Cơ sở lý luận và thực tiễn về định biên đối với cơ quan bộ ở Việt Nam hiện nay (LA tiến sĩ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH TÙNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
VỀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ
Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
Chuyên ngành

: Quản lý hành chính công

Mã số

: 62 34 82 01

LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CÔNG

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

GS. TS BÙI THẾ VĨNH
PGS. TS VĂN TẤT THU

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng
tôi. Các kết quả nghiên cứu đƣợc trình bày trong luận án
là trung thực, khách quan và chƣa t ng để bảo vệ

bất k

học vị nào. Các số liệu, tƣ liệu của ngƣ i khác đƣợc tham
khảo trong luận án đƣợc tr ch d n trung thực.
TÁC GIẢ LUẬN ÁN

Nguyễn Thanh Tùng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
Chƣơng 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU .................................. 11
1.1. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƢỚC NGOÀI ........................................ 11
1.2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở TRONG NƢỚC ....................................... 17
1.2.1. Các giáo trình, bài giảng của các cơ s đào tạo .................................... 18
1.2.2. Tài liệu tham khảo của các tác giả trong nƣớc ..................................... 25
1.2.3. Các đề tài nghiên cứu khoa học và các dự án nghiên cứu về định biên.... 29
Về nghiên cứu của tác giả: .............................................................................. 30
1.3. ĐÁNH GIÁ PHẦN TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ
RÚT RA NHỮNG KHOẢNG TRỐNG LUẬN ÁN CẦN TẬP
TRUNG NGHIÊN CỨU ............................................................................. 32
1.3.1. Đánh giá ................................................................................................ 32
1.3.2. Những khoảng trống mà Luận án cần tập trung nghiên cứu ................ 33
TIỂU KẾT CHƢƠNG I...................................................................................... 35
Chƣơng 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ..... 36
2.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN ................................................................ 36

2.1.1. Quan niệm định biên ............................................................................. 36
2.1.2. Các khái niệm liên quan ....................................................................... 37
2.2. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN BỘ, CÔNG CHỨC TRONG CƠ QUAN BỘ ..... 40
2.2.1. Bộ .......................................................................................................... 40
2.2.2. Cơ quan Bộ ........................................................................................... 41
2.2.3. Công chức trong cơ quan Bộ ................................................................ 41
2.2.4. Định biên đối với cơ quan Bộ ............................................................... 44
2.3. CÁC LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN
ĐỊNH BIÊN ................................................................................................. 44
2.3.1. Lý thuyết về tổ chức thƣ lại (quan liêu): Các nguyên tắc, trật tự và
thủ tục của Max Weber (1864 - 1920). ............................................... 44
2.3.2. Lý thuyết về tổ chức lao động khoa học hay còn gọi là trƣ ng phái
cổ điển ................................................................................................ 45
2.3.3. Thuyết về quản lý hành ch nh của Henry Fayol (1841 - 1925) ............ 47


2.4. MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG CHỨC CƠ SỞ CHO ĐỊNH BIÊN ............ 50
2.4.1. Mô hình quản lý công chức theo chức nghiệp ...................................... 50
2.4.2. Mô hình quản lý công chức theo việc làm ............................................ 51
2.4.3. Xu thế áp dụng hai mô hình này trong giai đoạn hiện nay ................... 53
2.5. MỘT SỐ YẾU TỐ ĐẶC THÙ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN
LỰC TRONG CÁC CƠ QUAN BỘ - CƠ SỞ CHO ĐỊNH BIÊN ................. 54
2.5.1. Sự ổn định của các cơ quan Bộ............................................................. 54
2.5.2. Những khó khăn đặc thù trong việc quản lý nguồn nhân lực tại các
cơ quan Bộ .......................................................................................... 55
2.5.3. Yêu cầu về quản lý tài sản con ngƣ i ................................................... 56
2.5.4. Tổ chức và hoạt động bộ máy Ch nh phủ ............................................. 56
2.5.5. Bảo đảm các giá trị của nền hành chính ............................................... 56
2.5.6. Tổ chức lao động và xác định việc làm trong các cơ quan Bộ ............. 57
2.6. CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG VẬN DỤNG VÀO

ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ...................................................... 57
2.6.1. Một số khái niệm cơ bản....................................................................... 57
2.6.2. Các nguyên tắc định mức lao động....................................................... 58
2.6.3. Các loại mức lao động có thể áp dụng đối với cơ quan Bộ .................. 59
2.6.4. Các phƣơng pháp định mức lao động áp dụng đối với cơ quan Bộ ..... 60
2.7. PHƢƠNG PHÁP THIẾT KẾ CÔNG VIỆC ÁP DỤNG VÀO ĐỊNH
BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ................................................................. 64
2.7.1. Khái niệm .............................................................................................. 64
2.7.2. Nội dung của thiết kế công việc ........................................................... 65
2.7.3. Các phƣơng pháp thiết kế và thiết kế lại công việc .............................. 66
2.8. PHƢƠNG PHÁP, QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN ............................................ 68
2.8.1. Phƣơng pháp định biên ......................................................................... 68
2.8.2. Quy trình định biên ............................................................................... 72
2.9. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN ĐỊNH BIÊN ..................................... 74
2.10. KINH NGHIỆM CỦA MỘT SỐ QUỐC GIA VỀ ĐỊNH BIÊN VÀ
RÚT RA BÀI HỌC CHO VIỆT NAM ....................................................... 77


2.10.1. Cải cách chế độ công chức, công vụ theo hệ thống việc làm của
nƣớc Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa ................................................. 77
2.10.2. Cải cách chế độ công vụ, công chức theo mô hình kết hợp giữa
hệ thống việc làm với hệ thống chức nghiệp của Cộng hòa Pháp ...... 82
2.10.3. Cải cách chế độ công vụ của Liên Bang Nga ..................................... 85
2.10.4. Bài học rút ra cho Việt Nam ............................................................... 89
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ..................................................................................... 90
Chƣơng 3. THỰC TRẠNG VỀ ĐỊNH BIÊN CỦA CƠ QUAN BỘ Ở
VIỆT NAM HIỆN NAY....................................................................................... 92
3.1. KHÁT QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY ............................. 92
3.1.1. Vị tr và chức năng của Bộ ................................................................... 92

3.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ ................................................................ 92
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ .......................................................................... 94
3.2. THỰC TRẠNG VỀ ĐỊNH BIÊN CỦA CÁC CƠ QUAN BỘ MÀ
LUẬN ÁN TIẾN HÀNH KHẢO SÁT ....................................................... 94
3.2.1. Lựa chọn cơ quan, đơn vị nghiên cứu, khảo sát ................................... 94
3.2.2. Tiến hành nghiên cứu, khảo sát tại các cơ quan Bộ bằng phiếu
điều tra (bảng hỏi) ............................................................................... 96
3.2.3. Lấy ý kiến Chuyên gia và các nhà quản lý và một số công chức có
kinh nghiệm về định biên ................................................................... 97
3.2.4. Tổng hợp kết quả khảo sát về định biên tại 4 Bộ ................................. 98
3.3. PHƢƠNG PHÁP, QUY TRÌNH ĐỊNH BIÊN CÁC CƠ QUAN BỘ
HIỆN NAY ĐANG SỬ DỤNG ................................................................ 103
3.3.1. Phƣơng pháp, quy trình định biên đối với cơ quan Bộ trƣớc ngày
01 tháng 01 năm 2010....................................................................... 103
3.3.2. Xác định biên chế của các cơ quan Bộ theo quy định tại Nghị định
21/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 3 năm 2010 của Ch nh phủ ............ 106
3.3.3. Định biên của các cơ quan Bộ theo quy định tại Nghị định
36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Ch nh phủ ............ 108


