Công tác văn thư lưu trữ tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích: Thực trạng và giải pháp

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN
QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
CÔNG ÍCH..........................................................................................................5
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích..................5
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cảu
bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức...............................................8
CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG
BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
CÔNG ÍCH..........................................................................................................9
2.1 Hoạt động quản lý.....................................................................................9
2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của
Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích..................9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................10
2.2.1 Đối với công tác văn thư......................................................................10
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản.............................................................................10
2.2.1.2 Quản lý văn bản đến..........................................................................11
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi............................................................................17
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan............................21
2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu ..........................................................22
2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ......................................................................23
2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Ban........................................23
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu......................................................................24
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu................................................................................25
2.2.2.4 .Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ..............25
2.2.2.5 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..........................25

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ban quản lý chương trình cung cấp
dịch vụ viễn thông công ích và đề xuất, khuyến nghị.....................................27
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................27
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ của
Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích.................27
3.3 Một số khuyến nghị.................................................................................28
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................30
PHỤ LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Xã hội nước ta đang trong công cuộc đổi mới từ các ngành cho đến các
lĩnh vực hoạt động của xã hội để có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải
tiến để vươn đến sự hoàn thiện. Hoà và xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ
công tác văn thư – lưu trữ có những bước phát triển đa dạng va chuyên sâu đáp
ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính
Như chúng ta đã biết, ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào cũng cần thực hiện
hoạt động văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính vì nó có ý nghĩa
hết sức quan trọng .Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn
được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông
qua các văn bản - tài liệu. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung
cấp thông tin để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật
cho mỗi cơ quan. Lưu trữ là công tác quan trọng trong việc giữ gìn, bảo quản
thông tin lâu dài nhằm phục vụ lãnh đạo của Đảng, Nhà nước và các cơ quan tổ
chức trên nhiều lĩnh vực khác nhau.
Bởi vậy mà công tác văn thư - lưu trữ không chỉ có những đóng góp lớn
cho cơ quan tổ chức mà nó còn góp phần vào sự thúc đẩy phát triển trong công
cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thư - lưu
trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và

đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào.
a. Khái quát mục đích, ý nghĩa đợt thực tập:
Với sự quan tâm của nhà trường đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên và
sự giúp đỡ của Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vu viễn thông công ích,
tôi đã có cơ hội tiếp xúc với công việc thực tế và trang bị cho tôi một số kiến
thức cơ bản .Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư –Lưu trữ
cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với
sự phát triển của cơ quan tổ chức ,thấy được những bất cập trong công tác này
của cơ quan.Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi có cơ hội được tiếp xúc với
những công việc chuyên môn ,cụ thể hóa ,nắm chắc hơn kiến thức của mình ,học
hỏi được nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc và rưởng thành hơn sau khi đã
1


thực tập ở cơ quan.
b. Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư lưu trữ nếu thực hiện tốt sẽ cung cấp thông tin nhanh
chóng để kịp thời giải quyết công việc của từng cá nhân cũng như tập thể và vì
thế thông tin là thứ không thể thiếu để phục vụ hoạt động của xã hội nói chung
và từng con người nói riêng. Tuy nhiên thông tin được thể hiện ở nhiều vật
mang tin khác nhau trong đó văn bản là vật mang tin chủ yếu và phổ biến nhất,
thông tin bằng văn bản được thể hiện bởi công tác văn thư – lưu trữ của mỗi cơ
quan. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin để giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Do
đó từ khi thành lập đến nay được sự quan tâm của lãnh đạo Ban, công tác văn
thư lưu trữ đi vào nề nếp góp phần tích cực thực hiện chức năng, nhiệm vụ tuy
nhiên công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định. Để tìm hiểu nguyên
nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng nhận thức thực tiễn về công tác văn
thư - lưu trữ của cán bộ, công chức văn phòng tôi đã chọn đề tài: ‘‘ Công tác
văn thư lưu trữ tại Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công

