Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................1
3. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
4.Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................2
5. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................3
6. Gỉa thuyết nghiên cứu:................................................................................4
7. Đóng góp nghiên cứu:.................................................................................4
8. Cấu trúc đề tài.............................................................................................4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA....5
1.1. Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản...............................................5
1.1.1. Khái niệm về Văn bản...........................................................................5
1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản..................................................6
1.2. Quy trình soạn thảo văn bản....................................................................6
1.2.1. Xác định nội dung văn bản...................................................................7
1.2.2. Xác định loại văn bản............................................................................7
1.2.3. Phạm vi ứng dụng.................................................................................7
1.2.4. Thu thập xử lý thông tin........................................................................8
1.2.5. Xây dựng bản thảo................................................................................8
1.2.6. Soạn thảo văn bản.................................................................................8
1.2.7. Duyệt và ký văn bản..............................................................................9
1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản............................................................9
1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản....................................................9
Tiểu kết:.........................................................................................................11
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA..........12
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia.........12
2.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................12

2.1.2. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................12
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ...........................................................................12
2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty...........................14
2. 2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân
viên ở Công ty...............................................................................................14
2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty
Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia...................................................15
2.2.3. Thực trạng về phạm vi ứng dụng văn bản của cán bộ, nhân viên ở
Công ty..........................................................................................................16
2.2.4. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của
cán bộ, nhân viên Công ty ............................................................................16
2.2.5. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản
hoàn chỉnh của cán bộ, nhân viên ở Công ty................................................17
2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty...........17
2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty.....18
2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, nhân viên ở
Công ty..........................................................................................................20
Tiểu kết:........................................................................................................21
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG
HIỆU QUỐC GIA.............................................................................................22
3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Công ty............................22
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................22
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................23
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản.........................24
Tiểu kết:........................................................................................................26
KẾT LUẬN........................................................................................................27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................29

LỜI MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài.

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình
thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động vủa đời sống xã hội. Trong hoạt động của
đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Văn bản là
phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là
hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi
quản lý hành chính. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản nói chung và văn bản
hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý hành
chính Nhà nước cũng như trong các Doanh nghiệp.
Thực tế trong những năm qua công tác soạn thảo văn bản đã góp phần tích
cực đáp ứng các yêu cầu quản lý trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Đặc biệt,
sau khi Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011,
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn thảo
văn bản hành chính càng ngày càng được đưa vào nề nếp, khắc phục được nhiều
nhược điểm và các hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn nhiều văn
bản hành chính bộc lộ nhiều khuyết điểm về cả nội dung lẫn thể thức. Chỉ riêng
về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong cũng đã có nhiều
sai phạm cần xem xét.
Nhận thức được tầm quan trọng, sự cần thiết của công tác soạn thảo văn
bản. Em chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ
phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia” làm chủ đề nghiên cứu một số vấn đề
chuyên môn đang được học tập và thực hành để góp phần vào việc nâng cao
hiệu quả trong công tác soạn thảo văn bản trong thời gian tới.

2.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới là Công tác soạn thảo văn bản
1


trong tất cả các phòng ban của Công ty có liên quan đến soạn thảo và ban hành
văn bản.
- Tập trung nghiên cứu các văn bản thường gặp ở Công ty như : Hợp
đồng, Kế hoạch, Phương án, đề án, tờ trình, báo cáo, thông báo, biên bản.
- Ngoài ra các văn bản khác như: Giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
ủy quyền, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển, …
2.2 Phạm vi nghiên cứu
Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học của
nhóm 1 chỉ tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại
Công ty
3.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khoa học về Công tác soạn thảo văn bản em có sử dụng kết
hợp nhiều phương pháp với nhau, có thể kể đến một số phương pháp chủ đạo
như :
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp phỏng vấn;
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm;

- Phương pháp phân tích lý luận;
4.Lịch sử nghiên cứu
Vấn đề công tác soạn thảo văn bản đang nhận được nhiều sự quan tâm
của nhiều các nhà khoa học và đã có nhiều công trình nghiên cứu về các khía
cạnh khác nhau, như về hiệu lực và hiệu quả của văn bản quản lý , về kỹ thuật
nghiệp vụ hành chính , có nhiều công trình nghiên cứu trong và ngoài nước được
công bố như sau:
- Năm 2002 nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản giáo trình Soạn
thảo văn bản của các tổ chức Đảng, Mặt trận, công đoàn, thanh niêm, phụ nữ
cấp cơ sở của tác giả Lê Văn In
- Năm 2003, đề tài : Đổi mới tổ chức hoạt động văn phòng HĐND
Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả Cải cách hành chính
2