3.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ĐỊNH BIÊN VÀ PHƢƠNG PHÁP
ĐỊNH BIÊN TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ ĐANG SỬ DỤNG .................... 114
3.4.1. Thành tựu ............................................................................................ 115
3.4.2. Hạn chế ............................................................................................... 115
3.4.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 125
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ................................................................................... 126
Chƣơng 4. ĐỀ XUẤT PHƢƠNG PHÁP ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ
QUAN BỘ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY ............................................................. 128
4.1. BỐI CẢNH KINH TẾ XÃ HỘI NƢỚC TA SAU 30 NĂM ĐỔI MỚI
VÀ YÊU CẦU XÂY DỰNG NHÀ NƢỚC KIẾN TẠO, HIỆU LỰC,

HIỆU QUẢ ................................................................................................ 128
4.1.1. Bối cảnh kinh tế - xã hội ..................................................................... 128
4.1.2. Yêu cầu cải cách nền hành ch nh và xây dựng nhà nƣớc kiến tạo,
hiệu lực, hiệu quả .............................................................................. 130
4.2. QUAN ĐIỂM ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ............................. 132
4.2.1. Định biên đối với cơ quan Bộ phải bảo đảm xác định đúng và đủ
về số lƣợng công chức

t ng Vụ trong cơ quan Bộ ........................ 132

4.2.2. Định biên đối với các Vụ thuộc cơ quan Bộ cần phải đi đôi với
việc xác định cơ cấu công chức ........................................................ 132
4.2.3. Phƣơng pháp, quy trình định biên phải bảo đảm t nh khoa học,
thực tiễn, kế th a và tiếp thu kinh nghiệm của quốc tế .................... 132
4.2.4. Một số vị tr làm việc của công chức trong cơ quan Bộ cần phải xác
định tiêu chuẩn riêng gắn với chức danh và nhiệm vụ đƣợc giao.......... 132
4.2.5. Việc áp dụng định biên lại đối với các cơ quan Bộ phải thực hiện
có lộ trình .......................................................................................... 133
4.3. XÁC ĐỊNH CĂN CỨ ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ................ 133
4.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ............. 133
4.3.2. Các quy định của pháp luật đối với việc quản lý nhà nƣớc của
ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý .......................................................... 134
4.3.3. Tổ chức lao động trong các cơ quan Bộ ............................................. 134


4.3.4. Khối lƣợng công việc của các Vụ và của toàn thể cơ quan Bộ .......... 136
4.4. NGUYÊN TẮC ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ .......................... 136
4.5. PHƢƠNG PHÁP ĐỊNH BIÊN ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ........................ 136
4.5.1. Kết cấu của một vị tr làm việc ........................................................... 136
4.5.2. Tên gọi của vị tr làm việc .................................................................. 137

4.5.3. Xây dựng Bản mô tả công việc của vị tr làm việc ............................. 138
4.5.4. Xây dựng Bản yêu cầu về năng lực của vị tr làm việc ...................... 142
4.5.5. Thiết kế công việc và định mức lao động theo vị tr làm việc ........... 148
4.6. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VỊ TRÍ LÀM VIỆC VÀ ĐỊNH BIÊN ĐỐI
VỚI CƠ QUAN BỘ .................................................................................. 151
4.7. NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG PHƢƠNG PHÁP, QUY TRÌNH
ĐỊNH BIÊN HIỆU QUẢ ĐỐI VỚI CƠ QUAN BỘ ................................ 154
4.7.1. Xác định ngạch, bậc của vị tr làm việc .............................................. 155
4.7.2. Thành lập Hội đồng tƣ vấn về định biên ............................................ 160
4.7.3. Thiết kế lại hệ thống ngạch bậc chung của công chức ....................... 160
4.7.4. Một số điều kiện khác ......................................................................... 161
TIỂU KẾT CHƢƠNG 4 ................................................................................... 161
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 163
DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ LIÊN
QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN ....................................................................... 168
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 169
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Thực trạng về cơ cấu ngạch công chức tại 4 Bộ qua kết quả khảo sát ...... 98
Bảng 3.2: Thực trạng về số lƣợng công chức và cơ cấu ngạch của Vụ Tổ chức
cán bộ thuộc 4 Bộ qua kết quả khảo sát ................................................ 99


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngay t khi xác lập con đƣ ng đổi mới đất nƣớc, Đảng và Nhà nƣớc ta đã
xác định cùng với đổi mới về kinh tế chúng ta cũng cần phải đổi mới phƣơng
thức hoạt động của Nhà nƣớc. Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI chỉ

rõ: "... Thực hiện một cuộc cải cách lớn về tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà
nƣớc... Thực hiện một Quy chế làm việc khoa học, có hiệu suất cao; xây dựng bộ
máy gọn nhẹ, có chất lƣợng cao, với một đội ngũ cán bộ có phẩm chất ch nh trị và
năng lực Quản lý nhà nƣớc, quản lý kinh tế, quản lý xã hội...".
Ngày 17 tháng 9 năm 2001, Thủ tƣớng Ch nh phủ ban hành Quyết định số
136/QĐ - TTg Ban hành chƣơng trình Tổng thể Cải cách hành ch nh Nhà nƣớc giai
đoạn 2001 - 2010, với mục tiêu đặt ra là: "Xây dựng một đội ngũ cán bộ, công chức
có số lƣợng, cơ cấu hợp lý, có đủ trình độ chuyên môn và năng lực thi hành công
vụ; cải cách bộ máy đồng th i với việc tăng cƣ ng công tác quản lý và phát triển
đội ngũ cán bộ, công chức thực thi công vụ" [67].
Mƣ i năm sau, ngày 08 tháng 11 năm 2011, Ch nh phủ tiếp tục ban hành Nghị
quyết 30c/NQ - CP Ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành ch nh nhà nƣớc giai
đoạn 2011 - 2020 với nhiệm vụ trọng tâm là…"đến năm 2020, đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức có số lƣợng cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và năng lực thi hành công vụ…"
và..."trên cơ s xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của t ng cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ
cấu cán bộ, công chức, viên chức gắn với vị tr việc làm"…[5].
Ngày 13 tháng 11 năm 2008, Quốc hội ban hành Luật Cán bộ, công chức, có
hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2010 và ngày 15 tháng 11 năm 2010, Quốc hội ban
hành Luật Viên chức, có hiệu lực thi hành t ngày 01/01/2012. Hai đạo luật này đều
khẳng định nguyên tắc quản lý cán bộ, công chức, viên chức là "thực hiện kết hợp
giữa tiêu chuẩn chức danh với vị tr việc làm", toàn bộ quá trình tuyển dụng, sử
dụng và quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức đều phải căn cứ vào vị tr việc
làm. Tiếp theo, Ch nh phủ ban hành Nghị định 36/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm
2013 quy định vị tr việc làm và cơ cấu ngạch công chức. Vị tr việc làm là cơ s
quan trọng nhất để định biên và quản lý cán bộ, công chức, viên chức của nƣớc ta.

