Công tác tổ chức và quản lý về văn thư – lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện đề tài nghiên cứu Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu
trữ, tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng
Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong suốt quá
trình học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền
tảng cho quá trình nghiên cứu bài luận mà còn là hành trang quí báu để tôi
bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ
thành phố Hải Phòng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi được thực
tập tại Chi cục.
Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, chuyên viên tại Chi
cục đã nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp những thông tin quý báu để tôi có thể hoàn
thành đề tài nghiên cứu này.
Cuối cùng tôi kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong Chi cục
Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều
thành công tốt đẹp trong công việc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập của tôi với đề tài: “Công tác tổ
chức và quản lý về văn thư – lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố
Hải Phòng” là kết quả của quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại cơ quan của
tôi. Các số liệu trong bài báo cáo được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có
chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa phát triển từ các tài liệu, tạp chí,
các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình.
Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2017

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
1.
2.
3.
4.

LTQG: Lưu trữ Quốc gia
LTCQ: Lưu trữ cơ quan
GTTL: Giá trị tài liệu
TLLT: Tài liệu lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU


1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò vô cùng quan
trọng cho sự phát triển của cả xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận
bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đó văn bản là phương tiện chủ yếu và
phổ biến nhất, thông tin bằng văn bản được thực hiện bởi công tác văn thư, lưu
trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách hành chính quốc gia nói riêng. Công tác
văn thư, lưu trữ có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ
chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một điểm chung là trong quá
trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ có liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Làm tốt
công tác giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính
xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Bởi vậy mà hoạt động này đã trở thành
hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao
trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức từ

trung ương tới địa phương. Với những vai trò quan trọng của công tác văn thư,
lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và đã có những chủ trương, chính
sách để ngày càng hoàn thiện công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác
tổ chức, quản lý điều hành của mỗi cơ quan như ban hành các điều Luật, Nghị
định, Thông tư, Hướng dẫn,… về công tác văn thư, lưu trữ.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo Chi cục Văn
thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục đã
dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ
của các phòng. Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy bên cạnh những
ưu điểm thì công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục vẫn còn tồn tại những hạn chế
nhất định gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Để tìm hiểu
những nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực
tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức trong Chi cục và bổ


sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Công tác
tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố
Hải Phòng” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giới qua
các thời kỳ, công tác văn thư, lưu trữ đã và đang được củng cố, không ngừng
đổi mới và ngày một hoàn thiện hơn. Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên
cứu, những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn
về công tác văn thư, lưu trữ. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm
hiểu và tổng kết được một số sách tham khảo, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp,… có liên quan đến đề tài, cụ thể là:
Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sách tham
khảo như: “Công tác văn thư, lưu trữ” của PGS.TS Dương Văn Khảm; “Lý
luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS. Vương Đình Quyền; “Giáo
trình lưu trữ” của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội;…

Công tác văn thư, lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luận văn,
khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tình hình
tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa
bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm
2014.
Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công
tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy
lớp QT10001P – trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Thực trạng
công tác văn thư tại tổng cục thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp” của sinh viên
Nguyễn Quốc Hỷ - trường Đại học Thành Đô khoa Quản trị văn phòng.
Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ
của một số cơ quan, doanh nghiệp. Các bài viết đã nêu ra thực trạng về công
tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
văn thư, lưu trữ không chỉ trong các cơ quan, nhà nước mà còn đối với doanh


nghiệp. Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ
là một đề tài có sức hút rất lớn.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài của tôi tập chung nghiên cứu 3 nội dung lớn:
- Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu
trữ thành phố Hải Phòng.
- Đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu đã đề ra trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu
những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Thứ nhất, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng, trên cơ sở đó trình bày
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan.
Thứ hai, nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại
Chi cục, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác này.
Thứ ba, trên cơ sở nhận xét, đánh giá thực trạng, đề xuất các biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Với đề tài này tôi tập trung chủ yếu vào nghiên cứu: Các hoạt động của
Chi cục về công tác văn thư, lưu trữ.
- Phạm vi nghiên cứu:
Do giới hạn về thời gian và khả năng, vì vậy, tôi chỉ tập trung nghiên cứu
về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục trong khoảng thời gian từ năm đến
nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp logic
- Phương pháp so sánh


7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì báo cáo của tôi gồm 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư –
Lưu trữ thành phố Hải Phòng
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ
tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ
1.1. Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1. Khái quát chung về công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư:
Theo Nghị định 110/200/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ: “Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.


Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư, lưu trữ: “Công
tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến việc soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ
chức”.
1.1.1.2. Yêu cầu công tác văn thư
 Yêu cầu đối với công tác văn thư:
- Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng và ban hành văn bản. Do đó, xây dựng và giải quyết văn bản kịp thời sẽ
góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi hoạt công việc của cơ quan.
+
+
-

Chính xác
Chính xác về nội dung văn bản
Chính xác về thể thức văn bản

Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có rất nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn
bản, quản lý văn bản cho đến việc bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư
đến lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong pháp lệnh bảo vệ về bí mật Nhà nước và các quy định khác có
liên quan.
- Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể về công tác văn thư cần gắn liền với
việc sử dụng các phương thức kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại.
 Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư:
- Yêu cầu về phẩm chất chính trị:
Cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được các hoạt
động quan trọng của cơ quan trong đó có những vấn đề mang tính bí mật. Vì
vậy yêu cầu đầu tiên đối với cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị.
Cán bộ văn thư phải là người có phẩm chất chính trị tốt.
- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ:
+ Về lý luận nghiệp vụ:


Cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải
hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối
với nghiệp vụ đó, phải có ý thức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ trong quá
trình công tác, từng bước hoàn thiện bản thân cùng với hoàn thiện lý luận
nghiệp vụ.
+ Về kỹ năng thực hành:
Kỹ năng thực hành là thước đo năng lực thực tế của cán bộ văn thư. Một
cán bộ văn thư giỏi phải thực hành các nghiệp vụ chuyên môn một cách thành
thục, có chất lượng và năng suất cao.

- Một số yêu cầu khác:
Tính chất, nội dung công việc đòi hỏi cán bộ văn thư bên cạnh những yêu
cầu cơ bản mà bất ký người lao động nào cũng cần có như: trung thực, thẳng
thắn, có tinh thần đam mê công việc… Cán bộ văn thư cần có một số đức tính
sau: tính bí mật, tỉ mỉ, cẩn trọng, ngăn nắp gọn gàng, có nguyên tắc.
1.1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
 Vị trí của công tác văn thư:
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý của
từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung của văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền và ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động
quản lý của nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
 Ý nghĩa của công tác văn thư
- Đảm bảo thông tin hoạt động quản lý của mỗi cơ quan
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan
- Phòng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ
- Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
1.1.1.4. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm những công việc sau:
+
+
+
+

Xây dựng và ban hành văn bản
Thảo văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Đánh máy văn bản
Ký văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu
+ Quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu
1.1.2. Khái quát chung về công tác lưu trữ
1.1.2.1.Khái niệm về công tác lưu trữ
 Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học
những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ là một công v iệc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của
bộ máy Nhà nước.
Công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản sau:
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phông lưu trữ quốc gia
- Tổ chức khai thác sử dụng chúng phục vụ các mục đích quản lý xã hội,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
 Một số khái niệm cơ bản của công tác lưu trữ
- Phông lưu trữ: là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá
trình hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa
chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập
và bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.
- Phông lưu trữ Quốc gia: là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia,
có giá trị chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác,
không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong các
kho lưu trữ Nhà nước nhất định.

- Tài liệu lưu trữ: là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú
hoặc được định dạng hình ảnh, âm thanh… được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế,
khoa học, văn hóa, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản
trong một kho lưu trữ nhất định.
1.1.2.2.Nội dung của công tác lưu trữ


