hiện (how).
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý
Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không?
Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho NV
khi nó xuất hiện trong tương lai.
9


Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc
thường xuyên.
2.4.6 Giám sát, kiểm tra công việc:
Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của công việc, phải
kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện côn việc thì mới đẩm bảo công việc theo
đúng trình tự và mục tiêu ban đầu, hạn chế các rủi ro phát sinh, và nâng cao chất
lượng thực hiện công việc
2.4.7. Đánh giá, tổng kết kết quả công việc:
Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng, giúp đánh giá được kết quả công
việc, nhận biết được những thành quả, và hạn chế để hoàn thiện và rutus kinh
nghiệm
Tiểu kết: Qua những gì trình bày ở chương 1 có thể thấy rằng vai trò
quan trọng của văn phòng và công tác văn phòng trong hoạt động của các cơ
quan tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Văn phòng là một tổ chức
gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan đơn vị; văn phòng là bộ
mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác;
hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả

hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị.
Đồng thời qua đây có thể hiểu thêm về kỹ năng tổ chức và tổ chức nghiệp
vụ, công tác văn phòng, những nguyên tắc, yêu cầu, hay quy trình, phương pháp
tổ chức công việc cũng như công tác văn phòng . Để phát huy được hiệu quả, vai
trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh d dạo cơ quan phải biết tổ chức, chỉ đạo
công tác này một cách khoa học

10


Chương 2:
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
1. Nội dung tổ chức công tác văn phòng:
1.1 Tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan:
Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận văn phòng, việc tổ chức xây
dựng chương trình kế hoạch diễn ra thường xuyên và liên tục .
1.1.1 khái niệm chương trình, kế hoạch:
- Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác
hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà
nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
- Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch

thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch
dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch
ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt
thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của một cơ quan, đơn vị.
- Khái niệm lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc
11


theo dự kiến của kế hoạch.
1.1.2 Vai trò của chương trình kế hoạch trong hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.
+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ
chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực
cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn
chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch
giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không
bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn
đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân
bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí

lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phốihợp đồng bộ, nhịp nhàng
các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế
hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,
tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí
tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá
mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ
quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân
sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được
giao một cách hiệu quả.

12


1.1.3 Căn cứ để tổ chức, xây dựng chương trình kế hoạch
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp việc xây dựng
nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền.
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của
cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức.
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm
tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó, chú ý
tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ)
có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
1.1.4 Quy trình xây dựng, tổ chức chương trình, kế hoạch công tác

a) Quy trình lập chương trình công tác
Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc
thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các cơ quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo
quy định.
b) Quy trình lập kế hoạch công tác; Quy trình lập kế hoạch gồm các bước
cơ bản sau:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây
là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác.
Bước 3: Phân tích nguồn lực
- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương, chính sách, quy định hiện
13


hành của Đảng và Nhà nước);
- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,
phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội,
môi trường…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt
động để thực hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
1.2 Tổ chức xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan
1.2.1 Khái niệm
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có một quy chế riêng quy
định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… để đảm bảo tính kỉ luật,

nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt động của tổ chức đó.
Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có hiệu lực thi hành
trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó.
Quy chế điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác
tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền
hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được
và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
1.2.2 Nguyên tắc xây dựng quy chế, nội quy của cơ quan
- Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.
- Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt
động của tổ chức trong từng lĩnh vực cụ thể.
- Tính hiệu quả: Tạo hành lang pháp lý cho tổ chức, góp phần tích cực vào
công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của tổ chức; khi được
áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.
1.3 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
14


đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận
sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành

công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Như vậy tổ chức quản lý công tác văn thự lưu trữ gồm có các nội
dung sau:
1.3.1 Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách
Tùy vào quy mô, cơ cấu của mỗi cơ quan tổ chức mà bộ phận văn thư lưu
trữ được tổ chức khác nhau, bộ phận văn thư lưu trữ có thể được tổ chức như
một phòng chuyên trách hay một bộ phận trong cơ quan tổ chức, yêu câu của
các cán bộ văn thư lưu t rữ đó là phải có chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo c ác
kỹ năng liên quan đếnnghiệp vụ
1.3.2 Tổ chức tuyển chọn cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách
Việc tuyển chọn các cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách được thực hiện
như quy trình tuyển dụng nhân sự trong cơ quan tổ chức
Cán bộ văn thư lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ
về sức khỏe thực hiện công việc và phù hợp với vị trí việc làm
Việc tuyển chọn cán bộ VTLT về số lượng phải phù hợp với yêu cầu của
công việc và quy mô của phòng, bộ phận VTLT của cơ quan để đảm bảo hiệu
quả công việc tốt nhất
1.4 Tổ chức cuộc họp cho cơ quan
1.4.1 Khái niệm cuộc họp
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại
15


với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường
liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên
các vấn đề.
1.4.2 Các dạng hội họp:
- Hội nghị
- Hội đồng - Ủy ban

- Điều đình, thỏa thuận
- Động viên (Các buổi giao lưu, buổi nói chuyện,...)
- Ra quyết định (Chiến lược, kế hoạch, chiến dịch, chính sách,...)
- Thường xuyên - Hàng ngày (thảo luận nhóm tác nghiệp)
- Hàng tuần hoặc hàng tháng (Giao ban định kỳ - Tổng kết hàng tháng)
- Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt
1.4.3 Tổ chức công việc trước cuộc họp
- Các quan hệ mật thiết gì để nắm chắc và nắm vững cuộc họp ….”
- “Sau khi họp xong, có bất kỳ tiêu chuẩn nào hoặc cơ chế để xác định có
hay chăng cuộc họp là thành công hoặc thất bại…”
- Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính
xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp.
- Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hơn không,
hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ
được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ
trực tiếp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
- Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi
cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo
luận này.
- Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời
lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
Đồng thời xsong song với những công việc trên đó là chuẩn bị các giấy
mời họp nếu c ần thiết, cac bài phát biểu …

16


1.4.4 Tổ chức điều hành khi hội họp diễn ra
Bắt đầu cuộc họp
- Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham

dự cuộc họp.
- Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn
mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
- Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
- Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
- Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
- Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
- Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
- Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất
vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ
với họ những câu chuyện đó.
- Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
- Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng
mới.
- Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp
- Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả
mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
- Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn
dắt tiến trình mà thôi.
- Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của
mọi người.
- Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
- Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay
17

đổi hướng tiến triển.
- Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc
họp đã định.
- Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
- Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.
1.4.5 Tổ chức công việc sau khi kết thúc cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp bộ phạn văn phòng giao nhiệm vụ có trách
nhiệm thông báo biên bản họp và thu thập, sắp xếp các giấy tờ liên qua đến cuộc
họp để lập hồ sơ
1.5 Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan
1.5.1 Tổ chức phân công, công việc trước chuyến đi
Đây là giai đoạn chuẩn bị những nội dung như: phương tiện đi lại, nơi ăn
ở cho cơ quan, lãnh đạo
Liên hệ công tác, những mục tiêu, mục đích của chuyến đi công tác
1.5.2 Tổ chức công việc khi lãnh đạo đi công tác
Trong khi lãnh đạo đi công tác thì bộ phận văn phòng ở công ty có trách
nhiệm tổ chức các công việc khi lãnh đạo đi công tác như giải quyết những công
việc trước mắt đúng thẩm quyền và nhiệm vụ được giao..
1.5.3 Tổ chức công việc sau chuyến đi công tác
Sau chuyến đi công tác, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ hoàn thiện hồ sơ
lập và lưu hồ sơ chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. Mặt khác bộ phận văn
phòng còn thực hiện nhiệm vụ quyết toán chi phí hay thanh toán các khoản chi
tiêu phục vụ cho chuyến đi công tác.
Cùng với nhũng công việc trên đó là gửi lồi cảm ơn tới nơi công tác của
lãnh đạo đã tạo điều kiện cho chuyến đi công tác thành công
1.6 Tổ chức công tác hậu cần:
1.6.1 Khái niệm hậu cần
Hậu cần theo tiếng Anh là logistics đây là môn khoa học nghiên cứu tính
quy luật của các hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và
kỹ thuật, để cho quá trình chính yếu được tiến hành đúng mục tiêu. Nó được coi