1


Tuy nhiên, sau nhiều năm thực hiện Cải cách hành ch nh theo Chƣơng trình

Tổng thể cải cách hành ch nh nhà nƣớc và 05 năm thực hiện Luật Cán bộ, công chức,
mặc dù đã đạt đƣợc nhiều thành tựu quan trọng nhƣng tổ chức và hoạt động của hệ
thống các cơ quan hành ch nh của Nhà nƣớc ta v n còn bộc lộ những hạn chế sau:
Thứ nhất, về lý luận: Hiện chƣa có cơ s lý luận hoàn chỉnh, vững chắc về
định biên (căn cứ, cơ s , phƣơng pháp, quy trình định biên) công chức trong hệ
thống các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc

Việt Nam, đặc biệt chƣa xây dựng đƣợc

cơ s , căn cứ, phƣơng pháp, quy trình cho việc xác định ch nh xác số lƣợng, chất
lƣợng công chức trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc

trung ƣơng (cơ quan Bộ)

để các cơ quan đó hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Thứ hai, về thực tiễn:
Một là, bộ máy hành ch nh còn cồng kềnh, trùng lặp các chức năng; quan hệ
ngang, dọc v a phân tán, v a cục bộ; chế độ trách nhiệm không cụ thể, rõ ràng;
nhiều công việc xử lý chậm, vòng vèo, qua nhiều khâu, nhiều tầng nấc; họp hành
nhiều; chất lƣợng công vụ thấp.
Hai là, việc thực hiện tinh giản biên chế, điều chỉnh lại cơ cấu công chức
trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc và giữa các đơn vị trong cùng một tổ chức
nhằm bảo đảm xây dựng bộ máy hành ch nh gọn nhẹ, chuyên nghiệp, cách làm việc
khoa học, hiệu suất cao; việc thực hiện phân cấp quản lý và phát triển đội ngũ công
chức cho các đơn vị cơ s ; việc quy định chế độ làm việc, quyền hạn và trách nhiệm
của ngƣ i đứng đầu và của t ng công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị diễn ra
còn chậm, kém hiệu quả.
Ba là, công tác quản lý nguồn nhân lực trong hệ thống các cơ quan hành
ch nh nhƣ: Thiếu các chỉ tiêu định lƣợng và căn cứ t nh toán để xây dựng kế hoạch
nguồn nhân lực; xây dựng kế hoạch tuyển dụng và bố tr sử dụng công chức; đào

tạo, bồi dƣỡng công chức; xây dựng kế hoạch tiền lƣơng và kế hoạch ngân sách
trong các cơ quan hành ch nh; khuyến kh ch tạo động lực làm việc cho đội ngũ công
chức đƣợc thực hiện một cách tùy tiện và kém hiệu quả.
Bốn là, quy trình, căn cứ đánh giá công chức không có tiêu ch , tiêu chuẩn
định lƣợng cơ bản, ổn định, lâu dài; tiếp diễn cơ chế "xin cho", "t trên giao xuống"

2


trong việc phân bổ chỉ tiêu biên chế. Điều đó, giảm t nh sáng tạo, suy giảm thậm ch
triệt tiêu thái độ trung thực, dám chịu trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý
công chức và thực thi công vụ. Đồng th i, đây cũng là một trong những nguyên
nhân d n tới sự mất công bằng, công khai, minh bạch trong tuyển dụng, sử dụng,
quản lý và phát triển đội ngũ công chức.
Nguyên nhân cơ bản d n đến những hạn chế nêu trên là do chúng ta còn
thiếu cơ s lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng kế hoạch hóa nguồn nhân lực;
việc xác định biên chế, xác định nhu cầu nhân lực với các yêu cầu về số lƣợng và
chất lƣợng (sự phù hợp giữa yêu cầu của công việc với trình độ, năng lực của công
chức) trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc, còn thiếu luận cứ khoa học và thực
tiễn (đặc biệt là đội ngũ công chức làm nhiệm vụ tham gia vào việc nghiên cứu, xây
dựng và hoạch định ch nh sách

tầm vĩ mô nghĩa là đội ngũ công chức

các bộ,

ngành, các cơ quan của Ch nh phủ). Ch nh vì vậy, tôi chọn đề tài: "Cơ sở lý luận
và thực tiễn về định biên đối với cơ quan Bộ ở Việt Nam hiện nay" để nghiên
cứu Luận án tiến sĩ chuyên ngành Quản lý hành ch nh công.
2. Mục đích nghiên cứu

Trên cơ s khoa học về quản lý hành ch nh công và khoa học quản lý lao
động, Luận án hƣớng tới mục tiêu là đề xuất phƣơng pháp định biên (xác định số
lƣợng ngƣ i làm việc) trong các cơ quan Bộ thông qua xác định vị tr làm việc t
việc phát huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc của
các cơ quan Bộ.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Tổng quan về tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Luận án
Nghiên cứu các tài liệu trong và ngoài nƣớc về phƣơng pháp định biên, xác
định vị tr làm việc nhằm định hƣớng cho hƣớng nghiên cứu của Luận án, chỉ ra sự
khác biệt và rút ra những khoảng trống về lý luận, thực tiễn, phƣơng pháp, quy trình
định biên mà tác giả sẽ tập trung nghiên cứu.
3.2. Nghiên cứu cơ sở lý luận về định biên trong các cơ quan Bộ
- Tác giả nghiên cứu, tìm hiểu các khái niệm, quan niệm, định nghĩa khác
nhau về định biên và các khái niệm khác có liên quan, t đó xây dựng và xác lập
các khái niệm, quan niệm cho Luận án;
3


- Khái quát về các lý thuyết về quản lý lao động cơ s cho định biên; mô
hình quản lý công chức đƣợc áp dụng hiện nay cơ s cho định biên;
- Nghiên cứu khái quát về tổ chức hành ch nh nhà nƣớc

Trung ƣơng (Bộ);

lao động trong cơ quan Bộ; hoạt động và nguồn nhân lực trong các cơ quan hành
ch nh nhà nƣớc nói chung và cơ quan bộ nói riêng làm cơ s cho định biên;
- Phƣơng pháp, quy trình định biên, các yếu tố ảnh hƣ ng đến định biên;
- Nghiên cứu áp dụng việc quản lý công chức theo hệ thống việc làm của một
số quốc gia trên thế giới và rút ra bài học kinh nghiệm cho Việt Nam..
3.3. Đánh giá thực trạng về định biên trong các cơ quan Bộ hiện nay

- Khát quát về tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ
Việt Nam hiện nay;
- Khảo sát thực trạng định biên
biên tại một số bộ

một số Bộ; phƣơng pháp quy trình định

Việt Nam hiện nay.

- Đánh giá thực trạng định biên tại các Bộ (những thành tựu, hạn chế và
nguyên nhân của những hạn chế trong công tác định biên tại các cơ quan Bộ).
3.4. Đề xuất phương pháp định biên trong cơ quan Bộ
Tác giả đề xuất phƣơng pháp định biên trong các cơ quan Bộ

Việt Nam

hiện nay, các điều kiện để định biên có hiệu quả.
4. Đối tƣợng và khách thể nghiên cứu
+ Đối tượng nghiên cứu:
Cơ s lý luận và thực tiễn về định biên đối với các cơ quan Bộ. Xác định vị
tr làm việc (xác định số lƣợng ngƣ i làm việc) trong các cơ quan Bộ.
+ Khách thể nghiên cứu:
Các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc

Trung ƣơng (các Bộ, cơ quan ngang Bộ)

và công chức làm việc trong các cơ quan Bộ.
+ Đối tượng khảo sát:
Tác giả lựa chọn một số Vụ thuộc Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
trong mối quan hệ với một số Vụ cùng tên của một số Bộ khác.