của Tp.Hồ Chí Minh do TS.Lê Văn In làm Chủ nhiệm.
- Năm 2003 Trường TH Lưu trữ và NVVP I cho xuất bản giáo trình
Quản trị văn phòng , tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Trần Như Nghiêm.
- Năm 2004 Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản cuốn Mẫu soạn
thảo văn bản dùng cho các cơ quan chính quyền, đơn vị hành chính sự nghiệp,
tổ chức kinh tế , tác giả TS.Lê Văn In
- Năm 2004 Nhà xuất bản chính trị quốc gia cho xuất bản sách tra cứu
Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nghiêm Kỳ Hồng,
Nguyễn Quốc Bảo.
- Năm 2005, đề tài : Chuẩn hóa việc ban hành văn bản Quản lý nhà
nước của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp.Hồ Chí Minh cũng do TS.Lê
Văn In làm chủ nhiệm.
- Năm 2010 nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản giáo trình Soạn
thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh, tác
giả TS.Lê Văn In.

- Năm 2012 ,Đại học quốc gia TPHCM xuất bản giáo trình Văn Bản
quản lý và kĩ thuật soạn thảo văn bản, tác giả Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ
Văn Học.
- Tại Hội Thảo Khoa học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
năm 2012, Đỗ Văn Học có bài phát biểu : Cần thống nhất về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản trong cơ quan, tổ chức hiện nay ( dành cho giảng viên
trẻ, học viên cao học, nghiên cứu sinh )
- Nhìn chung các công trình nghiên cứu trên đã đề cập một cách trực tiếp
và gián tiếp vấn đề cụ thể về công tác soạn thảo văn bản từ các yếu tố thể thức
và kỹ thuật trình bày, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản. Những công trình
nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình làm bài
của em
- Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách hệ thống và
toàn diện về công tác soạn thảo văn bản tại Tập đoàn
5. Mục tiêu nghiên cứu
3


Mục tiêu chung của bài nghiên cứu khoa học của em là: Cung cấp các
thông tin về thực trạng công tác soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty nhằm
đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo văn bản
- Mục tiêu cụ thể:
+ Khảo sát về thẩm quyền ban hành văn hành chính nội dung, thể thức và
kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo văn bản của Công ty
+ Đánh giá các ưu điểm, hạn chế và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục
về việc soạn thảo văn bản tốt cho Công ty
6. Gỉa thuyết nghiên cứu:
Trong công tác soạn thảo văn bản tại tập đoàn còn diễn ra một số vi phạm
về mặt thẩm quyền ban hành ; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; về nội
dung; quy trình soạn thảo văn bản.

7. Đóng góp nghiên cứu:
a) Ý nghĩa lý luận:
- Nghiên cứu đề tài này sẽ góp phần bổ sung thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn của vấn đề công tác soạn thảo văn bản trong Công ty nói riêng và trên cả
nước nói chung
b) Ý nghĩa thực tiễn:
- Làm rõ thực trạng công tác soạn thảo văn bản của Công ty
- Là tư liệu tham khảo có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao
hiệu quả trong công tác Văn thư - Lưu trữ của Công ty và các đơn vị doanh
nghiệp khác.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài các phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham
khảo; Phụ lục thì bố cục của đề tài nghiên cứu của nhóm 1 sẽ bao gồm 03
chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ
phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia
Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại Công ty Cổ phần
Phát triển Thương hiệu Quốc Gia
Chương 3: Gỉai pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại
Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia
4


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA
1.1

.Khái niệm về Công tác soạn thảo văn bản

1.1.1. Khái niệm về Văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo gốc
độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt- tác giả của cuốn sách Kỹ
thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước có đưa ra khái niệm: “
Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên,
văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi
lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện
mục tiêu nào đó”
Trong sách Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh
và Hồng Dân cũng có đề cập: “ Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại
điển hình của văn bản là dạng viết”.
Dưới góc độ văn bản học và hành chính học , tác giả Vương Đình Quyền
có đề cập đến đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công
tác văn thư như sau: dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa
rộng tức là:”Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ
nhất định ” ;dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo ngvăn bản
được hiểu theo nghĩa hẹp tức là: Khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình
thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu giấy tờ được sử dụng
trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xã hội , và của các cơ quan nhà nước.
Theo nghĩa này, các loại dùng giấy tờ dùng để quản lý và điều hành hoạt động
của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, kế hoạc, báo
cáo…đều được gọi là văn bản. Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn
5


vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, tồn tại điển hình ở
dạng viết. Ngày nay, khái niệm này được dùng rộng rãi trong các hoạt động của

các cơ quan, tổ chức mà ở đây cụ thể là Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu
Quốc Gia
1.1.2. Khái niệm công tác soạn thảo văn bản
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn
bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và
biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như : Các yêu cầu về công tác soạn
thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố
cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ
thuật trình bày văn bản.Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do cơ quan có thẩm
quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thể
thức văn bản, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản…Trong những vấn
đề nêu trên của công tác soạn thảo văn bản, có những vấn đề mang tính chất kỹ
thuật như cách bố cục, sử dụng từ ngữ, cú pháp và trình bày soạn thảo văn bản
cho phù hợp với các loại văn bản nói chung và từng thể loại nói riêng. Bởi vậy,
để thể hiện được đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọi
công việc này là kỹ thuật soạn thảo văn bản. Có thể giải thích khái niệm như
sau:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý
luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản, các quy tắc có liên quan
để xây dựng một văn bản từ khâu mở đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.(
PGS.Vương ĐÌnh Quyền -Lý luận và phương pháp công tác văn thư.2011)
1.2. Quy trình soạn thảo văn bản.
Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng một ngôn ngữ
nhất định nào đó. Soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các
quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo văn bản đến khi
soạn thảo và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những
6

đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo
văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
gồm các bước:
1.2.1. Xác định nội dung văn bản.
- Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng cần phải
xác định rõ nội dung của vấn đề cần văn bản hóa.
- Thông thường, nội dung văn bản nhằm đề ra các chủ trương, chính sách
hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính
mục đích rõ ràng, phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước
khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm
giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn
bản là gì?
1.2.2. Xác định loại văn bản.
- Người soạn thảo văn bản cần phải xác định rõ nội dung và có sự phân
biệt rõ ràng loại văn bản, sau đó chọn loại hình văn bản sao cho phù hợp với
mục đích sử dụng. Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại.
- Có thể chọn các loại hình văn bản sau:
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Văn bản hành chính
+ Văn bản chuyên ngành
+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức...
1.2.3. Phạm vi ứng dụng.
- Phạm vi ứng dụng là mô tả ranh giới và quyền hạn quản lý, thẩm quyền
ban hành, thi hành văn bản.
- Phạm vi ứng dụng cần được làm rõ khi bắt đầu soạn thảo văn bản. Nó sẽ
giúp xác định những đối tượng và phạm vi áp dụng cụ thể để việc thực hiện, thi
hành văn bản có tính hiệu lực và chính xác hơn.
- Phạm vi ứng dụng về không gian có thể là toàn thể cơ quan, hay một cá

7


nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc công ty, cũng có thể là các công ty có liên quan
khác.
- Phạm vi ứng dụng về thời gian là thường xuyên, liên tục, được áp dụng
nhiều lần hay một lần đối với mọi đối tượng hay một đối tượng cụ thể.
1.2.4. Thu thập xử lý thông tin.
- Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo
chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các
văn bản khác.
- Tiến hành thu thập, phân tích, tổng hợp, lựa chọn các thông tin cần thiết
có liên quan đến nội dung của vấn đề cần ra văn bản, đặc biệt là các thông tin
quan trọng như: thông tin pháp luật, thông tin thực tiễn, yêu cầu về thời gian của
cấp có thẩm quyền.
- Nghiên cứu, rà soát các văn kiện, văn bản pháp luật hiện hành thật chính
xác để đưa vào văn bản.
1.2.5. Xây dựng bản thảo.
- Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự
thảo văn bản phù hợp với nội dung, hình thức, thể thức văn bản theo quy định
của nhà nước.
- Để văn bản bảo đảm chất lượng cần có sự phối hợp tham gia ý kiến của
các bộ phận chuyên môn về các vấn đề có liên quan và sự chỉ đạo chặt chẽ của
cấp duyệt ký văn bản để nắm được ý đồ chỉ đạo, tránh trường hợp phải sửa chữa
nhiều lần, gây mất thời gian, tốn kém.
1.2.6. Soạn thảo văn bản.
- Căn cứ vào tính chất, nội dung và những thông tin đã thu thập được liên
quan đến văn bản để tiến hành soạn thảo.
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến
của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo.
- Khi viết bản thảo, cần phải bám sát đề cương, phân chia dung lượng
8


trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý.
- Sử dụng các thuật ngữ, và văn phong thích hợp kết hợp linh hoạt với các
từ, cụm từ, liên kết các câu, các đoạn để văn bản trở thành một thể thống nhất,
trọn vẹn về cả nội dung lẫn hình thức, và có thể truyền đạt thông tin qua văn bản
một cách chính xác nhất.
1.2.7. Duyệt và ký văn bản.
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
- Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt, nhưng
thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì người được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung.
- Người soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính
xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.)
trước khi trình Lãnh đạo cơ quan ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật,
đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
1.2.8. Nhân bản và phát hành văn bản.
- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt
kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở
Văn thư. Sau đó, làm các thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản (cho số,
ghi ký hiệu, đóng dấu, gửi văn bản, bảo quản văn bản lưu) theo đúng quy định
hiện hành.
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan và được
thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước.
1.3. Vai trò của công tác soạn thảo văn bản
Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan tổ chức thì vấn đề soạn thảo là
9


một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn
bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho
việc quản lý và điều hành tổ chức. Công tác soạn thảo văn bản giúp cho cơ quan
cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu quả trong việc giải quyết công việc .
Công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong quá trình quản
lý đồng thời góp phần tích cực đáp ứng nhu cầu quản lý.
Công tác soạn thảo văn bản giúp ghi lại truyền đạt các quyết định quản
lý , là hình thức cụ thể hoá pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ. Công tác
soạn thảo văn bản giúp cho cơ quan cung cấp thông tin có giá trị nhằm đạt hiệu
quả trong việc giải quyết công việc.
Chất lượng của công tác soạn thảo văn bản thể hiện được nhận thức chính
trị, năng lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất và tác phong làm việc của
lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Đồng thời cũng là thước đo trình độ chính trị, năng
lực chuyên môn và khả năng nắm bắt thực tiễn của tập thể cán bộ nhân viên
trong cơ quan, tổ chức.Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việc
của cơ quan mình.
Công tác soạn thảo văn bản góp phần quan trọng trong công tác định
hướng cũng như là cơ sở để kiểm tra giám sát việc thực hiên những văn bản do
cơ quan ban hành.

Công tác soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và quan trọng
trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt là các cơ quan có
chức năng hoạch định các chủ trương, chính sách ban hành các quy định quản lý
quan trọng như Chính Phủ, Bộ...
Nếu việc soạn thảo văn bản được thực hiện tốt, văn bản ban hành kịp thời,
chính xác sẽ có tính khả thi cao, có thể nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy
cho quá trình làm việc và thực hiện được nhanh và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó
còn đảm bảo tính pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện tốt chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan đó. Việc soạn thảo văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt
động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy
chứa đựng bên trong các văn bản được ban hành.
10


Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phần tích cực
vào việc làm tăng cường hiệu lực của việc quản lý cơ quan, tổ chức.

11


Tiểu kết:
Phần chương một là quá trình tìm hiểu về cơ sở lý luận về công tác soạn
thảo văn bản cũng như quy trình soạn thảo văn bản. vai trò của công tác soạn
thảo văn bản . Tạo tiền đề cho việc nghiên cứu thực trạng của chương 2 .

12


Chương 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA

2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia
2.1.1. Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia được thành lập ngày
15 tháng 10 năm 2005 theo quyết định số 0103000476 do Sở Kế hoạch và đầu tư
Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/08/2005 với chức năng: Quảng bá sản phẩm,
thương hiệu, các nhưng trình vinh danh, tuần san, tạp chí…
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia được lãnh đạo bởi Hội
đồng quản trị - Ban điều hành, gồm 2 công ty thành viên và 8 phòng trực thuộc.
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ
a. Tuyển dụng và Đào tạo
- Công tác tuyển dụng: Hàng năm Công ty tiến hành tuyển dụng cán bộ,
nhân viên số lượng rất lớn trên toàn hệ thống, chính vì vậy, công tác tuyển dụng
được quan tâm nhằm mục tiêu lựa chọn những con người ưu tú về năng lực và
phẩm chất phục vụ cho Công ty.
- Công tác đào tạo
Tập đoàn luôn luôn chú trọng đào tạo chuyên môn và kỹ năng làm việc,
kỹ năng sống cho cán bộ, nhân viên.
+ Các khóa đào tạo: Đào tạo Cán bộ về kỹ năng quản lý, đào tạo nghiệp
vụ giao tiếp, nghiệp vụ chuyên môn giải đáp, CSKH qua điện thoại, tư vấn bán
hàng qua điện thoại,về kĩ năng làm website,chạy quảng cáo,.. v.v…
100% DTV được tham gia khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp và nghiệp vụ
chuyên môn
b. Văn hóa Công ty
c. Được sống và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, lao động
13

