QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KÝ TÚC XÁ

ĐỀ TÀI

QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG
KÝ TÚC XÁ
(Bài tập môn học PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN)

1


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .............................................................................................................................................................................3
I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN .............................................................................................................................................3
II. BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX ................................................................................3
III. TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO ..........................................................................................................................4
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG .........................................................................................................................5
I. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ TRONG KTX .............................5
1. Mục đích khảo sát hiện trạng...................................................................................................................................5
2. Nhận xét và đánh giá hiện trạng .............................................................................................................................5
II. LIỆT KÊ DỮ LIỆU ..................................................................................................................................................11
1. Từ điển dữ liệu.......................................................................................................................................................11
2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram) ..............................................................................................................13
III. MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM) .............................................................................................................16
V. CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH QUAN HỆ ......................................................................................................................17
VI. CƠ SỞ DỮ LIỆU ....................................................................................................................................................18
1. Relations Diagram ...................................................................................................................................................18
2. Cơ sở dữ liệu..............................................................................................................................................................18
KẾT LUẬN .......................................................................................................................................................................21
I. NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN ..............................................................................................................................21
II. NHẬN XÉT VỀ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI ...........................................................................................................21

2

MỞ ĐẦU
I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN
Ký túc xá Phía Tây sinh viên TP. Đà Nẵng
Địa điểm: 08 đường Hà Văn Tính, phường Hòa Khánh Nam, quận Liên chiểu, tp Đà Nẵng.
Là dự án đầu tiên được xây dựng có quy mô nhất Miền trung, do UBND TP. Đà Nẵng làm
chủ đầu tư từ nguồn vốn trái phiếu của Chính phủ góp phần thực hiện chính sách an sinh xã hội,
tạo nơi lưu trú văn minh, hiện đại dành cho sinh viên đang học tập tại các trường đại học, cao
đẳng, trung cấp và dạy nghề trên địa bàn TP. Đà Nẵng.

II. BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU TRÚ THUÊ TRẢ PHÒNG KTX
Thành phố Đà Nẵng, đặc biệt là khu vực Hòa Khánh là nơi tập trung của nhiều trường Đại
Học lớn như Bách Khoa, Sư Phạm, Cao Đẳng Kinh Tế Kế Hoạch,… vì vậy đây là nơi theo học và
lưu trú của rất nhiều sinh viên đến từ các tỉnh miền Trung Tây Nguyên như Quảng Bình, Quảng
Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Đắc Lắc, Kon Tum,…vì thế nên nhu cầu chỗ ở, sinh hoạt ngày
càng cấp thiết. Sinh viên thường chọn lưu trú tại ktx của các trường Đại Học để thuận lợi cho việc

3


đi lại, học tập,… tuy nhiên, đa phần các ktx, việc quản lý lưu trú thuê trả phòng thông qua các giấy
tờ phức tạp liên quan, nên vào những giờ cao điểm (đặc biệt là thời gian nhập học của tân sinh
viên, nhu cầu thuê phòng là vô cùng lớn) thì tình trạng chờ đợi để đăng ký lưu trú thường kéo dài,
thủ tục đăng ký kéo dài, tình trạng thiếu phòng hay việc giải quyết trả phòng của những sinh viên
đã hết hạn lưu trú vẫn chưa triệt để,... Để khắc phục những vấn đề đó, nhóm đã tiến hành phân
tích, tìm hiểu và xây dựng mô hình Quản Lý lưu trú thuê trả phòng ký túc xá, với hy vọng sẽ phần
nào giải quyết được những tình trạng còn xảy ra trong Hệ thống quản lý lưu trú của các ktx hiện
nay trên địa bàn.

III. TÓM TẮT NỘI DUNG BÁO CÁO
• Phân tích hiện trạng và phân tích nhu cầu hiện nay trong vấn đề lưu trú thuê trả phòng ktx…
từ đó tiến hành nhận xét, đánh giá hiện trạng.
• Xây dựng từ điển dữ liệu
Những thông tin liên quan đến hồ sơ thủ tục đăng ký lưu trú (mô tả tóm tắt), đối tượng lưu
trú, trình tự cho thuê phòng, các bên liên quan,…
• Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình thực thể quan hệ.

4


PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
I. PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI TOÁN QUẢN LÝ LƯU
TRÚ TRONG KTX
1. Mục đích khảo sát hiện trạng
Xây dựng hệ thống mới nhằm thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu
của sinh viên. Việc khảo sát nhằm để:
• Tiếp cận với nghiệp chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống quản lý ktx.
• Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
• Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ
thống, cần nghiên cứu khắc phục.

