Tố chất và kỹ năng cần thiết của một quản lý dự án

TỐ CHẤT VÀ KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN

Với phát triển nhanh của nền kinh tế, giáo dục, công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng…
của đất nước Việt Nam nói riêng và thế giới nói chung. Chúng ta thấy ngành nghề gì
cũng nghe là dự án này dự án kia như: dự án xây cầu Sài Gòn 2, dự án phát đô thị
hóa, dự án cải tiến ngành giao dục cấp 1, dự án xây dựng hệ thống CNTT của ngân
hàng điện tử. Xong quanh ta rất nhiều dự án.
Nếu một ngày chúng ta được bổ nhiệm vào vai trò người quản lý dự án, thì mình sẽ
bắt đầu công việc mới này như thế nào? Khả năng làm việc và cơ hội thành công của
tôi sẽ đạt đến đâu? Và tôi hy vọng những kỷ năng sau góp phần nào sẽ giúp tôi đạt
nhiều kết quả và chạm tay đến thành công.

- Xác định mục tiêu. Đây là điều quan trọng nhất mà bạn nên làm. Bạn phải
hiểu vai trò của bạn trong nhiệm vụ mới này cũng như mục đích của dự án này
là gì? Nếu bạn không có đủ thông tin từ cấp trên, hãy tự vạch cho mình mục
tiêu riêng và đề xuất để được công nhận.
- Phát huy nguồn lực. Nguồn nhân lực, trang thiết bị và tiền bạc - bạn sẽ sử
dụng như thế nào để đạt được mục đích trong công việc của bạn? Thành công
hay không, công việc dễ hay khó đều tùy thuộc vào khả năng làm việc của bạn
và phát huy như thế nào?


- Kiểm soát thời gian biểu. Bạn phải đưa ra thời gian bao lâu để hoàn thành dự
án cũng như những kế hoạch phát triển chúng. Cần linh hoạt trong việc sử
dụng thời gian, đừng để hoang phí bất cứ một thời khắc nào. Nếu sử dụng quá
thời gian quy định, bạn sẽ làm chậm tiến trình dự án, đồng nghĩa với việc ngân
sách đầu tư bị hạn chế.
- Thực hiện theo nhóm. Tập hợp những người trong nhóm để cùng làm việc và
bắt đầu một cuộc thảo luận. Họ phải là những người có chuyên môn trong lĩnh
vực này và đã được chỉ định để cùng bạn làm việc. Công việc của bạn là quản
lý nhóm, phân tích và tổng hợp ý kiến của mọi người.

- Lên lịch cho những tiến trình. Vạch rõ từng chuyên đề của dự án và lập danh
sách những điểm cụ thể trong mỗi tiến trình tổng quát. Điều này sẽ giúp bạn
nắm bắt rõ hơn từng bước đi đã hoạch định theo trình tự sắp xếp và cấp bậc
chuyên sâu hơn. Sau đó, xác định tiến trình nào sẽ thực hiện đầu tiên? Tiến
trình nào sẽ kế tiếp? Tiến trình nào có thể thực hiện cùng lúc với những
phương án khác nhau...
- Yêu cầu thẩm định lại dự án. Hãy tạo nên giới hạn hợp lý về thời gian, tiền
bạc và tài năng cho một dự án. Cần làm một bản tường trình cho ban giám đốc
và yêu cầu thay đổi những điều không thực tế trong dự án. Nên chủ động đòi
hỏi sự thay đổi ở trong dự án của bạn, đừng đợi trước khi nó trở thành những
điều rắc rối mới cần thẩm định.
- Đừng quá cứng nhắc. Đề ra kế hoạch làm việc cũng như những nguyên tắc
cho bản thân là một điều rất quan trọng nhưng kế hoạch đó cũng có thể thay
Page 2


đổi được. Từ những ý kiến phản hồi của người trong nhóm và từ bên ngoài,
hãy tiến hành điều chỉnh công việc sao cho phù hợp với dựa án trong khoảng
thời gian cho phép.
- Quan sát tiến triển của nhóm. Hãy thể hiện nhiệt huyết ngay khi bắt tay vào
thực hiện dự án, đồng thời hướng dẫn cho những người trong nhóm theo
phương cách dễ tiếp thu nhất. Điều này sẽ tạo ra một không khí làm việc hòa
đồng và dễ bắt kịp mọi vấn đề, đồng thời giải quyết kịp những rắc rối trước khi
chúng trở nên nghiêm trọng.
- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc. Khi thành thạo các
kỹ năng quản lý dự án, nhân viên thực hiện công việc nhanh hơn, nhất là việc
lưu trữ kết quả công việc dưới dạng văn bản. Do đó, nên luyện để nâng cao
năng lực lưu trữ kết quả công việc dưới dạng biểu đồ là rất quan trọng.
- Ghi chép lại mọi thứ. Hãy viết ra những điều cần phải thay đổi, và tại sao.
Mỗi giai đoạn đều nảy sinh một nhu cầu mới cần thêm vào dự án - ghi ra