và hưởng thụ, thu nhập do chính bạn quyết định. Đó chính là những nét
riêng biệt khi đến với Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc gia.
Sống và làm việc
Công ty luôn cố gắng tạo ra một môi trường làm việc và không gian các
khái niệm tưởng như mâu thuẫn sẽ trở nên đơn giản và dễ chịu khi đến với thoải
mái nhất, nơi các thành viên được sống và làm việc một cách hưng phấn, phát
huy mọi năng lực và sáng tạo. 8 giờ làm việc sẽ trở nên có ý nghĩa và đáng
“sống” khi bạn được làm việc, được cống hiến và hết lòng hết sức với những
đam mê cháy bỏng của mình.
Lao động và hưởng thụ
Tất cả những thành viên trong Công ty đều cố gắng nỗ lực vun đắp xây
dựng để có nền văn hóa riêng biệt đặc sắc.
Những tâm tư tình cảm trên website và tạp chí nội bộ là cầu nối vững
chắc đưa các thành viên Công ty xích lại gần nhau hơn. Sự quan tâm chia sẻ hòa
đồng giữa các đồng nghiệp trong công việc cũng như cuộc sống.
Những hoạt động này đã trở thành món ăn tinh thần khích lệ các thành
viên Công ty được yên tâm và tích cực làm việc tốt hơn, nâng cao hiệu quả công
việc và sức sáng tạo của mỗi người.
Thu nhập do chính bạn tự quyết
Công ty cũng là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc xây
dựng mô hình “nhân viên có quyền tự quyết thu nhập cho mình” với mô hình
hạch toán độc lập cho các đơn vị kinh doanh.
* Những hoạt động chính trong năm
- Khai xuân, đi chùa cầu lộc năm mới
- Du lịch hè vào tháng 7: Hàng năm, toàn thể CBNV Tập đoàn cùng đi
du lịch với các hoạt động chính như:
+ Gala dinner + văn nghệ
+ Sơ kết 6 tháng đầu năm, tôn vinh những cá nhân xuất sắc, tiên tiến.
+ Cuộc thi Miss NDB
- Sinh nhật Công ty vào 15 tháng 10, với các hoạt động chính

14


+ Giải bóng đá NDB
+ Giải nấu ăn
+ Tôn vinh những cá nhân gắn bó với Công ty
+ Hội thao mừng sinh nhật
+ Văn nghệ mừng sinh nhật
- Du lịch nước ngoài: Những cá nhân có thành tích xuất sắc được thưởng
bằng một chuyến du lịch nước ngoài trong vòng 1 tuần.
- Liên hoan mừng năm mới dương lịch
- Tổng kết năm, tôn vinh những cá nhân xuất sắc, tiên tiến, mầm non triển
vọng, bình chọn hoa hậu và á hậu của năm
- Cúng trời đất và mổ lợn, gói bánh chưng liên hoan mừng Tết Nguyên
Đán
- Các hoạt động khác: Họp cộng tác viên, gặp gỡ giao lưu với các nghệ sỹ,
học khiêu vũ, …và hàng loạt hoạt động khác diễn ra tại các Công ty thành viên,
các trung tâm, chi nhánh của Công ty.
2.2 Thực trạng về Công tác soạn thảo văn bản tại Công ty
2. 2.1. Thực trạng về xác định nội dung soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân
viên ở Công ty.
Sứ mệnh của Công ty là hướng tới đơn vị quen thuộc, tin cậy, là đơn vị
phân phối chính thức về lĩnh vực bất động sản lớn bậc nhất miền Bắc. Vì vậy,
những văn bản của tập đoàn ban hành luôn bám sát quá trình hoạt động.
Việc xác định nội dung của văn bản, là khâu rất quan trọng. Nội dung văn
bản được xem như linh hồn của văn bản, nó quyết định đến sự thành công và sự
hiệu quả của văn bản. Nội dung văn bản đóng vai trò hiện thực hóa các ý tưởng
của lãnh đạo; các kế hoạch mục tiêu phát triển của công ty; là hình thức trao đổi
thông tin giữa các đơn vị, bộ phận, giữa công ty với các đối tác bên ngoài. Làm
tốt công việc này là tiền đề cho những bước tiếp theo.

