KHAI THÁC THÔNG TIN TRÊN bàn đàm PHÁN

1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
===========

NHÓM 5
ĐỀ TÀI: LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHAI THÁC TỐT NHẤT THÔNG TIN
ĐỐI TÁC TRÊN BÀN ĐÀM PHÁN

Hà Nội, 27/03/2012


2

Đề tài: LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHAI THÁC TỐT NHẤT THÔNG TIN
ĐỐI TÁC TRÊN BÀN ĐÀM PHÁN
***
Nhóm 5
Thành viên:
1.

Lê Thị Ngọc Thùy

2.

Vũ Thị Ngọc Thủy

3.

Nguyễn Thị Phương Thúy

4.

Phạm Hà Quỳnh Phương

5.

Nguyễn Thị Ánh

6.

Nguyễn Hoàng Khang

7.

Nguyễn Quang Tú


3

CẤU TRÚC:
I.

Vai trò của việc thu thập thông tin về đối tác

II.

Các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán

III.

Các kỹ thuật thu thập thông tin

IV.

Kết luận


4

I. Vai trò của việc khai thác thông tin trên bàn đàm phán
Thành công hay thất bại trong các cuộc đàm phán của nhà quản lý có ảnh
hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đàm phán thành công
với khách hàng sẽ đem lại doanh thu và lợi nhuận nhiều hơn. Đàm phán thành
công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh
doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm. Đàm phán thành công với đối tác có thể
mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội mới… Quan trọng hơn cả, đàm phán thành
công giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ hợp tác
lâu dài. Ngược lại, sai lầm trong các cuộc đàm phán có thể khiến doanh nghiệp
chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản.
Đàm phán là sự tổng hợp các phương thức mà chúng ta sử dụng để truyền đạt
thông tin về điều mình mong muốn, ước nguyện và trông đợi từ người khác –
cũng như là cách để chúng ta nhận thông tin về những mong muốn ước nguyện và
trông đợi từ người khác.
Thông tin luôn là yêu tố quan trong quyêt đinh cho môt cuôc đàm phan thành
công hay thât bai. Để nhà đàm phan có môt cuôc đàm phan thành công, thu đươc
lơi nhuân nhiêu nhât cung như tôn thât và điêu kiên ràng buôc nhât thì nhà đàm
phan cân phai biêt chăc đươc thông tin từ đối tac cua mình.
Công việc khai thác thông tin ngay trê bàn đàm phán cung cấp cho chúng ta ý
đồ, mục đích cũng như nhu cầu và ứng xử của phía đối tác. Thông qua đó đưa ra

những sách lược, biện pháp xử lý tình huống phù hợp tạo ra kết quả thương lượng
tốt đẫn đến một cuộc đàm phán thành công.
II. Các thông tin cần thiết cho quá trình đàm phán


5

Trong môi cuôc đàm phan khac nhau (hình thưc đàm phan, ngành đàm
phan...) mà nhà đàm phan cân nhưng thông tin để có kêt qua đàm phan thành
công. Thành công cua môt cuôc đàm phan không chỉ đươc thể hiên ở viêc nhà
đàm phan đat đươc muc đich cua cuôc đàm phan mà con thể hiên ở viêc chi phi
lơi ich cua nhà đàm phan là nhỏ nhât, tưc là viêc hi sinh môt số quyên lơi cua nhà
đàm phan là nhỏ nhât. Viêc chuân bi và tìm hiểu thông tin cua đối tac trươc cuôc
đàm phan là rât quan trong cho nhà đàm phan biêt đươc và có nhưng chuân bi,
nêu ra phương hương và sach lươc đàm phan phù hơp nhưng như thê vân chưa thể
có môt cuôc đàm phan thành công và kêt qua tốt nhât cua cuôc đàm phan. Có rât
nhiêu thông tin mà nhà đàm phan không thể tìm hiểu hay biêt trươc đươc, mà nhà
đàm phan phai tự tìm kiêm, khai thac trong luc đàm phan đang diên ra. Moi thông
tin trươc luc đàm phan chỉ là cơ sở để nhà đàm phan đưa ra phương an và sach
lươc dự đinh con thông tin mà nhà đàm phan nhân đươc trong luc đàm phan mơi
có thể giup cho nhà đàm phan đi tơi thành công. Vây nhà đàm phan cân khai thac
nhưng thông tin gì cho cuôc đàm phan đó? Đối vơi môt cuôc đàm phan trong kinh
doanh quốc tê thì nhà đàm phan cân nhưng thông tin gì nhât?
2.1. Muc tiêu cua đôi thu đam phan
Không chỉ trong cac cuôc đàm phan kinh doanh quốc tê mà trong tât ca cac
cuôc đàm phan trong cac linh vực khac nhau viêc biêt đươc muc tiêu cua đôi thu
đàm phàn phan sẽ giup cho nhà đàm phan đưa ra đươc nhưng sach lươc và chiên
lươc đàm phan phù hơp. Dù là đối thu hay là nhà đàm phàn thì trươc khi bươc vào
cuôc đàm phan ho đêu đăt ra cac muc tiêu cho mình. Đó có thể là muc đich chinh
hay có thể là cac muc tiêu, tiêu chi nhỏ hơn để có thể thu đươc lơi ich lơn nhât