 Hoạt động quản lý bao gồm: Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch,
kế hoạch phát triển công tác lưu trữ; xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; quản lý thống nhất TLLT quốc gia;
thống kê nhà nước về lưu trữ; quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về
lưu trữ; tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động
lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về lưu trữ; hợp tác quốc tế về lưu trữ.
 Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:
Xác định GTTL; thu thập, bổ sung TLLT; chỉnh lý TLLT; công tác thống kê và
công cụ tra tìm TLLT; bảo quản TLLT; tổ chức sử dụng TLLT.
1.1.2.3.Những nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ ở nước ta được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất. Nguyên tắc này được thể hiện trên hai mặt:
- Thứ nhất, tập trung toàn bộ tài liệu Phông lưu trữ quốc gia và bảo quản
trong mạng lưới các phông, kho lưu trữ từ Trung ương tới địa phương đặt dưới
sự chỉ đạo thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước.
- Thứ hai , tập trung chỉ đạo một cách thống nhất và tổ chức cơ quan lưu
trữ, pháp chế lưu chữ và nghiệp vụ lưu trữ. “Tập trung” được hiểu là hồ sơ lưu
trữ không bị xé lẻ, phân tán ở cán bộ, nhân viên, các phòng, đơn vị, cơ quan mà
phải được lựa chọn, nộp lưu vào các kho lưu trữ để tập trung quản lý theo quy

định của Nhà nước.
1.1.2.4.Khái quát chung về các loại tài liệu lưu trữ, đặc điểm và ý nghĩa của
tài liệu lưu trữ
 Các loại TLLT:
- Tài liệu hành chính: Là thành phần chủ yếu và được hình thành trong
quá trìnhh hoạt động của VP. Những tài liệu này có thể do cơ quan cấp trên gửi
xuống; cơ quan cấp dưới gửi lên; các phòng ban trao đổi, giao dịch; đặc biệt là
các tài liệu do chính VP sản sinh ra. Loại tài liệu này có nội dung rất phong phú
trên mọi lĩnh vực quản lý nhà nước và thường được thể hiện dưới các hình
thức: Quyết định, tờ trình, công văn, thông báo, báo cáo, kế hoạch,…


- Tài liệu khoa học công nghệ: bản vẽ, sơ đồ, bản đồ,…
- Tài liệu nghe nhìn: tài liệu ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi hình,…
- Tài liệu điện tử: Bao gồm các tệp văn bản, dữ liệu, các tệp hình ảnh, âm
thanh.
 Đặc điểm TLLT:
- Chứa đựng thông tin quá khứ liên quan đến các sự kiện, các hiện tượng
xã hội và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu, đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử.
- Có độ chính xác, thường là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp
- Là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, các cá nhân,
bởi lẽ chúng là những tài liệu được sản sinh ra cùng thời điểm diễn ra các sự
kiện, hiện tượng và do đó có độ chính xác cao.
- Là tài sản đặc biệt của quốc gia nên phải được bảo quản, tổ chức sử dụng
theo những quy định pháp lý chặt chẽ, không được mua bán, trao đổi tùy tiện.


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI
PHÒNG.

2.1. Tổng quát về Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng
2.1.1. Vài nét về sự ra đời và phát triển của Chi cục
Lịch sử hình thành và phát triển
Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lập theo quyết định số 1691/QĐUBND ngày 13/10/2010 của Uỷ ban nhân dân thành phố, trên cơ sở hợp nhất
bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ trực thuộc
Sở Nội vụ.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng là tổ chức trực thuộc Sở
Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân
dân thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ lịch sử của thành phố theo quy định của pháp luật.
Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức được quy định, Chi
cục hiện có 3 phòng chuyên môn: Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, Phòng
Hành chính – Tổng hợp, Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng. Chi cục
được giao tổng số 20 biên chế trong đó có 10 biên chế hành chính và 10 biên
chế sự nghiệp, cơ cấu lãnh đạo Chi cục và các phòng thuộc Chi cụ cơ bản được
kiện toàn.
Một số thành tựu của Chi cục
- Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
+ Tham mưu Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề án
giải quyết tài liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2012 – 2017;
+ Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định thu nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ năm 2010 – 2015;
+ Xây dựng Dự án kho lưu trữ chuyên dụng thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện giám sát và tổ chức tổng kết kiểm
tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2010 – 2012) và (2012 – 2014) trên
địa bàn thành phố Hải Phòng;


+ Thông báo và hướng dẫn các cơ quan tổ chức giải quyết Đề án chỉnh lý tài
liệu tồn đọng các năm 2012 – 2015 trên địa bàn thành phố;

