CÔNG tác văn PHÒNG của HĐND – UBND QUẬN tây hồ

DANH MỤC VIẾT TẮT
HĐND Hội đồng nhân dân
UBND Uỷ ban nhân dân
CB Cán bộ
CC Công chức
VC Viên chức
NV Nhân viên


MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
CHƯƠNG 1. TÌM HIỂU VỀ HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ...........................3
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND –
UBND QUẬN TÂY HỒ..........................................................................................5
2.1..Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
và văn phòng.....................................................................................................5
2.1.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây
Hồ......................................................................................................................5
2.1.1.1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ.....................................................5
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ...............................6
2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ..............................................6
2.1.2. Tìm hiểu về văn phòng UBND quận Tây Hồ và bộ phận văn thư tại
UBND quận Tây Hồ..........................................................................................8
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.............................................................8
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:......9
2.2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN............................................13
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành...........................................14
2.2.2. Các loại văn bản của cơ quan................................................................16
2.2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................16

2.2.4.Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................18
2.3.Quản lý văn bản đi.....................................................................................19
2.3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn bản.....19
2.3.2 Đăng ký Văn bản đi................................................................................20
2.3.3.Nhân bản,đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn................................21
2.3.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.......21
2.3.5.Lưu văn bản đi........................................................................................22


2.4. Đăng ký văn bản đến................................................................................24
2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................24
2.4.2.Đăng ký văn bản đến..............................................................................24
2.4.3.Trình, chuyển giao văn bản đến.............................................................25
2.4.4.Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giả quyết văn bản đến..........................25
2.5.Quản lý và sử dụng con dấu......................................................................27
2.5.1.Các loại dấu của cơ quan........................................................................27
2.5.2.Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.................................................28
2.5.3.Bảo quản con dấu...................................................................................29
2.6. Lập hồ sở và gia nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................30
2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức.................................30
2.6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ..................................................31
2.6.3.Phương pháp lập hồ sơ...........................................................................31
2.6.4.Nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trư cơ quan...................................................31
2.7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp...................................34
2.7.Tìm hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp...................................34
2.7.1.Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở...................................................................................................34
2.7.1.1.Văn hóa trong làm việc.......................................................................34
2.7.1.2.Văn hóa trong hội họp.........................................................................34
2.7.1.3.Văn hóa trong giao tiếp, ứng xử..........................................................35

2.7.1.4. Văn hóa trng giữ gìn vệ sinh,an toàn nơi làm việc.............................35
2.7.1.5.Văn hóa trong sinh hoạt.......................................................................36
2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác
văn phòng........................................................................................................37
2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức.............................................................................................................37
2.8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng..................................41
2.8.3.Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của HĐND...........42


CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN.....................................................................................45
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND-UBND
QUẬN TÂY HỒ.....................................................................................................45
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................47


LỜI CẢM ƠN
Qua khoảng thời gian kiến tập (từ 07/5/2017-07/6/2017) tại phòng Văn thư
UBND quận Tây Hồ đã giúp tôi hiểu biết, nắm bắt về kỹ năng làm việc, đặc biệt
hơn nữa qua khoảng thoài gian kiến tập, dù không phải là dài nhưng đã giúp tôi
nâng cao trình độ Chuyên môn về công tác Văn phòng, đã giúp tôi học được những
kiến thức cơ bản về công tác Văn thư – Lưu trữ, cũng như công tác về Thư ký văn
phòng nhằm giúp cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác Lãnh đạo, chỉ đạo công
việc và hoạt động tại Quận.
Bên cạnh đó, tôi nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình trong cách làm
việc, cũng như lối sống cách giao tiếp của các Bác, cô, chú, các anh chị trong cơ
quan, đơn vị đã giúp cho tôi vững tin hơn, tự tin hơn trong cuộc sống của mình.
Cho tôi xin được gửi lời cảm ơn tới Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi có khoảng thời gian kiến tập cực kỳ bổ ích
này.Tôi xin cảm ơn tới Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ nơi tôi kiến tập,

cảm ơn các bác, các cô, chú, anh chị đã giúp đỡ tôi không ngừng trong thời gian
qua, giúp tôi có thêm nhiều kiến thức bổ ích để chuẩn bị hành trang cho trong việc
trong tương lai.
.
Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, do kinh nghiệm thực tế của bản thân
còn hạn chế, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, Kính mong thầy, cô
giáo cùng toàn thể các Cán bộ, công chức trong cơ quan Văn phòng UBND quận
Tây Hồ đóng góp ý kiến để bài báo cáo kiến tập của tôi được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 8 tháng 6 năm 2017
Sinh viên
Trần Công Khiêm


LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển ,thì vấn đề đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ luôn được
Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Vì vậy thế hệ trẻ ngày nay không ngừng
học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để phù hợp với sự phát triển của đất nước.
Đặc biệt, đất nước ta đang thực hiện cải cách nền Hành chính Quốc gia thì việc đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn phòng là một vấn đề vô cùng quan trọng và cấp thiết
không thể thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển của đất nước.
Bất kể một cơ quan tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn
phòng. Văn phòng còn là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin quan trọng và tin
cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho Lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành các
công việc của cơ quan. Sau thời gian học tập, rèn luyện tại trường với chuyên
ngành Quản trị văn phòng, em đã xin kiến tập tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tầy Hồ, thành phố Hà Nội và được
tiếp nhận .
Hiện nay, trong các hoạt động của các cơ quan tổ chức, công tác Văn thư
không thể thiếu và là một nội dung quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải

quyết công việc đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần
thiết để phục vụ cho việc quản lý nhà nước. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của công
tác Văn thư đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cao.
Qua thời gian kiến tập dưới sự hướng dẫn của chuyên viên Đặng Thanh
Hằng và Nguyễn Thị Hương, em không chỉ nắm bắt được thông tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động làm báo cáo kiến tập mà còn giúp em học hỏi được các nghiệp
vụ cơ bản của công tác Văn thư, nâng cao kỹ năng , hiểu biết của mình về nền hành
chính nhà nước.Đồng thời Trong thời gian làm Chuyên đề báo cáo kiến tập mặc dù
rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên thực hiện một chuyên đề nên bài báo cáo
này của em còn những thiếu sót và không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì
vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy, cô trong Nhà trường;
sự đóng góp ý kiến của cô, chú, anh, chị trong cơ quan để em có thể hoàn thành tốt
1


quá trình kiến tập này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô giáo trong trường và các
cô, chú, anh, chị cùng cơ quan trong phòng Văn thư – nơi em kiến tập đã giúp đỡ
em hoàn thành tốt đợt kiến tập này qua đó em được học hỏi những kinh nghiệm
quý báu, và thực tế nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ HĐND-UBND QUẬN TÂY HỒ
**Tìm hiểu về UBND quận Tây Hồ
* Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân
Quận Tây Hồ:

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội tụ
của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực rỡ,
luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.
Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn
bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996.
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc trực
thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị
sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của mình
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích
khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của

3


Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển mạnh
với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ
- Du lịch và Văn hóa cửa Thủ đô Hà Nội.
UBND quận Tây Hồ thành phố Hà Nội được thành lập theo Nghị định 69/CP
của Chính phủ ngày 28/10/1995 và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ
quản lý Nhà nước trên địa bàn của Quận bắt đầu từ ngày 01/10/1996. Là điểm mới
được thành lập do vậy mà ngay từ đầu UBND quận Tây Hồ đã nhận được sự lãnh

đạo, chỉ đạo sát sao của Đảng – Chính quyền cũng như được sự quan tâm, giúp đỡ
của các cơ sở, Ban, Ngành thành phố Hà Nội.Và đây cũng là một quận tương đối
thuận lợi cho sự phát triển các ngành kinh tế, đặc biệt là phát triển thương mại,du
lịch và dịch vụ. Quận Tây Hồ nằm ở vị trí phía Bắc của thủ đô Hà Nội với diện tích
tự nhiên 2.393,7ha, địa giới của Quận được xác định:
- Phía Bắc giáp với huyện Đông Anh;
- Phía Nam giáp với quận Ba Đình;
- Phía Đông giáp với quận Long Biên
- Phía Tây giáp với quận Bắc Từ Liêm.
Ngay từ khi được thành lập hệ thống cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể
của Quận vừa xây dựng kiện toàn bộ máy, vừa thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình trong công tác lãnh đạo cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chính trên
lĩnh vực chính trị - kinh tế, văn hoá xã hội – an ninh quốc phòng.