4


5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu
5.1. Câu hỏi nghiên cứu
- Có những mô hình quản lý công chức phổ biến nào? và hiện nay các mô
hình quản lý công chức này đƣợc áp dụng nhƣ thế nào

Việt Nam?.

- Có những khó khăn và đặc thù gì trong việc quản lý nguồn nhân lực trong
các cơ quan Bộ?.
- Có những phƣơng pháp định mức lao động nào đƣợc áp dụng và cơ quan Bộ?.
- Tổ chức lao động và xác định việc làm trong các cơ quan Bộ đƣợc thực
hiện nhƣ thế nào?.
- Thực trạng về định biên

các cơ quan Bộ hiện nay nhƣ thế nào? Có những

thành công và hạn chế gì? Nguyên nhân của vấn đề t đâu?.
- Định biên đƣợc tiến hành cần có những cơ s , căn cứ, nguyên tắc nào?.
- Phƣơng pháp và quy trình định biên đối với cơ quan Bộ đƣợc thực hiện nhƣ
thế nào?.
- Có những yếu tố nào ảnh hƣ ng đến định biên đối với cơ quan hành ch nh
nhà nƣớc nói chung và cơ quan Bộ nói riêng?.
- Việc xác định ngạch, bậc của vị tr làm việc có cần thiết không? Liệu đây có
phải là điều kiện cần thiết để áp dụng có hiệu quả phƣơng pháp, quy trình định biên?.
5.2. Giả thuyết khoa học
Việc định biên (xác định biên chế, xác định số lƣợng ngƣ i làm việc) trong

các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và cơ quan Bộ nói riêng

Việt Nam

hiện nay chƣa thành công và chƣa hiệu quả do chƣa xây dựng đƣợc các phƣơng
pháp, quy trình định biên thực sự khoa học, sát với thực tế. Nếu xây dựng đƣợc
phƣơng pháp, quy trình định biên t việc phát huy các kết quả của hoạt động
phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, thì sẽ xác định đƣợc ch nh xác số lƣợng,
chất lƣợng, cơ cấu công chức (định biên) trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc
nói chung và cơ quan Bộ nói riêng đáp ứng các yêu cầu đặt ra trong công tác
quản lý, sử dụng công chức trong tình hình mới, góp phần nâng cao hiệu lực,
hiệu quả nền hành ch nh nhà nƣớc, thúc đẩy công cuộc cải cách hành ch nh nhà
nƣớc thành công.

5


6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu
6.1. Giới hạn về đối tượng nghiên cứu
Luận án nghiên cứu cơ s lý luận và thực tiễn về định biên đối với cơ quan
Bộ, đó là, việc xác định vị tr làm việc (xác định số lƣợng ngƣ i làm việc theo vị tr
làm việc) trong các cơ quan Bộ.
Việc xác định cơ cấu công chức trong tổ chức theo ngạch công chức, loại
công chức, bậc công chức; theo độ tuổi, giới t nh của công chức và việc xác định
chất lƣợng của công chức theo yêu cầu của tổ chức không thuộc đối tƣợng nghiên
cứu của Luận án này. Tuy nhiên, đây là nội dung quan trọng có liên quan mật thiết
với đối tƣợng nghiên cứu của Luận án nên cũng đƣợc nghiên cứu khái quát trong
Luận án.
6.2. Giới hạn không gian nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu của Luận án là các Vụ thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ

(sau đây gọi chung là cơ quan Bộ).
- Các cơ quan Bộ đƣợc lựa chọn để tiến hành nghiên cứu, khảo sát:
Tác giả lựa chọn 4 cơ quan Bộ trong tổng số 22 Bộ, cơ quan ngang Bộ, có
trụ s tại Hà Nội, gồm có Bộ đơn ngành, Bộ đa ngành, Bộ kinh tế và Bộ kinh tế
tổng hợp, đó là: Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nội vụ, Bộ Xây dựng,
Bộ Thông tin và Truyền thông (Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội và Bộ Nội vụ
là Bộ có chức năng quản lý nhà nƣớc về lao động, việc làm, tiền lƣơng và công
chức, viên chức của cả nƣớc). Đối với mỗi cơ quan Bộ thì lựa chọn khảo sát tại
5 Vụ, trong đó có các Vụ cùng tên và các Vụ có t nh chất chuyên ngành, đặc thù
riêng có của Bộ (cụ thể sẽ đƣợc trình bày tại Chƣơng 3 của Luận án).
- Các cơ quan, đơn vị sau đây không thuộc phạm vi nghiên cứu của Luận án này:
Các cơ quan thuộc Ch nh phủ, tổ chức do Ch nh phủ, Thủ tƣớng Ch nh phủ
thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập;
Các Ban chỉ đạo, Ban Quản lý dự án, Ban Điều hành, Ban Đổi mới... trực
thuộc Bộ trƣ ng;
Các Tổng cục, Cục thuộc Bộ, Thanh tra và Văn phòng Bộ;
Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, các Học viện, Viện khoa học, Viện
Nghiên cứu, các Trƣ ng, Trung tâm… thuộc các Bộ, Ngành.

6


6.3. Giới hạn thời gian nghiên cứu
Luận án nghiên cứu về định biên đối với các cơ quan Bộ t năm 2008 đến
nay. Các số liệu, kết quả điều tra về thực trạng trong Luận án đƣợc thực hiện t
tháng 3 năm 2014 đến tháng 6 năm 2015.
7. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp luận
Phƣơng pháp duy vật biện chứng là cơ s lý luận chung nhất của mọi nhận
thức khoa học. Luận án nghiên cứu về định biên thông qua việc phát huy các kết

quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc và xây dựng vị tr làm việc
đối với cơ quan Bộ, cần nhận thức đƣợc các vấn đề nhƣ: Tổ chức bộ máy hành
ch nh nhà nƣớc; công việc; chế độ công vụ;... có tác động trực tiếp và gián tiếp đến
định biên và ngƣợc lại định biên có tác động tr lại đến việc xây dựng nền hành
ch nh nhà nƣớc pháp quyền hiệu lực, hiệu quả với đội ngũ công chức có đủ về số
lƣợng và năng lực thực thi công vụ, chuyên nghiệp, liêm chính, vững mạnh. Các
phƣơng pháp, giải pháp, quy trình định biên cần đƣợc nhận thức đúng đắn trong các
mối quan hệ tổng thể và nhân quả giữa đội ngũ công chức hành ch nh với hệ thống
các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc trong môi trƣ ng kinh tế, xã hội, văn hóa và pháp
lý nói chung.
7.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận án sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản: Tác giả nghiên cứu các tài liệu
trong và ngoài nƣớc về định biên, các tài liệu, hồ sơ, văn bản của Đảng, nhà nƣớc,
quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, số lƣợng công chức
(biên chế) và quản lý công chức; các văn bản phân công nhiệm vụ đối với t ng
công chức trong Vụ thuộc Bộ… sử dụng các phƣơng pháp phân tích, đánh giá để
phân t ch chi tiết công việc, mức độ phức tạp của công việc, định mức lao động
công chức, mức độ hoàn thành công việc, mức độ ảnh hƣ ng của môi trƣ ng bên
trong và bên ngoài tổ chức đối với hoàn thành công việc, nhiệm vụ đƣợc giao của
công chức…, sau đó, tổng hợp làm căn cứ xây dựng định biên đối với cơ quan Bộ.
Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi đã được thiết kế sẵn (phiếu điều tra):
Tác giả thiết kế sẵn một bảng câu hỏi trong đó ghi các thông tin về các nhiệm
vụ, công việc, hành vi, kỹ năng, các điều kiện có liên quan đến công việc và trách