+ Thẩm tra hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại 06 cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu;
+ Xây dựng Đề án Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm
nhìn đến năm 2030 trên địa bàn thành phố Hải Phòng;
+ Hàng năm, tổ chức từ 2 – 3 lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cho
cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tác văn
thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân các quận, huyện và các tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
+ Trực tiếp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho ủy ban nhân
dân các quận, huyện, cơ quan đơn vị trên địa bàn thành phố;
+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
- Công tác thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu
+ Thu thập, chỉnh lý tài liệu giao nộp về nộp lưu trữ lịch sử theo Đề án giải
quyết tài liệu tồn đọng giai đoạn 2012 – 2017 tại 14 đơn vị;
+ Thu thập tài liệu về lưu trữ lịch sử theo Quyết định hàng năm của Uỷ ban
nhân dân thành phố từ năm 2010 – 2014 tại 14 cơ quan, tổ chức được 130 mét
tài liệu, tổng số tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử thành phố hiện nay hơn
774 mét;
+ Tổ chức 03 cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ gồm: Triển lãm tài
liệu nhân kỷ niệm 55 ngày Giải phóng Hải Phòng (13/5/1955 – 13/5/2010);
triển lãm tài liệu chuyên đề “Địa vị Hải Phòng qua tài liệu lưu trữ” (từ ngày
11/5/2013 – 16/5/2013);
+ Tổ chức Lễ trao nhận hồ sơ cán bộ có quê quán Hải Phòng giai đoạn
1955 – 1975 cho các quận, huyện;
+ Phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân
với gần 2.900 lượt độc giả, 3.400 trang văn bản;
Từ năm 2010 – 2014, tập thể cán bộ và công chức Chi cục Văn thư Lưu trữ đã đạt được một số thành tích:


Danh hiệu thi đua

+ Năm 2010: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc
+ Năm 2011: Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc
+ Năm 2012:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc
+ Năm 2013:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc
+ Năm 2014:Đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc
Hình thức khen thưởng
+ Năm 2010: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng bằng khen vì đã có
thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2008 – 2010)
+ Năm 2013: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng Bằng khen vì đã có
thành tích trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 02 năm (2010 – 2012)
+ Năm 2015: Được Uỷ ban nhân dân thành phố tặng Cờ đơn vị xuất sắc
trong phong trào thi đua yêu nước (2010 – 2015)
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục
 Chức năng
Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng
giúp Gíam đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ của thành phố và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của
thành phố theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định
của pháp luật.
 Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:
a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành và hướng dẫn
thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật;

b) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố về công tác quản lý lưu trữ
thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn thành phố theo
quy định của pháp luật;
c) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của
Lưu trữ lịch sử của thành phố, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch
sử của thành phố theo quy định của pháp luật;
d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của thành
phố; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của
thành phố theo quy định của pháp luật;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu
trữ;
g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
h) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
k) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của thành phố, gồm: Trình cấp
có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của thành phố;
hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu
nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo
hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
l) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật;
m) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao;
thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức của Chi cục theo
quy định của pháp luật.
3. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơ
quan có thẩm quyền giao theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Chi cục
1. Lãnh đạo Chi cục có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục
trưởng.
a) Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Sở và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
Chi cục; thực hiện chức trách, nhiệm vụ của Chi cục trưởng theo quy định của
pháp luật;
b) Phó Chi cục trưởng là người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi chỉ
đạo một số nội dung, hoạt động của Chi cục và trực tiếp phụ trách phòng
nghiệp vụ thuộc Chi cục theo phân công nhiệm vụ của Chi cục trưởng; chịu
trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công. Khi Chi cục trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục trưởng được Chi cục
trưởng ủy quyền điều hành hoạt động của Chi cục.
Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,
cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Chi cục
trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định hiện pháp luật hiện hành
và theo ủy quyền, phân cấp quản lý công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân
thành phố.
2. Các phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục.
a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;
b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;
c) Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng (thành lập Trung tâm lưu trữ lịch
sử theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV khi có kho lưu trữ chuyên dụng và có

đầy đủ điều kiện cơ sở, vật chất, trang thiết bị).


