Quản Trị Học: Công Tác Tổ Chức

Chương 6: Công tác Tổ chức

Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC
Môn học: Quản Trò Học

Nội dung chính

1. Khái niệm
2. Nội dung chủ yếu của công tác tổ chức
2.1 Xác lập cơ cấu tổ chức
2.1.1 Khái niệm
2.1.2 Tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức
2.1.3 Các quan điểm về cơ cấu tổ chức
2.1.4 Các dạng cơ cấu tổ chức
1. Cấu trúc chức năng
2. Cấu trúc theo sản phẩm
3. Cấu trúc theo khách hàng
4. Cấu trúc theo đòa lý
5. Cấu trúc tổ chức theo quá trình
6. Cấu trúc theo dự án
7. Cấu trúc ma trận
8. Cấu trúc theo chương trình – Muc tiêu
9. Cấu trúc theo trực tuyến – Tham mưu
10. Cấu trúc mạng
11. Cấu trúc kết hợp
2.2 Thiết lập mối quan hệ về quyền hành trong cơ cấu tổ chức
2.2.1 Khái niệm về quyền hành
2.2.2 Nguồn gốc của quyền hành
2.2.3 Các xu hướng thực hiện quyền lực
2.2.4 Quan hệ quyền hành trong cơ cấu tổ chức
3. Công tác tổ chức và cấp bậc quản trò

GVC Th.S Trần Minh Thư

101


Chương 6: Công tác Tổ chức

Chương 6: CÔNG TÁC TỔ CHỨC
1 KHÁI NIỆM
Tổ chức là quá trình xác đònh những công việc cần phải làm &
phân công cho các đơn vò /cá nhân đảm nhận các công việc đó,
tạo ra mối quan hệ ngang / dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực
hiện có hiệu quả mục tiêu chiến lược của tổ chức.
2 NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
2.1  XÁC LẬP CƠ CẤU TỔ CHỨC (CẤU TRÚC TỔ CHỨC )
2.1.1 KHÁI NIỆM : là quá trình xác lập các khâu quản trò
(theo chiều ngang) & các cấp quản trò (theo chiều dọc)
và các quan hệ quyền hành bên trong hệ thống
 ĐẶC TRƯNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC:
1. TÍNH PHỨC TẠP: biểu thò số lượng các
khâu quản trò, các cấp quản trò,
các chức danh trong tổ chức.
2. TÍNH BÀI BẢN: tính công thức,
tính đònh chế, tính hình thức.
3. MỨC ĐỘ TẬP TRUNG & PHI TẬP TRUNG
về quyền ra quyết đònh trong
hệ thống quản trò.
GVC Th.S Trần Minh Thư

102

Chương 6: Công tác Tổ chức

 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. NHIỆM VỤ & MỤC TIÊU &
CHIẾN LƯC của công ty.

2. MÔI TRƯỜNG hoạt động của công ty

3. ĐẶC ĐIỂM NGÀNH NGHỀ của công ty

4. NĂNG LỰC & TRÌNH ĐỘ NHÂN SỰ
của công ty
5. QUY MÔ hoạt động của công ty

GVC Th.S Trần Minh Thư

103


Chương 6: Công tác Tổ chức

 CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ TỔ CHỨC CƠ BẢN:
cần đạt

+ Chi phí +
+ Thời gian
+ chất lượng

 phân công lao động

 thống nhất chỉ huy
 cơ cấu tổ chức gắn với mục tiêu
 nguyên tắc hiệu quả
 nguyên tắc cân đối
 nguyên tắc linh hoạt

GVC Th.S Trần Minh Thư

104


Chương 6: Công tác Tổ chức

Sơ đồ 5.1

CÁC NHÂN TỐ CỦA VIỆC THIẾT KẾ TỔ CHỨC
Môi trường
bên ngoài

Chiến
lược

Thiết kế tổ chức
Nhiệm vụ
Con người

Cấu trúc

Phù
hợp

Quyết đònh
của hệ thống
thưởng

Hoàn
thành
nhiệm vụ
tổ chức

Tổ chức phi
chính thức

 TÍNH TỐI ƯU CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
 thực hiện phân công hay chuyên môn hóa công việc hợp lý
 thực hiện phân ngành một số hoạt động
 đảm bảo TẦM

HẠN KIỂM SOÁT /QUẢN TRỊ tối ưu

 đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động
 đảm bảo tính kinh tế của quản trò

GVC Th.S Trần Minh Thư

105

Chương 6: Công tác Tổ chức

2.1.2 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
Sơ đồ 5.2 (Các bước của tiến trình xây dựng cơ cấu tổ chức)
KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
QUẢN TRỊ HIỆN HÀNH

1.
2.

XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC, PHƯƠNG HƯỚNG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN TRỊ, CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

Phân
tích
SWOT

3.

XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG CỦA
HỆ THỐNG QUẢN TRỊ.

Hàng
ngang

4.

XÁC ĐỊNH SỐ LƯNG VÀ THÀNH PHẦN
CÁC CẤP QUẢN TRỊ

Hàng
dọc

5.

XÁC ĐỊNH QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CẤP,
TỪNG KHÂU QUẢN TRỊ

6.

XÁC ĐỊNH QUAN HỆ QUA LẠI VỚI CÁC CƠ QUAN CẤP TRÊN
VÀ CÁC TỔ CHỨC KHÁC

Mối
quan
hệ

2.1.3  CÁC QUAN ĐIỂM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
(CÁC MÔ HÌNH)
 mô hình tổ chức kiểu cổ điển (mô hình kiểu cơ giới – mechanic) do
Henry Fayol & Max.Weber đề xuất. Hiện nay vẫn còn đang áp dụng
khá thònh hành.
 mô hình tổ chức linh hoạt (hữu cơ - organic) đặc biệt phù hợp với kiểu
quản trò theo tình huống nhất là quản trò theo mục tiêu. Mô hình này
còn gọi là mô hình hiện đại, phát triển rất thònh hành từ những năm
của thập niên 60 cho đến nay.
GVC Th.S Trần Minh Thư

106

Chương 6: Công tác Tổ chức

NHỮÕNG ĐẶC TRƯNG CHỦ YẾU CUA HAI MÔ HÌNH
MÔ HÌNH CỔ ĐIỂN
(CƠ GIỚÙI)

MÔ HÌNH LINH HOẠT
(HỮU CƠ)

ĐẶC ĐIỂM
- Tính hợp thức & tính bài bản cao
- Nhiều chức danh (cấp quản trò)
riêng biệt.

ĐẶC ĐIỂM
- Tính hợp thức & tính bài bản thấp
- Ít chức danh (cấp quản trò) riêng
biệt

- Quan hệ phân cấp chặt chẽ, ít
chú trọng Hợp tác

- Hợp tác thống thuộc (chiều dọc
trực tuyến) và tương thuộc (chiều
ngang, tham vấn phụ trợ hoặc tham
mưu)

- Quyền hạn quyết đònh tập trung - Phi tập trung hóa quyền hành

ở cấp cao nhất.
(hướng về phân quyền, ủy quyền
chính thức hoặc không chính thức).
- Các nhiệm vụ được đònh sẵn

- Các nhiệm vụ này tùy thuộc vào
tình huống.

- Kênh, luồng thông tin chính
thức

- Thông tin liên lạc không chính
thức kết hợp với chính thức.

NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG

NH- XÉT PHẠM VI ÁP DỤNG

- Các công ty, tổ chức quy mô lớn,
hoặc là các đơn vò hành chính sự
nghiệp.

- Các công ty vừa & nhỏ, các đơn vò
kinh doanh, dòch vụ.

- Môi trường hoạt động của tổ
chức ổn đònh.

- Phù hợp với môi trường biến
động.

GVC Th.S Trần Minh Thư

107


Chương 6: Công tác Tổ chức

2.1.4 

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

1. CẤU TRÚC CHỨC NĂNG

 Môi trường ổn đònh
 Chú trọng vào hiệu suất (+)
 Cục bộ thường xẩy ra

(-)

Sơ đồ 5.3: Cấu trúc tổ chức theo chức năng
Chủ tòch

Tài chính

Marketing

Sản xuất

Nhân lực

2. CẤU TRÚC THEO SẢN PHẨM

 Nhiều sản phẩm hoặc sản phẩm khác biệt
 Sản phẩm hoặc thò trường là phức tạp
GVC Th.S Trần Minh Thư

108


Chương 6: Công tác Tổ chức

Sơ đồ 5.4: Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

Phó chủ tòch
Marketing

Máy giặt

Bàn ủi

Máy lạnh

Quạt điện

3. CẤU TRÚC THEO KHÁCH HÀNG

 những nhu cầu của khách hàng là quan trọng
 các dạng khách hàng là khác nhau
Sơ đồ 5.5: Cấu trúc theo khách hàng

