Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại công ty TNHH đầu tư thương mại công nghệ trí việt thực trạng và giải pháp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập
LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành được đề tài nghiên cứu lần này đó không chỉ là sự
nỗ lực của cá nhân, mà còn sự hướng dẫn, giúp đỡ từ nhiều phía. Em xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Mạnh Cường đã tận tâm chỉ
dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tận tình em trong quá trình thực tập tại Nhà trường; các
thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội; cán hướng dẫn
tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt chị Hồ Thị Minh
Phương và toàn thể đội ngũ các cán bộ, nhân viên, người lao động tại Công ty
Trí Việt đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài báo cáo thực tập lần này. Với
chủ đề nghiên cứu khá rộng cộng với trình độ còn hạn chế, nên chắc chắn chủ đề
nghiên cứu vẫn còn nhiều thiếu sót, khuyết điểm. Vì vậy, em rất mong nhận
được sự thông cảm, chỉ bảo, góp ý chân thành của quý thầy cô và đặc biệt từ
giảng viên hướng dẫn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sv: Lê Văn Cường

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

LỜI CAM ĐOAN
Tôi đăng ký đề tài làm báo cáo thực tập: Công tác tham mưu, tổng hợp
của Văn phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại & Công nghệ Trí ViệtThực trạng và giải pháp.

Tôi xin cam đoan:
1. Đây là đề tài nghiên cứu độc lập của cá nhân, dưới sự hướng dẫn của
cán bộ Văn thư của công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí
Việt và giảng viên Khoa Quản trị văn phòng;
2. Mọi nguồn tư liệu tham khảo dùng trong báo cáo đều được trích dẫn rõ
ràng như: tên đề tài, thời gian, địa điểm công bố;
3. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung và các thông tin liên
quan đến nội dung nghiên cứu của báo cáo này.

Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2017
Sinh viên

Lê Văn Cường

Sv: Lê Văn Cường

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài..............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................2

3. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................3
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................4
7. Ý nghĩa của đề tài........................................................................................4
8. Cấu trúc đề tài.............................................................................................5
B. NỘI DUNG......................................................................................................6
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP
TRONG VĂN PHÒNG.......................................................................................6
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng hợp của
văn phòng........................................................................................................6
1.1.1. Quan niệm, khái niệm về văn phòng.....................................................6
1.1.2. Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp.........................................6
1.2. Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp..............................................7
1.3. Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp................................8
1.4. Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp...................8
1.4.1. Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ,
chính sách của nhà nước................................................................................8
1.4.2. Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực..........................................8
1.4.3. Đề cao trách nhiệm................................................................................9
1.4.4. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp..........................................................10

Sv: Lê Văn Cường

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

CHƯƠNG II. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI-CÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY..................11
2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ
Trí Việt...........................................................................................................11
2.1.1. Một số thông tin cơ bản về công ty.....................................................11
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư thương mạiCông nghệ Trí Việt........................................................................................11
2.1.3. Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty........................................12
2.1.4. Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt.........................13
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty....................13
2.2. Một số nét sơ lược về phòng Hành chính-Tổ chức Công ty TNHH
ĐTTM-CN Trí Việt.......................................................................................16
2.2.1. Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự.................................................16
2.2.2. Điều kiện làm việc của phòng Hành chính-Tổ chức...........................17
2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức tại Công
ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng.........18
2.3.1. Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chính-Tổ chức ở
Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt.............................................................19
2.3.1.1. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ
cho việc ra quyết định...................................................................................19
2.3.1.2. Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch...............19
2.3.1.3. Tham mưu về tổ chức Văn thư-Lưu trữ trong công ty.....................20
2.3.1.4. Tham mưu về công tác tổ chức các cuộc hội họp............................23
2.3.1.5. Tham mưu về công tác hậu cần........................................................25
2.3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế.................................26
2.3.1.7. Tham mưu về công tác thi đua khen thưởng....................................27
2.3.2. Công tác Tổng hợp tại Công ty...........................................................27

Sv: Lê Văn Cường

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU TỔNG HỢP TẠI CÔNG TY
TNHH ĐTTM-CN TRÍ VIỆT..........................................................................29
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác tham mưu của phòng Hành chính-Tổ
Chức tại Công ty...........................................................................................29
3.1.1. Trong công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch..............29
3.1.2. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ
cho việc ra quyết định...................................................................................30
3.1.3. Về công tác tham mưu tổ chức các cuộc hội họp................................31
3.1.4. Trong công tác tham mưu tổ chức Văn thư-Lưu trữ...........................32
3.1.5. Đánh giá công tác hậu cần..................................................................34
3.1.6. Tham mưu trong công tác bảo vệ, tạp vụ, y tế....................................36
3.1.7. Đánh giá chung về công tác tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức
tại Công ty.....................................................................................................36
3.2. Một số khuyến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty......................................................38
C. KẾT LUẬN...................................................................................................41
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................42
D. PHỤ LỤC

