BAO CAO KHOA LUAN TOT NGHIEP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ VÀO GIẢI QUYẾT TTHC TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA UBND XÃ HÒA BÌNH HUYỆN HOÀNH BỒ TỈNH QUẢNG NINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LÝ TÀI HƯƠNG

TÊN ĐỀ TÀI
“Ứng dụng phần mềm Một cửa vào giải quyết Thủ tục hành chính, nhằm nâng
cao hiệu quả cải cách Thủ tục hành chính tại UBND xã Hòa Bình,
huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh”

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

THÁI NGUYÊN, NĂM 2017


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN

TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Quản trị văn phòng

Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ VÀO
GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, NHẰM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH – HUYỆN HOÀNH
BỒ - TỈNH QUẢNG NINH

Sinh viên thực hiện: LÝ TÀI HƯƠNG
Lớp: Quản trị văn phòng K12A – QN, hệ Tại chức
Giảng viên hướng dẫn 1: ThS. LÊ TRIỆU TUẤN
Giảng viên hướng dẫn 2: PGS.TS. ĐỖ ANH TÀI

Thái Nguyện, năm 2017


MỤC LỤC
Phần mở đầu............................................................................................................1
Chương 1.................................................................................................................. 4
TỔNG QUAN VỀ CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA ĐIỆN TỬ.........................4
1.1. KHÁI NIỆM.......................................................................................................4
1.1.1. Cơ chế “một cửa”....................................................................................4
1.1.2. Một cửa điện tử........................................................................................4
1.2. MỤC ĐÍCH.......................................................................................................4
1.3. NGUYÊN TẮC...................................................................................................5
1.4. QUY TRÌNH THỰC HIỆN....................................................................................6
1.5. CÁC LĨNH VỰC ÁP DỤNG CƠ CHẾ “MỘT CỬA”..................................................8
Chương 2.................................................................................................................. 9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA TẠI UBND XÃ
HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH.................................9
2.1. GIỚI THIỆU VỀ UBND XÃ HÒA BÌNH..............................................................9
2.1.1. Giới thiệu khái quát..................................................................................9
2.1.2. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................9
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã....................................10
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA......................................10
2.2.1. Thực trạng..............................................................................................10
2.2.2. Quy trình thực hiện.................................................................................13

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA.....................15
2.3.1. Ưu điểm..................................................................................................15
2.3.2. Hạn chế..................................................................................................16
Chương 3................................................................................................................19
ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA ĐIỆN
TỬ TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH
................................................................................................................................. 19
3.1. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM..................................................................................19
3.1.1. Mục tiêu của phần mềm..........................................................................19
3.1.2. Lợi ích của việc áp dụng phần mềm.......................................................19


3.1.3. Đối tượng sử dụng phần mềm................................................................19
3.1.4. Giới thiệu các chức năng........................................................................21
3.1.4.1. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ..................................................................21
3.1.4.2. Báo cáo thống kê.............................................................................23
3.1.4.3. Điều hành tác nghiệp.......................................................................23
3.1.4.4. Thông báo, nhắc việc.......................................................................26
3.1.4.5. Thông báo SMS, Email....................................................................26
3. 1.5. Hướng dẫn sử dụng chức năng Tiếp nhận và xử lý TTHC bằng phần
mềm “Một cửa điện tử”...................................................................................26
3.1.5.1. Tiếp nhận hồ sơ qua mạng...............................................................26
3.1.5.3. Thẩm định hồ sơ..............................................................................36
3.1.5.4. Lãnh đạo cơ quan phê duyệt hồ sơ...................................................43
3.1.5.5. Trả kết quả cho công dân tổ chức.....................................................51
3.2. KẾT QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA
ĐIỆN TỬ................................................................................................................54

KẾT LUẬN............................................................................................................60
TÀI LIỆU THAM KHẢO:....................................................................................61

