Lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

CHƯƠNG 1:NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN
NVL TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.1

Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp

xây dựng
1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu
Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết
không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao
động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá.
Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động
có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao
động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành
NVL.Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng
là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng
là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng
đó mới là NVL.
1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp
Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình,hạng mục công
trình có kết cấu phức tạp,thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn.Do vậy
NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại,
phức tạp về kỹ thuật.Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển
hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị.Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một
chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban
đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham
gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ của chúng vào giá trị công trình mới tạo

ra.
1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp

-1-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối
tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao
động ,vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp.Mặt
khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thường chiếm từ 60%đến 70% giá trị
công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng
và chất lượng VL tạo ra nó.
VL có chất lượng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình
thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí VL thường chiếm
tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu
hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình,đó là yêu cầu cấp
thiết của doanh nghiệp.
1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong
doanh nghiệp xây dựng
Trong nền kinh tế thị trường,kế toán nói chung và kế toán NVL nói
riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị.
Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài
chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra
các biện pháp quản lý đúng đắn.
Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu
mua, nhập xuất, dự trữ ..NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được

chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa,
lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu
thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả,cố gắng làm giảm mức
tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản
phẩm.
Như vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng
NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL
phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định.
1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL
-2-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp
là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy
các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một
cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự
trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm
bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trước hết các
doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm
của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của
NVL.
- Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách,
chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng
tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình.

Trong danh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định ,hợp
lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy,các danh nghiệp
phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách
việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình
trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưỏng đến tóc độ chu chuyển vốn
và tiến độ thi công các công trình .

Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà
kế hoạch tài chính của dânh nghiệp
- Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh
nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật ,
thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn
kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất
kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán
vật tư.
-3-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

- Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm
hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao
vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công .
1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị
trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán
NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau :
- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và

tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho,
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt:
số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời
đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh.
- Áp đụng đúng dắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật
liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây
lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp ϕ và tính giá thành công trình.
- Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu
phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu,
ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình
thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình,
hạng mục công trình.
- Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy
định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến
hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản
xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh .
1.2

Phân loại và đánh giá NVL

1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có
vai trò công dụng khác nhau .Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch
-4-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp
cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định .
Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL như dựa vào công dụng của vật
liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu.
Nhưng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh
nghiệp ,đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác
dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh .Theo đặc trưng này,
NVLđược phân ra các loại sau đây:
- NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công
xây lắp NVL chíng thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu
của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính
thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình.
- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi
công xây lắp, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện
và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo
cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoăc để phục vụ nhu cho nhu
cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục
vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt
động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt..
- Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụngcho hoạt động sữa chữa
thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phương tiện
vận tải.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục
vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc
phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vụn…
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh
nghiệp mà trong từng loại VL được chia thành từng nhóm , thứ một cách chi

-5-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

tiết hơn .Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự
trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL
trong doanh nghiệp.
Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK ,chi tiết dễ dàng
hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN
nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá
trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ
chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.
Căn cứ vào mục đích công dụng của VL được chia hành :
- Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến
- Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến

1.2.2 Đánh giá NVL
Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm
nhất định và theo những nguyên tắc quy định .
Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá
trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực
tế , vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng
phương pháp quy định .
Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành cơ sở các
chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp
để tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã
bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) . Giá trị của vật

liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất
thiết phải theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp
sử dụng vật tư có số lượng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động,
các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán
theo giá trị thực tế sẽ phức tạp. Để đơn giản, giảm bớt khối lượng ghi chép
tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch
-6-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

toán tình hình nhập -xuất vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế
để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC .
1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế
1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế
Trị giá vốn thục tế của vật tư nhập kho đươc xác định theo từng nguồn
nhập :
-Đối với NVL nhập kho do mua ngoài :
Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm :
+giá mua
+các loại thuế không đựoc hoàn loại