Sv: Lê Văn Cường

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

Từ, cụm từ viết đầy đủ

Từ, cụm từ viết tắt

Công ty

CT

Trách nhiệm hữu hạn

TNHH

Hành chính-tổ chức

HC-TC

Tham mưu-tổng hợp

TM-TH

Đầu tư thương mại-

ĐTTM-CN

Công nghệ
Tài chính-Kế toán

Sv: Lê Văn Cường

TC-KT

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập
A. MỞ ĐẦU

Người làm công tác Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp
không chỉ là đề xuất các chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý điều hành,
mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của cơ quan, tổ chức mà đòi hỏi của người làm
công tác Văn phòng phải có khả năng tổng hợp, bằng việc vận dụng các kỹ năng
đã được đào tạo hoặc do kinh nghiệm mang lại. Đặc biệt công tác văn phòng yêu
cầu phải luôn trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc trong tham mưu giải quyết
công việc khi được ủy quyền, không những vậy cán bộ làm công tác văn phòng
yêu cầu phải là người chịu khó, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng trong tham mưu xử lý
công việc. Vì vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc
“bảo gì làm nấy” mà đòi hỏi phải có tính nguyên tắc cao và phải là người có tư
duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ, không cảm tính, vụ
lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không

sợ cấp trên trù dập, còn tham mưu “mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm
đẹp lòng cấp trên bằng bất cứ giá nào thì chỉ có hại cho quốc kế dân sinh”(trích câu nói của Bác Hồ)
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước vào thế kỷ XXI, nền kinh tế thế giới là một bức tranh đầy sự biến
động, đầy cơ hội nhưng cũng rất nhiều thách thức đặt ra. Bên cạnh bước chuyển
mình đáng kể từ những thuận lợi sau khi ra nhập WTO, hợp tác phát triển chiều
sâu trong khối các nước ASEAN; nền kinh tế nước ta đã và đang trải qua những
giai đoạn khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu và bối cảnh
chính trị thế giới bất ổn. Kinh tế thị trường càng bất ổn thì cạnh tranh càng gay
gắt, doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao
chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu
tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các
doanh nghiệp không những phải áp dụng hàng loạt các công cụ khác nhau mà
còn cần những định hướng chiến lược và có tầm nhìn xa. Và để đạt được điều
đó, bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần phát huy mạnh mẽ vai trò
của văn phòng. Dù có tồn tại ở mô hình nào nhưng vị trí, vai trò và chức năng
Sv: Lê Văn Cường

1

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

của văn phòng sẽ không thay đổi. Trong đó, công tác tham mưu, tổng hợp là một
trong hai chức năng chính và là chức năng đặc biệt của văn phòng, nó ảnh
hưởng đến việc đề ra mục tiêu phát triển, việc ra quyết định của lãnh đạo cơ

quan và lưu giữ những tư liệu quan trọng được hình thành trong quá trình hoạt
động. Văn phòng được ví như cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức có ảnh hưởng
trực tiếp đến công tác đối nội, đối ngoại thì công tác tham mưu, tổng hợp chính
là trợ thủ đắc lực, là cánh tay phải của nhà quản trị doanh nghiệp trong việc đưa
ra những quyết định chiến lược, ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp.
Nhận thấy được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty
TNHH ĐTTM-CN Trí Việt–một doanh nghiệp kinh doanh lâu năm trong lĩnh
vực xây lắp viễn thông với tốc độc và quy mô phát triển ngày càng mở rộng, em
đã tìm hiểu về hoạt động của công ty nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp
của phòng Hành chính-Tổng hợp tại công ty nói riêng. Hiểu được thực tế hoạt
động của một văn phòng cũng như những ảnh hưởng của công tác tham mưu,
tổng hợp đến định hướng và hoạt động thực tiễn của công ty. Có thể nói rằng
công ty hoạt động hiệu quả và ngày càng phát triển như ngày hôm nay một phần
cũng là nhờ cán bộ, nhân viên làm tốt công tác văn phòng nói chung và công tác
tham mưu, tổng hợp nói riêng. Vì những lý do trên, em đã chọn đề tài nghiên
cứu cho bài báo cáo thực tập của mình “Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại & Công nghệ Trí Việt-Thực
trạng và giải pháp”. Hy vọng bài báo cáo lần này, sẽ là nguồn tư liệu tham khảo
cho những ai đang công tác hoặc làm việc trong lĩnh vực văn phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay có rất nhiều tài liệu, giáo trình nghiên cứu, văn bản quản lý nhà
nước đề cập đến công tác tham mưu, tổng hợp giành cho các cơ quan tổ chức
hành chính nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị xã hội, các đơn vị sự nghiệp.
Cụ thể như:
- Quyết định số 86/QĐ-CTN ngày 26/5/1998 của Chủ tịch nước về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng Chủ tịch nước
- Nghị định số 33/2008/NĐ-CP ngày 19/3/2008 của Chính phủ quy định
Sv: Lê Văn Cường

