BAO CAO KHOA LUAN TOT NGHIEP DE TAI TIN HOC HOA CONG TAC QUAN LY VAN BAN TRONG CO QUAN HANH CHINH NHA NUOC

LỜI CẢM ƠN
Khóa luận được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các thầy,
cô giáo Trường ĐH Công Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Thái Nguyên, cùng
với sự nỗ lực của bản thân và sự động viên, góp ý của các anh, chị sinh viên lớp
Quản trị văn phòng K12A Quảng Ninh. Do khả năng của bản thân còn nhiều hạn
chế nên trong quá trình thực hiện cũng như viết bài Khóa Luận này chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em mong muốn nhận được sự giúp đỡ
tận tình của thầy, cô giáo. Để em có thể góp một phần ý kiến nhỏ của mình vào
việc: “Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Ninh”, để góp phần cải tiến tổ chức, nâng cao vai trò hoạt
động quản lý nhà nước của chính quyền địa phương ngày một tốt hơn. Em xin
chân thành cảm ơn đến các thầy, cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh
Tế cùng các anh chị sinh viên trong lớp, đặc biệt là Th.S Nguyễn Thị Hằng và
và Th.S Nguyễn Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Lâm Thị Nga


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp“Tin học hóa công tác quản lý
văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh”là công trình
nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Th.S Nguyễn Thị Hằng và
và Th.S Nguyễn Thu Hằng. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là
trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Các số liệu
trong luận văn được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng,
minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình
nghiên cứu đã được công bố, các website.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung khóa luận của mình.

Người viết khóa luận
Sinh viên

Lâm Thị Nga


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................
MỤC LỤC...............................................................................................................
DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG..........................................................................
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN. .4
1.1. Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến............................4
1.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước.........................4
1.1.2. Khái quát chung về văn bản đi............................................................6
1.1.3. Khái quát chung về văn bản đến........................................................14
1.2. Giới thiệu về công tác lưu trữ văn bản, tài liệu.........................................16
1.2.1. Tài liệu Lưu trữ...................................................................................16
1.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ..............................................................17
1.2.3. Các loại tài liệu lưu trữ.......................................................................18
1.2.4. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ Quốc gia......................................20
1.2.5. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu lưu trữ................................................20
1.2.6. Tính chất.............................................................................................21
1.2.7. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ........................................................22
1.2.8. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ........................................................23
1.2.9. Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ..................24
1.2.10. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................24
1.3. Khái quát chung về văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh.........................27
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN

PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH....................................34
2.1. Thực trạng việc quản lý văn bản tại UBND tỉnh Quảng Ninh..................34
2.1.1. Các yêu cầu quản lý văn bản..............................................................34
2.1.2. Các biện pháp tổ chức việc quản lý văn bản......................................35
2.1.3. Kết quản đạt được trong công tác quản lý văn bản............................37


2.2. Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh.........41
Chương 3. TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH....................................45
3.1. Tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào quản lý văn bản.............45
3.2. Một số kết quả đạt được nhờ ứng dụng tin học vào công tác quản lý văn
bản tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh.....................................................45
KẾT LUẬN.........................................................................................................67
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................68


DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG
HÌNH 2.1: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI...................................................41
HÌNH 2.2. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN..........................................43
HÌNH 3.1. GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM..................................................45
HÌNH 3.2. GIAO DIỆN CHỨC NĂNG TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN.....................46
HÌNH 3.3. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN...................................47
HÌNH 3.4. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG BÁO....................................................48
HÌNH 3.5. GIAO DIỆN SOẠN VĂN BẢN................................................................48
HÌNH 3.6. GIAO DIỆN XỬ LÝ THÔNG TIN............................................................49
HÌNH 3.7. GIAO DIỆN THỂ HIỆN QUÁ TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN......................50
HÌNH 3.8. GIAO DIỆN QUẢN LÝ SỔ VĂN BẢN ĐẾN..........................................52
HÌNH 3.9. GIAO DIỆN CHỜ XỬ LÝ VĂN BẢN......................................................52
HÌNH 3.10. GIAO DIỆN CHUYỂN VĂN BẢN.........................................................53