4


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND QUẬN
TÂY HỒ
2.1..Tìm hiểu chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ
quan và văn phòng
2.1.1.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận
Tây Hồ
2.1.1.1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước ở Quận, quản lý nhà
nước trong từng phạm vi lãnh thổ của Quận theo hiến pháp,luật, pháp lệnh và Nghị
quyết của HĐND Quận. Là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trong lĩnh vực:
Chính trị, kinh tế, an ninh xã hội và quốc phòng cụ thể là
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,

giáo dục, y tế dịch vụ, công nghiệp môi trường…;
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định của
pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu
đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;
- Vế tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp;
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân,
thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự. Đồng thời quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương trong toàn Quận, quản lý việc cư trú của người ngoài địa phương;
- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của Quận;
Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán
5


bộ viên chức của Quận
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số phát huy
quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặt tệ nạn quan liêu, lãng phí, tham nhũng cửa
quyền và một số biểu hiện thiếu tích cực trong bộ máy của cơ quan
2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003. UBND quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực
hiện các nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra đồng thời
quản lý chỉ đạo và hướng dẫn các phường trong Quận trong việc hoạt động quản lý

Nhà nước cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng
dài hạn và hàng năm của Quận. Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng
các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, làm công tác tổ chức bộ
máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà
nước, bên cạnh đó UBND quận còn trực tiếp quản lý việc bổ nhiệm, miễm nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân Quận quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
UBND quận.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung và
của mỗi cá nhân nói riêng.
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp luật
đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận.
2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Đứng đầu UBND quận là Chủ tịch Đỗ Anh Tuấn là người phụ trách chung,
người lãnh đạo điều hành toàn bộ các mặt công tác của UBND quận, đôn đốc kiểm
tra công tác của quận. Chỉ đạo điều hành các hoạt động của các thành viên cấp
6


dưới và các phòng ban chuyên môn, trừ các vấn đề thuộc thẩm quyền của tập thể
quyết định, mặt khác Chủ tịch UBND phải chịu trách nhiệm cá nhân về những
nhiệm vụ, quyền hạn được giao riêng cho mình và cùng với các thành viên của
UBND quận chịu trách nhiệm trước HĐND quận và cơ quan cấp trên.
Giúp việc cho chủ tịch UBND quận bao gồm có 03 phó chủ tịch:
+ Phó chủ tịch Phạm Xuân Tài phụ trách về Văn hóa-xã hội
+ Phó chủ tịch Nguyễn ĐÌnh Khuyến phụ trách về Kinh tế - Đô thị
+Phó chủ tịch Nguyễn Lê Hoàng phụ trách về đất đai - Xây dựng.
Các phòng, ban chuyên môn:

Giúp việc cho chủ tịch, phó chủ tịch có các phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND quận.
1. Văn phòng
2. Phòng Nội vụ
3. Phòng Thanh tra
4. Phòng Lao động Thương binh- Xã hội
5. Phòng Văn hoá thông tin- Thể dục thể thao
6. Phòng Kinh tế
7. Phòng Y tế
8. Phòng Quản lý đô thị
9. Phòng Tư pháp
10. Phòng Tài chính- Kế hoạch
11. Phòng Thống kê
12. Phòng Tài nguyên & Môi trường.
13. Phòng Giáo dục – Đào tạo
Ngoài ra còn có: Hội cựu chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ,
Hội phụ nữ, Hội luật gia và các đội như: Đội quản lý thi trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng.