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH
SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa
HÌNH ẢNH
Hình 3.1: Giao diện chức năng tiếp nhận hồ sơ qua mạng
Hình 3.2: Giao diện các hồ sơ được gửi qua mạng
Hình 3.3: Giao diện chức năng tìm kiếm hồ sơ được gửi qua mạng
Hình 3.4: Giao diện kết quả tìm kiếm hồ sơ được gửi qua mạng
Hình 3.5: Giao diện chức năng mở xem thông tin hồ sơ được gửi qua mạng
Hình 3.6: Giao diện xem thông tin hồ sơ được gửi qua mạng
Hình 3.7: Giao diện Thông báo lưu thành công thông tin vào phần mềm
Hình 3.8: Giao diện giấy biên nhận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
Hình 3.9: Giao diện màn hình chức năng tiếp nhận hồ sơ đơn
Hình 3.10: Giao diện màn hình chức năng thêm mới hồ sơ đơn
Hình 3.11: Giao diện màn hình tiếp nhận hồ sơ đơn
Hình 3.12: Giao diện màn hình đã nhập thông tin tiếp nhận hồ sơ đơn
Hình 3.13: Giao diện màn hình lưu tiếp nhận hồ sơ đơn thành công
Hình 3.14: Giao diện màn hình tích chọn những hồ sơ cần chuyển
Hình 3.15: Giao diện màn hình nhập lý do trễ cho hồ sơ
Hình 3.16: Giao diện màn hình chọn người nhận chuyển hồ sơ
Hình 3.17: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ
Hình 3.18: Giao diện màn hình biên chuyển hồ sơ thành công
Hình 3.19: Giao diện màn hình chức năng vào thẩm định hồ sơ
Hình 3.20: Giao diện màn hình chức năng thẩm định hồ sơ
Hình 3.21: Giao diện màn hình tìm kiếm hồ sơ cần thẩm định
Hình 3.22: Giao diện màn hình kết quả tìm kiếm hồ sơ cần thẩm định

Hình 3.23: Giao diện màn hình chọn hồ sơ cần thẩm định để nhận


Hình 3.24: Giao diện màn hình chức năng nhận hồ sơ cần thẩm định
Hình 3.25: Giao diện màn hình nhận hồ sơ cần thành công
Hình 3.26: Giao diện màn hình chức năng xử lý hồ sơ
Hình 3.27: Giao diện màn hình nhập nội dung xử lý hồ sơ
Hình 3.28: Giao diện màn hình thông báo lưu nội dung xử lý hồ sơ thành công
Hình 3.29: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ cho lãnh đạo phê duyệt
Hình 3.30: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ
Hình 3.31: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ
Hình 3.32: Giao diện màn hình thông báo chuyển xử lý thành công
Hình 3.33: Giao diện màn hình chức năng lãnh đạo phê duyệt
Hình 3.34: Giao diện màn hình lãnh đạo phê duyệt
Hình 3.35: Giao diện màn hình tìm kiếm hồ sơ cần phê duyệt
Hình 3.36: Giao diện màn hình danh sách hồ tìm kiếm
Hình 3.37: Giao diện màn hình chọn hồ sơ nhận
Hình 3.38: Giao diện màn hình chức năng nhận hồ sơ
Hình 3.39: Giao diện màn hình thông báo nhận hồ sơ thành công
Hình 3.40: Giao diện màn hình chức năng vào xử lý hồ sơ
Hình 3.41: Giao diện màn hình nhập nội dung xử lý hồ sơ
Hình 3.42: Giao diện màn hình lưu nội dung xử lý hồ sơ thành công
Hình 3.43: Giao diện màn hình chức năng trở về
Hình 3.44: Giao diện màn hình tích chọn hồ sơ đã phê duyệt để chuyển trả kết quả
Hình 3.45: Giao diện màn hình chọn người nhận bộ phận trả kết quả
Hình 3.46: Giao diện màn hình chức năng in phiếu chuyển
Hình 3.47: Giao diện màn hình biên bản bàn giao hồ sơ
Hình 3.48: Giao diện màn hình chức năng chuyển hồ sơ cho bộ phận trả kết quả
Hình 3.49: Giao diện màn hình thông báo chuyển hồ sơ thành công
Hình 3.50: Giao diện màn hình chức năng trả kết quả

Hình 3.51: Giao diện màn hình trả kết quả hồ sơ
Hình 3.52: Giao diện màn hình chọn hồ sơ cần nhận
Hình 3.53: Giao diện màn hình thông báo nhận hồ sơ thành công
Hình 3.54: Giao diện màn hình chức năng chọn hồ sơ, trả kết quả


Hình 3.55: Giao diện màn hình thông báo trả kết quả hồ sơ thành công
Hình 3.56: Kết quả tiếp nhận TTHC bằng phần mềm Một cửa điện tử năm 2016
Hình 3.57: Kết quả tiếp nhận TTHC bằng phần mềm Một cửa điện tử năm 2017
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
- TTHC: Thủ tục hành chính
- HĐND: Hội đồng nhân dân
- UBND: Ủy ban nhân dân
- NN-XD&MT: Nông nghiệp – Xây dựng và môi trường
- QLVB: Quảng lý văn bản
- CNTT: công nghệ thông tin


LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của
trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông, đặc biệt là các thầy cô khoa Hệ
thống thông tin kinh tế của trường đã tạo điều kiện cho em để có nhiều thời gian
cho khóa luận tốt nghiệp. Và em cũng xin chân thành cám ơn Thầy Lê Triệu Tuấn
đã nhiệt tình hướng dẫn hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo.
Tiếp theo em xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong Thường trực Đảng
ủy, HĐND, UBND, các Ban ngành thuộc UBND xã Hòa Bình đã tạo mọi điều kiện,
cung cấp các số liệu cần thiết để em hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo, khó
tránh khỏi sai sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI C AM ĐOAN
Em xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong bản Báo cáo khóa luận
tốt nghiệp này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Mọi
sự giúp đỡ cho việc thực hiện bản Báo cáo này đã được cảm ơn và các thông tin trích
dẫn trong bản Báo cáo đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố.



PHẦN MỞ ĐẦU
Để thúc đẩy xã hội phát triển trên mọi lĩnh vực, góp phần hội nhập kinh tế
quốc tế, thực hiện tốt công tác phục vụ nhân dân thì phải đưa nền hành chính đi vào
hoạt động có hiệu quả và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu, nguyện vọng của
nhân dân. Thấy được điều đó nhà nước ta đã sớm nhận thức phải cái cách nền hành
chính để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội. Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số
30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn 2011 – 2020 và Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13 tháng 06 năm 2013 của
Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày
08/11/2011. Điểm mới đáng chú ý trong Nghị quyết 30c và Nghị quyết 76 là:
- Tách lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính ra khỏi cải cách thể chế và đưa ra
làm nhiệm vụ riêng. Việc bóc tách nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính là một yêu
cầu cần thiết trong bối cảnh hiện nay, bởi thủ tục hành chính có vai trò quan trọng,
được thực hiện hằng ngày trong đời sống xã hội cũng như tác động lớn đến thu hút
đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đặt yêu cầu cải cách thủ tục hành chính ngay trong quá trình xây dựng thể
chế và việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy
định hành chính. Đây sẽ là một bước tiến đáng kể góp phần vào việc nâng cao chất
lượng của các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính

của các cơ quan nhà nước.
Chính phủ thực hiện đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản
lý nhà nước, thực hiện tại 4 cấp (bộ, tỉnh, huyện, xã) thực hiện theo cơ chế “một
cửa” tại các cơ quan Nhà nước để tiếp nhận, hướng dẫn và trả kết quả phải thực sự
đảm bảo đơn giản hoá thủ tục hành chính cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp
nhằm tăng cường tính chuyên nghiệp, nhanh gọn, kịp thời, hiệu quả, hiệu lực quản
lý của nhà nước đồng thời góp phần phòng chống tham nhũng, lãng phí trên nguyên
tắc công khai, dân chủ đúng pháp luật.
Qua thực hiện tuy mang lại hiệu quả, hiệu lực quản lý của Nhà nước cao
trong việc cải cách thủ tục hành chính, nhưng vẫn còn nhiều mặt hạn chế như:
- Bộ máy hành chính còn cồng kềnh, nặng nề, vận hành chưa thông suốt, còn
tự đặt ra các thủ tục, các khoản phí, lệ phí không đúng thẩm quyền hoặc thu quá
1


mức quy định; Các thủ tục hành chính trong việc tiếp nhận và giải quyết còn rườm
rà, thiếu công khai đã dẫn đến nhiều tiêu cực.
- Tình trạng phân tán, thiếu trật tự kỷ cương, bệnh quan liêu, xa dân, xa cấp
dưới còn nhiều; nạn tham nhũng và lãng phí của công diễn ra ngày càng đa dạng,
phức tạp, khó kiểm soát.
- Đội ngũ cán bộ, công chức thiếu kiến thức, thiếu năng lực. một bộ phận
không nhỏ công chức kém phẩm chất, khi tiếp xúc và giải quyết công việc có thái
độ sách nhiễu, cọc cằn, cửa quyền, hách dịch, thiếu tôn trọng nhân dân…làm mất
nhiều thời gian, công sức, tốn kém của cải và giảm lòng tin của nhân dân đối với
Nhà nước.
Chính vì thế, cải cách hành chính phải được coi là một nhiệm vụ vừa cấp
bách và lâu dài. Do đó, Đảng và Nhà nước ta khẳng định cải cách thủ tục hành
chính thực hiện theo cơ chế “Một cửa” là vấn đề cấp thiết hiện nay và để khắc phục
những nhược điểm, yếu kém trong quản lý hành chính Nhà nước, nhằm cung ứng
dịch vụ tốt nhất cho công dân, tổ chức và doanh nghiệp để thu hút doanh nghiệp đầu