HÌNH 3.11. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN NGƯỜI NHẬN VĂN BẢN.......54
HÌNH 3.12. GIAO DIỆN CHỌN MỤC VĂN BẢN ĐẾN...........................................55
HÌNH 3.13. GIAO DIỆN CHỌN SỔ VĂN BẢN ĐẾN...............................................55
HÌNH 3.14. GIAO DIỆN CHUYỂN BỔ SUNG VĂN BẢN ĐẾN..............................56
HÌNH 3.16. GIAO DIỆN SỔ VĂN BẢN ĐI...............................................................58
HÌNH 3.17. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN CƠ QUAN...............59
HÌNH 3.18. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN VĂN BẢN CƠ QUAN...............59
HÌNH 3.19. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÁT HÀNH VĂN BẢN..........60
HÌNH 3.20. GIAO DIỆN QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÁT HÀNH BỔ SUNG VĂN
BẢN............................................................................................................................. 62
HÌNH 3.21. GIAO DIỆN KIỂM TRA TÌNH TRẠNG PHÁT HÀNH VĂN BẢN......63
HÌNH 3.22. GIAO DIỆN TÌM KIẾM VĂN BẢN ĐI..................................................64
HÌNH 3.23. GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ
CÔNG VIỆC................................................................................................................ 65
HÌNH 3.24. GIAO DIỆN QUẢN LÝ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN
BẢN............................................................................................................................. 65
HỒ SƠ CÔNG VIỆC...................................................................................................65


HÌNH 3.25. GIAO DIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN
BẢN............................................................................................................................. 66
hồ sơ công việc............................................................................................................66


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước
nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi
là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng

được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả
cho hoạt động quản lý. Hoạt động quản lý hành chính nhà nước là hoạt động
mang tính chất thường xuyên, liên tục; thực hiện chức năng quản lý trên mọi
lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, trong suốt quá trình quản lý, từ việc chỉ
đạo, điều hành đến tổ chức, thi hành và tổng kết thực hiện đều gắn liền với các
văn bản. Quản lý là một quá trình và văn bản từ khi được ban hành cũng được tổ
chức và đi theo một lộ trình thích hợp, góp phần tham gia và hỗ trợ vào việc duy
trì, triển khai thực hiện các hoạt động của cơ quan HCNN. Vấn đề đặt ra là cần
có nhận thức sâu sắc về vai trò, chức năng của văn bản, thực hiện sự quản lý
chặt chẽ đối với sản phẩm, phương tiện này. Thực tế cho thấy trong hoạt động
của các cơ quan HCNN, công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện
một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu
cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết,
xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra,
tập hợp). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công
việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản
lý. - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí
mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở
để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ những lẽ trên
có thể thấy được sự cần thiết của công tác quản lý văn bản trong hoạt động của
1


các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách
nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm
vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính
hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp;
xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có đủ phẩm chất đạo đức và năng lực

chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao chất lượng phục vụ của
mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự tham gia và hỗ trợ rất
lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý. Do đó, làm tốt công
tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn ra
thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà nước trong giai
đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Yêu cầu đặt ra đối với
mỗi cơ quan cũng như đội ngũ cán bộ công chức là cần có nhận thức đúng đắn
về vị trí và vai trò của công tác quản lý văn bản, từ đó nhằm đề ra những cách
thức, biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác này thực sự đi vào nề nếp và được
đảm bảo thực hiện có chất lượng và hiệu quả.. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mưu,
giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; kiểm soát thủ
tục hành chính; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt
động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; Xuất phát từ thực
tiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Văn phòng Ủy ban nhân dân
em đã chon đề tài “Tin học hóa công tác quản lý văn bản tại Văn phòng
UBND tỉnh Quảng Ninh’’ làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trọng
tâm của chuyên đề này nhằm đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý văn bản của Văn phòng Ủy ban nhân dân và một số kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ
chức quản lý.
Để hoàn thành được bản chuyên đề thực tập này ngoài sự nỗ lực của bản
thân em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng như sự
hướng dẫn chỉ bảo của nhà trường và các thầy cô giáo trong khoa. Em xin bày tỏ
2


sự cảm ơn chân thành đến các cô chú thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Ninh đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong thời gian qua. Đặc biệt, em
xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Hằng và T.S Nguyễn

