EMAIL VÀ CÁC CÔNG DỤNG CƠ BẢN TÍCH HỢP TRONG MAIL

Mail là gì ?????
Mail (email) hay còn gọi là thư điện tử là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua hệ thống các phương tiện điện tử.
Ngày nay có rất nhiều dịch vụ thư điện tử miễn phí cũng như là trả phí như là Gmail, Yahoo mail, MSN hotmail... Tuy nhiên loại mail
được ưa chuộng nhất và thân thiện nhất vẫn là Gmail.

Ngoài ra các công ty dù lớn hay bé cũng thường có
một tên miền riêng cho email của công ty đấy. Ví dụ:
Vinh làm ở dự án J4S sẽ có một địa chỉ mail để sử
dụng đó là Hoặc các bạn cũng có thể
tự tay tạo một tên miền riêng cho email của mình
bằng ứng dụng của Zoho.

 


Tầm quan trọng của mail trong công việc
Trong môi trường làm việc công sở, mọi người chủ yếu làm việc bằng máy tính như hiện nay thì mail là một công
cụ hỗ trợ giao tiếp tuyệt vời. Đơn cử như việc nhân viên báo cáo tổng kết công việc hay sếp giao việc cho nhân
viên... tất cả đều phải có giấy tờ hoặc qua mail chứ không bao giờ có chuyện nói miệng không với nhau.
Ngoài ra, riêng với Gmail còn rất nhiều ứng dụng khác mà nếu chịu khó tìm hiểu thì sẽ thấy rất thú vị. Ví dụ: chat
chit với bạn bè cũng có thể qua Gmail, gọi điện bằng Google Hangout (tương tự skype) cũng cần có tài khoản mail,
đăng ký tài khoản cho các website...
Nhưng hai ứng dụng quan trọng và được ưa chuộng nhất của Gmail vẫn là gửi thư điện tử và lưu trữ dữ liệu


SỬDỤNG GMAIL ĐỂLƯU TRỮDỮLIỆU

•
•
•

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và chỉnh sửa dữ liệu trực tuyến với 15GB dung lượng miễn phí, cho phép
người dùng lưu trữ nhiều dạng dữ liệu như văn bản, video, âm thanh, PDF… trên nền tảng “đám mây”.
Google Drive với khả năng hỗ trợ Google Docs và Google+ cao cấp giúp người dùng dễ dàng truy cập và
chỉnh sửa tài liệu ở bất cứ đâu hay chia sẻ tập tin chung với bạn bè.  
Hiểu một cách đơn giản thì Google Drive là một USB ảo để các bạn lưu trữ dữ liệu trên Internet. Bất cứ khi
nào cần, bạn có thể truy cập vào USB đó, chỉ cần bạn có internet.
 


Các bước để sử dụng Google Drive.

Cách 1: Đồng bộ hóa dữ liệu trên máy tính cá nhân vào Goole Drive

•
•

Các bước cài đặt và đồng bộ dữ liệu đã được ghi hình hướng dẫn trong video: />Các bước ở đây chủ yếu là cài đặt và thao tác với các file, các tệp, chia sẻ các file, tệp với người khác.

Cách 2: Tải và lưu trữ dữ liệu lên Google Drive (không đồng bộ với máy tính cá nhân)

•
•
•
•

Bước 1: Thoát khỏi email bạn đã dùng để đồng bộ dữ liệu trên máy tính cá nhân.
Bước 2: Đăng nhập bằng 1 mail khác mà bạn muốn dùng để lưu trữ dữ liệu
Bước 3: Vào link: />Đến đây bạn đã hoàn tất phần đăng nhập. Nhưng ở đây, thay vì có thể chỉnh sửa file như lúc bạn đồng bộ dữ liệu ở
cách 1 thì bạn phải tải file lên google drive rồi mới có các thao tác khác được

SỬDỤNG GMAIL ĐỂGIAO TIẾP

Viết một bức thư dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận. Nhưng thỉnh
thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư. Về cơ bản gửi một
bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự. Người viết làm một việc nhẹ nhàng
còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc.


Bố cục của một email

•
•
•
•
•

Địa chỉ mail
Tiêu đề
File đính kèm
Nội dung chính
Chữ ký


Địa chỉ mail
1. Đầu tiên, nói về địa chỉ mail của bạn (tức là người gửi) phải là địa chỉ mail nghiêm túc. Ví dụ:
Tránh những địa chỉ mail rườm rà, tạo cảm giác trẻ con. Ví dụ:
,

•

Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội
dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc. Hơn nữa, các bạn
đang là đại diện cho hình ảnh của CLB, không thể để người ngoài có cái nhìn thiếu thiện cảm với CLB hay với
ban Đối Ngoại.