ích: Thực trạng và giải pháp ”
c. Khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực tập:
Vì đây là lần đầu tiên tôi đi thực tập tại một cơ quan bên ngoài nên trong
quá trình thực tập tôi đã gặp những khó khăn nhất định và cũng có những thuận
lợi.
Thuận lợi: Về phía nhà trường,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các
thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về
chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa
báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt trong đợt kiến tập này
Về phía Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích:
Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích đã tạo mọi điều
kiện thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và các điều kiện khác trong quá
trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan . Ngoài ra các anh chị trong các phòng
ban của cơ quan đặc biệt là cô Nguyễn Đình Vinh đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận
2


tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng như quá
trình thu thập những tài liệu thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên
môn cần thiết để tôi có thế hoàn thành đợt thực tập một cách tốt nhất .
Khó khăn: Đối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như
tôi ,đây là lần đầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần đầu tiên có
cơ hội được tiếp xúc với công việc trong thực tế nên không thể tránh khỏi sự bỡ
ngỡ ,thiếu kinh nghiệm, kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề và hạn chế về nhận
thức dẫn đến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu vấn đề và thực hiện công việc
được giao chưa thật sự đạt hiệu quả.

3

LỜI CẢM ƠN
Sau khi trải qua đợt thực tập tại Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn
thông công ích với thời gian không quá dài nhưng đã để lại cho tôi những kỷ
niệm đẹp và giây phút đáng nhớ. Qua đợt thực tập này đã giúp cho tôi có cái
nhìn toàn diện, khách quan, thực tế nhất về ngành nghề mình dang theo học và
có cái nhìn đúng đắn về công việc mình trong tưởng lai.
Đầu tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập và các thầy, cô giáo thuộc khoa Văn
thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ tôi cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận
tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt
trong đợt khảo sát này.
Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh Ban quản lý chương trình dịch
vụ viễn thông công ích đã tạo mọi điều kiên về cơ sở vật chất cũng như tinh thần
và các điều kiện khác để tôi có thể khảo sát cơ quan , làm việc và viết báo cáo
thực tập tại ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích.
Cùng với đó tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, công chức viên chức trong
Ban quản lý chương trình dịch vụ viễn thông công ích đã quan tâm, giúp đỡ tôi
trong thời gian tôi thực tập, đặc biệt là sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của
anh Nguyễn Đình Vinh để tôi có được những tài liệu thiết thực, những kỹ năng
và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo cáo đầy đủ,
hiệu quả và tốt nhất trong đợt thực tập của mình.
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều tuy nhiên do thời gian ngắn, trình độ và vốn
kiến thức còn hạn chế vì vậy mà bài báo cáo khảo sát của tôi khó tránh khỏi
những thiếu sót mang tính chủ quan , rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của
thầy, cô giáo để bài báo cáo này của tôi được đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

4

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG BAN QUẢN
LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG CÔNG ÍCH
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
* Lịch sử hình thành
Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích được
thành lập vào ngày 24 tháng 7 năm 2015
Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích à tổ chức
trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông quản lý, điều phối việc thực hiện Chương trình cung
cấp dịch vụ viễn thông công ích trên phạm vi cả nước.
Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của
pháp luật, có trụ sở đặt tại Thành phố Hà Nội.
Ngày 23 tháng 7 năm 2015, Thủ tướng chính phủ ra quyết định số
1168/QĐ- TTg phê duyệt Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
đến năm 2020.
* Vị trí và chức năng
Ban Quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích là tổ
chức trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có chức năng giúp Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông quản lý, điều phối việc thực hiên cung cấp dịch vụ
viễn thông công ích trên phạm vi cả nước
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Chủ trì, phối hợp xây dựng, trình Bộ trưởng phê duyệt kế hoạch, dự toán
kinh phí hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm vi Chương trình cung cấp
dịch vụ viễn thông công ích hàng năm.
Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra và phối hợp các đơn vị liên quan trình Bộ
trưởng phê duyệt Danh mục và dự toán kinh phí dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ
tầng viễn thông thuộc phạm vi Chương trình
Chủ trì, tổ chức lựa chọn các doanh nghiệp viễn thông làm chủ đầu tư

