ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÃ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI CẤP XÃ, PHƯỜNG

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô ThS
Trần Thu Phương, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết báo cáo khóa
luận tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống Thông tin Kinh
Tế Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông đã tận tình truyền đạt
kiến thức trong những năm em học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong
quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn
là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo
khóa luận, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do
trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo
không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp
Thầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm sau này khi áp dụng vào
công việc sẽ thuận tiện và hiệu quả hơn.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

Vũ Thị Lệ


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài báo cáo khóa luận này là công trình nghiên cứu của
riêng tôi do thạc sĩ Trần Thu Phương hướng dẫn. Các số liệu, kết quả trong luận
văn là trung thực và chưa được công bố trong các công trình khác. Nếu không
đúng như trên tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài của mình.
Sinh viên

Vũ Thị Lệ

MỤC LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có vị trí rất quan
trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, nó có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công việc của mỗi cán bộ, viên chức.
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đầy đủ sẽ đem lại nhiều lợi ích:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
- Giúp cho lãnh đạo cơ quan quản lý chặt chẽ được văn bản, tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề,
từng sự việc, từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúng
với chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ
sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa những
kinh nghiệm hay những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước
đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian
nhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh quan liêu giấy tờ trong
giai đoạn hiện nay. Do đó, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ
ngăn nắp, rõ ràng là một công việc cần thiết trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ
chức.
Vì vậy, các cơ quan trườnghọc cần phải có một nhận thức đúng đắn về về
vị trí và vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đó đưa ra
những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp và góp phần tích
cực nâng caohiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà nước trong vấn đề quản lý hồ sơ
Bảo trợ xã hội tại Ủy ban nhân dân. Nhận thấy tính cấp thiết của công tác này
nên tôi đã chọn đề tài "Ứng dụng “Hệ thống thông tin quản lý hành chính cấp
xã” trong công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội tại UBND phường Yết Kiêu

Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh", nhằm vận dụng kiến thức đã học vào
thực tế.

4


2. Mục đích nghiên cứu
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một việc làm
bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được lập và nộp lưu
đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như
lâu dài. Nếu không lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì hồ
sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ
gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Mục đích của đề tài này nhằm giúp Lãnh đạo, tổ chuyên môn, bộ phận,
cá nhân tháo gỡ khó khăn ở trên, đồng thời nhận thức sâu sắc tầm quan trọng
của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trong hoạt động
quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại UBND.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tôi tập trung nghiên cứu các đối tượng sau:
- Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn những vấn đề liên quan đến
lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Yết Kiêu.
- Ngoài ra, để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan UBND phường Yết Kiêu theo văn bản quy định của nhà
nước, tôi đã nghiên cứu thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan; tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này
và đội ngũ cán bộ, công chức đang làm việc tại các tổ chuyên môn, các bộ phận
thuộc UBND phường Yết Kiêu.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên đề tài
chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng quy trình nghiệp vụ
nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan tại UBND phường Yết Kiêu.
5


4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài nghiên cứu
Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức:Trong
một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải
quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự
việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ
phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh
chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết
công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu
suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung.
Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ: Mỗi khi văn bản
được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn
vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối
lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần
phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc
hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà
nước.
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện nay
nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn
bản. Trên cơ sở đó, cán bộ dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn
và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh.
5. Kết cấu của đề tài
Nội dung khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội tại UBND
phường Yết Kiêu.

6


Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Hệ thống thông tin quản lý hành chính
cấp xã” vào quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội tại UBND phường Yết Kiêu.
Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1 Lý thuyết chung về lập hồ sơ
1.1.1 Khái niệm lập hồ sơ
Khái niệm: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Khái niệm: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình hành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Vị trí
- Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư). Sau khi giải quyết xong công việc
nhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.
- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Tác dụng của việc lập hồ sơ
- Đối với cá nhân: Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học,

quản lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý
kiến và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học
- Đối với cơ quan:
+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, mang lại hiệu quả;
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;
7


+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan;
+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
và giám sát;
+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác
nghiên cứu trước mắt và về sau;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;
+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu.
Ý nghĩa của lập hồ sơ
- Giúp cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội dung, khối lượng văn
bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, từ đó biết được phải xây
dựng, ban hành các văn bản nào và các bước triển khai để giải quyết công việc
được giao.
- Giúp các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lưu giữ
tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian và công
sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu về một vấn đề được hệ thống và trọn
vẹn.
1.1.2 Yêu cầu của việc lập hồ sơ
1.1.2.1 Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống,
cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng
khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại
để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài
liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ,
nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Trước đây, trong Điều
8