3. Cơ cấu lãnh đạo điều hành phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục có Trưởng
phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các công chức, viên chức thực hiện công tác
chuyên môn, nghiệp vụ.
Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật,
cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối với Trưởng
phòng, Phó trưởng phòng và công chức, viên chức thuộc Chi cục thực hiện
theo quy định pháp luật hiện hành và theo ủy quyền, phân cấp quản lý công
chức, viên chức của Ủy ban nhân dân thành phố.
2.1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Chi cục (Xem phụ lục: 01)
2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
 Chức năng
Phòng Hành chính - Tổng hợp có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Lãnh
đạo Chi cục phối hợp các hoạt động chung giữa các phòng chuyên môn trong
Chi cục; làm đầu mối quan hệ với các đơn vị khác theo sự phân công của Lãnh
đạo Chi cục; thực hiện công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế
hoạch làm việc và thực hiện công tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với Chi
cục, đảm bảo tính thống nhất, liên tục và đạt hiệu quả.
Tham mưu giúp Lãnh đạo Chi cục thực hiện chức năng quản lý: công tác tổ
chức viên chức - lao động thực thi công vụ, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực,
tiền lương, nâng ngạch, bậc công chức, viên chức, thi đua, khen thưởng; bảo vệ
chính trị nội bộ đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Chi cục theo
quy định của Pháp luật.
 Nhiệm vụ
(Theo Quyết định số 14/QĐ-CCVTLT ngày 10/12/2010 của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ về việc thành lập Phòng Hành chính - Tổng hợp).
1. Thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ Chi cục Văn thư - Lưu
trữ.

2. Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Chi cục và theo dõi
đôn đốc việc thực hiện; Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo
cáo thống kê; lên lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Chi


cục và ghi biên bản các cuộc họp; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của Chi
cục Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo đi công tác.
3. Xây dựng và tổ chức thực hiện Nội quy, Quy chế làm việc, Quy chế chi
tiêu nội bộ của Chi cục.
4. Quản lý công tác tài chính kế toán, đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý tài
sản của cơ quan.
5. Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; bố trí sắp xếp phòng làm việc, bảo đảm
cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại làm việc và các điều kiện lao động
cho cán bộ, công chức, viên chức trong Chi cục; tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, giao ban trong cơ quan Chi cục, tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ
việc đối nội, đối ngoại của Chi cục. Đầu mối giao tiếp: sắp xếp lịch làm việc,
tiếp đón khách... tổ chức công tác vệ sinh môi trường, công tác bảo vệ Chi cục.
6. Thực hiện công tác tổng hợp; hành chính; văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận,
phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban lãnh đạo xử lý các văn bản
hành chính nhanh chóng, kịp thời. Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp
giấy công tác, giấy giới thiệu...
7. Quản lý và điều phối sử dụng ô tô phục vụ công tác của Chi cục.
8. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn trật tự an ninh.
Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các
hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội.
9. Chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ chuyên môn của Chi cục trưởng và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày các văn bản của Chi cục trước khi trình
Chi cục trưởng ký ban hành.
10.Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng phân công.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (Xem phụ lục: 02)

2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục
2.2.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trang thiết bị trong văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết để
phục vụ cho công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan


trọng thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa cho toàn xã hội và việc
hiện đại hóa trong các cơ quan, tổ chức.
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý hành chính nhà nước sẽ
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính của cơ quan; tạo cơ hội cho
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nếp tư duy mới, thái độ mới đối với công
việc.
Nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc áp dụng trang thiết
bị đối với văn phòng và đặc biệt là đối với công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục
Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng đã đầu tư mua sắm các trang thiết bị
và không ngừng cải thiện để đáp ứng được yêu cầu của công việc trong quá
trình hoạt động.
Một số trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ như: máy
tính, máy in, máy scan, máy photo, máy fax, tủ, giá đựng tài liệu, máy hút ẩm,
điều hòa nhiệt độ,… được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ,
nhân viên làm việc. Hầu hết các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt, được bố trí, sắp
xếp hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa nhân viên với lãnh
đạo, nhân viên với nhân viên.
Bên cạnh đó, Chi cục còn đầu tư xây dựng mạng nội bộ cơ quan, do vậy
việc tra tìm văn bản, liên kết giữa các phòng ban trong cơ quan luôn được kết
nối, chuyển giao thông tin rất nhanh chóng, tìm kiếm tài liệu rất thuận tiện.