5


các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hà tầng viễn thông thuộc phạm vi Chương
trình, trình Bộ trưởng phê duyệt
Ký hợp đồng đặt hàng cung cấp dịch vụ viễn thông công ích với các
doanh nghiệp viễn thông hàng năm theo phân công, uỷ quyền của Bộ trưởng.
Tiếp nhận, tổng hợp, thẩm tra và phối hợp với các đơn vị liên quan trình
bộ trưởng phê duyệt Kế hoạch và dự toán kinh phí hỗ trợ thiết bị đầu, cuối thuộc
phạm vi Chương trình.
Tham mưu giúp Bộ trưởng hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và điều phối
việc triển khai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
theo phân công, phân cấp của Bộ trưởng.
Phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc thực hiện quyết toán Chương
trình theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp của Bộ trưởng
Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Bộ thông tin và Truyền thông việc triển
khai thực hiện Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích, chủ trì, phối
hợp xây dựng báo cáo tổng kết, sơ kết việc thực hiện Chương trình.
Chủ trì, phối hợp đề xuất việc điều chỉnh bổ sung Chương trình,kế hoạch,
dự án cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
Thành lập các hội đồng tư vấn các vấn đề chuyên môn trong hoạt động
của Ban quản lý Chương trình và được mời các chuyên gia, đại diện các Bộ,
ngành, các tổ chức và doanh nghiệp có liên quant ham gia Hội đồng tư vấn sau
khi có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng
Tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế về viễn
thông công ích.
Thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý tài chính, kế toán, kiểm
toán, báo cáo thống kê và các quy định khác có liên quan đến hoạt động của Ban
quản lý Chương trình
Kinh phí hoạt động của Ban quản lý Chương trình được đảm bảo từ

nguồn thu của Quỹ Dịch vụ viễn thông công ích Việt Nam theo quy định tại
khoản 3 Điều 8 quyết định số 11/2014/

QĐ-TTg ngày 27/01/2014 của Thử

tướng Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Quỹ Dịch vụ viễn thông cong ích
6


Việt Nam
Quản lý và tổ chức bộ máy, cán bộ, người làm việ, hồ sơ, tài liệu, tài sản
của Ban quản lý Chương trình theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ
trưởng
Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao
* Cơ cấu tổ chức:
Về cơ cấu tổ chức hiện tại Ban có: Lãnh đạo bao gồm có Giám đốc và các
Phó giám đốc
Giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về kết quả
thực hiên chức năng, nhiệm vụ và quyền han của Ban Quản lý Chương trình.
Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành các mặt công tác của Ban quản
lý Chương trình, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công .
Ban có 4 phòng chức năng: Phòng Hành chính- Tổng hợp, Phòng Kế
hoạch- Tài chính, Phòng hộ trợ hạ tầng, Phòng Hỗ trợ dịch vụ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy:

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng Hành
chính- Tổng
hợp

Phó giám đốc

Phòng Kế
hoạch – Tài
chính

Phó giám đốc

Phòng hỗ trợ
hạ tầng

7

Phòng hỗ trợ
dịch vụ


1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức cảu bộ phân văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư lưu trữ
- Quản lý các văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, lưu văn bản đi của công
ty và giao nộp vào lưu trữ của công ty
- Thực hiện công tác bảo mật thông tin tài liệu- Phục vụ hoạt động tra tìm
tài liệu
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định
- Có trách nhiệm đưa văn bản, tài liệu trình Giám đốc của Ban quản lý

Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích; chuyển các văn bản đến cho
cho các phòng ban, cá nhân theo yêu cầu Giám đôc Ban quản lý Chương trình
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng ban đến hạn nộp lưu trữ
- Sắp xếp hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
* Cơ cấu tổ chức bộ phần văn thư – lưu trữ
Hình thức tổ chức công tác văn thư tại công ty là hình thức tập trung.
Tại Ban quản lý cung cấp chương trình dịch vụ viễn thông công ích thì bộ
phận văn thư không có văn phòng riêng mà thuộc phòng tổ chức hành chính.
Hiện nay bộ phận văn thư công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn
kiêm nhiệm ( cán bộ văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn
phòng phẩm)
Số lượng của bộ phận văn thư trong cụ thể là chỉ có 01 cán bộ văn thư .
Bộ phận lưu trữ của Ban quản lý Chương trình cung cấp dich vụ viễn
thông công ích chỉ có một cán bộ lưu trữ