2

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Chính phủ
- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 3/12/2007 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
- Giáo trình Quản trị văn phòng, GS.TS. Nguyễn Thành Độ-trường Đại
học kinh tế Quốc dân, xuất bản năm 2012
- Giáo trình Quản trị văn phòng, nhóm tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn
In, Nguyễn Văn Báu-Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, xuất bản năm
2015
- Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2010, TS. Văn Tất Thu, có bài viết
Công tác tham mưu trong văn phòng Bộ, ngành
Hầu hết, các văn bản, công trình nghiên cứu đều đề cập đến công tác tham
mưu và tổng hợp ở một cách hiểu khái quát, chứ chưa đi sâu vào vấn đề. Đây là
cơ sở lý luận quan trọng để nghiên cứu, phát triển các đề tài nghiên cứu sau này.
Hiện nay chưa có bất cứ một đề tài nào nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng
hợp tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt. Đây là lý do,
em đăng ký lựa chọn đề tài này; hy vọng đây sẽ là nguồn tư liệu tham khảo cho
các công trình, đề tài nghiên cứu sau này.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn
chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của phòng
Hành chính-Tổ chức tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để hoàn thiện và nâng cao chất lượng,

hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức phục vụ
sự lãnh đạo, chỉ đạo của Giám đốc trong thời kỳ hội nhập kinh tế, quốc tế.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu tổng hợp của văn
phòng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt, từ năm 2012
đến tháng 5/2017.
- Xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng
hợp phục vụ phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo Giám đốc.
Sv: Lê Văn Cường

3

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt.
- Phạm vi và giới hạn nghiên cứu
o Về không gian nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu phòng Hành chính-Tổ
chức của công ty. Ngoài ra, tìm hiểu nghiên cứu thêm một số cá nhân, đơn vị
khác như Giám đốc, Phó giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Đầu tư-Kinh
doanh.
o Về thời gian nghiên cứu: Hoạt động của Công ty trong giai đoạn từ năm
2012 đến tháng 5/2017.
o Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác tham mưu

tổng hợp trong công tác văn phòng của công ty.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là:
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ
tại công ty.
- Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của văn phòng,
chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác của
phòng Hành chính-Tổng hợp công ty.
- Trao đổi, phỏng vấn, điều tra khảo sát thực tế đánh giá hoạt động tham
mưu, tổng hợp của văn phòng công ty.
- So sánh, đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn đang diễn ra tại Công ty.
7. Ý nghĩa của đề tài
a. Ý nghĩa lý luận
- Đề tài nghiên cứu này sẽ góp phần bổ sung thêm nguồn cơ sở lý luận về
vấn đề công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung.
b. Ý nghĩa thực tiễn
- Phân tích, làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Công ty
TNHH ĐTTM-CN Trí Việt và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng
cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổng hợp tại
Công ty.
Sv: Lê Văn Cường

4

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của phòng HC-TC và Công ty.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội
dung báo cáo thực tập được thể hiện trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tham mưu tổng hợp trong văn
phòng
Trong Chương I về cơ sở lý luận, báo cáo đề cập đến khái niệm về văn
phòng; khái niệm về công tác tham mưu tổng hợp. Bên cạnh đó, đưa ra vị trí, vai
trò; các yêu cầu; nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp. Đây là tiền đề
lý luận để triển khai nghiên cứu những nội dung tiếp theo của báo cáo.
Chương 2: Khái quát chung về công ty TNHH Đầu tư Thương mạiCông nghệ Trí Việt và Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn
phòng tại Công ty
Ở Chương II, báo cáo đi tìm hiểu khái quát về công ty TNHH Đầu tư
Thương mại-Công nghệ Trí Việt. Khảo sát, điều tra, từ đó phân tích thực trạng
công tác tham mưu tổng hợp trên một số vấn đề của phòng Hành chính-Tổ chức
tại Công ty. Là căn cứ quan trọng, để đánh giá và đưa ra một số khuyến nghị,
giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác này.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
công tác tham mưu tổng hợp tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt
Chương cuối trong phần nội dung của bài, đó là những đánh giá, nhận xét
về công tác tham mưu, tổng hợp tại công ty. Đồng thời, báo cáo đưa ra một số
giải pháp để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt.