2. Nhận xét và đánh giá hiện trạng
2.1 Quy trình và hiện trạng
2.1.1 Quy Trình Tiếp Nhận Sinh Viên
Hồ sơ sinh viên chuẩn bị:

1.

- Ảnh thẻ 3x4: 3 cái

- CMND + thẻ sinh viên (giấy báo trúng tuyển đối với sinh viên năm 1):
Quy trình:

2.
-

Sinh viên được P.CTSV tư vấn, giới thiệu về KTX:

+ Quy mô, số phòng, số phòng trống hiện tại, loại hình lưu trú ở ghép hay bao phòng.
+ Các dịch vụ tại KTX: Nhà ăn, giữ xe, siêu thị Mini. Wifi, internet, CLB thể hình, đào tạo
lái xe ôtô, môtô, bảo hiểm, kỹ năng mềm(Tiếng Anh, Nhật, Trung), điện thoại.
+Giới thiệu biểu phí lưu trú tương ứng nhu cẩu ở, biểu phí đền bù hư hỏng.
Hướng dẫn cho sinh viên viết hồ sơ lưu trú bao gồm: Đơn đề nghị thuê chỗ ở.
Hợp đồng thuê chỗ ở,... yêu cầu sinh viên đọc kỷ nội quy, quy chế và ký cam kết.

-

P.CTSV sắp xếp và bổ trí phòng ở cho sinh viên theo thỏa thuận tại các Block theo sơ đồ.

Bước 2: Sau khi hoàn tất hồ sơ, sinh viên đến bàn IT chụp hình, làm thẻ nội trú.

5


Bước 3: Sinh viên đến Bộ phận TC-KT nộp tiền, lấy phiếu thu và nhận thẻ nội trú.
Bước 4: P.CTSV hướng dẫn sinh viên nhận phòng, bàn giao phòng ở, phòng tắm, phòng vệ
sinh, ký biên bản bàn giao tài sản.
2.1.2 Quy Trình Thôi Ở Tại KTX :
1. Hồ sơ sinh viên chuẩn bị:

-

Phiếu thu tiền lưu trú.
Thê nội trú
Phiếu giử xe

2. Quy trình chấm dứt họp đồng lưu trú của sinh viên:

a)

Đối với sinh viên có đơn xin chấm dứt hợp đồng lưu trú:

- Sinh viên viết đơn xin chắm dứt hợp đồng lưu trú, giấy đề nghị chuyển tài sàn cá nhân ra
khỏi ký túc xá (có mẫu).

- Trong đơn phải có xác nhận của Trưởng phòng ở sinh viên/đại diện phòng với các mục
sau: Tài sản trong phòng có hư hòng không? ngày vào ở, bao phòng hay ở ghép, sổ lượng
sinh viên ở ?...

- Sinh viên mang đơn đén đội xe của KTX đé xác nhận: Có xe hoặc không có đều phải xác
nhận.

- Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Trưởng nhà) để:
+ Lập biên bản kiểm tra tài sản trong phòng (đền bù hư hỏng nếu có theo đơn giá đã ban
hành)
+ Ghi chữ số điện cuối.
+ Sinh viên thanh toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà.

- P.CTSV(Trưởng nhà) ký xác nhận và chuyển đơn, phiếu thu tiền, thẻ nội trú sang BP. Tài

- Kiểm tra số ngày ở: Ớ trên 1 tháng thi tính tiền theo số ngày ở thực tế, ở dưới 1 tháng thì
tính tiền lưu trú đủ 1 tháng.

6


- Thanh toán tiền lưu trú thực tế; hoàn trả hoặc thu thêm tiền, hoàn trả tiền đảm bảo tài sản
cho sinh viên.

- Nộp lại thè nội trú.
- Ký giấy xác nhận đề nghị chuyền tài sản cá nhân của sinh viên .
- P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sản cá nhân của sinh viên khi đã hoàn tất các
thủ tục.

- Đội bảo vệ chi cho đem tài sản ra khỏi KTX khi có đầy đủ chừ ký xác nhận của các
bộ phận (theo mầu)
Đối với sinh viên vỉ phạm nội quy KTX bị xử kỷ luật: chấm dứt họp đồng lưu trú, buộc ra
khỏi KTX:

b)

Bước 1: Phòng công tác sinh viên (P.CTSV) thông báo cho sinh viên biết về quyết định chấm
dứt hợp đồng hoặc thông báo kỷ luật đối với sinh viên bị buộc thôi ở KTX.