7


2.1.2. Tìm hiểu về văn phòng UBND quận Tây Hồ và bộ phận văn thư
tại UBND quận Tây Hồ
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Văn phòng UBND quận là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận,
chịu trách nhiệm điều hành trưc tiếp và toàn diện của TT.HĐND. Văn phòng được
tổ chức và hoạt động tổ chức theo nguyên tắc thủ trưởng. .
- Chánh văn phòng UBND: Võ Bích Thủy
Là người đứng đấu lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của văn phòng

đồng thời chịu trách nhiệm trước TT.HĐND & UBND về toàn bộ lĩnh vực công tác
của văn phòng HĐND&UBND. Là người trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ
máy và nhân sự của văn phòng như bộ phận chuyên viên tổng hợp, kế toán, công
tác hành chính quản trị ( văn thư – lưu trữ ), thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ
của văn phòng
- Phó chánh văn phòng UBND: Phạm Xuân Trường
Là ngườ giúp việc cho chánh văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về các
nhiệm vụ được phân công, trực tiếp phụ trách bộ phận Tư pháp, tiếp công dân.
Ngoài ra còn có các bộ phận như:
Bộ phận Tham mưu Tổng hợp: Gồm các chuyên viên được chánh văn phòng
phân công để theo dõi, giúp việc thường trực HĐND, chủ tịch và các phó chủ tịch
UBND quận trên các khối lĩnh vực công tác.
Bộ phận Hành chính quản trị: Thực hiện quản lý mua sắm trang thiết bị,
dụng cụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động của TT.HĐND&UBND quận, chăm lo
đến đời sống của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
* Các phòng chuyên viên, phòng nghiên cứu tổng hợp:
+ Phòng Tôn giáo – Khen thưởng: Kiểm tra, đôn đốc công tác bảo vệ cơ
quan, công tác vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, nhằm đảm bảo an ninh
trật tự, an toàn tuyệt đối và đảm bảo vệ sinh trong cơ quan. Theo dõi công tác tôn
giáo. Tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân các việc liên quan đến Thi đua khen
thưởng.
8


+ Phòng Giáo dục –Đào tạo: Theo dõi tham mưu cho Uỷ ban nhân dân
quận về các lĩnh vực liên quan đến Giáo dục và Đào tạo.
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch: Theo dõi và tham mưu cho Uỷ ban Nhân
dân quận về các hoạt động thuộc các lĩnh vực Tài chính, ngân hàng, kho bạc…
+ Phòng Văn hoá – Thông tin: Theo dõi, tham mưu cho Uỷ ban Nhân dân
quận về các hoạt động thuộc lĩnh vực y tế, Văn hoá – Thông tin, Thể dục Thể thao,

Giáo dục – Đào tạo, Đài phát thanh truyền hình.
+ Phòng Thống kê: Quản lý kho quỹ, chế độ chi tiêu tài chính theo sách
hiện hành. Thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép kế toán thống kê, báo cáo định kỳ,
kiểm kê - kiểm soát tài sản cơ quan, thực hiện chế độ tiết kiệm trong chi tiêu ngân
sách Nhà nước và quy chế tiền mặt theo nguyên tắc quản lý tài chính Nhà nước.
+ Phòng Tài vụ: Quản lý giúp Uỷ ban nhân dân quận về các vấn đề tài
chính, thu chi ngân sách, cấp phát lương. Đảm bảo đầy đủ điều kiện vật chất kỹ
thuật, phương tiện cho yêu cầu hoạt động của HĐND, UBND quận cả về số lượng
lẫn chất lượng. Tổ chức bếp ăn tập thể. Tổ chức phục vụ các hội nghị, tiếp khách đi
tham quan UBND quận.
+ Phòng Tư pháp: Tham mưu giúp Uỷ ban Nhân dân các vấn đề liên quan
đến Luật, các vấn đề về công chứng, chứng thực. Giúp Uỷ ban Nhân dân quận tiếp
dân, giải quyết các đơn thư tố cáo, khiếu nại của công dân.
+ Tạp vụ - Đội xe - Bảo vệ: Tổ chức phân công quản lý xe hiện có, đảm
bảo an toàn, tiết kiệm sẵn sàng phục vụ theo yêu cầu nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, UBND và Văn phòng UBND quận.Thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa
chữa xe theo định kỳ. Kiểm tra, đôn đốc công tác bảo vệ cơ quan, công tác vệ sinh
môi trường, phòng cháy, chữa cháy nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tuyệt đối
và đảm bảo vệ sinh trong cơ quan.
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
- Chức năng của Văn phòng UBND quận:
Theo Luật tổ chức cơ quan nhà nước thì Văn phòng UBND là một cơ quan
chuyên môn, hoạt động theo chế độ thủ trưởng, có con dấu riêng, nhằm đảm bảo tư
9