Qua thực tế quan sát, tôi đã rút ra được một số ưu, nhược điểm của

Chi cục trong việc bố trí và sử dụng các trang thiết bị trong phòng làm việc của
cán bộ văn thư, lưu trữ.
- Ưu điểm:
+ Các trang thiết bị đều được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện tốt nhất cho
cán bộ, nhân viên làm việc.
+ Vị trí sắp xếp các trang thiết bị, phương tiện của phòng hợp lý và khoa
học, thuận lợi cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng,chính xác.
+ Hầu hết các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt, được bố trí, sắp xếp hợp lý,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa nhân viên với lãnh đạo, nhân viên
với nhân viên…


+ Ngoài các trang thiết bị như máy in, máy photocopy, máy fax, máy tính,
… thì trong phòng làm việc còn có các trang thiết bị hữu dụng khác giúp phòng
làm việc được tiện nghi.
+ Trong phòng còn bố trí cây xanh, tạo khoảng không gian thoải mái khi
làm việc.
- Nhược điểm:
+ Mặc dù hầu hết các trang thiết bị đều sử dụng tốt thì bên cạnh đó còn có
máy gặp một vài sự cố gây cản trở cho công việc, khiến công việc đạt hiệu quả
không như mong muốn. Hiện tại thì trong 2 máy photo của Chi cục thì có 1
máy photo đang gặp sự cố không sử dụng được, việc này gây cản trở công việc
khi nhiều phòng có nhu cầu in tài liệu gấp.
2.2.2. Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ
phức tạp khác nhau. Tùy theo cương vị và khả năng của mỗi người trong cơ
quan mà sẽ được giao phụ trách những nội dung nhất định.
Chi cục đã tuyển dụng và sử dụng 01 cán bộ làm công tác văn thư, lưu
trữ, luân chuyển công văn giấy tờ, tài liệu đi, đến theo đúng quy định; trực tiếp
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục hiện nay đã đáp ứng
những nhu cầu cơ bản trong hoạt động của cơ quan, cụ thể:
- Cán bộ văn thư, lưu trữ của Chi cục có trình độ Đại học chuyên ngành
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; được đào tạo chương trình tin học văn
phòng, có đủ năng lực và kiến thức nghiệp vụ để hoạt động độc lập, thường
xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính nhà nước, hiểu về chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chi cục, mối quan hệ công tác
và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triển khai các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ của văn phòng được đào tạo đúng chuyên ngành
văn thư, lưu trữ, có chuyên môn vững vàng về nghiệp vụ, trong độ tuổi 30 – 35
cán bộ văn thư đã có ít nhất 05 năm công tác, điều này giúp ích rất nhiều trong
việc giải quyết các văn bản trong quá trình hoạt động của Chi cục, cán bộ thực
hiện công tác văn thư – lưu trữ là nữ nên trong quá trình làm việc có tính cẩn


thận và tỉ mỉ, làm việc có tinh thần trách nhiệm cao. Từ những nội dung trên,
có thể thấy việc tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của
văn phòng là một việc làm rất cần được sự quan tâm sâu sắc của ban lãnh đạo
cơ quan.
 Qua thực tế quan sát, tôi đã rút ra được một số ưu, nhược điểm của cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như việc bố trí và sử dụng nhân sự làm
công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục, cụ thể:
- Ưu điểm:
+ Cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ, kinh nghiệm chuyên môn vững
vàng, được đào tạo theo đúng chuyên ngành.
+ Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ luôn tỏ ra nhiệt tình trong công
việc, khẩn trương giải quyết nhanh chóng công việc được giao và hoàn thành
tốt các nhiệm vụ của mình.
+ Bên cạnh đó, cán bộ văn thư, lưu trữ còn tích cực, chủ động nghiên cứu

nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ lý luận chính trị, đoàn kết
giúp đỡ cán bộ trong văn phòng cũng như toàn cơ quan.
- Nhược điểm:
+ Trong số lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên của văn phòng Chi cục, hiện
nay chỉ có 01 cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ trong khi quy mô
của cơ quan rộng, khối lượng công việc tương đối nhiều nên cán bộ văn thư,
lưu trữ có nhiều áp lực trong công việc, đôi lúc vẫn để xảy ra tình trạng chưa
vào sổ công văn đến, chuyển giao văn bản còn chậm.
2.2.3. Thực trạng công tác văn thư tại Chi cục
2.2.3.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
 Các loại văn bản do Chi cục ban hành
- Các hình thức văn bản và số lượng văn bản được ban hành trong 05 năm
trở lại đây
Số lượng
ST