Phó chủ tòch
Marketing

Bộ phận bán
hàng công
nghiệp
GVC Th.S Trần Minh Thư

Bộ phận bán
hàng cho
chính phủ
109

Bộ phận bán
hàng tiêu
dùng


Chương 6: Công tác Tổ chức

4. CẤU TRÚC THEO ĐỊA LÝ

 Các năng lực bố trí phân tán
 Các hoạt động độc lập với nhau
 Nhu cầu đòa phương có sự khác biệt
 Được sử dụng thường xuyên trong
kinh doanh quốc tế.
Sơ đồ 5.6: Cấu trúc đòa lý

Phó chủ tòch
Marketing

Khu vực
phía nam

GVC Th.S Trần Minh Thư

Khu vực
phía tây
110

Khu vực
phía đông


Chương 6: Công tác Tổ chức

5. CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO QUÁ TRÌNH

 Chuyên môn hóa sản xuất
 Tăng sự phụ thuộc lẫn nhau
 Áp dụng trong sản xuất công nghiệp
Sơ đồ 5.7: Cấu trúc theo quá trình

Quản đốc
phân xưởng

Bộ phận
cán

Bộ phận
mài

Bộ phận
lắp ráp

6. CẤU TRÚC THEO DỰ ÁN (Dạng tổ chức tạm thời)


Một loạt các dự án cần được hoàn thành

 Bao gồm những kỹ năng phức tạp

GVC Th.S Trần Minh Thư

111


Chương 6: Công tác Tổ chức

 Các kỹ năng là quan trọng hơn chức danh

 Ra quyết đònh được phân cấp
 Kết hợp những ngành chuyên môn chức năng
 VI PHẠM NGUYÊN TẮC THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH (-)
Sơ đồ 5.8: Cấu trúc theo dự án

CHỦ
TỊCH

Nguồn
nhân lực

Bán
hàng

Tài
chính

Kỹ
thuật

Giám đốc
dự án 1
Giám đốc
dự án 2

GVC Th.S Trần Minh Thư

Kiểm
tra
chất
lượng

Sản
xuất

Kỹ sư
động lực

Kỹ sư
thử
nghiệm

Kỹ
thuật
viên

Kỹ sư
động lực

Kỹ sư
thử
nghiệm

Kỹ
thuật
viên

112


Chương 6: Công tác Tổ chức

7. CẤU TRÚC MA TRẬN (DẠNG ỔN ĐỊNH TỒN TẠI LÂU
DÀI HƠN SO VỚI CẤU TRÚC DỰ ÁN)



Hình thức tương tự như cấu trúc theo dự án

 Khi các hoạt động có tính ổn đònh &
thường xuyên hơn
 Mâu thuẫn với nguyên tắc thống nhất chỉ
huy
 Thường sử dụng trong các công ty tư vấn

GVC Th.S Trần Minh Thư

113


Chương 6: Công tác Tổ chức

Thiết kế
kiến tạo

Dự án
Alpha

Dự án
Beta

Dự án
Gamma
a

Chế
tạo

Quản lý
hợp đồng

Mua
sắm

Nhân
lực

Nhóm
thiết kế

Nhóm
chế tạo

Nhóm
hợp đồng

Nhóm
mua sắm

Nhóm
kế toán

Nhóm
nhân lực

Nhóm
thiết kế

Nhóm
chế tạo

Nhóm
hợp đồng

Nhóm
mua sắm

Nhóm
kế toán

Nhóm
nhân lực

Nhóm
thiết kế

Nhóm
chế tạo

Nhóm
hợp đồng

Nhóm
mua sắm

Nhóm
kế toán

Nhóm
nhân lực

Sơ đồ 5.9: Cơ cấu ma trận
GVC Th.S Trần Minh Thư

Kế
toán

114


Chương 6: Công tác Tổ chức

8. CẤU TRÚC THEO CHƯƠNG TRÌNH – MỤC TIÊU

 Liên kết các mối liên hệ ngang
 Mục tiêu được sắp xếp theo chương trình
 Thời gian hoàn thành được yêu cầu là cố đònh
CƠ QUAN QUẢN TRỊ CẤP CAO

CƠ QUAN QUẢN TRỊ
CẤP TRUNG

CƠ QUAN QUẢN
TRỊ CẤP TRUNG
CƠ QUAN
LIÊN
KẾT CÁC

MỐI LIÊN
HỆ
NGANG

CƠ QUAN
QUẢN TRỊ
CẤP
THẤP

CƠ QUAN
QUẢN TRỊ
CẤP
THẤP

CƠ QUAN
QUẢN TRỊ
CẤP
THẤP

CƠ QUAN
QUẢN TRỊ
CẤP
THẤP

Sơ đồ 5.10: Cơ cấu tổ chức theo chương trình mục tiêu
GVC Th.S Trần Minh Thư

115

Chương 6: Công tác Tổ chức

9. CẤU TRÚC THEO TRỰC TUYẾN – THAM MƯU

 Duy trì lãnh đạo THEO TUYẾN
 Người lãnh đạo tuyến được sự tham
mưu của các chuyên gia theo chức năng
 Bản chất của mối quan hệ tham mưu chỉ l
CỐ VẤN.
NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

