Phân tích thực trạng về đánh giá thực hiện công việc tại công ty dược phẩm bayer schering pharma

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG
VIỆC TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM BAYER SCHERING PHARMA

Lời mở đầu
Bayer AG là tập đoàn toàn cầu có trụ sở chính tại Leverkusen (Đức), hoạt
động trong các lãnh vực chăm sóc sức khỏe, dinh dưỡng và vật liệu kỹ thuật
cao với hơn 106 nghìn nhân viên làm việc trên toàn thế giới.
Mục tiêu của Bayer là đạt được vị trí dẫn đầu về công nghệ trong các lĩnh
vực kinh doanh chính của Tập đoàn. Chúng tôi nhận thức rằng nền tảng của
công việc kinh doanh chính là: sự am tường trong thương mại và kỹ thuật
dựa trên tinh thần trách nhiệm hành động vì lợi ích chung và góp phần vào
sự nghiệp phát triển bền vững.

Năm 2007, sự kiện sáp nhập nhánh kinh doanh dược phẩm của Tập đoàn
Schering AG vào Tập đoàn Bayer được xem là cuộc sáp nhập lớn nhất trong
lịch sử Bayer. Sự kiện này dẫn đến việc hình thành nên công ty Bayer
Schering Pharma lớn mạnh, đứng trong nhóm 10 công ty dược phẩm hàng
đầu thế giới và giữ vai trò quan trọng trong lãnh vực công nghệ sinh học.


Công việc của người quản lý cũng bao gồm chức năng quản trị nguồn nhân
lực. Quản trị nhân sự thành công hay không phần lớn là do công ty biết đánh
giá đúng mức thành tích công tác của nhân viên hay không.

Định nghĩa đánh giá sự hoàn thành công việc
Đánh giá sự hoàn thành công việc là một hệ thống chính thức duyệt xét và
đánh giá sự hoàn thành công việc của một cá nhân theo định kỳ.

Tùy theo tính chất của công việc, mức độ cần thiết, nhu cầu và quy mô của
công việc mà ta có thể tiến hành đánh giá theo định kỳ hàng tháng, hàng quý
hay hàng năm.

Công ty của chúng tôi quản lý thành tích của nhân viên theo một quá trình:
Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng. Trong quá trình đó người quản lý và nhân
viên phải:
- Lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu
- Theo dõi kết quả
- Hướng dẫn nhân viên để đóng góp ý kiến đúng lúc, giúp nhân viên đạt
mục tiêu đề ra.


Quá trình này có phạm vi rộng hơn bản đánh giá nhân viên vì người quản lý
phải quan sát, theo dõi thành quả của nhân viên và góp ý cho nhân viên
thông qua việc huấn luyện.

Tại sao chúng tôi lại phải làm như thế:
Vì nhân viên công ty Bayer Schering Pharma luôn luôn muốn được biết rằng
họ đang đứng ở vị trí nào trong nhóm, trong công ty; cũng như họ muốn nói
về công việc và tương lai nghề nghiệp của mình.
Quản lý thành tích của nhân viên là công cụ giúp chúng tôi quản lý nhân
viên của mình. Chúng tôi hoàn thành mục tiêu của mình thông qua nhân
viên, quản lý thành tích của nhân viên giúp chúng tôi cải thiện thành quả của
nhân viên và là mối liên kết chiến lược của công ty Bayer Schering Pharma
với thành quả của từng nhân viên.

Muốn đánh giá đúng thành tích của nhân viên, cần phải nắm vững tiến trình
đánh giá, phải hiểu và đề ra mục tiêu của hoạt động này, đồng thời phải nắm
vững các phương pháp đánh giá thành tích công tác cả lý thuyết lẫn thực
hành.

