SKKN Vận dụng phần mềm Excel vào việc thiết lập các báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ

Phần thứ nhất
1. Đặt vấn đề
Trong khoảng hai thập niên gần đây, những lợi ích của công nghệ thông
tin đã được chứng minh trên tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội. Một
chuyên gia công nghệ thông tin đã nói: “Những ứng dụng của máy vi tính có
thể cung cấp cho các nhà trường cơ hội được tối ưu hoá toàn bộ hoạt động của
mình. Một nhà trường thường xuyên ứng dụng công nghệ thông tin thì chính
nhà trường đó đang tiếp cận với cách giải quyết các công việc hành chính và
các hoạt động phát sinh một cách chuyên nghiệp hơn”1. Bản thân tôi là một
người quản lý nên từ lâu tôi vẫn luôn mong muốn vận dụng thật hiệu quả các
ứng dụng công nghệ thông tin vào một số hoạt động trong nhà trường nhằm
tiết kiệm thời gian, công sức, trí tuệ khi thực hiện một số công việc chuyên
môn đòi hỏi độ chính xác cao.
Như chúng ta đã biết, định kì mỗi đầu năm học các trường tiểu học phải
làm các loại báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học - chống mù chữ và
nộp về phòng Giáo dục & Đào tạo trước ngày 20 tháng 9 với số liệu thật chính
xác. Đây là một công việc rất khó khăn, tỉ mỉ, đòi hỏi mất nhiều thời gian nếu
phải thống kê, thiết lập các loại báo cáo theo cách thủ công. Với những kiến
thức vi tính đã học được, trong thời gian qua, tôi đã ứng dụng phần mềm
Excel để thiết lập các báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống
mù chữ. Qua thực nghiệm, việc ứng dung phần mềm Excel đã đem lại hiệu
quả thiết thực nên tôi mạnh dạn viết lại sáng kiến kinh nghiệm với đề tài:
“Vận dụng phần mềm Excel vào việc thiết lập các báo cáo về công tác phổ
cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ”.
2. Thực trạng của vấn đề làm các loại báo cáo về công tác phổ cập
tiểu học và chống mù chữ

1

Peter Van Gils: Công nghệ thông tin trong giáo dục; trang 3

Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

1


Việc thiết lập các loại báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học và
chống mù chữ thường gặp những khó khăn sau:
- Thông tin ở cuối mỗi trang trong các loại sổ theo dõi phổ cập tiểu học
và chống mù chữ khá nhiều nên việc cộng dồn số liệu ở cuối mỗi trang trong
một độ tuổi rất dễ nhầm lẫn và khi bị nhầm thì khó phát hiện bị nhầm từ đâu
nên tìm ra chỗ sai sót để sửa chữa mất rất nhiều thời gian.
- Đối với trường có địa bàn dân tộc thiểu số phải làm báo cáo riêng cho
đối tượng dân tộc thiểu số nên khi làm báo cáo phải làm riêng từng địa bàn
sau đó mới tổng hợp chung toàn trường. Việc phải lập báo cáo riêng này gây
mất nhiều thời gian của người làm báo cáo.
- Những trường có đa số học sinh dân tộc, số liệu thường bị thay đổi bởi
nhiều lí do khác. Vì vậy sau mỗi lần số liệu thay đổi phải làm lại các loại báo
cáo mất rất nhiều thời gian.
Với những khó khăn nêu trên, thông thường để thống kê, tổng hợp hoàn
tất các loại báo cáo về công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ thì
người làm báo cáo bằng phương pháp thủ công sẽ mất khoảng 4 ngày làm việc
cật lực (Còn phụ thuộc vào tổng số dân trong địa bàn nhiều hay ít).

Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

2


Phần thứ hai
BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Để giải quyết các khó khăn trong việc làm báo cáo về công tác phổ cập
giáo dục tiểu học và chống mù chữ đã nêu ở phần trên thì cách khắc phục chủ
yếu là thay đổi cách tổng hợp số liệu theo cách thủ công bằng cách dùng phần
mềm có sẵn trên máy vi tính để tổng hợp. Cụ thể như sau:
1. Thiết lập bảng tính Excel để tổng hợp số liệu từ cuối mỗi trang
trong sổ theo dõi phổ cập giáo dục tiểu học
Cách thực hiện:
- Thiết lập bảng tính Excel có đủ các thông tin như cuối mỗi trang trong
sổ theo dõi phổ cập giáo dục tiểu học. Hàng của bảng tính tương ứng với tổng
số trang của các độ tuổi có trong sổ. Kết thúc một độ tuổi có chừa một hàng để
tổng hợp số liệu của một độ tuổi (ở hàng này được cài công thức để máy tự
tổng hợp). Như vậy khi nhập số liệu cuối trang của mỗi độ tuổi vào bảng tính
thì sẽ có được kết quả số liệu của mỗi độ tuổi ngay tức thời.
Đây là bảng tính “cơ sở” dùng để thiết lập các phụ lục 4a và 4b (có thể
đặt tên cho bảng này là “Bảng tổng hợp số liệu 1”).
Bảng tổng hợp số liệu này được thiết lập 2 bảng trên 2 Sheet riêng biệt.
Một bảng dành cho người kinh và một bảng dành cho người dân tộc (xem
bảng tính kèm theo tại đĩa mềm).
2. Thiết lập bảng tính Excel để làm phụ lục 4a, 4b cho từng thôn và
toàn trường
Cách thực hiện:
Thiết lập các bảng tính như mẫu các phụ lục 4a, 4b cho từng địa bàn và
toàn trường. Các bảng tính này được thiết lập riêng biệt trên từng Sheet. Trên
các bảng tính này cài đặt công thức để trích xuất các số liệu từ bảng tính

Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

3

“Bảng tổng hợp số liệu 1” đồng thời cài đặt công thức tính toán theo yêu cầu
của phụ lục 4a, 4b.
Như vậy khi hoàn tất việc nhập số liệu ở “bảng tổng hợp số liệu 1” thì
tại các phụ lục 4a, 4b của từng thôn và toàn trường sẽ có đủ số liệu một cách
chính xác (xem bảng tính kèm theo tại đĩa mềm).
3. Thiết lập bảng tính Excel để tổng hợp số liệu từ cuối mỗi trang
trong sổ theo dõi trình độ văn hoá dành cho người lớn
Cách thực hiện:
- Thiết lập bảng tính Excel có đủ các thông tin như cuối mỗi trang trong
sổ theo dõi trình độ văn hoá dành cho người lớn. Hàng của bảng tính tương
ứng với tổng số trang của các độ tuổi có trong sổ. Kết thúc một độ tuổi có
chừa một hàng để tổng hợp số liệu của một độ tuổi (ở hàng này được cài công
thức để máy tự tổng hợp). Như vậy khi nhập số liệu cuối trang của mỗi độ tuổi
vào bảng tính thì sẽ có được kết quả số liệu của mỗi độ tuổi ngay tức thời.
Đây là bảng tính cơ sở dùng để thiết lập các phụ lục 6a và 6b (có thể đặt
tên cho bảng này là “Bảng tổng hợp số liệu 2”).
Bảng tổng hợp số liệu này được thiết lập 2 bảng trên 2 Sheet riêng biệt.
Một bảng dành cho người kinh và một bảng dành cho người dân tộc (xem
bảng tính kèm theo tại đĩa mềm).
3. Thiết lập bảng tính Excel để làm phụ lục 6a, 6b cho từng thôn và
toàn trường
Cách thực hiện:
Thiết lập các bảng tính như mẫu các phụ lục 6a, 6b cho từng địa bàn và
toàn trường. Các bảng tính này được thiết lập riêng biệt trên từng Sheet. Trên
các bảng tính này cài đặt công thức để trích xuất các số liệu từ bảng tính
“Bảng tổng hợp số liệu 2” đồng thời cài đặt công thức tính toán theo yêu cầu
của phụ lục 6a, 6b.
Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

4

Như vậy khi hoàn tất việc nhập số liệu ở “bảng tổng hợp số liệu 2” thì
tại các phụ lục 6a, 6b của từng thôn và toàn trường sẽ có đủ số liệu một cách
chính xác (xem bảng tính kèm theo tại đĩa mềm).

Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

5


Phần thứ ba
KẾT QUẢ VÀ HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG NỘI DUNG
VÀO THỰC TIỄN
Qua nhiều năm trực tiếp làm các loại báo cáo về công tác phổ cập giáo
dục tiểu học và chống mù chữ, bản thân tôi rút ra được một số nhận xét sau:
- Thực hiện tổng hợp số liệu và làm báo cáo bằng bảng tính Excel rút
ngắn thời gian xuống chỉ còn 1/10 so với cách tổng hợp số liệu và làm báo cáo
bằng cách thủ công (làm trên bảng tính Excel chỉ mất khoảng 3 tiếng; làm
theo cách thủ công mất trên 30 tiếng).
-Khi thiết lập các bảng tính, bên cạnh các bảng tính đều có cài các công
thức để kiểm tra tính chính xác, logic của các thông tin nên số liệu ở các phụ
lục hoàn toàn chính chính xác (nếu cập nhật thông tin vào sổ theo dõi chính
xác, thống kê cuối trang ở sổ theo dõi chính xác và nhập số liệu cuối trang ở
sổ theo dõi vào bảng tính chính xác).
- Mỗi khi có sự thay đổi số liệu từ sổ theo dõi (do điều tra sai, chết,
chuyển đi, chuyển đến…) ta có thể dễ dàng xác định vị trí cần điều chỉnh trên
Bảng tổng hợp số liệu và sau khi điều chỉnh số liệu xong thì tất cả số liệu tại
các phụ lục liên quan sẽ tự thay đổi một cách chính xác trong tích tắc. Đây
chính là tiện ích rất quan trọng đối với những người thường xuyên làm báo

cáo công tác phổ cập giáo dục tiểu học và chống mù chữ.
- Không tốn kém kinh phí và thiết lập bảng tính chỉ một lần nhưng sử
dụng được nhiều lần, nhiều năm.
Chỉ cần biết sử dụng máy tính ở mức độ đơn giản thì ai cũng có thể sử
dụng bảng tính này để làm tổng hợp và làm báo cáo về công tác phổ cập giáo
dục tiểu học và chống mù chữ vì vậy bảng tính này có thể áp dụng rộng rải
trong các trường tiểu học.
Đức Bình, ngày 15 tháng 4 năm 2009
Người viết
Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

6


DUYỆT CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................

Đức Bình, ngày

tháng

năm 2009

DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC NHÀ TRƯỜNG
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

Đức Bình, ngày
tháng
năm 2009
CT. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC

DUYỆT CỦA HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG GD&ĐT TÁNH LINH
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................

Lạc Tánh, ngày

tháng

năm 2009

Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

7


Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

8


Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

9


Ứng dụng phần mềm Excel để làm báo cáo công tác PCGDTH và CMC

10