tư vào địa phương góp phần phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.
Từ sự cấp bách và cần thiết như thế, nên khi được hướng dẫn viết tiểu luận tốt
nghiệp cuối khóa lớp Đại học quản trị văn phòng, bản thân chọn đề tài “Nâng cao
hiệu quả cải cách TTHC theo cơ chế “Một cửa” bằng phần mềm “Một cửa điện tử”
tại UBND xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh Quảng Ninh”. Với mong muốn dùng
kiến thức đã học được ở trường và kết quả qua thực tiễn để Đảng Ủy, Lãnh đạo xã
xem xét làm cơ sở định hướng cho việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại địa đơn vị
trong thời gian tới đạt hiệu quả cao hơn và phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn.
* Phạm vi nghiên cứu đề tài: Với điều kiện và thời gian hạn hẹp tiểu luận
nghiên cứu thực trạng công tác của bộ phận “Một cửa” từ năm 2011 đến nay và tìm
ra giải pháp nâng cao hiệu quả theo cơ chế “một cửa” của UBND xã Hòa Bình.
* Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình nghiên cứu đã sử dụng những
phương pháp sau: phân tích, tổng hợp, nghiên cứu lý thuyết, khảo sát thực tiễn.
* Bố cục chính của đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham
khảo thì nội dung của bài tiểu luận bao gồm 3 chương chính:
Chương 1: Tổng quan về quản lý hồ sơ Một cửa điện tử.

2


Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Một cửa điện tử tại UBND xã
Hòa Bình, huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh.
Chương 3: Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hồ sơ Một cửa điện tử tại
UBND xã Hòa Bình, huyện Hoành Bồ, tỉnh Quảng Ninh.

3


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

1.1. Khái niệm
1.1.1. Cơ chế “một cửa”
Là cách thức giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức thuộc trách nhiệm,
thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước trong việc công khai, hướng dẫn
thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả được thực hiện tại một
đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hành chính Nhà nước.
1.1.2. Một cửa điện tử
Được hiểu là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tin học hóa các giao dịch
giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành
chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” quy định tại Quyết định
số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế
thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước tại
địa phương, để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm
quyền của cơ quan hành chính nhà nước thông qua các thủ tục hành chính.
1.2. Mục đích
- Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính công trở lên đơn giản, gọn nhẹ,
giúp cán bộ chuyên môn giảm bớt áp lực làm việc, tạo sự thoải mái cho công dân
đến giải quyết công việc.
- thông tin về các thủ tục hành chính được công bố công khai, minh bạch
giúp công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu kết quả thụ lý hồ sơ,
nhận thông tin tư vấn. Khi công dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, tra cứu
kết quả thụ lý hồ sơ, nhận thông tin tư vấn; người dân giám sát việc giải quyết của
cơ quan nhà nước.
- Tạo lập kho dữ liệu thông tin về quá trình giải quyết các hồ sơ thủ tục
hành chính giúp lãnh đạo theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng có hệ
thống để kịp thời đưa ra các biện pháp quản lý, chỉ đạo, điều hành. Từng bước nâng
cao trình độ quản lý, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết thủ tục
hành chính công của cán bộ, lãnh đạo.