trong cuôc đàm phan đó. Vì muc đich cua đàm phan là cuôc trao đôi để hai bên
cùng đat đươc muc đich cua mình, hay nói cach khac thì muc đich cua cuôc đam
phan sẽ đat đươc khi hai bên điêu có thiên chi trong cuôc đam phan đó. Tuy nhiên


6

muc tiêu thì khac, cac muc tiêu cua cac nhà đàm phan này đat đươc hay không lai
phu thuôc vào sự tài ba cua nhà đàm phan. Vì nó quyêt đinh tơi lơi ich cua nhà
đàm phan nhân đươc it hay nhiêu trong cuôc đàm phan đó. Chinh vì thê mà biêt
đươc muc tiêu cua đối tac sẽ giup cho nhà đàm phan biêt cach xử lý kheo leo như
hi sinh môt số muc tiêu nhỏ để giup cho minh đat đươc muc tiêu tốt nhât.
Vi du: trong cuôc đàm phan ki kêt hơp đông thì nhà đàm phan (gia sử là bên
ban) cân phai biêt đươc khoang gia cua bên mua để có thể đưa ra gia ban cao nhât
cho mình. Rõ ràng muc đich ở đây là ca hai bên đêu muốn ki kêt hơp đông nhưng
muc tiêu cua hai nhà đàm phan này là khac nhau và nhà đàm phan chỉ có thể biêt
đươc muc tiêu cua đối tac trong luc đàm phan diên ra chư không thể biêt đươc
trươc luc đàm phan.
2.2. Chiên lươc đam phan
Môi nhà đàm phan đêu có nhưng chiên lươc đam phan khac nhau. Chiên lươc
đàm phan cua nhà đàm phan sẽ giup cho ho lây đươc thể chu đông trong đàm
phan và có thể “lôi” đối thu đi theo con đương mà mình đã đăt ra, khi đối thu bi
đông hay lung tung trong cuôc đàm phan sẽ tao điêu kiên cho nhà đàm phan có cơ
hôi thăng lơi. Biêt đươc chiên lươc đàm phan thì nhà đàm phan có thể xử lý và
điêu kiển cuôc đàm phan sao cho có hiêu qua nhât. Ngoài ra viêc này con giup cho
nhà đàm phan có thể biêt đươc muc tiêu cua đối tac cua mình.
2.3. Thông tin về vai trò cua cuôc đam phan đôi vơi đôi tac
Đàm phàn và viêc thống nhât để dân đên lơi ich giưa hai bên, vì thê moi cuôc
đàm phan đêu mang lai lơi ich cho hai bên. Lơi ich này có thể nhỏ cung có thể
quyêt đinh tơi vân mênh cua doanh nghiêp tham gia đàm phan. Vì thê viêc xac