7


nhiệm của họ, đề nghị công chức đƣợc hỏi điền vào các câu trả l i theo hƣớng d n.
Sau đó, mỗi một nhiệm vụ, công việc hay một hành vi đều phải xem xét, đánh giá

xem công việc đó có đƣợc thực hiện hay không; mức độ quan trọng và độ phức tạp
của nó, th i gian thực hiện một công việc là bao nhiêu, các quan hệ phối hợp, trao
đổi trong quá trình thực hiện, những khó khăn, thuận lợi, mức độ hài lòng với
những công việc mà công chức đang phải thực hiện…(chi tiết Phiếu điều tra tại Phụ
lục 1 của Luận án).
Tóm lại: Bảng hỏi nhằm thu thập các thông tin về công việc, năng lực làm
việc, khối lƣợng công việc đƣợc giao và cƣ ng độ làm việc, khối lƣợng công việc
cần tiến hành xử lý.
Phương pháp chuyên gia: Tác giả, lấy ý kiến các chuyên gia đầu ngành và
cán bộ quản lý có trình độ và kinh nghiệm về công tác tổ chức cán bộ, những ngƣ i
là lãnh đạo cấp Vụ. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng để thu thập các thông tin phục
vụ công tác phân t ch công việc nhƣ: xây dựng Bản mô tả công việc, yêu cầu của
công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc, định mức lao động, độ khó, độ phức tạp
của công việc, xây dựng các phiếu đánh giá thực hiện công việc, xây dựng bảng hỏi
(phiếu điều tra)…
Phương pháp phỏng vấn: Tác giả phỏng vấn một số công chức của một số
Vụ thuộc các Bộ khảo sát, qua phỏng vấn, tác giả thu thập đƣợc t ngƣ i công chức
những thông tin về nhiệm vụ nào cần phải thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào trong
công việc của họ, tại sao phải thực hiện các nhiệm vụ đó. Các thông tin thu đƣợc tác
giả ghi lại theo những bảng m u đã thiết kế sẵn. Phƣơng pháp này giúp tác giả so
sánh đƣợc các câu trả l i của những công chức khác nhau về cùng một công việc và
có thể tìm hiểu sâu hơn về một công việc. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng gặp
không t khó khăn, cản tr khi tiếp xúc với các công chức

các cơ quan Bộ và mức

độ họ chia sẻ.
Phương pháp tổng hợp, đánh giá và xử lý số liệu: Các số liệu, kết quả thu
thập đƣợc t các phƣơng pháp trên đƣợc tác giả tổng hợp, tiến hành phân t ch, đánh
giá về các thông số của công việc, độ phức tạp, quy mô, cơ cấu của công việc, các

yêu cầu về năng lực thực hiện công việc của công chức, th i gian để thực hiện, định
mức lao động của công chức theo cấp độ phức tạp của công việc…

8


8. Những đóng góp mới của Luận án
Khác với thực tiễn quản lý nhân sự hiện nay trong các cơ quan hành chính là
việc áp dụng các nguyên tắc pháp định và quản lý các cá nhân, đó là, các hoạt động
quản lý công chức về mặt hành ch nh nhƣ: Tuyển dụng, trả lƣơng, phụ cấp, nghỉ
phép, kỷ luật lao động, điều động, luân chuyển, hƣu tr , thăng tiến, thuyên
chuyển…nhằm mục đ nh quản lý chặt chẽ con ngƣ i; hoạt động này đƣợc cấu thành
b i các hành vi rất cổ điển mà không t nh đến nhu cầu của tổ chức và của đội ngũ
công chức. Luận án nghiên cứu việc định biên trong các cơ quan Bộ t việc phát
huy các kết quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, xây dựng vị
tr làm việc nhằm tổ chức lao động khoa học, cải thiện hiệu suất làm việc của công
chức trong bộ máy…
Luận án về cơ bản có những đóng góp mới sau:
- Xây dựng cơ s khoa học nhằm xác định ch nh xác số lƣợng và chất lƣợng
công chức theo nhu cầu của tổ chức; giảm thiểu tối đa tình trạng th a hoặc thiếu
biên chế;
- Xây dựng cơ s khoa học cho việc tạo sự hòa hợp giữa nhu cầu của tổ chức
và nguồn lực của tổ chức đó; giảm thiểu tối đa tình trạng trình độ chuyên môn nghề
nghiệp quá thấp hoặc quá cao thậm ch không phù hợp với công việc;
- Xây dựng cơ s khoa học hƣớng tới việc giải quyết các vấn đề về năng lực,
nhu cầu, động cơ lao động của công chức nhằm đáp ứng những đòi hỏi của công
việc và yêu cầu của tổ chức;
- Đề xuất việc tổ chức lao động khoa học và xác định việc làm trong các cơ
quan hành ch nh nhà nƣớc nhằm cải thiện hiệu suất của tổ chức;
Ngoài ra, Luận án còn có một số đóng góp sau:

- Luận án tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng mô hình quản lý công chức
theo hệ thống chức nghiệp kết hợp với hệ thống việc làm thực sự hiệu quả;
- Là căn cứ khoa học để phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
các cơ quan, đơn vị và của t ng công chức trong thực thi công vụ, làm cơ s khoa
học để xác định trách nhiệm cá nhân (cá nhân ngƣ i đứng đầu và t ng công chức)
nhằm xây dựng nền hành ch nh pháp quyền hiện đại;
- Xây dựng môi trƣ ng làm việc linh hoạt, hài hòa trong tổ chức.

9


9. Ý nghĩa của Luận án
9.1. Ý nghĩa lý luận
Luận án là đề tài nghiên cứu khoa học có hệ thống, góp phần làm phong phú
thêm cơ s lý luận về định biên đối với cơ quan Bộ thông qua việc phát huy các kết
quả của hoạt động phân t ch tổ chức, phân t ch công việc, xác định vị tr làm việc
trong các cơ quan Bộ.
9.2. Ý nghĩa thực tiễn
Xác định biên chế (định biên) của các cơ quan Bộ là một phƣơng tiện để
quản lý nguồn nhân lực trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc, đó là hoạt động
hƣớng tới các yêu cầu, nhiệm vụ sau:
- Xác định ch nh xác số lƣợng và cơ cấu công chức theo nhu cầu của cơ
quan, tổ chức;
- Tạo cơ s khoa học để xây dựng kế hoạch tiền lƣơng, kế hoạch ngân sách
cho các cơ quan hành ch nh;
- Tạo cơ s cho việc xác định mô hình quản lý công chức theo việc làm kết
hợp với mô hình quản lý công chức theo chức nghiệp thực sự hiệu quả;
- Tạo cơ s cho việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng hoặc thi tuyển, bổ sung
đội ngũ công chức hàng năm;
- Tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng cơ chế điều động, luân chuyển công chức;

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng ngạch, chuyển ngạch công chức;
- Tạo cơ s khoa học cho việc xây dựng các tiêu ch cơ bản để đánh giá,
khen thƣ ng, kỷ luật công chức;
9.3. Ý nghĩa về nguồn tài liệu
Luận án là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị cho những ngƣ i nghiên cứu,
sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh và những ngƣ i làm thực tiễn trong lĩnh vực
quản lý nhân sự, quản lý nguồn nhân lực trong khu vực hành ch nh nhà nƣớc.
10. Kết cấu của Luận án
Ngoài phần M đầu, tài liệu tham khảo, luận án kết cấu thành 4 chƣơng:
Chƣơng 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài của Luận án
Chƣơng 2. Cơ s lý luận về định biên đối với cơ quan Bộ
Chƣơng 3. Thực trạng về định biên đối với cơ quan Bộ

Việt Nam hiện nay

Chƣơng 4. Đề xuất phƣơng pháp định biên đối với cơ quan Bộ
hiện nay.