4

- Hỗ trợ cán bộ công chức thực hiện tác nghiệp đối với quá trình tiếp nhậnthụ lý-trả kết quả đối với việc giải quyết các thủ tục hành chính qua phần mềm một
cửa giúp cán bộ giảm bớt thời gian, công sức giải quyết công việc, giúp công dân
nhanh chóng có được kết quả.
- Tạo nguồn thông tin về các hồ sơ thủ tục hành chính để cung cấp cho cổng
thông tin điện tử của dịch vụ công...
Tóm lại có thể thấy những lợi ích mà “Một cửa điện tử” đem lại đã góp phần
to lớn vào công cuộc cải cách hành chính tại mỗi đơn vị, mang đến những quyền lợi
thiết thực cho nhân dân, tạo sự tiếp xúc cởi mở, thông thoáng giữa người dân và cơ
quan quản lý nhà nước. Một cửa điện tử tạo khả năng tìm kiếm, tra cứu tường minh
và dễ dàng cho các công dân với mọi loại trình độ, hệ thống cung cấp thông tin tức
thời, dễ dàng thay đổi, bổ xung khi cần thiết. Với cơ chế “một cửa điện tử” công
dân có thể ngồi nhà và gửi những thắc mắc của mình thông qua mạng máy tính kết
nối toàn cầu- Internet. Theo đó, hệ thống một cửa điện tử hiện nay đã cung cấp
thông tin một cách tự động và trực tuyến về tình trạng giải quyết hồ sơ cấp phép
kinh doanh, lao động và văn hóa…Người dân có thể dùng phương tiện liên lạc
thông dụng nhất là điện thoại để được trả lời tự động về tình trạng hồ sơ bằng hộp
thư thoại, tin nhắn. Hệ thống này trở thành công cụ hữu hiệu để người dân và lãnh
đạo giám sát các dịch vụ công, bởi báo cáo được cung cấp là trung thực nhất vì
được thực hiện hoàn toàn tự động và không thể bị thay đổi.
1.3. Nguyên tắc
- Việc áp dụng thực hiện cơ chế “Một cửa” cần đảm bảo các nguyên tắc sau: Thủ
tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật; Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ
phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân; Nhận yêu cầu và trả kết quả tại
bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; Việc phối hợp các bộ phận có liên quan trong bộ máy
công quyền nhằm giải công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành
chính nhà nước; Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện, đúng thời gian
cho tổ chức, công dân.
- Việc ứng dụng thực hiện Một cửa điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc

sau:Hướng tới một hệ thống mở, đảm bảo tính kế thừa, nâng cấp, mở rộng trong
tương lai; Đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi dữ liệu với các phần mềm quản lý

5


thông tin chuyên ngành về giải quyết thủ tục hành chính; Phù hợp với các quy định
về quản lý văn thư, lưu trữ;Tuân thủ quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008
trong thực hiện thủ tục hành chính; Đảm bảo khách quan, hướng tới hệ thống tổng
thể, thống nhất, khả chuyển, an toàn và bảo mật, hợp lý và hiệu quả.
1.4. Quy trình thực hiện

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa
Mô tả các bước trong quy trình
STT

Chủ thể thực
hiện

Thủ tục

1

Cá nhân, tổ chức

- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan
theo quy định cho cán bộ tiếp nhận và giải quyết thủ

6

tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
của UBND Xã, các loại hồ sơ tiếp nhận căn cứ theo
bộ thủ tục – quy định hành chính tại Đề án 30.
- Nhận hướng dẫn thực hiện nếu hồ sơ không hợp lệ
- Nhận biên nhận trong đó có ngày hẹn trả nếu hồ sơ
hợp lệ
- Nhận thông báo yêu cầu bổ sung trong trường hợp
hồ sơ cần bổ sung các giấy tờ còn thiếu, khi đó công
dân đến bổ sung hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ,
ngày hẹn trả sẽ tính lại kể từ ngày bổ sung.
- Nhận thông báo không giải quyết nếu hồ sơ không
đủ điều kiện giải quyết
- Nhận kết quả giải quyết nếu hồ sơ đủ điều kiện giải
quyết
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ (việc
kiểm tra nội dung hồ sơ do cán bộ tiếp nhận thực hiện,
phần mềm cũng sẽ hỗ trợ kiểm định tính pháplý của
hồ sơ). Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thông tin tiếp nhận
hồ sơ vào hệ thống và in biên nhận giao cho công dân,
hẹn ngày trả. Cán bộ tiếp nhận chuyển toàn bộ hồ sơ
Cán bộ Tiếp nhận
2

và
xử lý hồ sơ

vừa tiếp nhận cho bộ phận thụ lý hồ sơ giải quyết,
việc chuyển hồ sơ bằng đường: chương trình và sổ
sách

- Nhận công văn yêu cầu bổ sung hoặc thông báo
không giải quyết nếu hồ sơ để trả cho dân
- Nhận hồ sơ bổ sung, in lại biên nhận mới giao cho
dân
- Nhận kết quả giải quyết gồm: hồ sơ và giấy chứng
nhận, giấy phép… từ phòng ban chuyên môn để trả

3

Cán bộ thụ lý –

cho dân
- Nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Phòng ban chuyên - Phân công chuyên viên thụ lý hồ sơ
7


- Chuyên viên thụ lý thẩm định, xem xét nội dung hồ
sơ nếu hồ sơ không đúng quy định thì làm công văn
yêu cầu bổ sung, làm rõ. Ngược lại nếu hồ sơ thuộc
phạm vi của đơn vị thì in đề xuất, trình lãnh đạo
môn

phòng ban xem xét, in giấy phép, giấy chứng nhận…
trình lãnh đạo ký và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ
cho cán bộ trả kết quả để trả cho công dân. Nếu không
thuộc phạm vi của đơn vị thì làm công văn, tờ trình
cho lãnh đạo ký và trả cho dân, hướng dẫn đến cơ
quan nơi có thẩm quyền

4

Văn phòng

5

Lãnh đạo

- Xem xét giấy chứng nhận và trình lãnh đạo ký.
- Cho số, vào sổ giấy phép
- Duyệt hồ sơ.