đinh đươc vai tro cua cuôc đàm phan này đối vơi đối tac sẽ giup cho nhà đàm


7

phan đưa ra quyêt đinh tốt nhât trên bàn đàm phan. Tât nhiên răng cac bên tham
gia đàm phan cân phai giư kin thông tin này, vì thê khai thac đươc thông tin này
yêu câu nhà đàm phan phai có kinh nghiêm tốt, đoan đươc thai đô cua đối tac đối
vơi cuôc đàm phàn và phai căn cư vào nhưng thông tin điêu ra trươc luc đàm
phan. Viêc đanh gia đươc vai tro cua cuôc đàm phan đối vơi đối tac sẽ giup cho
nhà đàm phan dê đat đươc muc tiêu, đưa ra điêu kiên đối vơi đối tac hoăc châp
nhân hay bac bỏ điêu kiên mà đối tac đăt ra đối vơi mình môt cach hơp lý nhât.
Điêu này làm cho nhà đàm phan thu đươc kêt qua tốt nhât cua cuôc đàm phan.
2.4. Thông tin về nôi dung đam phan
Thông tin vê nôi dung cua cuôc đàm phan nhưng tưởng nhà đàm phan là
ngươi năm rõ nhât và lai thương xuyên chu quan vê vân đê này. Thông thương thì
trươc khi bươc vào cuôc đàm phan thì cac nhà đàm phàn đã biêt đươc nôi dung
cua cuôc đàm phàn đó. Tuy nhiên thì bươc vào cuôc đàm phan, moi viêc đêu có
thể thay đôi kể ca nôi dung đàm phan. Đàm phan có thể đi theo cac hương khac
nhau vì thê mà nôi dung cua cuôc đàm phan đó có thể sẽ khac đi. Nêu nhà đàm
phan không đoan đươc nôi dung và nhưng tình huống có thể xay ra trong qua trình
đàm phan thì ho có thể dê bi bi đông trong sử lý tình huống xay ra này và bi thiêt
hai. Vì thê viêc tìn hiểu vê nôi dung mà đối tac muốn “lai đi” sẽ giup cho nhà đàm
phan chu đông đưa ra nhưng quyêt đinh đung đăn nhât để có đươc môt cuôc đàm
phan thành công.
III. Kỹ thuật khai thác thông tin
Khai thác thông tin đồng nghĩa với việc thực hiện đồng thời hai công việc là
hỏi và nghe. Như vậy để thành công trong quá trình khai thác thông tin thì chúng
ta phải biết hỏi và biết nghe như thế nào trong suốt quá trình đàm phán.
3.1. Nghệ thuật hỏi.

8

Bạn sẽ làm những việc giống như một điều tra viên. Trong quá trình đặt câu
hỏi hay chất vấn, bạn phải chú ý bám sát tới từng lời, từng câu, từng từ, các hành
động, các phản ứng, thói quen và cả điệu bộ cử chỉ của phía đối tác.
Biết nghệ thuật đặt câu hỏi, bạn có thể khai thác tối đa thông tin của phía bên kia
phục vụ đắc lực cho việc tạo dựng chiến lược đàm phán - thương lượng của mình.
Để đặt ra câu hỏi đúng và có lợi nhất, chúng ta phải giải quyết ba vấn đề:
- Hỏi cái gì?
- Từ, ngữ và câu cho câu hỏi sắp đặt ra sao?
- Khi nào thì đưa ra câu hỏi?
3.1.1. Những cách hỏi và nói
Các câu hỏi và nói chủ yếu có hai dạng:
- Cụ thể và giới hạn thu hẹp.
- Chung chung và mở rộng.
3.1.1.1Các câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp
Những câu hỏi cụ thể và giới hạn thu hẹp thường nhằm mục đích thu được một
thông tin cụ thể và đơn giản nào đó. Câu trả lời chỉ cần "đúng", "không đúng",
"có", "không", "vâng" hoặc "dạ"...
Khi bạn cần hướng cuộc đàm thoại vào một lĩnh vực hay một vấn đề cụ thể mà
bạn muốn thì dùng cách hỏi hoặc nói loại này rất có tác dụng tốt. Sau đây là
những ví dụ:
"Ông có công nhận là 85 "cây" là đúng giá không?", "Anh có thể làm việc vào chủ
nhật tới không?"...
Dạng câu hỏi và nói này không thu được nhiều thông tin. Bạn có thể áp dụng khi
phía bên kia đang trong tình trạng không cởi mở, không vui vẻ hoặc không thoải
mái. Mục đích của ta chỉ là nhận được câu trả lời "Đồng ý" hoặc không đồng ý"
mà thôi.