Thu Hằng đã giúp đỡ em tận tình để hoàn thành đề tài thực tập này. Mặc dù có
nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và thời gian nên bản báo cáo
có một số thiếu sót, mong thầy cô giáo sửa chữa và chỉ bảo tận tình cho em để
em hoàn thành bản báo cáo được tốt hơn.
2. Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác quản lý và lưu rữ văn bản tạị
Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Căn cứ vào thực tế về hành chính công tác quản lý và lưu trữ văn bản
của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh.
4. Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo thực tập được sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu
thu thập thông tin và các văn bản có liên quan, quan sát thực tiễn qua sự giới
thiệu của cán bộ văn phòng và Chủ tịch UBND tỉnh.
Qua đó, so sánh đối chiếu giữa lý thuyết đã học với thực tiễn dùng lý luận
để nhận biết thực tiễn, xem xét vấn đề nào cấp xã chưa làm tốt, trái với quy định
của nhà nước để đề ra giải pháp thiết thực.
5. Kết cấu báo cáo
Ngoài phần mở đầu, phục vụ tài liệu tài liệu tham khảo, bài báo cáo được
chia cấu trúc làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về văn bản và quản lý văn bản
Chương 2: Thực trạng về công tác quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh Quảng Ninh
Chương 3 : Xây dựng quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Ninh.

3


Chương 1.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1.Khái quát chung về văn bản, văn bản đi và văn bản đến
1.1.1. Khái niệm về văn bản và văn bản quản lý Nhà nước
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi bình minh của xã hội loài
người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở
những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao
tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các
ngôn bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp ngôn bản tồn tại ở
dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản
được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy, văn bản là phương
tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ.
Dưới góc độ ngôn ngữ như trên, văn bản được định nghĩa như sau: “Văn
bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn
chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp
nào đó”.
Dưới góc độ của các nhà nghiên cứu về Văn bản học, văn bản được hiểu
theo nghĩa rộng: “Văn bản là vật mang tin được ký hiệu bằng ngôn ngữ nhất định.
Ký hiệu ngôn ngữ được dùng chủ yếu là chữ viết, một loại ký hiệu phổ biến nhất
của của ngôn ngữ, ví dụ như chữ Nôm, chữ Hán, chữ La tinh,... Ký hiệu ngôn ngữ
được thể hiện dưới hình thức mang tính quy ước có thể nhận biết được”.
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh
vực khác nhau. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người
ta có nhiều cách định nghĩa về văn bản. Ta có thể hiểu về văn bản như sau:

4

Theo nghĩa rộng: Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất phương tiện nào dùng để ghi nhận và
truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
Theo nghĩa hẹp: Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã
hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều
hành các hoạt động của cơ quan tổ chức như quyết định, đề án công tác, báo
cáo... đều gọi chung là văn bản.
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước
Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà
nước với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước
ngoài,... văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là
một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền hành
chính nhà nước.
Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định
và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng
các văn bản quản lý nhà nước, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của
hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt
động này. Các văn bản quản lý nhà nước luôn luôn có tính pháp lý chung. Tuy
nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những
văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những
văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện.
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành
bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội
bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

5

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước
Trong khái niệm tổng quan nêu trên về văn bản quản lý nhà nước, khái
niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước là một nội dung cấu thành, như vậy
văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản lý nhà
nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ
quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các
thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù
thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật)
hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (cáo trạng, bản án, v.v...) không phải là văn bản
quản lý hành chính nhà nước.
1.1.2. Khái quát chung về văn bản đi
Khái niệm về văn bản đi
Văn bản đi là văn bản do cơ quan mình làm ra để quản lý công việc theo
đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan mình gửi đến các đối tượng
có liên quan.
Ý nghĩa, tác dụng của công tác tổ chức quản lý
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đi giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
nói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm
việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở
chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp
- Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ. Đây chính là nguồn tài liệu
chủ yếu của công tác lưu trữ.
Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi
Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính
xác, tính thống nhất, kịp thời.

6

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức,
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung,
thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát
hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn
thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải
chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
Công tác quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
 Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do
văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

7


Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng
dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản
hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương
pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng
loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm
văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,
báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm
thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
 Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc
nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

8

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
 Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
 Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm
a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.Việc
đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi”
trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản
được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
văn bản đi trên máy vi tính.
 Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần

9

để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này,
cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
chỉ nên lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm có thể lập các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm
thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo
Công văn này.
 Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý
văn bản

10

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu
trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm
1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có
thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn
bản kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không
nhìn thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m 2 trở lên. Bì văn bản mật
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản
để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không
bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