2. Thứ hai, về địa chỉ mail của người nhận, phải kiểm tra thật kỹ càng trước khi gửi cho người đó, đảm bảo đúng
chính xác mail rồi mới được gửi. Còn một vấn đề quan trọng trong lúc gửi mail, đó là Cc (carbon copy) và Bcc
(blind carbon copy). Cc là bạn gửi mail cho một người và muốn một người thứ 3 đọc được và người nhận cũng
biết là người thứ 3 đó đọc được thì bạn nhấn cc và điền mail của người thứ 3 vào đó. Bcc là bạn gửi mail cho
một người và muốn có người thứ 3 đọc được, nhưng không muốn người nhận biết là có người thứ 3 đó đọc
được. Hai ứng dụng này thường được sử dụng cụ thể trong trường hợp đối ngoại của CLB như sau:

•
•
•

Thành viên BĐN mail cho đối tác ngoài CLB, nếu đối tác đã biết đến trưởng ban đối ngoại thì bạn phải cc
mail cho trưởng ban để trưởng ban nắm được tình hình cùng giải quyết
Thành viên BĐN mail cho đối tác ngoài CLB, nếu đối tác chưa biết trưởng ban thì phải bcc mail đấy cho
trưởng ban biết.
Đây là một trong những thứ hay dùng và cần dùng nhất trong mail, nhất là khi bạn đi làm, nên cẩn thận chú
ý sử dụng sao cho đúng cách.


Tiêu đề
Một tiêu đề tốt sẽ giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được vấn đề đề cập đến trong mail, đồng thời cũng sẽ
tạo thiện cảm hơn cho người nhận được mail đó.
Một tiêu đề tốt cần những gì?
Tiêu đề tốt bao gồm các phần sau

•
•
•
•

Tiền tố: bình thường thì tiền tố sẽ được viết như sau [Tên tổ chức], [Tên dự án]
Đối tượng: ở đây là đối tượng được đề cập đến trong mail.
Hành động: Hành động mà người nhận mail hoặc người gửi mail cần làm.
Ngày tháng hoặc độ cấp bách của thư (cái này tùy hoàn cảnh sẽ lúc có lúc không)

[FBA Club] Báo cáo tài chính quý 1 năm 2015


File đính kèm
File đính kèm có cái tên dễ hiểu không chỉ gây được thiện cảm với người nhận mail mà còn giúp bạn kiểm soát
tốt hơn tệp bạn đã gửi đi.
Tên tập tin dễ đọc hiểu cần có:

•
•

Tiền tố: [Tên tổ chức], [tên dự án]

•
•
•

Ngày gửi (tùy trường hợp cần hoặc không)

Tên chính của tập tin. Lưu ý: Không nên đặt tên tập tin đính kèm là tiếng việt có dấu vì khi gửi đi sẽ dễ bị lỗi
tên tệp. Tốt nhất là đặt tên không dấu và nối các từ với nhau bằng dấu “-”.
Phiên bản (tùy trường hợp cần hoặc không)
Ví dụ cho một tên tệp đính kèm hiệu quả: [FBA Club] Ho-so-tai-tro-Move-Up.doc, [J4S] Giao-dien-demowebsite-V1.0.PSD


Lưu ý:

•

Nên gửi những loại file thông dụng, dễ đọc, dễ hiểu cho mọi máy tính. Tốt nhất là nếu file đọc thì chỉ nên gửi
PDF và doc.

•

Nếu có quá nhiều file cần gửi (trên 3 file) thì nên nén vào thành một file rồi mới gửi. File nén phải là zip chứ
không được dùng rar.

•

Nếu file cần gửi có dung lượng lớn > 25MB thì nên tải lên google drive rồi share link cho người nhận


Nội dung chính của mail
Về cơ bản, một email hoàn chỉnh thì sẽ có khung nội dung như sau

•
•
•
•

•
•
•
•

Lời chào
Giới thiệu
Tình hình vừa qua
Kết quả, lý do
Tình hình hiện tại
Đề xuất/dự định
Chờ đợi
Cảm ơn và kết thúc thư

Chữ ký
Thường dùng ứng dụng Wisestamp để tạo chữ ký cho cá nhân.


Quy trình gửi mail

Quy trình reply mail


Một số tiện ích để sử dụng tối ưu Gmail
Gắn nhãn
Gắn nhãn cho các email của bạn để dễ dàng phân tách các công việc khác nhau. Hướng
dẫn sử dụng và cài đặt nhãn dán cho mail. Các bạn làm theo hướng dẫn:
/>
•

Mail track
Là một ứng dụng giúp bạn biết người nhận mail đã mở mail và đọc mail hay chưa, thời
gian người đó mở mail là mấy giờ. Link cài: />
•

Boomerang
Lên lịch gửi mail.
Nhắc nhở bạn nếu như đối tác chưa reply mail.
Wisestamp
Chính là tiện ích tạo chữ ký điện tử: />
•
•
•

Hangouts
Đây là một tiện ích gọi điện trực tuyến (tương tự như skype). Rất dễ sử dụng, chỉ cần truy
cập và chịu khó tìm hiểu một chút sẽ biết cách dùng.

•