Ba giai đoạn chính của quá trình quản lý thành tích của nhân viên:

 Đặt ra mục tiêu
 Kiểm tra và đánh giá
 Thực hiện

Ngoài ra, quản lý thành tích của nhân viên còn bao gồm nhiều yếu tố khác
như:
Sự tin cậy và tôn trọng
Sự tin cậy và tôn trọng là hình thức cao nhất của sự thúc đẩy nhân viên, nó
giúp phát hiện ra những nhân viên ưu tú nhất. Sự tin cậy phụ thuộc vào : khả
năng, tính chính trực, sự trung thực của cả hai bên: người quản lý và nhân
viên.
Tại sao sự tôn trọng cũng rất quan trọng, không chỉ nhân viên tôn trọng
người quản lý mà người quản lý cũng phải tôn trọng nhân viên: người quản
lý không thể buộc nhân viên phải tôn trọng mình, người quản lý cần tạo ra
một môi trường làm việc như thế nào để nhân viên cảm thấy thoải mái về
người lãng đạo cũng như về công việc. Cách giao tiếp của người quản lý
phải chứng tỏ được mình thực sự quan tâm và tôn trọng nhân viên, như vậy
nhân viên sẽ đền đáp lại bằng cách tôn trọng người quản lý.
Một số cách để xây dựng sự tin cậy và tôn trọng:


1. Chỉ nói điều gì mình sẽ làm: đó là cách nhanh nhất tạo được sự tin cậy
của nhân viên. Nếu đã nói điều gì với nhân viên, đừng bao giờ quên
thực hiện điều đó.
2. Quan tâm xa hơn mối quan hệ thông lệ: người quản lý có thể rất bận
rộn và có rất nhiều việc phải làm. Thế nên, nếu họ quan tâm đến nhân
viên như nhớ ngày sinh nhật của họ sẽ tạo được mối quan hệ thân
thiện hơn nhiều.

3. Phong cách giao tiếp hiệu quả: Càng cởi mở và thành thật, sẽ càng
nhanh chóng đạt được lòng tin của mọi người.
4. Phải làm rõ nhận thức của sự mong đợi: Phải biết rõ nhân viên trông
chờ gì ở người quản lý và ngược lại mình trông đợi điều gì ở nhân
viên.

Quá trình quản lý thành tích của nhân viên:

Đặt ra mục tiêu
Mục đích là điều mà người quản lý mong muốn sẽ hoàn tất trong một thời
hạn cụ thể.


Mục tiêu là những bước mình phải làm để đạt được cái đích đó, vì thế mục
tiêu phải đủ tiêu chuẩn SMART( S: Cụ thể; M: Đo lường được; A: Đạt được;
R: Hợp lý, có hiệu quả; T: có thời hạn)
Ngay từ đầu năm, chúng tôi đã xây dựng mục tiêu để nhờ đó nhân viên sẽ
biết rõ họ phải đạt được điều gì và họ sẽ được đánh giá dựa trên cơ sở nào.
Ví dụ: Nhân viên phòng nhân sự phải lên kế hoạch cho từng năm số lượng
nhân sự của từng phòng ban để lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp, lập ra bản
mô tả công việc của các vị trí để tìm được đúng đối tượng.
Nên đặt ra nhiều mục đích cho mỗi nhân viên, mỗi đích lại có các mục tiêu
cụ thể và sẽ được người quản lý xem xét lại định kỳ với nhân viên.

Thông tin phản hồi
Ý kiến phản hồi là cơ hội để cho nhân viên nhìn lại khả năng làm việc của
mình, biết được ý kiến cũng như mối quan tâm của lãnh đạo đối với nhân
viên. Để thông tin phản hồi có hiệu quả, chúng tôi đã:
- Đưa thông tin cụ thể, rõ ràng
- Hành vi thái độ tập trung

- Trạng thái tích cực
- Giao tiếp rõ ràng


Như vậy, nhân viên sẽ hiểu vì sao họ lại có kết quả công việc như vậy. Khi
đưa những ý kiến phản hồi này cần nói rõ ràng cụ thể về những hành vi mà
mình muốn nhân viên thay đổi.