nguồn gốc phát sinh những nhu cầu đó và cách điều chỉnh nguồn ngân
sách. Bạn không thể nhớ được hết mọi thứ nên hãy cho chúng vào một cuốn
sổ, để đến khi cần thiết bạn sẽ nhớ chúng dễ dàng.
- Cập nhật về dự án để cho cấp trên thấy được những tiến bộ trong quá trình
làm việc của bạn. Đừng ngại đưa ra những bước tiến cũng như việc bạn đã
hoàn thành một giai đoạn quan trọng. Song song đó, nên đưa ra cho cả nhóm
cùng thảo luận để họ nắm bắt được những gì đã được thực hiện trong dự án.
Không chỉ có bạn giỏi, mà cần làm sao cho cả nhóm cùng giỏi. Như vậy bạn
Page 3


mới là người vừa quản lý tốt dự án của mình đồng thời cũng là người lãnh đạo
giỏi.
- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình. Một người quản lý dự án giỏi cần phải bình
tĩnh và kiểm soát được tình hình trên cơ sở có đầy đủ thông tin về dự án. Căn
cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, người quản lý phải biết phân công ai
phải làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án đề phòng bất trắc. Nếu
chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh
và giữ sự ổn định tình hình.
- Thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp. Không phải cứ họp hành nhiều là
tốt, mà vấn đề nằm ở chỗ bạn quản lý thông tin như thế nào. Hãy quan tâm đến
cuộc trao đổi, tiếp xúc và giữ liên lạc với đồng nghiệp để có đủ thông tin.
- Luôn đảm bảo tiến độ công việc. Không đảm bảo đúng tiến độ và không thực
hiện đầy đủ công việc được giao là con đường ngắn nhất giết chết sự nghiệp
của bạn. Các kỹ năng quản lý dự án tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công
việc với kết quả tốt nhất nên một khi làm chủ được điều này, bạn sẽ được các
thành viên trong nhóm tin tưởng.
Trong quá trình làm việc tại ngân hàng TMCP Việt Nam Thương Tín (VietBank). Tôi
được bổ nhiệm phó phòng CNTT với mục tiêu phải hoàn thành dự án “triển khai hệ
thống Corebanking cho Ngân hàng”. Dự án trãi qua thời hạn 6 tháng, từ dự án này

giúp tôi học rất nhiều điều từ công việc này, tôi thay đổi cách làm việc, thái độ làm
việc, cách nhìn về một sự việc nào đó. Lúc bấy giờ tôi chưa có kinh nghiệm triển
khai dự án lớn như vậy, vì Corebanking được ví như là trái tim của Ngân hàng. Do
Page 4


vậy kỷ năng quản lý dự án bấy giờ tôi rất kém nhưng có 3 kỷ năng mà tôi cho là
tốt nhất và xem như là điểm mạnh của tôi.
- Xác định mục tiêu: thông thường một dự án Corebanking cần có bộ phận
nghiệp vụ ngân hàng sẽ đưa ra mô tả về yêu cầu hệ thống sẽ bao nhiêu phần để
đảm bảo các nghiệp vụ ngân hàng. Cần thành lập phòng CNTT và bộ phận
nghiệp vụ ngân hàng để tham gia dự án nhưng lúc bấy giờ ngân hàng mới
thành lập chưa nhân sự và có bộ phận này. Nếu không có các nhân sự bộ phận
này thì không biết phải làm như thế nào? Triển khai theo yêu cầu của ai? Ai sẽ
là người vận hành hệ thống này? Nếu đợi đầy đủ các bộ phận và nhân sự thì dự
án sẽ trễ và không biết khi nào xong. Tôi quyết định không căn cứ vào yêu cầu
của ngân hàng và lúc này xác định mục tiêu là xây dựng corebanking giống
như một ngân hàng đã được xây dựng là ngân hàng ACB và ngân hàng Phương
Nam là 2 ngân hàng được đánh giá là triển khai thành công và với quy mô lớn
hơn ngân hàng Vietbank nếu tôi triển khai giống họ đã là thành công lắm rồi vì
họ cần 5 đến 10 năm mới hoàn thiện Corebanking. Và cứ thế công việc cứ diễn
ra theo mục tiêu này, sau này tôi mới chỉnh sữa và thay đổi để phù hợp với
tình hình kinh doanh của Vietbank. Đa phần các ngân hàng TMCP ở Việt Nam
thì có định hướng và hình thức kinh doanh giống nhau.
- Đừng quá cứng nhắc: cần thích ứng với sự thay đổi, chúng ta thấy mọi thứ
xung quanh chúng ta luôn thay đổi, đặc biệt với tình hình kinh tế thay đổi thì
định hướng và hình thức kinh doanh cần thay đổi theo. Chúng ta không thay
đổi sẽ bị đào thải ra khỏi thị trường. Trong thực tế cũng là dự án Corebanking,
Page 5