Sv: Lê Văn Cường

5

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC
THAM MƯU TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng và công tác tham mưu, tổng
hợp của văn phòng
1.1.1. Quan niệm, khái niệm về văn phòng
Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ "Văn phòng" là bộ phận phụ trách
công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan đơn vị.
Văn phòng theo nghĩ rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đợn vị
cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản trị; văn
phòng có đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội và đối ngoại.
Văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy giúp việc nhà
quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành của tổ
chức.
Trong giáo trình “Quản trị văn phòng”, PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri đưa ra
khái niệm: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để
thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.
Với nhiều cách tiếp cận và quan điểm khác nhau, sau đây báo cáo xin đưa
ra một khái niệm khái quát như sau: Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện
các chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
1.1.2. Khái niệm về công tác tham mưu, tổng hợp

Tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng chính của văn phòng.
Hiện nay thuật ngữ “tham mưu, tổng hợp” được đề cập rất nhiều trong các giáo
trình về quản trị, quản trị văn phòng, các văn bản quản lý nhà nước; cũng như
các tạp chí của các cơ quan Đảng, quản lý Nhà nước nhưng chỉ mang tính khái
quát, trừu tượng. Chúng ta có thể hiểu như sau:
 Tham mưu: được hiểu là đóng góp những ý kiến mang tính chất chỉ
đạo, giúp nhà lãnh đạo trong việc thực hiện các kế hoạch đề ra.
Sv: Lê Văn Cường

6

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

 Tổng hợp: là tập hợp các ý kiến, tình hình, tập mọi mặt của cơ quan.
Bao gồm: thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề.
1.2. Vị trí, vai trò công tác tham mưu tổng hợp
Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu
nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình
thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước, của
các bộ, ngành còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh
đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong
tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan.
Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,
sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến

lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong
việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm
của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất.
Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng còn được quy định cụ thể
trong các quyết định của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị. Chức năng tham mưu của
văn phòng được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó. Đây là
tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành công việc và các hoạt động;
đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Văn
phòng có điều kiện làm chức năng tham mưu, tổng hợp hơn các vụ chức năng do
có đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác
nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết định
quản lý chính xác. Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng
tham mưu của các đơn vị chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai
đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Công tác
tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Để
công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ các yêu
cầu và nguyên tắc.
1.3. Những yêu cầu trong công tác tham mưu, tổng hợp
Sv: Lê Văn Cường

7

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

o Tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và điều

hành công việc của cơ quan, tổ chức
o Đảm bảo chất lượng tham mưu, đề xuất
o Đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu
o Đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính
1.4. Các nguyên tắc chủ yếu trong công tác tham mưu tổng hợp
1.4.1. Đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ,
chính sách của nhà nước
Trong tham mưu, đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc
thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật,
vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo bộ biết để
kiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các
quy định của pháp luật, đồng thời đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi
để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khuôn khổ, giới hạn pháp luật cho
phép.
Muốn tham mưu đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của
nhà nước, cán bộ lãnh đạo, quản lý và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp của văn
phòng bộ phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực
công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan. Phải rất am hiểu các
quy định của pháp luật và các chế độ, chính sách hiện hành; một mặt, để không
sai, không vi phạm; mặt khác để khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn
cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định,
các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, cho
cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật.
1.4.2. Có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực
Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, chính xác
của các vấn đề tham mưu, đề xuất. Nói một cách khác, tuân thủ nguyên tắc này
tạo cơ sở và bảo đảm cho các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và có chất
lượng cao. Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, những cơ sở lý luận và
thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thể tham mưu, đề xuất được
Sv: Lê Văn Cường