- Ưu điểm: Trong quá trình đi tìm hiểu thực tế và thu thập từ các kênh
thông tin của Công ty Group, em nhận thấy rằng cán bộ, nhân viên tập đoàn đã
có nhiều cố gắng trong công tác soạn thảo văn bản. Đó là việc, khi được giao
15


nhiệm vụ soạn thảo văn bản, cán bộ và nhân viên luôn bám sát vấn đề, nội dung
và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Nội dung của văn bản cụ thể, chi tiết, có
trọng tâm, trọng điểm phản ánh trung thực, khách quan công việc và nhiệm vụ
đặt ra. Đồng thời cán bộ, nhiên viên soạn thảo luôn đưa ra những sáng kiến khoa
học, tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết một vấn đề hoặc một nhiệm vụ nào
đó.
Ví dụ: Soạn thảo các hợp đồng cho khách hàng để khách đặt cọc mua
nhà, kí kết nhận nhà,quyết định khen thưởng cho những cả nhân, tập thể có
doanh số cao trong 6 tháng đầu năm 2016,..
- Nhược điểm: Qua tìm hiểu của nhóm, việc xác định nội dung văn bản
của cán bộ, nhân viên được giao soạn thảo còn mắc phải một số lỗi cơ bản như:
xác định nội dung của văn bản còn chưa thực sự chính xác, trùng lặp, nhầm lẫn
hoặc bỏ sót nội dung. Điều này cần phải được khắc phục, tránh trường hợp ảnh
hưởng đến hiệu quả và năng suất lao động của tập đoàn.
Một số văn bản do công ty soạn thảo theo đúng nội dung văn bản.(Phụ lục
3)
2.2.2. Thực trạng về xác định loại văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty Cổ
phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia
Sau khi đã xác định được nội dung của văn bản, việc lựa chọn tên loại văn
bản cũng rất quan trọng. Xác định tên loại văn bản trước hết phải căn cứ vào
mục đích và tính chất của văn bản, dự định ban hành. Bên cạnh đó, còn lệ thuộc
vào thẩm quyền ban hành của cơ quan, tổ chức và đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản đó là những ai. Nếu dung vấn đề cần được văn bản hóa bằng kế
hoạch nhưng lại ban hành bằng hình thức công văn, như vậy sẽ làm giảm đi tầm

quan trọng của vấn đề đó. Điều đó chỉ ra rằng, nếu như người soạn thảo văn bản
xác định không đúng tên loại văn bản, sẽ dẫn đến tình trạng hiểu nhầm vấn đề
hoặc đánh giá thấp nội dung cần truyền tải; ảnh hưởng đến quá trình xử lý và
hiệu quả công việc.
Do đó trong quá trình soạn thảo, nhân viên của công ty được giao nhiệm
vụ soạn thảo luôn căn cứ, bám sát vào nội dung, vấn đề mà lãnh đạo muốn
16


truyền đạt để chọn tên loại văn bản phù hợp.
2.2.3. Thực trạng về phạm vi ứng dụng văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty
- Nhìn chung các cán bộ , nhân viên đã ứng dụng khá tốt các văn bản quản
lý của Công ty vào công việc của mình nói riêng và hoạt động của công ty nói
chung. Các văn bản đến văn bản đi được xử lý đúng theo trình tự quy định của
Công ty. Bên cạnh đó, văn bản nội bộ của tập đoàn cũng được soạn thảo và ban
hành theo quy định chuẩn mực nhất định, công văn được ban hành từ cấp lãnh
đạo xuống các phòng ban rồi phổ biến cho các cán bộ, nhân viên trực thuộc
phòng ban thực hiện công việc chuyên môn cá nhân.
- Ngoài ra tập đoàn còn ban hành nội quy, quy chế và văn hóa công sở,
nhân viên mới vào mỗi năm đều được tập huấn qua để nắm rõ tình hình nội quy
tập đoàn nói chung; từ đó tuân thủ nguyên tắc làm việc, không sai phạm quy chế
dẫn đến bị nhắc nhở hay xử phạt.
- Các cán bộ, nhân viên nộp báo cáo công việc tuần/ tháng/ quý/ năm đều
đặn theo yêu cầu của ban lãnh đạo Công ty. Bên cạnh đó mỗi năm tập đoàn cũng
đưa các báo cáo tài chính và báo cáo thường niên lên trang web công ty.
2.2.4. Thực trạng thu thập và xử lý thông tin trước khi soạn thảo văn bản của
cán bộ, nhân viên Công ty .
- Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn
thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã
định trước.