- Chiết khấu thương mại

+chi phí vỏ, bốc xếp, bảo quản trong

Giảm giá hàng mua do

quá trình mua hàng

không đúng phẩm

+chi phí khác nhau liên quan đén việc

chất,quy cách

mua vật tư

Trong đó :
Giá mua là giá bao gồm cả thuế GTGT trong trường hợp vật tư mua
vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi , các dự án ….
- Nhập do tự sản xuất
Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công
chế biến.
- Nhập do thuê ngoài gia công chế biến
Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật liệu xuất
kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trả cho người nhận gia công
chế biến + các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.

-7-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

- Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh.

Trị giá vốn thực tế vật tư khi nhập kho là giá đó hợp đồng liên doanh
thoả thuận cộng chi phí phát sinh khi nhận .
-Nhận vật tư do được biếu tặng, được tài trợ :
Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát
sinh .
1..2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho
Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm
khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào
đặc điểm hoạt động . yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương
tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương
pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật tư xuất kho .
Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của
vật tư xuất kho bao gồm :
1.

Phương pháp tính theo giá trị đích danh .

Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất
nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật tư
xuất kho .
2.

Phương pháp bình quân gia quyền .

Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng
xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức :
Trị giá vốn thực tế
Vật tư xuất khẩu

= số lượng vật tư x

xuất kho

đơn giá bình quân
gia quyền.

Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ +Trị giá vốn vật tư thực tế nhập trong kỳ
Đơn giá =
bình quân

Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vậ tư
-8-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đinh giá bình quân cố
định)
Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn gía bình quân
liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ).
3.

Phương pháp nhập trước , xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất

trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập

sau cùng.
4.

Phương pháp nhập sau xuất trước
Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất

trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lân nhập đầu tiên .
5

Trong thực tế ngoài cac phương pháp tính giá trị vốn thực tế của

vật tư theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn
sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ .
Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế vật tư xuất kho được tính trên
cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế
Vật tư xuát kho = số lương vật tư xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ

1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán .
Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả chuyển
biến đông, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch
toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không
thực hiện được. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng
ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán.

-9-


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tư quy định và sử dụng
thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp,
có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó . hàng ngày sử dụng
giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất . Cuối kỳ kế toán
tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất khẩu theo hệ số giá .

Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ
Hệ số giá(H)
trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vật tư nhập trong kỳ

Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho = trị giá vật tư xuất kho x hệ số giá
(H)
1.3 Kế toán chi tiết NVL
Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng
kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi
chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật tư về
số lượng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán
chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần
tăng cường quản lý vật tư.
1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng .
Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thường xuyên trong các DN
sản xuất. để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của
NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời,
đúng chế độ quy định.

- 10 -

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH
Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ
trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẩu 01-VT).
- Phiếu xuất kho (Mẩu 02-VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẩu 03-VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẩu 08-VT).
- Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN.
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẩu 03-BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà
nước, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẩn.
- Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẩu 04-VT).
- Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẩu 05-VT).
- Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẩu 07-VT).
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời,
đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập.
Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng
từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ về vật liệu phải dược tổ chức luân chuyển theo trình tự và
thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và
tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan.
1.3.2. Sổ chi tiết VL:
1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
* Nội dung:
- ở kho:

Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ
song song.
- ở phòng kế toán:
- 11 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ
vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển”
được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng,mỗi thứ vật tư được ghi một
dòng trên sổ.
Hàng ngày,khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho,kế toán tiến hành
kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo
từng thứ vật tư,chứng từ nhập riêng,chứng từ xuất riêng.Hoặc kế toán có thể
lập “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”.
Cuối tháng,tổng hợp số liệu từ các chứng từ(hoặc từ các bảng kê) để
ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” và tính ra số tồn cuối tháng.
Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ
song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng).
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu
luân chuyển được khái quát trong sơ đồ sau:
Thẻ kho

Phiếu nhập

Bảng kê nhập

Phiếu xuất

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Sổ kế toán tổng
hợp

Ghi chú:
- 12 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng

1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư
* Nội dung:
-Thủ kho:
Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên.Đồng
thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của
từng thứ vật tư cột số lượng.
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho,được mở cho cả năm.Trên “Sổ
số dư”,vật tư được sắp xếp thứ,nhóm,loại; sau mỗi nhóm,loại có dòng cộng
nhóm,cộng loại.Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được gửi cho thủ kho để ghi
chép.