NGƯỜI LÃNH
ĐẠO TUYẾN 1

NGƯỜI LÃNH
ĐẠO TUYẾN 2

BPTMTCN

Bộ phận tham mưu
Theo chức năng
( BPTMTCN)

BPTMTCN

Sơ đồ 5.11 : Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tham mưu
GVC Th.S Trần Minh Thư

116

Chương 6: Công tác Tổ chức

10. CẤU TRÚC MẠNG

 Các hoạt động chức năng thuộc
BÊN NGOÀI tổ chức
 Cần tạo lập và duy trì các
MỐI QUAN HỆ tốt
 Quản trò LINH HOẠT
 Thường thích hợp với các
TỔ CHỨC NHỎ.
Công ty nghiên
cứu triển khai
tư vấn độc lập

Công ty
quảng cáo

Nhóm
điều
hành
Các người bán
hàng ăn
hoa hồng

Nhà máy
ở các nước khác

Sơ đồ 5.12 Cơ cấu mạng

GVC Th.S Trần Minh Thư

117


Chương 6: Công tác Tổ chức

11. CẤU TRÚC KẾT HP (KẾT HP NHIỀU DẠNG CẤU
TRÚC) PHÙ HP VỚI NHỮNG CÔNG TY LỚN & PHỨC TẠP
Sơ đồ 5.13 (Cấu trúc kết hợp )
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:
TIẾP CẬN KẾT HP HÌNH THÀNH CÁC PHÒNG BAN

CHỦ
TỊCH

Phó chủ
tòch
Marketing

Cấu trúc
ĐỊA LÝ

Phó chủ
tòch
Marketing

Phó chủ
tòch
Marketing

Tổng giám đốc các
sản phẩm công nghiệp

Nhà quản trò bộ
phận phía bắc

GVC Th.S Trần Minh Thư

Nhà quản trò bộ
phận phía nam

118

Phó chủ
tòch
Marketing

Phó chủ
tòch
Marketing

Tổng giám đốc các
sản phẩm tiêu dùng

Nhà quản trò bộ
phận phía đông

Cấu trúc
SẢN PHẨM

Nhà quản trò bộ
phận phía tây


Chương 6: Công tác Tổ chức

2.2 THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ VỀ QUYỀN HÀNH
TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC

2.2.1  KHÁI NIỆM VỀ QUYỀN HÀNH Là năng
lực cho phép nhà quản trò yêu cầu người khác
hành động theo sự chỉ đạo của mình
2.2.2  NGUỒN GỐC CỦA QUYỀN HÀNH:
SỰ HP PHÁP khi đảm nhận CHỨC VỤ
Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là CHÍNH
ĐÁNG (# Chòu TRÁCH NHIỆM)
Nhà quản trò phải đủ NĂNG LỰC & PHẨM
CHẤT cần thiết khiến cho cấp dưới tin tưởng &
tôn trọng
2.2.3  CÁC XU HƯỚNG THỰC HIỆN
QUYỀN LỰC:
PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN: Là xu hướng phân /
giao quyền ra quyết đònh cho cấp dưới.
TẬP QUYỀN: là quá trình thâu tóm quyền ra
quyết đònh vào trong tay một người/
một nhóm người.
GVC Th.S Trần Minh Thư

119

Chương 6: Công tác Tổ chức

SỰ CẦN THIẾT CỦA PHÂN QUYỀN/ỦYQUYỀN:
 NHÀ QUẢN TRỊ CẤP THẤP gần với
tình huống hơn
 Việc thực hiện công việc được NHANH HƠN
 Là nhân tố động viên CẤP DƯỚI
 Giúp đào tạo CẤP DƯỚI, tạo điều kiện cho
họ phát triển.
 Giảm áp lực về công việc đối với CẤP TRÊN
MỘT SỐ VẤN ĐỀ/KHÓ KHĂN KHI PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN





Sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo
Phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng
Người dưới quyền không đủ năng lực
QUYỀN HẠN KHÔNG TƯƠNG XỨNG
VỚI TRÁCH NHIỆM
QH > TN : Sử dụng quyền hạn để xói mòn người khác
QH < TN : Không ai nghe anh ta cả