- Xử lí thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các
nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải
quyết công việc; là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin
theo mục đích – đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin; là việc sắp xếp, phân
tích dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác,
khách quan nhằm cung cấp những cơ sở xem xét, giải quyết một vấn đề.
- Thu thập và xử lí thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình soạn thảo văn
bản của cán bộ - nhân viên nói riêng và việc ra các kế hoạch, quyết định của
17


công ty nói chung. Ta có thể thấy vai trò quan trọng của việc thu thập và xử lý
thông tin trong công tác tổ chức của công ty là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Đối với Công ty Group khâu thu thập và xử lý thông tin của cán bộ nhân
viên công ty diễn ra vô cùng chặt chẽ; phục vụ sát sao cho việc soạn thảo văn
bản. Vì vậy, các văn bản đưa ra đều đúng với yêu cầu của lãnh đạo trong mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin của cán bộ nhân
viên vẫn còn tồn tại một số sai sót, trùng lặp thông tin. Điều đó dẫn đến văn bản
ban hành bị trùng lặp giữa các phòng ban, không rõ ràng tới người tiếp nhận.
2.2.5. Thực trạng về việc xây dựng bản thảo trước khi soạn thảo văn bản hoàn
chỉnh của cán bộ, nhân viên ở Công ty
Về ưu điểm: Tại Công ty Cổ phần Phát triển Thương hiệu Quốc Gia các
cán bộ nhân viên khi được giao soạn thảo văn bản đều nắm vững quy trình,
nghiệp vụ và các bước tiến hành trước khi soạn thảo văn bản. Đối với việc xây
dựng bản thảo trước khi soạn thảo cũng được các cán bộ nhân viên thực hiện rất
nghiêm túc và chuẩn xác. Đối với những văn bản quan trọng như quy chế lương,
bảo hiểm, quy chế hướng dẫn tính hiệu suất công việc đều được xây dựng đề
cương chi tiết và trình lãnh đạo trước khi soạn thảo. Qua quá trình chỉnh sửa và

duyệt bản thảo cuối, cán bộ nhân viên mới tiến hành soạn thảo văn bản. Việc này
đã giúp cho hệ thống văn bản, nội dung văn bản được mạch lạc rõ ràng, thông
tin trong văn bản được ban hành chính xác và không gây hiểu nhầm cho người
tiếp nhận.
Về nhược điểm: Có một số văn bản vì chưa được xây dựng bản thảo kỹ
càng nên khi ban hành gây ra không ít những hiểu lầm cho cán bộ nhân viên.
2.2.6 Thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, nhân viên ở công ty.
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức
của cơ quan soạn thảo của Công ty còn chưa thống nhất. Nội dung quy định
trong các văn bản đã được soạn thảo có tính khả thi cao, tuy nhiên còn một số
văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
18


Công ty nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban
hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một
vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của
văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn
chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các
chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 và Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày
19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đồng
thời, các phòng ban cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản là do
các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh

vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh
vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của
mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi
chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không
đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép
từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như:
lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Từ đó làm
cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi
tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính
trong hoạt động giao tiếp, điều hành quản lý.
Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn
bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
2.2.7. Thực trạng duyệt và ký văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công ty
- Nguyên tắc trình ký: Tất cả các văn bản trình ký Tổng Giám đốc dưới
dạng Tờ trình, công văn, quy chế, quy định, đề nghị... do các Phòng, Ban, Chi
19


nhánh soạn thảo đều phải trực tiếp trình ký Chủ tịch HĐQT để ban hành thực
hiện.
- Thực hiện trình ký:
+ Hàng ngày, vào đầu giờ sáng, các Phòng, Ban, Chi nhánh phải có trách
nhiệm kiểm tra toàn bộ văn bản đi, đến từ bên ngoài và văn bản ban hành trong
nội bộ tập đoàn do các Phòng, Ban, sắp xếp và phân loại các văn bản theo mức
độ khẩn, mật, bình thường... để trình chủ tịch ký.
+ Các văn bản đã được xử lý và có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT
(hoặc người được ủy quyền) sẽ được Hội đồng quản trị - Ban điều hành kiểm
soát và theo dõi để nhắc việc cac Phòng, Ban, Chi nhánh triển khai thực hiện
theo ý kiến chỉ đạo (nội dung ý kiến, thời gian hoàn thành).
+ Các trường hợp cần giải trình nội dung văn bản trình ký, Chủ tịch