-Phòng kế toán:
Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của
thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập-xuất kho.Sau đó,kế toán ký xác nhận
vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ.
Tại phòng kế toán.nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh
chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm,loại vật tư để ghi vào cột “Số
tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”,số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ
kế nhập”và “Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư.
Cuối tháng,căn cứ vào bảng luỹ kế nhập,bảng luỹ kế xuất để cộng tổng
số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập-xuất-tồn” .Đồng thời
sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho gửi lên,kế toán căn cứ vào cột số dư
về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra
số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.

- 13 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với
cột trên “Bảng kê nhập-xuât-tồn”.Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập-xuấttồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung,trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương
pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau:

- 14 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Thẻ kho

Phiếu nhập

Phiếu giao nhận
chứng từ

Sổ số dư

Bảng kê nhậpxuất-tồn

Bảng luỹ kế
nhập

Phiếu xuất kho

Phiếu giao nhận
chứng từ

Bảng luỹ kế
xuất
Sổ kế toán tổng
hợp

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng
1.4. Kế toán tổng hợp NVL
NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho
thường xuyên,tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà
các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp
- 15 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập-xuất kho ( mỗi lần nhập-xuất kho
đều có cân ,đo,đong ,đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê
một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ước lượng NVL
tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên,trong kế toán NVL
nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch
toán tổng hợp là kê khai thường xuyên(KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).
1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ
chức ghi chép một cách thường xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất
kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các
chứng từ nhập-xuất vật liệu.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ
trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối
tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán.
Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể
được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
-Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ được tình hình

hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản
lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá
trị lớn.
-Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều,tốn thời gian.
1.4.1.2 Kế toán nhập NVL
*Hệ thống chứng từ sử dụng:
Vật tư trong các doanh nghiệp được nhập kho từ nhiều nguồn khác
nhau: do mua ngoài,do tự chế thuê ngoài gia công chế biến,do nhận vốn góp
liên doanh,do được quyên tặng...Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải
thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ để ghi vào các tài khoản,sổ kế toán tổng
hợp có liên quan.
- 16 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Các chứng từ đó bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn
như :
+Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)
+Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm,hàng hóa ( Mẫu 08-VT)
+Hoá đơn GTGT –GS01 GTKT-2LN
và các chứng từ hướng dẫn như:
+Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT)
+Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)
*Tài khoản kế toán sử dụng
TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số
hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL.
Kết cấu TK 152 như sau

TK 152
Trị giá vốn thực tế NVL
xuất trong kỳ
Số tiền điều chỉnh giảm
giá NVL khi đánh giá lại
Trị giá NVL thiếu phát
hiện khi kiểm kê
Số tiền giảm giá,chiết
khấu hàng mua

SD Nợ: phản ánh trị
giá vốn thực tế NVL
tồn kho cuối kỳ.
TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại
NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị
doanh nghiệp,bao gồm:
-TK 1521 :NVL chính
- 17 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

-TK 1522 : VL phụ
-TK 1523 : Nhiên liệu
-TK 1524 : Phụ tùng thay thế
-TK 1525 : Thiết bị XDCB
-TK 1528 : VL khác
Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp 4... tới từng

nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Các TK liên quan:
-tTK151 Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật
tư,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho
doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
Kết cấu:

TK 151
Trị giá vật tư, hàng hoá
đang đi đường

Trị giá vật tư,hàng hoá
đang đi đường tháng
trước, tháng này đã về
nhập kho hay đưa vào sử
dụng ngay.