1.5. Các lĩnh vực áp dụng cơ chế “một cửa”
- Lĩnh vực nội vụ: tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tích
đột xuất, tặng giấy khen của Chủ tịch UBND xã về thành tích thi đua theo đợt hoặc
chuyên đề, tặng giấy khen của Chủ tịch UBND xã về thực hiện nhiệm vụ chính trị.
- Lĩnh vực công thương: cấp giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công
để bán cho các doanh nghiệp có giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại.
- Lĩnh vực giáo dục đào tạo: đăng ký thành lập nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc
lập,cho phép hoạt động giáo dục đối với nhóm trẻ lớp mẫu giáo độc lập tư thục, sát
nhập, chia tách nhóm trẻ, lớp mẫu giáo độc lập tư thục
- Lĩnh vực xây dựng: Thủ tục thẩm định dự án đầu tư xây dựng công trình sử
dụng vốn ngân sách Nhà nước thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của Chủ tịch
UBND xã, Thủ tục thẩm thẩm định báo cáo kinh tế kỹ thuật sử dụng vốn ngân sách
Nhà nước thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư cuả Chủ tịch UBND cấp xã…
- Lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội: Xác nhận hồ sơ thương bình, liệt
sỹ, thân nhân liệt sỹ, người có công; xác nhận hồ sơ con thương binh, liệt sỹ, đối
tượng hưởng chế độ chất độc màu da cam; xác nhận hồ sơ xin miễn (giảm) thuế sử
dụng đất; xác nhận hồ sơ miễn (giảm) cho các hộ nghèo xã hội; xác nhận thủ tục xin

cấp lại thẻ thương binh, bệnh binh; hướng dẫn hợp đồng lao động.
8


- Lĩnh vực tư pháp: Chứng thực các văn bản giấy tờ; cải chính hộ tịch; chứng
thực hợp đồng dân sự, chứng thực chữ ký, xác nhận con nuôi, xác nhận hôn nhân….
- Lĩnh vực khác: xác nhận theo yêu cầu của người dân.

9


Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ MỘT CỬA TẠI UBND XÃ
HÒA BÌNH, HUYỆN HOÀNH BỒ, TỈNH QUẢNG NINH
2.1. Giới thiệu về UBND xã Hòa Bình
2.1.1. Giới thiệu khái quát
- Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Hòa Bình
- Địa điểm: thôn Đồng Lá, xã Hòa Bình, Hoành Bồ, Quảng Ninh.
Hòa Bình là một xã miền núi nằm ở phía Đông bắc huyện Hoành Bồ, được
thành lập từ năm 1956 đến nay, địa điểm trụ sở UBND xã hiện nay thuộc thôn Đồng
Lá, nằm sát trục đường Tỉnh lộ 326, cách Trung tâm huyện Hoành Bồ 24km, cách
Thành phố Hạ Long khoảng 10km về phía nam. Phía Đông giáp huyện Ba chẽ và
Thành phố Cẩm Phả; Phía Tây giáp xã Vũ Oai huyện Hoành Bồ; Phía Nam giáp
phường Hà khánh TP Hạ Long; Phía Bắc giáp xã Kỳ Thượng huyện Hoành Bồ với
diện tích tự nhiên là: 7.981,31 ha. Toàn xã có 293 hộ với 1.287 nhân khẩu, 92,5 %
là dân tộc Dao, trình độ dân trí không đồng đều, tỷ lệ hộ nghèo còn chiếm 6,12%.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
UBND xã Hòa Bình gồm: 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch UBND xã, 07 Ban
ngành (Văn phòng – Thống kê: 02 người; Tài chính – Kế toán: 02 người; Văn hóa –
Xã hội: 02 người; Tư pháp – Hộ tịch: 02 người; Địa chính: 02 người; Công an: 02

người; Quân sự: 03 người).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã
Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