18


như một nhánh của quá trình tạo ra một hệ thống liên quan đến nguồn lực con
người hơn là một hệ thống về máy móc. Điều này chỉ rõ nguồn lực tập trung là
con người với vai trò vừa là đối tượng, vừa là công cụ tác động, vừa là chủ thể
của quá trình.
1.6.2. Nội dung công tác hậu cần
Tổ chức hậu cần là một nhiệm vụ quan trọng của bộ phận văn phòng, tổ
chức công tác hậu cần gồm các nội dung sau:
- Tổ chức mua sắm, quản lý trang thiết bị, phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, văn phòng
- Tổ chức công t ác tạp vụ
- Tổ chức công tác bảo vệ
- Tổ chức công tác ý tế
- Tổ chức điều hành đội xe
- Tổ chức quản lý kinh phí của văn phòng
1.7 Tổ chức công tác lễ tân
1.7.1 Khái niệm, vai trò của công tác lễ tân
Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi,
làm việc giữa các tổ chức, cá nhân. Nhân viên lễ tân làm việc tại vị trí tiền
phong của công ty, là người đầu tiên tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp
với công ty với nhiệm vụ tạo được ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận và
lưu chuyển các cuộc điện thoại gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp Lễ tân "là
những người trực tiếp ảnh hưởng nhiều nhất đến ấn tượng của công ty trong
lòng khách hàng" Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một lễ tân chuyên
nghiệp phải là một khuôn mặt ưa nhìn với nụ cười thân thiện và trang phục gọn
gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn năng động.Các công ty đều có đồng phục
dành riêng cho nhân viên lễ tân.
1.7.2 Các nội dung tổ chức công tác lễ tân

- Tổ chức tiếp khách tại cơ quan
- Tổ chức tiếp khách qua các phương tiện liên lạc
- Tổ chức đãi khách
19


- Tổ chức lễ tân tại các cuộc họp
1.8 Tổ chức công tác thi đua khen thưởng
Để tổ chức công tác thi đua khen thưởng cần có những tiêu chí đánh giá
kiểm tra từ những tiêu chí đó căn cứ vào để quyết định khen thưởng hay kỷ luật,
mỗi bộ phận chức năng công việc cần có các tiêu chí đánh giá phù hợp,khách
quan
Nội dung của tổ chức thi đua khen thưởng gồm các công việc sau
- Tổ chức xây dựng, ban hành quy chế thi đua khen thưởng
- Quy trình tổ chức thi đua khen thưởng
2. Thực trạng công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng Tân Thành
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty cổ phần đầu tư x ây dựng Tân Thành là doanh nghiệp trực thuộc
tổng công ty đầu tư và phát triển Hà Nội, được thành lập ngày 23 tháng 6 năm
2004. Bằng tinh thần đoàn kết, nỗ lực phấn đấu của toàn thể nhân viên và công
ty, từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh, công
ty cũng dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng đến mục tiêu đa ngành,
đa nghề, với các hoạt động chính đó là đầu tư dự án bất động sản, đầu tư tài
chính, sản xuất kinh doanh các vật liệu xây dựng
2.1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Công ty CPXD Tân Thành là đơn vị đầu tư xây dựng kinh doanh bất
động sản chịu sự giám sát và kiểm tra của tổng công ty đầu tư và phát triển Hà
Nội và nhà nước.
Cồng ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung ý kiến, tổng giám

đốc có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty, các phòng ban của công ty
có chức năng tham mưu và thống nhất từ trên xuống dưới
Nhiệm vụ quyền hạn của công ty đó là :
- Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ của công ty
- Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty
- Hợp tác với các đơn vị khác để nâng cao chất lượng công trình và đảm
20