cách pháp nhân trong hoạt động quản lý của mình. Còn đối với Văn phòng HĐND
&UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính
quản trị.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp:

Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo điều hành
công việc. Đối với UBND quận thì chủ tịch HĐND là người lãnh đạo, chỉ đạo
chung tất cả công việc của UBND do vậy mà chủ tịch cũng chưa nắm chắc được
những đặc trưng, tổ chức của công việc vậy cần phải có một bộ phận giúp đỡ để
lãnh đạo giải quyết công việc được nhanh chóng và kịp thời đó chính là Văn
phòng.
+ Chức năng hành chính quản trị:
Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quá
trình hoạt động của UBND quận. Văn phòng UBND quận có nhiệm vụ trực tiếp
giúp việc cho thường trực HĐND quận trong việc tổ chức thực hiện toàn diện tổng
quát hoạt động chung của HĐND & UBND quận.
- Nhiệm vụ,quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng:
* Văn phòng UBND quận là cơ quan cấp phòng của quận Tây Hồ làm nhiệm
vụ tham mưu trực tiếp cho UBND quận, đồng thời cũng là đầu mối quan hệ công
tác giữa UBND quận đối với toàn thể nhân dân cũng như các phòng, ban chuyên
môn. Vãn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND quận trên cơ sở
chức năng, nhiệm vụ, trực tiếp chịu sự điều hành của Thường trực HĐND.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND
quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố,
HĐND quận;
- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận
theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột
10


xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản,

chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực hiện
Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về
việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết
quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBND quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải
cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo của
tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng, ban,
ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, U
BND quận; tthực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của Thường trực
HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường trực
HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ sở vật
chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận. Quản lý
tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các phòng, ban
chuyên môn thuộc UBND Quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi báo cáo kịp
thời cho TT.HĐND &UBND và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho cơ quan;
+ Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác;
+ Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, các kiến nghị chỉ
11

đạo của TT.HĐND & UBND quận;
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND quận, đảm
bảo đúng và đủ về thể thức, trình tự và thủ tục. Tổ chức công tác văn thư- lưu trữ
giữ gìn bí mật thông tin của hồ sơ, công văn giấy tờ theo đúng quy định;
+ Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa TT. HĐND& UBND quận
với các đơn vị trong và ngoài quận, đảm bảo mối quan hệ đối nội cũng như đối
ngoại của quận;
+ Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác với TT.HĐND &UBND
quận;
+Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, TT.HĐND & UBND quận đảm
bảo đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất;
+ Và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
* Quyền hạn:
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận vầ các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;
- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các phường
có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận
và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận;
thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định
của pháp luật;
- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷ
quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,
UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản.
*Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
12

UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận trên
cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và UBND
Quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ trưởng.
Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên
là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỷ lệ 36,6 %,
hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ 12,2 %, số
cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đại học là 19 người,
chiếm tỷ lệ 46%. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm,
nhiệt tình trong công tác.
Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó Văn
phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp các lĩnh
vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (5
người)
- Bộ phận tiếp dân (1 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (3 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (19 người)
2.2.SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động không thể thiếu của mọi cơ

quan. Văn bản được dùng để chỉ đạo, quản lý hoạt động của cơ quan, dùng để giao
13


dịch công việc với các cơ quan khác, để báo cáo tình hình của cơ quan với cấp
trên... Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản đã được Nhà nước rất coi trọng
và đã đưa ra rất nhiều các văn bản quy định để thống nhất trong thực hiện công tác
soạn thảo và ban hành văn bản. Gần đây, Nhà nước đã ban hành Nghị định số
09/2010/NĐ-CP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng các quy
định của Nhà nước là yêu cầu mà tất cả các cơ quan đều phải thực hiện.
2.2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Số lượng các loại văn bản ban hành

Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quan
cấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ các quy
định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có chức năng,
quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì vậy việc soạn
thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên các cơ sở sau:
+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bản ban
hành nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyền

14


ban hành, đối tượng thi hành văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đến
nội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề
ra;

+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;
+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bản lần
cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng, năm,
soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành.
Trên thực tế thì HĐND và UBND quận ban hành một số loại văn bản hành
chính như: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên
bản, Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…Và các loại văn
bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường. Cùng với một số phiếu
dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi….
Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:
Chủ tịch UBND quận là người thay mặt UBND quận ban hành các văn bản
pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các báo cáo chung của
UBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ.
Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết định.
Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký vào
các văn bản trên
Phó chủ tịch UBND quận được phép ký thay chủ tịch vào các văn bản pháp
quy và các văn bản hành chính khác của UBND quận thuộc phạm vi công tác của
mình được phân công.
Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền
ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ. Chánh văn phòng được
phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông thường để truyền đạt ý kiến,
chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về việc thực
hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị của UBND
quận.
15


Nhìn chung, UBDN quận đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về
trình tự, thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản, để đảm bảo giá

trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
2.2.2. Các loại văn bản của cơ quan
+ Quyết định
+ Công văn
+ Thông báo
+ Tờ trình
+ Chỉ thị
+ Báo cáo
+ Giay mời
2.2.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tại văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản vẫn được thực hiện theo thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/ TT-BNV chưa được cập nhật nên
việc soạn thảo văn bản theo hướng dẫn của thông tư 01/2011/TT-BNV chưa được
áp dụng, vì vậy thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thể thức theo quy
định mới. Tuy nhiên, các quy định trong Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV có nhiều điểm tương đồng nên các
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây Hồ không quá xa rời
so với các quy định hiện hành của Nhà nước.
Tuy nhiên đang còn những lỗi sai tồn tại về mặt thể thức và cách trình bày
vẫn chưa chuẩn xác, chưa đúng với quy định của nhà nước về mặt thể thức, điển
hình qua các văn bản của UBND quận Tây Hồ sau:

16


Tên loại văn bản
Báo cáo

Sai
1.

Đúng
1.

( Số 15/BC-UBND)

ỦY BAN NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHỤ LỤC 3

QUẬN TÂY HỒ

QUẬN TÂY HỒ

2.

2

BÁO CÁO

BÁO CÁO

Tổng kết công tác năm

Tổng kết công tác năm 2015 và

2015 và phương hướng

phương hướng nhiệm vụ công

nhiệm vụ công tác văn

tác văn thư, lưu trữ năm 2016

thư, luw trữ năm 2016

Thông báo

1.

1.

( Số 40/TB-UBND )

ỦY BAN NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHỤ LỤC 4

QUẬN TÂY HỒ

QUẬN TÂY HỒ

2.

2.

Kế hoạch

Nơi nhận:
1.

Nơi nhận:
1.

( Số 02/KH-UBND)

ỦY BAN NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHỤ LỤC 5

QUẬN TÂY HỒ

QUẬN TÂY HỒ

2.

2.

Số: 02/KH- UBND

Số: 02/KH-UBND

3.

3.

Nơi nhận:

Nơi nhận:

Công văn

1.

1.

( Số 434/UBND-VP)

ỦY BAN NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHỤ LỤC 6

QUẬN TÂY HỒ

QUẬN TÂY HỒ

17


2.

2.

Số:434/UBND – VP

Số:431/UBND-VP

3.

3.

Giay mời

Nơi nhận:
1.

Nơi nhận:
1.