- Trong thời gian 1 ngày (sau khi có quyết định),
- Sinh viên viết đơn chấm dứt hợp đồng lưu trú KTX (theo mẫu),
- Trong đơn phải có xác nhận của Trưởng phòng ở sinh viên/đại diện phòng với các mục
sau: Tài sản trong phòng có hư hỏng không? ngày vào ở. bao phòng hay ở ghép, số lượng
sinh viên ở?...
Bước 3:

- HSSV mang đơn đến đội xe của KTX để xác nhận: Có xe hay không đều phải xác nhận.
- Sinh viên mang đơn đến P.CTSV(Truởng nhà) để:
+ Lập biên bàn kiểm tra tài sản trong phòng (đền bù hư hỏng nếu có theo đơn giá đã ban
hành)
+ Ghi chữ số điện cuối.
+ Sinh viên thanh toán tiền điện, nước cho Trưởng nhà.

-

P.CTSV(Trường nhà) ký xác nhận và chuyền đơn, phiéu thu tiền, thẻ nội trú sang BP. Tài

Chính - kế toán(BP.TC-KT)
Bước 5: Sinh viên đến BP.TC-KT để:

7


- Kiểm tra số ngày ờ thực tế,
- Sinh viên buộc thanh toán đầy đù phí lưu trú thực tế; không được hoàn trả tiền (xử lý
theo quy chế)

- Nộp lại thẻ nội trú.
- Ký giấy xác nhận đề nghị chuyển tài sản cá nhân của sinh viên.
Bước 6: P.CTSV ký giấy xác nhận chuyển tài sàn cá nhân sinh viên khi đã hoàn tất các thủ tục.

- Đội bào vệ chỉ cho đem tài sản ra khòi KTX khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ
phận (theo mẫu)
Bước 7: Trung tâm công bố danh sách sinh viên bị kỷ luật tại bảng Thông báo - thông tin, trang
website của KTX và thông báo về nhà Trường.

2.2 Nhận xét & đánh giá hiện trạng
Hiện trạng của việc quản lý lưu trú thuê trả phòng tại ký túc xá Sinh viên phía Tây ĐH Đà
Nẵng còn rất nhiều bất cập như:
• Khâu giải quyết hồ sơ đăng ký vào KTX quá lâu, nhất là thời điểm nhập học của Tân
sinh viên, sinh viên phải đăng ký thủ công nhiều giấy tờ liên quan. Công nghệ thông tin chỉ
đóng vai trò phụ trợ không rõ rệt.
• Không kiểm soát được số lượng sinh viên ở từng phòng, hay có những trường hợp
sinh viên tự ý rời khỏi ký túc xá mà không tiến thành thủ tục trả phòng.
• Việc giải quyết trả phòng cho những sinh viên quá hạn lưu trú vẫn chưa triệt để, vẫn tồn
tại những sinh viên ở quá hạn 1, 2 năm.
• Quy định lưu trú, thuê phòng chưa rõ ràng, vẫn còn nhiều tình trạng 1 phòng 1 sinh
viên, trong khi nhu cầu sinh viên nhập học đăng ký KTX là rất lớn.

2.3 Phân tích dữ liệu
2.3.1 Một số văn bản, giấy tờ liên quan

8


+ Bảng giá lưu trú:

9


+ Xem chỉ số điện:

10

II. LIỆT KÊ DỮ LIỆU
1. Từ điển dữ liệu
a. Bảng sinh viên

STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Tên dữ liệu
MSSV
MaBienLai
HovaTen
CMNN
SĐT
email
ngaySinh
lop

khoa
Trường
khoaHoc
queQuan
uuTien
gioiTinh
phuongTien

Loại
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

Mô tả kiểu dữ liệu

Công
thức

Giải thích
Mã sinh viên
Mã biên lai
Tên SV
CMND
Số điện thoại
email
Ngày sinh
Lớp
Khoa
Trường theo học
khóa
Quê quán
Diện ưu tiên
Giới tính
Phương tiện đi lại

N12
C6
C20
N9
N11
C20
D
C6
C10
C15
N4
C25
C10

C3
C5

b. Bảng phòng
STT

Tên dữ liệu

Loại

Mô tả kiểu dữ liệu

1
2
3

maPhong
khuNha
soSinhVien

KTT
KTT
KTT

C4
C1
N1

4
5

kieuPhong
maCongTo

KTT
KTT

C10
N5

6

tinhTrangPhong

KTT

C30

Công
thức

Giải thích
Mã phòng
Tên khu nhà
Số người trong
phòng
Bao phòng/ ở ghép
Mã Công Tơ
Tình trạng phòng
(bình thường / hư

hỏng)