3.1.1.2. Những câu hỏi và nói chung chung và mở rộng


9

Nói chung, dạng câu hỏi và nói chung chung và mở rộng thu được nhiều thông tin
hơn dạng câu hỏi và nói cụ thể và giới hạn thu hẹp đã nêu ở phần 3.1.1, bởi vì
phía bên kia không bị bó hẹp phải trả lời vào một vấn đề hay lĩnh vực cụ thể.
Dạng câu hỏi này còn giúp bạn tìm hiểu được ý đồ, mục đích, nhu cầu và cả thái
độ cư xử phía bên kia.
Sau đây là một vài ví dụ về câu hỏi và nói dạng này: "Ông thấy thế nào khi đến,
sống và làm việc ở Việt Nam?", "Ông thấy đấy, trình độ tiếng Anh và kỹ thuật của
chúng tôi còn thấp quá, theo ông thì chúng tôi tập trung nâng cao ra sao?", "Theo
ông, để có thể đi tới hợp tác lâu dài và hiệu quả thì chúng ta cần phải làm những
gì?"
3.1.2. Các bí quyết để hỏi và nói cho đúng
Khi muốn thu nhập được tối đa thông tin thì hình thức và nội dung câu hỏi rất
quan trọng. Bạn cần phải biết cách đặt câu hỏi cho đúng. Sau đây là một số bí
quyết giúp bạn biết cách hỏi.
3.1.2.1. Có kế họach để hỏi
Khi đàm phán - thương lượng, điều quan trọng là bạn phải xác định trước ý đồ và
mục đích của mình trong đầu và có sẵn một kế họach để hỏi sao cho ta đạt được ý
đồ và mục đích của ta. Những thông tin gì bạn cần có để ra quyết định? Làm sao
để có thông tin đó? Bạn có thể lái được không? Bạn có thể đưa được ý của mình
vào trong câu hỏi không? Câu nào hỏi trước câu nào hỏi sau? Ai hỏi câu nào, phần
nào?... Đó là một kế họach. Tốt nhất, khi phía bạn có hai người trở lên thì nên hội
ý trước về kế họach hỏi và nói này. Khi có kế họach tốt thì bạn có thể làm chủ tốt.
3.1.2.2. Biết rõ phía bên kia
Chúng ta có câu "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng...". Trong đàm phán thương lượng cũng có thể áp dụng chung nguyên tắc trên. Bạn càng biết nhiều về
phía bên kia thì bạn càng hỏi và nói chính xác hơn.

3.1.2.3. Chuyển dần từ cách hỏi chung chung mở rộng sang hỏi cụ thể và hạn


10

chế thu hẹp
Cách tốt nhất là khi bắt đầu đàm phán - thương lượng, nhất là khi chưa biết rõ
hoặc rẩt ít thông tin về phía bên kia thì nên hỏi chung chung và mở rộng trước.
Sau khi nghe phía bên kia trả lời xong, bạn hãy lọc ra những phần quan trọng và
xoáy câu hỏi của ta vào những vấn đề cụ thể và hạn chế thu hẹp.
Sau đây là một ví dụ:
Bên A:
- Theo các ông, để phát triển sự hợp tác, chúng ta cần làm gì?
Bên B:
- Theo tôi thì chúng ta cần phải tích cực đầu tư, mở rộng sản xuất, đào tạo tay
nghề...
Bên A:
- Ta nên mở rộng sản xuất ở lĩnh vực chế biến, ông thấy thế nào?
Bên B:
- Đó là điều tôi muốn.
Bên A:
- Vậy ta nên mua thêm một cổ máy cỡ 100.000 US$ có được không?
Bên B:
- Được đấy.
Trong đọan đàm phán trên ta thấy các câu hỏi của đối tác A cứ cụ thể dần và cuối
cùng là câu hỏi rất cụ thể: "... cỡ 100.000 US$ có được không?"
3.1.2.4. Phải hỏi và nói đúng thời điểm và phù hợp
Ngoài việc biết đặt đúng câu hỏi bạn cần phải biết chọn đúng thời điểm để hỏi và
nói. Là người đàm phán bạn cần phải biết nhạy cảm đối với các ý đồ, mục đích và
cảm xúc của phía bên kia. Nếu như phía bên kia không lĩnh hội hay không hiểu

câu hỏi của bạn hoặc thấy rằng câu hỏi của bạn có ý chống đối lại họ thì sẽ xảy ra
hai vấn đề sau: Một là bạn không thu được thông tin mà bạn cần có. Hai là phía