8

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu. Chỉ trên cơ sở các
phương pháp luận khoa học và nghiệp vụ, tri thức chuyên môn mới có thể xem
xét, phân tích thấu đáo tình hình nhiệm vụ, công tác mà văn phòng đang được
giao thực hiện, đang được giao tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong lãnh đạo,
chỉ đạo và điều hành.
Nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất yêu cầu phải xuất phát từ
thực tế hay thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ do văn phòng hoặc
cơ quan, tổ chức đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế
của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện
cơ sở vật chất để thực hiện. Cái thực tại khách quan của cơ quan, đơn vị, của bộ,
ngành cho phép đến đâu thì tham mưu, đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế
hoạch và các giải pháp thực hiện đến đó. Tôn trọng nguyên tắc khách quan sẽ
loại bỏ được yếu tố chủ quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân
trong tham mưu, đề xuất công việc của cơ quan, đơn vị. Tôn trọng nguyên tắc
khách quan trong tham mưu, đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
hàng năm của bộ, của cơ quan bộ, xây dựng chiến lược quy hoạch, kế hoạch
phát triển ngành bảo đảm tính khả thi và hiện thực, đạt kết quả cao.
1.4.3. Đề cao trách nhiệm
Cần đề cao trách nhiệm của văn phòng trong việc tham mưu, đề xuất cho
lãnh đạo, thủ trưởng trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện công

việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.
Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người
tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chính
xác của các vấn đề do mình tham mưu, đề xuất. Đề cao trách nhiệm là bổn phận
của cá nhân trước sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo, của đơn vị, tổ chức giao cho
nhiệm vụ tham mưu. Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế
những sai lầm, rủi ro không cần thiết có thể xảy ra.
1.4.4. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp
Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý,
chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
Sv: Lê Văn Cường

9

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

phải xuất phát và dựa trên quan điểm toàn diện, tổng hợp. Nghĩa là, khi tham
mưu, đề xuất quyết định một vấn đề nào đó phải xem xét một cách toàn diện,
vấn đề đó trong quá khứ đã được giải quyết như thế nào, hiện tại đang được thực
hiện như thế nào, tương lai sẽ ra sao; để triển khai thực hiện, cần những điều
kiện gì về con người (lao động), vật chất (kinh phí, kỹ thuật) và thời gian; giải
quyết tốt vấn đề đó sẽ có tác động như thế nào, không giải quyết tốt sẽ tác hại và
hậu quả ra sao; giải quyết vấn đề đó có liên quan và ảnh hưởng gì đến các vấn
đề, lĩnh vực khác của cơ quan, tổ chức, cũng như trong toàn quốc.v.v... Đồng
thời, phải tính đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn nghiệp

vụ, kỹ thuật và các yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính đang đặt ra cho các cơ
quan, tổ chức. Tôn trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp trong tham mưu sẽ khắc
phục được các yếu tố chủ quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng các ý tưởng,
kiến nghị, tham mưu, đề xuất.

Sv: Lê Văn Cường

10

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập
CHƯƠNG II

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠICÔNG NGHỆ TRÍ VIỆT VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
THAM MƯU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
2.1. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công
nghệ Trí Việt
2.1.1. Một số thông tin cơ bản về công ty
Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công
nghệ Trí Việt
Tên giao dịch Tiếng Anh: Tri Viet TTI. CO., Ltd.
Trụ sở chính: Số 372 – đường Cầu Giấy–Phường Dịch Vọng, Quận Cầu
Giấy, Hà Nội
Được cấp giấy phép hoạt động: 03/5/2006
Điện thoại: 04 35576579
Fax:

04 35576580

Email:



Website:

www.trivietco.com

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Đầu tư thương
mại-Công nghệ Trí Việt
Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt là một công ty
được thành lập năm 2006, bởi một nhóm các chuyên gia có trình độ đại học và
trên đại học, có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo
hành, bảo trì các thiết bị khoa học kỹ thuật, giáo dục dạy nghề và công nghiệp.
Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt có một đội ngũ
cán bộ, nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết với công việc và không quản ngại
khó khăn. Hầu hết cán bộ, nhân viên của công ty đều có trình độ đại học, một số
có trình độ trên đại học. Nhiều người trong số đó đã được đào tạo qua các khóa
học nâng cao về quản lý, kỹ thuật, … và có nhiều năm kinh nghiệm trong các
lĩnh vực hoạt động của công ty.
Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt hoạt động
Sv: Lê Văn Cường