sau trình ban lãnh đạo xem xét về định hướng và đồng ý theo mục tiêu của dự
án và tiến hành rất nhanh chống và dẫn đến thành công hệ thống Corebanking.
Sau thời gian hoạt động Ban lãnh đạo yêu cầu thay đổi sản phẩm và thống số
trên hệ thống Corebanking và nói rằng sản phẩm giống ACB đã trở nên lạc hậu
và khách hàng không còn thích những sản phẩm tiền gửi tiết kiệm và tiền vay
này nữa. yêu cầu Vietbank thay đổi theo định hướng mới như ngân hàng ANZ
và HSBC. Lúc này mặt dù thay đổi hệ thống và chỉnh sữa chương trình
Corebanking phù hợp với yêu cầu mới của bộ phận nghiệp vụ mới gây mất
thời gian và khó khăn vì thay đổi cấu trúc hệ thống, cũng có thể dẫn đến rủi ro
của hệ thống. Tuy nhiên chúng ta cần thay đổi nếu cứ theo mãi sản phẩm của
ngân hàng bạn sẽ làm cho Vietbank không có cơ hội cạnh tranh với ngân hàng
khác.
- Thực hiện theo nhóm: đa phần công việc lớn và phức tạp có quy mô lớn và
kiến thức lớn, bao giờ nhiều người hơn sẽ làm nhanh hơn hiệu quả hơn với
điều kiện biết phân chia công việc trong nhóm tốt nếu không sẽ ngược lại.
trong dự án Corebanking tôi phân chia làm 3 bộ phận CNTT, 1 là bộ phận lập
trình chuyên lập trình phát triển theo yêu cầu và khắc phục các lỗi của
Corebanking , 1 bộ phận luôn vận hành hệ thống Corebanking chuyên đào tạo
người sử dụng và giải đáp thắc mắc và cài đặt thông số hệ thống. 1 bộ phận kỹ
thuật chuyên xây dựng hạ tầng CNTT như Mạng WAN, LAN và bảo mật hệ
thống CNTT. Từ phân công làm việc theo nhóm làm cho dự án Corebanking
được diễn ra đúng kế hoạch và đúng chuyên môn.
Page 6


Trong nhiều dự án khác sau này như triển khai hệ thống Ngân hàng điện tử tôi luôn
áp dụng 3 kỷ năng này và đạt được kết quả tốt và được ban lãnh đạo Vietbank ngân
hàng khen ngợi và chấp nhận đề xuất này của tôi. Trong cuộc sống hằng ngày luôn
luôn áp dụng 3 kỷ năng này và luôn thấy tốt. vì các kỷ năng khác trong quá trình áp

dụng chúng tôi thấy không đem lại nhiều kết quả bằng 3 kỷ năng trên.
Ngoài ra sau 10 năm làm việc tôi cũng nhận thấy rằng mình còn yếu nhiều các kỷ
năng trong quản lý dự án và tiêu biểu 3 kỷ năng sau:
- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc: trong quá trình triển
khai dự án cứ tập trung vào công việc cụ thể để mau sớm hoàn thành dự án để
kịp tiến độ và tiết kiệm chi phí. Sau khi hoàn thành dự án thì tập trung các dự
án khác do vậy bỏ quên việc lưu lại kết quả hoàn thành dự án. Lúc dự án cần
kiểm tra lại hay có những việc trong dự án mới cần thông tin về dự án cũ thì
không có tài liệu và nhân sự cho dự án trước đã nghĩ. Trong thực tế lúc hoàn
thành các dự án phần mềm cần có tài liệu ghi nhận lại kết quả thành công của
phần mềm để lưu lại nhưng tôi đã không chú trọng và dành thời gian cho việc
ghi nhận và đóng gói tài liệu nên đã gặp trường hợp nhân viên lập trình phần
mềm đã nghĩ mà phần mềm bị lỗi và cần cập nhật những tín năng mới thì nhân
viên mới mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu nó. Cho đến ngày hôm nay thường
vấp phải những vấn đề này vì không đủ thời gian để thực hiện và có những
việc đã thực hiện nhưng lúc cần lấy lại kết quả để làm thì cũng không được
như mong muốn. do vậy tôi nghĩ rằng mình còn yếu về kỷ năng này và cần
luyện tập học hỏi them.
Page 7


- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình. Trong quá trình thực hiện dự án đôi lúc xảy
ra những tình huống đột xuất gây hại đến tiến độ dự án gây mất thời gian và
thiệt hại tiền bạc và thậm chí có thể dự án dừng triển khai. Thì không phải ai
cũng giữ được bình tĩnh để giải quyết thậm chí có những người nóng tính sẽ có
những quyết định sai lầm. trong thực tế có tình huống chương trình
Corebanking đã xảy ra tình trạng nhân viên đã cập nhật chương trình
Corebanking làm gây ra lỗi hệ thống và dẫn đến toàn bộ hệ thống không hoạt
động được. lúc này tôi rất bối rối và la mắng nhân viên tại sao như vậy, sau khi
bình tĩnh tôi cùng nhân viên tìm ra nguyên nhân và giải quyết được. Trước lúc

đó tôi nghĩ như vậy là sai hết số liệu ngân hàng, ban lãnh đạo sẽ la mắng mà
không tập trung vào xử lý. Và đến bây giờ đôi lúc tôi vẫn không giữ được bình
tĩnh để giải quyết công việc khi đó tôi lại cố gắng một lúc sau mới giữ được
bình tĩnh và đưa ra giải pháp.
- Luôn đảm bảo tiến độ công việc: thường thì do người quản lý dự án không
thể làm chủ được tất cả được công việc và hoạch định được thời gian cụ thể
của từng việc nhỏ trong dự án. Có thể do nhân viên trong dự án không hoàn
thành thời gian đúng hẹn dẫn đến cả dự án ảnh hưởng.Vì công việc dự án như
một dây chuyền, một việc trể hạn thì ảnh hưởng đến toàn dự án. Người quản trị
dự cần làm chủ về tài lực và nhân lực để đảm bảo tiến độ. Tôi có triển khai dự
án đầu tư hệ thống Thẻ cho ngân hàng đã lên kế hoạch từng việc và thời gian
cụ thể. Nhưng trong đó có việc là đàm phán giá đã kéo dài 2 tháng do Hội
đồng quản trị quyết định nhưng hoài chưa xong làm dự án tối kéo dài thêm hai
Page 8


tháng. Vì tôi không quyết định và đôn đốc được Hội đồng quản trị kết thúc
công việc nhanh. Và hiện tại tôi thường bị quá thời gian của các dự án nhỏ do
các công việc nhỏ không hoàn thành dẫn đến cả dự án, nguyên nhân vì nhân sự
đang làm dự án thì lại làm gấp các dự án khác, và nhân viên trong dự án tôi
thường không hoàn thành đúng thời hạn dẫn đến dự án chung không đảm bảo
tiến độ. Do vậy tôi nghĩ tôi còn yếu kỷ năng này.
Với 6 kỷ năng trên tôi cần phát huy tối đa các kỷ năng mạnh và cải thiện kỷ năng
yếu:
Cải thiện kỷ năng yếu như sau:
- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc: phải đưa nội dung
và kỷ năng này vào mục tiêu công việc và cần xác định nếu chưa hòa thành kỷ
năng này xem như không hoàn thành dự án và trong thực cần đưa viện này vào
như một nội dung công việc cần làm và kiên quyết thực hiện.
- Bình tĩnh để kiểm soát tình hình: cần giữ trạng thái tâm lý luôn thoải mái

tránh trường hợp stress trong công việc. luôn tập thể dục để tăng cường sức
khỏe để tăng các khả năng chịu đựng áp lực. và luôn nghĩ mọi việc không hay
hay sự cố luôn luôn có chúng ta cần đối mặt và giải quyết.
- Luôn đảm bảo tiến độ công việc: cần xác định lại thời gian của tiến độ công
việc phải hoàn thành đúng thời hạn đối với các công việc. luôn quan tâm
thường xuyên về tiến độ công việc để kịp thời tham gia chỉnh sữa hay định
hướng mới cho việc
Page 9


Phát huy các kỷ năng mạnh: luôn kết hợp các kỷ năng với nhau và khắc phục cái yếu
điểm các kỷ năng còn lại từ đó chú ý xem xét khi sử dụng các kỷ năng mạnh thì
không được chủ quan cần kiểm tra và cân nhắc kỷ trước khi thực và sau khi thực hiện
để rút kinh nghiệm không ngừng nâng cao các kỷ năng quản lý dự án..
…………………………….

Page 10


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) />2) Intergration: The essential function of project
management- Linn C. Stuckenbruck.

Page 11