11


Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký
hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3
của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
 Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực
hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá
nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn
bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư
cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng
dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này).
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển
giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên
sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký
nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người
nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức
chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ
(mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ
chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký

nhận vào sổ.
12


- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được
đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục
X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản, phải
yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10
và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người
nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu
điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
13


Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh
số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì
được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần
trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại
văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu
cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể
của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này. Việc lưu giữ, bảo vệ,
bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện
theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.1.3. Khái quát chung về văn bản đến
Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến. Nói cách khác văn bản đến là văn bản do các cơ quan, tổ
chức, cá nhân gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề
mang tính chất công.
Các nhóm văn bản đến
Trong hoạt động đơn thuần của các cơ quan, tổ chức thì nhóm văn bản

đến thường được chia ra làm 4 nhóm cơ bản sau:
Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống
14


Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến
Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên
Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khác
viết gửi đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công.
Ý nghĩa, tác dụng đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
nói chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc,
tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung
thường xuyên, chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy
làm tốt công tác quản lý văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không
bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện
công tác chỉnh lý tài liệu về sau.
Nguyên tắc tổ chức quản lý văn bản đến
Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính
chính xác, tính thống nhất, kịp thời.
Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức,
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung,
thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,
phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký,
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn

thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải
chuyển tận tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
15


Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
1.2. Giới thiệu về công tác lưu trữ văn bản, tài liệu
1.2.1. Tài liệu Lưu trữ
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện
ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ
cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo
ra những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn. Một trong những
phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản).
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc
cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất
nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại
cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh
nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con
người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt
thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc
ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể
hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện
không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi
chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở
để điều hành và quản lý xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức
được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý
thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản

quý giá.
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị
được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ
đời sống xã hội. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là
một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự
16


biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay,
theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác
phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của
toàn xã hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim,
ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin
khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.
1.2.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản
ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con
người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh
dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản ánh những thành quả
lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương
lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt độngcủa cơ quan nói riêng
và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ gần như được sinh
ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính

chân thực cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp
không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính
thay thế. Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức
của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước. Trong tài liệu lưu trữ
có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút
tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ

17


chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được
con người khai thác và sử dụng.
- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác
với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được
bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được.
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng ký, bảo
quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
- Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ
quan, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Đó là một công việc đòi hỏi tính
logic và tính khoa học cao. Chính vì thế, nó không phải là một ngành thông
thường mà nó được nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứu
những vấn đề lý luận, pháp lý và phương pháp nghiệp vụ lưu trữ.
1.2.3. Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong
xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một
cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu
đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích
ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào các vật mang
tin và ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình
cơ bản như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn,

tài liệu điện tử…
Tài liệu hành chính: là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài
liệu hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi
quốc gia, dân tộc. Ở Việt Nam, dưới thời Phong kiến tài liệu hành chính là các
loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… dưới thời Pháp thuộc
là sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… và ngày nay tài liệu hành chính là hệ
thống các văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định,

18


nghị quyết, quyết định, thông tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, công văn… Đây là
loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong các lưu trữ hiện nay.
Tài liệu khoa học - kỹ thuât: là loại tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công
trình xây dựng cơ bản; thiết kế và chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp; điều
tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng, thuỷ
văn và trắc địa, bản đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu
pháp lý, thuyết minh công trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự
toán, quyết toán, các hồ sơ thầu, các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi
công, hoàn công; bản vẽ tổng thể công trình, bản vẽ các chi tiết trong công trình;
các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ, trắc địa…
Tài liệu nghe nhìn: là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, kinh tế,
văn hóa xã hội và các hoạt động phong phú khác bằng cách ghi và tái hiện lại
các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình ảnh. Loại tài liệu này chuyển tải,
tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn sinh động, thu hút được sự chú ý
của con người. Hiện nay, khối tài liệu này chiếm vị trí quan trọng trong Phông
Lưu trữ quốc gia Việt Nam. Tài liệu nghe nhìn bao gồm các loại: băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác

nhau như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự…
Tài liệu điện tử: là loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh
và lưu trữ tài liệu. Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những
dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy,
tài liệu lưu trữ điện tử có thể bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các
thư điện tử, điện tín ở dạng văn bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin.
Ngoài bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài
liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà
thơ, nghệ sĩ, các hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản
thảo của chính tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi và tài
19