Báo cáo KHÓA LUẬN tốt nghiệp NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN bằng MS EXCEL tại UBND cấp xã

LỜI CẢM ƠN
Dựa trên kế hoạch bảo vệ khóa luận tốt nghiệp của khoa Hệ thống thông tin kinh
tế Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, đồng thời được
sự đồng ý của thày giáo hướng dẫn Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng, tôi đã tiến hành thực hiện
đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản dựa trên phần mềm Microsoft Excel
tại UBND xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh Quảng Ninh”.
Để hoàn thành khóa luận này tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã tận
tình hướng dẫn, giảng dạy, đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng
dẫn Ths. Đỗ Năng Thắng đã nhiệt tình chu dáo hướng dẫn để tôi thực hiện khóa luận
này.
Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn các đồng chí trông Thường trực Đảng ủy,
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, và cán bộ văn phòng xã Hòa Bình đã tạo điều
kiện cung cấp tài liệu cần thiết để tôi thực hiện khóa luận này.
Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong quá
trình làm khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót rất mong được sự đóng góp ý
kiến của quý thầy cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả công tác quản
lý văn bản dựa trên phần mềm Microsoft Excel tại UBND xã Hòa Bình - huyện Hoành
Bồ - tỉnh Quảng Ninh”, chuyên ngành quản trị văn phòng là đề tài nghiên cứu của tôi
trong thời gian qua. Mọi kết quả và các tài liệu trong khóa luận đều được thực hiện tại
UBND xã Hòa Bình không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Các thông tin tài liệu trong
khóa luận đều được ghi rõ nguồn gốc. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước nhà
trường và khoa về sự cam đoan này.


MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN.............................................................................................................
MỤC LỤC.........................................................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH.................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.........................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................. 1
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN.........3
1.1. Khái quát chung về văn bản..................................................................................3
1.1.1 Khái niệm về văn bản:.....................................................................................3
1.1.2. Phân loại văn bản:..........................................................................................3
1.1.3. Chức năng của văn bản:.................................................................................4
1.2. Tổng quan về quản lý văn bản..............................................................................5
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản.............................................................................5
1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản:........................6
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản đến:...................................................................7
1.2.4. Nguyên tắc quản lý văn bản đi :.....................................................................7
1.2.5. Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước............................................8
1.2.6 Quy trình quản lý văn bản đi :......................................................................19
Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ HÒA BÌNH VÀ THỰC TRẠNG QUÁ
TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN...........................................................28
2.1. Giới thiệu về UBND xã Hòa Bình - Hoành Bồ - Quảng Ninh............................28
2.1.1. Đặc điểm, vị trí địa lý:..................................................................................28
2.1.2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội:............................................................28
2.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã bộ phận Văn phòng UBND xã..29
2.2.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã:..........................................29
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hòa Bình..........................34
2.2.3. Thực trạng quá trình quản lý văn bản tại UBND xã Hòa Bình.....................34
2.3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản
tại UBND xã Hòa Bình..............................................................................................38

Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MCROSOFT EXCEL TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ VĂN BẢN CHO UBND XÃ HOÀ BÌNH..................................................40
3.1. Mục tiêu của việc ứng dụng phần mềm Ms.Excel trong công tác quản lý văn bản..40
3.2. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm Ms.Excel trong công tác quản lý văn bản.. . .40
3.3. Quy trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản............................40
3.4. Khái quát về phần mềm Mcrosoft Excel.............................................................44
3.5. Chương trình quản lý văn bản tại đơn vị.............................................................46
3.5.1 Giao diện chương trình quản lý văn bản đi...................................................47
3.5.2. Giao diện chương trình quản lý văn bản đến................................................57
KẾT LUẬN................................................................................................................... 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................63


DANH MỤC HÌNH ẢNH
HÌNH 1.1. MẪU DẤU ĐẾN.........................................................................................10
HÌNH 1.2. BÌA VÀ TRANG ĐẦU CỦA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN..................12
HÌNH 1.3. PHẦN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN...........................................................13
HÌNH 1.4. PHẦN ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ....................................................................14
HÌNH 1.5. PHIẾU GIẢI QUYẾT VAN BẢN ĐẾN......................................................16
HÌNH 1.6. PHÀN ĐĂNG KÝ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN................19
HÌNH 1.7. PHẦN ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI..............................................................22
HÌNH 1.8. MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI................................................25
HÌNH 3.1: GIAO DIỆN MÀN HÌNH THÔNG BÁO VĂN BẢN CHƯA ĐƯỢC LƯU
...................................................................................................................................... 45
HÌNH 3.2 : GIAO DIỆN CHÍNH CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN..............47
HÌNH 3.3: GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.......................47
HÌNH 3.4: ĐẶT TÊN CHO DẤU ĐỊNH VỊ CÁC THÁNG.........................................48
HÌNH 3.5: GIAO DIỆN MÀN HÌNH TẠO SIÊU LIÊN KẾT TỪ MENU CHÍNH TỚI
DẤU ĐỊNH VỊ TỪNG THÁNG.....................................................................................49