22 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ quy định:
"Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu,
tham khảo đều phải lập thành hồ sơ". Mục 4 điều 23 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó". Và
mới đây, theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được
qui định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”.
1.1.2.2 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan
chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự
giải quyết công việc
Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề,
một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp
theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài
liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn
đề, một sự việc hoặc một con người.
Ví dụ:
- Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: Công văn triệu tập, danh sách đại
biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị,

các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên bản hội nghị, băng ghi
âm, ghi hình...
- Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: Sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý
lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những
quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật,
xếp lương, nghỉ hưu...
1.1.2.3 Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có
9


giá trị tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc
là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có
giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét
hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản
chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải
chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).
Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì
cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Lưu ý, khi
phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn
vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều.
Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu thì có thể chia thành
các tập như sau:
- Tập các văn bản, tài liệu chính của hội nghị;
- Tập tài liệu tham luận của đại biểu;
- Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình.
- Tài liệu phục vụ hội nghị.
1.1.2.4 Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản

Giá trị làm bằng chứng pháp lý và giá trị sử liệu của các văn bản không
chỉ thể hiện ở nội dung của văn bản mà còn phụ thuộc vào sự đúng đắn của thể
thức văn bản, nhất là đối với văn bản do các cơ quan Đảng, nhà nước, các tổ
chức chính trị - xã hội ban hành. Muốn cho hoạt động lập ra có giá trị nghiên
cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ
phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy
định. Chẳng hạn, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước ban hành phải có
Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản,
chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan
Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét
về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy.

10


Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa
chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
1.1.2.5 Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài
bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm,
nghiên cứu được nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ
sơ hiện hành cũng như lập hồ sơ trong lưu trữ là phải biên mục đầy đủ và chính
xác, Đặc biệt là đối với các hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
1.1.2.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ văn thư, cán bộ
được theo dõi giải quyết công việc phải lập sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng.
1.1.3 Phương pháp lập hồ sơ
1.1.3.1 Phương pháp lập danh mục hồ sơ
Khái niệm:Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo

ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
Tác dụng lập danh mục hồ sơ:
- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ
thống hồ sơ.
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và
quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;
góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
Căn cứ lập danh mục hồ sơ

11


- Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy
định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và
các đơn vị trong cơ quan tổ chức;
- Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức;
- Dựa vào Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức,
của các đơn vị và của mỗi cá nhân;
- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).
Cách tổ chức lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dự
kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ
quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham

gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ
quan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt.
Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư,
lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của
từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập
được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp.
- Cách thứ hai: Từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ,
phòng, ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế
hoạch công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến
những hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ
phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ
những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản
danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ của
từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt.

12


Cách này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian
thường bị kéo dài. Để làm tốt việc này, đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải
kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và hướng dẫn cách lập danh mục hồ sơ.

Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ.
+ Khi lập danh mục hồ sơ, việc áp dụng cách làm nào là tùy thuộc vào
tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Nhưng điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi
cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ thấy được tác dụng của việc
lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực
hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ.
+ Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng
cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ

công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu những năm
sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và
tiếp tục sử dụng.
+ Muốn lập được Danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để
nắm vững các điểm sau:
- Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của
từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan;
- Nắm vững các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư,
quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình kế
hoạch công tác của cơ quan, đơn vị...;
- Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài
liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước...;
- Nắm được nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn
bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của những năm
trước...;

13


- Việc xây dựng Danh mục hồ sơ cần làm từng bước, sau mỗi năm cần rút
kinh nghiệm để Danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị.

14


Nội dung lập Danh mục hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức
hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của

mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo
đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ
chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân
định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức.
Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ
ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;
theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan,
tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;
hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục
theo lĩnh vực hoạt động.
- Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung
đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
1. Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các
hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2011 của Đài
Truyền hình Việt Nam.
Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp vụ
Đông - Xuân năm 2010- 2011 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh
Thái Bình.
2. Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các
hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề.

15


Ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Bộ Nội vụ về thực hiện cải
cách hành chính công năm 2011.

3. Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v...) - thời gian - tác giả: áp
dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2011 của Tổng cục Thuế.
4. Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc
cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ 1: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 của Tổng Công ty
Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
Ví dụ 2: Hồ sơ Hội thảo SARBICA “Xác định giá trị và loại hủy tài liệu”
do Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam tổ chức tại Hà Nội từ 25-26/01/1995.
5. Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc.
Ví dụ 1: Hồ sơ về Liên hoan Truyền hình toàn quốc do Đài THVN tổ chức
tại TP. Hạ Long từ 10-16/01/2005.
Ví dụ 2: Hồ sơ về cấp phép mở mạng và cung cấp, sử dụng các dịch vụ
viễn thông tin học năm 2010.
Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2010 (nếu trong một năm có
nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ).
6. Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự
Ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A./.
c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ
quan, tổ chức (nếu có).
d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

16


- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng

bảng chữ số Ả-rập.
- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập
và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục
lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ
hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu
từ số 01.
1.1.3.2 Phương pháp lập hồ sơ
a) Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.

17


Biểu mẫu 1.3: MẪU BÌA HỒ SƠ
Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, kích thước 650mm x 320mm
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Mã hồ sơ:………….

HỒ SƠ

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Từ ngày …..............… đến ngày…..............…
Gồm :…........tờ

18


- Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ
sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ
chức chưa có Danh mục hồ sơ).
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút
chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
- Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức,
viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ
sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh
đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn,
đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản
không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết
vào hồ sơ.
Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ
hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau:
Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị;
Chương trình hội nghị;
Lời khai mạc;
Dự thảo báo cáo tổng kết;
Các báo cáo tham luận;
Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;

Nghị quyết hội nghị;
Biên bản hội nghị;
19


Các văn bản liên quan khác (nếu có).
c) Kết thúc hồ sơ
Sau khi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ,
trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi
vào Danh mục hồ sơ năm sau.
Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại:
- Nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung đầy đủ.
- Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu
không cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ lại để
đánh giá sau.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công
việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ
có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào
hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị
bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý
và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu
thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp
luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội
thảo, các lần trình...).
- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất
lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản
bằng bút chì.
- Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn và trên 20 năm phải ghi “Mục lục văn bản” để tiện cho việc quản lý văn
bản và tra tìm. “Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ.

20


MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số..….tập số….(1)
Số
TT

Số và ký
hiệu của
văn bản

1

2

Ngày tháng
văn bản

Trích yếu nội dung

3

4

Tác giả

Tờ

Ghi

văn bản

số

chú

5

6

7

Ghi chú:
Tờ mục lục văn bản này chỉ áp dụng đối với những hồ sơ quan trọng,
được xếp dưới tờ bìa trên tờ công văn đầu tiên.
(1): Ghi theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và số văn thư trên tờ bìa.
Cột 6: Nếu văn bản nào có nhiều tờ. Ví dụ: có 5 tờ bắt đầu từ tờ số 10
đến tờ số 15 thì ghi 10-15.
Cột 7: Ghi những điểm ghi chú cần thiết như tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có
ảnh, …

21


- Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
trên 20 năm, cán bộ lập hồ sơ phải viết Tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ
và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại đơn vị làm việc một

năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu.
Ví dụ: Công việc giải quyết xong năm 2008 và hồ sơ cũng lập xong trong
năm 2008 thì để lại ở phòng làm việc năm 2009, đến năm 2010 mới nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan.
- Viết bìa hồ sơ:
+ Bìa hồ sơ viết theo mẫu tiêu chuẩn. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn
thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu
ý những nội dung chính sau:
• Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần
ghi đầy đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp
trên (nếu có).
Ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
SỞ NỘI VỤ
• Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phần và nội dung văn bản có
trong hồ sơ, cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ về việc tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức nhà nước chương
trình chuyên viên khóa 25, năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang.
• Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản
đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.
• Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ.
• Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan.

22


+ Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp
vào lưu trữ cơ quan.
+ Trường hợp công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ

chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bản Danh mục hồ sơ năm sau.
1.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1.2.1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày
công trình được quyết toán.
1.2.2 Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
1.2.3 Thủ tục nộp lưu
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ
của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan.

23


1.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan
1.3.1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc
người được giao trách nhiệm:
1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:
a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ
sơ của cơ quan, tổ chức;
b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với
các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
1.3.3 Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức:
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ
cơ quan. Cụ thể:
1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về
những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong
và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ
quan theo đúng thời hạn quy định.

24


1.3.4 Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức:
1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ
sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng
dẫn tại Thông tư này.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải

quyết công việc hằng ngày.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.
3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn
giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải
được thống kê và lập biên bản giao nhận.
1.3.5 Trách nhiệm của Văn thư đơn vị:
1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn
vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
3. Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.
1.3.6 Trách nhiệm của Văn thư cơ quan:
1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư
chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra
việc lập hồ sơ trong cơ quan.

25