SD Nợ: phản ánh trị giá
vật tư, hàng hoá đang đi
đường cuối kỳ.

-TK 331 : “Phải trả cho người bán”: TK này phản ánh các khoản phải
thanh toán cho người bán,người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị.
TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể.
Kết cấu:

- 18 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

TK 331
- Số tiền đã thanh toán cho
người bán, người nhận thầu.
- Số tiền người bán chấp nhận
giảm giá số hàng đã mua
theo hợp đồng.
- Giá trị vật tư,hàng hoá thiếu
hụt kém phẩm chất khi kiểm
nhận và trả lại cho người
bán.
- CK mua hàng được người
bán chấp nhận trừ vào nợ
phải trả.
- Số tiền ứng trước cho người
bán,người nhận thầu nhưng
chưa nhận hàng hoá

- Số tiền phải trả cho người
bán
- Điều chỉnh giá tạm tính theo
giá thực tế của lô hàng về
chưa có hoá đơn,khi có hoá
đơn hoặc báo giá chính thức.

Dư Nợ: Số tiền đã ứng trả trước
hoặc trả thừa cho người bán,
người nhận thầu.

Dư Có : Số tiền còn phải trả cho
người bán, cho người nhận thầu.

-TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ” : phản ánh
số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ.
Kêt cấu:
TK 133
- Số thuế GTGT được
khấu trừ khi mua vật tư,
hàng hóa

- Số thuế GTGT đã được khấu
trừ, được hoàn trả hoặc không
được khấu trừ phải tính vào
giá vốn hàng bán.

SD Nợ : Thuế GTGT
được khấu trừ chưa
được thanh toán cuối kỳ
- 19 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

TK 133 được mở 2 TK cấp 2:
TK 1331: “Thuế GTGT được khâú trừ của hàng hoá,vật tư”
TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”

TK 133 chỉ được mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế
theo phương pháp khấu trừ,không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp.
Kế toán tổng hợp nhập VL được phản ánh vào bên Nợ TK 152 và các
TK liên quan chủ yếu đến các tài khoản như TK 331,133,111,112,141,151...
*Trình tự kế toán nhập vật tư
-Nhập do mua ngoài:
+Hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK152 (chi tiết)
Nợ TK133 (nếu có)
Có TK liên quan(111,112,331,141,151...)
+Hàng về chưa có hoá đơn
.Vật tư mua đã về,hoá đơn chưa về,lưu vào tập hồ sơ “Hàng về
chưa có hoá đơn” khi nhận được phiếu nhập kho.
.Nếu có hoá đơn về trong tháng: hạch toán như trên
.Cuối tháng hoá đơn chưa về : ghi sổ theo giá tạm tính
Nợ TK152
Có TK liên quan (111,112,311,141...)
.Sang tháng sau khi có hoá đơn về,điều chỉnh giá thực tế bằng cách:
Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước: căn
cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho,ghi bình thường như trường hợp 1.
Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với gía tạm tính
Nếu giá thực tế > giá tạm tính : ghi bình thường
Nếu giá thực tế < giá tạm tính : ghi số âm
- 20 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

+Hàng đang đi đường
.Khi nhận được hoá đơn,kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ
sơ “Hàng đang đi đường”
.Trong tháng:hàng về nhập kho,căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập
kho,ghi giống như trường hợp 1.
.Cuối tháng hàng chưa về,căn cứ vào hoá đơn:
Nợ TK151
Nợ TK133 (nếu có)
Có TK liên quan (111,112,331...)
.Sang tháng sau,khi hàng về nhập kho,kế toán căn cứ vào hoá đơn và
phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK152
Có TK151
+Nhập khẩu vật tư
.Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác:
Nợ TK152
Có TK331
Có TK 3333
.Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK133 (nếu có)
Có TK3333
+Phản ánh các chi phí thu mua:vận chuyển,bốc dỡ,tiền thuê
kho,bãi
Nợ TK152
Có TK liên quan (111,112,141,331..)
+Phản ánh các khoản chiết khấu,giảm giá,hàng mua trả lại
Nợ TK331,111,112
- 21 -

Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

Có TK152
Có TK515
Có TK133 (giảm thuế GTGT được khấu trừ )
-Nhập vật tư do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK152
Có TK154
-Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh:
Nợ TK152
Có TK411
-Nhập vật tư do được biếu tặng
Nợ TK152
Có TK711
-Nhập vật tư đã xuất ra sử dụng không hết nhập lại kho:
Nợ TK152
Có TK621
Có TK627
Có TK642
-Tăng vật liệu do phát hiện thừa trong kiểm kê:
+Nếu xác định là của doanh nghiệp,nhưng chưa xác định lí do:
Nợ TK152
Có TK338(1)
+Khi xác định được nguyên nhân:
Nợ TK152
Có TK liên quan(411,331..)
-Tăng vật tư do thu hồi vốn góp liên doanh:

Nợ TK 152
Có TK 128,222
-Tăng do đánh giá lại:
Nợ TK152
Có TK412
- 22 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

1.4.1.3 Kế toán tổng hợp xuất VL
* Hệ thốngchứng từ sử dụng:
-Chứng từ bắt buộc:
+Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
+Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT)
+Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH )
-Các chứng từ hướng dẫn:
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 05-VT )
Các tài khoản liên quan : TK621,627,642,641,241,157,632,128...
* Trình tự hạch toán xuất NVL
-Xuất NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm,dịch
vụ,XDCB,hoặc dùng cho quản lý
Nợ TK621,627,641,642,241
Có TK152
-Xuất NVL gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp
Nợ TK157
Nợ TK632
Có TK152

-Xuất NVL đi góp vốn liên doanh
Nợ TK128 (trị giá vốn được đánh giá )
Nợ TK412 (chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm)
Có TK152 (trị giá vốn thực tế xuất kho )
Có TK412 (chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm )
-Xuất NVL cho vay tạm thời
Nợ TK138(8) (cho vay tạm thời các cá nhân,tập thể)
Nợ TK136(8) (cho vay nội bộ )
Có TK152
-Trường hợp giảm do mất mát,thiếu hụt:

- 23 -


Luận văn tốt nghiệp

Ngô Thị Hương Giang

+Nếu ghi chép nhầm lẫn,cân,đong,đếm sai,phải chữa sổ theo quy
định
Nợ TK liên quan
Có TK152
+Nếu thiếu hụt trong định mức
Nợ TK642 (thiếu hụt định mức tại kho )
Có TK152 (giá thực tế vật tư thiếu)
+Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên
Nợ TK111
Nợ TK334

số bồi thường vật chất đã thu tiền

trừ vào lương

Nợ TK138(8) Số bồi thường phải thu
Có TK152 giá thực tế vật liệu thiếu
+Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý:
Nợ TK138(1) thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Có TK152
.Khi có quyết định xử lý tuỳ trường hợp cụ thể ghi:
Nợ TK liên quan
Có TK138(1)
-Giảm do đánh giá lại:
Nợ TK412 (giá đánh lại < giá cũ )-chênh lệch giảm
Có TK2
Trình tự kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX
được thể hiện dưới dạng sơ đồ:

- 24 -


Luận văn tốt nghiệp

TK111,112,141,331...
33

Ngô Thị Hương Giang

TK152
TK133(1)

(1)

TK333

TK621

(9)
(2)
TK627,641,642

TK152

(10)

(3)
TK411

TK241(2),241(3)

(4)

(11)

TK154

TK154

(5)

(12)

TK128,222...

TK128,222

(6)

(13)

TK642

TK642

(7)

(14)

TK338(1)

TK138(1)

(8)

(15)

TK412

(16)
- 25 -