11


c. Bảng hợp đồng
STT

Tên dữ liệu

Loại

Mô tả kiểu dữ liệu

1
2
3

maHopDong
MSSV
maNV

KTT C10
KTT N12
KTT N5

4
5
6

maPhong
ngayBatDau
ngayKetThuc

KTT C4
KTT D
KTT D

Công
thức

Giải thích
Mã hợp đồng
Mã sinh viên
mã nhân viên phụ
trách
Mã phòng
Ngày bắt đầu ở
Ngày kết thúc ở

d. Bảng biên lai
STT

Tên dữ liệu

Loại

Mô tả kiểu dữ liệu

1

2
3

MaBienLai
ngayCap
soThang

KTT C6
KTT D
KTT C3

3
4

maPhong
tongTien

KTT C4
TT
N10

Công
thức

CT1

Giải thích
Mã số hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Số tháng gia hạn ở

ktx
Mã phòng
Tổng tiền

e. Bảng điện
STT
1
2
3
3
4
5

Tên dữ liệu
maCongTo
maPhong
thangGhiSo
chiSoDau
chiSoCuoi
thanhTien

Loại
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT
TT

Mô tả kiểu dữ liệu

N5
C4
N2
N5
N5
N10

Công
thức

CT2

12

Giải thích
Mã công tơ
Mã phòng
Tháng ghi sổ
Chỉ số đầu
Chỉ số cuối
Thành tiền


f. Bảng Nhân viên
STT
1
2
3
4
5

Tên dữ liệu
maNV
HovaTen
SDT
ChucVu
diachi

Loại
KTT
KTT
KTT
KTT
KTT

Mô tả kiểu dữ liệu
N5
C20
N12
C15
C50

Công
thức

Giải thích
Mã nhân viên
Tên nhân viên
Số điện thoại
Chức vụ

Địa chỉ

Công thức tính toán:
CT1 : tongTien = soThang * {tiền phòng của mỗi tháng + 25000đ (tiền nước)}
CT2 : thanhTien = (chiSoCuoi – chiSoDau)* giá đơn vị của mỗi chữ điện

2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram)
2.1 Sơ đồ mức toàn cảnh

13


14


2.2

Sơ đồ mức đỉnh

15


III. MÔ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP (EAM)
Mô hình thực thể kết hợp Quản lý lưu trú, thuê trả phòng trong Ký túc xá

16


IV. CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH NHỊ NGUYÊN PHÂN CẤP

V. CHUYỂN VỀ MÔ HÌNH QUAN HỆ

17


VI. CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Relations Diagram

2. Cơ sở dữ liệu
a) Bảng SINHVIEN

18


b) Bảng NHANVIEN

c) Bảng THUE

d) Bảng PHONG

19


e) Bảng BIENLAI

f) Bảng DIEN

20

KẾT LUẬN
I. NHỮNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
- Phân tích hiện trạng và tìm hiểu bài toán Quản lý lưu trú trong ký túc xá phía Tây – ĐH
Đà Nẵng
- Phân tích dữ liệu , văn bản, chứng từ và các giấy tờ liên quan
- Xây dựng từ điển dữ liệu
- Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
- Xây dựng mô hình thực thể kết hợp dựa trên sổ ghi chép hàng ngày, chuyển về mô hình
nhị nguyên phân cấp, chuyển về mô hình quan hệ.
- Demo kết quả

II. NHẬN XÉT VỀ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI
a) Ưu điểm
- Từ mô hình quản lý ký túc xá, chúng ta có thể biết được sơ đồ hoạt động của ký túc xá. Thông
qua đó chúng ta có thể sử dụng mô hình này để xử lý cho những mô hình có cách tổ chức tương
tự như Quản lý Khách sạn, Quản lý Trường…
- Mô hình đã đưa ra một số chức năng phù hợp với yêu cầu cần thiết để tiến hành quản lý sinh
viên hiệu quả và chặt chẽ hơn.

b) Sai sót, khuyết điểm
- Bài toán còn mơ hồ, còn thiếu một số hồ sơ chứng từ cần thiết cho việc quản lý ktx
- Chưa đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý, không thể quản lý tất cả các trường hợp.
- Lược đồ quan hệ chưa chặc chẽ.

21