Trách nhiệm

Quyền hạn

Nhiệm vụ
Sơ đồ số 5.14: Mối quan hệ tương xứng giữa nhiệm vu,ï quyền hạn và trách nhiệm
GVC Th.S Trần Minh Thư

120


Chương 6: Công tác Tổ chức

 QUÁ TRÌNH PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN

 Xác đònh các KẾT QUẢ MONG MUỐN
 Giao NHIỆM VỤ
 Giao phó QUYỀN HẠN để hoàn thành các
NHIỆM VỤ
 Xác đònh TRÁCH NHIỆM
của người được phân quyền
 NGHỆ THUẬT PHÂN QUYỀN/ỦY QUYỀN
 sự sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác
 sự sẵn sàng chia sẻ
 sự sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm
 sẵn sàng tin cậy cấp dưới
 sự sẵn sàng lập ra và
sử dụng sự kiểm tra rộng rãi
GVC Th.S Trần Minh Thư

121


Chương 6: Công tác Tổ chức

2.2.4  QUAN HỆ QUYỀN HÀNH TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC:

QUAN HỆ TRỰC TUYẾN

 Quan hệ trực tiếp theo CHIỀU DỌC
 QUYỀN LỰC thực hiện theo chiều
TỪ TRÊN XUỐNG
 Thực hiện NGUYÊN TẮC
THỐNG NHẤT CHỈ HUY
 QUYỀN HẠN, NHIỆM VỤ,
TRÁCH NHIỆM rõ ràng
 Gắn liền với SẢN PHẨM hoặc KHÁCH HÀNG
NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 1

ĐƠN
VỊ
SẢN
XUẤT
1

ĐƠN
VỊ
SẢN
XUẤT
2

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 2

…………….

…………….

…………….

…………….

Sơ đồ 5.15 : Cơ cấu tổ chức quản trò theo quan hệ trực tuyến
GVC Th.S Trần Minh Thư

122


Chương 6: Công tác Tổ chức

QUAN HỆ CHỨC NĂNG
 Thực hiện các hoạt động chuyên môn kỹ thuật
 Cho phép các nhà quản trò theo tuyến
mở rộng phạm vi kiểm soát
 các dạng can thiệp theo chức năng

Cố vấn: tham mưu cho các nhà quản trò theo tuyến.
Dòch vụ: tạo ra sự hỗ trợ
Kiểm soát: can thiệp vào hoạt động của các nhà
quản trò theo tuyến -> có khả năng vi phạm
nguyên tắc thống nhất chỉ huy -> chỉ nên xác lập
ở những khâu quan trọng.
NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

NGƯỜI LÃNH ĐẠO
CHỨC NĂNG A

ĐƠN
VỊ
SX

ĐƠN
VỊ
SX

…

NGƯỜI LÃNH ĐẠO
CHỨC NĂNG B

NGƯỜI LÃNH ĐẠO
CHỨC NĂNG C

…

…

…

…

…

Sơ đồ : 5.16 Cơ cấu tổ chức quản trò theo quan hệ chức năng
GVC Th.S Trần Minh Thư

123

…


Chương 6: Công tác Tổ chức

3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC & CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ:
Mục tiêu
của công
tác tổ
chức

Cấp quản
trò

Các khía cạnh cơ bản

QUẢN
TRỊ
VIÊN
CAO
CẤP

Gắn với
kế hoạch
chiến

lược

- Cần phải thành lập hay loại bỏ cấp nào?
- Phân quyền cho cấp dưới như thế nào?
- Cần ban hành những chế độ, chính sách
chung như thế nào?
- Phân phối & chuyển giao nguồn lực cho cấp
dưới như thế nào?

QUẢN
TRỊ
VIÊN
TRUNG
CẤP

Gắn với
kế hoạch
chiến
thuật

- Những hoạt động nào cần tiến hành?
- Tổ chức hoạt động theo hướng nào?
- Phân công quyền hạn & trách nhiệm như thế
nào?
- Cần phải sử dụng nguồn lực ra sao?

Gắn với
kế hoạch
tác
nghiệp

- Những công việc cụ thể nào cần phải làm?
Ai làm? Lúc nào làm?
- Cần những phương tiện gì?
- Tổ chức công việc, thiết kế công việc, quy
trình thực hiện các công việc như thế nào
nhằm đảm bảo năng suất, chất lượng và trách
nhiệm cao nhất.?

QUẢN
TRỊ
VIÊN
CẤP
CƠ SỞ

GVC Th.S Trần Minh Thư

124