Huấn luyện
Là công cụ hữu hiệu để giúp nhân viên đi đúng hướng trong công việc.
Về căn bản đó là một cuộc trò chuyện( 80% nghe, 20% nói), chủ yếu là đặt
câu hỏi hơn là cung cấp câu trả lời cho nhân viên.
Huấn luyện bao gồm 2 phần:
- Huấn luyện ngoài công việc: Tập trung vào sự phát triển tương lai
nghề nghiệp của nhân viên
- Huấn luyện trên thị trường: Hoàn thiện và phát triển kỹ năng cần thiết
cho công việc của nhân viên. Ví dụ: Tạo mối quan hệ với khách hàng,
cách trình bày lợi ích của sản phẩm, …
Khi huấn luyện, chúng tôi căn cứ vào 2 tiêu chí để phân loại tiềm năng của
nhân viên và từ đó đề ra mức độ phát triển nhân viên:
1. Trình độ, kỹ năng và tính chuyên nghiệp
2. Ý thức kỷ luật, trách nhiệm, sự tin cậy, sự trung thành

Từ đó chia làm 4 loại:


D4

D3

D2

D1

Khả năng cao-

Khả năng cao-

Có một ít khả

Khả năng thấp-

Sự tuân thủ cao

Sự tuân thủ thay

năng- Sự tuân thủ Sự tuân thủ cao

đổi

thấp

D4

D3

D2

D1

Uỷ quyền

Hỗ trợ

Huấn luyện

Chỉ đạo trực tiếp

S4

S3

S2

S1

Khi huấn luyện, người quản lý có thể:
- Đạt thành tích công việc cao hơn
- Thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên tốt và không tốt trong nhóm

Đánh giá lại kết quả công việc
Đây là một phần quan trọng trong việc quản lý thành tích nhân viên.Chúng
tôi dùng nó để xem xét việc tăng lương cuối năm, thưởng hàng tháng và
hàng quý, thăng chức, chuyển sang phòng ban khác,… Các văn bản này
được lưu trữ ở phòng nhân sự để có thể tham khảo khi cần thiết. Thông qua


buổi đánh giá lại này, người quản lý sẽ cùng nhân viên đặt ra kế hoạch cụ thể
cho nhân viên.
Taị công ty Bayer Schering Pharma, chúng tôi thực hiện việc đánh giá nhân

viên ít nhất một lần trong tháng hoặc nhiều hơn nếu cần đòi hỏi sự phát triển
nhân viên.

Lý do để đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên:
- Để có cơ sở dữ liệu khi cần quyết định:
o Lên lương
o Thăng chức
o Chuyển đổi phòng ban
o Cho nghỉ việc
- Làm sáng tỏ quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên
- Đặt ra hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.
Nhân viên sẽ thành công nếu họ:
- Đặt mục tiêu rõ ràng
- Cùng người quản lý quyết định công việc
- Quan tâm đến sự đóng góp của cá nhân mình vào thành quả chung của
công ty


- Tự bản thân nhân viên có thể đánh giá sự hoàn thành công việc của
mình.
Đánh giá nhân viên sẽ bao gồm các bước sau:
Phỏng vấn đánh giá
Là việc rất quan trọng. Nó giúp cho cấp trên và cấp dưới hiểu được nhau và
thoả thuận với nhau về hoàn thành công việc. Do đó chúng tôi chuẩn bị kỹ
và tiến hành thận trọng.
1. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn: Được chuẩn bị trước 2-3 tuần
- Tự đánh giá mình : Chuẩn bị đánh giá của mình với nhân viên, thời
gian qua đã dành thời gian huấn luyện nhân viên đã đủ chưa ?...
- Thu thập từ nơi khác : Thu thập ý kiến phản hồi từ các quản lý phòng
ban khác, nhân viên khác, những người làm việc chung.

- Chuẩn bị mọi tài liệu có liên quan : bản ghi nhớ, email, ý kiến phản
hồi từ khách hàng…
- Nếu cần, có thể luyện tập trước, chuẩn bị trước cách xử lý tình huống
trước phản ứng của nhân viên.
- Chuẩn bị của nhân viên : Thông báo trước 1 tuần cho nhân viên về
thời gian của buổi phỏng vấn. Nhân viên sẽ phải chuẩn bị : số liệu cần
thiết, 2-3 mục tiêu cho thời gian tới, tự đánh giá trước về công việc
của mình.