(Số: 29/GM -

ỦY BAN NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

UBND)

QUẬN TÂY HỒ

QUẬN TÂY HỒ

PHỤ LỤC 7

2.

2.

Số:29/GM - UBND

Số: 29/GM-UBND

3.

3.

Nơi nhận:

Nơi nhận:

2.2.4.Quy trình soạn thảo văn bản
.Các văn bản được soạn thảo và ban hành của một cơ quan đều theo một quy
trình nhất định. Tại UBND quận Tây Hồ, việc soạn thảo và ban hành văn bản được
tiến hành theo quy trình sau:
B1. Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình thức văn
bản.
B2. Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội dung
văn bản.
B3. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản. Nếu là các văn bản quan
trọng có liên quan đến nhiều đơn vị , phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửi bản thảo
văn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp.
B4. Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký nháy chịu
trách nhiệm về nội dung văn bản.

B5. Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm về hình
thức văn bản.
B6. Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.
B7. Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban hành, ghi

18


số và ngày tháng văn bản.
B8. Sao in văn bản phát hành.
B9. Văn thư đóng dấu và phát hành văn bản.
**Nhận xét:
* Ưu điểm
- Thể thức văn bản: Văn bản của UBND ban hành đầy đủ 9 thành phần thể
thức bắt buộc, ngoài ra còn một số thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ mật,
khẩn...
- Kỹ thuật trình bày văn bản: Văn phòng sử dụng trong các văn bản mang
ngôn ngữ hành chính, đúng theo yêu cầu về văn phong của văn bản hành chính.
* Nhược điểm:
Do việc soạn thảo chưa được thực hiện theo hướng dẫn của Nghị định số
09/2010/NĐ-CP và thông tư số 01/2011/TT-BNV nên thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản chưa chuẩn theo quy định mới. Bên cạnh đó, các đơn vị soạn thảo
chưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy định nên
rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai về cỡ chữ, kiểu chữ
2.3.Quản lý văn bản đi
(do chuyên viên Đặng Thanh Hằng phụ trách).
2.3.1.Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn
bản
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là một trong những khâu vô
cùng quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan nói chung nào và đặc biệt là đối với

Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ nói riêng.
- Chuyên viên sau khi soạn thảo được chuyển văn bản xuống phòng văn
thư, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.Mức độ chính xác văn bản cao, tuy nhiên đang còn những sai sót trong quá
trình soạn thảo .
+ Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộc Quận
khi được giao nhiệm vụ soạn thảo Văn bản phải tuân thủ các quy định của Nhà
19


nước;
+ Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụ
soạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồng thời
phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của Văn bản;
- Kiểm tra về thể thức và nội dung Văn bản.
+ Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung
Văn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến. Chánh hoặc Phó văn phòng ký
nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản đạt yêu cầu
và trình Lãnh đạo UBND quận ký phê duyệt;
+ Đối với các Văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần
được sửa đổi bổ sung theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viên Văn
phòng sẽ chuyển lại cho đơn vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;
Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo → duyệt → đánh máy → trình văn bản
đi (kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng ban hành, đóng dấu văn bản đi) → ký văn
bản thì sau đó văn bản sẽ được tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan. Trước khi
ghi số và ngày tháng văn bản vào sổ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần
cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( những văn bản đúng thể thức cũng
như kỹ thuật soạn thảo thì văn bản sẽ được ghi số, ngày, tháng và đóng dấu còn
những văn bản sai thể thức sẽ được trả lại đơn vị soạn thảo).
2.3.2 Đăng ký Văn bản đi.

+ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký, của
người có thẩm quyền có hợp lệ không. Nếu không đúng quy định về thể thức Văn
bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh
sửa theo đúng quy định;
+ Đối với các Văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký vào chương trình quản lý
công văn đi – đến để lấy số ký hiệu và ngày tháng năm Văn bản gốc;
+ Đăng ký bằng phần mềm quản lý văn bản đi hoặc là bằng sổ đăng ký văn
bản đi (Theo phương pháp truyền thống)
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống:
20