8


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG
BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG
CÔNG ÍCH
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
- Quy chế công tác văn thư lưu trữ
Hiện nay Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công ích
vẫn chưa ban hành quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu trữ. Vì là cơ
quan trực thuôc Bộ thông tin và Truyền thông nên cơ quan sẽ sử dụng 1553/QĐBTTT ngày 17/9/2015 Quyết định v/v ban hành quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của Bộ thông tin và Truyền thông.
Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các đơn vị

và các cán bộ công nhân viên của Ban quản lý Chương trình cung cấp dịch vụ
viễn thông công ích.
- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư lưu trữ.
+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn
thư
+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan .
- Mô hình ,cách thức tổ chức công tác văn thư của Ban quản lý cung cấp
chương trình dịch vụ viễn thông công ích
Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản
lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu
trữ.
9


2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Đối với công tác văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản
* Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản của Ban được phép ban hành là :
Văn bản quy phạm pháp luật :Quyết định
Văn bản hành chính :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch
,Báo cáo , Công văn ,Tờ trình ,Thông báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch ….
Chuyên viên dự thảo văn bản, hoàn thiện nội dung lẫn hình thức của văn
bản

Các chuyên viên khác nằm trong luồng công việc sẽ góp ý vào dự thảo
văn bản
Sau khi đã thống nhất ý kiến của các chuyên viên sẽ lấy ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo, tiến hành chỉnh sửa theo ý kiến của lãnh đạo
Dự thảo hoàn chính, chuyên viên sẽ chỉnh sửa lần cuối cùng, in văn bản
kèm theo phiếu trình giải quyết văn bản lên cho lãnh đạo
* Trình ký văn bản
- Lãnh đạo Ban hoặc lãnh đạo các phòng theo lĩnh vực được phân công
duyệt nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo .
- Nếu văn bản trình đủ điều kiện để ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp
chỉnh sửa,hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người dự thảo văn bản ,yêu cầu
chuyên viên kiểm tra ,soát xét lại (về hình thức ,lỗi chỉnh tả ) Ký ban hành văn
bản : Lãnh đạo Ban ký vào văn bản để ban hành .Trường hợp văn bản chưa đạt
yêu cầu về nội dung và hình thức .lãnh đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa theo
ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành .
- Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký sổ,
vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng dấu và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định
- Văn thư tiến hành chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

10


2.2.1.2 Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Ban.
Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư Ban tiếp nhận nhiều loạt văn bản đến
khác nhau từ các cơ quan gửi đến:
Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Chính phủ, văn bản
của Bộ…
Văn bản của cơ quan cùng cấp gửi đến: Văn bản của các Cục, Quỹ trong

và ngoài Bộ…
Văn bản của các tổ chức doanh nghiệp gửi đến
Khối lương văn bản đến của Ban khoảng 900 văn bản/1 năm
Tóm lại, nguồn văn bản đến Ban Quản lý cung cấp chương trình dịch vũ viễn
thông công ích rất đa dạng.Tất cả văn bản đến của Ban đều phải đăng ký thống
nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Ban .Các nội
dung tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm
văn bản, tổng hợp và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản đều được thực hiện
qua phần mềm Quản lý văn bản thông qua máy tính kết nối mạng internet và sổ
công văn đến.
Hiện nay việc quản lý văn bản đi và đến tại Ban quản lý cung cấp chương
trình dịch vụ viễn thông công ích bằng chương trình quản lý văn bản EOffice và
cả sổ công văn đi và đến.
- Mục đích của việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản Eoffice là phục
vụ quản lý , giải quyết và tra tìm văn bản. Quản lý văn bản bằng máy tính sẽ
thay thế dần các sổ đăng ký công văn đi - đến, theo dõi việc chuyển giao và giải
quyết văn bản, đồng thời có thể tra tìm văn bản trên máy tính,
- Mục tiêu của phần mềm:
Hỗ trợ cán bộ văn thư quản lý; theo dõi và tra tim văn bản đi - đến
Giúp lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết văn bản toàn Ban
Giúp lãnh đạo nắm bắt, nhắc nhở chuyên viên trong quá trình giải quyết
văn bản, văn bản quá hạn giải quyết
Giúp lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo hướng giải quyết cho những chuyên
11


viên được giải quyết văn bản quan mạng máy tính
Hỗ trợ cán bộ , công chức viên tra cứu vản bản trực tiếp trên máy tính để
biết các vấn đề công việc
Giúp lãnh đạo thống kê về quá trình giải quyết công việc của chuyên viên