11

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

chuyên sâu trong các lĩnh vực kỹ thuật sau: Cơ khí động lực, ô tô; Cơ khí chế
tạo, máy công cụ; Tự động hóa, cơ điện tử; Thiết bị khoa học, thí nghiệm; Điện
dân dụng, điện công nghiệp, điện lạnh; Phần mềm đào tạo; Các thiết bị máy
chiếu; Mộc, xây dựng.
Khách hàng thường xuyên của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và
Công nghệ Trí Việt bao gồm các trường Đại học kỹ thuật, các trường Cao đẳng
kỹ thuật, các trường trung học kỹ thuật, các trường dạy nghề, các trung tâm dạy
nghề, các Viện và Trung tâm nghiên cứu khoa học, các xưởng sửa chữa, bảo
dưỡng ô tô, các nhà máy và xí nghiệp công nghiệp, … trên phạm vi toàn quốc.
Hiện nay, Công ty TNHH Đầu tư thương mại và Công nghệ Trí Việt đang
là đại diện và đại lý bán hàng cho nhiều hãng sản xuất hàng đầu trên thế giới
thuộc các nước G8 (Anh, Pháp, Mỹ, Canada, Đức, Italy, Nhật Bản, Nga), Trung
Quốc, Đài Loan về các loại máy móc gia công cơ khí, máy công cụ; thiết bị sửa
chữa, bảo dưỡng, kiểm định ô tô, xe máy; thiết bị giáo dục, đào tạo và dạy nghề;
thiết bị khoa học kỹ thuật, … với chất lượng cao, mẫu mã và giá thành đa dạng,
phù hợp với mọi nhu cầu của Quý khách hàng.
2.1.3. Mục tiêu phát triển chiến lược của Công ty
* Xây dựng quy trình làm việc, quản lý, dịch vụ chuyên nghiệp theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008;
* Trở thành công ty với các sản phẩm, dịch vụ và chính sách chăm sóc
khách hàng tốt nhất;
* Trở thành công ty có môi trường làm việc và chính sách đãi ngộ người
lao động tốt nhất;
* Trở thành nhà cung cấp, lắp đặt, bảo hành thiết bị công nghiệp, khoa
học, kỹ thuật, giáo dục dạy nghề có quy mô và thị phần hàng đầu Việt Nam;

* Trở thành nhà sản xuất các sản phẩm, vật tư, linh kiện máy móc thiết bị
phục vụ dân dụng, công nghiệp, giáo dục dạy nghề và khoa học kỹ thuật được
thị trường chấp nhận.
2.1.4. Bộ máy tổ chức Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Công nghệ Trí Việt được tổ chức
Sv: Lê Văn Cường

12

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

và điều hành theo mô hình Công ty TNHH Một thành viên, tuân thủ theo các
quy định trong Luật doanh nghiệp năm 2014 và các quy định khác của pháp luật
hiện hành.
 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty, xem phụ lục 01.
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty
 Giám đốc công ty
Là người đại diện theo pháp luật của Công ty và điều hành cao nhất mọi
hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật
về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Nhiệm vụ của Giám đốc
công ty:
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho
công ty; Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công ty.
- Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của công ty. Chịu
trách nhiệm về lợi nhuận, hướng phát triển và tăng trưởng của công ty.

- Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của công ty như
mong đợi của công ty về tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm,
dịch vụ, phát triển nhân tài và các hoạt động khác.
- Lập kế hoạch kinh doanh và marketing.
- Quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
- Đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban.
 Phó Giám đốc
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công
ty theo sự phân công của Giám đốc;
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
Triển khai các công việc bán hàng; chịu trách nhiệm chính về doanh thu,
doanh số bán hàng.
Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn trước các cuộc họp của công ty
Thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường.
Lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng tiềm năng trong nước.
Sv: Lê Văn Cường

13

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

Thu thập, tổng hợp thông tin về đối thủ và sản phẩm cạnh tranh.
Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kỳ.
 Phòng Hành chính-Tổ chức

- Tham mưu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các
phòng ban. Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị,
công tác tiếp khách, bảo vệ…
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm.
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành, theo yêu
cầu công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có
liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn
bản tài liệu lưu hồ sơ công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lương, các chế độ chính sách với
người lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền
lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự,
đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lương
thưởng, các biện pháp kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ
cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của
Giám đốc công ty.
- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần… cho toàn công ty.