10

Việt Nam


Chƣơng 1
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
1.1. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở NƢỚC NGOÀI

Cuốn "Phục vụ và duy trì: Cải thiện hành chính công trong một thế giới cạnh
tranh" tác giả S. Chiavo - Campo và PS. Sundaram [59]. Trên cơ s phân t ch, phác
họa bức tranh toàn cảnh của nền hành ch nh công trong thế kỷ 21, các tác giả đã

dành một chƣơng (chƣơng 11) để đề cập về vấn đề quản lý nhân sự trong bộ máy
ch nh phủ [59, tr.463]. Mục đ ch, ý nghĩa của việc xác định những yêu cầu về nhân
sự nhƣ: lập kế hoạch nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, những biện pháp để hình
thành lực lƣợng lao động của ch nh phủ có quy mô và chất lƣợng phù hợp nhằm
thực hiện các ch nh sách và chƣơng trình của ch nh phủ có hiệu lực, hiệu quả. T
đó, các cơ quan của Ch nh phủ phải xây dựng "Cơ s dữ liệu nhân sự đầy đủ" là
điều kiện tiên quyết cho việc lập kế hoạch nhân sự, bao gồm các nhóm dữ liệu sau:
Thứ nhất: Thông tin về con ngƣ i và đặc điểm nhân viên (tuổi, giới t nh, tiêu
chuẩn nghề, trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm), nơi công tác, các số liệu về tuyển
dụng, đề bạt, chuyển ngành, luân chuyển và thôi việc…
Thứ hai: Những thông tin về vị tr công việc, loại công việc và mức độ; số
lƣợng, địa điểm, loại và cấp bậc vị tr công việc, số vị tr đã có ngƣ i đảm đƣơng và
những vị tr còn trống; ngạch lƣơng, bậc lƣơng và những điều kiện làm việc khác…
Thứ ba: Những số liệu tài ch nh có liên quan, mức lƣơng, thƣ ng hiện tại,
khuynh hƣớng chi tiêu của cá nhân, trợ cấp thôi việc, dự báo lƣơng hƣu…
T cơ s dữ liệu nhân sự, nhà quản lý đánh giá và phân loại công việc trong hệ
thống tổ chức Ch nh phủ bao gồm: vị tr công việc và ngạch, bậc; xếp hạng theo con
ngƣ i và xếp hạng theo vị tr công việc; phân t ch và đánh giá công việc. Việc đánh giá
và phân loại công việc vô cùng quan trọng, là cơ s cho việc quản lý và sử dụng công
chức trong hệ thống các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc.
Đối với các nƣớc đang phát triển, điều quan trọng là chất lƣợng và số lƣợng
thông tin quá yếu kém về vị tr công việc, d n đến việc nâng bậc không ch nh xác.
Hệ thống ngạch bậc không rõ ràng làm phức tạp thêm b i có quá nhiều các khung

11


lƣơng thƣ ng không liên quan gì tới yêu cầu nội dung công việc hay kết quả thực
hiện công việc. Hơn nữa, những ngƣ i chịu trách nhiệm đối với việc nâng bậc vị tr
công việc lại thƣ ng không đƣợc đào tạo đầy đủ về đánh giá công việc và thiếu

trình độ kỹ năng, đồng th i các hệ thống này cũng rất dễ bị ảnh hƣ ng b i những t nh
toán ch nh trị và rất dễ bị làm sai lệch. Những vấn đề này đòi hỏi phải thận trọng khi áp
dụng các hệ thống phân loại công việc của các nƣớc phát triển.
Sau khi xây dựng xong "Cơ s dữ liệu nhân sự" bƣớc tiếp theo là lựa chọn và
tuyển dụng nhân sự, các tác giả đã xác định quy trình tuyển dụng và tổ chức bao
gồm: Xác định vị tr công việc cần tuyển; hoàn thiện mô tả nội dung công việc; thu
hút những ứng cử viên phù hợp cho vị tr công việc đó, đánh giá và lựa chọn những
ứng cử viên th ch hợp nhất.
Nhƣ vậy, xây dựng "Cơ s dữ liệu nhân sự" là căn cứ quan trọng để định
biên đối với các cơ quan của Ch nh phủ khi các quốc gia đang phát triển muốn áp
dụng hệ thống việc làm vào việc quản lý đội ngũ công chức mà các nƣớc phát triển
đang áp dụng. Các tác giả đƣa ra các thông tin mang t nh chất định hƣớng, chƣa
trình bày đƣợc cụ thể, khoa học việc xây dựng bản mô tả công việc; xác định tiêu
chuẩn công việc; xác định các cấp độ của công việc trong các tổ chức của Ch nh
phủ mà mới chỉ đƣa ra nhƣ là vấn đề cần nghiên cứu, giải quyết khi tiến hành quy
trình của công tác định biên. Tuy nhiên t thực tiễn của một số quốc gia, các tác giả
cũng khuyến cáo cần thận trọng khi đƣa hệ thống việc làm vào áp dụng và phải cần
t nh toán kỹ lƣỡng đến các nhân tố ảnh hƣ ng đến việc áp dụng hệ thống việc làm nhƣ:
Yếu tố ch nh trị (mức độ can thiệp của ch nh trị đối với hành ch nh); yếu tố sắc tộc;
giới t nh; mức độ áp dụng khoa học công nghệ và quan trọng nữa là yếu tố kinh tế…
Cuốn "Những vấn đề cốt yếu của quản lý" do các tác giả ngƣ i Mỹ là:
Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich biên soạn [23]. Theo các tác giả,
chức năng quản lý của việc xác định biên chế hay định biên đƣợc định nghĩa là:
“việc sắp xếp các cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xác định những đòi hỏi về
nhân lực, dự trữ nhân lực, tuyển dụng, lựa chọn, sắp xếp, đề bạt, đánh giá, bồi hoàn
và đào tạo con người” [23, tr.384]. Nhƣ vậy, định biên gắn chặt với việc tổ chức,
tức là việc định ra cơ cấu tổ chức hƣớng đ ch của các vai trò, nhiệm vụ và vị tr