HÌNH 3.6: GIAO DIỆN CHỨC NĂNG ĐẶT HIỂN THỊ THÔNG BÁO KHI TRỎ
VÀO MỘT MỤC..........................................................................................................49
HÌNH 3.7. GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (ĐÃ NHẬP
VĂN BẢN)................................................................................................................... 50
HÌNH 3.8. BIỂU TƯỢNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN.................................51
HÌNH 3.9. MENU CHÍNH CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN.......................52
HÌNH 3.10. GIAO DIỆN CHỨC NĂNG ĐI TỚI CÔNG VĂN ĐI CỦA THÁNG 5....53
HÌNH 3.11. GAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI......................54
(TỪ LIÊN KẾT HIPERLINK Ở GIAO DIỆN CHÍNH)................................................54
HÌNH 3.12 : GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI....................55
( LIÊN KẾT HYPERLINK TỚI BẢN WORD)............................................................55
HÌNH 3.13: HÌNH ẢNH VĂN BẢN ĐƯỢC MỞ RA TỪ SIÊU LIÊN KẾT................56
HÌNH 3.14.GIAO DIÊN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN..................57
HÌNH 3.15.BIỂU TƯỢNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN................................58
HÌNH 3.16. GIAO DIỆN MENU CHÍNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN.........58
HÌNH 3.17. GIAO DIỆN CHỨC NĂNG ĐI TỚI VĂN BẢN ĐẾN THÁNG 2............59


HÌNH 3.18. GIAO DIỆN MÀN HÌNH VĂN BẢN ĐẾN ĐẦU TIÊN CỦA THÁNG 259
HÌNH 3.19. GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ( LIÊN KẾT
TỚI BẢN WORD)........................................................................................................60
Hình 3.20. Giao diện bản scan từ liên kết văn bản đến..................................................61


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
HĐND

: Hội đồng nhân dân

UBND

: Ủy ban nhân dân

QLVB

: Quản lý văn bản

CNTT

: Công nghệ thông tin

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

TC-KT

: Tài chính – Kế toán

VH-XH

: Văn hóa – Xã hội.


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Công tác quản lý văn bản (QLVB) là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản,
phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức,đơn vị. Do vậy mà công tác quản lý văn bản ở trong cơ quan là một trung tâm

diễn ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó những
công văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu, là một trong những phương tiện quan trọng nhất
phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức. Vai trò của công tác
QLVB ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ
thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế QLVB được tổ chức
hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản
lý.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong QLVB là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hoá hoặc bán tự động các
khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời
nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư.
Ứng dụng CNTT là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ
thể hoá bầng các văn bản quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày
17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp
công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công nghệ thông tin là một trong các
động lực quan trọng nhất của sự phát triển”.Nghị quyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày
30/71994 :“ưu tiên ứng dụng và phát triển công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin
phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Trong Nghị quyết
Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông trong tất cả các lĩnh
vực kinh tế quốc dân…”. Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong linh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hành đầu và công tác văn thư là

1


một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác đinh là một lĩnh vực hàng
đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”.
Trên cơ sở đó tôi lựa chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản

dựa trên phần mềm Microsoft Excel tại UBND xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh
Quảng Ninh” cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu:
Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích : Nhằm nâng cao nhận thức
của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí,
vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hướng phat triển mới của xã hội đồng thời việc
ứng dụng nó trong quản lý hành chính noi chung va đặc biệt trong công tác văn thư nói
riêng của cơ quan. Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên
cứu một vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.
Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về công tác quản lý văn bản của
UBND xã Hòa Bình, việc triển khai về ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào, và
đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi.
Thông qua ứng dụng phần mềm Microsoft Excel nhằm nâng cao hiệu quả quản
lý văn bản tại cơ quan. Nâng cao tri thức và nhận thức cho xã hội cũng như cán bộ
quản lý về vai trò, vị trí củ công nghệ thông tin đưa công nghệ thông tin phục vụ phát
triển kinh tế xã hội.