Sv: Lê Văn Cường

14

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

 Phòng tài chính-kế toán
Vận hành bộ máy kế toán và quản lý chứng từ. Hướng dẫn thực hiện các
văn bản quy định TCKT của CT và Nhà nước. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp
hành chế độ thu chi tài chính của các phòng. Thực hiện thu chi và hạch toán thu
chi theo quy định. Xác nhận, đối chiếu, đôn đốc thu hồi công nợ. Lập báo cáo
quyết toán. Quản lý giá trị trên sổ sách tài sản, quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,
quản lý hóa đơn, ấn chỉ. Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán
theo chính sách của CT và quy định của Nhà nước.
 Phòng Đầu tư-Kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch SXKD, các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty.
- Tham mưu giúp Tổng giám đốc Công ty trong việc lập kế hoạch đầu tư
và xây dựng, tổ chức quản lý các dự án đầu tư và xây dựng công trình.
- Chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch kinh doanh, triển khai hoạt động
sản xuất, kinh doanh tại công ty.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, và đối tác của
công ty.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh
thu cho công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hình ảnh và thương hiệu của công ty cũng như dự án,
sản phẩm đến với khách hàng.
- Thu hút đầu tư và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tư.
 Phòng Nghiệp vụ
- Nghiên cứu thị trường phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất
kinh doanh của công ty.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc xây dựng quy trình làm việc,

quản lý, dịch vụ chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Phối hợp với các phòng ban trong công ty xây dựng kế hoạch SXKD,
các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đảm bảo sự phát triển bền vững của
Công ty.
Sv: Lê Văn Cường

15

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được Giám đốc phân công.
 Phòng Kỹ thuật
- Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt
động sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.
- Kết hợp với phòng Đầu tư-Kinh doanh theo dõi, kiểm tra số lượng, chất
lượng sản phẩm hàng hóa mua vào hoặc xuất bán.
- Thiết kế, triển khai lắp ráp các trang thiết bị cho khách hàng. Đồng thời,
tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề cho người lao động với vào làm việc.
- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì các trang thiết bị cung cấp cho
khách hàng.
- Phối hợp cùng với phòng Đầu tư-Kinh doanh, phòng Nghiệp vụ lập hồ
sơ dự thầu các công trình Công ty tham gia đấu thầu.
- Quản lý công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống
cháy nổ, lực lượng phòng chống cháy nổ đến các đơn vị trực thuộc trong phạm
vi toàn Công ty.

- Đề xuất với lãnh đạo Công ty về các biện pháp tăng cường công tác
quản lý nâng cao hiệu quả chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong sản xuất kinh
doanh, áp dụng các sáng kiến cải tiến kỹ thuật.
2.2. Một số nét sơ lược về phòng Hành chính-Tổ chức Công ty TNHH
ĐTTM-CN Trí Việt
2.2.1. Về công tác sắp xếp, tổ chức nhân sự
Căn cứ vào quy mô hoạt động của Công ty. Mô hình văn phòng được tổ
chức tại Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt là phòng Hành chính-Tổ chức.
Nhân sự làm việc tại phòng HC-TC với số lượng là: 08 người. Cụ thể như sau:
-

Trưởng phòng: 01 người
Bộ phận Tổng hợp: 01 người
Nhân viên văn thư, lưu trữ: 01 người
Bộ phận bảo vệ: 02 người
Bộ phận tạp vụ: 01 người
Bộ phận tổ chức nhân sự: 01 người
Bộ phận lái xe: 01 người

2.2.2. Điều kiện làm việc của phòng Hành chính-Tổ chức
Sv: Lê Văn Cường

16

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

 Trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác Văn phòng
Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là
nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị
được trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp
năng suất lao động tăng lên. Các trang thiết bị trong phòng được trang bị khá
đầy đủ bao gồm các loại:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt
các thông tin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại…
- Các phương tiện làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các
loại file đựng hồ sơ, điều hòa…
- Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của Phòng HC-TC được diễn
ra bình thường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, thiết bị chiếu
sáng…
* Thống kê số lượng các trang thiết bị, phương tiện làm việc, xem phụ
lục 02.
 Môi trường làm việc của Phòng Hành chính-Tổ chức
Lãnh đạo công ty đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người là yếu
tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho
cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy được
hết khả năng của mỗi cá nhân như: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho
công việc, bằng việc cử người lao động đi bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ về
công tác hành chính văn phòng, các nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ.
Bên cạnh đó, thường xuyên cử các cán bộ, kỹ sư có trình độ đi học tập và
chuyển giao công nghệ ở các cơ sở đào tạo có uy tín và các nước phát triển, tạo
điều kiện cho họ tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật
và quản lý…
Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng
như vật chất cho người lao động. Công ty có chế độ ưu tiên đối với phụ nữ,
người lao động có hoàn cảnh khó khăn về các chế độ lương thưởng và phúc lợi

xã hội. Công ty cũng thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du
Sv: Lê Văn Cường