HĐQT sẽ yêu cầu Tổng giám đốc, giám đốc trực thuộc có trách nhiệm báo cáo
trực tiếp Chủ tịch.
- Ký duyệt văn bản:
+ Chủ tịch có quyền ký tất cả các văn bản của tập đoàn thuộc chức năng
điều hành của Chủ tịch tập đoàn
+ Các Tổng giám đốc được quyền ký thay Chủ tịch các văn bản thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách (theo Quy chế phân công nhiệm vụ Hội đồng
quản trị Công ty).
+ Trưởng, Phó phụ trách các Phòng, Ban, Giám đốc, Tổng giám đốc các
chi nhánh được thừa lệnh Chủ tịch HĐQT ký một số văn bản có tính chất thông
báo, hướng dẫn, đôn đốc về chuyên môn nghiệp vụ; trả lời, giải thích chế độ
chính sách liên quan tới lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ của các Phòng, Ban, Chi
nhánh. Đối với các văn bản này, Trưởng các đơn vị trực thuộc Công ty phải báo
cáo Chủ tịch qua Email sau khi ban hành. Tất cả các văn bản đối ngoại (gửi cấp
trên và các đơn vị ngoài tập đoàn, các đơn vị trong tập đoàn) đều phải do Hội
đồng quản trị ký.
+ Cấp Phó được ký thay cấp Trưởng trong một số văn bản thuộc lĩnh vực
chuyên môn được phân công phụ trách được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước
20


Trưởng phòng, Ban, Chi nhánh về các văn bản do mình ký ban hanh. Đồng thời
phải báo cao đầy đủ, trung thực nội dung công việc, nhiệm vụ đã giải quyết theo
quy định.
2.2.8. Thực trạng nhân bản và phát hành văn bản của cán bộ, nhân viên ở Công
ty
- Đánh máy, nhân bản:
Cán bộ, nhân viên Tập đoàn đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục
"Nơi nhận" văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực

hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người lãnh đạo trong
Công ty. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt,
người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết
để kịp thời điều chỉnh.
- Phát hành văn bản tại Công ty:
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư Công ty, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
+ Đóng dấu của tập đoàn, công ty trực thuộc và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có).
+ Đăng ký vào số công văn đi.
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
+ Lưu văn bản đã phát hành:
Mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: Một văn bản lưu tại văn thư cơ
quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
- Cán bộ, nhân viên tập đoàn đã soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn
thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản
21


soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản
của cán bộ, nhân viên Công ty cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên
tắc đảm bảo tính đại chúng và nguyên tắc đảm bảo tính khả thi.
Tiểu kết:
Trên đây là toàn bộ nội dung của Chương 2 “THỰC TRẠNG VỀ CÔNG

TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN
THƯƠNG HIỆU QUỐC GIA”.Trong chương 2 chúng ta đã được nghe giới
thiệu khái quát về Công ty Group và tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo
văn bản tại tập đoàn. Từ thực trạng công tác soạn thảo văn bản ta có thể đề ra
giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản cho Công ty

22


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU QUỐC
GIA
3.1. Đánh giá về công tác soạn thảo văn bản của Công ty
3.1.1. Ưu điểm
Trên cơ sở phân tích những thực trạng trên, nhìn chung công tác soạn thảo
văn bản tại tập đoàn đã thực hiện theo các quy định của tập đoàn và đã đạt được
một số ưu điểm trong các mặt sau:
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công việc được trang bị khá
đầy đủ, phòng làm việc được bố trí theo kiểu văn phòng mở, thuận tiện trong
công tác điều hành và thông tin. Việc bố trí phòng làm việc rất phù hợp với từng
vị trí, chức vụ, Lãnh đạo văn phòng có khả năng bao quát được hết hoạt động
của văn phòng một cách thuận tiện, dễ dàng;
- Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có
trách nhiệm trong công việc, luôn cố gắng, nỗ lực phấn đấu, khắc phục những
khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao;
- Nguồn nhân sự được đào tạo có trình độ về tin học đảm bảo tốt cho
công việc sử dụng thành thạo Word, nắm vững quy trình nghiệp vụ chuyên môn;
- Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo các bước mà cơ
quan đã quy định. Các văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo giải quyết

các công việc, không bị chậm trễ, giúp các hoạt động của cơ quan vận hành
được một cách tốt nhất;
- Việc phân công trách nhiệm thực hiện các công việc trong quy trình
soạn thảo văn bản tương đối hợp lý. Điều đó đã đề cao trách nhiệm của từng cán
bộ, nhân viên công ty trong quá trình theo dõi và xử lý công việc;
- Sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo cơ quan đã góp phần không nhỏ đến sự
thành công của cơ quan trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ và đặc biệt là công tác
soạn thảo văn bản.
23