2


Chương 1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1. Khái quát chung về văn bản
1.1.1 Khái niệm về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ
thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể
của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung
khác nhau.
1.1.2. Phân loại văn bản
Văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn (văn
bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản
quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan hành chính)
Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành.
Văn bản quy phạm pháp luật
Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc xử sự
chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh
các quan hệ xã hội.
Văn bản cá biệt
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà
nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ
quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các
công việc cụ thể.
Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình
3


hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức
1.1.3. Chức năng của văn bản
Chức năng thông tin
- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng
thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản. Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì
thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện.
- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính

thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước
đặt ra.
- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện
tại và dự báo.
- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xâc, kịp thời.
Chức năng pháp lý
- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước.Nó làm căn cứ cho các hoạt
động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về
những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy.
- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình.
- Văn bản quản lý Nhà nước ( đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình
thức pháp luật của quản lý ( Luật là hình thức, quy phạm là nội dung ).
Chức năng quản lý
- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý.
Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai
đoạn của quá trình quản lý.
- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức,
biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào
cũng cần có sự tham gia của văn bản. Trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi
quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ
đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.

4


Chức năng văn hóa – xã hội
- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm
phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất
từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức nâng văn hóa.
- Văn bản làm chức năng văn hóa bát buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm

cho văn bản có tính văn hóa.
- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của
văn bản càng cao bấy nhiêu.
Các chức năng khác
- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp,
thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ
quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại.
- Chức năng thống kê : Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con
số, sự kiện, những vấn đề…
- Chức năng sử liệu : Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của
một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…
1.2. Tổng quan về quản lý văn bản
1.2.1. Khái niệm quản lý văn bản
Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy
tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
Văn bản đến : Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và
văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu
điện... được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do
các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết
những vấn đề mang tính chất công. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia
văn bản đến thành 04 nhóm sau:
Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên,
Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp,
5


Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên,
Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến

các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công.
Văn bản đi : Là tất cả các loại văn bản bao gồm hồ sơ, văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính thông thường và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn
bản, văn bản nội bộ và văn bản mật ) do cơ quan, tổ chức phát hành ra bên ngoài.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản
- Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
* Quy trình quản lý văn bản đến – đi

Sơ đồ 1.1: sơ đồ quy trình quản lý văn bản
Giải thích Quy trình vận hành hệ thống
- Văn bản đến đơn vị sẽ được văn thư nhập vào hệ thống văn bản. Văn thư sẽ
luân chuyển trình lãnh đạo phụ trách bút phê phân công xử lý văn bản.

6


- Lãnh đạo phụ trách bút phê phân công sẽ bút phê trên hệ thống và phân công
cho các chuyên viên thực hiện xử lý văn bản đến.
- Chuyên viên được phân công sẽ tùy theo nội dung bút phê của lãnh đạo để tiến
hành xử lý văn bản.
+ Nếu văn bản để lưu thì chuyên viên sẽ không cần xử lý.
+ Nếu văn bản cần phải ra văn bản trả lời thì chuyên viên được phân công sẽ
soạn văn bản đi và trình lãnh đạo xem xét nội dung
- Lãnh đạo xem xét và có thể yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho chính xác. Sau
khi hoàn tất quy trình xem xét và lãnh đạo đồng ý phê duyệt thì văn bản đi sẽ được
chuyển cho văn thư lấy số phát hành.

- Trên đây là quy trình cơ bản của quá trình xử lý văn bản đến và phát hành văn
bản đi cũng như quá trình bút phê lãnh đạo cho các chuyên viên xử lý. Tùy theo đặc thù
mỗi đơn vị thì quy trình trên sẽ được cấu hình phù hợp bằng tính năng quy trình động
của hệ thống
1.2.3. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp
thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công
cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi
nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng
ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và
Nhà nước. Những công văn đóng dấu “ Hỏa tốc” , dấu “ Thượng khẩn” phải được gửi
đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối
mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
- Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm
các thủ tục đăng ký cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất,
tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.
- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan và
Chánh văn phòng xem xét.
1.2.4. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
- Tất cả văn bản đi đều được đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất
7


- Văn bản đi phải tuân thủ trình tự soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật,
phải được kiểm soát chặt chẽ về thẩm quyền, thể thức pháp lý và quy trình soạn thảo.
1.2.5. Quy trình quản lý văn bản đến: Gồm có 3 bước
Bước 1 : Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn

thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều 13, Nghị định số:
110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp
nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện,
do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng
máy tính … ). Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến,
Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu
tố... của cá nhân hoặc tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)…Nếu phát hiện thiếu hoặc mất
bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian
ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người
được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể
lập Biên bản với người giao văn bản.Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu
gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ
quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra
(nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi...). Đối
với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về
số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản …Nếu phát hiện sai sót phải báo
ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
* Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại:
- Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan.
- Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo...
* Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại:
8


- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn
thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những bì văn
bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ

quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì
văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”.
- Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số:12/2002/TT-BCA
(A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như
sau: Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì
văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết.
Văn thư không được bóc bì. Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải
được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu
điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành
thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết.
Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến:
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ
quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán …).Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký
tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ
đến trong trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu
“Đến”.Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần
đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan
theo dõi, giải quyết.Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới
số, ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung
9

văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn
bản.Mẫu dấu đến được quy định như sau:
TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số:……………………………………………..
Đến ngày:………………….......……………...
Chuyển:……………………………………….
Hình 1.1. Mẫu dấu đến
Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm :
Hướng dẫn cách ghi:
- Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ
số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
- Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào
phải ghi ngày ấy.
Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”,Cán
bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến.
- Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản.Phần trên cùng của dấu “Đến”,
ghi tên cơ quan, tổ chức.
* Đăng ký văn bản đến
Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp:
- Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ)
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc lập các loại sổ cho phù hợp.
Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ sau:
* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật).
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm,
nên lập các loại sổ sau:
10

* Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương.
* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.
* Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì
cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ
đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có
thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử
dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm
tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu,
đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu,
đề nghịkhác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến được thực hiện theo
mẫu sau:
* Mẫu sổ:
- Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297 mm)
- Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường)
được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:

11


…………(1)………….
…………(2)………….
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 200…(3)…

Từ ngày………đến ngày………(4)……
Từ số ……… đến số……….(5)……

Quyển số: …(6)

Hình 1.2. Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến
Hướng dẫn cách ghi:
(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu trước khi sử dụng.
- Phần đăng ký văn bản đến:
Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

12


Ngày

Số

đến

đến

(1)

(2)

Tác giả

(3)

Tên loại

Đơn vị

Số, ký

Ngày,

Và trích

(hoặc)

hiệu

tháng

yếu nội

người

dung

nhận

(6)

(7)

(4)

(5)

Ký
nhận

(8)

Ghi
chú
(9)

Hình 1.3. Phần đăng ký văn bản đến
Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ
của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm
của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm
được ghi bằng hai chữ số
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải

ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội
dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đang ký phải
tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến
căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,
ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao…)
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại
thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên
loại và trích yếu nội dung” (cột 6).

13


Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến
(loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc
“Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi
vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.
* Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau
Mẫu sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
- Bìa và trang đầu:
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”.
- Phần đăng ký đơn, thư:
Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao
gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngày

Số

đến

đến

(1)

(2)

Họ tên, địa
chỉ ngưởi
gửi

Đơn vị
Ngày,

Trích yếu

(hoặc)

Ký

Ghi

tháng

nội dung

người

nhận

chú

(7)

(8)

nhận

(3)

(4)

(5)

(6)

Hình 1.4. Phần đăng ký đơn thư
Hướng dẫn đăng ký.
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký
của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký
riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến
và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác).
Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số
điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với

những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai
chữ số, Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm
theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
14


Cột số 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn. Nếu đơn thư
không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân
phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư.
Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư không có ngày tháng);
* Đăng ký bằng máy vi tính
Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tại
bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm
Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước).
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến
Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền)
xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền căn cứ vào nội
dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch
công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn
bản. Đối với những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân. Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi
vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
15


Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…ngày….tháng….năm…..
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
…………………………………………….
…………………………………………….(1)
Ý kiến lãnh đạo của cơ quan, tổ chức :(2)
Ý kiến lãnh đạo của đơn vị :(3)
Ý kiến đề xuất của người giải quyết :(4)
Hình 1.5. Phiếu giải quyết văn bản đến
Hướng dẫn ghi.
(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao cho các
đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị,
cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải quyết.
(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân;
Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý
kiến. Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký
đơn thư.
Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm
giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

+ Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan
ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
+ Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm
quyền giải quyết.
+ Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người
nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu
16


“Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ
thời gian chuyển.
Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổ
của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân
phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã
nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng.
Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh
tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn
bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thì nên lập sổ riêng
để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau:
Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc
148 x 210 mm.
Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ số………. đến số ….”
Đối với việc chuyển giao văn bản “mật”, “tối mật” và “tuyệt mật” thì cần chú ý
một số điểm sau đây :
Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung cả văn
bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả

bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản.
Thứ hai cán bộ văn thư được giao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối
với việc xử lý văn bản thường. Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số lượng nhiều thì
làm sổ chuyển giao riêng. Trường hợp số lượng văn bản “Mật” ít, thì sử dụng chung sổ
chuyển giao văn bản thường, nhưng phải thêm cột ghi mức độ “Mật”.

17


Bước 3 : Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác
văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nói chung.
Giải quyết văn bản đến:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân co trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. Đối
với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước, không được để
chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị,
cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của
các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có
liên quan.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá

nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải
quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết …để báo cáo cho người được
giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải
quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ như sau:
Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ THEO
DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.
18