17

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

lịch, tham quan, các chương trình thiện nguyện, tổ chức tặng quà cho học sinh
nghèo vượt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty. Tạo bầu không khí
làm việc vui vẻ hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty, giúp họ cống hiến và
nỗ lực trong công việc.
2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính-Tổ chức tại
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại-Công nghệ Trí Việt nhìn từ thực trạng
Một doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh trong thời kỳ hội nhập và
cạnh tranh, đòi hỏi các nhà quản trị cần có những có một tầm nhìn sâu rộng, tinh
thông trên mọi lĩnh vực để đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và mang
tính chiến lược. Để đạt được điều đó nhà quản trị cần nắm bắt được mọi chuyển
biến lặng lẽ dù là nhỏ nhất của thị trường cả cả ngay chính các đơn vị của mình.
Tuy nhiên điều đó vượt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một
lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phương diện, đó là công tác tham
mưu. Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản
lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,
mang tính hiệu lực và hiệu quả.
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu-tổng hợp.
Với phương châm “Kịp thời, chính xác, khoa học và hiệu quả”, Phòng Hành

chính-Tổ chức của Công ty đã tham mưu cho Giám đốc về nhiều biện pháp
nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng. Trong đó, tập
trung xây dựng và nâng cao chất lượng các loại chương trình, kế hoạch hoạt
động của công ty, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi
mới tác phong tư duy làm việc, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ,
chuyên viên làm công tác văn phòng. Trong vấn đề này, sau quá trình khảo sát,
báo cáo sẽ đi sâu phân tích công tác tham mưu, tổng hợp của phòng HC-TC, tại
Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt từ thực trạng đang diễn ra ở đây.
2.3.1. Thực trạng công tác Tham mưu của phòng Hành chính-Tổ chức
ở Công ty TNHH ĐTTM-CN Trí Việt
2.3.1.1. Tham mưu trong công tác tổ chức, tổng hợp, xử lý thông tin phục
vụ cho việc ra quyết định
Sv: Lê Văn Cường

18

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Báo cáo Thực tập

Đóng vai trò là cầu nối giữa các phòng ban, đơn vị trong và ngoài công ty,
hơn bất kỳ bộ phận nào, phòng HC-TC là bộ phận hiểu rõ nhất về thực trạng
hoạt động của các đơn vị, khó khăn và vướng mắng ở đây cũng như nắm bắt được
định hướng của ban giám đốc. Do đó, đơn vị đã chỉ ra những số liệu, thông tin từ
nhiều nguồn khác nhau, cho ban giám đốc thấy được những thuận lợi, khó khăn,
thực tế tồn tại của đơn vị và công ty. Tham mưu cho Giám đốc những đề xuất
đúng đắn, giúp ban giám đốc đưa ra các quyết định quan trọng với tầm ảnh hưởng

sâu rộng trong công ty.
2.3.1.2. Tham mưu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
Phòng Hành chính-Tổ chức công ty đã tham mưu giúp lãnh đạo xây dựng
chương trình, kế hoạch làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng ban
cần thực hiện. Bên cạnh đó, căn cứ vào mức độ, tính chất công việc, phòng HCTC sẽ tham mưu cho giám đốc về hình thức và nội dung chương trình, kế hoạch.
Với mục tiêu là đúng trọng tâm công việc, đúng đối tượng, đảm bảo về mặt thời
gian và tài chính.
Các chương trình làm việc được xây dựng theo trình tự thời gian, từ ngắn
hạn đến dài hạn, cụ thể:
 Chương trình làm việc theo tháng: căn cứ tên kế hoạch quý, phối hợp
cùng các phòng ban chuyên sâu như phòng Đầu tư-Kinh doanh, Phòng Nghiệp
vụ để xây dựng kế hoạch cơ bản trong các tháng, kết hợp với việc phân tích,
đánh giá các tồn đọng từ tháng trước cũng như phát sinh trong tháng để đưa ra
chương trình hành động cụ thể. Kế hoạch được trình Giám đốc ký vào 27 hàng
tháng sau đó ban hành đến các đơn vị để thực hiện.
 Chương trình làm việc quý: Chương trình làm việc quý mới được xây
dựng dựa căn cứ trên tình hình thực hiện của quý trước, kết hợp với kế hoạch
năm để đưa ra các nhiệm vụ trọng tâm và các chương trình hành động cụ thể của
quý. Trình ký giám đốc vào ngày 15 trong tháng cuối cùng của quý trước và ban
hành đến các đơn vị để thực hiện.
 Chương trình làm việc năm: Cuối năm phòng HC-TC công ty đã gửi
Sv: Lê Văn Cường

19

Lớp: ĐHLT. QTVP K15A