Từ màn hình máy tính, chúng ta đăng nhập thành công sẽ có giao diện của phần
mềm như sau:

Muốn thoát khỏi hệ thống, nhấn vào dấu X trên góc phải màn hình.
Phần mềm Eoffice là phần mềm quản lý văn bản được sử dụng cho Bộ , các cơ
quan trực thuộc, thuộc của Bộ Thông tin & Truyền thông.
Văn bản đến là các văn bản, giấy tờ từ nơi khác chuyển đến Ban.
Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư Ban tiếp nhận nhiều loạt văn bản đến khác
nhau từ các cơ quan gửi đến:
Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến: Văn bản của Chính phủ, văn bản
của Bộ…
Văn bản của cơ quan cùng cấp gửi đến: Văn bản của các Cục, Quỹ trong
12


và ngoài Bộ…
Văn bản của các tổ chức doanh nghiệp gửi đến
Khối lương văn bản đến của Ban khoảng 900 văn bản/1 năm
Tóm lại, nguồn văn bản đến Ban Quản lý cung cấp chương trình dịch vũ
viễn thông công ích rất đa dạng.Tất cả văn bản đến của Ban đều phải đăng ký
thống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Ban
.Các nội dung tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và
tìm kiếm văn bản, tổng hợp và theo dõi tình trạng giải quyết văn bản đều được
thực hiện qua phần mềm Quản lý văn bản thông qua máy tính kết nối mạng
internet và sổ công văn đến.
- Xử lý văn bản đến và nhập dữ liệu
* Đăng ký văn bản đến
Văn thư Ban chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký và
phân phối văn bản đến. Tất cả các văn bản đến Ban quản lý cung cấp chương
trình dịch vụ viễn thông công ích đều phải qua Văn thư Ban đến lấy dấu đến rồi

vào sổ công văn đến
Văn thư Ban tiếp nhận văn bản đến, phân loại sơ bộ ( mức độ mật và
khẩn, đơn vị gửi…)
Đóng dấu “ công văn đến “ vào khoảng trống dưới số ký hiệu, tên loại
hoặc khoảng trống bên dưới ngày tháng năm văn bản; ghi số công văn đến, ngày
dến vào sổ công văn đến ghi ngày tháng văn bản đến, số đến,nơi gửi,số ký hiệu,
ngày tháng của văn bản, tên loại trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản.
Scan từng văn bản đến( tuy nhiên nếu là văn bản do Bộ hoặc các đợn vị thuộc,
trực thuộc khác của Bộ gửi đến Ban thông qua phần mềm EOffice thì không cần
scan mà vào mục tìm kiếm văn bản đến lấy bản scan do Bộ hoạc các đợn vị
thuộc, trực thuộc khác của Bộ)

13


Sau khi đã scan văn bản, từ giao diện chính của màn hình, chúng ta nhấn
vào văn bản => văn bản đến đơn vị, màn hình sẽ được giao diện như sau:

14


Nhập thông tin văn bản đến lên hệ thống quản lý văn bản : Cơ quan ban
hành, số ký hiệu, trích yếu, ngày đến, ngày văn bản, hình thức văn bản ( công
văn, quyết định, tờ trình…) số văn bản mặc định là văn bản đến ban quản lý viễn
thông công ích, số văn bản đến, độ khẩn, hình thức gửi…
* Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đã nhập thông tin đầy đủ thì click vào “ Thêm tài liệu” tại mục
này là bản scan văn bản mà ban đầu ta đã tiến hành:
Chọn file scan tương ứng với các thông tin đã nhập lên hệ thống rồi chọn
“ Open”

15


Sau đó nhấn vào nút chuyển trên góc bên trái của màn hình.