Ban
TCKT

Ban
Địa
chính

Ban
Công
an

Ban
CH
Quân
sự

Văn
phòng
UBND

Sơ đồ 2.1: sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã
10

Ban

VHXH

Ban Tư
pháp


Chú thích sơ đồ:
Quan hệ trực tiếp
Quan hệ trực thuộc
Quan hệ phối hợp.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã
Chỉ đạo, lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế, đảm bảo an sinh xã
hội, đảm bảo an ninh Chính trị, Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm
vụ xây dựng nông thôn mới; nhiệm vụ cải cách hành chính trên địa bàn xã.
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Một cửa
2.2.1. Thực trạng
Được sự lãnh đạo trực tiếp của cấp Đảng ủy, HĐND xã và sự quan tâm chỉ
đạo của UBND xã, sự phối hợp chặt chẽ của các Ban ngành đã tập trung triển khai
thực hiện công tác cải cách hành chính đạt được những thành tựu đáng kể góp phần
thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của xã. UBND xã đã tổ chức
học tập, phổ biến và quán triệt Chương trình cải cách hành chính xã Hòa Bình giai
đoạn 2011-2015, là một trong những chương trình trọng điểm của xã; để phù hợp
với nội dung Nghị quyết số 30c/2011/NQ-CP của Chính phủ, UBND xã đã ban
hành Kế hoạch cải cách hành chính của xã và giao nhiệm vụ cụ thể đến từng cán bộ,
công chức hàng năm.
Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế Một cửa, UBND xã đã triển khai bộ
phận để tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả Thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức
tại một đầu mối duy nhất theo quy định của pháp luật. Trưởng bộ phận một cửa là
Phó Chủ tịch UBND xã.
Bộ phận “một cửa” chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Chủ tịch UBND

xã, chịu sự quản lý về chuyên môn, hành chính của Phó Chủ tịch UBND xã. Việc
tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả tại bộ phận “một cửa” được thực hiện theo
các quy định về thủ tục, thời hạn, lệ phí đối với từng loại việc do cơ quan thẩm
quyền ban hành, theo quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận “một cửa” và theo
các quy trình nội bộ do UBND xã ban hành.

11


2.2.1.1. Tổ chức bộ máy, biên chế Bộ phận “một cửa”
Bộ phận “Một cửa” UBND xã gồm 05 người, trong đó: Phó Chủ tịch UBND xã –
Trưởng Bộ phận; Văn phòng – Thống kê xã bố trí 01 người; Tư pháp – Hộ tịch bố trí
01 người; Địa chính NN-XD&MT bố trí 01 người; Văn hóa – Xã hội bố trí 01 người.
2.2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận “Một cửa”
* Vị trí: Bộ phận “Một cửa” thuộc UBND xã và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Chủ tịch UBND xã.
* Chức năng, nhiệm vụ:
Tiếp công dân, tổ chức tại phòng làm việc của bộ phận “Một cửa” để giải quyết
công việc trong phạm vi thẩm quyền của UBND xã được quy định giải quyết TTHC
theo cơ chế “Một cửa”. Trường hợp công dân, tổ chức đến liên hệ giải quyết thủ tục
hành chính không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn công dân, tổ chức đến
cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết thủ tục
hành chính nếu có liên quan đến lĩnh vực và thẩm quyền mình phụ trách thì hướng
dẫn thủ tục, hồ sơ đầy đủ tiến hành ra phiếu hẹn, nhận hồ sơ và lưu vào sổ theo dõi.
Sau khi hồ sơ đã được giải quyết, tiến hành trả kết quả cho tổ chức, công dân và thu
phí, lệ phí theo quy định tại một đầu mối duy nhất là bộ phận “Một cửa”.
2.2.1.3. Quy trình, thủ tục giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa”
Mọi quy định về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, phí, lệ phí
được niêm yết công khai tại phòng làm việc của Bộ phận “Một cửa”.
- Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ:

Khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân cán bộ Bộ phận “Một cửa” có trách
nhiệm kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, hướng dẫn cho tổ
chức, công dân khai bổ sung (nếu chưa đấy đủ ), sau khi kiểm tra nếu đúng nội
dung và đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định thì cán bộ, công chức tiếp nhận viết
phiếu nhận hồ sơ và hẹn thời gian trả kết quả.
Cuối ngày báo cáo kết quả số lượng nhận và trả kết quả hồ sơ trong ngày cho
Trưởng bộ phận.
- Thẩm quyền ký giải quyết công việc Đối với những loại thủ tục theo quy
định thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo UBND xã thì cán bộ của Bộ phận “Một
cửa” trình lãnh đạo UBND xã ký.