12

công tác. Đối với hoạt động quản lý, con ngƣ i tham gia vào quá trình hoạt động
quản lý rất khác nhau (đòi hỏi, mong muốn, động cơ, tuổi tác, tình trạng kinh tế và
mức độ trƣ ng thành), do đó, định biên phải giải quyết đƣợc sự phù hợp ch nh xác
giữa đòi hỏi cá nhân và nhu cầu của tổ chức. Công chức sẽ có lợi qua việc đƣợc
thỏa mãn và qua cảm giác có năng lực của mình còn tổ chức sẽ có đƣợc một nhân
lực có động cơ đúng đắn.
Định biên là một quá trình phức tạp, đòi hỏi áp dụng phƣơng pháp tiếp cận
hệ thống m , thực hiện trong phạm vi tổ chức. Cơ s cho việc định biên là chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch của tổ chức. Số lƣợng con ngƣ i trong tổ chức phụ
thuộc vào quy mô, độ phức tạp của cơ cấu, kế hoạch của tổ chức và mức độ luân
chuyển nhân viên. Tỷ lệ giữa số ngƣ i quản lý và số lƣợng nhân viên không tuân
theo bất k quy luật nào. Sự biến đổi cơ cấu qua việc m rộng hay thu hẹp nhiệm
vụ, quyền hạn đƣợc giao, sao cho số lƣợng ngƣ i trong tổ chức nhất định sẽ tăng
hay giảm không phụ thuộc vào quy mô hoạt động của nó. Cơ s để xác định số
lƣợng nhân viên cũng nhƣ là số lƣợng vị tr làm việc trong tổ chức trƣớc hết cần
phải xác định yêu cầu đối với công việc, khi xác định yêu cầu đối với công việc,
ta phải trả l i các câu hỏi: Công việc này đòi hỏi phải làm những gì? Phải thực
hiện chúng nhƣ thế nào? Kiến thức cơ bản, quan điểm và kỹ năng cần thiết là gì?
Do những cƣơng vị này không tĩnh tại, chúng ta có thể phải đặt thêm câu hỏi: Có
thể làm khác đƣợc không? Nếu đƣợc, những yêu cầu mới là gì? Để trả l i cho
các câu hỏi này chúng ta cần phải phân t ch công việc. Việc phân t ch này có thể
thực hiện qua quan sát, phỏng vấn điều tra và thậm ch là phân t ch hệ thống.
Nhƣ vậy, mô tả công việc, phân t ch công việc, sẽ liệt kê các chức phận quan
trọng, mối liên hệ trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ với vị tr công tác
khác. Không có bất k quy tắc nào rõ ràng để thiết kế các công việc. Tuy nhiên,
để tránh sai lầm chúng ta cần lƣu ý một vài vấn đề sau: Tầm cỡ công việc phải
tƣơng xứng; mỗi cƣơng vị phải gắn liền với một công việc có thử thách và thu
hút toàn bộ th i gian; công việc phải phản ánh đƣợc những kỹ năng quản lý cần
thiết (kỹ năng về kỹ thuật, kỹ năng trong quan hệ, kỹ năng về nhận thức, kỹ năng

thiết kế…).

13


Nhƣ vậy, cuốn sách đã cung cấp cho chúng ta nhận thức đƣợc tầm quan
trọng của định biên, phƣơng pháp tiếp cận, những yếu tố ảnh hƣ ng đến định biên
và quy trình xác định yêu cầu đối với công việc, những yếu tố cần t nh đến khi tiến
hành công tác định biên. Tuy nhiên, các kiến thức và công việc phải làm trong công
tác định biên thì các tác giả mới chỉ ra cho chúng ta

tầm khái quát mang t nh chất

gợi m , những yếu tố cấu thành một bản mô tả công việc hay xác định tiêu chuẩn
công việc, sự liên hệ giữa đào tạo và sử dụng v n chƣa đƣợc các tác giả đề cập đến.
Cuốn sách "Quản trị nguồn nhân lực" do Hƣơng Huy biên dịch, (tập 1) [39].
Phân t ch công việc là cơ s cho phƣơng pháp tái cơ cấu công ty, những chƣơng trình
cải thiện chất lƣợng, xác định ch nh xác số lƣợng vị tr làm việc, các chiến lƣợc tuyển
dụng, những chƣơng trình đào tạo, lên kế hoạch liên tục và các hệ thống thù lao đều
dựa trên cách phân t ch công việc.
Phân t ch công việc là phƣơng pháp có hệ thống trong việc thu thập thông tin
về công việc, những mối quan hệ trong công việc. Nó tập trung vào những yêu cầu
về chức năng, nhiệm vụ, những đáp ứng về đòi hỏi yêu cầu của khách hàng. Tiếp
theo của phân t ch công việc là nhận ra các kiến thức quan trọng, khả năng, kỹ năng
và các đặc điểm khác cần thiết để thực hiện công việc. Các yếu tố này đƣợc gọi là
"năng lực" và cũng tƣơng tự với việc "làm theo năng lực". Mục tiêu chủ yếu của
phân t ch công việc là mô tả những điều có thể quan sát đƣợc; thái độ làm việc độc
lập với những đặc điểm cá nhân của riêng ngƣ i thực hiện công việc và cuối cùng
dữ liệu phân t ch công việc phải có thể kiểm tra đƣợc và đáng tin cậy.
Sản phẩm tạo ra t phân t ch công việc phổ biến, thƣ ng xuyên nhất là Bản

mô tả công việc và Bản quy định đối với công việc cho t ng vị tr làm việc. Bản mô
tả công việc xác định công việc về phạm vi và nội dung, mặc dù thể thức có thể
thay đổi, cách mô tả công việc v n gồm thông tin về các bổn phận, nhiệm vụ, công
việc, hoạt động, thái độ và trách nhiệm. Bản quy định đối với công việc bao gồm
các kiến thức quan trọng, khả năng, kỹ năng và những đặc điểm khác cần thiết để
thực hiện công việc hay bổn phận. Bản quy định đối với công việc không ch nh xác
có thể biến thành chi ph lao động cao hơn.
Thông tin phân t ch công việc phản ánh ch nh xác những yêu cầu cần thiết
của công việc để có thể có tác động trực tiếp lên kết quả tuyển dụng và lập kế hoạch

14


nguồn nhân lực. Có thể sử dụng thông tin phân t ch công việc trong nỗ lực tinh giản
biên chế khi những công việc đƣợc tái cơ cấu dựa trên cơ cấu tổ chức mới hoặc các
cá nhân đƣợc bố tr lại dựa trên một chiến lƣợc mới. Hầu hết các thông tin phân tích
công việc bao gồm cả những thông tin định t nh và định lƣợng. Vì vậy, cần thiết phải
chuẩn hóa thông tin phân t ch công việc, nhiều nhà quản trị nhân lực đã tạo ra một
phƣơng pháp thống nhất hoặc nhất quán về cách phân t ch công việc để có những
thông tin mang t nh định lƣợng, đó là, đƣa ra một số câu hỏi hoặc khoản mục cần
những câu trả l i, những thông tin đó mang t nh định lƣợng nhiều hơn.
Cuốn sách giúp chúng ta nhận thức đƣợc rằng phân t ch công việc là tiền đề
quan trọng, khoa học nhất để tiến hành quản trị nguồn nhân lực, thực hiện các khâu
của quản trị nhân lực nhƣ kế hoạch hóa nhân lực, tuyển dụng, đánh giá, tinh giản
biên chế và xác định số lƣợng vị tr làm việc khi m rộng hay tái cơ cấu tổ
chức…trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng xuất hiện nhiều rủi ro. Cuốn sách chỉ
ra các phƣơng pháp mục đ ch, các sản phẩm của phân t ch công việc…Tuy nhiên,
còn một số vấn đề cuốn sách chƣa đề cập đến nhƣ: phân t ch công việc trong mối
tƣơng quan tổng thể của hệ thống việc làm, các cấp độ của công việc, các yếu tố
môi trƣ ng bên trong và bên ngoài tác động đến quá trình phân t ch công việc, việc