Chọn tên người nhận văn bản rồi click vào ô “ Gửi ”, chọn ô “ Đồng gửi’’
đối với nhiều cá nhân nhận văn bản.
+ Song song với việc gửi văn bản đến đã được scan qua phần mềm
eoffice đến với cá nhân có trách nhiệm giải quyết thì văn thư Ban phải gửi văn
bản giấy đến cá nhân, phòng chức năng có trách nhiệm giải quyết.
Với văn bản giấy sau khi đã lấy dấu đến, vào sổ công văn đến thì văn thư Ban
chuyển văn bản đến tới trưởng phòng hành chính.
16


Trưởng phòng hành chính sẽ trình văn bản lên Giám đốc lấy ý kiến chỉ
đạo rồi chuyển cho văn thư Ban.
Văn thư Ban căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Giám đốc mà chuyển văn bản
đến phó giám đốc hoặc các phòng để giải quyết văn bản.
Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều phòng hoặc nhiều cá nhân có
trách nhiệm xử lý thì cán bộ văn thư sẽ photo thêm tương ứng số lượng cá nhân
và phòng.
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản : Giao văn bản tận tay cho người có
trách nhiệm giải quyết ,không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ. Và khi
chuyển giao văn bản phải dùng sổ chuyển giao văn bản. Đều phải có chữ ký
người nhận và số lượng bản, số ký hiệu văn bản.
- Quy trình giải quyết văn bản đến của Ban quản lý cung cấp chương
trình dịch vụ viễn thông công ích như sau:
Khi nhận được văn bản đến, các phòng chức năng, cá nhân có trách

nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Ban ; đối
với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay.
Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các
phòng chức năng, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến
đề xuất của phòng chức năng, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòng
chức năng khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao
văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết
của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban , cá nhân. Khi trình
người đứng đầu Ban xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan.
- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là một
quy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là trách
nhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau.
Việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặc nhiều cán bộ
chuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giải quyết văn bản
17


đến
Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết người có
thẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến. Đối với cán bộ văn thư có trách nhiệm đi đến các phòng hoặc các hoặc cá
nhân để lấy số liệu về việc giải quyết văn bản đến và thực hiện việc tổng hơp số
liệu và báo cáo cho người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi
Văn bản do Ban gửi cho nơi khác được đăng ký tại bộ phận văn thư gọi
tắt là văn bản đi . Tất cả các văn bản đi của Ban đều phải đăng ký thống nhất ở
bộ phận văn thư Ban

Khối lượng văn bản đi hằng năm của Ban khoảng 650 văn bản /1 năm
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi sổ ngày tháng năm
văn bản
Tại Ban cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản đi về thể thức
văn bản, kiểm tra chữ ký nháy đối với văn bản có đính kèm phụ lục, đăng ký văn
bản đi vào sổ, giữ một bản chính làm bản lưu và lưu tại tủ làm việc văn thư. Ghi
ngày tháng năm lên văn bản.
Ngoài việc kiểm tra văn bản đi bằng giấy thì cán bộ văn thư cũng phải
kiểm tra văn bản đi đó trên word đối với những văn bản đi chuyển lên Bộ hoặc
cơ quan ngang Bộ. Khi chuyển văn bản đi đến Bộ và cơ quan ngang Bộ thì phải
chuyển bản cứng và bản mềm.
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật khẩn
Đối với những văn bản đi gửi đến nhiều nơi thì cán bộ văn thư nhân bản
theo yêu cầu của đơn vị soạn thảo ( Đơn vị soạn thảo sẽ cử trực tiếp một cán bộ
chuyên môn trực tiếp làm việc với cán bộ văn thư). Việc nhân bản phải đúng số
lượng và ghi rõ trong sổ công văn đi.Sau khi nhân bản xong, mỗi bản đều phải
đóng dấu giáp lai và có đóng dấu của Ban. Cán bộ văn thư giữ một bản , đơn vị
soạn thảo giữ một bản nhằm phục vụ giải quyết công việc hàng ngày .Cán bộ
văn thư đóng dấu “mật” , “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó có ý kiến của
18


người ký nhận văn bản .
Đối với văn bản đi trình lên Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ thì văn bản gửi đi
trên phầm mềm quản lý văn bản như sau:
Lưu bản word( văn bản cần gửi đi) do đơn vị soạn thảo vào máy tính.
Từ màn hình chính chọn ‘‘ Văn bản’’ => Khởi tạo văn bản đi

Giao diện sẽ hiện ra như sau:

19


Sau khi điền đầy đủ thông tin trong cơ sở dữ liệu => Thêm tài liệu ( Là
bản word cần gửi đi)
Nhấn vào “ Chuyển” chọn Chuyển Lãnh đạo đơn vị để lãnh đạo xem xét
Chọn xin cấp số Văn thư Bộ đối với văn bản gửi cơ quan Bộ và ngang Bộ khác

Chọn Lưu sổ và phát hành nội bộ đối với văn bản gửi các đơn vị và cá
nhân trong Ban
Chọn Lưu sổ và phát hành để gửi văn bản đi đến các cơ quan thuộc, trực
thuộc của Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
Nhâp đầy đủ thông tin vào cơ sở dữ liệu , đánh dấu vào cơ quan cần nhận
văn bản trong mục Đơn vị nhận văn bản.

20


- Tìm kiếm văn bản
Bên cạnh việc quản lý văn bản, giải quyết công việc kịp thời thì cán bộ
văn thư cũng như chuyên viên phải tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng. Do
đó khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản phải có
cơ sở dữ liệu phục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đích sau:
+ Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản
+ Tìm kiếm văn bản theo trích yếu nội dung
+ Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản
+ Tìm kiếm văn bản theo mức độ mật, khẩn
+ Tìm kiếm văn bản theo người ký
+ Tìm kiếm văn bản theo cơ quan ban hành
+ Tìm kiếm văn bản theo số văn bản, nhóm văn bản

Từ màn hình chính người sử dụng chọn mục “ Tìm kiếm văn bản’’ thông
qua các tìm kiếm các trường thông tin

21


2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Các hồ sơ hình thành trong hoạt động của Viện :Hồ sơ công việc , hồ sơ
nguyên tắc ,hồ sơ cán bộ…
Tất cả các cán bộ ,công chức trong cơ quan khi được giao giải quyết công
việc có trách nhiệm lập hồ sơ mình đã làm .Hồ sơ phải được phán ánh đúng với
quá trình giải quyết công việc .Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa
học và thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản .
Những tài liệu phán ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu ,
tham khảo đều phải lập hồ sơ .Những ban sao các công văn do cơ quan khác gửi
đến để thông báo công việc ,những văn bản tài liệu không có giá trị để tham
khảo về sau ,thì không cần lưu vào hồ sơ .
Lãnh đạo đơn vị thuộc Ban có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
danh mục hồ sơ của đơn vị mình và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ khi
tiến hành giải quyết công việc .Căn cứ vào chức năng ,nhiệm vụ và kế hoạch
công tác hằng năm ,các đơn vị ,cá nhân xác định hồ sơ cần phải lập .Khi có
những công việc ngoài dự kiến ,cán bộ và nhân viên văn thư đơn vị cần bổ sung
22


kịp thời vào bản Danh mục hồ sơ của đơn vị .Cuối năm các đơn vị đánh giá và
xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hằng năm và số hồ sơ xin gia hạn để đơn vị sử
dụng .
*Giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hiện nay Ban quản lý chương trình cung cấp dịch vụ viễn thông công

ích đã có kho lưu trữ có diện tích mới là 80m 2 đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu
được đầy đủ .Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Viện là một công việc rất cần
thiết để hạn chế làm mất mát ,thất lạc tài liệu ,tạo điều kiện cho việc bảo quản
những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn và hoạt động lâu dài
của Viện
Các phòng và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định ;
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu ,thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ ,tài liệu cho đơn vị hay người kế
nhiệm (phải lập biên bản ).
2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu .
*Quản lý con dấu
Các loại con dấu trong Ban gồm :Dấu cơ quan ,dấu chức danh ,dấu mật
,dấu chỉ các mức độ khẩn ,dấu sao y bản chính , dấu đến ,dấu hỏa tốc .
Tất cả loại dấu của Ban được giao cho nhân viên văn thư chuyên trách giữ
và bảo quản tại cơ quan .Người được giao giữ ,bảo quản con dấu của Ban và của
các đơn vị phải là người đủ tin cậy ,có trình độ chuyên môn về văn thư và phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu .Con dấu phải được
quản lý chặt chẽ ,con dấu được để đúng nơi quy định ,không cho phép người
khác tiếp cận sử dụng.con dấu phải được bảo quản cẩn thận,không làm con dấu
bị biến dạng .
Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa dược
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền,phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản , giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,không được đóng dấu
khổng chỉ . Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có
23