2. Thực hiện phỏng vấn :
Mục đích là để người quản lý và nhân viên cùng nhau thoả thuận về
những hoạt động sẽ làm trong thời gian tới để phát triển sự hoàn thành
công việc của nhân viên.
- Kiểm soát môi trường : Đặt trước phòng họp để đảm bảo bí mật và
không bị gián đoạn giữa chừng
- Mục đích của buổi họp : Nói rõ mục đích và sự quan trọng của buổi
đánh giá
- Hỏi những ý kiến của nhân viên : Để cho nhân viên trình bày trước :
phần tự đánh giá, mục tiêu mà họ đề ra, những số liệu có liên quan.
Sau đó hỏi : những thành quả mà họ đạt được, những điểm cần cải
thiện, ý kiến của họ về nhóm cũng như môi trường làm việc.
- Trình bày sự đánh giá của mình mà mình đã chuẩn bị
- Xây dựng những điểm mạnh, không nên chỉ trích
- Để nhân viên trình bày ý kiến về những đánh giá của mình
- Đặt ra mục tiêu cụ thể : Đặt ra 4-6 mục tiêu
- Kết thúc buổi nói chuyện : Kết thúc bằng cách nhấn mạnh lần nữa về
những hiệu quả,lợi ích của nhân viên sau buổi phỏng vấn.
Phương pháp đánh giá

1. Phương pháp mức thang điểm : Đang được áp dụng cho phòng ban
của tôi.
Thang điểm này chia làm 5 khung :
- Xuất sắc
- Rất tốt
- Tốt
- Dưới mức mong đợi
- Kém(Không thể chấp nhận được)
2. Các yếu tố lựa chọn để đánh giá :
- Khối lượng công việc
- Chất lượng công việc
- Các yếu tố liên quan : Sự tin cậy, sáng kiến, tính thích nghi, sự phối
hợp trong nhóm
Tổng kết hàng tháng, quý, năm để khen thưởng
Ngoài việc đạt thưởng tháng,quý, năm bằng tiền chúng tôi có sự khen
thưởng rất lớn của công ty. Đó là người xuất sắc nhất công ty sẽ được
tham gia ‘ câu lạc bộ những người xuất sắc nhất của các nước’ trong khu
vực Châu Á- Thái Bình Dương.


Kế hoạch phát triển con người
Qua quá trình đánh giá sự hoàn thành công việc của nhân viên, người
quản lý có thể đánh giá được đâu là ưu điểm của nhân viên, đâu là lĩnh
vực mà nhân viên cần cải thiện hơn nữa. Từ đó chọn phương pháp thích
hợp để phát triển : huấn luyện, giảng dạy, giao việc cho nhân viên, đồng
thời giúp nhân viên có cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Một số hạn chế và những khắc phục :

Nhân viên trong công ty Bayer Schering Pharma không phải ai cũng như
nhau. Có người cực kỳ năng động và nhanh nhẹn, luôn luôn biết chắc
mình muốn gì và cần phải làm gì. Chúng tôi chỉ cần đưa nguồn ngân sách
cho họ , họ sẽ hoàn thành tốt công việc. Cũng có người khi được huấn
luyện thì có kỹ năng rất tôt nhưng chưa vận dụng được vào thực tế khi
làm việc, cần phải hướng dẫn trực tiếp cho họ trên thực tế. Lại có những
người không biết rõ họ cần phải làm gì để hoàn thành công việc, chúng
tôi phải chỉ rõ đường đi nước bước cho họ.

Kết luận


Triển khai hệ thống quản lý đánh giá thành tích của nhân viên là một
công việc khó khăn nhất. Làm tốt công việc này có nghĩa là chúng tôi đã
thành công trong công việc phát triển nguồn nhân lực của công ty. Điều
này cũng phù hợp với chiến lược toàn cầu của Công ty Bayer Schering
Pharma.

Tài liệu tham khảo :
1. Sách ‘ Quản trị nhân sự’ – TS. Nguyễn Hữu Thân
2. Trang web : http//www.bayer.com.vn