phát huy các hệ quả của việc phân t ch công việc đối với việc định biên…Việc áp
dụng phƣơng pháp này vào việc phân t ch công việc trong các cơ quan hành ch nh
nhà nƣớc nhƣ thế nào trong bối cảnh thay đổi nhƣ hiện nay và t nh đặc thù của hệ
thống các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc.
Cuốn "Quản trị nguồn nhân lực" của hai tác giả ngƣ i Mỹ là George
T. Milkovich và John W. Boudreau. Phần I, Chƣơng 3 và Chƣơng 5 trình bày quản
trị nhân lực với trọng tâm là sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực
là yếu tố quan trọng nhất, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực có tác dụng hơn là
các nguồn lực tài nguyên sẵn có. Vậy, làm thế nào để xác định đƣợc ch nh xác số
lƣợng và bố tr nguồn nhân lực có hiệu quả nhất thỏa mãn đƣợc yêu cầu của tổ chức
và đòi hỏi của ngƣ i lao động. Câu trả l i là phải tiến hành phân t ch công việc.
Việc lập kế hoạch lao động nhằm có đƣợc đúng số lƣợng và đúng loại nhân
viên làm đúng việc vào đúng th i gian, chủ yếu có 3 giai đoạn sau: 1. Phân tích nhu

15


cầu nhân sự; 2. Phân t ch sức cung nhân sự; 3. Điều hòa những chênh lệch quan
trọng giữa cầu và cung bằng cách duy trì hay thay đổi hoạt động nhân sự. Việc phân
t ch nhu cầu nhân sự nhằm đáp ứng đòi hỏi của tổ chức hiện tại và tƣơng lai là phân
t ch công việc; phân t ch tổ chức và bản chất của lao động.
Lao động và cách thức tổ chức lao động có ý nghĩa quyết định trong quản trị
nhân sự. Những kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc có ảnh
hƣ ng đến con ngƣ i cần tìm. Cách thức tổ chức lao động thành những công việc,
công nghệ sẽ sử dụng, chiến lƣợc kinh doanh sẽ thực hiện và thiết kế tổ chức sẽ áp
dụng đều ảnh hƣ ng trực tiếp đến bản chất của lao động và có ảnh hƣ ng đến khả
năng của tổ chức. Tất cả các yếu tố trên đều phải đƣợc phân t ch, đánh giá, lƣợng
hóa theo các tiêu chuẩn và đều phải đƣợc trình bày trong bản mô tả công việc và
bản yêu cầu thực hiện công việc.
Phân t ch công việc là nền tảng của việc quản lý nhân sự. Thông tin phân t ch

công việc cho phép những ngƣ i phỏng vấn đánh giá mức độ th ch hợp của ứng
viên với công việc đó, giúp các ứng viên quyết định xem họ có thực sự quan tâm
đến những công việc đó hay không. Trình độ chuyên môn, nội dung công việc,
những hành vi cần thiết để thực hiện một công việc và những kết quả của công việc đó
là một số đặc điểm mà nhà phân t ch xem xét để viết một bản mô tả ch nh xác t ng
công việc. Có ba loại thông tin cơ bản về công việc thƣ ng đƣợc thu thập phân t ch là:
những dữ liệu về nhiệm vụ (chú trọng đến nội dung); những dữ liệu về hành vi (chú
trọng đến hành vi) và những dữ liệu về khả năng (chú trọng đến trình độ chuyên
môn). Các phƣơng pháp phân t ch công việc khác nhau

chỗ chú trọng đến những

đặc điểm nào trong số này.
Các tác giả cũng phân t ch đánh giá mục đ ch của việc phân t ch, tính xác
thực và độ tin cậy của các thông tin phân t ch, tính linh hoạt và rào cản của các
thông tin phân t ch và nêu khái quát toàn bộ quy trình của phân t ch công việc.
Cuốn sách "Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước" bao gồm 2 tập,
do tác giả ngƣ i Pháp Christial Batal trình bày [12]. Cuốn sách tham khảo chuyên
sâu này đã góp phần làm sáng tỏ khái niệm quản lý nguồn nhân lực trong khu vực
công, phân t ch các vấn đề trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực, các phƣơng

16


pháp và công cụ cần thiết của hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà
nƣớc (khu vực công). Trong bối cảnh hiện nay nguồn ngân sách ngày càng tr nên
eo hẹp, biên chế của các cơ quan nhà nƣớc ngày càng bị cắt giảm và trong điều kiện
suy giảm về lƣợng, cần thiết phải tập trung phát triển về chất. Thêm vào đó, vấn đề
quản lý "tài sản con ngƣ i" là một yếu tố trọng tâm của quản lý nguồn nhân lực
trong khu vực nhà nƣớc.

Phƣơng pháp phân t ch công việc, xây dựng Bản mô tả công việc với những
yêu cầu về năng lực, thái độ, hành vi và các kỹ năng cần thiết để giải quyết công
việc

t ng cấp độ của vị tr làm việc đã đƣợc tác giả đi sâu phân t ch và luận giải

một cách khoa học. Việc xây dựng các cơ s dữ liệu để phát triển nguồn nhân lực
nhƣ: Tháp tuổi, trình độ đào tạo, giới t nh, luồng nhân viên ra vào của tổ chức, nhu
cầu và động cơ làm việc của công chức cũng đã đƣợc tác giải nghiên cứu và đƣa ra
các phƣơng pháp quản lý hiệu quả.
Tuy nhiên, tác giả chỉ d ng lại nghiên cứu

các cơ quan nhà nƣớc cung ứng

dịch vụ công (các doanh nghiệp nhà nƣớc và các đơn vị sự nghiệp công) chƣa đi sâu
phân t ch đối tƣợng là các cơ quan quản lý nhà nƣớc

tầm vĩ mô nhƣ các cơ quan

nghiên cứu và hoạch định các ch nh sách của nhà nƣớc (cơ quan bộ). Mặc dù vậy,
đây là cuốn sách tham khảo rất quan trọng cho những nhà nghiên cứu và làm thực
tiễn trong vấn đề quản lý nguồn nhân lực trong khu vực công.
1.2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Ở TRONG NƢỚC

Ở nƣớc ta, việc nghiên cứu định biên trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc
thông qua việc xây dựng vị tr làm việc t việc phát huy các kết quả của hoạt động
phân t ch tổ chức, phân tích công việc, đến nay chƣa đƣợc nhận thức và quan tâm
đầy đủ, thậm ch có ngƣ i còn cho rằng việc đó chỉ là hiệu ứng mốt và không thực
sự cần thiết. Ngay cả những cơ s đào tạo chuyên ngành về khoa học Quản lý hành
ch nh công nhƣ Học viện Hành ch nh quốc gia... cũng chƣa có đề tài khoa học nào

cấp Bộ, cấp Nhà nƣớc nghiên cứu đầy đủ về định biên đối với cơ quan hành ch nh
nhà nƣớc nói chung và cơ quan Bộ nói riêng. Hiện tại chƣa có cơ s lý luận và thực
tiễn hoàn chỉnh về định biên trong các cơ quan hành ch nh nhà nƣớc

Việt Nam.

Một số tác giả cũng đã nghiên cứu vấn đề này nhƣng mới chỉ d ng lại

một mức độ

17