11

bên kia có thể không muốn đàm phán - thương lượng với bạn nữa.
3.1.2.5. Khai thác và phát triển trên những câu trả lời của phía bên kia
Bạn chú ý lắng nghe phía bên kia trả lời và thu thập tối đa các thông tin. Sau đó
phát triển các câu hỏi trên cơ sở của các thông tin đã nói. Ví dụ bạn có thể hỏi:
"Cho tôi hỏi thêm một chút về việc đầu tư mà ông vừa đề cập nhé?", Ông bảo là
giá 14US$ là giá Fob, vậy giá CIF là bao nhiêu?"
3.1.2.6. Xin phép được hỏi
Xin phép phía bên kia cho phép mình được hỏi mang lại các lợi thế sau:
- Tạo cho mình phong cách lịch sự.
- Tạo sự tập trung của phía bên kia vì thông thường hầu như không ai là không
cho bạn được hỏi.
- Tạo cho bên kia biết trước về tinh thần, không bị đột ngột.
Ví dụ: Bạn có thể hỏi như sau: "Tôi có thể hỏi ông một câu hỏi được không?",
Cảm phiền ông một chút, tôi muốn hỏi ông đôi điều có được không?" hay "Ông có
phản đối khi tôi hỏi ông một vấn đề sau đây không?"...
3.2. Học cách lắng nghe
Hãy lắng nghe để không bị rơi vào thế bị động. Một người biết cách lắng nghe
có thể hoàn toàn làm chủ được mọi tình huống và sự trao đổi thông tin. Khi bạn
thực sự lắng nghe với thái độ chăm chú, bạn sẽ khiến cho đối tác tin tưởng ở bạn.
Con người ta cần đến bạn khi họ gặp phải một vấn đề rắc rối nào đó, hoặc tìm
thấy ở bạn những cơ hội cho họ, khi đó họ sẽ cảm thấy họ có thể tin tưởng ở bạn
khi bạn lắng nghe họ nói.
Khi bạn lắng nghe, đôi tai là bộ phận tiếp nhận những thông tin mà họ nghe được,
nhưng có một thứ nữa rất quan trọng và công bằng để đánh giá sự lắng nghe của

bạn, đó là đôi mắt. Nếu đôi mắt của bạn không thể hiện sự tập trung chú ý, mà lại
ngoảnh đi ngoảnh lại hoặc nhìn ra xung quanh, người khác sẽ có cảm giác là bạn
không lắng nghe họ nói. Hãy để đôi mắt nhìn trực diện vào đối tác trong suốt cuộc


12

trò truyện. Nếu cuộc họp hay đàm phán diễn ra trong một thời gian dài, bạn có thể
nhìn sang chỗ khác hoặc nhìn xuống bàn để ghi nhanh lại những điều cần lưu ý,
nhưng chỉ trong khoảng một giây rồi lại tiếp tục quay về nhìn trực diện vào đối
tác. Nếu bạn không duy trì đôi mắt nhìn thẳng vào họ, họ sẽ cảm giác những gì mà
họ nói chẳng có ý nghĩa và giá trị với bạn và sẽ cảm thấy rất bực mình khi phải trả
lời các câu hỏi của bạn cũng như cung cấp thông tin cho bạn.
IV. Kết luận
Như vây, Để có cuôc đam phan thành công thì nhà đàm phan cân phai biêt
cach khai thac thông tin tốt từ đôi tac
Ki năng khai thac thông tin trên bàn đam là môt trong nhưng ki năng không
thể thiêu cua nhà đàm phan tài ba
Viêc khai thac thông tin trên bàn đàm phan đoi hỏi nhà đàm phan phai có ki
năng tốt, khôn kheo trong cach đàm phan.
Nhà đàm phan phai biêt sử lý thông tin nhanh và chinh xac để đưa ra đươc
nhưng quyêt đinh đung đăn nhât