12


- Giao trả kết quả giải quyết hồ sơ:
Sau khi nhận hồ sơ đã ký xong, cán bộ Bộ phận “Một cửa” trực tiếp đến bộ
phận văn thư để đóng dấu và trả hồ sơ cho tổ chức, công dân theo phiếu hẹn, thu
phí, lệ phí theo quy định và lưu vào sổ theo dõi.
Trường hợp không thể giải quyết theo đúng thời gian quy định như đã hẹn thì
cán bộ Bộ phận “Một cửa” có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý
do và hẹn lại thời gian trả kết quả.
2.2.1.4. Cơ sở vật chất và thời gian làm việc
- Cơ sở vật chất:
Trong thời gian qua, cơ sở vật chất, trang thiết bị của bộ phận “một cửa” đã
được trang bị gồm: 3 bàn giao dịch, 3 ghế làm việc của CBCC bộ phận, 03 ghế ngồi
cho công, dân tổ chức khi giao dịch, 2 tủ đựng hồ sơ, 01 giá lưu hồ sơ, 02 băng ghế
dài để công dân ngồi chờ; 03 bộ máy vi tính, 01 máy in dùng chung. Phòng “một
cửa” có diện tích hẹp, chưa có máy photo, máy scan… Trên bàn làm việc có biển
chức danh để tổ chức, công dân đến biết liên hệ công việc. Phía trước phòng làm việc
có hòm thư góp ý để tổ chức, công dân có ý kiến đóng góp; trong phòng niêm yết

công khai các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết UBND xã cũng như các khoản phí,
lệ phí giải quyết TTHC, 01 bảng nội quy làm việc của bộ phận “Một cửa”.
Trong giờ hành chính cán bộ, công chức Bộ phận “Một cửa” mặc quần áo gọn
gang, áo phải có cổ và phải đeo thẻ cán bộ, công chức.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ TTHC:
+ Sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút;
+ Chiều từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 00 phút.

13


2.2.2. Quy trình thực hiện

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính Một cửa

Mô tả các bước trong quy trình
STT

Chủ thể thực
hiện

Thủ tục

1

Cá nhân, tổ chức

- Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ và các giấy tờ liên quan
theo quy định cho cán bộ tiếp nhận và giải quyết thủ
tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

của UBND Xã, các loại hồ sơ tiếp nhận căn cứ theo
bộ thủ tục – quy định hành chính tại Đề án 30.
- Nhận hướng dẫn thực hiện nếu hồ sơ không hợp lệ
- Nhận biên nhận trong đó có ngày hẹn trả nếu hồ sơ
14


hợp lệ
- Nhận thông báo yêu cầu bổ sung trong trường hợp
hồ sơ cần bổ sung các giấy tờ còn thiếu, khi đó công
dân đến bổ sung hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ,
ngày hẹn trả sẽ tính lại kể từ ngày bổ sung.
- Nhận thông báo không giải quyết nếu hồ sơ không
đủ điều kiện giải quyết
- Nhận kết quả giải quyết nếu hồ sơ đủ điều kiện giải
quyết
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ (việc
kiểm tra nội dung hồ sơ do cán bộ tiếp nhận thực hiện,
phần mềm cũng sẽ hỗ trợ kiểm định tính pháplý của
hồ sơ). Nếu hồ sơ hợp lệ thì nhập thông tin tiếp nhận
hồ sơ vào hệ thống và in biên nhận giao cho công dân,
hẹn ngày trả. Cán bộ tiếp nhận chuyển toàn bộ hồ sơ
Cán bộ Tiếp nhận
2

và
xử lý hồ sơ

vừa tiếp nhận cho bộ phận thụ lý hồ sơ giải quyết,
việc chuyển hồ sơ bằng đường: chương trình và sổ

sách
- Nhận công văn yêu cầu bổ sung hoặc thông báo
không giải quyết nếu hồ sơ để trả cho dân
- Nhận hồ sơ bổ sung, in lại biên nhận mới giao cho
dân
- Nhận kết quả giải quyết gồm: hồ sơ và giấy chứng
nhận, giấy phép… từ phòng ban chuyên môn để trả

3

Cán bộ thụ lý –

cho dân
- Nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Phòng ban chuyên - Phân công chuyên viên thụ lý hồ sơ
môn

- Chuyên viên thụ lý thẩm định, xem xét nội dung hồ
sơ nếu hồ sơ không đúng quy định thì làm công văn
yêu cầu bổ sung, làm rõ. Ngược lại nếu hồ sơ thuộc
phạm vi của đơn vị thì in đề xuất, trình lãnh đạo
phòng ban xem xét, in giấy phép, giấy chứng nhận…
15