Tên loại văn bản

T

ban hành

01

Công văn

Năm

Năm

Năm

Năm

Năm

2011

2012

2013

2014

2015

119

148

155

121

199


02

Quyết định

19

27

29

56

33

03

Báo cáo

18

18

22

38

24

04

Kế hoạch

09

17

15

37

09

05

Thông báo

05

05

04

17

08

06

Giấy mời

07

12

14

12

08

07

Tờ trình

08

06

0

01

01

08

Văn bản khác

09

06

07

05

04

Tổng

194

239

250

287

286

- Sưu tầm mỗi tên loại văn bản và văn bản 01 bản (Xem phụ lục: 03)
- Thẩm quyền ban hành các văn bản
Các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục và đơn
vị gồm: Quyết định (cá biệt), Thông báo, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Đề án,
Kế hoạch, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Công điện, Giấy mời, Giấy giới
thiệu, Giấy chứng nhận và một số văn bản khác có liên quan đến quá trình điều
hành, thực hiện của Chi cục và các đơn vị.
 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Thể thức văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Hình thức văn bản

Chi cục ban hành văn bản hành chính, không ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, tuy nhiên với chức năng quản lý nhà nước, Chi cục tham mưu


giúp Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành một số văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
- Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục được quy định tại
Mục 1 Quyết định số 48/QĐ-CCVTLT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Chi cục
về quy chế công tác văn thư, lưu trữ. (Xem phụ lục: 04)
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Chi cục
Bước

Tên công việc

Nội dung

Thực hiện

Xác định mục đích,
1

2

Đặt tên loại văn

ý nghĩa, đối tượng

bản

và nội dung của văn

Soạn đề cương và
soạn thảo văn bản
Trình duyệt nội

3

dung và tổ chức
lấy ý kiến
Tổng hợp ý kiến và

4

hoàn chỉnh bản
thảo

Cán bộ soạn thảo

bản
- Xác định các ý
chính;
- Thu thập thông tin
- Trao đổi với các
đơn vị liên quan;
- Nghiên cứu tiếp
thu ý kiến
- Phân loại nhóm ý
kiến về chuyên

môn và pháp chế;
- Bổ sung hoàn

Cán bộ soạn thảo
Trưởng các đơn vị
được giao nhiệm
vụ soạn thảo

Cán bộ soạn thảo
văn bản

chỉnh
- Kiểm tra nội dung
văn bản;
- Kiểm tra thể thức,
5

Kiểm tra và hoàn

kỹ thuật trình bày,

chỉnh văn bản

thủ tục ban hành
văn bản;
- Sửa chữa và hoàn
thành văn bản

Trưởng các đơn vị
được giao nhiệm

vụ soạn thảo


- Trưởng các đơn
Hoàn chỉnh cả nội
6

Trình ký văn bản

dung và hình thức
văn bản

vị được giao
nhiệm vụ soạn
thảo văn bản
- Lãnh đạo Chi
cục ký văn bản

- Đóng dấu và ghi
ngày, tháng, năm;
7

Đóng dấu

số và ký hiệu văn Cán bộ văn thư
bản;
- Nơi nhận
- Đăng ký vào sổ
- Chuyển giao văn
bản trực tiếp hoặc

8

Phát hành và lưu
văn bản

chuyển phát qua

 Văn thư của Chi

bưu điện, qua

cục
 Viên chức phụ

máy fax hoặc qua
mạng;
- Lưu tại đơn vị

trách văn thư của
đơn vị soạn thảo

soạn thảo và văn
thư của Chi cục
 Trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản
 Trách nhiệm của lãnh đạo Chi cục:
+ Ký những văn bản của Chi cục ban hành theo quy định của Nhà nước và
theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình;
+ Tham gia vào việc soạn thảo văn bản;

+ Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về quá trình ban hành văn
bản của cấp dưới hoặc các đơn vị trực thuộc.
 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:
+ Trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ soạn thảo, ban hành văn bản
của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo cấp dưới, đơn vị trực thuộc;
+ Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được giao và ký những văn bản do
phòng trực tiếp ban hành;